สร้างระเบียนด้วยเวิร์กโฟลว์

ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้กระบวนการสร้างระเบียนใหม่ใน HubSpot เป็นไปโดยอัตโนมัติและลดกระบวนการบริหารจัดการสำหรับคุณและทีมของคุณ การใช้การดำเนินการสร้างระเบียนคุณสามารถสร้างระเบียนสำหรับประเภทวัตถุต่อไปนี้:

• รายชื่อผู้ติดต่อ
• บริษัท
• ดีล
• คำสั่งซื้อ
• ตั๋ว (Service Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น) 
• ลูกค้าเป้าหมาย (Sales Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น) 
• ที่พัก 
• หลักสูตร
• การนัดหมาย 
• บริการ
• โครงการ
• วัตถุที่กำหนดเอง (สำหรับองค์กรเท่านั้น)

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

เมื่อสร้างระเบียนที่มีเวิร์กโฟลว์ให้คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เมื่อสร้างระเบียนประเภทเดียวกับเวิร์กโฟลว์ (เช่นหากคุณกำลังสร้างระเบียนข้อตกลงจากภายในเวิร์กโฟลว์ตามข้อตกลง) ให้ตรวจสอบว่าระเบียนที่สร้างขึ้นใหม่ไม่ตรงกับทริกเกอร์การลงทะเบียนสำหรับเวิร์กโฟลว์ มิฉะนั้นคุณสามารถสร้างลูปที่ไม่มีที่สิ้นสุดซึ่งบันทึกที่สร้างขึ้นใหม่จะสร้างบันทึกใหม่อย่างไม่มีที่สิ้นสุด
• ต้องใช้ที่อยู่อีเมลเพื่อสร้างบันทึกการติดต่อด้วยเวิร์กโฟลว์ ขอแนะนำให้ใช้โทเค็นการตั้งค่าส่วนบุคคลเพื่อแทรกค่าจากบันทึกที่ลงทะเบียน ตัวอย่างเช่นหากคุณมีแบบฟอร์มการแนะนำในเว็บไซต์ของคุณคุณสามารถใช้ค่าจากคุณสมบัติการแนะนำเพื่อสร้างบันทึกการติดต่อใหม่ได้
• ในการสร้างระเบียนอ็อบเจ็กต์ที่กำหนดเองด้วยเวิร์กโฟลว์อ็อบเจ็กต์ที่กำหนดเองต้องเชื่อมโยงกับประเภทอ็อบเจ็กต์ของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่นหากออบเจ็กต์ที่กำหนดเองไม่ได้เชื่อมโยงกับออบเจ็กต์ผู้ติดต่อคุณจะไม่สามารถสร้างเรคคอร์ดออบเจ็กต์ที่กำหนดเองในเวิร์กโฟลว์แบบผู้ติดต่อได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดวัตถุที่กำหนดเอง

สร้างระเบียนด้วยเวิร์กโฟลว์

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
2. คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
3. คลิกไอคอน + เพิ่มเพื่อเพิ่มการดำเนินการเวิร์กโฟลว์
4. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อขยาย CRM จากนั้นเลือกสร้างเรคคอร์ด 
5. คลิกประเภทของระเบียนเพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นเลือกประเภทวัตถุ
6. คุณสมบัติที่แสดงในแต่ละการดำเนินการสร้างเรคคอร์ดขึ้นอยู่กับประเภทวัตถุที่เลือก:
   • ดีล: ช่องที่ต้องกรอกคือชื่อดีลและ ขั้นตอนการดีลและสถานะ นอกจากนี้ยังแนะนำให้ตั้งค่าวันที่ปิดและจำนวนเงิน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติดีลเริ่มต้น 
   • ตั๋ว: ช่องที่ต้องกรอกคือชื่อตั๋วและท่อส่งตั๋วและสถานะ นอกจากนี้ยังแนะนำให้ตั้งค่าแหล่งที่มาของตั๋วและคำอธิบายตั๋ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติตั๋วเริ่มต้น
   • ติดต่อ: ฟิลด์ที่จำเป็นคือ อีเมล นอกจากนี้ยังแนะนำให้ตั้งชื่อและนามสกุลของผู้ติดต่อ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติการติดต่อเริ่มต้น
   • บริษัท: ฟิลด์ที่จำเป็นคือชื่อโดเมนของบริษัทหรือชื่อบริษัท ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์เริ่มต้นของบริษัท
   • ลีด: ไม่มีฟิลด์ที่จำเป็นเมื่อใช้การดำเนินการสร้างเรคคอร์ดกับลีดแต่โดยทั่วไปจะแนะนำให้เติมฉลากลีดและขั้นตอนของลีดไปป์ไลน์ 

