Formater vos données avec les workflows

Utilisez l'action de workflow Format data pour corriger, formater et maintenir vos données CRM. Par exemple, vous pouvez mettre en majuscules les noms de contact ou de société, ou calculer des valeurs en fonction de propriétés.

Vous pouvez également convertir des données en propriétés de texte à une ou plusieurs lignes, ou formater et ajouter des données à une feuille de calcul Google . 

La mise en forme des données à l'aide de workflows se fait en deux étapes. Commencez par préparer vos données en configurant une action Formater les données. Ensuite, vous configurerez une autre action du workflow pour utiliser les données.

Formatez vos données avec des options de formatage par défaut

Pour formater vos données avec les options de formatage par défaut :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant, ou créez un nouveau workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône + plus pour ajouter une action de workflow.
• Dans le panneau d'actions, sélectionnez Format data dans la section Data ops .
• Dans le panneau de droite, assurez-vous que le commutateur Custom mode est désactivé.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez la propriété ou la valeur à formater :
  • Pour formater les valeurs des propriétés des enregistrements inscrits, cliquez sur le menu déroulant View properties or action outputs from et sélectionnez Enrolled record. Ensuite, sélectionnez une propriété.
  • Pour mettre en forme les résultats des actions précédentes, cliquez sur le menu déroulant View properties or action outputs from et sélectionnez Action outputs. Ensuite, cliquez pour développer le nom de l'action Previous, puis sélectionnez un résultat d'action .

• Cliquez sur le menu déroulant Format et sélectionnez une option de formatage .

• Cliquez sur le menu déroulant Output type, puis sélectionnez un type de sortie . Selon l'option de formatage sélectionnée, les données peuvent être formatées sous forme de texte, de nombre, de date ou d'heure. 
  
  

• Pour enregistrer automatiquement vos données formatées dans une propriété existante :
  • Cochez la case Oui, enregistrer la valeur dans une propriété .
  • En haut, cliquez sur Enregistrer et continuer. Cela créera automatiquement une nouvelle action Edit record . Par défaut, les champs de l'action seront remplis automatiquement et définis pour mettre à jour le même enregistrement et la même propriété. Vous pouvez personnaliser davantage cette action, en savoir plus sur à l'aide de Edit record action. 

• • Puis, cliquez sur Enregistrer. 

• Après avoir configuré votre action, cliquez sur Save.
  
  

Options de formatage par défaut 

Lorsque vous utilisez l'action Format data , les options de formatage par défaut suivantes sont disponibles :

