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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Workflows

Crear registros con workflows

Última actualización: enero 18, 2023

Requisitos

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise

Usa un workflow para automatizar el proceso de creación de un nuevo registro en HubSpot y reducir los procesos administrativos para ti y tu equipo. Usando la acción Crear registro, puedes crear registros para los siguientes tipos de objetos:

  • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Objetos personalizados (solo Enterprise)
  • Tickets (solo Service Hub Pro y Enterprise)

Antes de comenzar

Al crear registros con workflows, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Al crear registros del mismo tipo que el workflow, asegúrese de que el registro recién creado no cumpla con los activadores de inscripción para el workflow. De lo contrario, podrías crear un bucle infinito donde los registros recién creados crean sin fin nuevos registros.
  • Se requiere una dirección de correo electrónico para crear registros de contacto con un workflow. Se recomienda utilizar un token de personalización para insertar un valor del registro inscrito. Por ejemplo, si tiene un formulario de referencia en su sitio web, puede utilizar el valor de la propiedad de referencia para crear un nuevo registro de contacto.
  • Para crear registros de objetos personalizados con un workflow, el objeto personalizado debe estar asociado con el tipo de objeto del workflow. Por ejemplo, si tu objeto personalizado no está asociado con el objeto del contacto, no puedes crear registros de objetos personalizados en workflows basados en contactos. Más información sobre cómo definir objetos personalizados.

Crear registros con un workflow

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
  • Haz clic en el ícono más + para agregar una acción de workflow.
  • En el panel derecho, selecciona Crear registro


  • Haz clic en el menú desplegable Tipo de registro para crear y luego selecciona Tipo de objeto.
  • Establezca todos los campos obligatorios, esto varía según el tipo de objeto:
    • Negocio: los campos obligatorios son Nombre del  negocio y Pipeline y estado del negocio.
    • Ticket: los campos obligatorios son Nombre del Ticket y Pipeline y Estado del Ticket
    • Contacto: el campo obligatorio es Correo electrónico.
    • Empresa: el campo obligatorio es Nombre de dominio de la empresa o Nombre de la empresa.

Nota: no es posible usar tokens de personalización en campos de números.

  • Establezca la asignación de registros recién creados en el menú desplegable Asignar a:
    • Propietario existente de [objeto]: asigne el nuevo registro al propietario existente del registro inscrito. De forma predeterminada, los nuevos registros de negocios, tickets y empresas se establecerán en esta opción. 
      • Si el registro inscrito no se asigna, el nuevo negocio no se asignará a nadie.
      • Para seleccionar una propiedad de propietario personalizada, haz clic en el menú desplegable Cuál propietario y selecciona la propiedad del propietario
    • Usuario específico: asignar el registro a un usuario específico. Para seleccionar el usuario, haz clic en el menú desplegable Cuál propietario y luego selecciona el usuario.
    • Nadie: el registro no se le asignará a nadie. 
  • Por defecto, no se asignarán nuevos registros de contacto a ningún usuario. Si deseas asignar un registro de contacto:
    • Haz clic en Establecer otra propiedad de contacto.
    • Haz clic en el menú desplegable Establecer otra propiedad de contacto y selecciona Propietario de contactos.
    • Establece la asignación del contacto en el menú desplegable Asignar a. 
  • Para establecer propiedades adicionales para tu nuevo registro, haz clic en Establecer otra propiedad de [objeto].
  • Para copiar una propiedad del objeto actual en una propiedad en tu nuevo registro, haz clic en Copiar una propiedad en una propiedad [object].

Nota: las propiedades de fuente y objetivo deben ser el mismo tipo de campo para copiar. Las propiedades incompatibles no aparecerán como opciones en la propiedad objetivo en tu acción de workflow. Más información sobre propiedades de fuente y objetivo compatibles para copiar valores de propiedad en workflows.

  • Configura las nuevas asociaciones de registros:
    • Por opción predeterminada, los registros creados por un workflow se asociarán con el registro que se inscribió en el workflow.
    • Para copiar toda la actividad de la cronología del registro inscrito en el nuevo registro, selecciona Agregar actividad de la cronología del\ [objeto] inscrito al negocio.
    • Para asociar el nuevo registro con otros tipos de registros, selecciona las casillas de comprobación junto a esos tipos de registros.

Nota: las cotizaciones solo pueden asociarse con un negocio a la vez. Asociar el nuevo negocio con cotizaciones existentes eliminará las cotizaciones de sus negocios actuales.

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  • Haz clic en Guardar.
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