Formatowanie danych za pomocą przepływów pracy

Działanie przepływu pracy Formatuj dane umożliwia poprawianie, formatowanie i konserwację danych CRM. Możesz na przykład zamienić nazwy kontaktów lub firm na wielkie litery lub obliczyć wartości na podstawie właściwości.

Można także konwertować dane na jednowierszowe lub wielowierszowe właściwości tekstowe lub formatować i dodawać dane do arkusza kalkulacyjnego Google.

Formatowanie danych za pomocą przepływów pracy jest procesem dwuetapowym. Najpierw należy przygotować dane, konfigurując akcję Formatuj dane. Następnie należy skonfigurować kolejne działanie przepływu pracy w celu wykorzystania danych.

Formatowanie danych przy użyciu domyślnych opcji formatowania

Aby sformatować dane przy użyciu domyślnych opcji formatowania:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknijikonę + plus , aby dodać działanie przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Formatuj dane w sekcji Operacje na danych .
• W prawym panelu upewnij się, że przełącznik trybu niestandardowego jest wyłączony.
• W lewym panelu wybierz właściwość lub wartość do sformatowania:
  • Aby sformatować wartości właściwości zapisywanych rekordów, kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub wyjścia akcji i wybierz opcję Zapisywany rekord. Następnie wybierz właściwość.
  • Aby sformatować wyniki poprzednich akcji, kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub wyniki akcji i wybierz opcję Wyniki akcji. Następnie kliknij, aby rozwinąć nazwę poprzedniego działania, a następnie wybierz wynik działania.

• Kliknij menu rozwijane Format i wybierz opcję formatowania.

• Kliknij menu rozwijane Typ danych wyjściowych, a następnie wybierz typ danych wyjściowych. W zależności od wybranej opcji formatowania dane mogą zostać sformatowane jako tekst, liczba, data lub wartość datetime.
  
  

• Aby automatycznie zapisać sformatowane dane w istniejącej Właściwości:
  • Zaznacz pole wyboru Tak, zapisz wartość we właściwości .
  • Na górze kliknij Zapisz i kontynuuj. Spowoduje to automatyczne utworzenie nowej akcji Edytuj rekord . Domyślnie pola akcji zostaną automatycznie wypełnione i ustawione na aktualizację tego samego rekordu i właściwości. Możesz dodatkowo dostosować tę akcję, dowiedz się więcej o korzystaniu z akcji Edytuj rekord.

• • Następnie kliknij przycisk Zapisz.

• Po skonfigurowaniu działania kliknij przycisk Zapisz.
  
  

Domyślne opcje formatowania

Podczas korzystania z akcji Formatuj dane dostępne są następujące domyślne opcje formatowania:

