Formattate i vostri dati con i flussi di lavoro

Utilizzate l'azione del flusso di lavoro Formattazione dei dati per correggere, formattare e mantenere i dati del CRM. Ad esempio, è possibile scrivere in maiuscolo i nomi dei contatti o delle aziende o calcolare i valori in base alle proprietà.

È inoltre possibile convertire i dati in proprietà di testo a una o più righe, oppure formattare e aggiungere dati a un foglio di calcolo di Google.

La formattazione dei dati con i flussi di lavoro è un processo in due fasi. Innanzitutto, si preparano i dati impostando un'azione di Formattazione dei dati. Quindi, si imposterà un'altra azione del flusso di lavoro per utilizzare i dati.

Formattare i dati con le opzioni di formattazione predefinite

Per formattare i dati con le opzioni di formattazione predefinite:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione del flusso di lavoro.
• Nel pannello delle azioni, selezionare Formato dati nella sezione Operazioni dati .
• Nel pannello di destra, assicurarsi che l'interruttore della modalità personalizzata sia disattivato.
• Nel pannello di sinistra, selezionare la proprietà o il valore da formattare:
  • Per formattare i valori delle proprietà dei record iscritti, fare clic sul menu a discesa Visualizza proprietà o uscite azione e selezionare Record iscritti. Quindi, selezionare una proprietà.
  • Per formattare i risultati delle azioni precedenti, fare clic sul menu a discesa Visualizza proprietà o risultati dell'azione e selezionare Risultati dell'azione. Quindi, fare clic per espandere il nome dell'azione precedente e selezionare un output dell'azione.

• Fare clic sul menu a discesa Formato e selezionare un'opzione di formattazione.

• Fare clic sul menu a discesa Tipo di output e selezionare un tipo di output. A seconda dell'opzione di formattazione selezionata, i dati possono essere formattati come testo, numero, data o valore temporale.
  
  

• Per salvare automaticamente i dati formattati in una proprietà esistente:
  • Selezionare la casella di controllo Sì, salva il valore in una proprietà .
  • Nella parte superiore, fare clic su Salva e continua. Verrà creata automaticamente una nuova azione Modifica record . Per impostazione predefinita, i campi dell'azione saranno popolati automaticamente e impostati per aggiornare lo stesso record e la stessa proprietà. È possibile personalizzare ulteriormente questa azione, per saperne di più sull'uso dell'azione Modifica record.

• • Quindi, fare clic su Salva.

• Dopo aver impostato l'azione, fare clic su Salva.
  
  

Opzioni di formattazione predefinite

Quando si utilizza l'azione Formatta dati , sono disponibili le seguenti opzioni di formattazione predefinite:

• Aggiungi un numero: aggiunge un numero specifico alla proprietà o al valore. Inserire il valore desiderato nel campo Numero da aggiungere.
• Aggiungi una quantità di tempo: aggiunge una quantità di tempo (ad esempio ore, giorni) a un valore datetime. Inserire la quantità di tempo nel campo Importo da aggiungere , quindi utilizzare il menu a discesa Unità di tempo per selezionare l'unità di tempo.
• Calcola la radice ennesima di un numero: calcola il valore della radice di un numero. Inserite il numero della radice nel campo Numero di radice ennesimo.
• Maiuscola prima lettera: consente di scrivere in maiuscolo la prima lettera del valore. Tutti gli altri caratteri del valore saranno modificati in minuscolo. Funziona solo per i caratteri dell'alfabeto latino.
• Cambia tutti i caratteri in minuscolo: cambia tutti i caratteri del valore in minuscolo. Funziona solo per i caratteri dell'alfabeto latino.
• Cambia tutti i caratteri in maiuscolo: cambia tutti i caratteri del valore in maiuscolo. Funziona solo per i caratteri dell'alfabeto latino.
• Cambia in maiuscolo: cambia il valore in maiuscolo. La prima lettera di ogni parola del valore sarà maiuscola, mentre tutti gli altri caratteri saranno trasformati in minuscoli. Funziona solo per i caratteri dell'alfabeto latino.
• Converti in timestamp Unix: converte il valore in un timestamp Unix.
• Taglia un carattere o più caratteri: rimuove caratteri specifici dal valore. Immettere i caratteri che si desidera rimuovere nel campo Caratteri da tagliare. Ad esempio, per il codice postale 02145, si può inserire 02 nel campo, ottenendo il valore 145.
• Dividere un numero: dividere il valore per un numero specifico. Inserite il numero per cui volete dividere nel campo Numero per cui dividere .
• Escape e codifica URL: restituisce il valore in un formato codificato dall'URL. Ad esempio, da hello world a hello%20world.
• Formatta data e ora: modifica il formato temporale del valore.
  • Formato data: il nuovo formato della data per il valore.
  • Fuso orario: il fuso orario in cui il valore deve essere formattato nel formato IANA TZDB. Per impostazione predefinita, restituisce l'ora UTC.
  • Locale: il locale da utilizzare per il valore, ad esempio en-US o hi-IN.
• Ottieni valore assoluto di un numero: restituisce il valore assoluto di un numero. Si può usare questa opzione per assicurarsi che un numero sia positivo.
• Moltiplica per un numero: moltiplica il valore per un numero specifico. Immettere il numero per cui si desidera moltiplicare nel campo Numero per cui moltiplicare .
• Rimuovi tag HTML: rimuove tutti i tag HTML dal valore.
• Sostituisci caratteri: trova e sostituisce caratteri specifici nel valore.
  • Caratteri da sostituire: la stringa di caratteri del valore da sostituire.
  • Caratteri sostitutivi: il valore sostitutivo per i caratteri specificati da sostituire.
  • Numero di istanze da sostituire: il numero di volte in cui i caratteri da sostituire saranno sostituiti . Per impostazione predefinita, tutte le istanze del carattere verranno sostituite.
• Arrotonda un numero: aumenta o diminuisce il valore alla cifra decimale più vicina definita.
  • Arrotondamento decimale: scegliere se arrotondare a un numero intero o selezionare il valore decimale a cui arrotondare.
  • Metodo di arrotondamento: selezionare tra Arrotonda sempre per eccesso, Arrotonda sempre per difetto o Arrotonda al numero più vicino.
• Sottrai una quantità di tempo: scegliere di sottrarre una quantità di tempo da una proprietà della data. Inserite un valore nel campo Importo da sottrarre e selezionate un'unità di tempo dal campo Unità di tempo .
• Verifica se un numero è divisibile: verifica se il valore è divisibile per un numero specificato. Inserite il numero da controllare nel campo Numero da dividere .
• Trim leading e trailing whitespace: rimuove tutti gli spazi bianchi iniziali e finali dal valore.

Formattare i dati con una formula personalizzata

Per formattare i dati con una formula personalizzata:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione del flusso di lavoro.
• Nel pannello delle azioni, selezionare Formato dati nella sezione Operazioni dati .
• Nel pannello di sinistra, fare clic per attivare la modalità personalizzata.
• Nella sezione Formula , inserire la formula personalizzata.
• Fare clic su Inserisci per aggiungere uno dei seguenti elementi alla formula:
  • Azione in uscita: il valore in uscita da un'azione precedente dello stesso flusso di lavoro.
  • Proprietà HubSpot: il valore della proprietà appartenente al record iscritto.
  • Funzione: un operatore utilizzato per impostare la formula, ad esempio la capitalizzazione della prima lettera o l'aggiunta di un numero.
• Un'anteprima si aprirà automaticamente con un esempio di risultato:
  • Se la formula utilizza una variabile, come il valore di una proprietà, l'anteprima mostrerà automaticamente un risultato utilizzando i valori predefiniti.
  • Per vedere un'anteprima con altri esempi, fare clic su Modifica dati di esempio e inserire un valore di prova diverso per ogni campo.

• Per salvare automaticamente i dati formattati in una proprietà esistente:
  • Selezionare la casella di controllo Sì, salva il valore in una proprietà .
  • Nella parte superiore, fare clic su Salva e continua. Verrà creata automaticamente una nuova azione Modifica record . Per impostazione predefinita, i campi dell'azione saranno popolati automaticamente e impostati per aggiornare lo stesso record e la stessa proprietà. È possibile personalizzare ulteriormente questa azione, per saperne di più sull'uso dell'azione Modifica record.

• Dopo aver impostato l'azione, fare clic su Salva.

