ワークフローでデータの形式を設定する

フォーマットデータワークフローアクションは、CRMデータの修正、フォーマット、メンテナンスに使用します。例えば、コンタクトや会社名を大文字にしたり、プロパティーに基づいた値を計算したりすることができます。

また、データを単行または複数行のテキストプロパティーに変換したり、Google スプレッドシートにフォーマットしてデータを追加することもできます。 

ワークフローによるデータの整形は、2つのステップで行われます。まず、［データを書式設定（データの形式設定）］アクションを設定して、データを準備します。そして、そのデータを利用するために、別のワークフローのアクションを設定します。

デフォルトの書式設定オプションでデータをフォーマット

デフォルトのフォーマットオプションでデータをフォーマットする：

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、＋プラスアイコンをクリックして、ワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、Data opsセクションで、Format dataを選択する。
• 右側のパネルで、カスタムモードスイッチがオフになっていることを確認します。
• 左側のパネルで、書式を設定するプロパティーまたは値を選択します：
  • 登録レコードのプロパティー値を書式設定するには、View properties or action outputs fromドロップダウンメニューをクリックし、Enrolled recordを選択する。次に、対象のプロパティーを選択します。
  • 以前のアクションの結果を書式設定するには、プロパティーを表示またはアクション出力を表示ドロップダウンメニューをクリックし、アクション出力を選択する。次に、前のアクション名をクリックして展開し、アクション出力を選択する。

• Formatドロップダウンメニューをクリックし、フォーマットオプションを選択します。

• 出力タイプドロップダウンメニューをクリックし、出力タイプを選択します。選択した書式オプションに応じて、データをテキスト、数値、日付、または日付時の値として書式設定することができます。
  
  

• フォーマットされたデータを既存のプロパティーに自動的に保存するには：
  • Yes, save the value into a propertyチェックボックスを選択する。
  • 上部で、Save and continueをクリックする。これにより、レコードを編集アクションが自動的に新規作成されます。既定の設定では、アクションのフィールドは自動入力され、同じレコードとプロパティーを更新するように設定されます。このアクションをさらにカスタマイズすることができます。レコードを編集アクションを使ってについて詳しく学びましょう。 

• Add a number（数値の追加）：プロパティーまたは値に特定の数値を追加します。Number to addフィールドに希望の値を入力する。
• Add an amount of time（期間を追加）：日時の値に期間（時間、日数など）を追加します。追加する金額フィールドに時間を入力し、時間の単位ドロップダウンメニューで時間の単位を選択する。
• Calculate nth root of a number（数値のn乗根を計算）：数値の累乗根の値を計算します。［Nth root number（n乗根の数値）］フィールドに、累乗根の数値を入力します。
• 最初の文字を大文字にする：値の最初の文字を大文字にします。値内の他の文字は全て小文字に変更されます。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
• Change all characters to lowercase（すべての文字を小文字に変更する）：値のすべての文字を小文字に変更します。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
• Change all characters to uppercase（すべての文字を大文字に変更する）：値のすべての文字を大文字に変更します。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
• Change to title case（タイトルケースに変更）：値をタイトルケースに変更します。値の各単語の最初の文字は大文字に、その他の文字は全て小文字に変更されます。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
• Convert to Unix timestamp（UNIXタイムスタンプに変換）：値をUNIXタイムスタンプに変換します。
• Cut a character or several characters（1文字または複数の文字を削除）：値から特定の文字を削除します。削除したい文字をCharacters to cutフィールドに入力します。例えば、郵便番号02145の場合、02と入力すると、145という値になります。
• Divide a number（数値を除算）：特定の数値で値を除算します。Number to divide byフィールドに割りたい数値を入力する。
• エスケープとURLエンコード： URLエンコードされた形式で値を返す。例えば、hello worldからhello%20world。
• Format date and time:値の日付の形式を変更する。
  • 日付の形式：値の新しい日付形式。 
  • タイムゾーン：値がIANA TZDBフォーマットでフォーマットされるべきタイムゾーン。デフォルトでは、UTC時間を返します。
  • Locale:値に使用するロケール。en-USやhi-INなど。
• Get absolute value of a number（数値の絶対値を取得）：数値の絶対値を返します。このオプションを使用すると、常に正の数値が得られます。
• Multiply by a number（数値で乗算）：特定の数値で値を乗算します。Number to multiply byフィールドに掛けたい数値を入力する。
• HTMLタグの削除：値からすべてのHTMLタグを削除する。 
• Replace characters:、値内の特定の文字を検索して置き換える。 
  • Characters to replace:置換する値の文字列。 
  • 置換文字：指定されたの置換値 置き換える文字 . 
  • 置換するインスタンス数：文字が置換される回数値が置換される回数。デフォルトでは、すべての文字が置き換えられる。
• 発信元番号を丸める:小数点以下桁数まで値を増減します。 
  • Decimal to round to:整数に丸めるか、小数点を選択して丸めるかを選択。
  • 丸め方：常に切り上げ , 常に切り捨て , または最も近い数値に丸めるから選択。 
• Subtract an amount of time:日付プロパティーから時間を引くことを選択する。引く金額フィールドに値を入力し、時間の単位フィールドから時間の単位を選択します。 
• 数値が割り切れるかどうかのテスト:値が指定した数値で割り切れるかどうかをチェックします。Number to divide byフィールドにチェックしたい番号を入力する。 
• Trim leading and trailing whitespace:値の先頭と末尾の空白をすべて取り除く。

