ワークフローでデータを書式設定する

「データを書式設定」ワークフローアクションを使用して、CRMデータの修正、書式設定、メンテナンスを行います。例えば、コンタクトの名や会社名の先頭を大文字にしたり、プロパティーを基に値を計算したりすることができます。

また、データを単行または複数行のテキストプロパティーに変換したり、Google スプレッドシートにフォーマットしてデータを追加することもできます。 

ワークフローによるデータの書式設定は、2段階の処理で行われます。まず、［データを書式設定］アクションを設定して、データを準備します。そして、そのデータを利用するために、別のワークフローのアクションを設定します。

デフォルトの書式設定オプションでデータを書式設定する

デフォルトの書式設定オプションでデータを書式設定するには次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、+プラスアイコンをクリックしてワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、［データ処理］セクションの［データを書式設定］を選択します。
• 右側のパネルで、［カスタムモード］スイッチがオフになっていることを確認します。
• 左側のパネルで、書式設定するプロパティーまたは値を選択します：
  • 登録されたレコードのプロパティー値を書式設定するには、［次の場所からのプロパティーまたはアクション出力を表示］ドロップダウンメニューをクリックし、［登録されたレコード］を選択します。次に、対象のプロパティーを選択します。
  • 以前のアクションの結果を書式設定するには、、［次の場所からのプロパティーまたはアクション出力を表示］ドロップダウンメニューをクリックし、アクション出力を選択します。次に、前のアクション名をクリックして展開し、アクション出力を選択します。

• ［形式］ドロップダウンメニューをクリックし、書式設定オプションを選択します。

• ［出力タイプ］ドロップダウンメニューをクリックして、出力タイプを選択します。選択した書式設定オプションに応じて、データをテキスト、数値、日付、または日時の値として書式設定することができます。
  
  

• 書式設定したデータを既存のプロパティーに自動的に保存するには、次のようにします。
  • ［はい、値をプロパティーに保存します］チェックボックスを選択します。
  • 上部で、［保存して続行］をクリックします。これにより、「レコードを編集」アクションが自動的に新規作成されます。デフォルトの設定では、アクションのフィールドは自動入力され、同じレコードとプロパティーを更新するように設定されます。このアクションは、さらにカスタマイズすることができます。「レコードを編集」アクションの使用方法について詳細をご確認ください。  

