Formatar os dados com fluxos de trabalho

A ação de fluxo de trabalho Formatar dados permite corrigir, formatar e manter automaticamente seus dados do CRM. Por exemplo, use essa ação para iniciar os nomes de contatos ou empresas em letras maiúsculas, ou calcular valores com base nas propriedades.

Você também pode converter dados em propriedades de texto de uma ou várias linhas ou formatar e adicionar dados a uma planilha do Google. 

O processo de formatação de dados com fluxos de trabalho tem duas etapas. Primeiro, você prepara seus dados definindo uma ação para Formatar dados. Depois, você configura outra ação de fluxo de trabalho para atualizar os dados.

Formatar dados com opções de formatação padrão

Para formatar os seus dados com opções de formatação padrão:

1. No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
2. Clique no nome de um fluxo de trabalho ou crie outro fluxo de trabalho.
3. No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
4. No painel de ações, selecione Formatar dados na seção Operações de dados.
5. No painel direito, confirme se a opção Modo personalizado está desativada.
6. No painel esquerdo, selecione a propriedade ou valor para formatar:
   • Para formatar os valores de propriedade dos registros inscritos, clique no menu suspendo Visualizar propriedades ou resultados de ação de e selecione Registro inscrito. Em seguida, selecione uma propriedade.
   • Para formatar os resultados de ações anteriores, clique no menu suspenso Visualizar propriedades ou resultados de ação de e selecione Resultados de ação. Clique para expandir o Nome da ação anterior e selecione um resultado de ação.
7. Clique no menu suspenso Formatar e selecione uma opção de formatação.
8. Clique no menu suspenso Tipo e selecione Contato. Dependendo da opção selecionada, os dados podem ser formatados como texto, número, data ou valor de data e hora. 

9. Para salvar automaticamente os dados formatados em uma propriedade existente:
   • Marque a caixa de seleção Sim, salvar o valor em uma propriedade.
   • No canto superior, clique em Salvar e continuar. Uma nova ação Editar registro será criada automaticamente. Por padrão, os campos da ação serão preenchidos automaticamente e configurados para atualizar o mesmo registro e propriedade. Você pode personalizar ainda mais esta ação. Saiba mais sobre como usar a ação Editar registro. 
   • Em seguida, clique em Salvar.
10. Depois de configurar sua ação, clique em Salvar.

Opções de formatação padrão 

Ao usar a ação Formatar dados, as seguintes opções de formatação padrão estão disponíveis:

• Adicionar um número: adicione um número específico para a propriedade ou o valor. Insira o valor desejado no campo Número para adicionar.
• Adicionar uma quantidade de tempo: adicione uma quantidade tempo (por exemplo, horas, dias) a um valor de data e hora. Insira a quantidade de tempo no campo Quantidade para adicionar, depois use o menu suspenso Unidade de tempo para selecionar a unidade de tempo.
• Calcular a raiz enésima de um número: calcule o valor da raiz de um número. Insira o número da raiz no campo Número da raiz enésima.
• Capitalizar a primeira letra: coloca a primeira letra da palavra em maiúscula. Todos os outros caracteres no valor serão alterados para minúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
• Alterar todos os caracteres para minúsculas: altere todos os caracteres no valor para minúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
• Alterar todos os caracteres para maiúsculas: altere todos os caracteres no valor para maiúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
• Alterar para maiúsculas e minúsculas: altere o valor para maiúsculas e minúsculas. A primeira letra de cada palavra no valor será maiúscula, todos os outros caracteres serão alterados para minúscula. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
• Converter para data/hora Unix: converta o valor para data/hora Unix.
• Cortar um ou vários caracteres: remova caracteres específicos do valor. Insira os caracteres que deseja remover no campo Caracteres para cortar. Por exemplo, para o código postal 02145, você pode inserir 02 no campo, o que resultaria no valor de 145.
• Dividir um número: divida o valor por um número específico. Insira o número que deseja dividir no campo Número para dividir por.
• Escape e codificação de URL: retorna o valor em um formato codificado por URL. Por exemplo, de olá mundo para olá%20mundo.
• Formatar data e hora: alterar o formato de data/hora do valor.
  • Formato de data: o novo formato de data para o valor. 
  • Fuso horário: o fuso horário para o qual o valor deve ser formatado em Formato IANA TZDB. Por padrão, retorna a hora UTC.
  • Localidade: a localidade a ser usada para o valor, como en-EUA ou oi-IN.
• Obter o valor absoluto de um número: retorna o valor absoluto de um número. Você pode usar essa opção para garantir que um número seja positivo.
• Multiplicar por um número: multiplique o valor por um número específico. Digite o número pelo qual deseja multiplicar no campo Número para multiplicar por.
• Remover tags HTML: remove todas as tags HTML do valor. 
• Substitua caracteres: encontre e substitua caracteres específicos no valor. 
  • Caracteres a serem substituídos: a sequência de caracteres no valor a ser substituído. 
  • Caracteres de substituição: o valor de substituição para o especificado Caracteres a substituir. 
  • Número de instâncias a serem substituídas: o número de vezes que os valores de Caracteres a substituir serão substituídos. Por padrão, todas as instâncias do caractere serão substituídas.
• Arredonde um número: aumente ou diminua seu valor para a casa decimal definida mais próxima. 
  • Casa decimais para arredondar para: escolha se quer arredondar para um número inteiro ou selecione o valor decimal para o qual arredondar.
  • Método de arredondamento: selecione de Sempre arredondar, Sempre arredondar para baixo, ou Arredondar para o número mais próximo. 
• Subtraia uma quantidade de tempo: escolha subtrair uma quantidade de tempo de uma propriedade de data. Insira um valor no campo Valor a subtrair e selecione uma unidade de tempo no campo Unidade de tempo. 
• Testar se um número é divisível: verifique se o valor é divisível por um número especificado. Digite o número que deseja verificar no campo Número para dividir por. 
• Remover os espaços em branco à esquerda e à direita: remova todos os espaços em branco iniciais e finais do valor.

Formatar dados com uma fórmula personalizada

Para formatar dados com uma fórmula personalizada:

1. No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
2. Clique no nome de um fluxo de trabalho ou crie outro fluxo de trabalho.
3. No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
4. No painel de ações, selecione Formatar dados na seção Operações de dados.
5.  No painel esquerdo, clique para ativar a opção Modo personalizado.
6. Na seção Fórmula, insira sua fórmula personalizada.
7. Clique em Inserir para adicionar um dos seguintes elementos à sua fórmula: 
   • Resultado da ação: o valor do resultado de uma ação anterior no mesmo fluxo de trabalho. 
   • Propriedade do HubSpot: o valor da propriedade pertencente ao registro inscrito. 
   • Função: um operador usado para configurar a fórmula, como usar primeira letra em maiúscula e ou adicionar um número. 
8. Uma visualização será preenchida automaticamente com um exemplo de resultado:
   • Se a fórmula tiver uma variável, como um valor de propriedade, a visualização mostrará automaticamente um resultado usando valores padrão.
   • Para ver uma visualização com outros exemplos, clique em Editar dados de amostra e insira um valor de teste diferente para cada campo.

9. Para salvar automaticamente os dados formatados em uma propriedade existente:
   • Marque a caixa de seleção Sim, salvar o valor em uma propriedade.
   • No canto superior, clique em Salvar e continuar. Uma nova ação Editar registro será criada automaticamente. Por padrão, os campos da ação serão preenchidos automaticamente e configurados para atualizar o mesmo registro e propriedade. Você pode personalizar ainda mais esta ação. Saiba mais sobre como usar a ação Editar registro.
10. Depois de configurar sua ação, clique em Salvar.

Exemplos de fórmulas personalizadas

Com as fórmulas personalizadas, você pode personalizar opções de formatação complexas para seus resultados. Saiba mais sobre as funções que você pode usar com fórmulas personalizadas. Por exemplo, você pode calcular o seguinte: 

• Remover caracteres especiais de números de telefone: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Calcular o valor da comissão do seu representante de vendas: ([Amount] * [commission_rate])

• Concatenar de valores de string de diferentes propriedades: concat([company_name], [month_and_year])

Observação: embora seja possível copiar e colar funções na seção Fórmula, todos os tokens usados, como Resultados de ação ou Propriedades do HubSpot, devem ser inseridos manualmente.

Usar dados formatados

Depois de adicionar a ação Formatar dados, você precisará configurar ações adicionais para usar os dados formatados. Dentro da ação formatar dados, você pode atualizar automaticamente uma propriedade existente com os dados formatados.

Você também pode adicionar os dados formatados à sua Google Planilha se tiver instalado o Integração com o Google Planilhas. 

Atualizar propriedades existentes com dados formatados

Configure uma ação Editar registro para atualizar as propriedades com os dados recém-formatados. A ação pode usar dados formatados de qualquer ação de Formatar dados anterior.

1. No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
2. Clique no nome de um fluxo de trabalho ou crie outro fluxo de trabalho.
3. No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
4. No painel Ações, selecione Editar registro.
5. No painel esquerdo, clique no menu suspenso Propriedades para editar e selecione uma propriedade.
6. Para caixa de seleção e outras propriedades do tipo seleção:
   • Clique no menu suspenso Escolher um valor e selecione Escolher variável de dados.
   • No painel Escolher uma variável de dados, clique no menu suspenso Inscrever [objeto] e selecione Saídas de ação. Ao copiar um valor para outra propriedade, as propriedades devem ser compatíveis. Saiba mais sobre tipos de propriedades compatíveis.
   • Clique para expandir o nome da ação anterior e selecione uma saída de ação.
7. Para propriedades de entrada de texto:
   • Clique na caixa de texto Escolher um valor.
   • No painel Escolher uma variável de dados, clique no menu suspenso Inscrever [objeto] e selecione Saídas de ação.
   • Clique para expandir o nome da ação anterior e selecione uma saída de ação.
8. Clique em Salvar. Com a ação Editar registro configurada, seu fluxo de trabalho pode agora usar valores já formatados para atualizar propriedades de CRM.
   
   

Adicionar dados formatados ao Google Planilhas

Se você instalou a integração do Google Planilhas, poderá adicionar dados formatados diretamente à sua planilha sem atualizar nenhuma propriedade no HubSpot. Por exemplo, se os nomes dos contatos na planilha precisarem ser formatados em minúsculas, mas você ainda quiser que os nomes deles permaneçam em maiúsculas no HubSpot. 

Você pode conectar o aplicativo Google Planilhas a partir do Marketplace de aplicativos ou de um fluxo de trabalho.

1. No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
2. Clique no nome de um fluxo de trabalho ou crie outro fluxo de trabalho.
3. No editor de fluxo de trabalho, clique no ícone de mais + para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
4. No painel de ações, selecione Criar linha na planilha do Google.
5. Clique no menu suspenso Planilha. Em seguida, selecione a planilha para a qual deseja enviar os dados. Você pode selecionar uma das planilhas que têm proprietários ou as compartilhadas com o usuário que conectou o Planilhas Google ao HubSpot. 
6. Clique no menu suspenso Planilha. Em seguida, selecione a planilha para a qual deseja enviar os dados. O campo Planilha refere-se às guias na parte inferior da planilha.
7. Configure as linhas da planilha do Google para usar dados formatados: 
   • Clique no menu suspenso Cabeçalho. Em seguida, selecione as colunas correspondentes na sua Google Planilha. 
   • Clique no campo Propriedade.
   • No painel de dados, clique no menu suspenso Visualizar propriedades ou resultados de ação de e selecione Resultados de ação. 
   • Clique para expandir uma ação Formatar dados. Para usar o valor formatado anteriormente, selecione Valor da [string]. Essa ação pode usar dados formatados de qualquer ação de Formatar dados anterior.
   • Repita até concluir a nova linha. 
8. Clique em Salvar. 

Com a ação Criar linha do Google Planilha configurada, seu fluxo de trabalho pode usar valores formatados anteriormente para adicionar novas linhas à Google Planilha sem afetar as propriedades existentes. Saiba mais sobre como adicionar dados ao Google Planilhas com fluxos de trabalho.