ワークフローを使用してレコードを作成する

ワークフローを使用して、HubSpotで新しいレコードを作成するプロセスを自動化し、あなたとあなたのチームの管理プロセスを削減します。 [レコードの作成] アクションを使用して、次のオブジェクトタイプのレコードを作成できます。

• コンタクト
• 会社
• 取引
• カスタムオブジェクト（「Enterprise」のみ）
• チケット（「Service Hub Professional」および「Enterprise」のみ） 

始める前に

ワークフローでレコードを作成する際には、次の点に留意してください。

• ワークフローと同じタイプのレコードを作成する場合は、新しく作成されたレコードがワークフローの登録トリガーを満たしていないことを確認してください。そうでなければ、新しく作成されたレコードが無限に新しいレコードを作成する無限ループを作成できます。
• ワークフローでコンタクトレコードを作成するには、Eメールアドレスが必要です。パーソナライズトークンを使用して、登録済みのレコードから値を挿入することをお勧めします。例えば、ウェブサイトにリファーラルフォームを設置している場合、リファーラルプロパティーの値を使って、新しいコンタクトレコードを作成できます。
• ワークフローでカスタムオブジェクトレコードを作成するには、カスタムオブジェクトをワークフローのオブジェクトタイプに関連付ける必要があります。たとえば、カスタムオブジェクトが取引先責任者オブジェクトに関連付けられていない場合、取引先責任者ベースのワークフローでカスタムオブジェクトレコードを作成することはできません。カスタムオブジェクトの 定義の詳細については、こちらをご覧ください。

ワークフローを使用してレコードを作成する

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
• プラスアイコン+をクリックしてワークフローアクションを追加します。
• 右側のパネルで、[レコードの作成]を選択します。 
  
  

• [レコードの種類]をクリックしてドロップダウンメニューを作成し、[オブジェクトの種類]を選択します。
• すべての必須フィールドを設定します。これはオブジェクトの種類によって異なります。
  • 取引：必要なフィールドは、取引名と取引パイプラインとステータスです。
  • チケット：必須フィールドは、チケット名とチケットパイプラインとステータスです。 
  • お問い合わせ：必須フィールドはメールです。
  • 会社：必須フィールドは会社のドメイン名または会社の名前です。

注意：番号フィールドでパーソナライズトークンを使用することはできません。

• [割り当て]ドロップダウンメニューで、新しく作成されたレコードの割り当てを設定します。
  • [オブジェクト]の既存の所有者:登録したレコードの既存の所有者に新しいレコードを割り当てます。デフォルトでは、新規取引、チケット、および会社レコードはこのオプションに設定されます。 
    • 登録されたレコードが割り当てられていない場合、新しい取引は誰にも割り当てられません。
    • カスタムの担当者プロパティーを選択するには、［担当者の選択］ドロップダウンメニューをクリックし、［担当者プロパティー］を選択します。 
  • 特定のユーザー:レコードを特定のユーザーに割り当てます。ユーザーを選択するには、［担当者の選択］ドロップダウンメニューをクリックして、ユーザーを選択します。
  • 誰もいません。レコードは誰にも割り当てられません。 
• デフォルトでは、新しい連絡先レコードはどのユーザーにも割り当てられません。取引先責任者レコードを割り当てる場合:
  • [別の連絡先プロパティを設定]をクリックします。
  • [別の連絡先プロパティを設定]ドロップダウンメニューをクリックし、[連絡先所有者]を選択します。
  • [割り当て]ドロップダウンメニューで連絡先の割り当てを設定します。 

• 新しいレコードに追加のプロパティを設定するには、[別の[オブジェクト]プロパティを 設定]をクリックします。
• 現在のオブジェクトのプロパティを新しいレコードのプロパティにコピーするには、プロパティを[オブジェクト]プロパティに コピーをクリックします。

ご注意ください：コピーするには、コピー元とコピー先のプロパティーにフィールドタイプとの互換性がなければなりません。互換性のないプロパティーは、ワークフローアクションでターゲットプロパティーのオプションとして表示されません。ワークフローでプロパティー値をコピーできる互換性のあるコピー元およびコピー先プロパティーの詳細をご確認ください。

• 新しいレコードの関連付けを設定します。
  • デフォルトでは、ワークフローによって作成されたレコードは、ワークフローに登録されたレコードに関連付けられます。
  • 登録されたレコードからすべてのタイムラインアクティビティを新しいレコードにコピーするには、登録された[オブジェクト]から取引にタイムラインアクティビティ を追加するを選択します。
  • 新しいレコードを他のレコードタイプに関連付けるには、それらのレコードタイプの横にあるチェックボックスを選択します。

注：見積もりを関連付けることができるのは、一度に1つの取引のみです。新しい取引を既存の見積もりに関連付けると、現在の取引から見積もりが削除されます。

• ［保存］をクリックします。