Muotoile tietosi työnkulkujen avulla

Muotoile tiedot -toiminnon avulla voit korjata, muotoilla ja ylläpitää CRM-tietojasi automaattisesti. Voit esimerkiksi käyttää tätä toimintoa yhteystietojen tai yritysten nimien isojen alkukirjainten kirjoittamiseen tai arvojen laskemiseen ominaisuuksien perusteella. Tiedot muotoillaan arvoiksi, jotka voidaan sitten kopioida yksi- tai monirivisiin tekstiominaisuuksiintai lisätä Google-taulukkoon.

Tietojen muotoilu työnkulkujen avulla on kaksivaiheinen prosessi. Ensin valmistelet tiedot määrittämällä Muotoile data -toiminnon. Sen jälkeen määrität toisen työnkulun toiminnon tietojen käyttämistä varten.

1. Valmistele tiedot

Tietojen muotoilutoiminnon määrittäminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
• Napsauta olemassa olevan työnkulun nimeä tai luo uusi työnkulku.
• Napsauta työnkulkueditorissa + plus-kuvaketta lisätäksesi työnkulun toiminnon.
  
  
• Valitse toimintopaneelista Muotoile tiedot. Tiedot voidaan muotoilla joko oletusmuotoiluvaihtoehdoilla tai mukautetuilla kaavoilla (beta).
  
  

Muotoile tiedot oletusmuotoiluvaihtoehdoilla

Ennen kuin aloitat, varmista, että Mukautetun tilan vaihtokytkin on pois päältä. Tietojen muotoileminen oletusmuotoiluvaihtoehdoilla:

• Valitse oikeassa paneelissa muotoiltava ominaisuus tai arvo:
  • Jos haluat muotoilla kirjattujen tietueiden ominaisuusarvot, laajenna[Tietue] tässä työnkulussa napsauttamalla ja valitse sittenominaisuus.
  • Jos haluat muotoilla aiempien toimintojen tulokset, laajenna Edellisen toiminnon nimi napsauttamalla ja valitse sitten toiminnon tuotos.

• Valitse sitten muotoiluvaihtoehto:
  • Lisää numero: Lisää tietty numero ominaisuuteen tai arvoon. Kirjoita haluamasi arvolisättävä numero -kenttään.
  • Add an amount of time (Lisää aikamäärä):Lisää aikamäärä (esim. tunnit, päivät) datetime-arvoon. Kirjoita aikamäärä lisättävä määrä -kenttään ja valitse aikayksikköaikayksikön avulla pudotusvalikosta.
  • Laske luvun n:nnen juuren arvo:laske luvun juuren arvo. Syötä juurilukuN:nnen juuriluvun kenttään.
  • Iso alkukirjain: Kirjoita arvon ensimmäinen kirjain isolla alkukirjaimella. Kaikki muut arvon kirjaimet muutetaan pieniksi. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville kirjaimille.
  • Muuta kaikki merkit pieniksi: muuttaa kaikki arvon merkit pieniksi. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville merkeille.
  • Vaihda kaikki merkit isoihin kirjaimiin: vaihda kaikki arvon merkit isoihin kirjaimiin. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville merkeille.

• • Vaihda päivämäärämuoto: Muuta arvon päivämäärämuoto. Käytä Format-kentän määrittämiseen HubSpotin kehittäjien dokumentaatiossa olevaa direktiiviluetteloa.
  • Vaihda otsikkokirjaimiin: vaihda arvo otsikkokirjaimiin. Arvon jokaisen sanan ensimmäinen kirjain kirjoitetaan isolla alkukirjaimella, kaikki muut merkit muutetaan pieniksi. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville merkeille.
  • Convert to Unix timestamp (Muunna Unix-aikaleimaksi): muuntaa arvon Unix-aikaleimaksi.

