จัดรูปแบบข้อมูลของคุณด้วยเวิร์กโฟลว์

ใช้การดำเนินการจัดรูปแบบเวิร์กโฟลว์ข้อมูลเพื่อแก้ไขจัดรูปแบบและบำรุงรักษาข้อมูล CRM ของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ประโยชน์จากชื่อผู้ติดต่อหรือชื่อบริษัทหรือคำนวณค่าตามคุณสมบัติ

คุณยังสามารถแปลงข้อมูลเป็นคุณสมบัติข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัดหรือจัดรูปแบบและเพิ่มข้อมูลลงในสเปรดชีตของ Google 

การจัดรูปแบบข้อมูลด้วยเวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการสองขั้นตอน ก่อนอื่นคุณจะต้องเตรียมข้อมูลของคุณโดยการตั้งค่าการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูล จากนั้นคุณจะตั้งค่า การดำเนินการเวิร์กโฟลว์อื่นเพื่อใช้ข้อมูล

จัดรูปแบบข้อมูลของคุณด้วยตัวเลือกการจัดรูปแบบเริ่มต้น

ในการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณด้วยตัวเลือกการจัดรูปแบบเริ่มต้น:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอน + บวกเพื่อเพิ่มการดำเนินการเวิร์กโฟลว์
• ในแผงการดำเนินการให้เลือกจัดรูปแบบ ข้อมูลในส่วนปฏิบัติการข้อมูล
• ในแผงด้านขวาตรวจสอบให้แน่ใจว่าปิดสวิตช์โหมดกำหนดเอง แล้ว
• ในแผงด้านซ้ายให้เลือกคุณสมบัติหรือค่าที่จะจัดรูปแบบ:
  • หากต้องการจัดรูปแบบค่าคุณสมบัติของระเบียนที่ลงทะเบียนให้คลิกดูคุณสมบัติหรือผลลัพธ์การดำเนินการจากเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกระเบียนที่ลงทะเบียน จากนั้นเลือกที่พัก
  • หากต้องการจัดรูปแบบผลลัพธ์ของการดำเนินการก่อนหน้าให้คลิกดูคุณสมบัติหรือเอาต์พุตการดำเนินการจากเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกเอาต์พุตการดำเนินการ จากนั้นคลิกเพื่อขยายชื่อการกระทำก่อนหน้าจากนั้นเลือกเอาต์พุตการกระทำ

• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงจัดรูปแบบและเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบ

• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงประเภทเอาต์พุตจากนั้นเลือกประเภทเอาต์พุต ข้อมูลสามารถจัดรูปแบบเป็นข้อความตัวเลขวันที่หรือค่าวันที่และเวลาได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เลือก 
  
  

• วิธีบันทึกข้อมูลที่จัดรูปแบบไว้ในที่พักที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ:
  • เลือกใช่บันทึกค่าลงในช่องทำเครื่องหมายคุณสมบัติ
  • ที่ด้านบนให้คลิกบันทึกและดำเนินการต่อ การดำเนินการนี้จะสร้างการดำเนินการแก้ไขระเบียนใหม่โดยอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้นฟิลด์ของการดำเนินการจะถูกเติมอัตโนมัติและตั้งค่าให้อัพเดทเรคคอร์ดและพร็อพเพอร์ตี้เดียวกัน คุณสามารถปรับแต่งการดำเนินการนี้เพิ่มเติมเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การดำเนินการแก้ไขระเบียน  

• • จากนั้นคลิก บันทึก 

• หลังจากตั้งค่าการดำเนินการของคุณแล้วให้คลิก บันทึก
  
  

ตัวเลือกการจัดรูปแบบเริ่มต้น 

เมื่อใช้การดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลือกการจัดรูปแบบเริ่มต้นต่อไปนี้จะพร้อมใช้งาน:

• เพิ่มหมายเลข: เพิ่มหมายเลขเฉพาะลงในที่พักหรือมูลค่า ป้อนค่าที่ต้องการลงในหมายเลขเพื่อเพิ่มฟิลด์
• เพิ่มระยะเวลา: เพิ่มระยะเวลา (เช่นชั่วโมงวัน) ลงในค่าวันที่และเวลา ป้อนจำนวนเวลาลงในช่องจำนวนเงินที่จะเพิ่มจากนั้นใช้เมนูแบบเลื่อนลงหน่วยเวลาเพื่อเลือกหน่วยเวลา
• คำนวณรากที่ n ของตัวเลข: คำนวณค่ารากของตัวเลข Calculate nth root of a number: calculate the root value of a number. ป้อนหมายเลขรากลงในฟิลด์หมายเลขรากที่ N
• ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เป็นตัวอักษรตัวแรก: ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เป็นตัวอักษรตัวแรกของค่า อักขระอื่นๆทั้งหมดในค่าจะถูกเปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์เล็ก ใช้ได้กับอักขระในตัวอักษรละตินเท่านั้น
• เปลี่ยนตัวอักษรทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์เล็ก: เปลี่ยนตัวอักษรทั้งหมดในค่าเป็นตัวพิมพ์เล็ก ใช้ได้กับอักขระในตัวอักษรละตินเท่านั้น
• เปลี่ยนอักขระทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่: เปลี่ยนอักขระทั้งหมดในค่าเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ใช้ได้กับอักขระในตัวอักษรละตินเท่านั้น
• เปลี่ยนเป็น TITLE CASE: เปลี่ยนค่าเป็น TITLE CASE ตัวอักษรตัวแรกของทุกคำในค่าจะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ตัวอักษรอื่นๆทั้งหมดจะถูกเปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์เล็ก ใช้ได้กับอักขระในตัวอักษรละตินเท่านั้น
• แปลงเป็นเวลาประทับของยูนิกซ์: แปลงค่าเป็นเวลาประทับของยูนิกซ์
• ตัดอักขระหรือหลายอักขระ: ลบอักขระเฉพาะออกจากค่า ป้อนอักขระที่คุณต้องการลบลงในช่องอักขระเพื่อตัด ตัวอย่างเช่นสำหรับรหัสไปรษณีย์ 02145 คุณสามารถป้อน 02 ลงในช่องซึ่งจะส่งผลให้มีค่า 145
• หารตัวเลข: หารค่าด้วยตัวเลขเฉพาะ ป้อนหมายเลขที่คุณต้องการหารด้วยลงในหมายเลขเพื่อหารด้วยฟิลด์
• Escape and URL encode: ส่งกลับค่าในรูปแบบที่เข้ารหัสด้วย URL เช่นจาก hello world ถึง hello % 20world
• รูปแบบวันที่และเวลา: เปลี่ยนรูปแบบวันที่และเวลาของค่า
  • รูปแบบวันที่: รูปแบบวันที่ใหม่สำหรับค่า 
  • เขตเวลา: เขตเวลาควรจัดรูปแบบค่าในรูปแบบ IANA TZDB โดยค่าเริ่มต้นจะแสดงเวลา UTC
  • สถานที่: สถานที่ที่จะใช้สำหรับค่าเช่น en-US หรือ hi-IN
• รับค่าสัมบูรณ์ของตัวเลข: ส่งกลับค่าสัมบูรณ์ของตัวเลข คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขเป็นบวก
• คูณด้วยตัวเลข: คูณค่าด้วยตัวเลขเฉพาะ ป้อนตัวเลขที่คุณต้องการคูณด้วยลงในตัวเลขเพื่อคูณด้วยฟิลด์
• ลบแท็ก HTML: ลบแท็ก HTML ทั้งหมดออกจากค่า 
• แทนที่อักขระ: ค้นหาและแทนที่อักขระเฉพาะในค่า
  • อักขระที่จะแทนที่: สตริงของอักขระในค่าที่จะถูกแทนที่ 
  • การแทนที่อักขระ: ค่าการแทนที่สำหรับอักขระที่ระบุเพื่อแทนที่ 
  • จำนวนอินสแตนซ์ที่จะแทนที่: จำนวนครั้งที่อักขระที่จะแทนที่ค่าจะถูกแทนที่ โดยค่าเริ่มต้นอินสแตนซ์ทั้งหมดของตัวละครจะถูกแทนที่
• ปัดเศษตัวเลข: เพิ่มหรือลดค่าของคุณไปยังตำแหน่งทศนิยมที่กำหนดไว้ที่ใกล้ที่สุด
  • จากทศนิยมถึงปัดเศษเป็น: เลือกว่าจะปัดเป็นจำนวนเต็มหรือเลือกค่าทศนิยมที่จะปัดเศษ
  • วิธีการปัดเศษ: เลือกจากปัดเศษขึ้น เสมอปัดเศษลงเสมอหรือปัดเศษเป็นตัวเลขที่ใกล้ที่สุด 
• ลบระยะเวลา: เลือกลบระยะเวลาจากคุณสมบัติวันที่ ป้อนค่าลงในช่องจำนวนเงินที่จะลบและเลือกหน่วยเวลาจากช่องหน่วยเวลา  
• ทดสอบว่าตัวเลขหารได้หรือไม่: ตรวจสอบว่าค่าหารด้วยตัวเลขที่ระบุได้หรือไม่ ป้อนหมายเลขที่คุณต้องการตรวจสอบในหมายเลขเพื่อหารด้วยฟิลด์ 
• ตัดแต่งช่องว่างชั้นนำและต่อท้าย: ลบช่องว่างชั้นนำและต่อท้ายทั้งหมดออกจากค่า

