Koble en WhatsApp-kanal til innboksen for samtaler

Du kan koble en WhatsApp Business-konto som en kanal i innboksen for samtaler. Meldinger som sendes til WhatsApp-telefonnummeret ditt, vil opprette en ny tråd i innboksen.

Du må ha en bekreftet Meta Business Manager for WhatsApp Business-kontoen din for å få tilgang til mer enn 50 samtaler initiert av bedriften per dag. Les mer om hvordan du bekrefter bedriften din.

Før du begynner

Før du kobler en WhatsApp Business-konto til samtaleinnboksen, trenger du følgende:

• Det juridiske navnet på bedriften din og visningsnavnet ditt på WhatsApp.
• URL-adressen til bedriftens nettside.
• Bedriftens e-postadresse.
• Administratorrettigheter for bedriftens Meta Business Manager-konto.
• Tilgang til bedriftens telefonnummer som du vil sende meldinger fra.
• Nummeret må kunne motta taleanrop.
• Det må ikke være en del av et IVR-system (Interactive Voice Response), eller ha IVR deaktivert i en periode.

Merk: Telefonnummeret du bruker, må ikke være koblet til en annen WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-appen eller en annen WhatsApp-integrasjon. Hvis nummeret allerede er knyttet til en annen WhatsApp-konto, må du først koble det fra før du kobler det til HubSpot.

Begrensninger

Vær oppmerksom på følgende begrensninger når du kobler til og bruker WhatsApp-integrasjonen:

• Hver WhatsApp for Business-konto kan ha opptil 25 telefonnumre tilknyttet seg.
• Bare nye meldinger etter at du har koblet til WhatsApp Business-kontoen din, synkroniseres til HubSpot. Historiske samtaler synkroniseres ikke.
• Når meldingene er koblet til HubSpot, vises de ikke lenger i WhatsApp-mobilappen eller nettappen, men bare i samtaleinnboksen i HubSpot-kontoen din.

Bedriftskontoer vs. personlige kontoer

På grunn av Metas krav for bruk av WhatsApp-integrasjonen, kan du ikke koble en personlig WhatsApp-konto til HubSpot, men må i stedet koble en bedriftskonto. Lær hvordan du konverterer en personlig konto til en WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentasjon.

Koble en WhatsApp Business-konto som en kanal

Du kan koble en eksisterende WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller du kan opprette en ny WhatsApp Business-konto under tilkoblingsprosessen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks > Innbokser.

3. Klikk på Koble til en kanal.

4. Velg WhatsApp.

5. Klikk på Fortsett med WhatsApp.

Ved å klikke på Fortsett med WhatsApp

du at du forstår og godtar at vilkårene i delen Koble WhatsApp Business-kontoen din til samtaleinnboksen i HubSpots produktspesifikke vilkår gjelder for deg. Som beskrevet i HubSpots produktspesifikke vilkår, i) godtar du at Meta Platforms, Inc. («Meta») fungerer som underdatabehandler i henhold til DPA, og ii) hvis kundedataene dine er lagret utenfor USA, godtar du at Meta er underlagt avsnittet «Unntak» i HubSpots regionale retningslinjer for datalagring. Ved å koble WhatsApp Business-kontoen din til HubSpot, godtar du WhatsApps vilkår for forretningsløsninger, som er tilgjengelige på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. I popup-vinduet logger du på Facebook-kontoen din og klikker deretter på Fortsett som [navn].

7. Klikk på Kom i gang.

8. Gå gjennom tillatelsene HubSpot trenger for å koble seg til, og klikk deretter på Fortsett.

9. Velg en eksisterende Meta Business-konto som skal kobles til WhatsApp Business-kontoen din, eller opprett en ny Meta Business-konto. Hvis du oppretter en ny Meta Business-konto:

• • Skriv inn det juridiske navnet, telefonnummeret, nettstedet og e-postadressen til bedriften din, og klikk deretter på Fortsett.

  • Bruk rullegardinmenyen Land og tidssone til å velge landet og tidssonen virksomheten din befinner seg i.

10. Klikk på Fortsett.
11. Velg WhatsApp Business-kontoen som skal knyttes til Meta Business-kontoen din, eller opprett en ny WhatsApp Business-konto. Hvis du oppretter en ny WhatsApp Business-konto, skriver du inn et navn for kontoen og velger en tidssone fra rullegardinmenyen.

12. Klikk på Fortsett.
13. En bekreftelsesmelding vises. Klikk på Fortsett til trinn 2.
14. Velg en eksisterende WhatsApp Business-profil, som er det publikummet ditt vil se når de kontakter bedriften din. Hvis du ikke har en konto, kan du opprette en ny ved å konfigurere bedriftsprofilen din:
    • Skriv inn bedriftens visningsnavn i tekstfeltet. Hvis WhatsApp Business-profilen din ikke samsvarer med bedriftens juridiske navn, merker du av for Visningsnavnet mitt er forskjellig fra bedriftens juridiske navn.
    • Klikk på Fortsett.
    • Klikk på rullegardinmenyen Kategori og velg en kategori som best beskriver virksomheten din. Du kan også skrive inn en beskrivelse av virksomheten din i tekstboksen.

15. Klikk på Fortsett til trinn 3.

16. Hvis du allerede har bekreftet et telefonnummer med WhatsApp, velger du et bekreftet nummer. Hvis du ikke har bekreftet et telefonnummer, kan du registrere et nytt nummer:
    • Skriv inn et telefonnummer i tekstfeltet for å registrere deg hos WhatsApp.
    • Velg Tekstmelding eller Taleanrop som bekreftelsesmetode, og klikk deretter på Send kode.

1. • Når du har bekreftet telefonnummeret, klikker du på Ok for å lukke konfigurasjonsvinduet og gå tilbake til HubSpot.
   • Du kommer tilbake til innboksen for samtaler, hvor du kan fullføre konfigurasjonen av WhatsApp-kanalen. Klikk på Koble til ved siden av WhatsApp-kontonavnet.

Opprett en WhatsApp-visning i innboksen for samtaler

WhatsApp-samtaler vises i listen over samtaler som er knyttet til statusfiltrene i venstre sidefelt (f.eks. Alle åpne, Alle lukkede, sendte osv.), men det anbefales på det sterkeste at du oppretter en tilpasset visning for å filtrere meldinger som er spesifikke for de tilkoblede WhatsApp-kanalene dine:

Slik oppretter du en tilpasset visning for WhatsApp-meldinger:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på rullegardinmenyen Handlinger nederst til venstre, og velg deretter Opprett en visning.
3. I høyre panel skriver du inn WhatsApp som kanalnavn, og klikker deretter på Neste.
4. I delen Filtertype velger du Samtaleegenskaper.
5. I søkefeltet søker du etter og velger Kilde.
6. Klikk på rullegardinmenyen er noen av, og søk etter og velg WhatsApp.
7. Klikk på Bruk filter, og klikk deretter på Opprett visning.

Den nye visningen vises under de andre standardfiltrene og visningene for samtaleinnboksen.

Les mer om hvordan du oppretter og administrerer tilpassede visninger i samtaleinnboksen i denne artikkelen.

Skriv og svar på WhatsApp-meldinger i HubSpot

Du kan starte en WhatsApp-samtale med individuelle kontakter i HubSpot fra kontaktoppføringen, eller starte den fra den tilknyttede bedrifts-, avtale-, billett- eller tilpassede objektoppføringen. Du kan også starte WhatsApp-samtaler direkte i samtaleinnboksen.

Innkommende WhatsApp-meldinger oppretter en ny tråd i samtaleinnboksen og starter en WhatsApp-økt. Du og teamet ditt kan svare på WhatsApp-meldinger i samtaleinnboksen så lenge økten varer.

WhatsApp-økter vil være åpne i 24 timer etter det siste svaret fra kontakten. Når en eksisterende WhatsApp-økt er avsluttet, kan du starte tråden på nytt ved å sende en malmelding til kontakten. Hvis kontakten svarer på malmeldingen din, åpnes en ny 24-timers økt hvor du kan sende WhatsApp-meldinger som ikke er maler.

Begrensninger for WhatsApp-meldinger

Alle dine tilkoblede WhatsApp-forretningskontoer deler en begrensning på 1000 malmeldinger per måned. Dagen i måneden da begrensningen tilbakestilles, avhenger av datoen du først kjøpte et Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement . Hvis abonnementet ditt for eksempel begynte 28. oktober, vil begrensningen tilbakestilles den 28. hver måned. Les mer om priser for WhatsApp.

HubSpot gjør ikke for gratis samtaler ved inngangspunktet. Les mer om gratis inngangssamtaler.

Støttede medietyper i meldinger

WhatsApp-meldinger kan inneholde forskjellige medietyper og vedlegg, avhengig av om meldingen ble sendt eller mottatt av bedriftskontoen din.

1. Følgende rikmedietyper støttes i meldinger mottatt i din tilkoblede bedriftskonto:
   • Bilder
   • Videoer og GIF-er (3gpp eller mp4)
   • Talemeldinger
   • Vedlegg (f.eks. mp3, PDF osv.)
   • Plassering
   • Klistremerker
   • Deling av kontakter
2. Følgende rich media-typer støttes i meldinger som sendes fra din tilkoblede bedriftskonto:
   • Bilder eller videoer som er lastet opp til filverktøyet

• • Vedlegg
  • Møtelinker
  • Sitat
  • Kunnskapsbaselinker
  • Dokumenter

Start en WhatsApp-samtale fra tidslinjen for posten

Slik oppretter du en melding direkte fra tidslinjen for posten:

1. Naviger til hjemmesiden for dine tilknyttede poster:
   1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   2. Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
   3. Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
   4. Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på navnet på en oppføring.
3. Klikk på WhatsApp-ikonet i venstre panel. Hvis WhatsApp-ikonet ikke vises under postnavnet, klikker du på ellipseikonet og velger Opprett en WhatsApp-melding.

4. Skriv meldingen din i popup-vinduet:
   • Klikk på rullegardinmenyen Fra og velg en tilknyttet bedriftskonto.
   • Hvis kontakten ikke har sendt bedriften din en WhatsApp-melding i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine.

• • Klikk på Send mal.
  • Finn malen din i dialogboksen, og klikk deretter på Send mal.
  • Du kan bli bedt om å gå til innboksen for samtaler for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en eksisterende tråd med kontakten.

Skriv og svar på meldinger i innboksen for samtaler

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Slik skriver du en ny melding:
   • Klikk på Skriv nederst til venstre.
   • I popup-boksen nederst til høyre:
     • Klikk på rullegardinmenyen Til og søk etter navnet på en kontakt med et tilknyttet WhatsApp-telefonnummer.
     • Klikk på rullegardinmenyen Fra for å velge en av dine tilkoblede WhatsApp Business-kontoer.
     • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-melding til bedriften din i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine. Klikk på Send mal, finn deretter malen din i dialogboksen og klikk på Send mal.
     • Du kan bli bedt om å gå til innboksen for samtaler for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en eksisterende tråd med kontakten.

3. Du kan også se gjennom og svare på meldinger i eksisterende samtaler:

• • Klikk på søkeikonet øverst til venstre og skriv inn et søkeord for å søke etter en WhatsApp-samtale, og bruk filtre for å begrense søket. Du kan for eksempel bruke filtre som sorterer ut meldinger som kommer fra din tilkoblede WhatsApp-kanal. Brukere av Marketing Hub, Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise kan opprette en tilpasset visning som bare inneholder WhatsApp-meldinger.
  • Klikk på en WhatsApp-samtale i venstre panel for å åpne den. Et sosialt WhatsApp-ikon vises øverst til høyre i forhåndsvisningen av meldingen.

• • Du kan klikke på nedpilen downCarat ved siden av navnet til en kontakt for å vise meldingsmetadata, for eksempel telefonnummeret til avsenderen og mottakeren, samt datoen meldingen ble sendt.

4. For å tilordne meldingen på nytt, klikker du på rullegardinmenyen Eier øverst til venstre og velger en annen bruker. Les mer om automatisk tilordning av innkommende samtaler til bestemte brukere og team.
5. Hvis en kontakt har aktivert lesebekreftelser i WhatsApp-kontoen sin, kan du se når de har lest en av meldingene du har sendt dem. Hvis de har valgt bort lesebekreftelser, vil denne informasjonen ikke vises.
6. I høyre panel kan du se kontekstuell informasjon om besøkende og tilknyttede poster som kan hjelpe deg med svaret ditt.
7. Skriv svaret ditt i svarredigeringsprogrammet:
   • Bruk ikonene nederst i redigeringsprogrammet til å endre tekststilen, sette inn en lenke, legge til et bilde eller laste opp en fil. Du kan også dra og slippe filer fra datamaskinen din til svarredigeringsprogrammet.
   • For å legge til et dokument, et utdrag, en møtelink, en kunnskapsbaseartikkel, et sitat eller en video i svaret ditt, klikker du på Sett inn.

Merk: Noen medieformater kan ikke inkluderes i en WhatsApp-melding. Du kan lese mer om dokument-, bilde-, lyd- og videofilformater som støttes i Metas dokumentasjon.

9. Under samtalen kan det hende du må bytte til e-post eller ringe kontakten. Klikk på rullegardinmenyen Kanal over svarredigeringsprogrammet og velg en annen kanal.

10. Når du er klar til å svare, klikker du på Send.

Hvis en innkommende melding sendes fra et telefonnummer som samsvarer med telefonnummeret som er lagret i kontaktens Telefonnummer- eller Mobiltelefonnummer-egenskap, vil samtalen automatisk knyttes til den kontakten.

Feilsøking av ikke-støttede meldingstyper

På grunn av API-begrensninger støttes ikke enkelte meldingstyper og svar, og innholdet i meldingen vises ikke i innboksen for samtaler.

I slike tilfeller vil du se følgende feilmelding i stedet for meldingen:

Meldingen har innhold eller en meldingshandling som vi ikke kan vise i stedet for meldingen. 

Meldinger som ikke støttes kan oppstå på grunn av ett av følgende scenarier:

• En WhatsApp-bruker som reagerer på en melding
• En WhatsApp-bruker som sletter en melding
• En WhatsApp-melding inneholder vedlegg som ikke er inkludert i listen over støttede medietyper.
• En ikke-støttet meldingstype (f.eks. en avstemning)

Meldinger i karantene

Meldinger som bryter med WhatsApps innholdspolicy, blir merket og innholdet skjules i innboksen din for å forhindre potensielle phishing-forsøk og redusere risikoen for deling av personlig identifiserbar informasjon.

Når dette skjer, erstattes meldingens innhold med følgende feilmelding:

Sensitive data kan ikke vises. Denne meldingen inneholder personlig informasjon. HubSpot og WhatsApp begrenser tilgangen til disse dataene.

Slett en WhatsApp-kanal i innboksen for samtaler

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilInnboks og helpdesk > Innboks.
3. . Hvis du har flere innbokser, bruker du rullegardinmenyen Gjeldende visning til å velge innboksen du har koblet WhatsApp-kanalen til.
4. Hold musepekeren over kanalen og klikk på Slett.
5. Klikk på Slett konto i dialogboksen . Hvis du sletter kontoen, blir ikke eksisterende samtaler fjernet fra innboksen.

Videre lesing

• WhatsApp-meldingsdetaljer som er lagret i samtaleegenskaper, kan også brukes i arbeidsflyter og rapportering.
• Du kan opprette og synkronisere meldingsmaler i WhatsApp Business-kontoen din, som deretter kan tilpasses i HubSpot. Lær mer om hvordan du tilpasser og sender meldingsmaler.