Formater dataene dine med arbeidsflyter

Bruk arbeidsflythandlingen Formater data til å korrigere, formatere og vedlikeholde CRM-dataene dine. Du kan for eksempel skrive kontakt- eller firmanavn med store bokstaver eller beregne verdier basert på egenskaper.

Du kan også konvertere data til tekst på én eller flere linjer, eller formatere og legge til data i et Google-regneark.

Formatering av data med arbeidsflyter er en totrinnsprosess. Først klargjør du dataene dine ved å konfigurere en Formater data-handling. Deretter setter du opp en annen arbeidsflythandling for å bruke dataene.

Klargjøre dataene

Slik konfigurerer du en dataformateringshandling:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• Klikk på + plussikonet i arbeidsflytredigeringsprogrammet for å legge til en arbeidsflythandling.
• Velg Formater data i handlingspanelet. Data kan formateres enten med standard formateringsalternativer eller med egendefinerte formler(beta). I panelet til høyre må du kontrollere at Egendefinert modus er slått av.

Formater data med standard formateringsalternativer

• Velg egenskapen eller verdien som skal formateres, i høyre panel:
  • Hvis du vil formatere egenskapsverdier for registrerte poster, klikker du for å utvide [Record] i denne arbeidsflyten og velger deretter en egenskap.
  • Hvis du vil formatere resultater av tidligere handlinger, klikker du for å utvide navnet på Forrige handling og velger deretter en handlingsutgang.

• Velg deretter et formateringsalternativ:
  • Legg til et tall: Legg til et spesifikt tall i egenskapen eller verdien. Skriv inn ønsket verdi i feltet Nummer som skal legges til.
  • Legg tilen tidsperiode: Legg til en tidsperiode (f.eks. timer, dager) til en datetime-verdi. Skriv inn tidsangivelsen i feltet Beløp å legge til, og bruk deretter rullegardinmenyen Tidsenhet for å velge tidsenhet.
  • Beregn n-te rot av et tall: beregner rotverdien av et tall. Skriv inn rottallet i feltet N-te ro ttall.
  • Bruk stor forbokstav: Bruk stor forbokstav på den første bokstaven i verdien. Alle andre tegn i verdien endres til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
  • Endre alle tegn til små bokstaver: endrer alle tegn i verdien til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
  • Endre alle tegntil store bokstaver: endrer alle tegn i verdien til store bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.

• • Endre datoformat: endre datoformatet for verdien.
    • For å konfigurere Format-feltet kan du brukeformateringstokener fra HubL datetimeformat-filteret. Finn ut mer om hvordan du bruker listen over direktiver i HubSpots utviklerdokumentasjon.
  • Endre til store og små bokstaver: Endre verdien til store og små bokstaver. Den første bokstaven i hvert ord i verdien skrives med store bokstaver, alle andre tegn endres til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
  • Konverter til Unix-tidsstempel: konverterer verdien til et Unix-tidsstempel.

• • Klipp utet eller flere tegn: Fjern bestemte tegn fra verdien. Skriv inn tegnene du vil fjerne, i feltet Tegn som skal kuttes. For postnummeret 02145 kan du for eksempel skrive inn 02 i feltet, noe som vil resultere i verdien 145.
  • Dividere et tall: Div ider verdien med et bestemt tall. Skriv inn tallet du vil dividere med i feltet Number to divide by.
  • Hent absoluttverdien av et tall: returnerer absoluttverdien av et tall. Du kan bruke dette alternativet for å sikre at et tall er positivt.
  • Multipliser med et tall: multipliserer verdien med et bestemt tall. Skriv inn multiplikatoren i feltet Antall å multiplisere med .
  • Fjern HTML-tagger: Fjern HTML-tagger fra en verdi.
  • Avrundet tall: avrund tallet enten opp eller ned. For å velge hvor mange desimaler som skal inkluderes i det formaterte tallet, klikker du på rullegardinmenyen Desimal å avrunde til og velger en desimal. Bruk deretter rullegardinmenyen Avrundingsmetode for å velge om du vil runde opp eller ned.
  • Trekk fraet tidsrom: Trekk et tidsrom (f.eks. timer, dager) fra verdien. Skriv inn subtraktoren i feltet Beløp som skal trekkes fra, og bruk deretter rullegardinmenyen Tidsenhet for å velge tidsenhet.
  • Test om et tall er delelig: Sjekk om et tall er delelig med en bestemt verdi. Skriv inn tallet det skal divideres med i feltet Antall.
  • Trim ledende og etterfølgende mellomrom: Fjern mellomrom i begge ender av verdien.
• Klikk på rullegardinmenyen Utdatatype, og velg deretter en utdatatype. Avhengig av hvilket formateringsalternativ du velger, kan data formateres som tekst, tall, dato eller datetime-verdi.
• Slik lagrer du formaterte data automatisk i en eksisterende egenskap:
  • Merk av i avmerkingsboksen Lagre formaterte data i en egenskap med handlingen Kopier egenskapsverdi . Når handlingen Formater data er lagret, blir du automatisk sendt til en ny handling Kopier egenskapsverdi .
  • I høyre panel klikker du på rullegardinmenyen Egenskap å kopiere "[formaterte data]" til og velger en egenskap.
  • Klikk på Lagre.

• Når du har konfigurert handlingen, klikker du på Lagre.
  
