Daten mit Workflows formatieren

Verwenden Sie die Workflow-Aktion Daten formatieren, um Ihre CRM-Daten zu korrigieren, zu formatieren und zu pflegen. Sie können z. B. Kontakt- oder Unternehmensnamen groß schreiben oder Werte auf der Grundlage von Eigenschaften berechnen.

Sie können Daten auch in einzeilige oder mehrzeilige Texteigenschaften umwandeln oder Daten formatieren und zu einer Google-Tabellehinzufügen. 

Die Formatierung von Daten mit Workflows ist ein zweistufiger Prozess. Bereiten Sie zunächst Ihre Daten vor, indem Sie eine Aktion vom Typ „Daten formatieren“ einrichten. Anschließend richten Sie einen anderen Workflow ein, um die Daten zu verwenden.

Formatieren Sie Ihre Daten mit Standardformatierungsoptionen

So formatieren Sie Ihre Daten mit den Standardformatierungsoptionen:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das Symbol + plus , um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Wählen Sie im Bedienfeld "Aktionen" die Option Formatdaten im Abschnitt Data ops .
• Vergewissern Sie sich im rechten Bedienfeld, dass der Schalter Benutzerdefinierter Modus deaktiviert ist.
• Wählen Sie im linken Bereich die Eigenschaft oder den Wert aus, der formatiert werden soll:
  • Zum Formatieren von Eigenschaftswerten eingeschriebener Datensätze klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaften anzeigen oder Aktion ausgeben von und wählen Eingeschriebener Datensatz. Wählen Sie dann eine Eigenschaft aus.
  • Um die Ergebnisse früherer Aktionen zu formatieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaften auswählen oder Aktionsergebnisse aus und wählen Sie Aktionsergebnisse. Erweitern Sie dann den Namen der vorherigen Aktion, und wählen Sie einen Aktionsausgangaus.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Format und wählen Sie eine Formatierungsoption.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Nachrichtenart und wählen Sie dann eine Nachrichtenartaus. Je nach gewählter Formatierungsoption können die Daten als Text, Zahl, Datum oder Datumswert formatiert werden. 
  
  

• So speichern Sie Ihre formatierten Daten automatisch in einer vorhandenen Eigenschaft:
  • Eine Eigenschaft auswählen Ja, den Wert in einer Eigenschaft speichern Kontrollkästchen.
  • Klicken Sie oben auf Speichern als und fahren Sie mitfort. Dadurch wird automatisch ein neuer Datensatz erstellt Aktion. Standardmäßig werden die Felder der Aktion automatisch ausgefüllt und so eingestellt, dass sie denselben Datensatz und dieselbe Eigenschaft aktualisieren. Sie können diese Aktion weiter anpassen, erfahren Sie mehr über mit der Aktion Datensatz bearbeiten. 

• • Klicken Sie dann auf Speichern. 

• Nachdem Sie Ihre Aktion eingerichtet haben, klicken Sie auf Speichern als.
  
  

Standard-Formatierungsoptionen 

Wenn Sie die Aktion Daten formatieren verwenden, sind die folgenden Standardformatierungsoptionen verfügbar:

• Zahl hinzufügen: Fügen Sie der Eigenschaft oder dem Wert eine bestimmte Zahl hinzu. Geben Sie den gewünschten Wert in das Feld Nummer zum Hinzufügen ein.
• Eine Zeitdauer hinzufügen: Fügen Sie eine Zeitdauer (z. B. Stunden, Tage) zu einem Datetime-Wert hinzu. Geben Sie die Zeiteinheit in das Feld Zu addierender Betrag ein und wählen Sie dann über das Dropdown-Menü Zeiteinheit die Zeiteinheit aus.
• N-te Wurzel einer Zahl berechnen: Berechnen Sie den Wurzel-Wert einer Zahl. Geben Sie im Feld „N-te Wurzel“ die Wurzel ein.
• Großschreibung des ersten Buchstabens: schreibt den ersten Buchstaben des Wertes groß. Alle anderen Zeichen des Wertes werden in Kleinbuchstaben umgewandelt. Funktioniert nur bei Zeichen im lateinischen Alphabet.
• Alle Zeichen in Kleinbuchstaben ändern: Ändern Sie alle Zeichen im Wert in Kleinbuchstaben. Funktioniert nur bei Zeichen im lateinischen Alphabet.
• Alle Zeichen in Großbuchstaben ändern: Ändern Sie alle Zeichen im Wert in Großbuchstaben. Funktioniert nur bei Zeichen im lateinischen Alphabet.
• In Schreibweise mit großen Anfangsbuchstaben ändern: Ändern Sie den Wert in die Schreibweise mit großen Anfangsbuchstaben. Der erste Buchstabe jedes Wortes im Wert wird großgeschrieben, alle anderen Zeichen werden kleingeschrieben. Funktioniert nur bei Zeichen im lateinischen Alphabet.
• In Unix-Zeitstempel umwandeln: Wandeln Sie den Wert in einen Unix-Zeitstempel um.
• Ein Zeichen oder mehrere Zeichen ausschneiden: Entfernen Sie bestimmte Zeichen vom Wert. Geben Sie die Zeichen, die Sie entfernen möchten, in das Feld Characters to cut ein. Für die Postleitzahl 02145 könnten Sie zum Beispiel 02 in das Feld eingeben, was den Wert 145ergeben würde.
• Eine Zahl dividieren: Teilen Sie den Wert durch eine bestimmte Zahl. Geben Sie die Zahl, durch die Sie teilen möchten, in das Feld Zahl, die durch geteilt werden soll, ein.
• Escape und URL-Kodierung: gibt den Wert in einem URL-kodierten Format zurück. Zum Beispiel, von hello world bis hello%20world.
• Formatierung von Datum und Uhrzeit: ändert das datetime format des Wertes.
  • Datumsformat: das neue Datumsformat für den Wert. 
  • Zeitzone: die Zeitzone, für die der Wert im IANA TZDB-Format formatiert werden soll. Standardmäßig wird die UTC-Zeit zurückgegeben.
  • Gebietsschema: das für den Wert zu verwendende Gebietsschema, z. B. en-US oder hi-IN.
• Absolutwert einer Zahl abrufen: Gibt den Absolutwert einer Zahl zurück. Sie können diese Option verwenden, um sicherzustellen, dass eine Zahl positiv ist.
• Mit einer Zahl multiplizieren: Multiplizieren Sie den Wert mit einer bestimmten Zahl. Geben Sie die Zahl, mit der Sie multiplizieren möchten, in das Feld Zahl, die mit multipliziert werden soll, ein.
• HTML-Tags entfernen: entfernt alle HTML-Tags aus dem Wert. 
• Zeichen ersetzen: sucht und ersetzt bestimmte Zeichen im Wert. 
  • Zu ersetzende Zeichen: die Zeichenfolge des zu ersetzenden Wertes. 
  • Ersatzzeichen: der Ersatzwert für den angegebenen zu ersetzende Zeichen. 
  • Anzahl der zu ersetzenden Instanzen: die Anzahl der Ersetzungen der Zeichen auf Werte werden ersetzt. Standardmäßig werden alle Instanzen des Zeichens ersetzt.
• Runden einer Zahl: erhöht oder verringert Ihren Wert auf die nächste definierte Dezimalstelle. 
  • Dezimal aufrunden: Wählen Sie, ob auf eine ganze Zahl gerundet werden soll oder wählen Sie den Dezimalwert, auf den gerundet werden soll.
  • Rundungsmethode: wählen Sie aus immer aufrunden, immer abrunden, oder auf die nächste Zahl runden. 
• Subtrahiere eine Zeitspanne: wählt, um eine Zeitspanne von einer Datumseigenschaft zu subtrahieren. Geben Sie einen Wert in das Feld Zu subtrahierender Betrag ein und wählen Sie eine Zeiteinheit aus dem Feld Zeiteinheit . 
• Test, ob eine Zahl teilbar ist: prüft, ob der Wert durch eine bestimmte Zahl teilbar ist. Geben Sie die zu prüfende Zahl in das Feld Zahl zu dividieren durch ein. 
• Führende und nachgestellte Leerzeichen abschneiden: entfernt alle führenden und nachgestellten Leerzeichen aus dem Wert.

