Formater dataene dine med arbeidsflyter

Bruk handlingen Formater dataarbeidsflyt til å fikse, formatere og vedlikeholde CRM-data. Du kan for eksempel bruke store bokstaver i kontakt- eller firmanavn, eller beregne verdier basert på egenskaper.

Du kan også konvertere data til tekstegenskaper med én eller flere linjer, eller formatere og legge til data i et Google-regneark. 

Formatering av data med arbeidsflyter er en totrinnsprosess. Først forbereder du dataene ved å konfigurere en formatdatahandling. Deretter konfigurerer du en annen arbeidsflythandling for å bruke dataene.

Formater dataene dine med standard formateringsalternativer

Slik formaterer du dataene dine med standard formateringsalternativer:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• Klikk på + pluss-ikonet i arbeidsflytredigereren for å legge til en arbeidsflythandling.
• Velg Formater data i delen Dataops i handlingspanelet.
• Kontroller at bryteren for egendefinert modus er slått av i høyre panel.
• I det venstre panelet velger du egenskapen eller verdien som skal formateres:
  • Hvis du vil formatere egenskapsverdier for registrerte poster, klikker du på Vis egenskaper eller handlingsutdata fra rullegardinmenyen og velger Registrert post. Velg deretter en eiendom.
  • Hvis du vil formatere resultater av tidligere handlinger, klikker du på Vis egenskaper eller handlingsutdata fra rullegardinmenyen og velger Handlingsutdata. Klikk deretter for å utvide forrige handlingsnavn, og velg deretter en handlingsutdata.

• Klikk på rullegardinmenyen Format, og velg et formateringsalternativ.

• Klikk på  rullegardinmenyen Utdatatype, og velg deretter en utdatatype. Avhengig av hvilket formateringsalternativ som er valgt, kan data formateres som en tekst-, nummer-, dato- eller datotidsverdi. 
  
  

• Slik lagrer du formaterte data automatisk til en eksisterende egenskap:
  • Merk av for Ja, lagre verdien i en egenskap .
  • Klikk på Lagre øverst og fortsett. Dette vil automatisk opprette en ny redigeringsposthandling. Som standard vil handlingens felt fylles ut automatisk og settes til å oppdatere den samme posten og egenskapen. Du kan tilpasse denne handlingen ytterligere. Finn ut mer om hvordan du bruker handlingen Rediger post . 

• • Klikk deretter på Lagre. 

• Når du har konfigurert handlingen, klikker du på Lagre.
  
  

Standard formateringsalternativer 

Når du bruker handlingen Formatér data, er følgende standardformateringsalternativer tilgjengelige:

• Legg til et tall: Legg til et spesifikt tall til egenskapen eller verdien. Angi ønsket verdi i feltet Nummer som skal legges til.
• Legg til en tidsperiode: Legg til en tidsperiode (f.eks. timer, dager) til en datotidsverdi. Angi hvor mye tid i feltet Beløp som skal legges til, og bruk deretter rullegardinmenyen Tidsenhet for å velge tidsenhet.
• Beregn n 'te roten til et tall: Beregn rotverdien til et tall. Skriv inn rotnummeret i feltet Nth rotnummer.
• Første bokstav med stor forbokstav: Første bokstav i verdien med stor forbokstav. Alle andre tegn i verdien endres til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Endre alle tegn til små bokstaver: Endre alle tegn i verdien til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Endre alle tegn til store bokstaver: Endre alle tegn i verdien til store bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Endre til tittelcase: Endre verdien til tittelcase. Den første bokstaven i hvert ord i verdien vil bli skrevet med store bokstaver, alle andre tegn vil bli endret til små bokstaver. Fungerer bare for tegn i det latinske alfabetet.
• Konverter til Unix-tidsstempel: Konverter verdien til et Unix-tidsstempel.
• Klipp ut et tegn eller flere tegn: Fjern bestemte tegn fra verdien. Skriv inn tegnene du vil fjerne i feltet Tegn som skal kuttes. For postnummeret 02145 kan du for 02145eksempel skrive inn 02 i feltet, noe som vil resultere i verdien 145.
• Dele et tall: Dele verdien med et bestemt tall. Skriv inn tallet du vil dele på, i feltet Tallet som skal deles på.
• Escape og URL-kode: returnerer verdien i et URL-kodet format. For eksempel, fra hello world til hello%20world.
• Formatdato og -klokkeslett: Endre datotidsformatet for verdien.
  • Datoformat: det nye datoformatet for verdien. 
  • Tidssone: tidssonen verdien skal formateres til i IANA TZDB-format. Returnerer som standard UTC-tid.
  • Lokalisering: lokaliseringen som skal brukes for verdien, for eksempel en-US eller hi-IN.
• Get absolute value of a number: returnerer absoluttverdien til et tall. Du kan bruke dette alternativet for å sikre at et tall er positivt.
• Multipliser med et tall: Multipliser verdien med et bestemt tall. Skriv inn tallet du vil multiplisere med, i feltet Tallet som skal multipliseres med.
• Fjern HTML-koder: Fjern alle HTML-koder fra verdien. 
• Erstatt tegn: Finn og erstatt bestemte tegn i verdien. 
  • Tegn som skal erstattes: tegnstrengen i verdien som skal erstattes. 
  • Erstatningstegn: Erstatningsverdien for de angitte tegnene som skal erstattes. 
  • Antall forekomster som skal erstattes: antall ganger Tegn til erstattede verdier vil bli erstattet. Som standard vil alle forekomster av tegnet bli erstattet.
• Avrund et tall: Øk eller reduser verdien til nærmeste definerte desimal. 
  • Desimal å avrunde til: velg om du vil avrunde til et helt tall, eller velg desimalverdien som skal avrundes til.
  • Avrundingsmetode: Velg mellom Alltid avrund opp, Alltid avrund ned eller Avrund til nærmeste tall. 
• Trekk fra en tidsperiode: Velg å trekke fra en tidsperiode fra en datoegenskap. Skriv inn en verdi i feltet Beløp som skal trekkes fra, og velg en tidsenhet fra feltet Tidsenhet. 
• Test om et tall er delelig: sjekk om verdien er delelig med et spesifisert tall. Skriv inn nummeret du vil merke av i feltet Nummer som skal deles på felt. 
• Trim innledende og etterfølgende mellomrom: Fjern alle innledende og etterfølgende mellomrom fra verdien.

Formater dataene dine med en egendefinert formel

Slik formaterer du data med en egendefinert formel:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• Klikk på + pluss-ikonet i arbeidsflytredigereren for å legge til en arbeidsflythandling.
• Velg Formater data i delen Dataops i handlingspanelet.
•  Klikk på for å aktivere egendefinert modus i panelet til venstre.
• Skriv inn den egendefinerte formelen i Formel-delen.
• Klikk på Sett inn for å legge til ett av følgende elementer i formelen: 
  • Handlingsutdata: utdataverdien fra en tidligere handling i samme arbeidsflyt. 
  • HubSpot-egenskap: egenskapsverdien som tilhører den registrerte posten. 
  • Funksjon: en operator som brukes til å konfigurere formelen, for eksempel å skrive med store bokstaver den første bokstaven eller legge til et tall. 
• En forhåndsvisning fylles automatisk ut med et eksempelresultat:
  • Hvis formelen bruker en variabel, for eksempel en egenskapsverdi, vil forhåndsvisningen automatisk vise et resultat med standardverdier.
  • Hvis du vil se en forhåndsvisning med andre eksempler, klikker du på Rediger eksempeldata og angir en annen testverdi for hvert felt.

• Slik lagrer du formaterte data automatisk til en eksisterende egenskap:
  • Merk av for Ja, lagre verdien i en egenskap .
  • Klikk på Lagre øverst og fortsett. Dette vil automatisk opprette en ny redigeringsposthandling. Som standard vil handlingens felt fylles ut automatisk og settes til å oppdatere den samme posten og egenskapen. Du kan tilpasse denne handlingen ytterligere. Finn ut mer om hvordan du bruker handlingen Rediger post . 

• Når du har konfigurert handlingen, klikker du på Lagre.

Eksempler på egendefinerte

Ved hjelp av egendefinerte formler kan du tilpasse komplekse formateringsalternativer for utdataene dine. Finn ut mer om funksjonene du kan bruke med egendefinerte formler. Du kan for eksempel beregne følgende: 

• Fjerning av spesialtegn fra telefonnumre: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Beregner salgsrepresentantens provisjonsbeløp: ([Amount] * [commission_rate])

• Sammenkobling av strengverdier fra forskjellige egenskaper: concat([company_name], [month_and_year])

Merk: Selv om det er mulig å kopiere og lime inn funksjoner i Formel-delen, må alle tokens som brukes, for eksempel handlingsutganger eller HubSpot-egenskaper, settes inn manuelt.

Bruk formaterte data

Når du har lagt til handlingen Formater data, må du konfigurere flere handlinger for å bruke de formaterte dataene. I handlingen formatdata kan du automatisk oppdatere en eksisterende egenskap med de formaterte dataene.

Du kan også legge til de formaterte dataene i Google Regneark hvis du har installert Google Regneark-integreringen. 

Oppdater eksisterende egenskaper med formaterte data

Konfigurer en Rediger post-handling for å oppdatere egenskaper med de nylig formaterte dataene. Handlingen kan bruke formaterte data fra alle tidligere formatdatahandlinger.

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• Klikk på + pluss-ikonet i arbeidsflytredigereren for å legge til en arbeidsflythandling.
• Velg Rediger post i handlingspanelet.
• Klikk på Egenskap for å redigere rullegardinmenyen i panelet til venstre, og velg deretter en egenskap.
• For avmerkingsboks og andre egenskaper av valgt type:
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg en verdi, og velg velg datavariabel.
  • I panelet Velg en datavariabel klikker du på rullegardinmenyen Registrert [object] og velger Handlingsutdata. Når du kopierer en verdi til en annen egenskap, må egenskapene være kompatible. Lær mer om kompatible eiendomstyper.
  • Klikk for å utvide forrige handlingsnavn og velge en handlingsutdata.
• For tekstinndataegenskaper:
  • Klikk på tekstboksen Velg en verdi.
  • I panelet Velg en datavariabel klikker du på rullegardinmenyen Registrert [object] og velger Handlingsutdata.
  • Klikk for å utvide forrige handlingsnavn og velge en handlingsutdata.

• Klikk på Lagre.

Når handlingen Rediger post er konfigurert, kan arbeidsflyten nå bruke tidligere formaterte verdier til å oppdatere CRM-egenskaper.

Legg til formaterte data i Google Regneark

Hvis du har installert Google Regneark-integreringen, kan du legge til formaterte data direkte i regnearket uten å oppdatere noen egenskaper i HubSpot. Hvis navnene på kontaktene i arket for eksempel må formateres med små bokstaver, men du likevel vil at navnene skal forbli store bokstaver i HubSpot. 

Du kan koble til Google Regneark-appen fra App Marketplace eller fra en arbeidsflyt.

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en eksisterende arbeidsflyt, eller opprett en ny arbeidsflyt.
• Klikk på plussikonet + i arbeidsflytredigereren for å legge til en arbeidsflythandling.
• Velg Opprett Google Regneark-rad i handlingspanelet.
• Klikk på rullegardinmenyen Regneark. Velg deretter regnearket du vil sende data til. Du kan velge fra regnearkene som eies av eller har blitt delt med brukeren som koblet Google Regneark til HubSpot. 
• Klikk på rullegardinmenyen Ark. Velg deretter arket du vil sende data til. Arkfeltet refererer til fanene nederst i regnearket.
• Konfigurer Google-arkradene til å bruke formaterte data: 
  • Klikk på rullegardinmenyen Topptekst. Velg deretter de tilsvarende kolonnene i Google-arket. 
  • Klikk på egenskapsfeltet.
  • Klikk på Vis egenskaper eller handlingsutdata fra rullegardinmenyen i datapanelet, og velg Handlingsutdata. 
  • Klikk for å utvide  en formatdatahandling. Hvis du vil bruke den tidligere formaterte verdien, velger du [output type] -verdien. Denne handlingen kan bruke formaterte data fra alle  tidligere formatdatahandlinger.
  • Gjenta til du har fullført den nye raden. 
• Klikk på Lagre. 
   

Når radhandlingen Opprett Google Regneark er konfigurert, kan arbeidsflyten nå bruke tidligere formaterte verdier til å legge til nye rader i Google Regnearket uten å påvirke eksisterende egenskaper. Finn ut mer om hvordan du legger til data i Google Regneark med arbeidsflyter.