จัดรูปแบบข้อมูลของคุณด้วยสูตรที่กำหนดเอง

วิธีจัดรูปแบบข้อมูลด้วยสูตรที่กำหนดเอง:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอน + บวกเพื่อเพิ่มการดำเนินการเวิร์กโฟลว์
• ในแผงการดำเนินการให้เลือกจัดรูปแบบ ข้อมูลในส่วนปฏิบัติการข้อมูล
•  ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อเปิดโหมดกำหนดเอง
• ในส่วนสูตรให้ป้อนสูตรที่คุณกำหนดเอง
• คลิกแทรกเพื่อเพิ่มหนึ่งในองค์ประกอบต่อไปนี้ในสูตรของคุณ:
  • เอาต์พุตการดำเนินการ: ค่าเอาต์พุตจากการดำเนินการก่อนหน้าในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน 
  • คุณสมบัติ HubSpot: มูลค่าทรัพย์สินที่อยู่ในบันทึกที่ลงทะเบียน 
  • ฟังก์ชัน: ตัวดำเนินการที่ใช้ในการตั้งค่าสูตรเช่นการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ตัวอักษรตัวแรกหรือการเพิ่มตัวเลข 
• หน้าตัวอย่างจะแสดงผลลัพธ์ตัวอย่างโดยอัตโนมัติ:
  • หากสูตรของคุณใช้ตัวแปรเช่นค่าคุณสมบัติตัวอย่างจะแสดงผลลัพธ์โดยอัตโนมัติโดยใช้ค่าเริ่มต้น
  • หากต้องการดูตัวอย่างพร้อมตัวอย่างอื่นๆให้คลิกแก้ไขข้อมูลตัวอย่างและป้อนค่าการทดสอบที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละฟิลด์

• วิธีบันทึกข้อมูลที่จัดรูปแบบไว้ในที่พักที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ:
  • เลือกใช่บันทึกค่าลงในช่องทำเครื่องหมายคุณสมบัติ
  • ที่ด้านบนให้คลิกบันทึกและดำเนินการต่อ การดำเนินการนี้จะสร้างการดำเนินการแก้ไขระเบียนใหม่โดยอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้นฟิลด์ของการดำเนินการจะถูกเติมอัตโนมัติและตั้งค่าให้อัพเดทเรคคอร์ดและพร็อพเพอร์ตี้เดียวกัน คุณสามารถปรับแต่งการดำเนินการนี้เพิ่มเติมเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การดำเนินการแก้ไขระเบียน  

• หลังจากตั้งค่าการดำเนินการของคุณแล้วให้คลิก บันทึก

ตัวอย่างสูตรที่กำหนดเอง

ด้วยสูตรที่กำหนดเองคุณสามารถกำหนดตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ซับซ้อนสำหรับเอาต์พุตของคุณได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันที่คุณสามารถใช้กับสูตรที่กำหนดเองได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถคำนวณสิ่งต่อไปนี้ได้: 

• การลบอักขระพิเศษออกจากหมายเลขcut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• การคำนวณจำนวนค่าคอมมิชชั่นของตัวแทนขายของคุณ: ([Amount] * [commission_rate])

• การเชื่อมโยงค่าสตริงจากคุณสมบัติที่แตกต่างกัน: CONCAT concat([company_name], [month_and_year])

โปรดทราบ: แม้ว่าจะสามารถคัดลอกและวางฟังก์ชันลงในส่วนสูตรได้แต่โทเค็นใดๆที่ใช้เช่นเอาต์พุตการกระทำหรือคุณสมบัติ HubSpot จะต้องแทรกด้วยตนเอง

ใช้ข้อมูลที่จัดรูปแบบ

หลังจากเพิ่มการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลแล้วคุณจะต้องตั้งค่าการดำเนินการเพิ่มเติมเพื่อใช้ข้อมูลที่จัดรูปแบบไว้ ภายในการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลคุณสามารถอัปเดตคุณสมบัติที่มีอยู่โดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลที่จัดรูปแบบ

นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลที่จัดรูปแบบไว้ใน Google ชีตของคุณได้หากคุณได้ติดตั้งการผสานรวม Google ชีตแล้ว 