• Ajouter un nombre : ajoutez un nombre spécifique à la propriété ou à la valeur. Saisissez la valeur souhaitée dans le champ Number to add.
• Ajouter une durée : ajoutez une durée (par exemple, en heures ou en jours) à une valeur de date. Saisissez la durée dans le champ Montant à ajouter , puis utilisez le menu déroulant Unité de temps pour sélectionner l'unité de temps.
• Calculer la racine n-ième d'un nombre : calculez la racine d'un nombre spécifique. Saisissez le nombre racine dans le champ Nombre pour la racine n-ième.
• Majuscule à la première lettre : majuscule à la première lettre de la valeur. Tous les autres caractères de la valeur seront mis en minuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.
• Mettre tous les caractères en minuscules : mettez tous les caractères de la valeur en minuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.
• Mettre tous les caractères en majuscules : mettez tous les caractères de la valeur en majuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.
• Mettre les initiales en majuscules : mettez les initiales en majuscules. La première lettre de chaque mot de la valeur sera mise en majuscule, tous les autres caractères seront mis en minuscules. Fonctionne uniquement pour les caractères de l'alphabet latin.
• Convertir en horodatage Unix : convertissez la valeur en un horodatage Unix.
• Supprimer un ou plusieurs caractères : supprimez des caractères spécifiques de la valeur. Saisissez les caractères que vous souhaitez supprimer dans le champ Caractères à couper. Par exemple, pour le code postal 02145 , vous pouvez saisir 02 dans le champ, ce qui donnera la valeur 145.
• Diviser par un nombre : divisez la valeur par un nombre spécifique. Entrez le nombre par lequel vous voulez diviser dans le champ Number to divide by .
• Échapper et encoder l'URL : renvoie la valeur dans un format encodé par l'URL. Par exemple, de hello world à hello%20world.
• Format de la date et de l'heure : modifie le format de la date de la valeur.
  • Format de la date : le nouveau format de la date pour la valeur. 
  •  Fuseau horaire : le fuseau horaire dans lequel la valeur doit être formatée selon le format TZDB de l'IANA. Par défaut, renvoie l'heure UTC.
  • Locale : la locale à utiliser pour la valeur, par exemple en-US ou hi-IN.
• Obtenir la valeur absolue d'un nombre : obtenez la valeur absolue d'un nombre. Vous pouvez utiliser cette option pour vérifier qu'un nombre est positif.
• Multiplier par un nombre : multipliez la valeur par un nombre spécifique. Entrez le nombre par lequel vous voulez multiplier dans le champ Nombre à multiplier par .
• Supprimer les balises HTML : supprime toutes les balises HTML de la valeur. 
• Remplacer les caractères : recherche et remplace des caractères spécifiques dans la valeur. 
  • Caractères à remplacer : la chaîne de caractères de la valeur à remplacer. 
  • Caractères de remplacement : la valeur de remplacement pour la valeur spécifiée Caractères à remplacer. 
  • Nombre d'instances à remplacer : le nombre de fois que les caractères seront remplacés par les valeurs . Par défaut, toutes les occurrences du caractère seront remplacées.
• Arrondir un nombre : augmente ou diminue votre valeur à la décimale définie la plus proche. 
  • Arrondir à la décimale : choisir d'arrondir à un nombre entier ou de sélectionner la valeur décimale à arrondir.
  • Méthode d'arrondi : choisir parmi Toujours arrondir à l'unité supérieure, Toujours arrondir à l'unité inférieure, ou Arrondir au nombre le plus proche. 
• Soustraire une durée : choisir de soustraire une durée d'une propriété de date. Saisissez une valeur dans le champ Montant à soustraire et sélectionnez une unité de temps dans le champ Unité de temps . 
• Tester si un nombre est divisible : vérifie si la valeur est divisible par un nombre spécifié. Entrez le nombre que vous voulez vérifier dans le champ Number to divide by . 
• Supprimer les espaces de début et de fin : supprime tous les espaces de début et de fin de la valeur.

Formatez vos données avec une formule personnalisée

Pour formater les données avec une formule personnalisée :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant, ou créez un nouveau workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône + plus pour ajouter une action de workflow.
• Dans le panneau d'actions, sélectionnez Format data dans la section Data ops .
•  Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour activer le mode personnalisé .
• Dans la section Formula , entrez votre formule personnalisée .
• Cliquez sur Insert pour ajouter l'un des éléments suivants à votre formule : 
  • Sortie d'action : la valeur de sortie d'une action précédente dans le même workflow. 
  • Propriété HubSpot : la valeur de la propriété appartenant à l'enregistrement inscrit. 
  • Fonction : un opérateur utilisé pour configurer la formule, comme la mise en majuscule de la première lettre ou l'ajout d'un nombre. 
• Un aperçu s'affichera automatiquement avec un exemple de résultat :
  • Si votre formule utilise une variable, comme la valeur d'une propriété, l'aperçu affichera automatiquement un résultat utilisant les valeurs par défaut.
  • Pour voir un aperçu avec d'autres exemples, cliquez sur Editer les données de l'échantillon et entrez une valeur de test différente pour chaque champ.

• Pour enregistrer automatiquement vos données formatées dans une propriété existante :
  • Cochez la case Oui, enregistrer la valeur dans une propriété .
  • En haut, cliquez sur Enregistrer et continuer. Cela créera automatiquement une nouvelle action Edit record . Par défaut, les champs de l'action seront remplis automatiquement et définis pour mettre à jour le même enregistrement et la même propriété. Vous pouvez personnaliser davantage cette action, en savoir plus sur à l'aide de Edit record action. 

• Après avoir configuré votre action, cliquez sur Enregistrer.

Exemples de formules personnalisées

Les formules personnalisées vous permettent de personnaliser des options de formatage complexes pour vos résultats. En savoir plus sur les fonctions que vous pouvez utiliser avec des formules personnalisées. Par exemple, vous pouvez calculer ce qui suit : 

• Suppression des caractères spéciaux dans les numéros de téléphone : cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Calculer le montant de la commission de votre représentant commercial : ([Amount] * [commission_rate])

• Concaténation de chaînes de valeurs provenant de différentes propriétés : concat([company_name], [month_and_year])

Remarque : Bien qu'il soit possible de copier et de coller des fonctions dans la section Formula, tous les jetons utilisés, tels que Action outputs ou HubSpot properties , doivent être insérés manuellement.

Utiliser des données formatées

Après avoir ajouté l'action Format data, vous devrez configurer d'autres actions pour utiliser vos données formatées. Dans le cadre de l'action format data, vous pouvez mettre à jour automatiquement une propriété existante avec les données formatées.

Vous pouvez également ajouter les données formatées à votre feuille Google si vous avez installé l'intégration Google Sheets. 

Mettre à jour les propriétés existantes avec des données formatées

Configurez une action Copier la valeur de la propriété pour mettre à jour les propriétés avec les données nouvellement formatées. L'action peut utiliser des données formatées depuis toute action Formater les données précédente.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant, ou créez un nouveau workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône plus + pour ajouter une action de workflow.
• Dans le panneau d'actions, sélectionnez Copier la valeur de la propriété.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur le menu déroulant Propriété ou valeur à copier de, puis cliquez sur pour développer une action Format data . Pour utiliser la valeur précédemment formatée, sélectionnez [output type] value.
• Cliquez sur le menu déroulant Type de propriété cible, puis sélectionnez le type de propriété dans lequel vous souhaitez copier les données.
• Cliquez sur la propriété pour copier la valeur "[type de sortie]" sur menu déroulant pour sélectionner la propriété que vous souhaitez mettre à jour. Pour créer une nouvelle propriété, cliquez sur Créer une nouvelle propriété de [objet].
• Cliquez sur Enregistrer.

Grâce à l'action Copier la valeur de la propriété, votre workflow peut désormais utiliser des valeurs précédemment formatées pour mettre à jour les propriétés CRM.

Ajouter des données formatées à Google Sheets

Si vous avez installé l'intégration Google Sheets, vous pouvez ajouter des données formatées directement à votre feuille de calcul sans mettre à jour aucune propriété dans HubSpot. Par exemple, si les noms des contacts dans la feuille doivent être formatés en minuscules, mais que vous souhaitez que leurs noms restent en majuscules dans HubSpot. 

Vous pouvez connecter l'application Google Sheets depuis l'App Marketplace ou depuis au sein d'un workflow.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant, ou créez un nouveau workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône plus + pour ajouter une action de workflow.
• Dans le panneau d'actions, sélectionnez Créer une ligne Google Sheets.
• Cliquez sur le menu déroulant Spreadsheet. Sélectionnez ensuite la feuille de calcul  à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Vous pouvez effectuer une sélection parmi les feuilles de calcul qui appartiennent ou ont été partagées avec l'utilisateur qui a connecté Google Sheets à HubSpot. 
• Cliquez sur le menu déroulant Sheet. Sélectionnez ensuite la feuille  à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Le champ Sheet fait référence aux onglets situés au bas de votre feuille de calcul.
• Configurez les lignes de votre feuille Google pour qu'elles utilisent des données formatées : 
  • Cliquez sur le menu déroulant Header. Ensuite, sélectionnez les colonnes correspondantes dans votre feuille Google. 
  • Cliquez sur le champ Property .
  • Dans le panneau de données, cliquez sur le menu déroulant View properties or actions output from et sélectionnez Action outputs. 
  • Cliquez pour développer une action Format data . Pour utiliser la valeur précédemment formatée, sélectionnez [output type] value. Cette action peut utiliser des données formatées à partir de n'importe quelle action précédente Format data. 
  • Répétez l'opération jusqu'à ce que vous ayez terminé votre nouvelle rangée. 
• Cliquez sur Enregistrer. 
   

 

Avec l'action Create Google Sheet row mise en place, votre workflow peut désormais utiliser des valeurs précédemment formatées pour ajouter de nouvelles lignes dans votre Google Sheet sans affecter les propriétés existantes. En savoir plus sur ajouter des données à Google Sheets avec des workflows.