Formatowanie danych za pomocą przepływów pracy

Akcja przepływu pracy Formatuj dane służy do poprawiania, formatowania i utrzymywania danych CRM. Możesz na przykład zamienić nazwy kontaktów lub firm na wielkie litery lub obliczyć wartości na podstawie właściwości.

Możesz także konwertować dane na jednowierszowe lub wielowierszowe właściwości tekstowe lub formatować i dodawać dane do arkusza kalkulacyjnego Google.

Formatowanie danych za pomocą przepływów pracy jest procesem dwuetapowym. Najpierw należy przygotować dane, konfigurując akcję Formatuj dane. Następnie należy skonfigurować inną akcję przepływu pracy, aby użyć danych.

Formatowanie danych przy użyciu domyślnych opcji formatowania

Aby sformatować dane przy użyciu domyślnych opcji formatowania:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknijikonę + plus , aby dodać akcję przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Formatuj dane w sekcji Operacje na danych .
• W prawym panelu upewnij się, że przełącznik trybu niestandardowego jest wyłączony.
• W lewym panelu wybierz właściwość lub wartość do sformatowania:
  • Aby sformatować wartości właściwości zarejestrowanych rekordów, kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub wyniki akcji i wybierz opcję Zarejestrowany rekord. Następnie wybierz właściwość.
  • Aby sformatować wyniki poprzednich akcji, kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub wyniki akcji i wybierz opcję Wyniki akcji. Następnie kliknij, aby rozwinąć nazwę poprzedniego działania, a następnie wybierz wynik działania.

• Kliknij menu rozwijane Format i wybierz opcję formatowania.

• Kliknij menu rozwijane Typ danych wyjściowych, a następnie wybierz typ danych wyjściowych. W zależności od wybranej opcji formatowania dane mogą zostać sformatowane jako tekst, liczba, data lub wartość datetime.
  
  

• Aby automatycznie zapisać sformatowane dane w istniejącej właściwości:
  • Zaznacz pole wyboru Tak, zapisz wartość we właściwości.
  • Na górze kliknij Zapisz i kontynuuj. Spowoduje to automatyczne utworzenie nowej akcji Edytuj rekord . Domyślnie pola akcji zostaną automatycznie wypełnione i ustawione na aktualizację tego samego rekordu i właściwości. Możesz dodatkowo dostosować tę akcję, dowiedz się więcej o korzystaniu z akcji Edytuj rekord.

• • Następnie kliknij przycisk Zapisz.

• Po skonfigurowaniu akcji kliknij przycisk Zapisz.
  
  

Domyślne opcje formatowania

Podczas korzystania z akcji Formatuj dane dostępne są następujące domyślne opcje formatowania:

• Dodaj liczbę: dodanie określonej liczby do właściwości lub wartości. Wprowadź żądaną wartość w polu Liczba do dodania.
• Dodaj ilość czasu: dodaj ilość czasu (np. godziny, dni) do wartości datetime. Wprowadź ilość czasu w polu Ilość do dodania , a następnie użyj menu rozwijanego Jednostka czasu , aby wybrać jednostkę czasu.
• Oblicz n-ty pierwiastek z liczby: oblicz wartość pierwiastka z liczby. Wprowadź numer pierwiastka w polu N-ty numer pierw iastka.
• Kapitalizuj pierwszą literę: kapitalizuje pierwszą literę wartości. Wszystkie pozostałe znaki w wartości zostaną zamienione na małe litery. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmień wszystkie znaki na małe: zmienia wszystkie znaki w wartości na małe. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmień wszystkie znaki na wielkie: zmienia wszystkie znaki w wartości na wielkie. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Zmień na wielkość liter w tytule: zmiana wielkości liter w wartości na wielkość liter w tytule. Pierwsza litera każdego słowa w wartości zostanie zapisana wielkimi literami, a wszystkie pozostałe znaki zostaną zamienione na małe. Działa tylko w przypadku znaków alfabetu łacińskiego.
• Konwertuj na uniksowy znacznik czasu: konwertuje wartość na uniksowy znacznik czasu.
• Wytnij znak lub kilka znaków: usuwanie określonych znaków z wartości. Wprowadź znaki, które chcesz usunąć w polu Znaki do wyc ięcia. Na przykład w przypadku kodu pocztowego 02145 można wpisać w polu 02, co spowoduje wyświetlenie wartości 145.
• Podziel liczbę: podziel wartość przez określoną liczbę. Wprowadź liczbę, przez którą chcesz podzielić wartość w polu Liczba do podzielenia .
• Escape i URL encode: zwraca wartość w formacie zakodowanym przez URL. Na przykład, z hello world do hello%20world.
• Formatuj datę i godzinę: zmiana formatu daty i godziny wartości.
  • Format daty: nowy format daty dla wartości.
  • Strefa czasowa: strefa czasowa, do której wartość powinna zostać sformatowana w formacie IANA TZDB. Domyślnie zwracany jest czas UTC.
  • Locale: ustawienia regionalne używane dla wartości, takie jak en-US lub hi-IN.
• Get absolute value of a number: zwraca wartość bezwzględną liczby. Można użyć tej opcji, aby upewnić się, że liczba jest dodatnia.
• Pomnóż przez liczbę: pomnóż wartość przez określoną liczbę. Wprowadź liczbę, którą chcesz pomnożyć, w polu Liczba do pomnożenia .
• Usuń znaczniki HTML: usuwa wszystkie znaczniki HTML z wartości.
• Zastąp znaki: wyszukiwanie i zastępowanie określonych znaków w wartości.
  • Znakido zastąpienia: ciąg znaków w wartości do zastąpienia.
  • Zastępowane znaki: wartość zastępcza dla określonych znaków do zastąpienia.
  • Liczba wystąpień do zastąpienia: liczba wystąpień znaków, które mają zostać zastąpione. Domyślnie zastąpione zostaną wszystkie wystąpienia znaku.
• Zaokrąglij liczbę: zwiększ lub zmniejsz wartość do najbliższego zdefiniowanego miejsca dziesiętnego.
  • Decimal to round to : wybierz, czy chcesz zaokrąglić do liczby całkowitej, czy do wartości dziesiętnej.
  • Metoda zaokrąglania : wybór spośród opcji Zawsze zaokrąglaj w górę, Zawsze zaokrąglaj w dół lub Zaokrąglaj do najbliższej liczby.
• Odejmij ilość czasu: wybierz, aby odjąć ilość czasu od właściwości daty. Wprowadź wartość w polu Kwota do odjęcia i wybierz jednostkę czasu z pola Jednostka czasu .
• Sprawdź, czy liczba jest podzielna: sprawdzenie, czy wartość jest podzielna przez określoną liczbę. Wprowadź liczbę, którą chcesz sprawdzić w polu Liczba do podzielenia przez .
• Trim leading and trailing whitespace: usuwa wszystkie początkowe i końcowe białe znaki z wartości.

Formatowanie danych za pomocą formuły niestandardowej

Aby sformatować dane za pomocą formuły niestandardowej:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknijikonę + plus , aby dodać akcję przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Formatuj dane w sekcji Operacje na danych .
• W lewym panelu kliknij, aby włączyć tryb niestandardowy.
• W sekcji Formuła wprowadź formułę niestandardową.
• Kliknij przycisk Wstaw, aby dodać jeden z poniższych elementów do formuły:
  • Wyjście akcji: wartość wyjściowa z wcześniejszej akcji w tym samym przepływie pracy.
  • Właściwość HubSpot : wartość właściwości należąca do zarejestrowanego rekordu.
  • Funkcja : operator używany do skonfigurowania formuły, taki jak wielka litera lub dodanie liczby.
• Podgląd zostanie automatycznie wypełniony przykładowym wynikiem:
  • Jeśli formuła używa zmiennej, takiej jak wartość właściwości, podgląd automatycznie wyświetli wynik z wartościami domyślnymi.
  • Aby zobaczyć podgląd z innymi przykładami, kliknij Edytuj przykładowe dane i wprowadź inną wartość testową dla każdego pola.

• Aby automatycznie zapisać sformatowane dane w istniejącej właściwości:
  • Zaznacz pole wyboru Tak, zapisz wartość we właściwości.
  • Na górze kliknij Zapisz i kontynuuj. Spowoduje to automatyczne utworzenie nowej akcji Edytuj rekord . Domyślnie pola akcji zostaną automatycznie wypełnione i ustawione na aktualizację tego samego rekordu i właściwości. Możesz dodatkowo dostosować tę akcję, dowiedz się więcej o korzystaniu z akcji Edytuj rekord.

• Po skonfigurowaniu akcji kliknij przycisk Zapisz.

