Formatera dina data med arbetsflöden

Använd arbetsflödesåtgärden Formatera data för att korrigera, formatera och underhålla dina CRM-data. Du kan till exempel skriva kontakt- eller företagsnamn med stor bokstav eller beräkna värden baserat på egenskaper.

Du kan också konvertera data till textegenskaper med en eller flera rader, eller formatera och lägga till data i ett Google-kalkylblad.

Att formatera data med arbetsflöden är en process i två steg. Först förbereder du dina data genom att konfigurera en åtgärd för formatera data. Sedan konfigurerar du en annan arbetsflödesåtgärd för att använda data.

Formatera dina data med standardformateringsalternativ

För att formatera dina data med standardformateringsalternativ:

• Klicka på namnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på + plus-ikonen för att lägga till en arbetsflödesåtgärd.
• I åtgärdspanelen väljer du Format data i avsnittet Data ops .
• Kontrollera att knappen Custom mode är avstängd i den högra panelen.
• I den vänstra panelen väljer du den egenskap eller det värde som ska formateras:
  • Om du vill formatera egenskapsvärden för inskrivna poster klickar du på rullgardinsmenyn Visa egenskaper eller åtgärdsutgångar från och väljer Inskriven post. Välj sedan en egenskap.
  • För att formatera resultat av tidigare åtgärder klickar du på Visa egenskaper eller åtgär dsutdata från rullgardinsmenyn och väljer Åtgärdsutdata. Klicka sedan på för att expandera namnet på föregående åtgärd och välj sedan en åtgärdsutgång.

• Klicka på rullgardinsmenyn Format och välj ett formateringsalternativ.

• Klicka på rullgardinsmenyn Utdatatyp och välj sedan en utdatatyp. Beroende på vilket formateringsalternativ som valts kan data formateras som text, nummer, datum eller datetime-värde.
  
  

• För att automatiskt spara dina formaterade data till en befintlig fastighet:
  • Markera kryssrutan Yes, save the value into a property (Ja, spara värdet i en fastighet).
  • Klicka på Spara och fortsätt längst upp. Detta skapar automatiskt en ny åtgärd för att redigera en post . Som standard är åtgärdens fält automatiskt ifyllda och inställda på att uppdatera samma post och egenskap. Du kan anpassa den här åtgärden ytterligare, läs mer om hur du använder åtgärden Redigera post.

• • Klicka sedan på Spara.

• När du har ställt in åtgärden klickar du på Spara.
  
  

Standardformateringsalternativ

När du använder åtgärden Formatera data finns följande standardformateringsalternativ tillgängliga:

• Lägg till etttal: lägg till ett visst tal till fastigheten eller värdet. Ange det önskade värdet i fältet Number to add.
• Lägg till en tidsperiod: lägg till en tidsperiod (t.ex. timmar, dagar) till ett datetime-värde. Ange tidsåtgången i fältet Amount to add och välj sedan tidsenhet i rullgardinsmenyn Unit of time.
• Beräkna nionde roten av ett tal: beräkna rotvärdet av ett tal. Ange rotnumret i fältet Nionde rot numret.
• Kapitalisera första bokstaven: Kapitalisera den första bokstaven i värdet. Alla andra tecken i värdet ändras till små bokstäver. Fungerar endast för tecken i det latinska alfabetet.
• Ändra alla tecken till små bokstäver: Ändra alla tecken i värdet till små bokstäver. Fungerar endast för tecken i det latinska alfabetet.
• Ändra alla tecken till versaler: ändra alla tecken i värdet till versaler. Fungerar endast för tecken i det latinska alfabetet.
• Ändra till versaler: ändra värdet till versaler. Den första bokstaven i varje ord i värdet skrivs med stor bokstav, alla andra tecken ändras till små bokstäver. Fungerar endast för tecken i det latinska alfabetet.
• Convert to Unix tim estamp: konverterar värdet till en Unix-tidsstämpel.
• Klipp ut ett tecken eller flera tecken: ta bort specifika tecken från värdet. Ange de tecken som du vill ta bort i fältet Characters to cut. För postnumret 02145 kan du t.ex. ange 02 i fältet, vilket skulle ge värdet 145.
• Divideraett tal: dela värdet med ett visst tal. Ange det tal som du vill dividera med i fältet Number to divide by.
• Escape och URL-kodning: returnerar värdet i ett URL-kodat format. Till exempel från hello world till hello%20world.
• Format date and time: ändra datum- och tidsformatet för värdet.
  • Datumformat: det nya datumformatet för värdet.
  • Tidszon: den tidszon som värdet ska formateras till i IANA TZDB-format. Som standard returneras UTC-tid.
  • Locale: den locale som ska användas för värdet, t.ex. en-US eller hi-IN.
• Get absolute value of a number: returnerar det absoluta värdet av ett tal. Du kan använda det här alternativet för att säkerställa att ett tal är positivt.
• Multiplicera med ett tal: multiplicera värdet med ett visst tal. Ange det tal som du vill multiplicera med i fältet Number to multiply by.
• Tabort HTML-taggar: ta bort alla HTML-taggar från värdet.
• Ersätt tecken: hitta och ersätt specifika tecken i värdet.
  • Tecken att ersätta: strängen med tecken i värdet som ska ersättas.
  • Ersättningstecken: ersättningsvärdet för de angivna tecken som ska ersättas.
  • Antal instanser som ska ersättas: antalet gånger som tecknen i de ersatta värdena ska ersättas. Som standard kommer alla förekomster av tecknet att ersättas.
• Avrunda ett tal : öka eller minska värdet till närmaste definierade decimal.
  • Decimal att avrunda till: välj om du vill avrunda till ett heltal eller välj det decimalvärde som du vill avrunda till.
  • Avrundningsmetod: välj mellan Avrunda alltid uppåt, Avrunda alltid nedåt eller Avrunda till närmaste tal.
• Subtrahera en tidsperiod: välj att subtrahera en tidsperiod från en datumegenskap. Ange ett värde i fältet Amount to subtract (belopp att subtrahera) och välj en tidsenhet i fältet Unit of time (tidsenhet ).
• Testa om ett tal är delbart: kontrollera om värdet är delbart med ett angivet tal. Ange det tal som du vill kontrollera i fältet Number to divide by (Tal att dela med).
• Trim leading and trailing whitespace: ta bort alla inledande och avslutande blanksteg från värdet.

Formatera dina data med en anpassad formel

För att formatera data med en anpassad formel:

• Klicka på namnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på + plus-ikonen för att lägga till en arbetsflödesåtgärd.
• I åtgärdspanelen väljer du Format data i avsnittet Data ops .
• Klicka på i den vänstra panelen för att aktivera anpassat läge.
• Ange din anpassade formel i avsnittet Formel .
• Klicka på Infoga för att lägga till något av följande element i din formel:
  • Åtgärdsutdata: utdatavärdet från en tidigare åtgärd i samma arbetsflöde.
  • HubSpot-egenskap: Egenskapsvärdet som hör till den registrerade posten.
  • Funktion : en operator som används för att ställa in formeln, till exempel att skriva första bokstaven med stor bokstav eller lägga till ett tal.
• En förhandsgranskning kommer automatiskt att fyllas i med ett exempel på resultat:
  • Om din formel använder en variabel, som ett egenskapsvärde, kommer förhandsgranskningen automatiskt att visa ett resultat med standardvärden.
  • Om du vill se en förhandsgranskning med andra exempel klickar du på Redigera exempeldata och anger ett annat testvärde för varje fält.

• För att automatiskt spara dina formaterade data till en befintlig fastighet:
  • Markera kryssrutan Yes, save the value into a property (Ja, spara värdet i en fastighet).
  • Klicka på Spara och fortsätt längst upp. Detta skapar automatiskt en ny åtgärd för att redigera en post . Som standard är åtgärdens fält automatiskt ifyllda och inställda på att uppdatera samma post och egenskap. Du kan anpassa den här åtgärden ytterligare, läs mer om hur du använder åtgärden Redigera post.

• När du har ställt in åtgärden klickar du på Spara.

