Koble en WhatsApp-kanal til innboksen for samtaler

Du kan koble til en WhatsApp Business-konto som en kanal i innboksen for samtaler. Meldinger som sendes til WhatsApp-telefonnummeret ditt, oppretter en ny tråd i innboksen.

Du må ha en verifisert Meta Business Manager for at WhatsApp Business-kontoen din skal ha tilgang til mer enn 50 bedriftsinitierte samtaler per dag. Lær mer om hvordan du verifiserer bedriften din.

Før du kommer i gang

Før du kobler en WhatsApp Business-konto til innboksen for samtaler, trenger du følgende:

• Det juridiske navnet på bedriften din og visningsnavnet ditt på WhatsApp.
• URL-adressen til bedriftens nettsted.
• E-postadressen til bedriften din.
• Administrasjonstillatelse for bedriftens Meta Business Manager-konto.
• Tilgang til bedriftens telefonnummer som du vil sende meldinger med.
• Nummeret må kunne motta taleanrop.
• Det må ikke være en del av et IVR-system (Interactive Voice Response), eller ha IVR deaktivert i en periode.

Merk: Telefonnummeret du bruker, må ikke være koblet til en annen WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-appen eller en annen WhatsApp-integrasjon. Hvis nummeret allerede er knyttet til en annen WhatsApp-konto, må du først koble det fra før du kobler det til HubSpot.

Begrensninger

Husk følgende begrensninger når du kobler til og bruker WhatsApp-integrasjonen:

• Hver WhatsApp for Business-konto kan ha opptil 25 telefonnumre tilknyttet.
• Bare nye meldinger etter at du har koblet til WhatsApp Business-kontoen din, vil synkroniseres med HubSpot. Historiske samtaler vil ikke bli synkronisert.
• Når du er koblet til HubSpot, vil ikke meldingene lenger vises i WhatsApp-mobilappen eller -nettappen, og de vil kun vises i innboksen for samtaler i HubSpot-kontoen din.

Bedriftskontoer vs. personlige kontoer

På grunn av Metas krav til bruk av WhatsApp-integrasjonen kan du ikke koble en personlig WhatsApp-konto til HubSpot, men må i stedet koble til en bedriftskonto. Lær hvordan du konverterer en personlig konto til en WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentasjon.

Koble til en WhatsApp Business-konto som en kanal

Du kan koble til en eksisterende WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller du kan opprette en ny WhatsApp Business-konto under tilkoblingsprosessen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• Gå til Innboks > Innbokser i menyen i venstre sidefelt.

• Klikk på Koble til en kanal.

• Velg WhatsApp.

• Klikk på Fortsett med WhatsApp.

Ved å klikke på Fortsett med WhatsApp forstår og godtar du at avsnittet Koble din WhatsApp Business-konto til samtaleinnboksen i HubSpots produktspesifikke vilkår gjelder for deg. Som beskrevet i HubSpots produktspesifikke vilkår, i) godtar du at Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungerer som en underdatabehandler i henhold til DPA; og ii) hvis kundedataene dine er lagret utenfor USA, godtar du at Meta vil være underlagt avsnittet om utelukkelser i HubSpots retningslinjer for regional datahosting. Ved å koble din WhatsApp Business-konto til HubSpot, samtykker du til WhatsApps vilkår for bedriftsløsninger som er tilgjengelige på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• I popup-vinduet logger du på Facebook-kontoen din, og klikker deretter på Fortsett som [navn].

• Klikk på Kom i gang.

• Gå gjennom tillatelsene HubSpot må ha tilgang til for å koble til, og klikk deretter på Fortsett.

• Velg en eksisterende Meta Business -konto som skal kobles til WhatsApp Business-kontoen din, eller opprett en ny Meta Business-konto. Hvis du oppretter en ny Meta Business-konto:

  • Skriv inn det juridiske navnet, telefonnummeret, nettstedet og e-postadressen til bedriften din, og klikk deretter på Fortsett.

  • Bruk rullegardinmenyen Land og tidssone til å velge landet og tidssonen virksomheten din befinner seg i.

• Klikk på Fortsett.

• Velg WhatsApp Business-kontoen som skal knyttes til Meta Business-kontoen din, eller opprett en ny WhatsApp Business-konto. Hvis du oppretter en ny WhatsApp Business-konto, skriver du inn et navn for kontoen og velger en tidssone fra rullegardinmenyen.

• Klikk på Fortsett.
• En bekreftelsesmelding vises. Klikk på Fortsett til trinn 2.
• Velg en eksisterende WhatsApp Business-profil, som er det publikummet ditt vil se når de kontakter bedriften din. Hvis du ikke har en konto, kan du opprette en ny ved å konfigurere bedriftsprofilen din:
  • Skriv inn bedriftens visningsnavn i tekstfeltet. Hvis WhatsApp Business-profilen din ikke samsvarer med virksomhetens juridiske navn, merker du av for Mitt visningsnavn er forskjellig fra mitt juridiske firmanavn.
  • Klikk på Fortsett.
  • Klikk på rullegardinmenyen Kategori , og velg en kategori som best beskriver virksomheten din. Du kan også skrive inn en beskrivelse av virksomheten din i tekstboksen.

• Klikk på Fortsett til trinn 3.

• Hvis du allerede har bekreftet et telefonnummer med WhatsApp, velger du et bekreftet nummer. Hvis du ikke har bekreftet et telefonnummer, kan du registrere et nytt nummer:
  • Skriv inn et telefonnummer du vil registrere hos WhatsApp, i tekstfeltet.
  • Velg Tekstmelding eller Taleanrop som bekreftelsesmetode, og klikk deretter på Send kode.

• • Når du har bekreftet telefonnummeret, klikker du på Ok for å lukke oppsettvinduet og gå tilbake til HubSpot.
  • Du kommer tilbake til innboksen for samtaler, der du kan fullføre oppsettet av WhatsApp-kanalen. Klikk på Koble til ved siden av navnet på WhatsApp-kontoen.

Opprett en WhatsApp-visning i innboksen for samtaler

WhatsApp-samtaler vises i listen over samtaler som er knyttet til et av statusfiltrene i venstre sidefelt (f.eks. Alle åpne, Alle lukkede, Sendte osv.), men det anbefales på det sterkeste at du oppretter en egendefinert visning for å filtrere etter meldinger som er spesifikke for de tilkoblede WhatsApp-kanalene dine:

Slik oppretter du en egendefinert visning for WhatsApp-meldinger:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger nederst til venstre, og velg deretter Opprett en visning.
• I høyre panel skriver du inn WhatsApp som kanalnavn, og klikker deretter på Neste.
• I delen Filtertype velger du Egenskaper for samtaler.
• I søkefeltet søker du etter og velger Kilde.
• Klikk på rullegardinmenyen Er en av, og søk deretter etter og velg WhatsApp.
• Klikk på Bruk filter, og klikk deretter på Opprett visning.

Den nye visningen vises under de andre standardfiltrene og -visningene for samtaleinnboksen.

Du finner mer informasjon om hvordan du oppretter og administrerer egendefinerte visninger i innboksen for samtaler i denne artikkelen.

Skriv og svar på WhatsApp-meldinger i HubSpot

Du kan starte en WhatsApp-samtale med individuelle kontakter i HubSpot fra kontaktoppføringen, eller starte den fra den tilknyttede bedrifts-, avtale-, billett- eller egendefinerte objektoppføringen. Du kan også starte WhatsApp-samtaler direkte i innboksen for samtaler.

Innkommende WhatsApp-meldinger oppretter en ny tråd i innboksen for samtaler og starter en WhatsApp-økt. Du og teamet ditt kan svare på WhatsApp-meldinger i innboksen for samtaler så lenge økten varer.

WhatsApp-økter vil være åpne i 24 timer etter det siste svaret fra kontakten. Når en eksisterende WhatsApp-økt er avsluttet, kan du starte tråden på nytt ved å sende en malmelding til kontakten. Hvis kontakten svarer på malmeldingen din, åpnes det en ny 24-timers økt der du kan sende WhatsApp-meldinger uten mal.

Grenser for WhatsApp-meldinger

En grense på 1000 samtaler per måned deles av alle dine tilkoblede WhatsApp-virksomhetskontoer. Hvilken dag i måneden grensen tilbakestilles, avhenger av datoen du først kjøpte et Marketing Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement . Hvis abonnementet ditt for eksempel startet 28. oktober, tilbakestilles grensen den 28. i hver måned.

Meldinger regnes mot denne grensen basert på hvordan samtalen ble initiert:

• Brukerinitierte meldinger: Hvis en WhatsApp-bruker sender en WhatsApp-melding til bedriften din, åpnes det en 24-timers økt, og alle meldinger du sender mens økten er åpen, vil samlet telle som én samtale. WhatsApp-økter initiert av en bruker vil være åpne i 24 timer etter deres siste svar.
• Bedriftsinitierte meldinger: Hver enkelt melding du sender til en WhatsApp-bruker som ikke er en del av en åpen økt, vil telle som én samtale. I HubSpot kan du sende bedriftsinitierte meldinger ved å tilpasse meldingsmaler og bruke dem i en arbeidsflyt.

Medietyper som støttes i meldinger

WhatsApp-meldinger kan inneholde ulike medietyper og vedlegg, avhengig av om meldingen ble sendt eller mottatt av bedriftskontoen din.

• Følgende medietyper støttes i meldinger som mottas i den tilkoblede bedriftskontoen din:
  • Bilder
  • Videoer og GIF-er (3gpp eller mp4)
  • Talemeldinger
  • Vedlegg (f.eks. mp3, PDF osv.)
  • Plassering
  • Klistremerker
  • Deling av kontakter
• Rich Media-typene nedenfor støttes i meldinger som sendes fra den tilkoblede bedriftskontoen din:
  • Bilder eller videoer som er lastet opp til filverktøyet

• • Vedlegg
  • Lenker til møter
  • Sitater
  • Lenker til kunnskapsbasen
  • Dokumenter

Start en WhatsApp-samtale fra tidslinjen for poster

Slik oppretter du en melding direkte fra postens tidslinje:

• Naviger til startsiden for de tilknyttede postene dine:
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet til en post.
• Klikk på WhatsApp-ikonet i panelet til venstre. Hvis WhatsApp-ikonet ikke vises under postnavnet, klikker du på ellipseikonet og velger deretter Opprett en WhatsApp-melding.

• Skriv meldingen i popup-boksen:
  • Klikk på rullegardinmenyen Fra , og velg en tilkoblet bedriftskonto.
  • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-melding til bedriften din i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine.

• • • Klikk på Send mal.
    • Finn frem til malen i dialogboksen, og klikk deretter på Send mal.
  • Du kan bli bedt om å navigere til innboksen for samtaler for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en eksisterende tråd med kontakten.

Skrive og svare på meldinger i innboksen for samtaler

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
• Slik skriver du en ny melding:
  • Klikk på Skriv nederst til venstre.
  • I popup-boksen nederst til høyre:
    • Klikk på Til-rullegardinmenyen og søk etter navnet på en kontakt med et tilknyttet WhatsApp-telefonnummer.
    • Klikk på rullegardinmenyen Fra for å velge en av de tilkoblede WhatsApp Business-kontoene dine.
    • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-melding til bedriften din i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine. Klikk på Send mal, finn frem til malen i dialogboksen og klikk på Send mal.
    • Du kan bli bedt om å navigere til innboksen for samtaler for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en eksisterende tråd med kontakten.

• Klikk på search -søkeikonet øverst til venstre og skriv inn et søkeord for å slå opp en WhatsApp-samtale, og bruk filtre for å begrense søket. Du kan for eksempel bruke filtre som segmenterer ut meldinger som stammer fra den tilkoblede WhatsApp-kanalen din. Brukere av Marketing Hub , Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise kan opprette en egendefinert visning som kun inneholder WhatsApp-meldinger.
• Klikk på en WhatsApp-samtale i panelet til venstre for å åpne den. Et socialWhatsapp WhatsApp-ikon vises øverst i høyre hjørne av forhåndsvisningen av meldingen.

• Du kan klikke på pil ned-ikonet downCarat ved siden av navnet på en kontakt for å vise metadata om meldingen, for eksempel telefonnumrene til avsender og mottaker, samt datoen meldingen ble sendt.

• Hvis du vil tilordne meldingen på nytt, klikker du på rullegardinmenyen Owner øverst til venstre og velger en annen bruker. Finn ut mer om hvordan du automatisk tilordner innkommende samtaler til bestemte brukere og team.
• Hvis en kontakt har slått på lesekvitteringer i WhatsApp-kontoen sin, kan du se når de har lest en av meldingene du har sendt dem. Hvis de har valgt bort lesekvitteringer, vises ikke denne informasjonen.
• I panelet til høyre kan du se kontekstuell informasjon om den besøkende og tilknyttede poster som kan hjelpe deg med å svare.
• Skriv svaret ditt i svarredigeringsprogrammet:
  • Bruk ikonene nederst i redigeringsverktøyet til å endre tekststilen, sette inn en kobling, legge til et bilde eller laste opp en fil. Du kan også dra og slippe filer fra datamaskinen din til svarredigeringsprogrammet.
  • Klikk på Sett inn for å legge til et dokument, et utdrag, en møtelink, en artikkel i kunnskapsbasen, et sitat eller en video i svaret ditt.

Merk: Enkelte medieformater kan ikke inkluderes i en WhatsApp-melding. Du finner mer informasjon om støttede dokument-, bilde-, lyd- og videofilformater i Metas dokumentasjon.

• I løpet av samtalen kan det hende du må bytte til e-post eller ringe kontakten. Klikk på rullegardinmenyenKanal over svarredigeringsprogrammet og velg en annen kanal.

• Når du er klar til å svare, klikker du på Send.

Hvis en innkommende melding sendes fra et telefonnummer som samsvarer med telefonnummeret som er lagret i egenskapen Telefonnummer eller Mobiltelefonnummer for en kontakt, vil samtalen automatisk bli knyttet til den kontakten.

Feilsøke meldingstyper som ikke støttes

På grunn av API-begrensninger er det enkelte meldingstyper og svar som ikke støttes, og innholdet i meldingen vises ikke i innboksen for samtalene dine.

Meldinger som ikke støttes, kan oppstå på grunn av ett av følgende scenarier:

• En WhatsApp-bruker reagerer på en melding
• En WhatsApp-bruker sletter en melding
• En WhatsApp-melding inneholder vedlegg som ikke er inkludert i listen over medietyper som støttes.
• En meldingstype som ikke støttes (f.eks. en avstemning)

Meldinger som er satt i karantene

Meldinger som bryter med retningslinjene for WhatsApp-innhold, blir flagget, og innholdet blir skjult i innboksen din for å forhindre potensielle phishing-forsøk og redusere risikoen for å dele personlig identifiserbar informasjon.

Slett en WhatsApp-kanal i innboksen for samtaler

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innboks og brukerstøtte i menyen på venstre sidefelt. Hvis du har konfigurert flere innbokser, bruker du rullegardinmenyen Gjeldende visning til å velge innboksen du har koblet WhatsApp-kanalen til.
• Hold musepekeren over kanalen, og klikk på Slett.

• I dialogboksen klikker du på Slett konto. Hvis du sletter kontoen, fjernes ikke eksisterende samtaler fra innboksen.

Les mer

• WhatsApp-meldingsdetaljer som er lagret i samtaleegenskaper, kan også brukes i arbeidsflyter og rapportering.
• Du kan opprette og synkronisere meldingsmaler i WhatsApp Business-kontoen din, som deretter kan tilpasses i HubSpot. Finn ut mer om hvordan du tilpasser og sender meldingsmaler.