• • Leikkaa merkki tai useita merkkejä: poista tietyt merkit arvosta. Kirjoita poistettavat merkit Leikattavat merkit -kenttään. Esimerkiksi postinumeron 02145 kohdalla voit kirjoittaa kenttään 02, jolloin arvoksi tulee 145. Tämän jälkeen arvo on 145. Jos haluat poistaa merkit, kirjoita kenttään 02.
  • Jaa luku: Jaa arvo tietyllä luvulla. Kirjoita luku, jolla haluat jakaa, Number to divide by -kenttään.
  • Hae luvun absoluuttinen arvo:Palauttaa luvun absoluuttisen arvon. Voit käyttää tätä vaihtoehtoa varmistaaksesi, että luku on positiivinen.
  • Kerro luvulla: Kerro arvo tietyllä luvulla. Kirjoita kerroinNumber to multiply by-kenttään.
  • Poista HTML-tunnisteet: Poista HTML-tunnisteet arvosta.
  • Pyöristää numeron:pyöristää numeron joko ylös- tai alaspäin. Jos haluat valita, kuinka monta desimaalia muotoiltuun numeroon sisällytetään, napsauta pudotusvalikkoa Decimal to round to (Pyöristettävä desimaali ) ja valitse desimaali. Valitse sittenPyöristysmenetelmä-pudotusvalikosta, haluatko pyöristää ylös- vai alaspäin.
  • Vähennä aikamäärä: vähennä arvosta aikamäärä (esim. tunnit, päivät). Kirjoita vähennysluku vähennettävä määrä -kenttään ja valitse sittenaikayksikkö pudotusvalikosta aikayksikkö.
  • Testaa, onko luku jaollinen:Tarkista, onko luku jaollinen tietyllä arvolla. Kirjoita jaettava lukuNumber (Luku ) -kenttään.
  • Trim leading and trailing whitespace:poista välilyönnit arvon molemmista päistä.
• NapsautaOutput type (Tulostustyyppi ) -pudotusvalikkoa ja valitse sittentulostustyyppi. Valitsemastasi muotoiluvaihtoehdosta riippuen tiedot voidaan muotoilla tekstiksi, numeroksi, päivämääräksi tai päiväysarvoksi.
• Voit tallentaa muotoillut tiedot automaattisesti olemassa olevaan ominaisuuteen:
  • Valitse Tallenna muotoillut tiedot ominaisuuteen, jossa on toiminto Kopioi ominaisuuden arvo -valintaruutu. Kun Muotoiltuja tietoja koskeva toiminto on tallennettu, sinut ohjataan automaattisesti uuteen Kopioi ominaisuuden arvo -toimintoon.
  • Napsauta oikeassa paneelissa Property to copy "[Formated data]" to -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuus.
  • Napsauta Tallenna.

• Kun olet määrittänyt toimintosi, valitse Tallenna.
  
  

Muotoile tiedot mukautetulla kaavalla (BETA)

Voit muotoilla tietoja mukautetulla kaavalla:

• Vaihda oikeassa paneelissa Mukautettu tila -vaihtoehto.
• Kirjoita Kaava-kohtaan mukautettu kaava.
• Voit käyttää seuraavia elementtejä kaavassa valitsemalla Lisää:
  • Toiminnon lähtöarvo: saman työnkulun aikaisemman toiminnon lähtöarvo.
  • HubSpot-ominaisuus: kirjattuun tietueeseen kuuluva ominaisuusarvo.
  • Toiminto: kaavan määrittämiseen käytetty operaattori, kuten ensimmäisen kirjaimen isolla alkukirjaimella kirjoittaminen tai numeron lisääminen.

• Voit tallentaa automaattisesti muotoillut tiedot olemassa olevaan ominaisuuteen:
  • Valitse Tallenna muotoillut tiedot ominaisuuteen, jossa on toiminto Kopioi ominaisuuden arvo -valintaruutu. Kun Muotoilutiedot-toiminto on tallennettu, sinut ohjataan automaattisesti uuteen Kopioi ominaisuuden arvo -toimintoon.
  • Napsauta oikeassa paneelissa Property to copy "[Formated data]" to -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuus.
  • Napsauta Tallenna.
• Kun olet määrittänyt toiminnon, napsauta Tallenna.

Käyttämällä mukautettuja kaavoja voit mukauttaa monimutkaisia muotoiluvaihtoehtoja tulosteille. Voit esimerkiksi laskea seuraavaa:

• Erikoismerkkien poistaminen puhelinnumeroista: cut(cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Myyntiedustajan provisiosumman laskeminen: ([määrä] * [provision_rate])

• Eri ominaisuuksien merkkijonojen arvojen ketjuttaminen: concat([yrityksen_nimi], [kuukausi_ja_vuosi])

Huomaa: vaikka funktioita on mahdollista kopioida ja liittää Format data -toiminnon Formula-osioon, kaikki käytetyt merkit, kuten Action-tulosteet tai HubSpot-ominaisuudet , on lisättävä manuaalisesti.