Esempi di formule personalizzate

Con le formule personalizzate è possibile personalizzare opzioni di formattazione complesse per gli output. Per saperne di più sulle funzioni che si possono usare con le formule personalizzate. Ad esempio, è possibile calcolare quanto segue:

• Eliminazione dei caratteri speciali dai numeri di telefono: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Calcolo dell'importo della provvigione del vostro rappresentante di vendita: ([Amount] * [commission_rate])

• Concatenazione dei valori delle stringhe di diverse proprietà: concat([company_name], [month_and_year])

Nota bene: sebbene sia possibile copiare e incollare le funzioni nella sezione Formula, i token utilizzati, come ad esempio i risultati delle azioni o le proprietà di HubSpot , devono essere inseriti manualmente.

Utilizzare dati formattati

Dopo aver aggiunto l'azione Formatta dati, è necessario impostare altre azioni per utilizzare i dati formattati. All'interno dell'azione Formatta dati, è possibile aggiornare automaticamente una proprietà esistente con i dati formattati.

È anche possibile aggiungere i dati formattati al foglio di Google se è stata rata l'integrazione con Google Sheets.

Aggiornare le proprietà esistenti con dati formattati

Impostare un'azione Modifica record per aggiornare le proprietà con i dati appena formattati. L'azione può utilizzare i dati formattati da qualsiasi azione precedente di Formattazione dei dati.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione del flusso di lavoro.
• Nel pannello delle azioni, selezionare Modifica record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic sul menu a discesa Proprietà da modificare e selezionare una proprietà.
• Per le caselle di controllo e altre proprietà di tipo select:
  • Fare clic sul menu a discesa Scegliere un valore e selezionare Scegliere una variabile dati.
  • Nel pannello Scegliere una variabile di dati, fare clic sul menu a discesa Iscritti [oggetto] e selezionare Output azione. Quando si copia un valore in una proprietà diversa, le proprietà devono essere compatibili. Per saperne di più sui tipi di proprietà compatibili.
  • Fare clic per espandere il nome dell'azione precedente e selezionare un'uscita azione.
• Per le proprietà di input di testo:
  • Fare clic sulla casella di testo Scegliere un valore.
  • Nel pannello Scegliere una variabile dati, fare clic sul menu a discesa Iscritti [oggetto] e selezionare Uscite azione.
  • Fare clic per espandere il nome dell'azione precedente e selezionare un'uscita azione.

• Fare clic su Salva.

Con l'azione Modifica record impostata, il flusso di lavoro può ora utilizzare i valori precedentemente formattati per aggiornare le proprietà del CRM.

Aggiungere dati formattati a Google Sheets

Se è stata rata l'integrazione con Google Sheets, è possibile aggiungere dati formattati direttamente al foglio di calcolo senza aggiornare alcuna proprietà in HubSpot. Ad esempio, se i nomi dei contatti nel foglio devono essere formattati in minuscolo, ma si desidera che i loro nomi rimangano maiuscoli in HubSpot.

È possibile collegare l'applicazione Google Sheets dall'App Marketplace o da un flusso di lavoro.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome di un flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona + per aggiungere un'azione del flusso di lavoro.
• Nel pannello delle azioni, selezionare Crea riga foglio Google.
• Fare clic sul menu a discesa Foglio di calcolo. Selezionare quindi il foglio di calcolo a cui inviare i dati. È possibile scegliere tra i fogli di calcolo di proprietà o condivisi con l'utente che ha collegato Google Sheets a HubSpot.
• Fare clic sul menu a discesa Foglio. Selezionare quindi il foglio a cui si desidera inviare i dati. Il campo Foglio si riferisce alle schede in fondo al foglio di lavoro.
• Impostare le righe del foglio Google in modo che utilizzino dati formattati:
  • Fare clic sul menu a discesa Intestazione. Quindi, selezionare le colonne corrispondenti nel foglio Google.
  • Fare clic sul campo Proprietà .
  • Nel pannello dei dati, fare clic sul menu a discesa Visualizza proprietà o azioni in uscita da e selezionare Azioni in uscita.
  • Fare clic per espandere un'azione di formattazione dei dati . Per utilizzare il valore precedentemente formattato, selezionare [tipo di output] valore. Questa azione può utilizzare i dati formattati da qualsiasi azione precedente di Formattazione dati.
  • Ripetere l'operazione fino a completare la nuova riga.
• Fare clic su Salva.
  

Con l'azione Crea riga del foglio Google impostata, il flusso di lavoro può ora utilizzare i valori precedentemente formattati per aggiungere nuove righe nel foglio Google senza influire sulle proprietà esistenti. Per saperne di più sull'aggiunta di dati a Google Fogli con i flussi di lavoro.