Crear registros con workflows

Utiliza un workflow para automatizar el proceso de creación de un nuevo registro en HubSpot y reducir los procesos administrativos para ti y tu equipo. Mediante la acción Crear registro, puedes crear registros para los siguientes tipos de objetos:

• Contactos
• Empresas
• Negocios
• Tickets (solo Service Hub Pro y Enterprise) 
• Leads (solo Sales Hub Pro y Enterprise) 
• Objetos personalizados (solo Enterprise)

Antes de comenzar

Al crear registros con workflows, tenga en cuenta lo siguiente:

• Cuando crees registros del mismo tipo que el workflow, asegúrate de que el registro recién creado no cumple los desencadenantes de inscripción del workflow. De lo contrario, podrías crear un bucle infinito en el que los registros recién creados crearan infinitamente nuevos registros.
• Se requiere una dirección de correo electrónico para crear registros de contacto con un workflow. Se recomienda utilizar un token de personalización para insertar un valor del registro inscrito. Por ejemplo, si tiene un formulario de referencia en su sitio web, puede utilizar el valor de la propiedad de referencia para crear un nuevo registro de contacto.
• Para crear registros de objetos personalizados con un workflow, el objeto personalizado debe estar asociado al tipo de objeto del workflow. Por ejemplo, si tu objeto personalizado no está asociado al objeto contacto, no puedes crear registros de objetos personalizados en los workflows basados en contactos. Más información sobre la definición de objetos personalizados.

Crear registros con un workflow

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre  de un workflow existente, o crea un nuevo workflow.
• Haga clic en el icono + añadir para añadir una acción de workflow.
• En el panel izquierdo, haz clic para expandir CRM. A continuación, selecciona Crear registro. También puede hacer clic en el icono + para añadir rápidamente la acción como marcador de posición. 

• Haz clic en el menú desplegable Tipo de registro a crear y, a continuación, selecciona el Tipo de objeto.
• Las propiedades que se muestran en cada acción de Crear registro dependen del tipo de objeto seleccionado:
  • Negocio: los campos obligatorios son Nombre del negocio y Proceso y estado del negocio. También se recomienda ajustar la Fecha de cierre y Cantidad. Más información sobre Propiedades de negocio predeterminadas. 
  • Billete: los campos obligatorios son Nombre del billete y Tramitación y estado del billete. También se recomienda establecer la Fuente del ticket y Descripción del ticket. Más información sobre propiedades predeterminadas del ticket.
  • Contacto: el campo obligatorio es Correo electrónico. También se recomienda establecer el Nombre del contacto y Apellido. Más información sobre propiedades de contacto por defecto.
  • Empresa: el campo obligatorio es Nombre de dominio de la empresa o Nombre de la empresa. Más información sobre propiedades predeterminadas de la empresa.
  • Cliente potencial: no hay campos obligatorios cuando se utiliza la acción Crear registro con clientes potenciales, pero en general se recomienda rellenar la etiqueta Cliente potencial y Etapa de canalización de clientes potenciales. 

Por favor, Nota: no es posible utilizar tokens de personalización en Campos de número.

• Para establecer la asignación de los registros recién creados, haz clic en el menú desplegable Asignar a. A continuación, selecciona una de las siguientes opciones: 
  • propietario existente de [Objeto]: asigna el nuevo registro al propietario existente del registro inscrito. Por defecto, los nuevos registros de negocios, tickets y empresas se configurarán con esta opción. 
    • Si el registro inscrito no se asigna, el nuevo negocio no se asignará a nadie.
    • Para seleccionar una propiedad de propietario personalizada, haz clic en el menú desplegable Cuál propietario y selecciona la propiedad del propietario. 
  • Usuario específico: asigna el registro a un usuario específico. Para seleccionar el usuario, haz clic en el menú desplegable Cuál propietario y luego selecciona el usuario.
  • Nadie: el registro no se asignará a nadie. 
• Por defecto, los nuevos registros de contactos no se asignarán a ningún usuario. Si quieres asignar un registro de contacto:
  • Haz clic en Establece otra propiedad de contacto.
  • Haz clic en el menú desplegable Establecer otra propiedad de contacto y selecciona Contacto Propietario.
  • Establece la asignación del contacto en el menú desplegable Asignar a . 

• Para establecer propiedades adicionales para tus nuevos registros, haz clic en Establecer otra propiedad [objeto].
• Para copiar una propiedad del objeto actual en una propiedad de tu nuevo registro, haz clic en Copiar una propiedad en una propiedad [del objeto].

Ten en cuenta: las propiedades de origen y destino deben tener tipos de campo compatibles  para poder copiarse. Las propiedades incompatibles no aparecerán como opciones en la propiedad de destino en tu acción de workflow. Más información sobre propiedades de origen y destino compatibles para copiar valores de propiedades en workflows.

• Configura tus nuevas asociaciones de registros:
  • Por defecto, los registros creados por un workflow se asociarán al registro que se inscribió en el workflow.
  • Para copiar toda la actividad de la línea de tiempo del registro inscrito al nuevo registro:
    • Seleccione la casilla de verificación Añadir actividad de línea de tiempo del [objeto] inscrito al [nuevo tipo de objeto] .
    • Por defecto, cuando se selecciona esta opción, se copian los últimos 30 días de actividad. Para seleccionar un intervalo de fechas diferente, haga clic en el menú desplegable intervalo de fechas y seleccione un intervalo diferente.
  • Para asociar el nuevo registro a otros tipos de registro:
    • Haga clic en + Añadir otra asociación.
    • Haga clic en el menú desplegable Asociado . A continuación, seleccione el tipo de registro .  
    • Para añadir una etiqueta de asociación, haga clic en el menú desplegable Y aplique la etiqueta . A continuación, seleccione una etiqueta de asociación .  
    • Para copiar toda la actividad de la línea de tiempo del registro asociado al nuevo registro, seleccione la opción Añadir actividad de la línea de tiempo del [objeto] al [nuevo tipo de objeto]. Para seleccionar un intervalo de fechas diferente, haga clic en el menú desplegable intervalo de fechas y seleccione un intervalo diferente.

• • Si estás creando un registro de negocios, puedes asociar los negocios recién creados con elementos de pedido individuales:
    • Haz clic en el menú desplegable Añadir una elemento de pedido para asociar un producto cuando crees un registro de negocio.
    • Para añadir otra elemento de pedido, haz clic en +Añadir elemento de pedido. Para eliminar una elemento de pedido, haz clic en el icono de la papelera situado a la derecha de la elemento de pedido.
  • Después de configurar su acción Crear registro, en la parte superior, haga clic en Guardar. 

Nota: las cotizaciones solo pueden asociarse con un negocio a la vez. Al asociar un nuevo Negocio a las cotizaciones existentes, se eliminarán las cotizaciones de sus negocios actuales