• • 次に、［保存］をクリックします。 

• アクションの設定が完了したら、［保存］をクリックします。

デフォルトの書式設定オプション 

「データを書式設定」アクションを使用する場合、次のデフォルトの書式設定オプションを使用できます。

• ［数値を加算］：プロパティーまたは値に特定の数値を追加します。［加算する数値］フィールドに必要な値を入力します。
• ［時間を加算］：日時の値に期間（時間、日数など）を追加します。［加算する数値］フィールドに期間を入力し、［時間の単位］ドロップダウンメニューを使用して、期間の単位を選択します。
• ［数値の平方根を計算］：数値の累乗根の値を計算します。［n乗根数］フィールドに、累乗根の数値を入力します。
• ［先頭の文字を大文字にする］：値の最初の文字を大文字にします。値の他の文字は全て小文字に変更されます。アルファベットの文字にのみ機能します。
• ［全ての文字を小文字に変更］：値の全ての文字を小文字に変更します。アルファベットの文字にのみ機能します。
• ［全ての文字を大文字に変更］：値の全ての文字を大文字に変更します。アルファベットの文字にのみ機能します。
• ［タイトルケースに変更］：値をタイトルケースに変更します。値の各単語の最初の文字は大文字に、その他の文字は全て小文字に変更されます。アルファベットの文字にのみ機能します。
• ［UNIXタイムスタンプに変換］：値をUNIXタイムスタンプに変換します。
• ［1文字以上を切り取る］：値から特定の文字を削除します。［切り取る文字］フィールドに削除する文字を入力します。例えば、郵便番号02145の場合、フィールドに02と入力すると、145という値になります。
• ［数値を除算］：特定の数値で値を除算します。除数を［除数］フィールドに入力します。
• ［エスケープとURLエンコード］：URLエンコードされた形式で値を返します。例えば、hello worldからhello%20worldです。
• ［日時を書式設定］：値の日付の形式を変更します。
  • ［日付形式］：値の新しい日付形式。 
  • ［タイムゾーン］：IANA TZDB形式で値が出力される必要があるタイムゾーン。デフォルトでは、UTC時間を返します。
  • ［ロケール］：値に使用するロケール。en-USやhi-INなど。
• ［数値の絶対値を求める］：数値の絶対値を返します。このオプションを使用すると、常に正の数値が得られます。
• ［数値を乗算］：特定の数値で値を掛けます。［乗数］フィールドに、掛ける数値を入力します。
• ［HTMLタグを削除］:値から全てのHTMLタグを削除します。 
• ［文字を置換］：値内の特定の文字を検索して置換します。 
  • ［置換する文字］：置換する値の文字列。 
  • ［置換文字］：指定した置換する文字に対する置換値。 
  • ［置き換える該当件数］置換する文字が置換される回数。デフォルトでは、全ての置換する文字が置き換えられます。
• ［数値を端数処理］：指定した小数点以下桁数まで値を増減します。 
  • ［次の小数へ端数処理］：整数に丸めるか、小数点を選択して丸めるかを選択します。
  • ［端数処理方法］：［常に切り上げる］、［常に切り下げる］、または［四捨五入］から選択します。 
• ［時間を減算］：日付プロパティーから時間を引くことを選択できます。［減算する数値］フィールドに値を入力し、［時間の単位］フィールドから時間の単位を選択します。 
• ［数値が割り切れるかを評価］：値が指定した数値で割り切れるかどうかをチェックします。［除数］フィールドにチェックしたい数値を入力します。 
• ［先頭と末尾の空白を切り取る］：値の先頭と末尾の空白を全て削除します。

カスタム式でデータを書式設定する

カスタム式でデータを書式設定するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、+プラスアイコンをクリックしてワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、［データ処理］セクションの［データを書式設定］を選択します。
•  左のパネルで、［カスタムモード］をクリックしてオンに切り替えます。
• 式セクションに、カスタム数式を入力します。
• ［挿入］をクリックして、次の要素のいずれかを式に追加します。 
  • ［アクション出力］：同じワークフロー内の以前のアクションからの出力値です。 
  • ［HubSpotプロパティー］：登録されたレコードに属するプロパティーの値です。 
  • ［関数］：最初の文字を大文字にしたり、数字を追加するなど、式を設定するために使用される演算子です。 
• プレビューには、結果の例が自動的に入力されます。
  • 式でプロパティー値などの変数を使用する場合、プレビューには自動的にデフォルト値を使用した結果が表示されます。
  • 他の例でプレビューを表示するには、［サンプルデータを編集］をクリックし、各フィールドに異なるテスト値を入力します。

• 書式設定したデータを既存のプロパティーに自動的に保存するには、次のようにします。
  • ［はい、値をプロパティーに保存します］チェックボックスを選択します。
  • 上部で、［保存して続行］をクリックします。これにより、「レコードを編集」アクションが自動的に新規作成されます。デフォルトの設定では、アクションのフィールドは自動入力され、同じレコードとプロパティーを更新するように設定されます。このアクションは、さらにカスタマイズすることができます。「レコードを編集」アクションの使用方法について詳細をご確認ください。  

• アクションの設定が完了したら、［保存］をクリックします。

カスタム式の例

カスタム式を使用すると、出力の複雑な書式設定オプションをカスタマイズすることができます。カスタム式で使用できる関数についての詳細をご確認ください。例えば、次のような計算ができます。 

• 電話番号から特殊文字を取り除く：cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• 営業担当者のコミッション額を計算する：([Amount] * [commission_rate])

• 異なるプロパティーの文字列値を連結する：concat([company_name], [month_and_year])