Formatieren Sie Ihre Daten mit einer benutzerdefinierten Formel

So formatieren Sie Daten mit einer benutzerdefinierten Formel:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das Symbol + plus , um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Wählen Sie im Bedienfeld "Aktionen" die Option Formatdaten im Abschnitt Data ops .
•  Klicken Sie im linken Bereich auf Benutzerdefinierter Modus, um diese Funktion einzuschalten.
• Geben Sie im Abschnitt Formel Ihre benutzerdefinierte Formelein.
• Klicken Sie auf Einfügen, um eines der folgenden Elemente in Ihre Formel einzufügen: 
  • Aktionsausgabe: der Ausgabewert einer früheren Aktion im selben Workflow. 
  • HubSpot-Eigenschaft: der Eigenschaftswert, der zu dem registrierten Datensatz gehört. 
  • Funktion: ein Operator, der für das Setup der Formel verwendet wird, z. B. Großschreibung des ersten Buchstabens oder Hinzufügen einer Anzeigengruppe. 
• Es wird automatisch eine Vorschau mit einem Beispielergebnis eingeblendet:
  • Wenn Ihre Formel eine Variable, z. B. einen Eigenschaftswert, verwendet, wird in der Vorschau automatisch ein Ergebnis mit Standardwerten angezeigt.
  • Um eine Vorschau mit weiteren Beispielen zu sehen, klicken Sie auf Beispieldaten bearbeiten und geben Sie für jedes Feld einen anderen Testwert ein.

• So speichern Sie Ihre formatierten Daten automatisch in einer vorhandenen Eigenschaft:
  • Eine Eigenschaft auswählen Ja, den Wert in einer Eigenschaft speichern Kontrollkästchen.
  • Klicken Sie oben auf Speichern als und fahren Sie mitfort. Dadurch wird automatisch ein neuer Datensatz erstellt Aktion. Standardmäßig werden die Felder der Aktion automatisch ausgefüllt und so eingestellt, dass sie denselben Datensatz und dieselbe Eigenschaft aktualisieren. Sie können diese Aktion weiter anpassen, erfahren Sie mehr über mit der Aktion Datensatz bearbeiten. 

• Klicken Sie nach dem Einrichten Ihrer Aktion auf „Speichern“.

Beispiele für benutzerdefinierte Formeln

Mit benutzerdefinierten Formeln können Sie komplexe Formatierungsoptionen für Ihre Ausgaben anpassen. Erfahren Sie mehr über die Funktionen, die Sie mit benutzerdefinierten Formeln verwenden können. Sie können zum Beispiel Folgendes berechnen: 

• Entfernen von Sonderzeichen aus Telefonnummern: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Berechnung des Provisionsbetrags für Ihren Handelsvertreter: ([Amount] * [commission_rate])

• Verkettung von Strings mit Werten aus verschiedenen Eigenschaften: concat([company_name], [month_and_year])

Bitte beachten Sie: Während es möglich ist, Funktionen in den Abschnitt Formel zu kopieren und einzufügen, müssen alle verwendeten Token wie Aktionsausgaben oder HubSpot-Eigenschaften manuell eingefügt werden.

Formatierte Daten verwenden

Nachdem Sie die Aktion Daten formatieren hinzugefügt haben, müssen Sie weitere Aktionen zur Verwendung Ihrer formatierten Daten einrichten. Mit der Aktion format data können Sie eine vorhandene Eigenschaft automatisch mit den formatierten Daten aktualisieren.

Sie können die formatierten Daten auch zu Ihrem Google Sheet hinzufügen, wenn Sie die Google Sheets Integrationinstalliert haben. 

