Formatar os dados com fluxos de trabalho

Use a ação do fluxo de trabalho Formatar dados para corrigir, formatar e manter seus dados do CRM. Por exemplo, você pode colocar os nomes de contatos ou empresas em maiúsculo, ou calcular valores com base nas propriedades.

Você também pode converter dados em propriedades de texto de linha única ou de várias linhas ou formatar e adicionar dados a uma planilha do Google. 

Os dados de formatação com fluxos de trabalho são um processo de duas etapas. Primeiro, você prepara seus dados definindo uma ação para Formatar dados. Depois, você configurará outra ação de fluxo de trabalho para usar os dados.

Preparar seus dados

Para configurar uma ação de formatação de dados:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.

• Clique no nome de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.

• No painel de ações, selecione Formatar dados. Os dados podem ser formatados com opções de formatação padrão ou com fórmulas personalizadas (beta). No painel direito, verifique se o interruptor de modo personalizado está desligado.

Formatar os dados com opções de formatação padrão

• No painel direito, selecione a propriedade ou valor para formatar:
  • Para formatar valores de propriedade de registros inscritos, clique para expandir [Gravar] nesse fluxo de trabalho e selecione uma propriedade.
  • Para formatar resultados de ações anteriores, clique para expandir o Nome de ação anterior e selecione uma saída de ação.

• Em seguida, selecione uma opção de formatação:
  • Adicionar um número: adicione um número específico para a propriedade ou o valor. Insira o valor desejado no campo Número para adicionar.
  • Adicionar uma quantidade de tempo: adicione uma quantidade tempo (por exemplo, horas, dias) a um valor de data e hora. Insira a quantidade de tempo no campo Quantidade para adicionar, depois use o menu suspenso Unidade de tempo para selecionar a unidade de tempo.
  • Calcular a raiz enésima de um número: calcule o valor da raiz de um número. Insira o número da raiz no campo Número da raiz enésima.
  • Capitalizar a primeira letra: capitalize a primeira letra do valor. Todos os outros caracteres no valor serão alterados para minúsculas.  Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
  • Alterar todos os caracteres para minúsculas: altere todos os caracteres no valor para minúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
  • Alterar todos os caracteres para maiúsculas: altere todos os caracteres no valor para maiúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.

• • Alterar formato de data: altere o formato da data do valor.
    • Para configurar o campo Formato, você pode usar tokens de formatação a partir do filtro de formato de data e hora HubL. Saiba mais sobre como usar a lista de diretivas na documentação para desenvolvedores da HubSpot. 
  • Alterar para maiúsculas e minúsculas: altere o valor para maiúsculas e minúsculas. A primeira letra de cada palavra no valor será maiúscula, todos os outros caracteres serão alterados para minúsculas. Funciona apenas para caracteres do alfabeto latino.
  • Converter para data/hora Unix: converta o valor para data/hora Unix.

• • Cortar um ou vários caracteres: remova caracteres específicos do valor. Insira os caracteres que deseja remover no campo Caracteres para cortar. Por exemplo, para o código postal 02145, você pode inserir 02 no campo, o que resultaria no valor de 145.

• • Dividir um número: divida o valor por um número específico. Insira o número que deseja dividir no campo Número para dividir por.
  • Obter o valor absoluto de um número: retorna o valor absoluto de um número. Você pode usar essa opção para garantir que um número seja positivo.
  • Multiplicar por um número: multiplique o valor por um número específico. Insira o multiplicador no campo Número para multiplicar por.
  • Remover tags HTML: remova tags HTML de um valor.
  • Arredondar um número: arredonde o número para cima ou para baixo. Para selecionar quantos decimais estão incluídos no número formatado, clique no menu suspenso Decimal para arredondar e selecione um decimal. Em seguida, use o menu suspenso Método de arredondamento para selecionar se deseja arredondar para cima ou para baixo.
  • Subtrair uma quantidade de tempo: subtraia uma quantidade de tempo (por exemplo, horas, dias) do valor. Insira o subtraente no campo Quantidade para subtrair e use o menu suspenso Unidade de tempo para selecionar a unidade de tempo.
  • Testar se um número é divisível: verifique se um número é divisível por um valor específico. Insira o número para dividir no campo Número.

• • Remover os espaços em branco à esquerda e à direita: remova os espaços em branco de ambas as extremidades do valor. 

• Clique no menu suspenso Tipo e selecione Contato. Dependendo da opção de formatação escolhida, os dados podem ser formatados como um valor de texto, número, data ou data e hora. 

• Para salvar automaticamente os dados formatados em uma propriedade existente:
  • Marque a caixa de seleção Salvar dados formatados em uma propriedade com uma ação de valor de propriedade de cópia. Depois que sua ação de dados Formatar for salva, você será direcionado automaticamente para uma nova ação de valor Copiar Propriedade.
• No painel direito, clique no menu suspenso Propriedade para copiar "[dados formatados]" para e selecione uma propriedade.
• Clique em Salvar. 

• Depois de configurar sua ação, clique em Salvar.
  
  

Formatar os dados com uma fórmula personalizada

Para formatar dados com uma fórmula personalizada:

•  No painel direito, alterne na opção Modo personalizado.

