Records maken met workflows

Gebruik een workflow om het proces van het maken van een nieuw record in HubSpot te automatiseren en administratieve processen voor jou en je team te verminderen. Met de actie Maak record kun je records maken voor de volgende objecttypen:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Tickets( alleenService Hub Professional en Enterprise )
• Leads( alleenSales Hub Professional en Enterprise )
• Aangepaste objecten (alleen Enterprise )

Voordat u aan de slag gaat

Houd bij het maken van records met workflows rekening met het volgende:

• Als je records van hetzelfde type als de workflow aanmaakt, zorg er dan voor dat het nieuw aangemaakte record niet voldoet aan de inschrijftriggers voor de workflow. Anders kan er een oneindige lus ontstaan waarbij nieuw aangemaakte records eindeloos nieuwe records aanmaken.
• Een e-mailadres is vereist om contactrecords met een workflow te maken. Het is aan te raden om een personalisatietoken te gebruiken om een waarde van de ingeschreven record in te voegen. Als je bijvoorbeeld een verwijzingsformulier op je website hebt, kun je de waarde van de eigenschap verwijzing gebruiken om een nieuw contactrecord te maken.
• Om aangepaste objectrecords met een workflow te maken, moet het aangepaste object geassocieerd zijn met het objecttype van de workflow. Als uw aangepaste object bijvoorbeeld niet is gekoppeld aan het contactobject, kunt u geen aangepaste objectrecords maken in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het definiëren van aangepaste objecten.

Records maken met een workflow

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
• Klik op hetpluspictogram + om een workflowactie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel om CRM uit te vouwen. Selecteer vervolgens Record maken.

• Klik op het keuzemenu Type aan te maken record en selecteer vervolgens het objecttype.
• De eigenschappen die worden weergegeven in elke actie Maak record zijn afhankelijk van het geselecteerde objecttype:
  • Deal: de verplichte velden zijn Dealnaam en Deal pijplijn en status. Het wordt ook aanbevolen om de Afsluitdatum en het Bedrag in te stellen. Meer informatie over standaard deal eigenschappen.
  • Ticket: de vereiste velden zijn Ticketnaam en Ticketpijplijn en -status. Het wordt ook aanbevolen om de Bron van het ticket en de Beschrijving van het ticket in te stellen. Meer informatie over standaard ticket eigenschappen.
  • Contactpersoon: het verplichte veld is E-mail. Het wordt ook aanbevolen om de Voornaam en Achternaam van het contact in te stellen. Meer informatie over standaard contact eigenschappen.
  • Bedrijf: het verplichte veld is Bedrijfsdomeinnaam of Bedrijfsnaam. Meer informatie over standaard bedrijfseigenschappen.
  • Lead: er zijn geen verplichte velden bij het gebruik van de Creëer record actie met leads, maar het wordt over het algemeen aanbevolen om het Lead label en het Lead Pipeline stadium in te vullen .

Let op: het is niet mogelijk om personalisatietokens te gebruiken in getalvelden.

• Om de toewijzing van nieuw aangemaakte records in te stellen, klik je op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan. Kies vervolgens uit de volgende opties:
  • [Object]'s bestaande eigenaar: wijs het nieuwe record toe aan de bestaande eigenaar van het ingeschreven record. Standaard wordt deze optie gebruikt voor nieuwe deal-, ticket- en bedrijfsrecords.
    • Als het ingeschreven record niet is toegewezen, wordt de nieuwe deal aan niemand toegewezen.
    • Om een aangepaste eigenaarseigenschap te selecteren, klik je op het Welke eigenaar uitklapmenu en selecteer je de eigenaarseigenschap.
  • Specifieke gebruiker: wijs het record toe aan een specifieke gebruiker. Om de gebruiker te selecteren, klik je op het Welke eigenaar dropdown menu en selecteer je de gebruiker.
  • Niemand: het record wordt aan niemand toegewezen.
• Standaard worden nieuwe contactrecords aan geen enkele gebruiker toegewezen. Als u een contactrecord wilt toewijzen:
  • Klik op Een andere contacteigenschap instellen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Een andere contacteigenschap instellen en selecteer Eigenaar contactpersoon.
  • Stel de contacttoewijzing in het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan in .

• Om extra eigenschappen voor uw nieuwe records in te stellen, klikt u op Nog een [object] eigenschap instellen.
• Om een eigenschap op het huidige object te kopiëren naar een eigenschap op je nieuwe record, klik je op Een eigenschap kopiëren naar een [object] eigenschap.

Let op: de bron- en doeleigenschappen moeten compatibele veldtypes hebben om gekopieerd te kunnen worden. Incompatibele eigenschappen verschijnen niet als opties in de doeleigenschap in je workflowactie. Meer informatie over compatibele bron- en doeleigenschappen voor het kopiëren van waarden van eigenschappen in workflows.

• Stel uw nieuwe recordassociaties in:
  • Standaard worden door een workflow aangemaakte records geassocieerd met het record dat in de workflow werd ingeschreven.
  • Om alle tijdlijnactiviteiten van het geregistreerde record naar het nieuwe record te kopiëren:
    • Schakel het selectievakje Voeg tijdlijnactiviteit van het ingeschreven [object] toe aan het [nieuwe objecttype] in.
    • Standaard, wanneer deze optie is geselecteerd, worden de laatste 30 dagen van activiteit gekopieerd. Om een ander datumbereik te selecteren, klik op het datumbereik dropdown menu en selecteer een ander bereik.
  • Om de nieuwe record te koppelen aan andere recordtypes:
    • Klik op + Nog een koppeling toevoegen.
    • Klik op het keuzemenu Associëren . Selecteer vervolgens uw recordtype.
    • Om een associatielabel toe te voegen, klik op het En pas het label toe dropdown menu. Selecteer vervolgens een associatielabel.
    • Om alle tijdlijnactiviteiten van het geassocieerde record te kopiëren naar het nieuwe record, selecteert u Voeg tijdlijnactiviteiten toe van het [object] naar het [nieuwe objecttype]. Om een ander datumbereik te selecteren, klik op het datumbereik dropdown menu en selecteer een ander bereik.

• • Als u een dealrecord aanmaakt, kunt u de nieuw aangemaakte deals koppelen aan lijnitems:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Voeg een lijnitem toe om een product te koppelen wanneer je een dealrecord aanmaakt.
    • Om nog een lijnitem toe te voegen, klikt u op +Regelitem toevoegen. Om een lijnitem te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram rechts van het lijnitem.
  • Nadat u uw actie Maak record hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.

Let op: offertes kunnen maar aan één deal tegelijk worden gekoppeld. Als u een nieuwe deal koppelt aan bestaande offertes, worden de offertes verwijderd uit hun huidige deals.