Przykłady formuł niestandardowych

Korzystając z formuł niestandardowych, można dostosować złożone opcje formatowania danych wyjściowych. Dowiedz się więcej o funkcjach, których można używać z formułami niestandardowymi. Na przykład można obliczyć następujące wartości:

• Usuwanie znaków specjalnych z numerów telefonów: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Obliczanie wysokości prowizji przedstawiciela handlowego: ([Amount] * [commission_rate])

• Łączenie wartości łańcuchów z różnych właściwości: concat([company_name], [month_and_year])

Uwaga: chociaż możliwe jest kopiowanie i wklejanie funkcji do sekcji Formula, wszelkie używane tokeny, takie jak dane wyjściowe akcji lub właściwości HubSpot , muszą być wstawiane ręcznie.

Używanie sformatowanych danych

Po dodaniu akcji Formatuj dane należy skonfigurować dodatkowe akcje w celu użycia sformatowanych danych. W ramach akcji Formatuj dane można automatycznie zaktualizować istniejącą właściwość za pomocą sformatowanych danych.

Możesz także dodać sformatowane dane do Arkusza Google, jeśli zainstalowałeś integrację z Arkuszami Google.

Aktualizacja istniejących właściwości za pomocą sformatowanych danych

Skonfiguruj akcję Kopiuj wartość właściwości, aby zaktualizować właściwości za pomocą nowo sformatowanych danych. Akcja może wykorzystywać sformatowane dane z dowolnej poprzedniej akcji Formatuj dane.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę plusa + , aby dodać akcję przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Kopiuj wartość właściwości.
• W lewym panelu kliknij właściwość lub wartość do skopiowania z menu rozwijanego, a następnie kliknij, aby rozwinąć akcję Formatuj dane . Aby użyć wcześniej sformatowanej wartości, wybierz wartość [typ wyjścia].
• Kliknij menu rozwijane Target property type, a następnie wybierz typ właściwości, do której chcesz skopiować dane.
• Kliknij opcję Właściwość, aby skopiować wartość "[typ wyjścia]" do menu rozwijanego, aby wybrać właściwość, którą chcesz zaktualizować. Aby utworzyć nową właściwość, kliknij przycisk Create a new [object] property.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Po skonfigurowaniu akcji Kopiuj wartość właściwości przepływ pracy może teraz używać wcześniej sformatowanych wartości do aktualizacji właściwości CRM.

Dodawanie sformatowanych danych do Arkuszy Google

Jeśli zainstalowałeś integrację z Arkuszami Google, możesz dodawać sformatowane dane bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego bez aktualizowania jakichkolwiek właściwości w HubSpot. Na przykład, jeśli nazwy kontaktów w arkuszu muszą być sformatowane małymi literami, ale nadal chcesz, aby ich nazwy były pisane wielkimi literami w HubSpot.

Aplikację Arkusze Google można połączyć z App Marketplace lub z poziomu przepływu pracy.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę plusa + , aby dodać akcję przepływu pracy.
• W panelu akcji wybierz opcję Utwórz wiersz Arkusza Google.
• Kliknij menu rozwijane Arkusz kalkulacyjny. Następnie wybierz arkusz kalk ulacyjny, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybierać spośród arkuszy kalkulacyjnych, które są własnością użytkownika, który połączył Arkusze Google z HubSpot lub zostały mu udostępnione.
• Kliknij menu rozwijane Arkusz. Następnie wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Pole Arkusz odnosi się do kart w dolnej części arkusza kalkulacyjnego.
• Skonfiguruj wiersze arkusza Google tak, aby używały sformatowanych danych:
  • Kliknij menu rozwijane Nagłówek. Następnie wybierz odpowiednie kolumny w arkuszu Google.
  • Kliknij pole Właściwości .
  • W panelu danych kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub dane wyjściowe akcji i wybierz opcję Dane wyjściowe akcji.
  • Kliknij, aby rozwinąć akcję Formatuj dane . Aby użyć poprzednio sformatowanej wartości, wybierz wartość [typ wyjścia]. Ta akcja może używać sformatowanych danych z dowolnej poprzedniej akcji Formatuj dane.
  • Powtarzaj tę czynność aż do ukończenia nowego wiersza.
• Kliknij przycisk Zapisz.
  

Po skonfigurowaniu akcji Utwórz wiersz Arkusza Google przepływ pracy może teraz używać wcześniej sformatowanych wartości do dodawania nowych wierszy w Arkuszu Google bez wpływu na istniejące właściwości. Dowiedz się więcej o dodawaniu danych do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy.