Última actualización: enero 20, 2023
Puedes conectar una cuenta de WhatsApp Business como un canal en la bandeja de entrada de conversaciones, donde los mensajes enviados a tu número de teléfono de WhatsApp crearán un nuevo hilo.
Para poder usar más de 50 conversaciones al día, debes tener un Business Manager de Meta verificado en tu cuenta de WhatsApp Business. Consulta más información sobre cómo verificar tu empresa.
Antes de comenzar
Antes de conectar una cuenta de WhatsApp Business a la bandeja de entrada de conversaciones, necesitarás lo siguiente:
- El nombre legal de tu empresa y el nombre que se mostrará en WhatsApp.
- La URL del sitio web de tu empresa.
- La dirección de correo electrónico de tu empresa.
- Permiso de administrador en tu cuenta empresarial de Business Manager de Meta.
- Acceso al número de teléfono de empresa desde el que quieres enviar los mensajes.
- Debe ser un número en el que puedan recibirse mensajes de voz.
- No debe ser parte de un sistema de respuesta de voz interactiva, o debe tener este sistema desactivado durante un tiempo.
Nota: El número de teléfono que utilices no debe estar conectado a otra cuenta de WhatsApp, a la aplicación WhatsApp for Business ni a otra integración de WhatsApp. Si el número ya está asociado a otra cuenta de WhatsApp, primero debes desconectarlo antes de conectarlo a HubSpot.
Limitaciones
Ten en cuenta estas limitaciones a la hora de conectarte y utilizar la integración con WhatsApp:
- Cada cuenta de WhatsApp Business puede tener hasta 25 números de teléfono asociados.
- Solo los mensajes que se envíen después de conectar tu cuenta de WhatsApp Business se sincronizarán con HubSpot. Las conversaciones anteriores no se sincronizarán.
- Una vez que conectes WhatsApp a HubSpot, los mensajes dejarán de aparecer en la aplicación móvil o la aplicación web de WhatsApp, y solo aparecerán en la bandeja de entrada de conversaciones de tu cuenta de HubSpot.
Cuentas empresariales frente a cuentas personales
Debido a los requisitos de Meta para utilizar la integración con WhatsApp, no es posible conectar una cuenta personal de WhatsApp a HubSpot; hay que conectar una cuenta de empresa. Consulta la la documentación de WhatsApp para saber cómo convertir una cuenta personal en una cuenta de empresa.
Conectar un canal de una cuenta de WhatsApp Business
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En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
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En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
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Haz clic en Conectar un canal.
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Selecciona WhatsApp.
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Haz clic en Continuar con WhatsApp.
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En la ventana emergente, inicia sesión en tu cuenta de Meta y haz clic en Continuar como [nombre].
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Haz clic en Comenzar.
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Comprueba los permisos que HubSpot necesitará para conectarse y haz clic en Continuar.
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Selecciona una cuenta de Meta Business que ya tengas y que será la que se conecte a tu cuenta de WhatsApp Business, o bien crea una nueva cuenta de Meta Business. Si vas crear una nueva cuenta de Meta Business, haz lo siguiente:
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Introduce el nombre legal, el número de teléfono, el sitio web y la dirección de correo electrónico de tu empresa, y haz clic en Continuar.
- En el menú desplegable País y Zona horaria, selecciona las opciones correspondientes a la ubicación de tu empresa.
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Haz clic en Continuar.
- Selecciona la cuenta de WhatsApp Business que se asociará a tu cuenta de Meta Business, o bien crea una nueva cuenta de WhatsApp Business. Si vas a crear una nueva cuenta de WhatsApp Business, dale un nombre y selecciona una zona horaria en el menú desplegable.
- Haz clic en Continuar.
- En el mensaje de confirmación, ve al paso 2.
- A continuación, configurarás tu perfil de WhatsApp Business.
- En el campo de texto, escribe tu dominio. Si tu perfil de WhatsApp Business no coincide con el nombre legal de tu empresa, selecciona la casilla que indica que tu nombre visible es diferente al nombre legal de tu empresa
- Haz clic en Continuar.
- Haz clic en el menú desplegable Categoría y selecciona la categoría que mejor describa su negocio. También puedes escribir una descripción de la empresa en el cuadro de texto.
- En el campo de texto, escribe tu dominio. Si tu perfil de WhatsApp Business no coincide con el nombre legal de tu empresa, selecciona la casilla que indica que tu nombre visible es diferente al nombre legal de tu empresa
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Haz clic en la opción para ir al paso 3.
- En el campo de texto, introduce un número de teléfono para registrarte en WhatsApp. Selecciona Mensaje de texto o Llamada de voz como método de verificación, y luego haz clic en Enviar código.
- Una vez verificado el número de teléfono, haz clic en Aceptar para cerrar la ventana de configuración y volver a HubSpot.
- Volverás a la bandeja de entrada de conversaciones, donde podrás terminar de configurar el canal de WhatsApp. Junto al nombre de la cuenta de WhatsApp, haz clic en Conectar.
Al integrar tu cuenta de WhatsApp Business con HubSpot, estarás aceptando los términos del servicio de alojamiento de datos de Meta (Meta Data Hosting). Como parte del uso de la integración de WhatsApp, el almacenamiento de los datos de tu cuenta de WhatsApp Business (como los mensajes enviados a través de la integración de WhatsApp) serán responsabilidad de Meta Data Hosting, ubicado en Estados Unidos. Al usar WhatsApp, Meta tratará tus datos como subengargado.
