Forbind en WhatsApp-kanal med samtaleindbakken

Du kan tilknytte en WhatsApp Business-konto som en kanal i indbakken for samtaler. Beskeder, der sendes til dit WhatsApp-telefonnummer, opretter en ny tråd i indbakken.

Du skal have en verificeret Meta Business Manager for din WhatsApp Business-konto for at få adgang til mere end 50 forretningsinitierede samtaler om dagen. Få mere at vide om at verificere din virksomhed.

Før du går i gang

Før du tilknytter en WhatsApp Business-konto til samtaleindbakken, skal du have følgende:

• Dit firmas juridiske navn og dit WhatsApp-visningsnavn.
• URL'en til din virksomheds hjemmeside.
• Din virksomheds e-mailadresse.
• Administratorrettigheder til din virksomheds Meta Business Manager-konto.
• Adgang til det firmatelefonnummer, du vil sende beskeder fra.
• Nummeret skal kunne modtage taleopkald.
• Det må ikke være en del af et IVR-system (Interactive Voice Response) eller have IVR deaktiveret i en periode.

Bemærk: Det telefonnummer, du bruger, må ikke være tilknyttet en anden WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-appen eller en anden WhatsApp-integration. Hvis nummeret allerede er tilknyttet en anden WhatsApp-konto, skal du først afbryde forbindelsen, før du tilknytter det til HubSpot.

Begrænsninger

Vær opmærksom på følgende begrænsninger, når du tilknytter og bruger WhatsApp-integrationen:

• Hver WhatsApp for Business-konto kan have op til 25 telefonnumre tilknyttet.
• Kun nye beskeder efter du har tilknyttet din WhatsApp Business-konto, synkroniseres til HubSpot. Tidligere samtaler synkroniseres ikke.
• Når der er oprettet forbindelse til HubSpot, vises beskederne ikke længere i WhatsApp-mobilappen eller webappen, men vises kun i samtaleindbakken på din HubSpot-konto.

Virksomhedskonti vs. personlige konti

På grund af Metas krav til brug af WhatsApp-integrationen kan du ikke forbinde en personlig WhatsApp-konto til HubSpot, men skal i stedet forbinde en virksomhedskonto. Lær, hvordan du konverterer en personlig konto til en WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentation.

Tilslut en WhatsApp Business-konto som en kanal

Du kan tilslutte en eksisterende WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller du kan oprette en ny WhatsApp Business-konto under tilslutningsprocessen.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.

3. Klik på Tilslut en kanal.

4. Vælg WhatsApp.

5. Klik på Fortsæt med WhatsApp.

Ved at klikke på Fortsæt med WhatsApp accepterer du, at afsnittet "Tilslut din WhatsApp Business-konto til samtaleindbakken

i HubSpots produktspecifikke vilkår gælder for dig. Som beskrevet i de produktspecifikke vilkår for HubSpot, i) accepterer du, at Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungerer som underdatabehandler i henhold til DPA; og ii) hvis dine kundedata hostes uden for USA, accepterer du, at Meta er underlagt afsnittet "Undtagelser " i HubSpots regionale datahostingpolitik. Ved at forbinde din WhatsApp Business-konto til HubSpot accepterer du WhatsApps vilkår for forretningsløsninger, som findes på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. I pop op-vinduet skal du logge ind på din Facebook-konto og derefter klikke på Fortsæt som [navn].

7. Klik på Kom i gang.

8. Gennemgå de tilladelser, HubSpot skal have adgang til for at kunne oprette forbindelse, og klik derefter på Fortsæt.

9. Vælg en eksisterende Meta Business-konto, der skal forbindes til din WhatsApp Business-konto, eller opret en ny Meta Business-konto. Hvis du opretter en ny Meta Business-konto:

• • Indtast det juridiske navn, telefonnummer, websted og e-mailadresse for din virksomhed, og klik derefter på Fortsæt.

  • Brug rullemenuen Land og tidszone til at vælge det land og den tidszone, hvor din virksomhed er beliggende.
    

10. Klik på Fortsæt.
11. Vælg den WhatsApp Business-konto, der skal knyttes til din Meta Business-konto, eller opret en ny WhatsApp Business-konto. Hvis du opretter en ny WhatsApp Business-konto, skal du indtaste et navn til kontoen og vælge en tidszone fra rullemenuen.

12. Klik på Fortsæt.
13. Der vises en bekræftelsesmeddelelse. Klik på Fortsæt til trin 2.
14. Vælg en eksisterende WhatsApp Business-profil, som er det, din målgruppe vil se, når de kontakter din virksomhed. Hvis du ikke har en konto, kan du oprette en ny ved at konfigurere din virksomhedsprofil:
    • Indtast din virksomheds visningsnavn i tekstfeltet. Hvis din WhatsApp Business-profil ikke stemmer overens med din virksomheds juridiske navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Mit visningsnavn er forskelligt fra mit juridiske virksomhedsnavn.
      
    • Klik på Fortsæt.
    • Klik på rullemenuen Kategori , og vælg den kategori, der bedst beskriver din virksomhed. Du kan også indtaste en beskrivelse af din virksomhed i tekstfeltet.

15. Klik på Fortsæt til trin 3.

16. Hvis du allerede har bekræftet et telefonnummer med WhatsApp, skal du vælge et bekræftet nummer. Hvis du ikke har bekræftet et telefonnummer, kan du registrere et nyt nummer:
    • Indtast et telefonnummer i tekstfeltet, som du vil registrere hos WhatsApp.
    • Vælg SMS eller Opkald som bekræftelsesmetode, og klik derefter på Send kode.

1. • Når du har bekræftet telefonnummeret, skal du klikke på Ok for at lukke opsætningsvinduet og vende tilbage til HubSpot.
   • Du vender tilbage til indbakken med samtaler, hvor du kan afslutte opsætningen af WhatsApp-kanalen. Klik på Forbind ved siden af WhatsApp-kontonavnet.

Opret en WhatsApp-visning i din samtaleindbakke

WhatsApp-samtaler vises på listen over samtaler, der er knyttet til et af statusfiltrene i venstre sidepanel (f.eks. Alle åbne, Alle lukkede, Sendt osv.), men det anbefales stærkt, at du opretter en brugerdefineret visning for at filtrere efter beskeder, der er specifikke for dine tilknyttede WhatsApp-kanaler:

Sådan opretter du en brugerdefineret visning for WhatsApp-beskeder:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
2. Klik på rullemenuen Handlinger nederst til venstre, og vælg derefter Opret en visning.
3. I panelet til højre skal du indtaste WhatsApp som kanalnavn og derefter klikke på Næste.
4. I afsnittet Filtertype skal du vælge Samtaleegenskaber.
5. I søgefeltet skal du søge efter og vælge Kilde.
6. Klik på rullemenuen er en af, søg derefter efter og vælg WhatsApp.
7. Klik på Anvend filter, og klik derefter på Opret visning.

Den nye visning vises under de andre standardfiltre og -visninger i samtaleindbakken.

Læs mere om oprettelse og administration af brugerdefinerede visninger i samtaleindbakken i denne artikel.

Skriv og besvar WhatsApp-beskeder i HubSpot

Du kan starte en WhatsApp-samtale med individuelle kontakter i HubSpot fra kontaktposten eller starte den fra den tilknyttede virksomheds-, aftale-, ticket- eller brugerdefinerede objektpost. Du kan også starte WhatsApp-samtaler direkte i samtaleindbakken.

Indgående WhatsApp-beskeder opretter en ny tråd i samtaleindbakken og starter en WhatsApp-session. Du og dit team kan svare på WhatsApp-beskeder i samtaleindbakken, så længe sessionen varer.