Vorhandene Eigenschaften mit formatierten Daten aktualisieren

Richten Sie eine „Eigenschaftswert kopieren“-Aktion ein, um Eigenschaften mit den neu formatierten Daten zu aktualisieren. Die Aktion kann formatierte Daten aus allen früheren „Daten formatieren“-Aktionen verwenden.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das Symbol plus + , um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Wählen Sie im Aktionsbereich „Eigenschaftswert kopieren“ aus.
• Klicken Sie im linken Bereich auf die Eigenschaft oder den zu kopierenden Wert aus dem Dropdown-Menü, und klicken Sie dann auf eine Daten formatieren Aktion zu erweitern. Um den zuvor formatierten Wert zu verwenden, wählen Sie [output type] value.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zieleigenschaftstyp“ und wählen Sie dann den Typ der Eigenschaft aus, in die Sie die Daten kopieren möchten.
• Klicken Sie auf Eigenschaft, um den "[output type]-Wert" auf zu kopieren. Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü die Eigenschaft aus, die Sie aktualisieren möchten. Um eine neue Eigenschaft zu erstellen, klicken Sie auf „Neue [Objekt]-Eigenschaft erstellen“.
• Klicken Sie auf Speichern.

Da die „Eigenschaftswert kopieren“-Aktion nun eingerichtet ist, kann Ihr Workflow jetzt CRM-Eigenschaften anhand zuvor formatierter Werte aktualisieren.

Formatierte Daten zu Google Sheets hinzufügen

Wenn Sie die Google Sheets-Integration installiert haben, können Sie formatierte Daten direkt in Ihre Tabellenkalkulation einfügen, ohne Eigenschaften in HubSpot zu aktualisieren. Wenn beispielsweise die Namen der Kontakte in der Tabelle in Kleinbuchstaben formatiert werden müssen, die Namen in HubSpot aber trotzdem groß geschrieben werden sollen. 

Sie können die Google Sheets-App über den App Marketplace oder über innerhalb eines Workflowsverknüpfen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das Symbol plus + , um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Wählen Sie im Aktionsbereich „Google Tabellen-Zeile erstellen“ aus.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tabellenkalkulation. Wählen Sie dann das Tabellenblatt  aus, an das Sie Daten senden möchten. Sie können aus den Kalkulationstabellen auswählen, für die der Benutzer zuständig ist bzw. die mit diesem geteilt wurden, der Google Tabellen mit HubSpot verknüpft hat. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Blatt. Wählen Sie dann das Blatt aus, an das Sie Daten senden möchten. Das Feld Blatt bezieht sich auf die Registerkarten am unteren Rand Ihres Arbeitsblatts.
• Richten Sie Ihre Google-Sheet-Zeilen so ein, dass formatierte Daten verwendet werden: 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kopfzeile. Wählen Sie dann die entsprechenden Spalten in Ihrem Google-Blatt aus. 
  • Klicken Sie auf das Feld Eigenschaft .
  • Klicken Sie im Datenbereich auf das Dropdown-Menü Eigenschaften oder Aktionen anzeigen, die von ausgegeben werden, und wählen Sie Aktionsausgaben. 
  • Klicken Sie hier, um eine Formatdaten Aktion zu erweitern. Um den zuvor formatierten Wert zu verwenden, wählen Sie [output type] value. Diese Aktion kann formatierte Daten aus einer früheren Daten formatieren Aktion verwenden.
  • Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie Ihre neue Reihe fertiggestellt haben. 
• Klicken Sie auf Speichern. 
   

Wenn die Aktion Google Tabelle-Zeile erstellen eingerichtet ist, kann Ihr Workflow nun zuvor formatierte Werte verwenden, um neue Zeilen in Ihrer Google Tabelle hinzuzufügen, ohne dass sich dies auf die vorhandenen Eigenschaften auswirkt. Erfahren Sie mehr über Hinzufügen von Daten zu Google Sheets mit Workflows.