• Dodaj liczbę: dodanie określonej liczby do Właściwości lub wartości. Wprowadź żądaną wartość w polu Liczba do dodania.
• Dodaj ilość czasu: dodaj ilość czasu (np. godziny, dni) do wartości datetime. Wprowadź ilość czasu w polu Ilość do dodania , a następnie użyj menu rozwijanego Jednostka czasu , aby wybrać jednostkę czasu.
• Oblicz n-ty pierwiastek z liczby : oblicza wartość pierwiastka z liczby. Wprowadź numer pierwiastka w polu N-ty numer pierwiastka.
• Pierwsza litera wielką literą: pierwsza litera wartości będzie wielka. Wszystkie pozostałe znaki w wartości zostaną zamienione na małe litery. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmień wszystkie znaki na małe: zmienia wszystkie znaki w wartości na małe. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmieńwszystkie znaki na wielkie: zmiana wszystkich znaków w wartości na wielkie. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmieńna wielkość liter w tytule: zmiana wielkości liter w wartości na wielkość liter w tytule. Pierwsza litera każdego słowa w wartości zostanie zapisana wielkimi literami, a wszystkie pozostałe znaki zostaną zamienione na małe litery. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Konwertuj na uniksowy znacznik czasu: konwertuje wartość na uniksowy znacznik czasu.
• Wytnij znak lub kilka znaków: usunięcie określonych znaków z wartości. Wprowadź znaki, które chcesz usunąć w polu Znaki do wycięcia. Na przykład, dla kodu pocztowego 02145, można wpisać 02 w polu, co da wartość 145.
• Podziel liczbę: podziel wartość przez określoną liczbę. Wprowadź liczbę, przez którą chcesz podzielić wartość w polu Liczba do podzielenia przez .
• Escape and URL encode: zwraca wartość w formacie zakodowanym w adresie URL. Na przykład z hello world na hello%20world.
• Formatuj datę i godzinę: zmiana formatu daty i godziny wartości.
  • Format daty: nowy format daty dla wartości.
  • Strefa czasowa: strefa czasowa, do której wartość powinna zostać sformatowana w formacie IANA TZDB. Domyślnie zwracany jest czas UTC.
  • Locale: ustawienia regionalne używane dla wartości, takie jak en-US lub hi-IN.
• Get absolute value of a number: zwraca wartość bezwzględną liczby. Można użyć tej opcji, aby upewnić się, że liczba jest dodatnia.
• Pomnóż przez liczbę: mnoży wartość przez określoną liczbę. Wprowadź liczbę, którą chcesz pomnożyć, w polu Liczba do pomnożenia przez .
• Usuń znaczniki HTML: usunięcie wszystkich znaczników HTML z wartości.
• Zastąp znaki: wyszukiwanie i zastępowanie określonych znaków w wartości.
  • Znaki do zastąpienia: ciąg znaków w wartości do zastąpienia.
  • Znaki do zastąpienia: wartość zastępcza dla określonych znaków do zastąpienia.
  • Liczba wystąpień do zastąpienia : liczba wystąpień znaków, które mają zostać zastąpione. Domyślnie zastąpione zostaną wszystkie wystąpienia znaku.
• Zaokrąglij liczbę : zwiększenie lub zmniejszenie wartości do najbliższego zdefiniowanego miejsca dziesiętnego.
  • Decimal to round to: wybierz, czy chcesz zaokrąglić do liczby całkowitej, czy wybrać wartość dziesiętną do zaokrąglenia.
  • Metoda zaokrąglania : wybór spośród opcji Zawsze zaokrąglaj w górę, Zawsze zaokrąglaj w dół lub Zaokrąglaj do najbliższej liczby.
• Odejmij ilość czasu : wybierz, aby odjąć ilość czasu od właściwości daty. Wprowadź wartość w polu Kwota do odjęcia i wybierz jednostkę czasu z pola Jednostka czasu .
• Sprawdź, czy liczba jest podzielna: sprawdzenie, czy wartość jest podzielna przez określoną liczbę. Wprowadź liczbę do sprawdzenia w polu Liczba do podzielenia przez .
• Trim leading and trailing whitespace : usuwanie wszystkich początkowych i końcowych białych znaków z wartości.

Formatowanie danych za pomocą formuły niestandardowej

Aby sformatować dane za pomocą formuły niestandardowej:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknijikonę + plus , aby dodać działanie przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Formatuj dane w sekcji Operacje na danych .
• W lewym panelu kliknij, aby włączyć tryb niestandardowy.
• W sekcji Formuła wprowadź formułę niestandardową.
• Kliknij przycisk Wstaw, aby dodać jeden z obserwujących elementów do formuły:
  • Wyjście działania: wartość wyjściowa z wcześniejszego działania w tym samym przepływie pracy.
  • Właściwość HubSpot : wartość właściwości należąca do zapisującego się rekordu.
  • Funkcja: operator używany do ustawienia formuły, taki jak wielka litera lub dodanie liczby.
• Podgląd zostanie automatycznie wypełniony przykładowym wynikiem:
  • Jeśli formuła używa zmiennej, takiej jak wartość właściwości, podgląd automatycznie wyświetli wynik z użyciem wartości domyślnych.
  • Aby zobaczyć podgląd z innymi przykładami, kliknij Edytuj przykładowe dane i wprowadź inną wartość testową dla każdego pola.

• Aby automatycznie zapisać sformatowane dane w istniejącej Właściwości:
  • Zaznacz pole wyboru Tak, zapisz wartość we właściwości .
  • Na górze kliknij Zapisz i kontynuuj. Spowoduje to automatyczne utworzenie nowej akcji Edytuj rekord . Domyślnie pola akcji zostaną automatycznie wypełnione i ustawione na aktualizację tego samego rekordu i właściwości. Możesz dodatkowo dostosować tę akcję, dowiedz się więcej o korzystaniu z akcji Edytuj rekord.

• Po skonfigurowaniu działania kliknij przycisk Zapisz.