WhatsApp-sessioner forbliver åbne i 24 timer efter det sidste svar fra kontakten. Når en eksisterende WhatsApp-session er lukket, kan du genstarte tråden ved at sende en skabelonbesked til kontakten. Hvis kontakten svarer på din skabelonbesked, åbnes en ny 24-timers session, hvor du kan sende WhatsApp-beskeder, der ikke er baseret på skabeloner.

Begrænsninger

for

WhatsApp-beskeder

Der er en fælles grænse på 1.000 skabelonbeskeder om måneden for alle dine tilknyttede WhatsApp Business-konti. Den dag i måneden, hvor grænsen nulstilles, afhænger af den dato, hvor du først købte et Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement . Hvis dit abonnement f.eks. startede den 28. oktober, nulstilles grænsen den 28. i hver måned. Få mere at vide om priser på WhatsApp.

Hvis dit abonnement startede den 31. og en måned har færre end 31 dage, nulstilles grænsen den sidste dag i den pågældende måned.

HubSpot opkræver ikke gebyr for gratis indgangspunktssamtaler. Få mere at vide om gratis indgangspunktssamtaler.

Understøttede medietyper i beskeder

WhatsApp-beskeder kan indeholde forskellige medietyper og vedhæftede filer, afhængigt af om beskeden blev sendt eller modtaget af din virksomhedskonto.

1. Følgende rich media-typer understøttes i beskeder, der modtages på din tilknyttede virksomhedskonto:
   • Billeder
   • Videoer og GIF'er (3gpp eller mp4)
   • Talebeskeder
   • Vedhæftede filer (f.eks. mp3, PDF osv.)
   • Placering
   • Klistermærker
   • Deling af kontaktoplysninger
2. Følgende rich media-typer understøttes i beskeder, der sendes fra din tilknyttede virksomhedskonto:
   • Billeder eller videoer, der er uploadet til filværktøjet

• • Vedhæftede filer
  • Mødelinks
  • Tilbud
  • Links til videnbase
  • Dokumenter

Start en WhatsApp-samtale fra tidslinjen for en post

Sådan opretter du en besked direkte fra tidslinjen for en post:

1. Naviger til startsiden for dine tilknyttede poster:
   1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
   2. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
   3. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
   4. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
2. Klik på navnet på en post.
3. Klik på WhatsApp-ikonet i venstre panel. Hvis WhatsApp-ikonet ikke vises under postens navn, skal du klikke på ikonet med de tre prikker og derefter vælge Opret en WhatsApp-besked.

4. Skriv din besked i pop op-vinduet:
   • Klik på rullemenuen Fra , og vælg en tilknyttet virksomhedskonto.
   • Hvis kontakten ikke har sendt din virksomhed en WhatsApp-besked inden for de sidste 24 timer, kan du kun sende en besked initieret af virksomheden ved at vælge en af dine beskedskabeloner.

• • Klik på Send skabelon.
  • Find din skabelon i dialogboksen, og klik derefter på Send skabelon.
  • Du bliver muligvis bedt om at gå til samtaleindbakken for at svare på beskeder, hvis der allerede findes en tråd med kontakten.

Skriv og besvar beskeder i samtaleindbakken

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
2. Sådan skriver du en ny besked:
   • Klik på Skriv nederst til venstre.
   • I pop op-vinduet nederst til højre:
     • Klik på rullemenuen Til , og søg efter navnet på en kontakt med et tilknyttet WhatsApp-telefonnummer.
     • Klik på rullemenuen Fra for at vælge en af dine tilknyttede WhatsApp Business-konti.
     • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-besked til din virksomhed inden for de sidste 24 timer, kan du kun sende en besked initieret af virksomheden ved at vælge en af dine beskedskabeloner. Klik på Send skabelon, find derefter din skabelon i dialogboksen, og klik på Send skabelon.
     • Du bliver muligvis bedt om at gå til indbakken for samtaler for at svare på beskeder, hvis der allerede findes en tråd med kontakten.

