Formater vos données avec les workflows

Utilisez l'action de workflow Formater les données pour corriger, formater et conserver vos données CRM. Par exemple, vous pouvez mettre en majuscules les noms des contacts ou des entreprises, ou calculer des valeurs selon des propriétés.

Vous pouvez également convertir des données dans des propriétés de texte à ligne unique ou à plusieurs lignes, ou formater et ajouter des données à une feuille de calcul Google. 

Le formatage des données avec les workflows se fait en deux étapes. Commencez par préparer vos données en configurant une action Formater les données. Ensuite, vous configurez une autre action de workflow pour utiliser les données.

Préparer vos données

Pour configurer une action de formatage des données :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.

• Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône (+) Plus pour ajouter une nouvelle action de workflow.

• Dans le panneau d'actions, sélectionnez Formater les données. Les données peuvent être formatées soit avec des options de formatage par défaut, soit avec des formules personnalisées (bêta). Dans le panneau de droite, assurez-vous que le commutateur de mode personnalisé est éteint.

Formater vos données avec les options de format

• Dans le panneau de droite, sélectionnez la propriété ou la valeur à formater :
  • Pour formater les valeurs de propriété des fiches d'informations inscrites, cliquez pour développer [Fiche d'informations] dans ce workflow, puis sélectionnez une propriété.
  • Pour formater les résultats des actions précédentes, cliquez sur le nom de l'action précédente pour la développer, puis sélectionnez un résultat d'action.

• Ensuite, sélectionnez une option de formatage :
  • Ajouter un nombre : ajoutez un nombre spécifique à la propriété ou à la valeur. Saisissez la valeur souhaitée dans le champ Nombre à ajouter.
  • Ajouter une durée : ajoutez une durée (par exemple, en heures ou en jours) à une valeur de date. Saisissez la durée dans le champ Durée à ajouter, puis utilisez le menu déroulant Unité de temps pour sélectionner l'unité de temps.
  • Calculer la racine n-ième d'un nombre : calculez la racine d'un nombre spécifique. Saisissez le nombre racine dans le champ Nombre pour la racine n-ième.
  • Mettre la première lettre en majuscule : mettez en majuscule la première lettre de la valeur. Tous les autres caractères de la valeur seront changés en minuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.
  • Mettre tous les caractères en minuscules : mettez tous les caractères de la valeur en minuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.
  • Mettre tous les caractères en majuscules : mettez tous les caractères de la valeur en majuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.

• • Modifier le format de la date : modifiez le format de date de la valeur.
    • Pour configurer le champ Format, vous pouvez utiliser le formatage de jetons à partir du filtre HubL datetimeformat. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de la liste des directives dans la documentation HubSpot pour les développeurs. 
  • Mettre les initiales en majuscules : mettez les initiales en majuscules. La première lettre de chaque mot de la valeur sera en majuscules, tous les autres caractères seront changés en minuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.
  • Convertir en horodatage Unix : convertissez la valeur en un horodatage Unix.

• • Supprimer un ou plusieurs caractères : supprimez des caractères spécifiques de la valeur. Saisissez les caractères que vous souhaitez supprimer dans le champ Caractères à supprimer. Par exemple, pour le code postal 02145, vous pouvez saisir 02 dans le champ, ce qui entraînera la valeur 145.

• • Diviser par un nombre : divisez la valeur par un nombre spécifique. Saisissez le nombre par lequel vous souhaitez diviser dans le champ Nombre par lequel diviser.
  • Obtenir la valeur absolue d'un nombre : obtenez la valeur absolue d'un nombre. Vous pouvez utiliser cette option pour vérifier qu'un nombre est positif.
  • Multiplier par un nombre : multipliez la valeur par un nombre spécifique. Saisissez le multiplicateur dans le champ Nombre par lequel multiplier.
  • Supprimer les balises HTML : supprimez les balises HTML d'une valeur.
  • Arrondir un nombre : arrondissez le nombre à la valeur inférieure ou supérieure. Pour sélectionner le nombre de décimales inclus dans le nombre formaté, cliquez sur le menu déroulant Décimale à laquelle arrondir et sélectionnez une décimale. Utilisez ensuite le menu déroulant Méthode d'arrondissement pour sélectionner si vous souhaitez arrondir à la valeur inférieure ou supérieure.
  • Soustraire une durée : soustrayez une durée (par exemple, en heures ou en jours) à une valeur. Saisissez le soustracteur dans le champ Durée à soustraire, puis utilisez le menu déroulant Unité de temps pour sélectionner l'unité de temps.
  • Tester si un nombre est divisible : vérifiez si un nombre est divisible par une valeur spécifique. Saisissez le numéro par lequel vous souhaitez diviser dans le champ Nombre.
  • Supprimer les espaces aux extrémités : supprimez les espaces aux extrémités de la valeur. 
• Cliquez sur le menu déroulant Type de sortie, puis sélectionnez un type de sortie. Selon l'option de formatage que vous choisissez, les données peuvent être formatées sous forme de texte, de nombre, de date ou de date. 

• Pour enregistrer automatiquement vos données formatées dans une propriété existante :
  • Cochez la case Enregistrer les données formatées dans une propriété à l'aide de la case Copier la valeur de la propriété (Copy property value action). Une fois que votre action Format de données est enregistrée, vous serez automatiquement redirigé vers une nouvelle action Copier la valeur de propriété.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Propriété à copier "[données formatées]" dans et sélectionnez une propriété.

• Cliquez sur Enregistrer. 

• Après avoir configuré votre action, cliquez sur Enregistrer.
  
  

Formater vos données avec une formule

Pour formater des données avec une formule personnalisée :

• Dans le panneau de droite, activez l'option Mode personnalisé.

