Anslut en WhatsApp-kanal till konversationsinkorgen

Du kan ansluta ett WhatsApp Business-konto som en kanal i konversationsinkorgen. Meddelanden som skickas till ditt WhatsApp-telefonnummer skapar en ny tråd i inkorgen.

Du måste ha en verifierad Meta Business Manager för ditt WhatsApp Business-konto för att få tillgång till mer än 50 konversationer initierade av företaget per dag. Läs mer om hur du verifierar ditt företag.

Innan du börjar

Innan du ansluter ett WhatsApp Business-konto till konversationsinkorgen behöver du följande:

• Ditt företags juridiska namn och ditt visningsnamn på WhatsApp.
• URL:en till ditt företags webbplats.
• Din företags e-postadress.
• Administratörsbehörighet för ditt företags Meta Business Manager-konto.
• Åtkomst till det företagsnummer som du vill skicka meddelanden från.
• Numret måste kunna ta emot röstsamtal.
• Det får inte ingå i ett IVR-system (Interactive Voice Response) eller ha IVR inaktiverat under en period.

Observera: Telefonnumret du använder får inte vara kopplat till ett annat WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-appen eller en annan WhatsApp-integration. Om numret redan är kopplat till ett annat WhatsApp-konto måste du först koppla bort det innan du kopplar det till HubSpot.

Begränsningar

Tänk på följande begränsningar när du ansluter och använder WhatsApp-integrationen:

• Varje WhatsApp for Business-konto kan ha upp till 25 telefonnummer kopplade till sig.
• Endast nya meddelanden efter att du har anslutit ditt WhatsApp Business-konto synkroniseras till HubSpot. Tidigare konversationer synkroniseras inte.
• När meddelandena har kopplats till HubSpot visas de inte längre i WhatsApp-appen eller webbappen, utan endast i konversationsinkorgen i ditt HubSpot-konto.

Företagskonton kontra personliga konton

På grund av Metas krav för att använda WhatsApp-integrationen kan du inte ansluta ett personligt WhatsApp-konto till HubSpot, utan måste istället ansluta ett företagskonto. Läs mer om hur du konverterar ett personligt konto till ett WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentation.

Anslut ett WhatsApp Business-konto som kanal

Du kan ansluta ett befintligt WhatsApp Business-konto som kanal i HubSpot, eller så kan du skapa ett nytt WhatsApp Business-konto under anslutningsprocessen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Inbox > Inboxar.

3. Klicka på Anslut en kanal.

4. Välj WhatsApp.

5. Klicka på Fortsätt med WhatsApp.

Genom att klicka på Fortsätt med WhatsApp

du att du förstår och godkänner att avsnittet Anslut ditt WhatsApp Business-konto till konversationsinkorgen i HubSpots produktspecifika villkor gäller för dig. Som beskrivs i HubSpots produktspecifika villkor godkänner du att i) Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungerar som underleverantör enligt DPA, och ii) om dina kunddata lagras utanför USA godkänner du att Meta omfattas av avsnittet Undantag i HubSpots regionala policy för datalagring. Genom att ansluta ditt WhatsApp Business-konto till HubSpot godkänner du WhatsApps villkor för affärslösningar som finns tillgängliga på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. I popup-fönstret loggar du in på ditt Facebook-konto och klickar sedan på Fortsätt som [namn].

7. Klicka på Kom igång.

8. Granska de behörigheter som HubSpot behöver för att kunna ansluta och klicka sedan på Fortsätt.

9. Välj ett befintligt Meta Business-konto som ska anslutas till ditt WhatsApp Business-konto, eller skapa ett nytt Meta Business-konto. Om du skapar ett nytt Meta Business-konto:

• • Ange det juridiska namnet, telefonnumret, webbplatsen och e-postadressen för ditt företag och klicka sedan på Fortsätt.

  • Använd rullgardinsmenyn Land och tidszon för att välja det land och den tidszon där ditt företag är beläget.
    

