Anslut en WhatsApp-kanal till inkorgen för konversationer

Du kan ansluta ett WhatsApp Business-konto som en kanal i inkorgen för konversationer. Meddelanden som skickas till ditt WhatsApp-telefonnummer skapar en ny tråd i inkorgen.

Du måste ha en verifierad Meta Business Manager för att ditt WhatsApp Business-konto ska ha tillgång till mer än 50 företagsinitierade konversationer per dag. Läs mer om hur du verifierar ditt företag.

Innan du börjar

Innan du ansluter ett WhatsApp Business-konto till inboxen för konversationer behöver du följande:

• Det juridiska namnet på ditt företag och ditt WhatsApp-displaynamn.
• URL:en till ditt företags webbplats.
• Ditt företags e-postadress.
• Administratörsbehörighet för ditt företags Meta Business Manager-konto.
• Åtkomst till företagets telefonnummer som du vill skicka meddelanden med.
• Numret måste kunna ta emot röstsamtal.
• Det får inte vara en del av ett IVR-system (Interactive Voice Response) eller ha IVR inaktiverat under en period.

Observera: Det telefonnummer du använder får inte vara kopplat till ett annat WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-appen eller en annan WhatsApp-integration. Om numret redan är kopplat till ett annat WhatsApp-konto måste du först koppla bort det innan du ansluter det till HubSpot.

Begränsningar

Tänk på följande begränsningar när du ansluter och använder WhatsApp-integrationen:

• Varje WhatsApp för företagskonto kan ha upp till 25 telefonnummer associerade med det.
• Endast nya meddelanden efter att du har anslutit ditt WhatsApp Business-konto kommer att synkas till HubSpot. Historiska konversationer synkas inte.
• När du är ansluten till HubSpot kommer meddelanden inte längre att visas i WhatsApp mobilapp eller webbapp, och kommer endast att visas i konversationsinkorgen i ditt HubSpot-konto.

Företagskonton vs. personliga konton

På grund av Metas krav för att använda WhatsApp-integrationen kan du inte ansluta ett personligt WhatsApp-konto till HubSpot utan måste istället ansluta ett företagskonto. Läs mer om hur du konverterar ett personligt konto till ett WhatsApp Business-konto i WhatsApp: s dokumentation.

Anslut ett WhatsApp Business-konto som en kanal

Du kan ansluta ett befintligt WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller så kan du skapa ett nytt WhatsApp Business-konto under anslutningsprocessen.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.

• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Inkorg > Inkorgar.

• Klicka på Anslut en kanal.

• Välj WhatsApp.

• Klicka på Fortsätt med WhatsApp.

Genom att klicka på Fortsätt med WhatsApp förstår och godkänner du att avsnittet Anslut ditt WhatsApp Business-konto till konversationsinkorgen i HubSpots produktspecifika villkor gäller för dig. Som anges i de HubSpot-produktspecifika villkoren, i) samtycker du till att Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungerar som ett underbiträde enligt DPA; och ii) om dina kunddata är värd utanför USA, samtycker du till att Meta kommer att omfattas av avsnittet Undantag i HubSpots regionala policy för datavärdskap. Genom att ansluta ditt WhatsApp Business-konto till HubSpot godkänner du WhatsApps villkor för företagslösningar som finns tillgängliga på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• Logga in på ditt Facebook-konto i popup-fönstret och klicka sedan på Fortsätt som [namn].

• Klicka på Kom igång.

• Granska behörigheterna som HubSpot behöver för att ansluta och klicka sedan på Fortsätt.

• Välj ett befintligt Meta Business-konto som ska anslutas till ditt WhatsApp Business-konto, eller skapa ett nytt Meta Business-konto. Om du skapar ett nytt Meta Business-konto:

  • Ange det juridiska namnet, telefonnumret, webbplatsen och e-postadressen för ditt företag och klicka sedan på Fortsätt.

  • Använd rullgardinsmenyn Land och tidszon för att välja det land och den tidszon där ditt företag är beläget.

• Klicka på Fortsätt.

• Välj det WhatsApp-företagskonto som ska kopplas till ditt Meta Business-konto, eller skapa ett nytt WhatsApp-företagskonto. Om du skapar ett nytt WhatsApp-företagskonto anger du ett namn för kontot och väljer en tidszon i rullgardinsmenyn.