โปรดทราบ: ไม่สามารถใช้โทเค็นการตั้งค่าส่วนบุคคลในฟิลด์ตัวเลขได้

7. หากต้องการตั้งค่าการกำหนดระเบียนที่สร้างขึ้นใหม่ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้:
   • เจ้าของที่มีอยู่ของ [Object]: กำหนดระเบียนใหม่ให้กับเจ้าของที่มีอยู่ของระเบียนที่ลงทะเบียน ตามค่าเริ่มต้นข้อเสนอใหม่ตั๋วและบันทึกบริษัทจะถูกตั้งค่าเป็นตัวเลือกนี้
     • หากไม่ได้กำหนดเรคคอร์ดที่ลงทะเบียนไว้เรคคอร์ดใหม่จะไม่ถูกกำหนดให้กับใคร
     • หากต้องการเลือกพร็อพเพอร์ตี้เจ้าของที่กำหนดเองให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของเจ้าของ [object] ใดแล้วเลือกพร็อพเพอร์ตี้เจ้าของ 
   • ผู้ใช้เฉพาะ: กำหนดระเบียนให้กับผู้ใช้เฉพาะ หากต้องการเลือกผู้ใช้ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของผู้ใช้ใดจากนั้นเลือกผู้ใช้
   • ไม่มีใคร: บันทึกจะไม่ถูกกำหนด 
8. ตามค่าเริ่มต้นบันทึกการติดต่อใหม่จะไม่ถูกกำหนดให้กับผู้ใช้รายใด หากคุณต้องการกำหนดบันทึกการติดต่อ:
   • คลิกเพิ่มที่พัก
   • คลิกตั้งค่าเมนูดร็อปดาวน์ที่พักผู้ติดต่ออื่นแล้วเลือกติดต่อเจ้าของจากนั้นคลิกเสร็จสิ้น 
   • คลิกที่กำหนดผู้ติดต่อไปยังเมนูแบบเลื่อนลงแล้วเลือกเจ้าของที่มีอยู่ของผู้ติดต่อ ผู้ใช้เฉพาะหรือไม่มีเลย 
9. หากต้องการตั้งค่าคุณสมบัติเพิ่มเติมสำหรับระเบียนใหม่ของคุณให้คลิกเพิ่มคุณสมบัติเพิ่มเติม:
   • คลิกตั้งค่าคุณสมบัติผู้ติดต่ออื่น 
   • หากต้องการคัดลอกพร็อพเพอร์ตี้บนออบเจ็กต์ปัจจุบันไปยังพร็อพเพอร์ตี้ในเรคคอร์ดใหม่ให้คลิกคัดลอกพร็อพเพอร์ตี้ไปยังพร็อพเพ

โปรดทราบ: คุณสมบัติแหล่งที่มาและเป้าหมายต้องมีประเภทฟิลด์ที่เข้ากันได้เพื่อคัดลอก คุณสมบัติที่เข้ากันไม่ได้จะไม่ปรากฏเป็นตัวเลือกในคุณสมบัติเป้าหมายในการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติแหล่งที่มาและเป้าหมายที่เข้ากันได้สำหรับการคัดลอกค่าคุณสมบัติในเวิร์กโฟลว์

10. ตั้งค่าการเชื่อมโยงระเบียนใหม่ของคุณ:
    • ตามค่าเริ่มต้นระเบียนที่สร้างโดยเวิร์กโฟลว์จะเชื่อมโยงกับระเบียนที่ลงทะเบียนในเวิร์กโฟลว์
    • ในการคัดลอกกิจกรรมไทม์ไลน์ทั้งหมดจากบันทึกที่ลงทะเบียนไปยังบันทึกใหม่:
      • เลือกกิจกรรมเพิ่มไทม์ไลน์จาก [object] ที่ลงทะเบียนไว้ในช่องทำเครื่องหมาย [new record]
      • ตามค่าเริ่มต้นเมื่อเลือกตัวเลือกนี้กิจกรรม 30 วันสุดท้ายจะถูกคัดลอกไป หากต้องการเลือกช่วงวันที่อื่นให้คลิกเมนูดร็อปดาวน์ช่วงวันที่แล้วเลือกช่วงวันที่อื่น
    • วิธีเชื่อมโยงระเบียนใหม่กับประเภทระเบียนอื่น:
      • คลิก + เพิ่มการเชื่อมโยงอื่น
      • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Associate จากนั้นเลือกประเภทระเบียนของคุณ 
      • หากต้องการเพิ่มป้ายชื่อสมาคมให้คลิกและใช้เมนูแบบเลื่อนลงของป้ายชื่อ จากนั้นเลือกป้ายชื่อสมาคม 
      • หากต้องการคัดลอกกิจกรรมไทม์ไลน์ทั้งหมดจากเรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องไปยังเรคคอร์ดใหม่ให้เลือกกิจกรรมเพิ่มไทม์ไลน์จาก [object] ไปยัง [new object type] หากต้องการเลือกช่วงวันที่อื่นให้คลิกเมนูดร็อปดาวน์ช่วงวันที่แล้วเลือกช่วงวันที่อื่น

• • หากคุณกำลังสร้างบันทึกดีลคุณสามารถเชื่อมโยงดีลที่สร้างขึ้นใหม่กับรายการสินค้าได้:
    • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มรายการสินค้าเพื่อเชื่อมโยงผลิตภัณฑ์เมื่อคุณสร้างบันทึกข้อตกลง
    • หากต้องการเพิ่มรายการอื่นให้คลิก + เพิ่มรายการ หากต้องการลบรายการในบรรทัดให้คลิกไอคอนถังขยะทางด้านขวาของรายการในบรรทัด
  • หลังจากตั้งค่าการดำเนินการสร้างระเบียนของคุณแล้วที่ด้านบนให้คลิก บันทึก 

โปรดทราบ: ราคาสามารถเชื่อมโยงกับหนึ่งข้อเสนอในแต่ละครั้งเท่านั้น การเชื่อมโยงข้อเสนอใหม่กับราคาที่มีอยู่จะลบราคาออกจากข้อเสนอปัจจุบัน