Records aanmaken met workflows

Gebruik een workflow om het proces van het maken van een nieuw record in HubSpot te automatiseren en administratieve processen voor jou en je team te verminderen. Met de actie Record aanmaken kun je records aanmaken voor de volgende objecttypes:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Aangepaste objecten (alleen Enterprise )
• Tickets (Service HubAlleen Professional en Enterprise )

Voordat u aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende wanneer u records met workflows aanmaakt:

• Wanneer u records maakt van hetzelfde type als de workflow, zorg er dan voor dat het nieuw aangemaakte record niet voldoet aan de inschrijftriggers voor de workflow. Anders zou u een oneindige lus kunnen creëren waarbij nieuw aangemaakte records eindeloos nieuwe records aanmaken.
• Een e-mailadres is vereist om contactpersonen met een workflow aan te maken. Het is aanbevolen een personalisatietoken te gebruiken om een waarde van de ingeschreven record in te voegen. Als u bijvoorbeeld een verwijzingsformulier op uw website hebt, kunt u de waarde uit het verwijzingskenmerk gebruiken om een nieuw contactrecord te maken.
• Om aangepaste objectrecords te maken met een werkstroom, moet het aangepaste object gekoppeld zijn aan het objecttype van de werkstroom. Als uw aangepaste object bijvoorbeeld niet is gekoppeld aan het contactobject, kunt u geen aangepaste objectrecords maken in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het definiëren van aangepaste objecten.

Records maken met een workflow

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een bestaande workflow, of maak een nieuwe workflow.
• Klik op hetplus-pictogram + om een workflow actie toe te voegen.
• Selecteer in het rechterpaneel Record aanmaken.
  
  

• Klik op het keuzemenu Type aan te maken record en selecteer vervolgens het Objecttype.
• Stel alle verplichte velden in, dit verschilt per objecttype:
  • Deal: de vereiste velden zijn Deal naam en Deal pijplijn en status.
  • Ticket: de vereiste velden zijn Ticket naam en Ticket pipeline en status.
  • Contact: het vereiste veld is Email.
  • Bedrijf: het vereiste veld is ofwel Bedrijfsdomeinnaam of Bedrijfsnaam.

Let op: het is niet mogelijk om personalisatietokens te gebruiken in nummervelden.

• Stel de toewijzing van nieuw aangemaakte records in het keuzemenu Toewijzen aan in:
  • [Object]'s bestaande eigenaar: wijs het nieuwe record toe aan de bestaande eigenaar van het ingeschreven record. Standaard worden nieuwe deal-, ticket- en bedrijfsrecords op deze optie ingesteld.
    • Als het ingeschreven record niet is toegewezen, wordt de nieuwe deal aan niemand toegewezen.
    • Om een aangepaste eigenaarseigenschap te selecteren, klikt u op het keuzemenu Welke eigenaar en selecteert u de eigenaarseigenschap.
  • Specifieke gebruiker: wijs het record toe aan een specifieke gebruiker. Om de gebruiker te selecteren klikt u op het Welke eigenaar dropdown menu en selecteert u de gebruiker.
  • Niemand: de record wordt aan niemand toegewezen.
• Standaard worden nieuwe contactrecords aan geen enkele gebruiker toegewezen. Als u een contactpersoon wilt toewijzen:
  • Klik op Een andere contacteigenschap instellen.
  • Klik op het Set another contact property dropdown menu en selecteer Contact Owner.
  • Stel de contactpersoontoewijzing in het keuzemenu Toewijzen aan in.

• Om extra eigenschappen voor uw nieuwe records in te stellen, klikt u op Stel een andere [object] eigenschap in.
• Om een eigenschap op het huidige object te kopiëren naar een eigenschap op uw nieuwe record, klikt u op Een eigenschap kopiëren naar een [object] eigenschap.

Letop: de bron- en doeleigenschappen moeten compatibele veldtypen hebben om te kunnen worden gekopieerd. Onverenigbare eigenschappen verschijnen niet als opties in de doeleigenschap in uw workflowactie. Meer informatie over compatibele bron- en doeleigenschappen voor het kopiëren van waarden van eigenschappen in workflows.

• Stel uw nieuwe record associaties in:
  • Standaard worden door een workflow gecreëerde records geassocieerd met de record die was ingeschreven in de workflow.
  • Om alle tijdlijnactiviteit van de ingeschreven record naar de nieuwe record te kopiëren, selecteert uTijdlijnactiviteit van de ingeschreven [object] toevoegen aan de overeenkomst.
  • Om het nieuwe record te associëren met andere recordtypes, selecteert u de selectievakjes naast die recordtypes.

Let op: offertes kunnen slechts aan één deal tegelijk worden gekoppeld. Door de nieuwe deal te koppelen aan bestaande offertes worden de offertes uit hun huidige deals verwijderd.

• Klik op het keuzemenu Regelitem toevoegen om een product te koppelen wanneer u een dealrecord aanmaakt.
• Om nog een regelitem toe te voegen, klikt u op +Regelitem toevoegen. Om een regelitem te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram rechts van het regelitem.

• Klik op Opslaan.