อัพเดทที่พักที่มีอยู่ด้วยข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้ว

ตั้งค่าการดำเนินการคัดลอกค่าคุณสมบัติเพื่ออัปเดตคุณสมบัติด้วยข้อมูลที่จัดรูปแบบใหม่ การดำเนินการสามารถใช้ข้อมูลที่จัดรูปแบบจากการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลใดๆก่อนหน้านี้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอนบวก + เพื่อเพิ่มการดำเนินการเวิร์กโฟลว์
• ในแผงการดำเนินการให้เลือกคัดลอกค่าคุณสมบัติ
• ในแผงด้านซ้ายให้คลิกคุณสมบัติหรือค่าเพื่อคัดลอกจากเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นคลิกเพื่อขยายการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูล  หากต้องการใช้ค่าที่จัดรูปแบบไว้ก่อนหน้านี้ให้เลือกค่า [OUTPUT TYPE]
• คลิกเมนูดร็อปดาวน์ประเภทที่พักเป้าหมายจากนั้นเลือกประเภทที่พักที่คุณต้องการคัดลอกข้อมูล
• คลิกคุณสมบัติเพื่อคัดลอก "[ OUTPUT TYPE] VALUE "ไปยังเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกคุณสมบัติที่คุณต้องการอัปเดต หากต้องการสร้างพร็อพเพอร์ตี้ใหม่ให้คลิกสร้างพร็อพเพอร์ตี้ [object] ใหม่
• คลิก บันทึก

เมื่อตั้งค่าการดำเนินการคัดลอกค่าคุณสมบัติแล้วเวิร์กโฟลว์ของคุณจะสามารถใช้ค่าที่จัดรูปแบบไว้ก่อนหน้านี้เพื่ออัปเดตคุณสมบัติ CRM ได้

เพิ่มข้อมูลที่จัดรูปแบบไปยัง Google ชีต

หากคุณติดตั้งการผสานรวม Google ชีตแล้วคุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จัดรูปแบบลงในสเปรดชีตของคุณได้โดยตรงโดยไม่ต้องอัปเดตคุณสมบัติใดๆใน HubSpot ตัวอย่างเช่นหากชื่อผู้ติดต่อในแผ่นงานจำเป็นต้องจัดรูปแบบเป็นตัวพิมพ์เล็กแต่คุณยังต้องการให้ชื่อของพวกเขายังคงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ใน HubSpot 

คุณสามารถเชื่อมต่อแอป Google Sheets จาก App Marketplace หรือจากภายในเวิร์กโฟลว์

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอนบวก + เพื่อเพิ่มการดำเนินการเวิร์กโฟลว์
• ในแผงการดำเนินการให้เลือกสร้างแถว Google ชีต
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงสเปรดชีต จากนั้นเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูล คุณสามารถเลือกจากสเปรดชีตที่เป็นเจ้าของหรือแชร์กับผู้ใช้ที่เชื่อมต่อ Google ชีตกับ HubSpot 
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงชีต จากนั้นเลือกชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูล ฟิลด์ชีตหมายถึงแท็บที่ด้านล่างของสเปรดชีตของคุณ
• ตั้งค่าแถว Google ชีตของคุณเพื่อใช้ข้อมูลที่จัดรูปแบบ:
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงส่วนหัว จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องใน Google ชีตของคุณ 
  • คลิกช่อง คุณสมบัติ
  • ในแผงข้อมูลให้คลิกดูคุณสมบัติหรือการกระทำที่ส่งออกจากเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกเอาต์พุตการกระทำ 
  • คลิกเพื่อขยายการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูล  หากต้องการใช้ค่าที่จัดรูปแบบไว้ก่อนหน้านี้ให้เลือกค่า [OUTPUT TYPE] การดำเนินการนี้สามารถใช้ข้อมูลที่จัดรูปแบบจากการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลใดๆก่อนหน้านี้
  • ทำซ้ำจนกว่าคุณจะทำแถวใหม่เสร็จ 
• คลิก บันทึก 
   

ด้วยการตั้งค่าการดำเนินการแถวสร้าง Google ชีตเวิร์กโฟลว์ของคุณสามารถใช้ค่าที่จัดรูปแบบไว้ก่อนหน้านี้เพื่อเพิ่มแถวใหม่ใน Google ชีตของคุณโดยไม่ส่งผลกระทบต่อคุณสมบัติที่มีอยู่ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มข้อมูลลงใน Google ชีตด้วยเวิร์กโฟลว์