使用工作流程格式化您的資料

使用格式化資料工作流程動作來修正、格式化和維護您的 CRM 資料。例如，您可以將聯絡人或公司名稱大寫，或根據屬性計算數值。

您也可以將資料轉換為單行或多行文字屬性，或將資料格式化並新增至Google 試算表。

使用工作流程格式化資料需要兩個步驟。首先，您將透過設定格式化資料動作來準備資料。然後，您會設定另一個工作流程 動作來使用這些資料。

使用預設格式化選項格式化您的資料

使用預設格式化選項格式化資料：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 按一下現有工作流程的名稱，或建立新的工作流程。
3. 在工作流程編輯器中，按一下+ 加號圖示 以新增工作流程動作。
4. 在動作面板中，選擇Data ops 區段中的Format data（格式化 資料） 。
5. 在右側面板中，確保自訂模式 開關已關閉。
6. 在左側面板中，選擇要格式化的屬性或值：
   • 若要格式化已註冊記錄的屬性值，請按一下從下拉式功能表檢視屬性或動作輸出，然後選擇 已註冊記錄。然後選擇屬性。
   • 若要格式化先前動作的結果，請按一下檢視內容或動作輸出下拉式功能表，然後選取動作輸出。然後按一下以展開上一個動作名稱，再選擇動作輸出。
7. 按一下格式 下拉式功能表，然後選取 格式選項。
8. 按一下輸出類型下拉式功能表，然後選擇輸出類型。根據選取的格式化選項，資料可格式化為文字、數字、日期或日期時間值。

9. 要自動將格式化的資料儲存到現有的屬性：
   • 選取是，將值儲存到屬性 核取方塊。
   • 在頂部，按一下儲存並繼續。這將會自動建立一個新的編輯記錄 動作。預設情況下，動作的欄位會自動填入，並設定為更新相同的記錄和屬性。您可以進一步自訂此動作，瞭解有關使用「編輯記錄」動作的更多資訊。
   • 然後按一下儲存。
10. 設定動作 後，按一下 儲存。

預設格式化選項

使用「格式化資料 」動作時，下列預設格式化選項可用：

• 新增數字：在屬性或值中新增特定數字。在要新增的數字欄位中輸入所需的數值。
• 添加時間量： 在日期時間值中添加時間量（例如小時、天）。在要添加的數量 欄位中輸入時間數量，然後使用時間單位 下拉式功能表選擇時間單位。
• 計算數字的 nth 根： 計算數 字的根值。在Nth 根數欄位中輸入根數。
• 首字母大寫：將值的首字母大寫。值中的所有其他字元將改為小寫。僅適用於拉丁字母。
• 將所有字元改成小寫：將值中的所有字元改成小寫。僅適用於拉丁字母。
• 將所有字元改成大寫：將值中的所有字元改成大寫。僅適用於拉丁字母。
• 變更為標題大小寫：將值變更為標題大小寫。值中每個單字的第一個字母都會大寫，其他所有字元都會改成小寫。僅適用於拉丁字母表中的字元。
• 轉換為 Unix 時間戳記：將值轉換為 Unix 時間戳記。
• 刪除一個或多個字元：從值中刪除特定字元。在要刪除的字元欄位中輸入要刪除的字元。例如，對於郵遞區號02145 ，您可以在欄位中輸入02 ，這樣值就會變成145 。
• 除以數字：將值除以特定的數字。在Number to divide by 欄位中輸入要除以的數字。
• Escape 和 URL 編碼：以 URL 編碼格式回傳值。例如，從hello world改為hello%20world。
• 格式化日期和時間：變更值的日期時間格式。
  • 日期格式：值的新日期格式。
  • 時區：值應以IANA TZDB 格式格式化的時區。預設為返回 UTC 時間。
  • Locale：值應使用的區域，例如en-US或hi-IN。
• Get absolute value of a number（獲得數字的 絕對值）： 返回數字 的絕對值。您可以使用此選項確保數字是正數。
• 乘以一個數字：將值乘以特定的數字。在要 乘以的數字欄位中輸入要乘以的數字。
• 移除 HTML 標籤：從值中移除所有 HTML 標籤。
• 取代字元：尋找並取代數值中的特定字元。
  • 要替換的字元：值中要替換的字元字串。
  • 取代字元： 要取代的指定字元的取代值。
  • 要取代的實例數：要 取代的 Characters 值的次數。預設情況下，所有字元的實體都會被取代。
• 四捨五入數字： 增加或減少數值至最接近的小數位。
  • 四捨五入至小數位： 選擇是否四捨五入至整數或選擇要四捨五入至的小數值。
  • 四捨五入方法： 從「永遠向上捨入」、「永遠向下捨入」或「捨入至最接近的數字」中選擇。
• 減去時間： 選擇從日期屬性中減去時間。在Amount to subtract（要減的數量 ）欄位輸入一個值，並從Unit of time（時間單位 ）欄位選擇一個時間單位。
• 測試數字是否可整除：檢查數值是否可被指定的數字整除。在要除以的數字 欄位中輸入要檢查的數字。
• 修剪前端和尾部空白： 移除值中的所有前端和尾部空白。

