Tiimien luominen ja hallinta

HubSpotin tiimit auttavat sinua järjestämään käyttäjät jäsenneltyihin ryhmiin, jotta voit hallita käyttöoikeuksia, raportointia ja tietueiden näkyvyyttä tehokkaammin. Määrittämällä käyttäjät päätiimiin ja lisätiimeihin voit hallita, mihin tietueisiin heillä on pääsy ja miten tietosi näkyvät tiimikohtaisissa raporteissa.

Tiimit ovat erityisen hyödyllisiä, kun haluat luoda ryhmiin perustuvia raportteja, ohjata keskusteluja tietyille ryhmille tai hallita sitä, miten eri käyttäjät näkevät tietueet HubSpotissa. Voit esimerkiksi ryhmitellä myyntiedustajasi alueellisiin tiimeihin, jotta voit raportoida kunkin alueen tuloksista.

Tutustu tiimirakenteeseen

Tutustu HubSpotin eri tiimityyppeihin ja kunkin tiimin toimintatapoihin.

Päätiimi

• Käyttäjän päätiimi on se ensisijainen tiimi, johon hänet on määritetty.
• Päätiimin jäsenet näkevät kaikki tiimille määritetyt mukautetut tietueiden näkymät.

Lisätiimit

• Lisätiimin jäsenet saavat päätimien jäsenten hierarkkiset edut sisäkkäisissä tiimeissä. Tämä tarkoittaa, että käyttäjä, joka on lisätiimin jäsen tiimissä, jolla on useita sisäkkäisiä tiimejä, näkee myös kyseiset lisätiimin jäsenet ja on hierarkkisesti näkyvissä kyseisen tiimin yläpuolella oleville vanhemmille tiimeille.
• Lisäjäsenyys antaa käyttäjälle pääsyn vain kyseisen tiimin tietueisiin ja sisältöön. Lisätiimin jäseniä ei sisällytetä mihinkään tiimiraportteihin, reitityssääntöihin(esim. keskustelujen reitityssäännöt), tiimi-ilmoituksiin (lukuun ottamatta lomakeilmoituksia) tai työnkulun kierrätystoimintoihin. He eivät myöskään voi tarkastella mitään tiimin mukautettuja tietueiden näkymiä, jotka on määritetty vasempaan sivupalkkiin, keskimmäiseen sarakkeeseen tai oikeaan sivupalkkiin, eikä heitä voi merkitä keskustelujen saapuneet-kansion kommenteissa.

Ylätason ja sisäkkäiset tiimit

• Enterprise -tilin käyttäjät voivat luoda tiimihierarkian sijoittamalla tiimin toisen tiimin (emotiimin) alle.
• Ylätason tiimit voivat tarkastella kaikkea niiden alapuolella olevaa sisältöä, mutta alatiimi ei näe kaikkea, mikä kuuluu ylätason tiimille.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin alat käyttää tätä ominaisuutta, varmista, että ymmärrät täysin sen rajoitukset ja käytön mahdolliset seuraukset.

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• Luotavien tiimien määrä riippuu tilauksestasi. Lue lisää tilisi tiimirajoituksista.
• Jos tiimin jäsen kuuluu toiseen päätiimiin ja määrität hänet toiseen päätiimiin, hänet määritetään automaattisesti ylimääräiseksi tiimin jäseneksi. Lue, miten voit muuttaa käyttäjän päätiimiä.
• Käyttäjät, joilla on tiimin omistusoikeudet, pääsevät käsiksi:
  • -tiimien jäsenten omistamiin tietueisiin sekä
  • jos luot sisäkkäisiä tiimejä (vainEnterprise-versiossa ), kyseisen tiimin sisäkkäisten tiimien jäsenet. Lue lisää tiimikohtaisista käyttöoikeuksista.
• Kun päivität tietueen omistajan, HubSpot-tiimi-ominaisuuteen täytetään automaattisesti kyseisen käyttäjän päätiimi. Voit muuttaa tiimiä muokkaamalla Yhteystiedon omistaja -ominaisuuden arvoa.

Luo tiimejä

Luo yksittäisiä tiimejä manuaalisesti tai luo useita tiimejä tuonnin avulla.