Exempel på anpassade formler

Med hjälp av anpassade formler kan du anpassa komplexa formateringsalternativ för dina utdata. Läs mer om de funktioner som du kan använda med anpassade formler. Du kan t.ex. beräkna följande:

• Ta bort specialtecken från telefonnummer: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Beräkning av din säljrepresentants provisionsbelopp: ([Amount] * [commission_rate])

• Sammanfogning av strängvärden från olika egenskaper: concat([company_name], [month_and_year])

Observera: även om det går att kopiera och klistra in funktioner i Formula-avsnittet måste alla tokens som används, t.ex. Action-outputs eller HubSpot-egenskaper , infogas manuellt.

Använd formaterad data

När du har lagt till åtgärden Formatera data måste du konfigurera ytterligare åtgärder för att använda dina formaterade data. I åtgärden Format data kan du automatiskt uppdatera en befintlig egenskap med de formaterade uppgifterna.

Du kan också lägga till de formaterade uppgifterna i ditt Google Sheet om du har installerat Google Sheets-integrationen.

Uppdatera befintliga fastigheter med formaterad data

Konfigurera en åtgärd Kopiera egenskapsvärde för att uppdatera egenskaper med de nyligen formaterade data. Åtgärden kan använda formaterade data från en tidigare åtgärd Formatera data.

• Klicka på namnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på plusikonen + för att lägga till en arbetsflödesåtgärd.
• I åtgärdspanelen väljer du Kopiera egenskapsvärde.
• I den vänstra panelen klickar du på Egenskap eller värde att kopiera från rullgardinsmenyn och klickar sedan för att expandera en Formatera dataåtgärd . Om du vill använda det tidigare formaterade värdet väljer du [utdatatyp] värde.
• Klicka på rullgardinsmenyn Target property type och välj sedan den typ av fastighet som du vill kopiera data till.
• Klicka på rullgardinsmenyn Property to copy "[output type] value " to för att välja den egenskap som du vill uppdatera. Om du vill skapa en ny egenskap klickar du på Skapa en ny [objekt]-egenskap.
• Klicka på Spara.

När åtgärden Kopiera egenskapsvärde har konfigurerats kan ditt arbetsflöde nu använda tidigare formaterade värden för att uppdatera CRM-egenskaper.

Lägga till formaterad data i Google Sheets

Om du har installerat Google Sheets-integrationen kan du lägga till formaterade data direkt i ditt kalkylblad utan att uppdatera några egenskaper i HubSpot. Till exempel om kontaktnamnen i arket behöver formateras med små bokstäver, men du fortfarande vill att deras namn ska förbli versaler i HubSpot.

Du kan ansluta Google Sheets-appen från App Marketplace eller från ett arbetsflöde.

• Klicka på namnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på plusikonen + för att lägga till en arbetsflödesåtgärd.
• I åtgärdspanelen väljer du Skapa rad i Google Sheet.
• Klicka på rullgardinsmenyn Kalkylblad. Välj sedan det kalkylblad som du vill skicka data till. Du kan välja bland de kalkylblad som ägs av eller har delats med den användare som anslöt Google Sheets till HubSpot.
• Klicka på rullgardinsmenyn Sheet. Välj sedan det ark som du vill skicka data till. Fältet Ark hänvisar till flikarna längst ned i kalkylbladet.
• Ställ in raderna i Google-arket så att de använder formaterade data:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Rubrik. Välj sedan motsvarande kolumner i ditt Google-ark.
  • Klicka på fältet Egenskaper .
  • I datapanelen klickar du på rullgardinsmenyn Visa egenskaper eller åtgärder från och väljer Åtgärdsutgångar.
  • Klicka för att expandera åtgärden Formatera data . Om du vill använda det tidigare formaterade värdet väljer du [utdatatyp] värde. Den här åtgärden kan använda formaterade data från alla tidigare åtgärder för Formatera data.
  • Upprepa tills du har slutfört din nya rad.
• Klicka på Spara.
  

När åtgärden Skapa rad i Google Sheet har konfigurerats kan ditt arbetsflöde nu använda tidigare formaterade värden för att lägga till nya rader i Google Sheet utan att påverka befintliga egenskaper. Läs mer om hur du lägger till data i Google Sheets med arbetsflöden.