使用自訂公式格式化您的資料

使用自訂公式格式化資料：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 按一下現有工作流程的名稱，或建立新的工作流程。
3. 在工作流程編輯器中，按一下+ 加號圖示 以新增工作流程動作。
4. 在動作面板中，選擇Data ops 區段中的Format data（格式化 資料） 。
5. 在左側面板中，按一下以切換開啟自訂模式。
6. 在公式 區段中，輸入您的自訂公式。
7. 按一下插入，在公式中加入下列元素之一：
   • 動作輸出： 同一工作流程中先前動作的輸出數值。
   • HubSpot 屬性： 屬於入會記錄的屬性值。
   • 函數： 用於設定公式的運算符號，例如首字母大寫或加入數字。
8. 預覽會自動彈出範例結果：
   • 如果您的公式使用變數，例如屬性值，預覽會自動顯示使用預設值的結果。
   • 若要查看包含其他範例的預覽，請按一下編輯範例資料 ，然後為每個欄位輸入不同的測試值。

9. 要自動將格式化的資料儲存到現有的屬性：
   • 選取是，將值儲存到屬性 核取方塊。
   • 在頂部，按一下儲存並繼續。這將會自動建立一個新的編輯記錄 動作。預設情況下，動作的欄位會自動填入，並設定為更新相同的記錄和屬性。您可以進一步自訂此動作，瞭解有關使用「編輯記錄」動作的更多資訊。
10. 設定動作後，按一下儲存。

自訂公式範例

使用自訂公式，您可以自訂輸出的複雜格式化選項。進一步瞭解您可以使用自訂公式的函數。例如，您可以計算以下內容：

• 移除電話號碼中的特殊字符：cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• 計算銷售代表的佣金金額：([Amount] * [commission_rate])

• 串接不同屬性的字串值：concat([company_name], [month_and_year])

請注意：雖然可以複製並貼上函式到公式部分，但任何使用的符號，例如動作輸出 或HubSpot 屬性 ，都必須手動插入。

使用格式化的資料

新增格式化資料動作後，您需要設定其他動作來使用您的格式化資料。在格式化資料動作中，您可以使用格式化資料自動更新現有的屬性。

如果您已安裝 GoogleSheets 整合功能，也可以將格式化的資料新增至Google Sheet。

使用格式化資料更新現有屬性

設定編輯記錄動作，以新格式化的資料更新屬性。該動作可使用之前任何「格式化資料」動作的格式化資料。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 按一下現有工作流程的名稱，或建立新的工作流程。
3. 在工作流程編輯器中，按一下+ 加號圖示 以新增工作流程動作。
4. 在動作面板中，選擇「編輯記錄」。
5. 在左側面板中，按一下要編輯的屬性下拉式功能表，然後選擇一個屬性。
6. 對於核取方塊和其他選擇類型的屬性：
   • 按一下Choose a value下拉式功能表，然後選擇資料變數。
   • 在Choose a data variable面板中，點選Enrolled [object]下拉式功能表，選擇動作輸出。複製值到不同屬性時，屬性必須相容。進一步瞭解相容的屬性類型。
   • 點擊展開上一個動作名稱，並選擇動作輸出。
7. 對於文字輸入屬性：
   • 點選Choose a value文字方塊。
   • 在Choose a data variable（選擇資料變數）面板中，按一下Enrolled [object]下拉式功能表，然後選擇Action outputs（動作輸出）。
   • 按一下展開上一個動作名稱，並選擇動作輸出。
8. 按一下儲存。設定「編輯記錄」動作後，您的工作流程現在就可以使用先前格式化的值來更新 CRM 屬性。
   
   

將格式化的資料新增至 Google Sheets

如果您已經安裝了 Google Sheets 整合，您可以直接將格式化的資料新增至您的試算表，而無需更新 HubSpot 中的任何屬性。例如，如果工作表中的聯絡人姓名需要以小楷格式化，但您仍希望他們的姓名在 HubSpot 中保持大寫。

您可以從 App Marketplace或工作流程中連接 Google Sheets 應用程式。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 按一下現有工作流程的名稱，或建立新的工作流程。
3. 在工作流程編輯器中，按一下加號圖示 + 以新增工作流程動作。
4. 在動作面板中，選擇建立 Google Sheet 行。
5. 按一下試算表下拉式功能表。然後選擇您要傳送資料至的試算表。您可以從將 Google Sheets 連接到 HubSpot 的使用者所擁有或已分享的試算表中進行選擇。
6. 按一下工作表下拉式功能表。然後選擇您要傳送資料至的工作表。工作表欄位 指的是電子表格底部的標籤。
7. 設定您的 Google 工作表行使用格式化資料：
   • 按一下標題下拉式功能表。然後選擇 Google 工作表中相應的列。
   • 按一下Property 欄位。
   • 在資料面板中，按一下從下拉式功能表檢視屬性或動作輸出 ，然後選擇動作輸出。
   • 按一下以展開格式化資料 動作。若要使用先前格式化的值，請選擇[輸出類型] 值。此動作可使用之前任何「格式化資料」動作的格式化資料。
   • 重複此動作，直到完成新的行。
8. 按一下儲存。

設定「建立 Google Sheet 行」動作後，您的工作流程就可以使用先前格式化的值，在 Google Sheet 中新增新的行，而不會影響現有的屬性。進一步瞭解如何使用工作流程將資料新增至 Google Sheet。