• Dans la section Formule, saisissez votre formule personnalisée.

• Cliquez sur Insérer pour ajouter l'un des éléments suivants dans votre formule : 
  • Sortie d'action : la valeur de sortie d'une action antérieure dans le même workflow. 
  • Propriété HubSpot : la valeur de la propriété appartenant à l'enregistrement inscrit. 
  • Fonction : un opérateur utilisé pour configurer la formule, tel que la majuscule de la première lettre ou l'ajout d'un nombre. 

• Pour enregistrer automatiquement vos données formatées dans une propriété existante :
  • Cochez la case Enregistrer les données formatées dans une propriété à l'aide de l'action Copier la valeur de la propriété (Copy property value action). Une fois que votre action Format de données est enregistrée, vous serez automatiquement redirigé vers une nouvelle action Copier la valeur de propriété.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Propriété à copier "[données formatées]" dans et sélectionnez une propriété.
• Cliquez sur Enregistrer. 

• Un aperçu s'insère automatiquement avec un exemple de résultat. Si votre formule utilise une variable, comme une valeur de propriété, l'aperçu affichera automatiquement un résultat en utilisant les valeurs par défaut. Pour afficher un aperçu avec d'autres exemples, cliquez sur Modifier l'aperçu et saisissez une valeur de test différente pour chaque champ.
• Après avoir configuré votre action, cliquez sur Enregistrer.

En utilisant des formules personnalisées, vous pouvez personnaliser des options de formatage complexes pour vos sorties. Découvrez-en davantage sur les fonctions que vous pouvez utiliser avec des formules personnalisées. Par exemple, vous pouvez calculer ce qui suit : 

• Suppression de caractères spéciaux des numéros de téléphone : cut(cut(cut([téléphone], "-"), "*"), "#")

• Calcul du montant de la commission de votre représentant commercial : ([Amount] * [commission_rate])

• Concaténation des valeurs de chaînes de différentes propriétés : concat([company_name], [month_and_year])

Remarque : s'il est possible de copier et coller des fonctions dans la section Formule, tous les jetons utilisés tels que les sorties Action ou les propriétés HubSpot doivent être insérés manuellement.

Une fois que vous avez ajouté l'action Formater les données, vous devrez configurer des actions supplémentaires pour utiliser vos données formatées. 

Utiliser des données formatées

Après avoir ajouté l'action Formater les données, vous pouvez mettre à jour une propriété existante avec les données formatées ou ajouter les données formatées à votre fiche Google si vous avez installé l'intégration Google Sheets. 

Mettre à jour les propriétés existantes avec des données formatées

Configurez une action Copier la valeur de la propriété pour mettre à jour les propriétés avec les données nouvellement formatées. L'action peut utiliser des données formatées depuis toute action Formater les données précédente.

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône + plus pour ajouter une action de workflow.

• Dans le panneau d'actions, sélectionnez Copier la valeur de la propriété.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Propriété ou valeur à copier à partir de, puis sur l'action Formater les données pour la développer. Pour utiliser la valeur précédemment formatée, sélectionnez Valeur de [type de sortie].
• Cliquez sur le menu déroulant Type de propriété cible, puis sélectionnez le type de propriété dans lequel vous souhaitez copier les données.

• Cliquez sur le menu déroulant Propriété vers laquelle copier « [output type] value » pour sélectionner la propriété que vous souhaitez mettre à jour. Pour créer une nouvelle propriété, cliquez sur Créer une nouvelle propriété de [objet].

• Cliquez sur Enregistrer.

Grâce à l'action Copier la valeur de la propriété, votre workflow peut désormais utiliser des valeurs précédemment formatées pour mettre à jour les propriétés CRM.

Ajouter des données formatées à Google Sheets

Si vous avez installé l'intégration Google Sheets, vous pouvez ajouter des données formatées directement à votre tableur sans mettre à jour aucune propriété dans HubSpot. Par exemple, si les noms des contacts dans la feuille doivent être formatés en minuscules, mais que vous souhaitez toujours que leurs noms restent en majuscules dans HubSpot. 

Vous pouvez connecter l'application Google Sheets depuis le marketplace des applications ou depuis un workflow.

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône + plus pour ajouter une action de workflow.

• Dans le panneau d'actions, sélectionnez Créer une ligne Google Sheets.

• Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Feuille de calcul. Ensuite, sélectionnez la feuille de calcul à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Vous pouvez effectuer une sélection parmi les feuilles de calcul qui appartiennent ou ont été partagées avec l'utilisateur qui a connecté Google Sheets à HubSpot. 

• Cliquez sur le menu déroulant Feuille. Ensuite, sélectionnez la feuille à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Le champ Feuille fait référence aux onglets situés en bas de votre feuille de calcul.
• Configurez vos lignes Google sheet : 
• Cliquez sur le menu déroulant Header (En-tête). Ensuite, sélectionnez les colonnes correspondantes dans votre feuille Google. 
• Cliquez sur le menu déroulant Propriété. Ensuite, cliquez sur pour développer une action Formater les données. Pour utiliser la valeur précédemment formatée, sélectionnez Valeur de [type de sortie]. Cette action peut utiliser des données formatées depuis toute action Formater les données précédente.
• Répétez jusqu'à ce que vous ayez terminé votre nouvelle ligne. 

• Cliquez sur Enregistrer. 

Grâce à l'action Créer une ligne Google Sheet, votre workflow peut désormais utiliser des valeurs précédemment formatées pour ajouter de nouvelles lignes dans votre Google Sheet sans affecter les propriétés existantes.

En savoir plus sur l'ajout de données à Google Sheets à partir de workflows.