Creare record con i flussi di lavoro

Utilizza un flusso di lavoro per automatizzare il processo di creazione di un nuovo record in HubSpot e ridurre le attività amministrative per te e il tuo team. Utilizzando l'azione "Crea record ", puoi creare record per i seguenti tipi di oggetti:

• Contatti
• Aziende
• Opportunità
• Ordini
• Ticket ( solo Service Hub Professional ed Enterprise )
• Lead (soloSales Hub Professional ed Enterprise )
• Annunci
• Corsi
• Appuntamenti
• Servizi
• Progetti
• Oggetti personalizzati ( solo Enterprise )

Prima di iniziare

Quando si creano record con i flussi di lavoro, tenere presente quanto segue:

• Quando si creano record dello stesso tipo del flusso di lavoro (ad esempio, se si creano record di trattativa all’interno di un flusso di lavoro basato sulle trattative), verificare che il record appena creato non soddisfi i trigger di attivazione del flusso di lavoro. In caso contrario, si potrebbe creare un ciclo infinito in cui i record appena creati generano all’infinito nuovi record.
• Per creare record di contatto con un flusso di lavoro è necessario un indirizzo e-mail. Si consiglia di utilizzare un token di personalizzazione per inserire un valore dal record iscritto. Ad esempio, se sul proprio sito web è presente un modulo di segnalazione, è possibile utilizzare il valore della proprietà "segnalazione" per creare un nuovo record di contatto.
• Per creare record di oggetti personalizzati con un flusso di lavoro, l’oggetto personalizzato deve essere associato al tipo di oggetto del flusso di lavoro. Ad esempio, se il proprio oggetto personalizzato non è associato all’oggetto “contatto”, non è possibile creare record di oggetti personalizzati nei flussi di lavoro basati sui contatti. Scopri di più sulla definizione degli oggetti personalizzati.
• I record di lead possono essere creati solo nei flussi di lavoro basati sui contatti o sulle aziende. L’opzione “Lead” non apparirà in altri tipi di flussi di lavoro, come quelli basati sui ticket o sulle trattative.

Creare record con un flusso di lavoro

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente oppure crearne uno nuovo.
3. Fai clic sull'icona + Aggiungi per aggiungere un'azione al flusso di lavoro.
4. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere CRM. Quindi, seleziona Crea record.
5. Fare clic sul menu a discesa Tipo di record da creare, quindi selezionare il Tipo di oggetto.
6. Le proprietà visualizzate in ciascuna azione " Crea record " dipendono dal tipo di oggetto selezionato:
   • Opportunità: i campi obbligatori sono Nome opportunità, Pipeline opportunità e Stato. Si consiglia inoltre di impostare la Data di chiusura e l’Importo. Scopri di più sulle proprietà predefinite delle opportunità.
   • Ticket: i campi obbligatori sono Nome del ticket e Pipeline e stato del ticket. Si consiglia inoltre di impostare la Origine e la Descrizione del ticket. Scopri di più sulle proprietà predefinite dei ticket.
   • Contatto: il campo obbligatorio è "E-mail". Si consiglia inoltre di impostare il "Nome" e il "Cognome" del contatto. Scopri di più sulle proprietà predefinite dei contatti.
   • Azienda: il campo obbligatorio è il " Nome dominio dell’azienda " o il " Nome dell’azienda". Scopri di più sulle proprietà predefinite dell’azienda.
   • Lead: nonci sono campi obbligatori quando si utilizza l’azione “Crea record” con i lead, ma in genere si consiglia di compilare l’etichetta del lead e la fase della pipeline del lead.

Nota: nonè possibile utilizzare token di personalizzazione nei campi numerici.

7. Per impostare l’assegnazione dei record appena creati, fare clic sul menu a discesa “Assegna a ”. Quindi, selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Proprietario attuale di [Oggetto]: assegna il nuovo record al proprietario attuale del record registrato. Per impostazione predefinita, i nuovi record relativi a trattative, ticket e aziende saranno impostati su questa opzione.
     • Se il record associato non è assegnato, il nuovo record non verrà assegnato a nessuno.
     • Per selezionare una proprietà proprietario personalizzata, fare clic sul menu a discesa " Quale proprietario di [oggetto] " e selezionare la proprietà proprietario.
   • Utente specifico: assegna il record a un utente specifico. Per selezionare l’utente, clicca sul menu a tendina “Quale utente”, quindi seleziona l’utente.
   • Nessuno: il record non verrà assegnato.
8. Per impostazione predefinita, i nuovi record di contatto non vengono assegnati a nessun utente. Se desideri assegnare un record di contatto:
   • Fare clic su " Aggiungi altre proprietà".
   • Fare clic sul menu a discesa "Imposta un'altra proprietà del contatto " e selezionare " Proprietario del contatto". Quindi, fare clic su " Fatto".
   • Fare clic sul menu a discesa "Assegna contatto a " e selezionare "Un proprietario esistente del contatto", " Utente specifico" o "Nessuno".
9. Per impostare proprietà aggiuntive per i nuovi record, fare clic su " Aggiungi altre proprietà":
   • fare clic su Imposta un'altra proprietà del contatto.
   • Per copiare una proprietà dell'oggetto corrente in una proprietà del nuovo record, clicca su " Copia una proprietà in una proprietà [oggetto]".

Nota: affinché la copia sia possibile,le proprietà di origine e di destinazione devono avere tipi di campo compatibili. Le proprietà incompatibili non appariranno come opzioni nella proprietà di destinazione nell’azione del flusso di lavoro. Scopri di più sulle proprietà di origine e di destinazione compatibili per la copia dei valori delle proprietà nei flussi di lavoro.

10. Configurare le nuove associazioni dei record:
    • Per impostazione predefinita, i record creati da un flusso di lavoro saranno associati al record che è stato inserito nel flusso di lavoro.
    • Per copiare tutte le attività della cronologia dal record inserito al nuovo record:
      • Selezionare la casella di controllo "Aggiungi attività della cronologia dall'[oggetto] registrato al [nuovo record] ".
      • Per impostazione predefinita, quando questa opzione è selezionata, verranno copiate le attività degli ultimi 30 giorni. Per selezionare un intervallo di date diverso, fare clic sul menu a discesa dell'intervallo di date e selezionare un intervallo diverso.
    • Per associare il nuovo record ad altri tipi di record:
      • Fare clic su + Aggiungi un'altra associazione.
      • Fare clic sul menu a discesa "Associa" . Quindi, selezionare il tipo di record.
      • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa "E applica l'etichetta ". Quindi, selezionare un'etichetta di associazione.
      • Per copiare tutte le attività della cronologia dal record associato al nuovo record, seleziona l’opzione “Aggiungi attività della cronologia da [oggetto] a [nuovo tipo di oggetto]”. Per selezionare un intervallo di date diverso, clicca sul menu a tendina dell’intervallo di date e seleziona un intervallo diverso.

• • Se stai creando un record di trattativa, puoi associare le trattative appena create alle voci di riga:
    • Fare clic sul menu a tendina "Aggiungi voce di riga " per associare un prodotto durante la creazione di un record di trattativa.
    • Per aggiungere un'altra voce, clicca su + Aggiungi voce. Per eliminare una voce, clicca sull'icona del cestino a destra della voce.
  • Dopo aver configurato l'azione " Crea record ", in alto, clicca su " Salva".

Nota: i preventivi possono essere associati a una sola trattativa alla volta. L'associazione di una nuova trattativa a preventivi esistenti comporterà la rimozione dei preventivi dalle trattative attuali