10. Klicka på Fortsätt.
11. Välj det WhatsApp Business-konto som ska kopplas till ditt Meta Business-konto, eller skapa ett nytt WhatsApp Business-konto. Om du skapar ett nytt WhatsApp Business-konto anger du ett namn för kontot och väljer en tidszon i rullgardinsmenyn.

12. Klicka på Fortsätt.
13. Ett bekräftelsemeddelande visas. Klicka på Fortsätt till steg 2.
14. Välj en befintlig WhatsApp Business-profil, som är det som din målgrupp kommer att se när de kontaktar ditt företag. Om du inte har ett konto kan du skapa ett nytt genom att konfigurera din företagsprofil:
    • Ange ditt företags visningsnamn i textfältet. Om ditt WhatsApp Business-profil inte stämmer överens med ditt företags juridiska namn, markera kryssrutan Mitt visningsnamn skiljer sig från mitt juridiska företagsnamn.
      
    • Klicka på Fortsätt.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Kategori och välj en kategori som bäst beskriver ditt företag. Du kan också ange en beskrivning av ditt företag i textrutan.

15. Klicka på Fortsätt till steg 3.

16. Om du redan har verifierat ett telefonnummer med WhatsApp väljer du ett verifierat nummer. Om du inte har verifierat ett telefonnummer kan du registrera ett nytt nummer:
    • Ange ett telefonnummer i textfältet för att registrera dig hos WhatsApp.
    • Välj SMS eller Röstsamtal som verifieringsmetod och klicka sedan på Skicka kod.

1. • När du har verifierat telefonnumret klickar du på Ok för att stänga inställningsfönstret och återgå till HubSpot.
   • Du återgår till konversationsinkorgen där du kan slutföra konfigurationen av WhatsApp-kanalen. Klicka på Anslut bredvid WhatsApp-kontots namn.

Skapa en WhatsApp-vy i din konversationsinkorg

WhatsApp-konversationer visas i listan över konversationer som är kopplade till något av statusfiltren i vänster sidofält (t.ex. Alla öppna, Alla stängda, Skickade osv.), men vi rekommenderar starkt att du skapar en anpassad vy för att filtrera meddelanden som är specifika för dina anslutna WhatsApp-kanaler:

Så här skapar du en anpassad vy för WhatsApp-meddelanden:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst ned till vänster och välj sedan Skapa en vy.
3. I den högra panelen anger du WhatsApp som kanalnamn och klickar sedan på Nästa.
4. I avsnittet Filtertyp väljer du Konversationsegenskaper.
5. Sök efter och välj Källa i sökfältet.
6. Klicka på rullgardinsmenyn är någon av, sök sedan efter och välj WhatsApp.
7. Klicka på Tillämpa filter och sedan på Skapa vy.

Den nya vyn visas under de andra standardfiltren och vyerna för konversationsinkorgen.

Läs mer om hur du skapar och hanterar anpassade vyer i konversationsinkorgen i den här artikeln.

Skriv och svara på WhatsApp-meddelanden i HubSpot

Du kan starta en WhatsApp-konversation med enskilda kontakter i HubSpot från kontaktposten eller initiera den från den associerade företags-, affärs-, ärende- eller anpassade objektposten. Du kan också starta WhatsApp-konversationer direkt i konversationsinkorgen.

Inkommande WhatsApp-meddelanden skapar en ny tråd i konversationsinkorgen och startar en WhatsApp-session. Du och ditt team kan svara på WhatsApp-meddelanden i konversationsinkorgen under sessionens varaktighet.

WhatsApp-sessioner är öppna i 24 timmar efter det senaste svaret från kontakten. När en befintlig WhatsApp-session har stängts kan du återuppta tråden genom att skicka ett mallmeddelande till kontakten. Om kontakten svarar på ditt mallmeddelande öppnas en ny 24-timmars session under vilken du kan skicka WhatsApp-meddelanden som inte är mallmeddelanden.

