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Workflows

使用工作流格式化數據

上次更新時間: 十一月 21, 2022

套用至:

Operations Hub Professional, Enterprise

使用格式化資料工作流程操作來修復、格式化和維護CRM資料。 例如,您可以將聯絡人或公司名稱資本化,或根據屬性計算值。

您也可以將資料轉換為單行或多行文字屬性,或格式化並將資料新增到Google電子表格。 

使用工作流程格式化數據是一個兩步過程。 首先,您可以設定格式化資料操作,以準備資料。 然後,您將設定另一個工作流程 操作以使用資料。

準備資料

若要設定資料格式操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「自動化」>「工作流程」。
  • 按一下現有工作流的名稱,或建立新的工作流
  • 在工作流程編輯器中,按一下+加圖示以新增工作流程操作。
  • 在操作面板中,選擇格式化資料。 資料可以使用預設格式化選項或自訂公式(測試版)來格式化。 在右側面板中,確保「自訂模式」開關已關閉。

使用預設格式選項格式化資料

要使用預設格式選項格式化資料:  
  • 在右側面板中,選擇要格式化的屬性或值:
    • 若要格式化已註冊記錄的屬性值,請按一下以在此工作流程中展開[Record] ,然後選擇屬性
    • 若要格式化先前操作的結果,請按一下以展開「先前操作名稱」,然後選擇一個操作輸出
  • 然後選擇格式化選項:
    • 新增數字:將特定數字新增至旅居或價值。 在要添加的數字欄位中輸入所需的值。
    • 添加時間數量:將時間數量(例如,小時、天)添加到日期時間數值。 在「要新增的金額」欄位中輸入時間量,然後使用「時間單位」下拉選單選擇時間單位。
    • 計算數字的第n個根:計算數字的根值。 在N個根數字欄位中輸入根數字。
    • 首字母大寫:值首字母大寫。 值中的所有其他字符都將更改為小寫。 僅適用於拉丁字母中的字符。
    • 將所有字元變更為小寫:將值中的所有字元變更為小寫。 僅適用於拉丁字母中的字符。
    • 將所有字元變更為大寫:將值中的所有字元變更為大寫。 僅適用於拉丁字母中的字符。
    • 更改日期格式:更改值的日期格式。
    • 更改為標題大寫:將值更改為標題大寫。 值中每個字詞的第一個字母都會大寫,所有其他字元都會變更為小寫。 僅適用於拉丁字母中的字符。
    • 轉換成Unix時間戳:將值轉換成Unix時間戳。
    • 剪切字符或幾個字符:從值中移除特定字符。 在「要剪切的字符」欄位中輸入要移除的字符。 例如,對於郵政編碼02145 ,您可以在欄位中輸入02 ,這將產生145的值。
    • 除以數字:用特定數字除以數值。 將要除以的數字輸入要按字段除以的數字。
    • 取得數字的絕對值:傳回數字的絕對值。 您可以使用此選項確保數字為正數。
    • 乘以一個數字:將值乘以一個特定的數字。 在「數字」欄位中輸入乘數
    • 移除HTML標籤:從值中移除HTML標籤。
    • 舍入數值:向上或向下舍入數值。 若要選擇格式化數字中包含的小數位數,請按一下小數位數下拉式選單,然後選擇一個小數位數。 然後使用四舍五入方法下拉菜單選擇是否要向上或向下四舍五入。
    • 減去時間量:從數值中減去時間量(例如,小時、天)。 在「金額」欄位中輸入減數器,然後使用「時間單位」下拉菜單選擇時間單位。
    • 測試數字是否可除:檢查數字是否可除以特定值。 在「數字」欄位中輸入要除以的字。
    • 修剪前端和尾端空格:從值兩端移除空格。 
  • 按一下輸出類型下拉選單,然後選擇輸出類型。 根據您選擇的格式化選項,資料可以格式化為文字、數字、日期或日期時間值。 
  • 若要將格式化的資料自動儲存至現有屬性,請按照以下步驟操作:
    • 選擇將格式化的資料儲存到具有複製屬性值操作的屬性核取方塊。 儲存格式資料操作後,系統會自動導向新的複製屬性值操作。
    • 在右側面板中,按一下旅居以複製「[格式化資料]」至下拉式選單,然後選擇一個旅居
    • 按一下儲存。 
  • 設定行動後,按一下儲存

使用自定義公式格式化數據

要使用自定義公式格式化數據:

  •  在右側面板中,切換「自訂模式」選項。
  • 在「公式」部分,輸入自訂公式
  • 單擊插入以在公式中新增以下元素之一:
    • 操作輸出:同一工作流程中早期操作的輸出值。 
    • HubSpot屬性:屬於已註冊記錄的屬性值。 
    • 函數:用於設定公式的操作符,例如大寫第一個字母或新增數字。 

  • 若要將格式化的資料自動儲存至現有屬性,請按照以下步驟操作:
    • 選擇將格式化的資料儲存到具有複製屬性值操作的屬性核取方塊。 儲存格式資料操作後,系統會自動導向新的複製屬性值操作。
    • 在右側面板中,按一下旅居以複製「[格式化資料]」至下拉式選單,然後選擇一個旅居
    • 按一下儲存。 
  • 預覽將自動填充示例結果。 如果公式使用變量(如屬性值) ,預覽將自動使用預設值顯示結果。 若要查看包含其他示例的預覽,請按一下編輯預覽,然後為每個欄位輸入不同的測試值
  • 設定行動後,按一下儲存

使用自訂公式,您可以為輸出自訂複雜的格式選項。 了解更多可用於自定義公式的函數。 例如,您可以計算以下數據: 

  • 從電話號碼中移除特殊字元:剪切(剪切( [電話號碼] , "-" ) , "*" ) , "#" )

  • 計算銷售代表的傭金金額: ( [金額] * [傭金率] )
    • 來自不同屬性的串聯字符串值:  CONCAT ([COMPANY_NAME], [MONTH_AND_YEAR])



請注意:雖然可以將函數複製和貼上到公式部分,但必須手動插入任何使用的令牌,例如操作輸出HubSpot屬性

新增格式化資料操作後,您需要設定其他操作才能使用格式化資料。 

使用格式化數據

新增格式化資料操作後,您可以使用格式化資料更新現有屬性,或者在已安裝Google工作表整合的情況下,將格式化資料新增到Google工作表。   

使用格式化的數據更新現有屬性

設定複製屬性值操作,以使用新格式化的資料更新屬性。 此操作可以使用任何先前格式化數據操作中的格式化數據

  • 在工作流程編輯器中,按一下加號圖示+以新增工作流程操作。
  • 在操作面板中,選擇複製屬性值
  • 在右側面板中,按一下屬性或值以從下拉菜單中複製,然後按一下以擴展格式資料操作。 若要使用先前格式化的值,請選擇[輸出類型]值
  • 按一下目標屬性類型下拉選單,然後選擇要將資料複製到的屬性類型
  • 按一下屬性以將「[輸出類型]值」複製到下拉菜單,以選擇要更新的屬性。 若要建立新的屬性,請按一下建立新的[object]屬性
  • 按一下儲存

在設定了複製屬性值操作後,您的工作流程現在可以使用先前格式化的值來更新CRM屬性。

添加格式化的數據到Google工作表

如果您已安裝「Google工作表」整合功能,可以直接將格式化的資料新增到您的電子表格,而無需在HubSpot中更新任何內容。 例如,如果工作表中的聯系人姓名需要以小寫格式化,但您仍然希望他們的名稱保持在HubSpot中的大寫。 

您可以從應用程式市場工作流程內連接Google表格應用程式

  • 在工作流程編輯器中,按一下加號圖示+以新增工作流程操作。
  • 在操作面板中,選擇建立Google工作表行
  • 在右側面板中,按一下電子表格 下拉選單。 然後,選擇要 傳送資料到的 電子表格。 您可以從擁有Google工作表或與將Google工作表連結到HubSpot的用戶共享的工作表中選擇。 
  • 按一下工作  下拉選單。然後,選擇要 傳送資料的工作  工作表欄位是指電子表格底部的標籤。
  • 設定您的Google工作表行:
    • 按一下 標題 下拉選單。然後,在Google工作表中選擇相應的 位。 
    • 點擊「 旅居 」下拉選單。然後,按一下以展開格式資料操作。 若要使用先前格式化的值,請選擇[輸出類型]值此操作可以使用任何先前格式化數據操作中的格式化數據
    • 重復此操作,直到完成新行。 
  • 按一下儲存。 

設定「建立Google表格」行動後,您的工作流程現在可以使用先前格式化的值Google表格中新增行,而不影響現有屬性。

進一步瞭解如何使用工作流程將資料新增到Google工作表。 

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