• Klicka på Fortsätt.
• Ett bekräftelsemeddelande visas. Klicka på Fortsätt till steg 2.
• Välj en befintlig WhatsApp Business-profil, som är vad din publik kommer att se när de kontaktar ditt företag. Om du inte har något konto kan du skapa ett nytt genom att konfigurera din företagsprofil:
  • I textfältet anger du ditt företags visningsnamn. Om din WhatsApp-företagsprofil inte matchar ditt företags juridiska namn markerar du kryssrutan Mitt visningsnamn skiljer sig från mitt juridiska företag snamn.
  • Klicka på Fortsätt.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Kategori och välj den kategori som bäst beskriver ditt företag. Du kan också ange en beskrivning av ditt företag i textrutan.

• Klicka på Fortsätt till steg 3.

• Om du redan har verifierat ett telefonnummer med WhatsApp väljer du ett verifierat nummer. Om du inte har verifierat ett telefonnummer kan du registrera ett nytt nummer:
  • I textfältet anger du ett telefonnummer som du vill registrera med WhatsApp.
  • Välj Textmeddelande eller Röstsamtal som verifieringsmetod och klicka sedan på Skicka kod.

• • När du har verifierat telefonnumret klickar du på Ok för att stänga inställningsfönstret och återgå till HubSpot.
  • Du kommer tillbaka till konversationsinkorgen där du kan slutföra konfigurationen av WhatsApp-kanalen. Klicka på Anslut bredvid WhatsApp-kontots namn.

Skapa en WhatsApp-vy i din inkorg för konversationer

WhatsApp-konversationer visas i listan över konversationer som är kopplade till något av statusfiltren i det vänstra sidofältet (t.ex. Alla öppna, Alla stängda, skickade osv.), men vi rekommenderar starkt att du skapar en anpassad vy för att filtrera efter meddelanden som är specifika för dina anslutna WhatsApp-kanaler:

Så här skapar du en anpassad vy för WhatsApp-meddelanden:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Konversationer > Inkorg.
• Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst ner till vänster och välj sedan Skapa en vy.
• I den högra panelen anger du WhatsApp som kanalnamn och klickar sedan på Nästa.
• I avsnittet Filtreringstyp väljer du Egenskaper för konversationer.
• Sök efter och välj Källa i sökfältet.
• Klicka på rullgardinsmenyn är någon av och sök sedan efter och välj WhatsApp.
• Klicka på Använd filter och sedan på Skapa vy.

Den nya vyn visas under de andra standardfiltren och vyerna i inkorgen för konversationer.

Läs mer om hur du skapar och hanterar anpassade vyer i inkorgen för konversationer i den här artikeln.

Skriva och svara på WhatsApp-meddelanden i HubSpot

Du kan starta en WhatsApp-konversation med enskilda kontakter i HubSpot från kontaktposten eller initiera den från den associerade företags-, affärs-, ärende- eller anpassade objektposten.

Inkommande WhatsApp-meddelanden skapar en ny tråd i inkorgen för konversationer och startar en WhatsApp-session. Du och ditt team kan svara på WhatsApp-meddelanden i inkorgen för konversationer så länge sessionen pågår.

WhatsApp-sessioner är öppna i 24 timmar efter det senaste svaret från kontakten. När en befintlig WhatsApp-session har stängts kan du starta tråden igen genom att skicka ett mallmeddelande till kontakten. Om kontakten svarar på ditt mallmeddelande öppnas en ny 24 timmars session under vilken du kan skicka WhatsApp-meddelanden utan mall.

Gränser för WhatsApp-meddelanden

En gräns på 1000 konversationer per månad delas av alla dina anslutna WhatsApp-företagskonton. Vilken dag i månaden som gränsen återställs beror på vilket datum du först köpte en Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration . Om din prenumeration till exempel började den 28 oktober kommer gränsen att återställas den 28:e varje månad.

Meddelanden räknas mot denna gräns baserat på hur konversationen initieras:

• Användarinitierade meddelanden: om en WhatsApp-användare skickar ett WhatsApp-meddelande till ditt företag öppnas en 24-timmarssession, och alla meddelanden som du skickar medan sessionen är öppen räknas tillsammans som 1 konversation. WhatsApp-sessioner som initieras av en användare är öppna i 24 timmar efter deras senaste svar.
• Företagsinitierade meddelanden: varje enskilt meddelande du skickar till en WhatsApp-användare som inte är en del av en öppen session räknas som 1 konversation. I HubSpot kan du skicka företagsinitierade meddelanden genom att anpassa meddelandemallar och använda dem i ett arbetsflöde.

