ワークフローでレコードを作成

ワークフローを使用して、HubSpotの新規レコード作成プロセスを自動化し管理プロセスを削減します。 Create record アクションを使用すると、以下のオブジェクトタイプのレコードを作成することができます。

• コンタクト
• 会社
• 取引
• カスタムオブジェクト(Enterpriseのみ)
• チケット( サービスハブプロフェッショナルおよびエンタープライズのみ)

はじめる前に

ワークフローでレコードを作成する際には、次の点に留意してください。

• ワークフローと同じタイプのレコードを作成する場合、新しく作成されたレコードがワークフローの登録トリガーに合致しないことを確認してください。そうしないと、新しく作成されたレコードが延々と新しいレコードを生み出すという無限ループが発生する可能性があります。
• ワークフローでコンタクトレコードを作成するには、Eメールアドレスが必要です。パーソナライズトークンを使用して、登録済みのレコードから値を挿入することをお勧めします。例えば、ウェブサイトにリファーラルフォームを設置している場合、リファーラルプロパティーの値を使って、新しいコンタクトレコードを作成できます。
• ワークフローでカスタムオブジェクトレコードを作成するには、ワークフローのオブジェクトタイプにカスタムオブジェクトを関連付ける必要があります。例えば、カスタムオブジェクトがコンタクトオブジェクトと関連付けられていない場合、コンタクトベースのワークフローでカスタムオブジェクトのレコードを作成することはできません。カスタムオブジェクトの定義について、詳しくはこちらをご覧ください。

ワークフローでレコードを作成する

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
• プラスアイコン+をクリックしてワークフローアクションを追加します。
• 右側のパネルで、「レコードを作成」を選択します。
  
  

• 作成するレコードの種類」ドロップダウンメニューをクリックし、「オブジェクトの種類」を選択します。
• すべての必須項目を設定します。これは、オブジェクトの種類によって異なります。
  • Deal：必須項目はDeal名とDealのパイプラインとステータスです。
  • チケット：必須項目は、チケット名とチケットのパイプラインとステータスです。 
  • 連絡先：必須項目はEmailです。
  • 会社：必須項目は、会社ドメイン名または会社名のどちらかです。
• Assign toドロップダウンメニューで、新しく作成されたレコードの割り当てを設定します。
  • [ Object]の既存の所有者：登録されたレコードの既存の所有者に新しいレコードを割り当てます。デフォルトでは、新しい取引、チケット、会社のレコードは、このオプションに設定されます。 
    • 登録されたレコードが割り当てられていない場合、新しい取引は誰にも割り当てられません。
    • カスタムの担当者プロパティーを選択するには、［担当者の選択］ドロップダウンメニューをクリックし、［担当者プロパティー］を選択します。 
  • 特定のユーザー：レコードを特定のユーザーに割り当てる。ユーザーを選択するには、［担当者の選択］ドロップダウンメニューをクリックして、ユーザーを選択します。
  • No one：レコードは誰にも割り当てられません。 
• デフォルトでは、新しいコンタクトレコードはどのユーザーにも割り当てられません。コンタクトレコードを割り当てたい場合。
  • 別のコンタクトプロパティを設定する］をクリックします。
  • Set another contact property ドロップダウンメニューをクリックし、Contact Ownerを選択します。
  • Assign to ドロップダウンメニューでコンタクトの割り当てを設定します。 

• 新しいレコードに追加のプロパティを設定するには、 Set another [object] property をクリックします。
• 現在のオブジェクトのプロパティを新しいレコードのプロパティにコピーするには、Copy a property to a [object] propertyをクリックします。

ご注意ください：コピーするには、コピー元とコピー先のプロパティーにフィールドタイプとの互換性がなければなりません。互換性のないプロパティーは、ワークフローアクションでターゲットプロパティーのオプションとして表示されません。ワークフローでプロパティー値をコピーできる互換性のあるコピー元およびコピー先プロパティーの詳細をご確認ください。

• 新しいレコードの関連付けを設定します。
  • デフォルトでは、ワークフローによって作成されたレコードは、ワークフローに登録されたレコードに関連付けられます。
  • 登録されたレコードから新しいレコードに全てのタイムラインアクティビティをコピーするには、 Add timeline activity from enrolled [object] to deal を選択します。
  • 新しいレコードを他のレコードタイプに関連付けるには、それらのレコードタイプの横にあるチェックボックスを選択します。

注：見積もりを関連付けることができるのは、一度に1つの取引のみです。新しい取引を既存の見積もりに関連付けると、現在の取引から見積もりが削除されます。

• ［Save（保存）］をクリックします。