Crear y administrar equipos

Los equipos en HubSpot te ayudan a organizar a los usuarios en grupos estructurados para que puedas gestionar el acceso, los informes y la visibilidad de los registros de manera más eficiente. Al asignar usuarios a un equipo principal y a equipos adicionales, podrás controlar a qué registros pueden acceder y cómo aparecen tus datos en los informes por equipos.

Los equipos son especialmente útiles cuando deseas crear informes basados en grupos, dirigir conversaciones a grupos específicos o administrar cómo ven los diferentes usuarios los registros en HubSpot. Por ejemplo, puede agrupar a sus representantes de ventas en equipos regionales para poder informar sobre el rendimiento de cada región.

Comprender la estructura del equipo

Familiarízate con los distintos tipos de equipos de HubSpot y las especificaciones de cómo funciona cada uno.

Equipo principal

• El equipo principal de un usuario es el equipo principal al que está asignado.
• Los miembros del equipo principal verán todas las vistas de registros personalizadas configuradas para el equipo.

Equipos adicionales

• Los miembros del equipo adicional obtienen los beneficios jerárquicos de los miembros del equipo principal para los equipos anidados. Esto significa que un usuario que sea miembro de un equipo adicional con varios equipos anidados también tendrá visibilidad sobre esos miembros de equipos adicionales y, desde un punto de vista jerárquico, será visible para los equipos superiores a ese.
• Ser un miembro adicional de un equipo solo le permite al usuario acceso a los registros y contenido del equipo. Los miembros adicionales del equipo no se incluirán en informes del equipo, reglas de direccionamiento (por ejemplo, reglas de direccionamiento de conversaciones), notificaciones del equipo (excepto notificaciones de formularios) o acciones de rotación de workflows. Tampoco podrán ver ninguna vista de registros personalizados configurada del equipo para la barra lateral izquierda, columna central o barra lateral derecha, y no podrán ser etiquetados en los comentarios de la bandeja de conversaciones.

Equipos principales y anidados

• Los usuarios de una cuenta Enterprise pueden crear una jerarquía de equipos anidando un equipo debajo de otro equipo (el equipo principal).
• Los equipos principales pueden ver todo lo que tienen por debajo, pero un equipo anidado no puede ver todo lo que es propiedad del equipo principal.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de comprender completamente las limitaciones de la característica y las posibles consecuencias de usarla.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• El número de equipos que puedes crear depende de tu suscripción. Más información sobre los límites de equipos en tu cuenta.
• Si el miembro del equipo forma parte de otro equipo principal y lo asignas a otro equipo principal, se ajustará automáticamente como miembro extra del equipo. Aprende a cambiar el equipo principal de un usuario.
• Los usuarios con permisos de propiedad de equipo pueden acceder a:
  • Registros propiedad de cualquier miembro de sus equipos asignados , y;
  • Si crea equipos anidados (solo Enterprise ), los miembros de los equipos anidados del equipo. Más información sobre los permisos solo para el equipo.
• Cuando actualizas el propietario de un registro, la propiedad del equipo de HubSpot se completará automáticamente con el equipo principal de ese usuario. Para cambiar el equipo, edita el valor de la propiedad Propietario del contacto.

Crear equipos

Cree equipos individuales manualmente o cree muchos equipos con una importación.

Crear equipos manualmente

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña Equipos y luego haz clic en Crear equipo. En el panel derecho, introduce un nombre de equipo.
4. Si eres usuario de Enterprise puedes crear una jerarquía de equipos y colocar a tu nuevo equipo debajo de un equipo existente:
   • Haz clic en la casilla de verificación Poner este equipo debajo de otro equipo.
   • Haz clic en el menú desplegable Este equipo va debajo y selecciona el equipo.
5. Para agregar miembros del equipo al equipo, haz clic en el menú desplegable Miembros del equipo y luego selecciona los usuarios.
6. Haz clic en Guardar.

Equipos de importación

Para crear muchos equipos a la vez, importe un archivo CSV que contenga una lista de equipos. Haga clic para descargar un archivo de ejemplo. El fichero necesita las siguientes columnas:

• Nombre del equipo: el nombre deseado para el equipo

• Nombre del equipo de padres: el nombre del equipo de padres. Esto es opcional. 
• Ajustes preestablecidos: el nombre del ajuste preestablecido que se asignará al equipo. Esto es opcional.

Para importar equipos: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña Equipos .
4. Haga clic en Importar equipos.
5. Haga clic en Elegir un archivo y seleccione el archivo de importación.
6. Haga clic en el menú desplegable Seleccione el idioma de los encabezados de columna de su archivo y seleccione unidioma.
7. Haz clic en Siguiente.
8. En la columna Asignar a , haga clic en los menús desplegables y seleccione dónde debe asignarse cada columna. Por ejemplo, Nombre del equipo debe corresponder a Nombre del equipo.
   
   
   
9. Haz clic en Siguiente.
10. En el campo Nombre de importación , introduzca un nombre para la importación.
11. Haz clic en Finalizar. Se le redireccionará para ver y analizar las importaciones. 

Gestionar equipos

Una vez creado un equipo, puedes editar su información, moverlo entre equipos principales (solo Enterprise) o eliminarlo.

Editar equipos existentes

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña Equipos .
4. Explorar o buscar tu equipo. Si es un usuario Enterprise y el equipo que desea editar es un equipo anidado, haga clic en el icono downIcon para localizar el equipo que desea editar.
5. Coloca el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en Editar.
6. Puedes hacer cambios al campo del Nombre del equipo si es necesario.
7. Para agregar o eliminar usuarios del equipo, usa el menú desplegable Miembros del equipo y luego selecciona los usuarios que deseas agregar o eliminar. También puedes gestionar el equipo de un usuario desde su configuración en Configuración .
8. Haz clic en Guardar.

Desplazar un equipo

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña Equipos .
4. Explorar o buscar tu equipo. Si usted es un usuario Enterprise y el equipo que desea editar está anidado debajo de un equipo, haga clic en el icono downIcon para localizar el equipo que desea editar.
5. Coloca el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en Mover.
6. En el cuadro de diálogo:
   • Utiliza el menú desplegable Equipos para seleccionar los equipos que deseas mover. Los equipos anidados que estén por debajo de ese equipo también serán trasladados.
   • Utiliza el menú desplegable Este equipo va para seleccionar el nuevo equipo al que deseas mover los equipos seleccionados.
7. Haz clic en Guardar.

Eliminar un equipo

Nota: si hay materiales asignados al equipo, se recomienda reasignar esos materiales a otro equipo antes de eliminarlos. Si no hay otros equipos asignados a esos materiales cuando se eliminan, los materiales quedarán sin asignar y disponibles para que todos los de la cuenta los vean.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña Equipos .
4. Explorar o buscar tu equipo. Si usted es un usuario Enterprise y el equipo que desea editar está anidado debajo de un equipo, haga clic en el icono downIcon para localizar el equipo que desea editar.
5. Coloca el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en Eliminar.
6. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar equipo.

Gestionar la asignación del equipo de un usuario individual

Además de poder editar los miembros del equipo desde la página de configuración de equipos, también puedes configurar los equipos de un usuario desde su configuración de usuario:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en el nombre del usuario.
4. En la página de configuración del usuario, haz clic en la pestaña Configuración.
5. En la barra lateral izquierda, haz clic en Equipos.
6. Utiliza el menú desplegable Equipo principal para seleccionar el equipo principal del usuario.
7. Si el usuario está asignado a un equipo principal, puedes utilizar el menú desplegable Equipos adicionales para asignarlo a equipos adicionales.
8. Haz clic en Guardar.

Caso práctico: limitar la visibilidad de los registros con equipos

El equipo de ventas de Sprocket está creciendo con la incorporación de más equipos regionales. Para mejorar la seguridad de los datos y preservar su integridad, los responsables desean limitar el acceso a los negocios, de modo que los equipos de ventas solo puedan ver y gestionar los negocios que corresponden a su propio equipo.

Crear equipos

Crea equipos para cada equipo de ventas y asigna usuarios a cada equipo.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña «Equipos» y, a continuación, haz clic en «Crear equipo». En el panel derecho, introduce un nombre de equipo.
4. Haz clic en el menú desplegable «Miembros del equipo » y, a continuación, selecciona a los usuarios que formarán parte delequipo.
5. Haz clic en Guardar.
6. Repite estos pasos para cada equipo (equipo de ventas del suroeste, equipo de ventas del noreste, etc.).

Permisos de edición

Edita los permisos manualmente o crea conjuntos de permisos y asígnalos a cada equipo.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Selecciona la casilla de comprobación junto a los usuarios cuyos permisos deseas editar.
4. En la parte superior de la tabla, haz clic en Editar permisos. 
5. Accede a CRM >Objetos de CRM.
6. En la sección «Negocios» , haz clic en «Cambiar» junto a «Ver», «Editar», «Eliminar» y «Combinar». Haz clic en los menús desplegablesy selecciona «Los negocios de su equipo».

Caso práctico: crear nuevos equipos, asignar usuarios, asignar permisos y reasignar registros

El engranaje se está expandiendo a una nueva región, el Noroeste, y necesita crear un nuevo equipo de ventas para dar respuesta al crecimiento de su negocio. Este equipo también se encarga de supervisar otros territorios, por lo que necesita un conjunto de permisos que le permita ver y editar todos los negocios. El engranaje debe reasignar los contactos y las empresas existentes a los usuarios que se hayan trasladado al nuevo equipo.

Crear equipos

Crea un nuevo equipo para el departamento de ventas del noroeste.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña «Equipos» y, a continuación, haz clic en «Crear equipo». En el panel de la derecha, introduce «Northwest Sales».
4. Haz clic en Guardar.

Trasladar usuarios a un nuevo equipo

Trasladar a los usuarios actuales de un equipo de ventas al Equipo de Ventas del Noroeste.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en el nombre del usuario.
4. En la página de configuración del usuario, haz clic en la pestaña Configuración.
5. En la barra lateral izquierda, haz clic en Equipos.
6. Utiliza el menú desplegable «Equipo principal » para seleccionar «Ventas del Noroeste» como equipo principal del usuario.

Crear y asignar conjuntos de permisos

Dado que el equipo de ventas del noroeste también se encarga de supervisar otros territorios, necesita un conjunto de permisos que le permita ver y editar todos los objetos. En las cuentas que no tienen acceso a conjuntos de permisos, se pueden asignar permisos a varios usuarios a la vez.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en la pestaña Conjuntos de permisos.
4. En la parte superior derecha, haz clic en Crear conjunto de permisos.
5. En la pestaña «Acceso» , introduce el nombre del conjunto de permisos en la parte superior («Equipo de ventas del noroeste»).
6. En la sección «Elegir cómo configurar el acceso», selecciona «Empezar con una plantilla». 
7. Haz clic en el menú desplegable «Elegir una plantilla» y selecciona la plantilla de comercial que se utiliza para todos los comerciales de la empresa.
8. Marca la casilla de verificación «Expandir todos los permisos» para desplegar permisos más específicos, como «Ver», «Editar» y «Eliminar».
9. En «Oportunidades», haz clic en los menús desplegables «Ver», «Editar», «Eliminar» y «Combinar» , y selecciona «Todos los negocios». Más información sobre los permisos de usuario.
10. Haz clic en la pestaña Revisar y revisa los permisos que seleccionaste para el conjunto.
11. Haz clic en la pestaña Usuarios. A continuación, haz clic en el menú desplegable y selecciona a todos los usuarios del equipo de ventas del noroeste. Haz clic en la X situada junto al nombre del usuario para eliminarlo. 
12. Haz clic en Crear.

Alternar los expedientes entre varios titulares mediante un workflow

Reasigna los registros de los miembros del equipo que se han trasladado al Equipo de Ventas del Noroeste, de modo que los registros que antes les correspondían puedan seguir siendo gestionados por los usuarios que trabajan en esos territorios. Por ejemplo, si Jess formaba parte del equipo de ventas del suroeste y se va a incorporar al nuevo equipo de ventas del noroeste, sus contactos, empresas y negocios del suroeste deben reasignarse a un comercial del equipo de ventas del suroeste. El mánager comercial quiere repartir todos los registros actuales de Jess entre tres comerciales de Southwest, por lo que están utilizando workflows. Obtén más información sobre cómo asignar la titularidad de los registros, incluido cómo reasignarla manualmente.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Crear workflow y seleccione Desde cero.
3. Haga clic en Criterios de filtrado de Met.
4. En el menú desplegable «Inscribir solo los contactos que cumplan estas condiciones », haz clic en «Contacto».
5. Haz clic en «+ Añadir criterios».
6. En el cuadro emergente, selecciona «Propiedades de contacto» y, a continuación, selecciona «Titular del contacto».
7. Establece el criterio «El titular del contacto es cualquiera de los siguientes: Jess Lee». 
8. En la barra lateral «Desencadenantes» , haz clic en «Siguiente». 
9. No permitas que los contactos vuelvan a inscribirse. Haz clic en «Guardar y continuar».
10. Haz clic en el signo «+» para añadir una acción de workflow.

11. En la barra de búsqueda «O elegir una acción», introduce «Asignar registro al propietario».

12. En el panel lateral «Rotar el registro hacia el propietario »:
    • En el menú desplegable de propiedades de usuario de HubSpot , selecciona «Titular del contacto».
    • Marca la casilla de verificación «Sobrescribir si el contacto ya tiene un propietario ».
    • En la sección «Alternar entre », selecciona «Equipos» y, a continuación, selecciona «Ventas del Suroeste».
    • Haz clic en «Guardar».
13. Haz clic en «Revisar» y «Activar», y sigue activando el workflow.
14. Una vez que se haya completado el workflow, desactívalo para que los futuros contactos de Jess no se reasignen.
15. Repite este workflow para otros objetos que deban reasignarse (por ejemplo, empresas, tickets, negocios, etc.)