Przykłady formuł niestandardowych

Korzystając z formuł niestandardowych, można dostosować złożone opcje formatowania danych wyjściowych. Dowiedz się więcej o funkcjach, których można używać z formułami niestandardowymi. Na przykład można obliczyć następujące wartości:

• Usuwanie znaków specjalnych z numerów telefonów: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Obliczanie wysokości prowizji przedstawiciela handlowego: ([Amount] * [commission_rate])

• Łączenie wartości łańcuchów z różnych właściwości: concat([company_name], [month_and_year])

Uwaga: chociaż możliwe jest kopiowanie i wklejanie funkcji do sekcji Formula, wszelkie używane tokeny, takie jak dane wyjściowe akcji lub właściwości HubSpot , muszą być wstawiane ręcznie.

Używanie sformatowanych danych

Po dodaniu akcji Formatuj dane należy skonfigurować dodatkowe działania w celu użycia sformatowanych danych. W ramach akcji Formatuj dane można automatycznie zaktualizować istniejącą właściwość za pomocą sformatowanych danych.

Możesz również dodać sformatowane dane do Arkusza Google, jeśli masz zainstalowaną integrację z Arkuszami Google.

Aktualizacja istniejących właściwości za pomocą sformatowanych danych

Skonfiguruj akcję Edytuj rekord, aby zaktualizować właściwości o nowo sformatowane dane. Akcja może wykorzystywać sformatowane dane z dowolnej poprzedniej akcji Formatuj dane.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknijikonę + plus , aby dodać działanie przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Edytuj rekord.
• W lewym panelu kliknij menu rozwijane Właściwość do edycji, a następnie wybierz właściwość.
• W przypadku pola wyboru i innych właściwości typu select:
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz wartość i wybierz zmienną danych.
  • W panelu Wybierz zmienną danych kliknij menu rozwijane Zapisywanie się [obiekt] i wybierz Wyjścia akcji. Podczas kopiowania wartości do innej właściwości, właściwości muszą być zgodne. Dowiedz się więcej o zgodnych typach właściwości.
  • Kliknij, aby rozwinąć poprzednią nazwę akcji i wybrać wyjście akcji.
• Dla właściwości wprowadzania tekstu:
  • Kliknij pole tekstowe Wybierz wartość.
  • W panelu Wybierz zmienną danych kliknij menu rozwijane Zapisywanie się [obiekt] i wybierz Wyjścia akcji.
  • Kliknij, aby rozwinąć poprzednią nazwę akcji i wybrać wyjście akcji.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Po skonfigurowaniu akcji Edytuj rekord, przepływ pracy może teraz wykorzystywać wcześniej sformatowane wartości do aktualizacji właściwości CRM.

Dodawanie sformatowanych danych do Arkuszy Google

Jeśli masz zainstalowaną integrację z Arkuszami Google, możesz dodawać sformatowane dane bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego bez aktualizowania żadnych właściwości w HubSpot. Na przykład, jeśli nazwy kontaktów w arkuszu muszą być sformatowane małymi literami, ale nadal chcesz, aby ich nazwy pozostały pisane wielkimi literami w HubSpot.

Aplikację Arkusze Google można pobrać z App Marketplace lub z poziomu przepływu pracy.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę plusa + , aby dodać działanie przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Utwórz wiersz Arkusza Google.
• Kliknij menu rozwijane Arkusz kalk ulacyjny. Następnie wybierz arkusz kalkulacyjny, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybierać spośród arkuszy kalkulacyjnych, które są własnością lub zostały udostępnione użytkownikowi, który połączył Arkusze Google z HubSpot.
• Kliknij menu rozwijane Arkusz. Następnie wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Pole Arkusz odnosi się do zakładek na dole arkusza kalkulacyjnego.
• Skonfiguruj wiersze arkusza Google tak, aby używały sformatowanych danych:
  • Kliknij menu rozwijane Nagłówek. Następnie wybierz odpowiednie kolumny w arkuszu Google.
  • Kliknij pole Właściwość .
  • W panelu danych kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub dane wyjściowe akcji i wybierz opcję Dane wyjściowe akcji.
  • Kliknij, aby rozwinąć akcję Formatuj dane . Aby użyć wcześniej sformatowanej wartości, wybierz wartość [typ wyjścia]. Ta akcja może używać sformatowanych danych z dowolnej poprzedniej akcji Formatuj dane.
  • Powtarzaj tę czynność aż do ukończenia nowego wiersza.
• Kliknij przycisk Zapisz.
  

Po skonfigurowaniu działania Utwórz wiersz Arkusza Google, przepływ pracy może teraz wykorzystywać wcześniej sformatowane wartości do dodawania nowych wierszy w Arkuszu Google bez wpływu na istniejące właściwości. Dowiedz się więcej o dodawaniu danych do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy.