Tworzenie rekordów za pomocą przepływów pracy

Użyj przepływu pracy, aby zautomatyzować proces tworzenia nowego rekordu w HubSpot i ograniczyć procesy administracyjne dla Ciebie i Twojego zespołu . Za pomocą akcji Utwórz rekord można tworzyć rekordy dla następujących typów obiektów:

• Kontakty
• Firmy
• Transakcje
• Bilety (tylkoService Hub Professional i Enterprise )
• Leady (tylkoSales Hub Professional i Enterprise )
• Obiekty niestandardowe ( tylko w wersji Enterprise)

Zanim zaczniesz

Podczas tworzenia rekordów za pomocą przepływów pracy należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Podczas tworzenia rekordów tego samego typu, co przepływ pracy, należy upewnić się, że nowo utworzony rekord nie spełnia wyzwalaczy rejestracji dla przepływu pracy. W przeciwnym razie można utworzyć nieskończoną pętlę, w której nowo utworzone rekordy bez końca tworzą nowe rekordy.
• Adres e-mail jest wymagany do tworzenia rekordów kontaktów za pomocą przepływu pracy. Zaleca się użycie tokenu personalizacji, aby wstawić wartość z zarejestrowanego rekordu. Na przykład, jeśli masz formularz polecenia na swojej stronie internetowej, możesz użyć wartości z właściwości polecenia, aby utworzyć nowy rekord kontaktu.
• Aby utworzyć rekordy obiektu niestandardowego za pomocą przepływu pracy, obiekt niestandardowy musi być powiązany z typem obiektu przepływu pracy. Na przykład, jeśli obiekt niestandardowy nie jest powiązany z obiektem kontaktu, nie można tworzyć rekordów obiektów niestandardowych w przepływach pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o definiowaniu obiektów niestandardowych.

Tworzenie rekordów za pomocą przepływu pracy

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• Kliknijikonę plusa + , aby dodać akcję przepływu pracy.
• W lewym panelu kliknij, aby rozwinąć CRM. Następnie wybierz opcję Utwórz rekord.

• Kliknij menu rozwijane Typ rekordu do utworzenia, a następnie wybierz typ obiektu.
• Właściwości wyświetlane w każdej akcji Utwórz rekord zależą od wybranego typu obiektu:
  • Transakcja: wymagane pola to nazwa transakcji oraz rurociąg i status transakcji . Zaleca się również ustawienie daty zamknięcia i kwoty. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach transakcji.
  • Bilet: wymagane pola to nazwa biletu oraz potok i status biletu. Zaleca się również ustawienie źródła i opisu zgłoszenia. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach zgłoszenia.
  • Kontakt: wymagane pole to E-mail. Zaleca się również ustawienie imienia i nazwiska kontaktu. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach kontaktu.
  • Firma : wymagane pole to nazwa domeny firmy lub nazwa firmy. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach firmy.
  • Lead: nie ma wymaganych pól podczas korzystania z akcji Utwórz rekord z potencjalnymi klientami, ale ogólnie zaleca się wypełnienie etykiety Lead i etapu Lead Pipeline Stage.

Uwaga: nie można używać tokenów personalizacji w polach liczbowych.

• Aby ustawić przypisanie nowo utworzonych rekordów, kliknij menu rozwijane Przypisz do. Następnie wybierz jedną z następujących opcji:
  • [Object]'s existing owner: przypisz nowy rekord do istniejącego właściciela zarejestrowanego rekordu. Domyślnie nowe rekordy transakcji, biletów i firm będą ustawione na tę opcję.
    • Jeśli zarejestrowany rekord nie zostanie przypisany, nowa transakcja nie zostanie przypisana do nikogo.
    • Aby wybrać niestandardową właściwość właściciela, kliknij menu rozwijane Który właściciel i wybierz właściwość właściciela.
  • Określony użytkownik: przypisz rekord do określonego użytkownika. Aby wybrać użytkownika, kliknij menu rozwijane Który właściciel, a następnie wybierz użytkownika.
  • Nikt: rekord nie zostanie przypisany do nikogo.
• Domyślnie nowe rekordy kontaktów nie będą przypisywane do żadnego użytkownika. Jeśli chcesz przypisać rekord kontaktu:
  • Kliknij przycisk Ustaw inną właściwość kontaktu.
  • Kliknij menu rozwijane Ustaw inną właściwość kontaktu i wybierz opcję Właściciel kontaktu.
  • Ustaw przypisanie kontaktu w menu rozwijanym Przypisz do .

• Aby ustawić dodatkowe właściwości dla nowych rekordów, kliknij opcję Ustaw inną właściwość [obiektu].
• Aby skopiować właściwość bieżącego obiektu do właściwości nowego rekordu, kliknij opcję Copy a property to a [object] property.

Uwaga: właściwości źródłowe i docelowe muszą mieć zgodne typy pól, aby mogły zostać skopiowane. Niezgodne właściwości nie będą wyświetlane jako opcje we właściwości docelowej w akcji przepływu pracy. Dowiedz się więcej o zgodnych właściwościach źródłowych i docelowych na potrzeby kopiowania wartości właściwości w przepływach pracy.

• Skonfiguruj nowe skojarzenia rekordów:
  • Domyślnie rekordy utworzone przez przepływ pracy będą powiązane z rekordem, który został zarejestrowany w przepływie pracy.
  • Aby skopiować całą aktywność osi czasu z zarejestrowanego rekordu do nowego rekordu, wybierz opcję Dodaj aktywność osi czasu z zarejestrowanego [obiektu] do transakcji.
  • Aby powiązać nowy rekord z innymi typami rekordów, zaznacz pola wyboru obok tych typów rekordów.

Uwaga: oferty mogą być powiązane tylko z jedną transakcją naraz. Powiązanie nowej transakcji z istniejącymi ofertami spowoduje usunięcie ofert z ich bieżących transakcji.

• Jeśli tworzysz rekord transakcji, możesz powiązać nowo utworzone transakcje z pozycjami liniowymi:
  • Kliknij menu rozwijane Dodaj pozycję, aby powiązać produkt podczas tworzenia rekordu transakcji.
  • Aby dodać kolejną pozycję, kliknij +Dodaj pozycję. Aby usunąć pozycję, kliknij ikonę ko sza po prawej stronie pozycji.
• Po skonfigurowaniu akcji tworzenia rekordu, u góry kliknij przycisk Zapisz.