Creare record con i flussi di lavoro

Utilizzate un flusso di lavoro per automatizzare il processo di creazione di un nuovo record in HubSpot e ridurre i processi amministrativi per voi e il vostro team. Utilizzando l'azione Crea record, è possibile creare record per i seguenti tipi di oggetti:

• Contatti
• Aziende
• Offerte
• Ticket( soloService Hub Professional ed Enterprise )
• Leads (soloSales Hub Professional ed Enterprise )
• Oggetti personalizzati (solo Enterprise )

Prima di iniziare

Quando create i record con i flussi di lavoro, tenete presente quanto segue:

• Quando si creano record dello stesso tipo del flusso di lavoro, assicurarsi che il nuovo record non soddisfi i trigger di iscrizione del flusso di lavoro. In caso contrario, si potrebbe creare un ciclo infinito in cui i nuovi record creati creano continuamente nuovi record.
• Per creare record di contatto con un flusso di lavoro è necessario un indirizzo e-mail. Si consiglia di utilizzare un token di personalizzazione per inserire un valore dal record iscritto. Ad esempio, se si dispone di un modulo di segnalazione sul proprio sito web, è possibile utilizzare il valore della proprietà di segnalazione per creare un nuovo record di contatto.
• Per creare record di oggetti personalizzati con un flusso di lavoro, l'oggetto personalizzato deve essere associato al tipo di oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se l'oggetto personalizzato non è associato all'oggetto contatto, non è possibile creare record di oggetti personalizzati nei flussi di lavoro basati sui contatti. Per saperne di più sulla definizione degli oggetti personalizzati.

Creare record con un flusso di lavoro

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
• Fare clic sull'icona + per aggiungere un'azione del flusso di lavoro.
• Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere CRM. In alternativa, è possibile fare clic sull'icona + per aggiungere rapidamente l'azione come azione segnaposto.

• Fare clic sul menu a discesa Tipo di record da creare e selezionare il tipo di oggetto.
• Le proprietà visualizzate in ciascuna azione Crea record dipendono dal tipo di oggetto selezionato:
  • Trattativa: i campi obbligatori sono il nome della trattativa e la pipeline e lo stato della trattativa. Si consiglia inoltre di impostare la Data di chiusura e l'Importo. Per saperne di più sulle proprietà predefinite dell'affare.
  • Ticket: i campi obbligatori sono Nome del ticket, Pipeline e Stato del ticket. Si consiglia inoltre di impostare la Fonte del ticket e la Descrizione del ticket. Per saperne di più sulle proprietà predefinite dei ticket.
  • Contatto: il campo obbligatorio è Email. Si consiglia inoltre di impostare Nome e Cognome del contatto. Per saperne di più sulle proprietà predefinite dei contatti.
  • Azienda: il campo obbligatorio è Nome di dominio dell'azienda o Nome dell'azienda. Per saperne di più sulle proprietà predefinite delle aziende.
  • Lead: non ci sono campi obbligatori quando si usa l'azione Crea record con i lead, ma in genere si consiglia di compilare l' etichetta Lead e la Fase della pipeline dei lead.

Nota bene: non è possibile utilizzare token di personalizzazione nei campi numerici.

• Per impostare l'assegnazione dei nuovi record creati, fare clic sul menu a discesa Assegna a. Quindi, selezionare una delle seguenti opzioni:
  • Proprietario esistente di [Object]: assegna il nuovo record al proprietario esistente del record iscritto. Per impostazione predefinita, i nuovi record relativi a transazioni, ticket e aziende saranno impostati su questa opzione.
    • Se il record iscritto non è assegnato, il nuovo affare non sarà assegnato a nessuno.
    • Per selezionare una proprietà del proprietario personalizzata, fare clic sul menu a discesa Quale proprietario e selezionare la proprietà del proprietario.
  • Utente specifico: assegna il record a un utente specifico. Per selezionare l'utente, fare clic sul menu a discesa Quale proprietario, quindi selezionare l'utente.
  • Nessuno: il record non verrà assegnato a nessuno.
• Per impostazione predefinita, i nuovi record di contatto non vengono assegnati a nessun utente. Se si desidera assegnare un record di contatto:
  • Fare clic su Imposta un'altra proprietà del contatto.
  • Fare clic sul menu a discesa Imposta un'altra proprietà del contatto e selezionare Proprietario del contatto.
  • Impostare l'assegnazione del contatto nel menu a discesa Assegna a .

• Per impostare altre proprietà per i nuovi record, fare clic su Imposta un'altra proprietà [oggetto].
• Per copiare una proprietà dell'oggetto corrente in una proprietà del nuovo record, fare clic su Copia di una proprietà in una proprietà [oggetto].

Attenzione: per essere copiate, le proprietà di origine e di destinazione devono avere tipi di campo compatibili. Le proprietà incompatibili non appariranno come opzioni nella proprietà di destinazione nell'azione del flusso di lavoro. Per saperne di più sulle proprietà di origine e di destinazione compatibili per la copia dei valori delle proprietà nei flussi di lavoro.

• Impostare le associazioni dei nuovi record:
  • Per impostazione predefinita, i record creati da un flusso di lavoro saranno associati al record iscritto al flusso di lavoro.
  • Per copiare tutte le attività della timeline dal record iscritto al nuovo record:
    • Selezionare la casella di controllo Aggiungi l'attività della linea temporale dal [oggetto] iscritto al [nuovo tipo di oggetto] .
    • Per impostazione predefinita, quando si seleziona questa opzione, vengono copiati gli ultimi 30 giorni di attività. Per selezionare un intervallo di date diverso, fare clic sul menu a discesa dell'intervallo di date e selezionare un intervallo diverso.
  • Per associare il nuovo record ad altri tipi di record:
    • Fare clic su + Aggiungi un'altra associazione.
    • Fare clic sul menu a discesa Associa . Quindi, selezionare il tipo di record.
    • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa E applica l'etichetta . Quindi, selezionare un'etichetta di associazione.
    • Per copiare tutte le attività della linea temporale dal record associato al nuovo record, selezionare l'opzione Aggiungi attività della linea temporale dal [oggetto] al [nuovo tipo di oggetto]. Per selezionare un intervallo di date diverso, fare clic sul menu a discesa Intervallo di date e selezionare un intervallo diverso.

• • Se si sta creando un record di transazione, è possibile associare le transazioni appena create alle voci di riga:
    • Fare clic sul menu a discesa Aggiungi una voce di riga per associare un prodotto quando si crea un record di transazione.
    • Per aggiungere un'altra voce, fare clic su +Aggiungi voce. Per eliminare una voce, fare clic sull' icona del cestino a destra della voce.
  • Dopo aver impostato l'azione Crea record, nella parte superiore, fare clic su Salva.

Nota bene: i preventivi possono essere associati a un solo affare alla volta. L'associazione di un nuovo accordo con preventivi esistenti rimuoverà i preventivi dai loro accordi attuali.