Opret poster med workflows

Brug et workflow til at automatisere processen med at oprette en ny post i HubSpot og reducere de administrative processer for dig og dit team . Ved hjælp af handlingen Opret post kan du oprette poster for følgende objekttyper:

• Kontakter
• Virksomheder
• Aftaler
• Billetter(kun Service Hub Professional og Enterprise )
• Leads(kun Sales Hub Professional og Enterprise )
• Brugerdefinerede objekter (kun Enterprise )

Før du kommer i gang

Når du opretter poster med workflows, skal du huske på følgende:

• Når du opretter poster af samme type som workflowet, skal du være sikker på, at den nyoprettede post ikke opfylder workflowets tilmeldingsudløsere. Ellers kan du skabe en uendelig løkke, hvor nyoprettede poster uendeligt skaber nye poster.
• En e-mailadresse er påkrævet for at oprette kontaktposter med et workflow. Det anbefales at bruge et personaliseringstoken til at indsætte en værdi fra den tilmeldte post. Hvis du f.eks. har en henvisningsformular på din hjemmeside, kan du bruge værdien fra henvisningsegenskaben til at oprette en ny kontaktpost.
• For at oprette brugerdefinerede objektposter med et workflow skal det brugerdefinerede objekt være forbundet med workflowets objekttype. Hvis dit brugerdefinerede objekt f.eks. ikke er forbundet med kontaktobjektet, kan du ikke oprette brugerdefinerede objektposter i kontaktbaserede workflows. Læs mere om at definere brugerdefinerede objekter.

Opret poster med et workflow

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• Klik på navnet på et eksisterende workflow, eller opret et nyt workflow.
• Klik påplus-ikonet + for at tilføje en workflow-handling.
• Klik i venstre panel for at udvide CRM. Vælg derefter Create record.

• Klik på rullemenuen Type record to create, og vælg derefter Object type.
• Egenskaberne, der vises i hver Opret post-handling, afhænger af den valgte objekttype:
  • Deal: de obligatoriske felter er Deal name og Deal pipeline og status. Det anbefales også at indstille Close date og Amount. Læs mere om standardegenskaber for aftaler.
  • Ticket: de obligatoriske felter er Ticket name og Ticket pipeline and status. Det anbefales også at indstille ticketens kilde og ticket-beskrivelse. Læs mere om standard ticket-egenskaber.
  • Kontakt: Det obligatoriske felt er E-mail. Det anbefales også at angive kontaktpersonens fornavn og efternavn. Læs mere om standardegenskaber for kontaktpersoner.
  • Company: Det obligatoriske felt er enten Company domain name eller Company name. Få mere at vide om standardfirmaegenskaber.
  • Lead: der er ingen obligatoriske felter, når du bruger handlingen Opret post med leads, men det anbefales generelt at udfylde Lead-etiketten og Lead Pipeline Stage.

Bemærk: Det er ikke muligt at bruge personaliseringstokens i nummerfelter.

• For at indstille tildelingen af nyoprettede poster skal du klikke på dropdown-menuen Tildel til. Vælg derefter mellem følgende muligheder:
  • [Objekt]s eksisterende ejer: Tildel den nye post til den tilmeldte posts eksisterende ejer. Som standard vil nye aftale-, billet- og firmaposter være indstillet til denne mulighed.
    • Hvis den tilmeldte post ikke er tildelt, vil den nye aftale ikke blive tildelt nogen.
    • Hvis du vil vælge en brugerdefineret ejeregenskab, skal du klikke på rullemenuen Hvilken ejer og vælge ejeregenskaben.
  • Specifik bruger: Tildel posten til en specifik bruger. For at vælge brugeren skal du klikke på rullemenuen Hvilken ejer og derefter vælge brugeren.
  • Ingen: posten vil ikke blive tildelt til nogen.
• Som standard vil nye kontaktoptegnelser ikke blive tildelt nogen bruger. Hvis du gerne vil tildele en kontaktoptegnelse:
  • Klik på Indstil en anden kontaktegenskab.
  • Klik på dropdown-menuen Indstil en anden kontakte genskab, og vælg Kontaktejer.
  • Indstil kontakttildelingen i rullemenuen Tildel til .

• Klik på Angiv en anden [objekt]-egenskab for at angive yderligere egenskaber for dine nye poster.
• Hvis du vil kopiere en egenskab på det aktuelle objekt til en egenskab på din nye post, skal du klikke på Kopier en egenskab til en [objekt]-egenskab.

Bemærk: Kilde- og målegenskaberne skal have kompatible felttyper for at kunne kopieres. Inkompatible egenskaber vises ikke som valgmuligheder i målegenskaben i din workflow-handling. Læs mere om kompatible kilde- og målegenskaber til kopiering af egenskabsværdier i workflows.

• Opsæt dine nye record-tilknytninger:
  • Som standard vil poster, der oprettes af et workflow, være tilknyttet den post, der blev tilmeldt workflowet.
  • Hvis du vil kopiere al tidslinjeaktivitet fra den tilmeldte post til den nye post, skal du vælge Tilføj tidslinjeaktivitet fra det tilmeldte [objekt] til [ny objekttype].
  • Hvis du vil knytte den nye post til andre posttyper, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for disse posttyper.

• Hvis du opretter en aftalepost, kan du knytte de nyoprettede aftaler til varelinjer:
  • Klik på dropdown-menuen Tilføj en varelinje for at tilknytte et produkt, når du opretter en aftalepost.
  • Klik på +Tilføj varelinje for at tilføje endnu en varelinje. Hvis du vil slette en varelinje, skal du klikke på skraldespandsikonet til højre for varelinjen.
• Når du har konfigureret din Create record-handling, skal du klikke på Save øverst.