Uw gegevens opmaken met workflows

Gebruik de workflowactie Gegevens opmaken

U kunt ook gegevens converteren naar eenregelige of meerregelige teksteigenschappen, of gegevens opmaken en toevoegen aan een Google-spreadsheet

Het opmaken van gegevens met workflows is een proces in twee stappen. Eerst bereidt u uw gegevens voor door een actie Gegevens opmaken in

Uw gegevens voorbereiden

Om een gegevensopmaakactie in te stellen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van een bestaande workflow, of maak een nieuwe workflow aan.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een workflow actie toe te voegen.
• In het paneel Acties selecteert u Gegevens opmaken. Gegevens kunnen worden opgemaakt met standaard opmaakopties of met aangepaste formules(bèta). Controleer in het rechterpaneel of de schakelaar Aangepaste modus is uitgeschakeld.

Uw gegevens opmaken met standaard opmaakopties

• Selecteer in het rechterpaneel de eigenschap of waarde die u wilt formatteren:
  • Om de waarden van eigenschappen van ingeschreven records op te maken, klikt u in deze workflow om [Record] uit te vouwen en selecteert u vervolgens een eigenschap.
  • Om uitkomsten van eerdere acties op te maken, klikt u om de naam van de vorige actie uit te vouwen en selecteert u vervolgens een actie-uitgang.

• Selecteer vervolgens een opmaakoptie:
  • Een getal toevoegen: voeg een specifiek getal toe aan de eigenschap of waarde. Voer de gewenste waarde in het veld Aantal toe te voegen in.
  • Een hoeveelheid tijd toevoegen: voeg een hoeveelheid tijd (bijv. uren, dagen) toe aan een datetime-waarde. Voer de hoeveelheid tijd in het veld Toe te voegen bedrag in en gebruik vervolgens het keuzemenu Tijdseenheid om de tijdseenheid te selecteren.
  • Bereken de n-de wortel van een getal: bereken de wortelwaarde van een getal. Voer het wortelgetal in het veld N-de wortelgetal in.
  • Eerste letter in hoofdletters: zet de eerste letter van de waarde in hoofdletters. Alle andere tekens in de waarde worden veranderd in kleine letters. Werkt alleen voor tekens in het Latijnse alfabet.
  • Verander alle tekens in kleine letters: verander alle tekens in de waarde in kleine letters. Werkt alleen voor tekens in het Latijnse alfabet.
  • Verander alle tekens in hoofdletters: verander alle tekens in de waarde in hoofdletters. Werkt alleen voor tekens in het Latijnse alfabet.

• • Datumformaat wijzigen: verander het datumformaat van de waarde.
    • Om het veld Formaat in te stellen, kun je opmaaktokens uit het HubL datetimeformat filter gebruiken. Lees meer over het gebruik van de lijst met richtlijnen in de HubSpot-ontwikkelaarsdocumentatie.
  • Wijzig naar hoofdletter: wijzig de waarde in hoofdletter. De eerste letter van elk woord in de waarde wordt met een hoofdletter geschreven, alle andere karakters worden veranderd in kleine letters. Werkt alleen voor karakters in het Latijnse alfabet.
  • Omzetten in Unix-tijdstempel: zet de waarde om in een Unix-tijdstempel.

• • Een teken of meerdere tekens knippen: verwijder specifieke tekens uit de waarde. Voer in het veld Te knippen tekens de tekens in die u wilt verwijderen. Bijvoorbeeld, voor de postcode 02145, kunt u 02 in het veld invoeren, wat resulteert in de waarde 145.
  • Een getal delen: deel de waarde door een specifiek getal. Voer het getal waarop u wilt delen in het veld Aantal te delen door in.
  • Verkrijg absolute waarde van een getal : geeft de absolute waarde van een getal. U kunt deze optie gebruiken om er zeker van te zijn dat een getal positief is.
  • Vermenigvuldig met een getal: vermenigvuldig de waarde met een bepaald getal. Voer de vermenigvuldigingsfactor in het veld Aantal om mee te vermenigvuldigen in.
  • Verwijder HTML-tags : verwijder HTML-tags van een waarde.
  • Rond een getal af : rond het getal naar boven of naar beneden af. Om te selecteren hoeveel decimalen in het opgemaakte getal worden opgenomen, klikt u op het keuzemenu Decimaal afronden op en selecteert u een decimaal. Gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu Afrondingsmethode om te selecteren of u naar boven of naar beneden wilt afronden.
  • Een hoeveelheid tijd aftrekken: trek een hoeveelheid tijd (bijv. uren, dagen) van de waarde af. Voer de af te trekken hoeveelheid in het veld Bedrag om af te trekken in en gebruik vervolgens het keuzemenu Tijdseenheid om de tijdseenheid te selecteren.
  • Test of een getal deelbaar is: controleer of een getal deelbaar is door een specifieke waarde. Voer het te delen getal in het veld Getal in.
  • Verwijder spaties aan beide uiteinden van de waarde.
• Klik op het keuzemenu Uitvoertype en selecteer een uitvoertype. Afhankelijk van de opmaakoptie die u kiest, kunnen de gegevens worden opgemaakt als tekst, getal, datum of datetime-waarde.
• Om uw geformatteerde gegevens automatisch op te slaan in een bestaande eigenschap:
  • Schakel het selectievakje Opgemaakte gegevens opslaan in een eigenschap met een actie Eigenschappenwaarde kopiëren in. Zodra uw Actie geformatteerde gegevens is opgeslagen, wordt u automatisch doorgestuurd naar een nieuwe actie Eigenschappenwaarde kopiëren .
  • Klik in het rechterpaneel op het menu Eigenschap om "[opgemaakte gegevens]" naar te kopiëren en selecteer een eigenschap.
  • Klik op Opslaan.

• Klik na het instellen van uw actie op Opslaan.
  
  

Uw gegevens opmaken met een aangepaste formule

Gegevens opmaken met een aangepaste formule:

• Schakel in het rechterpaneel de optie Aangepaste modus in.
• Voer in de sectie Formule uw aangepaste formule in.
• Klik op Invoegen om een van de volgende elementen aan uw formule toe te voegen:
  • Actie-uitvoer: de uitvoerwaarde van een eerdere actie in dezelfde workflow.
  • HubSpot eigenschap: de waarde van de eigenschap die bij het ingeschreven record hoort.
  • Functie: een operator die wordt gebruikt om de formule in te stellen, zoals het hoofdlettergebruik of het toevoegen van een getal.

• Om uw geformatteerde gegevens automatisch op te slaan in een bestaande eigenschap:
  • Schakel het selectievakje Opgemaakte gegevens opslaan in een eigenschap met een actie Eigenschapwaarde kopiëren in. Zodra uw actie Opgemaakte gegevens is opgeslagen, wordt u automatisch doorgestuurd naar een nieuwe actie Eigenschappenwaarde kopiëren .
  • Klik in het rechterpaneel op het menu Eigenschap om "[opgemaakte gegevens]" naar te kopiëren en selecteer een eigenschap.
  • Klik op Opslaan.
• Er verschijnt automatisch een voorbeeld van een resultaat. Als uw formule een variabele gebruikt, zoals een waarde van een eigenschap, toont het voorbeeld automatisch een resultaat met standaardwaarden. Als u een voorbeeld met andere voorbeelden wilt zien, klikt u op Voorbeeld bewerken en voert u voor elk veld een andere testwaarde in.
• Nadat u uw actie hebt ingesteld, klikt u op Opslaan.

Met behulp van aangepaste formules kunt u complexe opmaakopties voor uw uitvoer aanpassen. Lees meer over de functies die u met aangepaste formules kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld het volgende berekenen:

• Speciale tekens uit telefoonnummers verwijderen: cut(cut([telefoon], "-"), "*"), "#")

• Het commissiebedrag van uw vertegenwoordiger berekenen: ([Bedrag] * [commissie_tarief])

• Stringwaarden van verschillende eigenschappen samenvoegen: concat([bedrijfsnaam], [maand_en_jaar])

Let op: hoewel het mogelijk is om functies te kopiëren en te plakken in het gedeelte Formule, moeten alle gebruikte tokens zoals Actie-uitgangen of HubSpot-eigenschappen handmatig worden ingevoegd.

