Records maken met workflows

Gebruik een workflow om het proces van het maken van een nieuw record in HubSpot te automatiseren en administratieve processen voor jou en je team te verminderen. Met de actie Maak record kun je records maken voor de volgende objecttypen:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Bestellingen
• Tickets( alleenService Hub Professional en Enterprise )
• Leads (alleenSales Hub Professional en Enterprise )
• Advertenties
• Cursussen
• Afspraken
• Diensten
• Projecten
• Aangepaste objecten ( alleen Enterprise )

Voordat u aan de slag gaat

Houd bij het maken van records met workflows rekening met het volgende:

• Als je records maakt van hetzelfde type als de workflow (bijvoorbeeld als je dealrecords maakt vanuit een dealgebaseerde workflow), controleer dan of het nieuw aangemaakte record niet voldoet aan de inschrijftriggers voor de workflow. Anders zou je een oneindige lus kunnen creëren waarbij nieuw aangemaakte records eindeloos nieuwe records aanmaken.
• Een e-mailadres is vereist om contactrecords met een workflow te maken. Het is aan te raden om een personalisatietoken te gebruiken om een waarde van de ingeschreven record in te voegen. Als je bijvoorbeeld een verwijzingsformulier op je website hebt, kun je de waarde van de eigenschap verwijzing gebruiken om een nieuw contactrecord te maken.
• Om aangepaste objectrecords met een workflow te maken, moet het aangepaste object geassocieerd zijn met het objecttype van de workflow. Als uw aangepaste object bijvoorbeeld niet is gekoppeld aan het contactobject, kunt u geen aangepaste objectrecords maken in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het definiëren van aangepaste objecten.

Records maken met een workflow

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
3. Klik op het pictogram + toevoegen om een workflowactie toe te voegen.
4. Klik in het linkerpaneel om CRM uit te vouwen. Selecteer vervolgens Record maken.
5. Klik op het keuzemenu Type aan te maken record en selecteer het Objecttype.
6. De eigenschappen die worden weergegeven in elke actie Creëer record zijn afhankelijk van het geselecteerde objecttype:
   • Deal: de verplichte velden zijn Dealnaam en Deal pijplijn en status. Het wordt ook aanbevolen om de Afsluitdatum en het Bedrag in te stellen. Meer informatie over standaard deal eigenschappen.
   • Ticket: de vereiste velden zijn Ticketnaam en Ticketpijplijn en -status. Het is ook aanbevolen om de bron van het ticket en de beschrijving van het ticket in te stellen. Meer informatie over standaard ticket eigenschappen.
   • Contactpersoon: het verplichte veld is E-mail. Het wordt ook aanbevolen om de Voornaam en Achternaam van het contact in te stellen. Meer informatie over standaard contact eigenschappen.
   • Bedrijf: het verplichte veld is Bedrijfsdomeinnaam of Bedrijfsnaam. Meer informatie over standaard bedrijfseigenschappen.
   • Lead: er zijn geen verplichte velden bij het gebruik van de Creëer record actie met leads, maar het wordt over het algemeen aanbevolen om het Lead label en het Lead Pipeline stadium in te vullen .

Let op: het is niet mogelijk om personalisatietokens te gebruiken in getalvelden.

7. Om de toewijzing van nieuw aangemaakte records in te stellen, klik je op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan. Kies vervolgens uit de volgende opties:
   • [Object]'s bestaande eigenaar: wijs het nieuwe record toe aan de bestaande eigenaar van het ingeschreven record. Standaard wordt deze optie gebruikt voor nieuwe deal-, ticket- en bedrijfsrecords.
     • Als het ingeschreven record niet is toegewezen, wordt het nieuwe record aan niemand toegewezen.
     • Om een aangepaste eigenaarseigenschap te selecteren, klik je op het Welke [object] eigenaar uitklapmenu en selecteer je de eigenaarseigenschap.
   • Specifieke gebruiker: wijs het record toe aan een specifieke gebruiker. Om de gebruiker te selecteren, klik je op het Welke gebruiker dropdown menu en selecteer je de gebruiker.
   • Niemand: het record wordt niet toegewezen.
8. Standaard worden nieuwe contactrecords aan geen enkele gebruiker toegewezen. Als u een contactrecord wilt toewijzen:
   • Klik op Meer eigenschappen toevoegen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Een andere contacteigenschap instellen en selecteer Eigenaar contactpersoon. Klik vervolgens op Gereed.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Contactpersoon toewijzen aan en selecteer Een bestaande eigenaar van de contactpersoon, Specifieke gebruiker of Niemand.
9. Om extra eigenschappen voor uw nieuwe records in te stellen, klikt u op Meer eigenschappen toevoegen:
   • Klik op Nog een contactpersooneigenschap instellen.
   • Om een eigenschap op het huidige object te kopiëren naar een eigenschap op uw nieuwe record, klikt u op Een eigenschap kopiëren naar een [object] eigenschap.

Let op: de bron- en doeleigenschappen moeten compatibele veldtypen hebben om te kunnen worden gekopieerd. Incompatibele eigenschappen verschijnen niet als opties in de doeleigenschap in je workflowactie. Meer informatie over compatibele bron- en doeleigenschappen voor het kopiëren van waarden van eigenschappen in workflows.

10. Stel uw nieuwe recordassociaties in:
    • Standaard worden door een workflow aangemaakte records geassocieerd met het record dat in de workflow was ingeschreven.
    • Om alle tijdlijnactiviteiten van het geregistreerde record naar het nieuwe record te kopiëren:
      • Schakel het selectievakje Voeg tijdlijnactiviteit van het ingeschreven [object] toe aan het [nieuwe record] in.
      • Standaard, wanneer deze optie is geselecteerd, worden de laatste 30 dagen van activiteit gekopieerd. Om een ander datumbereik te selecteren, klik op het datumbereik dropdown menu en selecteer een ander bereik.
    • Om de nieuwe record aan andere recordtypes te koppelen:
      • Klik op + Nog een koppeling toevoegen.
      • Klik op het keuzemenu Associëren . Selecteer vervolgens uw recordtype.
      • Om een associatielabel toe te voegen, klikt u op En label toepassen . Selecteer vervolgens een associatielabel.
      • Om alle tijdlijnactiviteiten van het geassocieerde record te kopiëren naar het nieuwe record, selecteert u Voeg tijdlijnactiviteiten toe van het [object] naar het [nieuwe objecttype]. Om een ander datumbereik te selecteren, klik op het datumbereik dropdown menu en selecteer een ander bereik.

• • Als u een dealrecord aanmaakt, kunt u de nieuw aangemaakte deals koppelen aan lijnitems:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Voeg een lijnitem toe om een product te koppelen wanneer je een dealrecord maakt.
    • Om nog een lijnitem toe te voegen, klik je op + Lijnitem toevoegen. Om een lijnitem te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram rechts van het lijnitem.
  • Nadat je de actie Creëer record hebt ingesteld, klik je bovenaan op Opslaan.

Let op: offertes kunnen maar aan één deal tegelijk worden gekoppeld. Als u een nieuwe deal koppelt aan bestaande offertes, worden de offertes verwijderd uit hun huidige deals.