Begränsningar för WhatsApp-meddelanden

En gräns på 1 000 mallmeddelanden per månad delas av alla dina anslutna WhatsApp-företagskonton. Den dag i månaden då gränsen återställs beror på det datum då du först köpte ett Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnemang . Om ditt abonnemang till exempel började den 28 oktober återställs gränsen den 28:e varje månad. Läs mer om WhatsApp-priser.

HubSpot gör inte ta betalt för konversationer med gratis inträde. Läs mer om gratis inledande konversationer.

Medietyper som stöds i meddelanden

WhatsApp-meddelanden kan innehålla olika medietyper och bilagor beroende på om meddelandet skickades eller togs emot av ditt företagskonto.

1. Följande rich media-typer stöds i meddelanden som tas emot i ditt anslutna företagskonto:
   • Bilder
   • Videor och GIF-filer (3gpp eller mp4)
   • Röstmeddelanden
   • Bilagor (t.ex. mp3, PDF, etc.)
   • Plats
   • Klistermärken
   • Delning av kontakter
2. Följande rich media-typer stöds i meddelanden som skickas från ditt anslutna företagskonto:
   • Bilder eller videor som laddats upp till filverktyget

• • Bilagor
  • Möteslänkar
  • Citat
  • Länkar till kunskapsbas
  • Dokument

Starta en WhatsApp-konversation från tidslinjen för posten

Så här skapar du ett meddelande direkt från tidslinjen för posten:

1. Navigera till startsidan för dina associerade poster:
   1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
   2. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
   3. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
   4. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.
2. Klicka på namnet på en post.
3. Klicka på WhatsApp-ikonen i den vänstra panelen. Om WhatsApp-ikonen inte visas under postens namn klickar du på ellipsikonen och väljer sedan Skapa ett WhatsApp-meddelande.

4. Skriv ditt meddelande i popup-rutan:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Från och välj ett anslutet företagskonto.
   • Om kontakten inte har skickat ett WhatsApp-meddelande till ditt företag under de senaste 24 timmarna kan du endast skicka ett företagsinitierat meddelande genom att välja en av dina meddelandemallar.

• • Klicka på Skicka mall.
  • Leta reda på din mall i dialogrutan och klicka sedan på Skicka mall.
  • Du kan bli ombedd att navigera till konversationsinkorgen för att svara på meddelanden om det redan finns en befintlig tråd med kontakten.

Skriv och svara på meddelanden i konversationsinkorgen

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Så här skriver du ett nytt meddelande:
   • Klicka på Skriv längst ned till vänster.
   • I popup-rutan längst ned till höger:
     • Klicka på rullgardinsmenyn Till och sök efter namnet på en kontakt med ett associerat WhatsApp-telefonnummer.
     • Klicka på rullgardinsmenyn Från för att välja ett av dina anslutna WhatsApp Business-konton.
     • Om kontakten inte har skickat ett WhatsApp-meddelande till ditt företag under de senaste 24 timmarna kan du bara skicka ett företagsinitierat meddelande genom att välja en av dina meddelandemallar. Klicka på Skicka mall, leta sedan upp din mall i dialogrutan och klicka på Skicka mall.
     • Du kan bli ombedd att navigera till konversationernas inkorg för att svara på meddelanden om det redan finns en befintlig tråd med kontakten.

3. Du kan också granska och svara på meddelanden i befintliga konversationer:

• • Klicka på söksymbolen längst upp till vänster och ange ett sökord för att söka efter en WhatsApp-konversation, och använd filter för att begränsa sökningen. Du kan till exempel använda filter som sorterar ut meddelanden som kommer från din anslutna WhatsApp-kanal. Användare av Marketing Hub, Sales Hub och Service Hub Professional och Enterprise kan skapa en anpassad vy som endast innehåller WhatsApp-meddelanden.
  • Klicka på en WhatsApp-konversation i den vänstra panelen för att öppna den. En socialWhatsapp WhatsApp-ikon visas i det övre högra hörnet av meddelandevyn.

• • Du kan klicka på nedåtpilen downCarat bredvid en kontakts namn för att visa meddelandets metadata, till exempel avsändarens och mottagarens telefonnummer samt datumet då meddelandet skickades.

4. Om du vill tilldela meddelandet till någon annan klickar du på rullgardinsmenyn Ägare längst upp till vänster och väljer en annan användare. Läs mer om hur du automatiskt tilldelar inkommande konversationer till specifika användare och team.
5. Om en kontakt har aktiverat läsbekräftelser i sitt WhatsApp-konto kan du se när de har läst ett av de meddelanden du har skickat till dem. Om de har valt bort läsbekräftelser visas inte denna information.
6. I den högra panelen kan du visa kontextuell information om besökaren och tillhörande poster som kan hjälpa dig med ditt svar.
7. Skriv ditt svar i svarsredigeraren:
   • Använd ikonerna längst ned i redigeraren för att ändra textstil, infoga en länk, lägga till en bild eller ladda upp en fil. Du kan också dra och släppa filer från din dator till svarsredigeraren.
   • Om du vill lägga till ett dokument, ett utdrag, en möteslänk, en kunskapsbasartikel, ett citat eller en video i ditt svar klickar du på Infoga.

Observera: vissa medieformat kan inte inkluderas i ett WhatsApp-meddelande. Läs mer om vilka dokument-, bild-, ljud- och videofilformat som stöds i Metas dokumentation.

9. Under konversationen kan du behöva byta till e-post eller ringa kontakten. Klicka på rullgardinsmenyn Kanal ovanför svarsredigeraren och välj en annan kanal.

10. När du är redo att svara klickar du på Skicka.

Om ett inkommande meddelande skickas från ett telefonnummer som matchar det telefonnummer som är lagrat i kontaktens egenskap Telefonnummer eller Mobiltelefonnummer, kommer konversationen automatiskt att kopplas till den kontakten.

Felsöka icke-stödda meddelandetyper

På grund av API-begränsningar stöds vissa meddelandetyper och svar inte, och meddelandets innehåll visas inte i din konversationsinkorg.

I dessa fall visas följande felmeddelande istället för meddelandet:

Meddelandet har innehåll eller en meddelandeåtgärd som vi inte kan visa i stället för meddelandet. 

Meddelanden som inte stöds kan uppstå på grund av något av följande scenarier:

• En WhatsApp-användare som reagerar på ett meddelande
• En WhatsApp-användare som raderar ett meddelande
• Ett WhatsApp-meddelande innehåller bilagor som inte ingår i listan över stödda medietyper.
• En icke-stödd meddelandetyp (t.ex. en omröstning)

Meddelanden i karantän

Meddelanden som bryter mot WhatsApps innehållspolicy kommer att flaggas och deras innehåll kommer att döljas i din inkorg för att förhindra potentiella phishing-försök och minska risken för att personligt identifierbar information delas.

När detta inträffar ersätts meddelandets innehåll med följande felmeddelande:

Känslig data kan inte visas. Detta meddelande innehåller personlig information. HubSpot och WhatsApp begränsar åtkomsten till denna data.

Ta bort en WhatsApp-kanal i konversationsinkorgen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du tillInbox & Help Desk > Inbox.
3. Om du har flera inkorgar konfigurerade använder du rullgardinsmenyn Aktuell vy för att välja den inkorg som du har anslutit WhatsApp-kanalen till.
4. Håll muspekaren över kanalen och klicka på Ta bort.
5. Klicka på Ta bort konto i dialogrutan . Om du tar bort kontot tas inte befintliga konversationer bort från inkorgen.

Mer information

• WhatsApp-meddelandedetaljer som lagras i konversationsegenskaper kan också användas i arbetsflöden och rapportering.
• Du kan skapa och synkronisera meddelandemallar i ditt WhatsApp Business-konto, som sedan kan anpassas i HubSpot. Läs mer om hur du anpassar och skickar meddelandemallar.