Nadat je de actie Gegevens opmaken hebt toegevoegd, moet je extra acties instellen om je opgemaakte gegevens te gebruiken.

Gebruik geformatteerde gegevens

Nadat je de actie Gegevens opmaken hebt toegevoegd, kun je een bestaande eigenschap bijwerken met de opgemaakte gegevens of de opgemaakte gegevens toevoegen aan je Google Sheet als je de Google Sheets-integratie hebt geïnstalleerd.

Werk bestaande eigenschappen bij met geformatteerde gegevens

Stel een actie Copy property value in om eigenschappen bij te werken met de nieuw geformatteerde gegevens. De actie kan geformatteerde gegevens gebruiken van elke eerdere actie Gegevens opmaken.

• Klik in de workflow editor op het plus-pictogram + om een workflow actie toe te voegen.
• In het paneel Acties selecteert u Eigenschappenwaarde kopiëren.
• Klik in het rechterpaneel op de eigenschap of de te kopiëren waarde uit het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op om een actie Gegevens opmaken uit te breiden. Om de eerder geformatteerde waarde te gebruiken, selecteert u [type uitvoer] waarde.
• Klik op het keuzemenu Doeleigenschapstype en selecteer vervolgens het type eigenschap waarnaar u de gegevens wilt kopiëren.
• Klik op het keuzemenu Property to copy "[output type] value" om de eigenschap te selecteren die u wilt bijwerken. Om een nieuwe eigenschap te maken, klikt u op Een nieuwe [object] eigenschap maken.
• Klik op Opslaan.

Nu de actie Kopieer waarde eigenschap is ingesteld, kan uw workflow eerder geformatteerde waarden gebruiken om CRM-eigenschappen bij te werken.

Opgemaakte gegevens toevoegen aan Google Sheets

Als je de Google Sheets-integratie hebt geïnstalleerd, kun je opgemaakte gegevens rechtstreeks aan je spreadsheet toevoegen zonder eigenschappen in HubSpot bij te werken. Bijvoorbeeld, als de namen van contactpersonen in het blad moeten worden geformatteerd in kleine letters, maar je wilt nog steeds dat hun namen hoofdletters blijven in HubSpot.

U kuntde app Google Sheets aansluiten op de App Marketplaceof vanuitbinnen een workflow.

• Klik in de workfloweditor op het pluspictogram + om een workflowactie toe te voegen.
• Selecteer in het paneel Acties de rij Google Sheet maken.
• Klik in het rechterpaneel op het keuzemenu Spreadsheet. Selecteer vervolgens de spreadsheet waarnaar u gegevens wilt verzenden. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets aan HubSpot heeft gekoppeld.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Blad . Selecteer vervolgens het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het Sheet-veld verwijst naar de tabbladen onderaan je spreadsheet.
• Stel uw Google Sheet-rijen in:
  • Klik op het vervolgkeuzemenuHeader . Selecteer vervolgens de overeenkomstige kolommen in uw Google-blad.
  • Klik op het keuzemenuEigenschappen . Klik vervolgens op om een actie Gegevens opmaken uit te vouwen . Om de eerder geformatteerde waarde te gebruiken, selecteert u [type uitvoer] waarde. Deze actie kan geformatteerde gegevens van elke eerdere actieGegevens opmaken gebruiken.
  • Herhaal dit totdat u uw nieuwe rij hebt voltooid.
• Klik op Opslaan.

Met de actie Rij maken in Google Sheet ingesteld, kan uw workflow nu eerder geformatteerde waarden gebruiken om nieuwe rijen in uw Google Sheet toevoegen zonder bestaande eigenschappen te beïnvloeden.

Meer informatie over het toevoegen van gegevens aan Google Sheets met workflows.