Kun Muotoile tiedot -toiminto on lisätty, työnkulku pystyy käsittelemään ja muotoilemaan tietoja. Tämän jälkeen sinun on määritettävä lisätoimintoja, jotta voit käyttää muotoiltuja tietoja.

2. Käytä muotoiltuja tietoja

Kun olet lisännyt Format data -toiminnon, voit joko päivittää olemassa olevan ominaisuuden muotoilluilla tiedoilla tai lisätä muotoillut tiedot Google Sheet -arkkiisi, jos olet asentanut Google Sheets -integraation.

Päivitä olemassa olevat ominaisuudet muotoilluilla tiedoilla

Määritä Kopioi ominaisuuden arvo -toiminto päivittääksesi ominaisuudet uusilla muotoilluilla tiedoilla. Toiminto voi käyttää minkä tahansa aikaisemman Format data -toiminnon muotoiltuja tietoja.

• Napsauta työnkulkueditorissa plus-kuvaketta + lisätäksesi työnkulun toiminnon.
  
  
• Valitse toimintopaneelista Kopioi ominaisuuden arvo.
• Valitse oikeassa paneelissaKopioitava ominaisuus tai arvo -pudotusvalikosta ja laajenna sitten Muotoile tiedot-toiminto napsauttamalla sitä. Jos haluat käyttää aiemmin muotoiltua arvoa, valitse[tulostyyppi] arvo.
• Napsauta avattavaaKohdeominaisuuden tyyppi -valikkoa ja valitse sitten ominaisuustyyppi, johon haluat kopioida tiedot.
• NapsautaProperty to copy "[output type] value" to (Ominaisuus, johon kopioidaan "[tulostyyppi] arvo ") -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuus, jonka haluat päivittää. Voit luoda uuden ominaisuuden valitsemallaLuo uusi [kohde]-ominaisuus.
• NapsautaTallenna.

KunKopioi ominaisuuden arvo -toiminto on määritetty, työnkulku voi nyt käyttää aiemmin muotoiltuja arvoja CRM-ominaisuuksien päivittämiseen.

Muotoiltujen tietojen lisääminen Google Sheetsiin

Jos olet asentanut Google Sheets -integraation, voit lisätä muotoiltuja tietoja suoraan laskentataulukkoon päivittämättä HubSpotin ominaisuuksia. Jos esimerkiksi arkissa olevat yhteystietojen nimet on muotoiltava pieniksi, mutta haluat silti, että niiden nimet pysyvät isoilla kirjaimilla HubSpotissa.

Voitliittää Google Sheets -sovelluksen App Marketplace -sovellusmarkkinapaikalta.taityönkulun sisällä.

• Lisää työnkulun toiminto napsauttamalla työnkulkueditorissa plus-kuvaketta + .
• Valitse toimintopaneelissa Create Google Sheet row (Luo Google Sheet -rivi).
• Määritä oikeassa paneelissa Google Sheet -rivit:
  • Valitse taulukkolaskentataulukko-pudotusvalikostalaskentataulukko,johon haluat lähettää tietoja. Voit valita laskentataulukoista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka on yhdistänyt Google Sheetsin HubSpotiin.
  • Valitse Sheet (Arkki)-pudotusvalikosta arkki,johon haluat lähettää tietoja. Sheet-kenttäviittaa taulukkolaskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
  • Valitse kussakinHeader -pudotusvalikossasarakkeet, joihin tiedot lähetetään.
  • Avaa kunkinominaisuuden pudotusvalikossa Format data-toiminto napsauttamalla sitä. Jos haluat käyttää aiemmin muotoiltua arvoa, valitse[tulostyyppi] arvo. Toiminto voi käyttää minkä tahansa aikaisemmanFormat data-toiminnon muotoiltuja tietoja.
• Napsauta Tallenna.

KunCreate Google Sheet row-toiminto on määritetty, työnkulku voi nyt käyttää aiemmin muotoiltuja arvoja lisäämällä uusia rivejä Google Sheet -arkkiin vaikuttamatta olemassa oleviin ominaisuuksiin.

Lisätietoja tietojen lisäämisestä Google Sheet -taulukkoon työnkulkujen avulla.