使用工作流程建立記錄

使用工作流程將在HubSpot中建立新記錄的流程自動化，並為您和您的團隊減少管理流程。 使用「建立記錄」動作，您可以針對以下物件類型建立記錄：

• 聯系人
• 公司
• 優惠
• 聯絡單(僅適用於Service Hub 專 業版和企業版 )
• 潛在客戶(僅限Sales Hub 專 業版和企業版 
) 
• 自訂物件(僅限Enterprise)

在您開始之前

使用工作流程建立記錄時，請記住以下幾點：

• 建立與工作流程類型相同的記錄 時，請確保新建立的記錄不符合工作流程的註冊觸發因素。 否則，您可以創建一個無限循環，新創建的記錄會無休止地創建新記錄。
• 需要電子郵件地址才能使用工作流程建立聯絡人記錄。 建議使用個人化權杖從註冊記錄中插入值。 例如，如果您的網站上有推薦表單，您可以使用推薦屬性中的值來建立新的聯絡人記錄。
• 若要使用工作流程建立自訂物件記錄，自訂物件必須與工作流程的物件類型相關聯。 例如，如果自訂物件未與聯絡人物件關聯，則無法在基於聯絡人的工作流程中建立自訂物件記錄。 深入瞭解如何定義自訂物件。

使用工作流程建立記錄

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
• 按一下現有工作流程的名稱，或建立新的工作流程。
• 按一下加號圖示+以新增工作流程動作。
• 在左側面板中，按一下以展開CRM。 然後選取「建立紀錄」。

• 單擊要創建的記錄類型下拉菜單，然後選擇對象類型。
 

• 每個建立記錄動作中顯示的屬性取決於所選的物件類型：
  • 交易：必填欄位為交易名稱、交易管線和狀態。 也建議您設定結束日期和金額。 深入瞭解預設交易屬性。 
  • 聯絡單：必填欄位為聯絡單名稱、聯絡單管道和狀態。 也建議設定聯絡單的來源和聯絡單說明。 進一步了解預設票證屬性。
  • 聯絡人：必填欄位為電子郵件。 此外，建議您設定聯絡人的名字和姓氏。 深入瞭解預設聯絡人屬性。
  • 公司：必填字段爲公司域名或公司名稱。 深入瞭解預設公司屬性。
  • 潛在客戶：對潛在客戶使用「建立記錄」動作時，沒有必填欄位，但通常建議填寫「潛在客戶」標籤和「潛在客戶管線階段」。 

請注意：無法在數字欄位中使用個人化權杖。

• 若要設定新建立記錄的指派，請按一下指派至下拉式選單。 然後，從以下選項中選擇：
  • [Object]的現有擁有者：將新記錄分配給已註冊記錄的現有擁有者。 根據預設，新交易、支援查詢和公司記錄將設為此選項。
    • 如果未分配已註冊的記錄，則不會將新交易分配給任何人。
    • 若要選取自訂擁有者屬性，請按一下「哪位擁有者」下拉式選單，然後選取「擁有者」 
  • 特定使用者：將記錄指派給特定使用者。 若要選取使用者，請按一下「哪位擁有者」下拉式選單，然後選取使用者。
  • 無人：記錄不會指派給任何人。 
• 根據預設，新的聯絡人記錄不會指派給任何使用者。 如果您想指派客服案件記錄：
  • 按一下設定另一個聯絡人屬性。
  • 點擊設置另一個聯繫人屬性下拉菜單，然後選擇聯繫業主。
  • 在「指派給」下拉式選單中設定客服案件指派 。 

• 要為新記錄設置其他屬性，請單擊設置另一個[object]屬性。
• 若要將目前物件的屬性複製到新記錄的屬性，請按一下將屬性複製到[object]屬性。

請注意：源和目標屬性必須具有相容的欄位類型才能被複製。 不相容的屬性不會在工作流程動作的目標屬性中顯示為選項。 深入瞭解在工作流程中複製屬性值的相容來源和目標屬性。

• 設定新的記錄關聯：
  • 根據預設，由工作流程建立的記錄將與在工作流程中註冊的記錄相關聯。
  • 若要將所有時間軸活動從已註冊記錄複製到新記錄，請選擇「新增時間軸活動」，從已註冊的[object]複製到[new object type]。
  • 若要將新記錄與其他記錄類型關聯，請選取這些記錄類型旁的核取方塊。

• 如果您正在建立交易記錄，您可以將新建立的交易與行項目相關聯：
  • 建立交易記錄時，按一下「新增行項目」下拉式選單，即可關聯產品。
  • 若要新增其他行項目，請按一下「+新增行項目」。 若要刪除行項目，請按一下行項目右側的垃圾桶圖示。
• 設定「建立記錄」動作後，按一下頂部的「儲存」。