• Na seção Fórmula, insira sua fórmula personalizada.

• Clique em Inserir para adicionar um dos seguintes elementos em sua fórmula: 
  • Saída de ação: o valor de saída de uma ação anterior no mesmo fluxo de trabalho. 
  • Propriedade HubSpot: o valor da propriedade pertencente ao registro inscrito. 

• • Função: um operador usado para configurar a fórmula, como capitalizar a primeira letra ou adicionar um número. 

• Para salvar automaticamente os dados formatados em uma propriedade existente:
  • Marque a caixa de seleção Salvar dados formatados em uma propriedade com uma ação de valor de propriedade de cópia. Depois que sua ação de dados Formatar for salva, você será direcionado automaticamente para uma nova ação de valor Copiar Propriedade.
• No painel direito, clique no menu suspenso Propriedade para copiar "[dados formatados]" para e selecione uma propriedade.
• Clique em Salvar. 

• Uma visualização será preenchida automaticamente com um resultado de exemplo. Se a sua fórmula usa uma variável, como um valor de propriedade, a visualização mostrará automaticamente um resultado usando valores padrão. Para ver uma visualização com outros exemplos, clique em Editar visualização e insira um valor de teste diferente para cada campo.

• Depois de configurar sua ação, clique em Salvar.

Usando fórmulas personalizadas, você pode personalizar opções de formatação complexas para suas saídas. Saiba mais sobre as funções que você pode usar com fórmulas personalizadas. Por exemplo, você pode calcular o seguinte: 

• Removendo caracteres especiais de números de telefone: Cut(cortar([telefone], "-"), "*"), "#")

• Cálculo do valor da comissão do seu representante de vendas: ([Amount] * [commission_rate])

• Concatenar valores de strings de diferentes propriedades:  concat([company_name], [month_and_year])

Observação: embora seja possível copiar e colar funções na seção Fórmula, todos os tokens usados, como saídas de ação ou propriedades HubSpot, devem ser inseridos manualmente.

Depois de adicionar a ação Formatar dados, você precisará configurar ações adicionais para usar seus dados formatados. 

Usar dados formatados

Após adicionar a ação de formatar dados, você pode atualizar uma propriedade existente com os dados formatados ou adicionar os dados formatados à sua Planilha do Google se tiver instalado a integração com a Planilha do Google.   

Atualizar propriedades existentes com dados formatados

Configure uma ação de Copiar valor de propriedade para atualizar as propriedades com os dados recém-formatados. A ação pode usar dados formatados de qualquer ação de Formatar dados anterior.

• No editor de fluxo de trabalho, clique no ícone de mais + para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.
• No painel de ações, selecione Copiar valor de propriedade.
• No painel direito, clique no menu suspenso Propriedade ou valor para copiar de e clique para expandir uma ação de Formatar dados. Para usar o valor formatado anteriormente, selecione Valor da [string].
• Clique no menu suspenso Tipo de propriedade alvo e selecione o tipo de propriedade para a qual deseja copiar os dados.
• Clique no menu suspenso Propriedade para copiar o "valor da [string]" para para selecionar a propriedade que deseja atualizar. Para criar uma nova propriedade, clique em Criar uma nova propriedade de [objeto].
• Clique em Salvar.

Com a ação de Copiar valor de propriedade configurada, o fluxo de trabalho poderá usar os valores formatados anteriormente para atualizar as propriedades do CRM.

Adicionar dados formatados nas Planilhas Google

Se você instalou a integração do Google Sheets, poderá adicionar dados formatados diretamente à sua planilha sem atualizar nenhuma propriedade no HubSpot. Por exemplo, se os nomes dos contatos na folha precisarem ser formatados em minúsculas, mas você ainda quiser que os nomes deles permaneçam em maiúsculas no HubSpot. 

Pode ligar a aplicação Google Sheets a partir do App Marketplace ou a partir de um fluxo de trabalho.

• No editor de fluxo de trabalho, clique no ícone de mais + para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.

• No painel de ações, selecione Criar linha na planilha do Google.

• No painel direito, clique no menususpenso Planilha. Em seguida, selecione aplanilha para qualdeseja enviar dados. Você pode selecionar uma das planilhas que têm proprietários ou as compartilhadas com o usuário que conectou o Planilhas Google ao HubSpot. 

• Clique no menu suspenso Planilha. Em seguida,  selecione a página para qual deseja enviar dados. O campo Planilha refere-se às guias na parte inferior da planilha.
• Configure suas linhas da planilha do Google: 
• Clique no menu suspenso Cabeçalho. Em seguida, selecione as colunas correspondentes na folha do Google. 
• • Clique no menu suspenso Propriedade. Em seguida, clique para expandir uma ação de Formatar dados. Para usar o valor formatado anteriormente, selecione Valor da [string].  Esta ação pode usar dados formatados de qualquer ação de Formatar dados anterior.
• Repita até concluir a nova linha. 

• Clique em Salvar. 

Com a ação de criação de linha da planilha do Google configurada, o fluxo de trabalho poderá usar os valores formatados anteriormente para adicionar novas linhas à planilha do Google sem afetar as propriedades existentes.

Saiba mais sobre como adicionar dados nas Planilhas Google com fluxos de trabalho.