カスタム式でデータをフォーマットする

カスタム式でデータを書式設定するには

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、＋プラスアイコンをクリックして、ワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、Data opsセクションで、Format dataを選択する。
•  左のパネルで、カスタムモードをクリックして切り替えスイッチオン。
• 数式」セクションに、カスタム数式を入力します。
• 挿入 ] をクリックして、次の要素のいずれかを数式に追加します。 
  • アクション出力：同じワークフロー内の以前のアクションからの出力値。 
  • HubSpot プロパティー：登録されたレコードに属するプロパティーの値。 
  • 機能：最初の文字を大文字にしたり、数字を追加するなど、数式を設定するために使用される演算子です。 
• プレビューには、結果の例が自動的に入力されます：
  • 数式がプロパティー値などの変数を使用する場合、プレビューでは自動的にデフォルト値を使用した結果が表示されます。
  • 他の例でプレビューを見るには、Edit sample dataをクリックし、各フィールドに異なるテスト値を入力する。

• フォーマットされたデータを既存のプロパティーに自動的に保存するには：
  • Yes, save the value into a propertyチェックボックスを選択する。
  • 上部で、Save and continueをクリックする。これにより、レコードを編集アクションが自動的に新規作成されます。既定の設定では、アクションのフィールドは自動入力され、同じレコードとプロパティーを更新するように設定されます。このアクションをさらにカスタマイズすることができます。レコードを編集アクションを使ってについて詳しく学びましょう。 

カスタム式を使用すると、出力の複雑な書式設定オプションをカスタマイズすることができます。カスタム式で使用できる関数について、詳しくはこちらをご覧ください。例えば、次のような計算ができます。 

• 電話番号から特殊文字を取り除く：cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• 営業担当者のコミッション額の計算([Amount] * [commission_rate])

• 異なるプロパティーからの文字列値を連結する：concat([company_name], [month_and_year])

注：式セクションに関数をコピー＆ペーストすることは可能ですが、アクション出力やHubSpot プロパティーなどのトークンを使用する場合は、手動で挿入する必要があります。

形式設定されたデータを使用する

Format dataアクションを追加したら、フォーマットされたデータを使用するための追加アクションを設定する必要があります。format dataア ク ションの中で、 既存のプロパティー を フォーマット さ れたデー タ で自動的に更新す る こ と がで き ます。

また、Googleスプレッドシート integrationをインストールしていれば、フォーマットしたデータをGoogleスプレッドシートに追加することもできます。 

既存のプロパティーをフォーマットされたデータで更新する。

新しく形式設定されたデータでプロパティーを更新するには、［Copy property value（プロパティー値のコピー）］アクションを設定します。このアクションでは、前述の［データを書式設定（データの形式設定）］アクションで形式設定したデータを使用できます。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、プラスアイコン「+」をクリックして、ワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、［Copy property value（プロパティー値のコピー）］を選択します。
• 左パネルで、ドロップダウンメニューからコピーするプロパティーまたは値をクリックし、フォーマットデータアクションを展開するためにクリックします。あらかじめフォーマットされた値を使用する場合は、[出力タイプ]の値を選択します。
• ［ターゲットプロパティーのタイプ］ドロップダウンメニューをクリックして、データをコピーするプロパティーのタイプを選択します。
• ドロップダウン・メニューの「[出力タイプ]値」をコピーするプロパティーをクリックし、更新したいプロパティーを選択します。新しいプロパティーを作成するには、［Create a new [object] property（新しい［オブジェクト］プロパティーの作成）］をクリックします。
• ［保存］をクリックします。

［Copy property value（プロパティー値のコピー）］アクションが設定され、以前に形式設定された値を使用して、ワークフローでCRMプロパティーを更新できるようになりました。

Googleスプレッドシートに書式付きデータを追加する

Googleスプレッドシートとの連携をインストールした場合、HubSpotのプロパティーを更新することなく、スプレッドシートに直接フォーマットされたデータを追加することができます。例えば、シートのコンタクト名を小文字でフォーマットする必要がある場合でも、HubSpotではコンタクト名を大文字のままにしておきたい場合です。 

Googleスプレッドシートアプリをアプリマーケットプレイスまたはワークフローから接続することができます。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、プラスアイコン「+」をクリックして、ワークフローアクションを追加します。
• ［アクション］パネルで、［Googleスプレッドシートの行を作成］を選択します。
• Spreadsheetドロップダウンメニューをクリックします。次に、データを送信したいスプレッドシートを選択する。Google スプレッドシートをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
• Sheetドロップダウンメニューをクリックします。次に、データを送信したいシートを選択する。Sheetフィールドは、スプレッドシートの下部にあるタブを指します。
• フォーマットされたデータを使用するようにGoogleシートの行を設定します： 
  • ヘッダードロップダウンメニューをクリックします。次に、Googleシートで対応する列を選択します。 
  • プロパティーフィールドをクリックする。
  • データパネルで、View properties or actions output fromドロップダウンメニューをクリックし、Action outputsを選択する。 
  • Format dataアクションを展開するにはクリックしてください。あらかじめフォーマットされた値を使用する場合は、[出力タイプ]の値を選択します。このアクションは、以前のFormat dataアクションでフォーマットされたデータを使用することができる。
  • 新しい行が完成するまで繰り返す。 
• ［保存］をクリックします。
   

Google シートの行を作成アクションを設定することで、ワークフローは既存のプロパティーを追加することなく、以前にフォーマットされた値を使用して Google シートの新規行を追加することができます。詳しくはこちらワークフローでGoogle広告にデータを追加 .