  

Formater dataene dine med en egendefinert formel

Slik formaterer du data med en egendefinert formel:

• Slå på alternativet Egendefinert modus i høyre panel.
• Skriv inn den egendefinerte formelen i delen Formel .
• Klikk på Sett inn for å legge til ett av følgende elementer i formelen:
  • Handlingsutdata: utdataverdien fra en tidligere handling i samme arbeidsflyt.
  • HubSpot-egenskap: Egenskapsverdien som tilhører den registrerte posten.
  • Funksjon: en operatør som brukes til å konfigurere formelen, for eksempel å skrive første bokstav med stor forbokstav eller legge til et tall.

• Slik lagrer du formaterte data automatisk i en eksisterende egenskap:
  • Merk av for Lagre formaterte data i en egenskap med handlingen Kopier egenskapsverdi . Når handlingen Formaterte data er lagret, blir du automatisk sendt til en ny handling Kopier egenskapsverdi .
  • I høyre panel klikker du på rullegardinmenyen Egenskap å kopiere "[formaterte data]" til og velger en egenskap.
  • Klikk på Lagre.
• Det vises automatisk en forhåndsvisning med et eksempelresultat. Hvis formelen bruker en variabel, for eksempel en egenskapsverdi, viser forhåndsvisningen automatisk et resultat med standardverdier. Hvis du vil se en forhåndsvisning med andre eksempler, klikker du på Rediger forhånds visning og angir en annen testverdi for hvert felt.
• Når du har konfigurert handlingen, klikker du på Lagre.

Ved hjelp av egendefinerte formler kan du tilpasse komplekse formateringsalternativer for utdataene dine. Finn ut mer om funksjonene du kan bruke med egendefinerte formler. Du kan for eksempel beregne følgende:

• Fjerne spesialtegn fra telefonnumre: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Beregning av selgerens provisjonsbeløp: ([Amount] * [commission_rate])

• Sammenkobling av strengverdier fra ulike egenskaper: concat([company_name], [month_and_year])

Væroppmerksom på at selv om det er mulig å kopiere og lime inn funksjoner i Formula-delen, må alle tokens som brukes, for eksempel Action outputs eller HubSpot-egenskaper , settes inn manuelt.

Når du har lagt til handlingen Formater data, må du konfigurere flere handlinger for å bruke de formaterte dataene.

Bruk formaterte data

Når du har lagt til handlingen Formater data, kan du enten oppdatere en eksisterende egenskap med formaterte data eller legge til formaterte data i Google-arket hvis du har installert Google-arkintegrasjonen.

Oppdatere eksisterende egenskaper med formaterte data

Konfigurer handlingen Kopier egenskapsverdi for å oppdatere egenskaper med de nylig formaterte dataene. Handlingen kan bruke formaterte data fra en tidligere Formater data-handling.

• Klikk på plussikonet + i arbeidsflytredigeringsprogrammet for å legge til en arbeidsflythandling.
• Velg Kopier egenskapsverdi i handlingspanelet.
• I panelet til høyre klikker du på rullegardinmenyen Egenskap eller verdi å kopiere fra, og deretter klikker du på for å utvide handlingen Formater data . Velg [utdatatype]-verdi for å bruke den tidligere formaterte verdien.
• Klikk på rullegardinmenyen Målegenskapstype, og velg deretter egenskapstypen du vil kopiere dataene til.
• Klikk på rullegardinmenyen Egenskap å kopiere "[utdatatype]-verdi" til for å velge egenskapen du vil oppdatere. Hvis du vil opprette en ny egenskap, klikker du på Opprett en ny [objekt]-egenskap.
• Klikk på Lagre.

Når handlingen Kopier egenskapsverdi er konfigurert, kan arbeidsflyten nå bruke tidligere formaterte verdier til å oppdatere CRM-egenskaper.

Legge til formaterte data i Google Regneark

Hvis du har installert Google Sheets-integrasjonen, kan du legge til formaterte data direkte i regnearket uten å oppdatere noen egenskaper i HubSpot. Hvis for eksempel kontaktnavnene i arket skal formateres med små bokstaver, men du fortsatt vil at navnene skal ha store bokstaver i HubSpot.

Du kan koble til Google Sheets-appen fra App Marketplace eller fra en arbeidsflyt.

• Klikk på plussikonet + i arbeidsflytredigeringsprogrammet for å legge til en arbeidsflythandling.
• I handlingspanelet velger du Opprett Google Regneark-rad.
• I panelet til høyre klikker du på rullegardinmenyen Regneark. Velg deretter regnearket du vil sende data til. Du kan velge blant regnearkene som eies av eller er delt med brukeren som har koblet Google Regneark til HubSpot.
• Klikk på rullegardinmenyen Ark. Velg deretter arket du vil sende data til. Arkfeltet refererer til fanene nederst i regnearket.
• Konfigurer radene i Google-arket:
  • Klikk på rullegardinmenyen Topptekst. Velg deretter de tilsvarende kolonnene i Google-arket.
  • Klikk på rullegardinmenyen Egenskaper. Klikk deretter for å utvide handlingen Formater data . Hvis du vil bruke den tidligere formaterte verdien, velger du [utdatatype]-verdi. Denne handlingen kan bruke formaterte data fra en hvilken som helst tidligere Formater data -handling.
  • Gjenta til du er ferdig med den nye raden.
• Klikk på Lagre.

Når du har konfigurert handlingen Opprett rad i Google-arket, kan arbeidsflyten din nå bruke tidligere formaterte verdier til å legge til nye rader i Google-arket uten å påvirke eksisterende egenskaper.

Finn ut mer om hvordan du legger til data i Google-ark med arbeidsflyter.