Koble en WhatsApp-kanal til innboksen for samtaler

Du kan koble til en WhatsApp Business-konto som en kanal i innboksen for samtaler. Meldinger som sendes til WhatsApp-telefonnummeret ditt, oppretter en ny tråd i innboksen.

Du må ha en verifisert Meta Business Manager for at WhatsApp Business-kontoen din skal ha tilgang til mer enn 50 bedriftsinitierte samtaler per dag. Finn ut mer om hvordan du verifiserer bedriften din.

Før du kommer i gang

Før du kobler en WhatsApp Business-konto til innboksen for samtaler, trenger du følgende:

• Det juridiske navnet på bedriften din og visningsnavnet ditt på WhatsApp.
• URL-adressen til bedriftens nettsted.
• E-postadressen til bedriften din.
• Administrasjonstillatelse for bedriftens Meta Business Manager-konto.
• Tilgang til bedriftens telefonnummer som du vil sende meldinger med.
• Nummeret må kunne motta taleanrop.
• Det må ikke være en del av et IVR-system (Interactive Voice Response), eller ha IVR deaktivert i en periode.

Merk: Telefonnummeret du bruker, må ikke være koblet til en annen WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-appen eller en annen WhatsApp-integrasjon. Hvis nummeret allerede er tilknyttet en annen WhatsApp-konto, må du først koble det fra før du kobler det til HubSpot.

Begrensninger

Husk følgende begrensninger når du kobler til og bruker WhatsApp-integrasjonen:

• Hver WhatsApp for Business-konto kan ha opptil 25 telefonnumre tilknyttet.
• Bare nye meldinger etter at du har koblet til WhatsApp Business-kontoen din, synkroniseres med HubSpot. Historiske samtaler synkroniseres ikke.
• Når du er koblet til HubSpot, vises ikke meldingene lenger i WhatsApp-mobilappen eller -nettappen, men kun i innboksen for samtaler i HubSpot-kontoen din.

Bedriftskontoer vs. personlige kontoer

På grunn av Metas krav til bruk av WhatsApp-integrasjonen kan du ikke koble en personlig WhatsApp-konto til HubSpot, men må i stedet koble til en bedriftskonto. Finn ut hvordan du konverterer en personlig konto til en WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentasjon.

Koble til en WhatsApp Business-konto som kanal

Du kan koble til en eksisterende WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller du kan opprette en ny WhatsApp Business-konto under tilkoblingsprosessen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• I menyen til venstre navigerer du til Innboks > Innbokser.

• Klikk på Koble til en kanal.

• Velg WhatsApp.

• Klikk på Fortsett med WhatsApp.

Ved å klikke på Fortsett med WhatsApp forstår og godtar du at delen Koble WhatsApp Business-kontoen din til samtaleinnboksen i HubSpots produktspesifikke vilkår gjelder for deg. Som beskrevet i HubSpots produktspesifikke vilkår, i) samtykker du i at Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungerer som en underdatabehandler i henhold til personvernforordningen; og ii) hvis kundedataene dine hostes utenfor USA, samtykker du i at Meta er underlagt avsnittet om unntak i HubSpots retningslinjer for regional datahosting. Når du kobler WhatsApp Business-kontoen din til HubSpot, godtar du WhatsApps vilkår for bedriftsløsninger som er tilgjengelige på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• Logg på Facebook-kontoen din i popup-vinduet, og klikk deretter på Fortsett som [navn].

• Klikk på Kom i gang.

• Gå gjennom tillatelsene HubSpot trenger for å koble til, og klikk deretter på Fortsett.

• Velg en eksisterende Meta Business-konto som skal kobles til WhatsApp Business-kontoen din, eller opprett en ny Meta Business-konto. Hvis du oppretter en ny Meta Business-konto:

  • Skriv inn bedriftens juridiske navn, telefonnummer, nettsted og e-postadresse, og klikk deretter på Fortsett.

  • Bruk rullegardinmenyen Land og tidssone til å velge hvilket land og hvilken tidssone bedriften din befinner seg i.

• Klikk på Fortsett.

• Velg WhatsApp Business -kontoen som skal knyttes til Meta Business-kontoen din, eller opprett en ny WhatsApp Business-konto. Hvis du oppretter en ny WhatsApp Business-konto, angir du et navn på kontoen og velger en tidssone fra rullegardinmenyen.

• Klikk på Fortsett.
• En bekreftelsesmelding vises. Klikk på Fortsett til trinn 2.
• Velg en eksisterende WhatsApp Business-profil, som er det publikum vil se når de kontakter bedriften din. Hvis du ikke har en konto, kan du opprette en ny ved å konfigurere bedriftsprofilen din:
  • Skriv inn bedriftens visningsnavn i tekstfeltet. Hvis WhatsApp-virksomhetsprofilen din ikke samsvarer med virksomhetens juridiske navn, merker du av i avmerkingsboksen Mitt visningsnavn er forskjellig fra mitt juridiske fir manavn.
  • Klikk på Fortsett.
  • Klikk på rullegardinmenyen Kategori og velg en kategori som best beskriver virksomheten din. Du kan også skrive inn en beskrivelse av virksomheten din i tekstboksen.

• Klikk på Fortsett til trinn 3.

• Hvis du allerede har verifisert et telefonnummer med WhatsApp, velger du et verifisert nummer. Hvis du ikke har bekreftet et telefonnummer, kan du registrere et nytt nummer:
  • I tekstfeltet skriver du inn et telefonnummer som du vil registrere hos WhatsApp.
  • Velg Tekstmelding eller Taleanrop som bekreftelsesmetode, og klikk deretter på Send kode.

• • Når du har bekreftet telefonnummeret, klikker du på Ok for å lukke oppsettvinduet og gå tilbake til HubSpot.
  • Du kommer tilbake til innboksen for samtaler, der du kan fullføre konfigureringen av WhatsApp-kanalen. Klikk på Koble til ved siden av WhatsApp-kontonavnet.

Opprett en WhatsApp-visning i innboksen for samtaler

WhatsApp-samtaler vises i listen over samtaler som er tilknyttet et av statusfiltrene i venstre sidefelt (f.eks. Alle åpne, Alle lukkede, Sendt osv.), men vi anbefaler på det sterkeste at du oppretter en egendefinert visning for å filtrere etter meldinger som er spesifikke for dine tilkoblede WhatsApp-kanaler:

Slik oppretter du en egendefinert visning for WhatsApp-meldinger:

• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger nederst til venstre, og velg deretter Opprett en visning.
• Skriv inn WhatsApp som kanalnavn i panelet til høyre, og klikk deretter på Neste.
• I Filtreringstype-delen velger du Egenskaper for samtaler.
• Søk etter og velg Kilde i søkefeltet.
• Klikk på rullegardinmenyen er en av, og søk deretter etter og velg WhatsApp.
• Klikk på Bruk filter og deretter på Opprett visning.

Den nye visningen vises under de andre standardfiltrene og -visningene for samtaleinnboksen.

Les mer om hvordan du oppretter og administrerer egendefinerte visninger i innboksen for samtaler i denne artikkelen.

Skriv og svar på WhatsApp-meldinger i HubSpot

Du kan starte en WhatsApp-samtale med individuelle kontakter i HubSpot fra kontaktoppføringen, eller starte den fra den tilknyttede bedrifts-, avtale-, billett- eller egendefinerte objektoppføringen. Du kan også starte WhatsApp-samtaler direkte i innboksen for samtaler.

Innkommende WhatsApp-meldinger oppretter en ny tråd i innboksen for samtaler og starter en WhatsApp-økt. Du og teamet ditt kan svare på WhatsApp-meldinger i innboksen for samtaler så lenge økten varer.

WhatsApp-økter er åpne i 24 timer etter siste svar fra kontakten. Når en eksisterende WhatsApp-økt er lukket, kan du starte tråden på nytt ved å sende en malmelding til kontakten. Hvis kontakten svarer på malmeldingen, åpnes en ny 24-timersøkt der du kan sende WhatsApp-meldinger uten mal.

Grenser for WhatsApp-meldinger

En grense på 1000 samtaler per måned deles av alle dine tilkoblede WhatsApp-forretningskontoer. Hvilken dag i måneden grensen tilbakestilles, avhenger av datoen du først kjøpte et Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement . Hvis abonnementet ditt for eksempel startet 28. oktober, tilbakestilles grensen den 28. i hver måned.

Meldinger regnes mot denne grensen basert på hvordan samtalen ble innledet:

• Brukerinitierte meldinger: Hvis en WhatsApp-bruker sender en WhatsApp-melding til bedriften din, åpnes en 24-timers økt, og alle meldinger du sender mens økten er åpen, teller samlet som én samtale. WhatsApp-økter som initieres av en bruker, vil være åpne i 24 timer etter siste svar.
• Bedriftsinitierte meldinger: Hver enkelt melding du sender til en WhatsApp-bruker som ikke er en del av en åpen økt, teller som én samtale. I HubSpot kan du sende bedriftsinitierte meldinger ved å tilpasse meldingsmaler og bruke dem i en arbeidsflyt.

Medietyper som støttes i meldinger

WhatsApp-meldinger kan inneholde ulike medietyper og vedlegg avhengig av om meldingen ble sendt eller mottatt av bedriftskontoen din.

• Følgende medietyper støttes i meldinger som mottas i den tilkoblede bedriftskontoen din:
  • Bilder
  • Videoer og GIF-er (3gpp eller mp4)
  • Talemeldinger
  • Vedlegg (f.eks. mp3, PDF osv.)
  • Plassering
  • Klistremerker
  • Deling av kontakter
• Medietypene nedenfor støttes i meldinger som sendes fra den tilkoblede bedriftskontoen din:
  • Bilder eller videoer som er lastet opp til filverktøyet

• • Vedlegg
  • Lenker til møter
  • Sitater
  • Lenker til kunnskapsbasen
  • Dokumenter

Start en WhatsApp-samtale fra tidslinjen for opptegnelser

Slik oppretter du en melding direkte fra tidslinjen:

• Gå til startsiden for de tilknyttede postene dine:
  • Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på en post.
• Klikk på WhatsApp-ikonet i venstre panel. Hvis WhatsApp-ikonet ikke vises under postnavnet, klikker du på ellipseikonet og velger deretter Opprett en WhatsApp-melding.

• Skriv meldingen i popup-boksen:
  • Klikk på rullegardinmenyen Fra , og velg en tilkoblet bedriftskonto.
  • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-melding til bedriften din i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine.

• • • Klikk på Send mal.
    • Finn frem til malen i dialogboksen, og klikk deretter på Send mal.
  • Du kan bli bedt om å navigere til innboksen for samtaler for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en eksisterende tråd med kontakten.

Skrive og svare på meldinger i innboksen for samtaler

• Slik skriver du en ny melding:
  • Klikk på Skriv nederst til venstre.
  • I popup-boksen nederst til høyre:
    • Klikk på rullegardinmenyen Til og søk etter en kontakts navn med et tilknyttet WhatsApp-telefonnummer.
    • Klikk på rullegardinmenyen Fra for å velge en av de tilkoblede WhatsApp Business-kontoene dine.
    • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-melding til bedriften din i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine. Klikk på Send mal, finn malen i dialogboksen og klikk på Send mal.
    • Du kan bli bedt om å navigere til innboksen for samtaler for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en eksisterende tråd med kontakten.

• Klikk på søkeikonet search øverst til venstre og skriv inn et søkeord for å slå opp en WhatsApp-samtale, og bruk filtre for å begrense søket. Du kan for eksempel bruke filtre som segmenterer ut meldinger som stammer fra den tilkoblede WhatsApp-kanalen. Marketing Hub-, Sales Hub- og Service Hub Professional- og Enterprise-brukere kan opprette en egendefinert visning som bare inneholder WhatsApp-meldinger.
• Klikk på en WhatsApp-samtale i venstre panel for å åpne den. Et socialWhatsapp WhatsApp-ikon vises øverst til høyre i forhåndsvisningen av meldingen.

• Du kan klikke på pil ned-ikonet downCarat ved siden av kontaktens navn for å se metadata for meldingen, for eksempel telefonnummeret til avsender og mottaker, samt datoen meldingen ble sendt.

• Hvis du vil tilordne meldingen på nytt, klikker du på rullegardinmenyen Eier øverst til venstre og velger en annen bruker. Finn ut mer om automatisk tilordning av innkommende samtaler til bestemte brukere og team.
• Hvis en kontakt har slått på lesekvitteringer i WhatsApp-kontoen sin, kan du se når vedkommende har lest en av meldingene du har sendt. Hvis de har valgt bort lesekvitteringer, vises ikke denne informasjonen.
• I panelet til høyre kan du se kontekstuell informasjon om den besøkende og tilknyttede poster som kan hjelpe deg med å svare.
• Skriv svaret ditt i svarredigeringsprogrammet:
  • Bruk ikonene nederst i redigeringsverktøyet til å endre tekststilen, sette inn en lenke, legge til et bilde eller laste opp en fil. Du kan også dra og slippe filer fra datamaskinen til svarredigeringsprogrammet.
  • Klikk på Sett inn for å legge til et dokument, et utdrag, en møtelink, en kunnskapsbaseartikkel, et sitat eller en video i svaret.

Væroppmerksom på at enkelte medieformater ikke kan inkluderes i en WhatsApp-melding. Hvis du vil vite mer om hvilke dokument-, bilde-, lyd- og videofilformater som støttes, kan du se Metas dokumentasjon.

• I løpet av samtalen kan det hende du må bytte til e-post eller ringe kontakten. Klikk på rullegardinmenyenKanal over svareditoren og velg en annen kanal.

• Når du er klar til å svare, klikker du på Send.

Hvis en innkommende melding sendes fra et telefonnummer som samsvarer med telefonnummeret som er lagret i en kontakts egenskap Telefonnummer eller Mobiltelefonnummer, blir samtalen automatisk knyttet til denne kontakten.

Feilsøke meldingstyper som ikke støttes

På grunn av API-begrensninger er det noen meldingstyper og svar som ikke støttes, og meldingens innhold vises ikke i innboksen for samtaler.

Meldinger som ikke støttes, kan oppstå på grunn av ett av følgende scenarier:

• En WhatsApp-bruker reagerer på en melding
• En WhatsApp-bruker sletter en melding
• En WhatsApp-melding inneholder vedlegg som ikke er inkludert i listen over medietyper som støttes.
• En meldingstype som ikke støttes (f.eks. en avstemning).

Meldinger i karantene

Meldinger som bryter med retningslinjene for WhatsApp-innhold, flagges og innholdet skjules i innboksen din for å forhindre potensielle phishing-forsøk og redusere risikoen for deling av personlig identifiserbar informasjon.

Slett en WhatsApp-kanal i innboksen for samtaler

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innboks og brukerstøtte i menyen til venstre. Hvis du har konfigurert flere innbokser, bruker du rullegardinmenyen Gjeldende visning til å velge innboksen du har koblet WhatsApp-kanalen til.
• Hold musepekeren over kanalen og klikk på Slett.

• Klikk på Slett konto i dialogboksen. Sletting av kontoen fjerner ikke eksisterende samtaler fra innboksen.

Mer informasjon

• WhatsApp-meldingsdetaljer som er lagret i samtaleegenskaper, kan også brukes i arbeidsflyter og rapportering.
• Du kan opprette og synkronisere meldingsmaler i WhatsApp Business-kontoen din, som deretter kan tilpasses i HubSpot. Finn ut mer om hvordan du tilpasser og sender meldingsmaler.