ワークフローでレコードを作成する

ワークフローを作成してHubSpotで新規レコードを作成するプロセスを自動化し、、あなたや上位のチームへの管理プロセスを削減しましょう。レコードを作成 アクションを使用すると、以下のオブジェクトタイプのレコードを作成できます：

• コンタクト
• 会社
• 取引
• チケット（「Service Hub Professional」および「Enterprise」のみ）
• リード ( Sales Hub ProfessionalおよびEnterpriseのみ)
• カスタムオブジェクト（「Enterprise」のみ）

始める前に

ワークフローでレコードを作成する際には、次の点に留意してください。

• ワークフローと同じタイプのレコードを作成する場合は、新しく作成するレコードがワークフローの登録トリガーに合致しないことを確認してください。そうしなければ、新しく作成されたレコードによって新規レコードが無限に作成され続ける可能性があります。
• ワークフローでコンタクトレコードを作成するには、Eメールアドレスが必要です。パーソナライズトークンを使用して、登録済みのレコードから値を挿入することをお勧めします。例えば、ウェブサイトにリファーラルフォームを設置している場合、リファーラルプロパティーの値を使って、新しいコンタクトレコードを作成できます。
• ワークフローと関連付けられたカスタムオブジェクトレコードを作成するには、カスタムオブジェクトをワークフローのオブジェクトタイプに関連付けなければなりません。例えば、カスタムオブジェクトがコンタクトオブジェクトに関連付けされていない場合、コンタクトベースのワークフローでカスタムオブジェクトのレコードを作成することはできません。詳しくはこちらカスタムオブジェクトの定義 .

ワークフローでレコードを作成する

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• プラスアイコン+をクリックしてワークフローアクションを追加します。
• 左のパネルで、CRMをクリックして展開します。次に、レコードを作成を選択する。

• 作成するレコードのタイプドロップダウンメニューをクリックし、オブジェクトタイプを選択する。
• 各レコードを作成アクションで表示されるプロパティーは、選択したオブジェクトタイプによって異なります：
  • 取引：必須フィールドは取引名および取引パイプラインとステータス。クローズ日 と 金額 も設定することをお勧めします。デフォルト取引プロパティーについて詳しくはこちら . 
  • チケット：必須フィールドはチケットパイプライン名とチケットパイプラインとステータス。また、チケットのソースとチケットの説明を設定することをお勧めします。デフォルトチケットプロパティーについて詳しくはこちら。
  • コンタクト：必須フィールドはEメール。また、コンタクトの送信者名と姓を設定することをお勧めします。コンタクトのプロパティーの既定設定の詳細はこちら。
  • 会社名：必須フィールドは会社ドメイン名または会社名のいずれか。会社のプロパティーの既定設定について詳しくはこちら。
  • リード：レコードを作成アクションをリードで使用する場合、必須フィールドはありませんが、一般的にリードラベルとリードパイプラインステージに入力することをお勧めします。 

注：、発信元番号フィールドでパーソナライズトークンを使用することはできません。

• 新しく作成したレコードの割り当て先を設定するには、「割り当て先」ドロップダウンメニューをクリックします。次に、以下のオプションから選択する： 
  • [オブジェクト]の既存の所有者 : 新しいレコードを登録されたレコードの既存の担当者に割り当てる。既定の設定では、新規取引、チケット、会社レコードはこのオプションに設定されます。 
    • 登録されたレコードが割り当てられていない場合、新しい取引は誰にも割り当てられません。
    • カスタムの担当者プロパティーを選択するには、［担当者の選択］ドロップダウンメニューをクリックし、［担当者プロパティー］を選択します。 
  • 特定のユーザー：レコードを特定のユーザーに割り当てる。ユーザーを選択するには、［担当者の選択］ドロップダウンメニューをクリックして、ユーザーを選択します。
  • ［なし］：レコードは誰にも割り当てられません。 
• 既定では、新規コンタクトレコードはどのユーザーにも割り当てられません。コンタクトレコードを割り当てたい場合：
  • ［コンタクトプロパティーをもう1つ設定］をクリックします。
  • ［コンタクトプロパティーをもう1つ設定］ドロップダウンメニューをクリックし、「コンタクト担当者」を選択します。
  • 「割り当て先」ドロップダウンメニューでコンタクトの割り当てを設定します。 

• 新しいレコードに追加のプロパティーを設定するには、［［オブジェクト］プロパティーをもう1つ設定］をクリックします。
• 現在のオブジェクトのプロパティーを新しいレコードのプロパティーにコピーするには、［プロパティーを［オブジェクト］プロパティーにコピー］をクリックします。

注：コピーされるためには、ソースとターゲットのプロパティーが、互換性のあるフィールドタイプを持っていなければならない。互換性のないプロパティーは、ワークフローアクションのターゲットプロパティーのオプションとして、、表示されません。ワークフローでプロパティー値をコピーするための、互換性のあるソースとターゲットのプロパティーについて詳しくは、。

• 新しいレコード関連付けを設定します：
  • 既定の設定では、ワークフローを作成して作成されたレコードは、ワークフローに登録されたレコードと関連付けされます。
  • 登録されたレコードから新しいレコードに全てのタイムラインアクティビティーをコピーするには、［タイムラインアクティビティーを登録された［オブジェクト］から取引に追加］を選択します。
  • 新しいレコードを他のレコードタイプと関連付けするには、それらのレコードタイプの隣にあるチェックボックスを選択します。

注：見積もりを関連付けることができるのは、一度に1つの取引のみです。新しい取引を既存の見積もりに関連付けると、現在の取引から見積もりが削除されます。

• 取引レコードを作成している場合、新しく作成した取引を商品項目に関連付けることができます：
  • 商品項目を追加ドロップダウンメニューをクリックして、取引レコードを作成する際に、商品を関連付けする。
  • 別の商品項目を追加するには、+商品項目を追加をクリックする。商品項目を削除するには、商品項目の右にあるごみ箱アイコンをクリックします。
• レコードを作成アクションを設定した後、上部の保存をクリックする。