Initiera en WhatsApp-konversation från tidslinjen för poster

Så här skapar du ett meddelande direkt från tidslinjen:

• Navigera till startsidan för dina associerade poster:
• Klicka på namnet på en post.
• Klicka på WhatsApp-ikonen i den vänstra panelen. Om WhatsApp-ikonen inte visas under postnamnet klickar du på ellipsikonen och väljer sedan Skapa ett WhatsApp-meddelande.

• Skriv ditt meddelande i popup-rutan:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Från och välj ett anslutet företagskonto.
  • Om kontakten inte har skickat ett WhatsApp-meddelande till ditt företag under de senaste 24 timmarna kan du bara skicka ett företagsinitierat meddelande genom att välja en av dina meddelandemallar.

• • • Klicka på Skicka mall.
    • Leta upp din mall i dialogrutan och klicka sedan på Skicka mall.
  • Du kan bli ombedd att navigera till konversationsinkorgen för att svara på meddelanden om det redan finns en befintlig tråd med kontakten.

Granska och svara på meddelanden i inkorgen för konversationer

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Konversationer > Inkorg.
• Klicka på sökikonen search längst upp till vänster och ange ett sökord för att leta upp en WhatsApp-konversation, och använd filter för att begränsa din sökning. Du kan till exempel använda filter som segmenterar ut meddelanden som kommer från din anslutna WhatsApp-kanal. Användare av Marketing Hub, Sales Hub och Service Hub Professional och Enterprise kan skapa en anpassad vy som bara innehåller WhatsApp-meddelanden.
• Klicka på en WhatsApp-konversation i den vänstra panelen för att öppna den. En socialWhatsapp WhatsApp-ikon visas i det övre högra hörnet av förhandsgranskningen av meddelandet.

• Du kan klicka på ikonen med nedåtpilen downCarat bredvid en kontakts namn för att visa metadata för meddelandet, t.ex. avsändarens och mottagarens telefonnummer samt vilket datum meddelandet skickades.

• Om du vill omfördela meddelandet klickar du på rullgardinsmenyn Ägare längst upp till vänster och väljer en annan användare. Läs mer om att automatiskt tilldela inkommande konversationer till specifika användare och team.
• Om en kontakt har aktiverat läskvitton i sitt WhatsApp-konto kan du granska när de läste ett av meddelandena du skickade till dem. Om de har valt bort läskvitton visas inte den här informationen.
• I den högra panelen kan du visa kontextuell information om besökaren och tillhörande poster som kan hjälpa dig med ditt svar.
• Skriv ditt svar i svarsredigeraren:
  • Använd ikonerna längst ner i redigeraren för att ändra din textstil, infoga en länk, lägga till en bild eller ladda upp en fil. Du kan också dra och släppa filer från din dator till svarsredigeraren.
  • Klicka på Infoga om du vill lägga till ett dokument, utdrag, möteslänk, kunskapsbasartikel, citat eller video i ditt svar.

Observera: vissa medieformat kan inte inkluderas i ett WhatsApp-meddelande. Mer information om vilka filformat som stöds för dokument, bilder, ljud och video finns i Metas dokumentation.

• Under konversationen kan du behöva växla till e-post eller ringa kontakten. Klicka på rullgardinsmenynKanal ovanför svarsredigeraren och välj en annan kanal.

• När du är redo att svara klickar du på Skicka.

Om ett inkommande meddelande skickas från ett telefonnummer som matchar det telefonnummer som finns lagrat i en kontakts egenskap Telefonnummer eller Mobiltelefonnummer, kommer konversationen automatiskt att kopplas till den kontakten.

Felsöka meddelandetyper som inte stöds

På grund av API-begränsningar stöds inte vissa meddelandetyper och svar, och meddelandets innehåll visas inte i inkorgen för dina konversationer.

Meddelanden som inte stöds kan uppstå på grund av något av följande scenarier:

• En WhatsApp-användare reagerar på ett meddelande
• En WhatsApp-användare raderar ett meddelande
• Ett WhatsApp-meddelande innehåller bilagor som inte ingår i listan över medietyper som stöds.
• En meddelandetyp som inte stöds (t.ex. en omröstning)

Meddelanden i karantän

Meddelanden som bryter mot innehållspolicyn för WhatsApp flaggas och innehållet döljs i din inkorg för att förhindra eventuella nätfiskeförsök och minska risken för att du delar med dig av personligt identifierbar information.

Ytterligare information

• Information om WhatsApp-meddelanden som lagras i konversationsegenskaper kan också användas i arbetsflöden och rapportering.
• Du kan skapa och synka meddelandemallar i ditt WhatsApp Business-konto, som sedan kan anpassas i HubSpot. Läs mer om hur du anpassar och skickar meddelandemallar.