注：式セクションに関数をコピー＆ペーストすることは可能ですが、「アクション出力」や「HubSpotプロパティー」などのトークンを使用する場合は、手動で挿入する必要があります。

書式設定したデータを使用する

「データを書式設定」アクションを追加した後、書式設定したデータを使用するための追加アクションを設定する必要があります。「データを書式設定」アクション内で、 既存のプロパティーを書式設定したデータで自動的に更新することができます。

また、Google Sheetsとの連携をインストールしている場合は、書式設定したデータをGoogleスプレッドシートに追加することもできます。 

既存のプロパティーを書式設定したデータで更新する

[ レコードを編集 ]アクションをセットアップして、新しく書式設定されたデータでプロパティーを更新します。このアクションでは、以前の任意の「データを書式設定」アクションで書式設定したデータを使用できます。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、+プラスアイコンをクリックしてワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、「 レコードを編集 」を選択します。
• 左側のパネルで[ 編集するプロパティー ]ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
• チェックボックスやその他の選択したプロパティーについて：
  • [ 値を選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ データ変数を選択]を選択します。
  • [ データ変数を選択 ]パネルで、[ 登録済み[オブジェクト] ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクション出力]を選択します。プロパティー値を別のプロパティーにコピーする場合は、プロパティーに互換性がなければなりません。互換性のあるプロパティータイプについてもっと詳しく。
  • 前のアクション名 をクリックして展開し、 アクション出力を選択します。
• テキスト入力プロパティー用：
  • [値を選択 ]テキストボックスをクリックします。
  • [ データ変数を選択 ]パネルで、[ 登録済み[オブジェクト] ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクション出力]を選択します。
  • 前のアクション名 をクリックして展開し、 アクション出力を選択します。

• ［保存］をクリックします。

[編集]レコード アクションセットアップすると、ワークフロー以前に書式設定された値を使用してCRM プロパティーを更新できるようになりました。

Googleスプレッドシートに書式設定したデータを追加する

Google Sheetsとの連携をインストール済みの場合は、HubSpotのプロパティーを更新することなく、スプレッドシートに直接書式設定したデータを追加することができます。例えば、シートのコンタクト名を小文字で書式設定する必要がある場合でも、HubSpotではコンタクト名を大文字のままにしておきたい場合があります。 

Googleスプレッドシートアプリをアプリマーケットプレイスまたはワークフローから接続することができます。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフロー名をクリックするか、新規ワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、プラスアイコン（+）をクリックして、ワークフローアクションを追加します。
• ［アクション］パネルで、［Googleスプレッドシートの行を作成］を選択します。
• ［スプレッドシート］ドロップダウンメニューをクリックします。次に、データの送信先のスプレッドシートを選択する。Google SheetsをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
• ［シート］ドロップダウンメニューをクリックします。次に、データの送信先のシートを選択します。［シート］フィールドは、スプレッドシートの最下部にあるタブを表します。
• 書式設定したデータを使用するようにGoogleスプレッドシートの行を設定します。 
  • ［ヘッダー］ドロップダウンメニューをクリックします。次に、Googleスプレッドシートで対応する列を選択します。 
  • ［プロパティー］フィールドをクリックします。
  • データパネルで、［次の場所からのプロパティーまたはアクション出力を表示］ドロップダウンメニューをクリックし、アクション出力を選択します。 
  • 「データを書式設定」アクションをクリックして展開します。以前に書式設定した値を使用する場合は、「［出力タイプ］値」を選択します。このアクションは、以前の任意の「データを書式設定」アクションの書式設定したデータを使用することができます。
  • 新しい行が完成するまで繰り返します。 
• ［保存］をクリックします。
   

「Googleスプレッドシートの行を作成」アクションを設定すると、Googleスプレッドシートの新しい行を追加する際に、既存のプロパティーに影響を与えることなく以前に書式設定した値をワークフローで使用できるようになります。ワークフローを使用してGoogleスプレッドシートへのデータの追加について詳細をご確認ください。