Luo tiimejä manuaalisesti

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta Tiimit-välilehteä ja sitten Luo tiimi. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin tiimin nimi.
4. Jos olet Enterprise -käyttäjä, voit luoda tiimihierarkian ja sijoittaa uuden tiimin olemassa olevan tiimin alle:
   • Valitse valintaruutu ”Sijoita tämä tiimi toisen tiimin alle ”.
   • Napsauta Tämä tiimi kuuluu - pudotusvalikkoa ja valitse tiimi.
5. Voit lisätä tiimin jäseniä tiimiin napsauttamalla Tiimin jäsenet -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten käyttäjät.
6. Napsauta Tallenna.

Tuo tiimejä

Jos haluat luoda useita tiimejä kerralla, tuo CSV-tiedosto, joka sisältää luettelon tiimeistä. Lataa esimerkkitiedosto napsauttamalla. Tiedostossa on oltava seuraavat sarakkeet:

• Tiimin nimi: tiimille haluttu nimi

• Ylätason tiimin nimi: ylätason tiimin nimi. Tämä on valinnainen. 
• Esiasetukset: tiimille määritettävän esiasetuksen nimi. Tämä on valinnainen

Tiimien tuominen: 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta Tiimit-välilehteä.
4. Napsauta Tuo tiimit.
5. Napsauta Valitse tiedosto ja valitse sitten tuontitiedosto.
6. Napsauta Valitse tiedostosi sarakkeiden otsikoiden kieli -pudotusvalikkoa ja valitsekieli.
7. Napsauta Seuraava.
8. Napsauta Sarakkeen kohdistus -koh dassa avattavia valikoita ja valitse, mihin kukin sarake tulisi kohdistaa. Esimerkiksi Tiimin nimi tulisi kohdistaa Tiimin nimi-sarakkeeseen.
   
   
   
9. Napsauta Seuraava.
10. Kirjoita Tuonnin nimi -kenttään nimi tuonnille.
11. Napsauta Valmis. Sinut ohjataan tuontien tarkastelu- ja analysointisivulle. 

Hallitse joukkueita

Kun joukkue on luotu, voit muokata sen tietoja, siirtää sen toisen joukkueen alaisuuteen (vainEnterprise-versiossa ) tai poistaa sen.

Muokkaa olemassa olevia joukkueita

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta Tiimit-välilehteä.
4. Selaa tai hae tiimiäsi. Jos olet Enterprise -käyttäjä ja muokattava tiimi on sisäkkäinen tiimi, napsauta downIcon -kuvaketta laajentaaksesi näkymää ja löytääksesi muokattavan tiimin.
5. Vie hiiri tiimin nimen päälle ja napsauta sitten Muokkaa.
6. Tee tarvittavat muutokset Tiimin nimi -kenttään.
7. Voit lisätä tai poistaa käyttäjiä tiimistä käyttämällä Tiimin jäsenet -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten käyttäjät, jotka haluat lisätä tai poistaa. Voit hallita käyttäjän tiimiä myös käyttäjän Asetukset- kohdasta.
8. Napsauta Tallenna.

Siirrä joukkue

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja joukkueet.
3. Napsauta Tiimit-välilehteä.
4. Selaa tai hae tiimiäsi. Jos olet Enterprise- käyttäjä ja tiimi, jota haluat muokata, on toisen tiimin alapuolella, napsauta downIcon -kuvaketta laajentaaksesi näkymää ja löytääksesi muokattavan tiimin.
5. Vie hiiri tiimin nimen päälle ja napsauta Siirrä.
6. Valintaikkunassa:
   • Valitse Teams -pudotusvalikosta tiimit, jotka haluat siirtää. Myös kyseisen tiimin alla olevat tiimit siirretään.
   • Valitse avattavasta valikosta Tämä joukkue kuuluu -kohdasta uusi joukkue, jonka alle haluat siirtää valitut joukkueet.
7. Napsauta Tallenna.

Poista joukkue

Huomaa: jos tiimille on määritetty resursseja, on suositeltavaa määrittää ne uudelleen toiselle tiimille ennen poistamista. Jos resursseja ei ole määritetty muille tiimeille poistamisen yhteydessä, ne vapautuvat ja ovat kaikkien tilin käyttäjien nähtävillä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja joukkueet.
3. Napsauta Tiimit-välilehteä.
4. Selaa tai etsi tiimisi. Jos olet Enterprise- käyttäjä ja tiimi, jota haluat muokata, on toisen tiimin alapuolella, napsauta downIcon -kuvaketta laajentaaksesi näkymää ja löytääksesi muokattavan tiimin.
5. Vie hiiri tiimin nimen päälle ja napsauta sitten Poista.
6. Napsauta valintaikkunassa Poista tiimi.

Yksittäisen käyttäjän tiimimääritysten hallinta

Sen lisäksi, että voit muokata tiimin jäseniä tiimin asetussivulta, voit myös määrittää käyttäjän tiimit käyttäjän asetuksista:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta käyttäjän nimeä.
4. Napsauta käyttäjän asetussivulla Asetukset -välilehteä.
5. Napsauta vasemmassa sivupalkissa Tiimit.
6. Valitse käyttäjän päätiimi Päätiimi -pudotusvalikosta.
7. Jos käyttäjä on määritetty päätiimiin, voit käyttää Lisätiimit-pudotusvalikkoa määrittääksesi hänet muihin tiimeihin.
8. Napsauta Tallenna.

Käyttötapaus: rajoita tietueiden näkyvyyttä tiimien avulla

Sprocket-yrityksellä on tällä hetkellä HubSpot määritettynä siten, että kaikki myyntiedustajat voivat tarkastella, muokata, poistaa ja yhdistää mitä tahansa kauppoja. Yrityksen kasvaessa myyntitiimit on järjestetty alueittain, ja myyntiedustajien tulisi hallinnoida vain omalle tiimilleen osoitettuja kauppoja. Jos kaikille myyntiedustajille annetaan pääsy kaikkiin kauppoihin, se lisää vahingossa tehtyjen muokkausten, poistojen tai yhdistämisten riskiä, paljastaa luottamuksellisia myyntitietoja eri tiimien välillä ja vaikeuttaa tietueiden selkeän omistajuuden ylläpitämistä. Tietoturvan parantamiseksi ja tietojen eheyden säilyttämiseksi Sprocket haluaa rajoittaa kauppojen käyttöoikeuksia niin, että kukin myyntitiimi voi tarkastella ja hallinnoida vain omia kauppojaan.

Luo tiimejä

Luo tiimit jokaiselle myyntitiimille ja määritä käyttäjät kuhunkin tiimiin.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkista kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta Tiimit-välilehteä ja sitten Luo tiimi. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin tiimin nimi.
4. Napsauta Tiimin jäsenet -pudotusvalikkoa ja valitse sitten tiimin käyttäjät.
5. Napsauta Tallenna.
6. Toista nämä vaiheet jokaisen tiimin kohdalla (Lounaisen myyntitiimi, Koillisen myyntitiimi jne.).

Muokkaa käyttöoikeuksia

Muokkaa käyttöoikeuksia manuaalisesti tai luo käyttöoikeusjoukkoja ja määritä ne kullekin tiimille.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Valitse niiden käyttäjienvieressä oleva valintaruutu, joiden käyttöoikeuksia haluat muokata.
4. Napsauta taulukon yläosassa Muokkaa käyttöoikeuksia. 
5. Siirry kohtaan CRM >CRM-objektit.
6. Napsauta Kaupat -osiossa Muuta-painiketta Näytä-, Muokkaa-, Poista- ja Yhdistä-painikkeiden vieressä. Napsauta avattavia valikoitaja valitse Heidän tiiminsä kaupat.

Käyttötapaus: luo uusia tiimejä, määritä käyttäjiä, määritä käyttöoikeuksia ja siirrä tietueita

Sprocket laajenee uuteen alueeseen, Luoteis-Yhdysvaltoihin, ja tarvitsee uuden myyntitiimin tukemaan kasvavaa liiketoimintaansa. Tämä tiimi vastaa myös muiden alueiden valvonnasta, joten se tarvitsee käyttöoikeusjoukon, jonka avulla se voi tarkastella ja muokata kaikkia kauppoja. Sprocketin on määritettävä olemassa olevat yhteystiedot ja yritykset uudelleen käyttäjille, jotka siirretään uuteen tiimiin.

Luo tiimejä

Luo uusi tiimi nimeltä Luoteis-myynti.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta Tiimit-välilehteä ja sitten Luo tiimi. Kirjoita oikeaan paneeliin Northwest Sales.
4. Napsauta Tallenna.

Siirrä käyttäjiä uuteen tiimiin

Siirrä olemassa olevat käyttäjät yhdestä myyntitiimistä Luoteis-myyntitiimiin.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta käyttäjän nimeä.
4. Napsauta käyttäjän asetussivulla Asetukset -välilehteä.
5. Napsauta vasemmassa sivupalkissa Tiimit.
6. Valitse avattavasta Päätiimi- valikosta käyttäjän päätiimiksi Northwest Sales.

Luo ja määritä käyttöoikeusjoukot

Koska Northwest Sales -tiimi vastaa myös muiden alueiden valvonnasta, se tarvitsee käyttöoikeusjoukon, jonka avulla se voi tarkastella ja muokata kaikkia objekteja. Tileillä, joilla ei ole pääsyä käyttöoikeusjoukkoihin, käyttöoikeudet voidaan määrittää useille käyttäjille kerralla.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkista kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta Oikeusjoukot-välilehteä.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo käyttöoikeusjoukko.
5. Syötä Oikeudet-välilehden yläosaan käyttöoikeusjoukon nimi (Northwest Sales Team).
6. Valitse Valitse käyttöoikeuksien määrittämistapa -osiosta Aloita mallista. 
7. Napsauta Valitse malli -pudotusvalikkoa ja valitse yrityksen kaikille myyntiedustajille käytettävä myyntiedustajan malli .
8. Valitse Laajenna kaikki käyttöoikeudet -valintaruutu, jotta tarkemmat käyttöoikeudet, kuten Näytä, Muokkaa ja Poista, avautuvat .
9. Napsauta Kaupat-kohdassa Näytä-, Muokkaa-, Poista- ja Yhdistä -pudotusvalikoita ja valitse Kaikki kaupat. Lue lisää käyttäjäoikeuksista.
10. NapsautaTarkista -välilehteä ja tarkista, mitkä käyttöoikeudet olet valinnut joukolle.
    
11. Napsauta Käyttäjät-välilehteä. Napsauta sitten avattavaa valikkoa ja valitse kaikki Northwest-myyntitiimin käyttäjät. Poista käyttäjät napsauttamalla käyttäjän nimen vieressä olevaa X-painiketta. 
12. Napsauta Luo.

Vaihda tietueiden omistajia työnkulun avulla

Määritä uudelleen tietueet, jotka kuuluivat Northwest-myyntitiimiin siirtyneille tiimin jäsenille, jotta heidän aiemmin omistamiaan tietueita voivat edelleen hallinnoida kyseisillä alueilla työskentelevät käyttäjät. Esimerkiksi jos Jess oli aiemmin lounaisosan myyntitiimissä ja siirtyy uuteen luoteisosan myyntitiimiin, hänen lounaisosan yhteystietonsa, yrityksensä ja kauppansa on siirrettävä uudelleen lounaisosan myyntitiimin myyntiedustajalle. Myyntipäällikkö haluaa jakaa kaikki Jessin olemassa olevat tietueet kolmen lounaisosan myyntiedustajan kesken, joten he käyttävät työnkulkuja. Lue lisää tietueiden omistajuuden määrittämisestä, mukaan lukien manuaalinen omistajuuden siirto.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku ja valitseAlusta alkaen.
3. Napsauta Täyttää suodatusehdot.
4. Napsauta avattavasta valikosta Vain nämä ehdot täyttävät yhteystiedot -kohdassa Yhteystieto.
5. Napsauta + Lisää ehtoja.
6. Valitse ponnahdusikkunassa Yhteystiedon ominaisuudet ja valitse sitten Yhteystiedon omistaja.
7. Aseta ehdoksi Yhteystiedon omistaja on joku seuraavista: Jess Lee. 
8. Napsauta Triggers -sivupalkissa Next. 
9. Älä salli yhteyshenkilöiden uudelleenrekisteröitymistä. Napsauta Tallenna ja jatka.
10. Napsauta + -merkkiä lisätäksesi työnkulun toiminnon.

11. Kirjoita hakupalkkiin ”Määritä tietue omistajalle”.

12. Kierrä tietue omistajalle -sivupaneelissa:
    • Valitse HubSpot-käyttäjäominaisuuden pudotusvalikosta ”Yhteyshenkilön omistaja”.
    • Valitse valintaruutu ”Korvaa, jos kontaktilla on jo omistaja ”.
    • Valitse ”Kierrä seuraavien välillä ” -osiosta ”Tiimit” ja valitse ”Southwest Sales”.
    • Napsauta Tallenna.
13. Napsauta Tarkista ja ota käyttöön ja jatka työnkulun käyttöönottoa.
14. Kun työnkulku on valmis, poista se käytöstä, jotta Jessin tulevia kontakteja ei enää siirretä uudelleen.
15. Luo tämä työnkulku uudelleen muille kohteille, jotka on määritettävä uudelleen (esim. yritykset, tiketit, kaupat jne.)