- Cuando HubSpot trabaja con subencargados del tratamiento, impone al subencargado términos de protección de datos que proporcionen al menos el mismo nivel de protección de datos personales impuesto por el Acuerdo para el tratamiento de datos de HubSpot. Esto significa que HubSpot ha adoptado las medidas de protección necesarias al suscribir un acuerdo para el tratamiento de datos con Meta.
- Si los datos de tus clientes están alojados en la UE, Meta Data Hosting estará sujeto a la sección de exclusiones incluida en la Política de alojamiento regional de datos de HubSpot. Los datos que se traten a través de la integración de WhatsApp Business con HubSpot se almacenarán en los servidores de Meta ubicados en Estados Unidos
- Una vez que concluya la fase BETA, HubSpot actualizará su Acuerdo para el tratamiento de datos y su Política de alojamiento regional de datos para reflejar estos cambios.
Responder a los mensajes de WhatsApp en la bandeja de entrada
Los mensajes de WhatsApp entrantes crearán un nuevo hilo en la bandeja de entrada de conversaciones e iniciarán una sesión de WhatsApp, y podrán responderse en la bandeja de entrada de conversaciones mientras dure la sesión.
Las sesiones de WhatsApp estarán abiertas durante 24 horas después de la última respuesta del contacto. Una vez que la sesión caduque, los usuarios tendrán que comunicarse con el contacto a través de otro canal, y no pueden enviarse mensajes salientes a contactos a través del canal de WhatsApp.
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Bandeja de entrada.
- Haz clic en el icono de búsqueda de la parte superior izquierda y escribe un término de búsqueda para localizar una conversación. También puedes aplicar filtros para acotar la búsqueda (por ejemplo, para segmentar los mensajes originados en tu canal de WhatsApp conectado). Los usuarios de Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub (Pro y Enterprise) pueden crear una vista personalizada que solo contenga mensajes de WhatsApp.
- En el panel izquierdo, haz clic en una conversación de WhatsApp para abrirla. En la esquina superior derecha de la vista previa del mensaje aparecerá un icono de WhatsApp .
- Para reasignar el mensaje, en la parte superior izquierda, haz clic en el menú desplegable Propietario y selecciona un usuario diferente. Consulta más información sobre la asignación automática de conversaciones entrantes a usuarios y equipos específicos.
- En el panel de la derecha, consulta la información contextual sobre el visitante y los registros asociados para poder darle la respuesta que necesita.
- Escribe tu respuesta en el editor.
- Usa los íconos de la parte inferior del editor para modificar el estilo del texto, insertar un enlace, agregar una imagen o subir un archivo. También puedes arrastrar y soltar archivos de tu equipo en el editor de respuestas.
- Para agregar un documento, fragmento, enlace de reunión, artículo de la base de conocimientos, cotización o video en tu respuesta, haz clic en Insertar.
- Durante la conversación, puede que tengas que cambiar al editor de correo electrónico o llamar al contacto. En ese caso, haz clic en el menú desplegable Canal, situado sobre el editor de respuestas, y selecciona un canal diferente.
- Cuando quieras enviar la respuesta, haz clic en Enviar.
Si un mensaje entrante se envía desde un número de teléfono que coincida con el número de teléfono almacenado en la propiedad Número de teléfono o Número de teléfono móvil de un contacto, la conversación se asociará automáticamente a ese contacto.
Los detalles de los mensajes de WhatsApp almacenados en las propiedades de las conversaciones también pueden utilizarse en los flujos de trabajo y los informes.
Enviar un mensaje de WhatsApp en un workflow
Puedes usar la herramienta de workflows para enviar mensajes de WhatsApp a los contactos que den su consentimiento para recibirlos. Los contactos pueden confirmar su consentimiento enviando una de estas palabras clave: SÍ, EMPEZAR o SUSCRIBIRSE. Una vez que un contacto dé su consentimiento, puedes configurar un flujo de trabajo que use una de tus plantillas de mensajes de WhatsApp.
Para configurar un flujo de trabajo que envíe un mensaje de WhatsApp:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
- En la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow.
- Haz clic en el icono del signo más +.
- En el panel derecho, selecciona Enviar mensaje de WhatsApp.
- Haz clic en el menú desplegable Enviar desde un número de teléfono de WhatsApp y selecciona un número de teléfono.
- Haz clic en el menú desplegable Plantilla de mensaje y selecciona una plantilla. Las plantillas de mensajes de WhatsApp deben crearse y gestionarse en la cuenta de WhatsApp de tu empresa. Consulta más información sobre las plantillas de mensajes en la documentación de WhatsApp Business Platform.
Nota: las plantillas de ejemplo de WhatsApp (como sample_purchase_feedback, sample_issue_resolution, sample_shipping_confirmation, etc.) se generan automáticamente por WhatsApp y no se sincronizarán con HubSpot. HubSpot solo sincronizará las plantillas que se hayan creado en una cuenta de WhatsApp Business.
- Haz clic en el menú desplegable Idioma de la plantilla y selecciona un idioma.
- Haz clic en Guardar.