3. Du kan også gennemgå og besvare beskeder i eksisterende samtaler:

• • Klik på søgeikonet øverst til venstre, indtast et søgeord for at finde en WhatsApp-samtale, og anvend filtre for at indsnævre din søgning. Du kan f.eks. anvende filtre, der udvælger beskeder, der stammer fra din tilknyttede WhatsApp-kanal. Brugere af Marketing Hub, Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise kan oprette en tilpasset visning, der kun indeholder WhatsApp-beskeder.
  • Klik på en WhatsApp-samtale i venstre panel for at åbne den. Et socialWhatsapp WhatsApp-ikon vises i øverste højre hjørne af beskedvisningen.

• • Du kan klikkepå pil ned-ikonet ved siden af en kontakts navn for at få vist meddelelsesmetadata, såsom afsenderens og modtagerens telefonnumre samt datoen for, hvornår meddelelsen blev sendt.

4. For at omfordele beskeden skal du klikke på rullemenuen Ejer øverst til venstre og vælge en anden bruger. Få mere at vide om automatisk tildeling af indgående samtaler til bestemte brugere og teams.
5. Hvis en kontakt har aktiveret læsbekræftelser på sin WhatsApp-konto, kan du se, hvornår vedkommende har læst en af de beskeder, du har sendt. Hvis vedkommende har fravalgt læsbekræftelser, vises denne information ikke.
6. I panelet til højre kan du se kontekstuelle oplysninger om den besøgende og tilknyttede poster, der kan hjælpe dig med dit svar.
7. Skriv dit svar i svarredigeringsværktøjet:
   • Brug ikonerne nederst i redigeringsvinduet til at ændre din tekststil, indsætte et link, tilføje et billede eller uploade en fil. Du kan også trække og slippe filer fra din computer ind i svareditoren.
   • For at tilføje et dokument, et uddrag, et mødelink, en artikel fra vidensdatabasen, et citat eller en video i dit svar skal du klikke på Indsæt.

Bemærk: Nogle medieformater kan ikke inkluderes i en WhatsApp-besked. Få mere at vide om de understøttede dokument-, billed-, lyd- og videofilformater i Metas dokumentation.

9. Under samtalen kan det være nødvendigt at skifte til e-mail eller ringe til kontakten. Klik på rullemenuen Kanal over svarredigeringsværktøjet, og vælg en anden kanal.

10. Når du er klar til at svare, skal du klikke på Send.

Hvis en indgående besked sendes fra et telefonnummer, der matcher det telefonnummer, der er gemt i en kontakts egenskab Telefonnummer eller Mobilnummer, knyttes samtalen automatisk til den pågældende kontakt.

Fejlfinding af ikke-understøttede beskedtyper

På grund af API-begrænsninger understøttes nogle beskedtyper og svar ikke, og indholdet af beskeden vises ikke i din samtaleindbakke.

I disse tilfælde vil du se følgende fejlmeddelelse i stedet for beskeden:

Beskeden indeholder indhold eller en beskedhandling, som vi ikke kan vise i stedet for beskeden. 

Meddelelser, der ikke understøttes, kan forekomme på grund af et af følgende scenarier:

• En WhatsApp-bruger, der reagerer på en besked
• En WhatsApp-bruger sletter en besked
• En WhatsApp-besked indeholder vedhæftede filer, der ikke er med på listen over understøttede medietyper.
• En ikke-understøttet beskedtype (f.eks. en afstemning)

Beskeder i karantæne

Beskeder, der overtræder WhatsApps indholdspolitik, markeres, og deres indhold skjules i din indbakke for at forhindre potentielle phishing-forsøg og mindske risikoen for deling af personligt identificerbare oplysninger.

Når dette sker, erstattes beskedens indhold med følgende fejlmeddelelse:

Følsomme data kan ikke vises. Denne besked indeholder personlige oplysninger. HubSpot og WhatsApp begrænser adgangen til disse data.

Slet en WhatsApp-kanal i samtaleindbakken

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå tilIndbakke og helpdesk > Indbakke i menuen i venstre sidepanel.
3. . Hvis du har oprettet flere indbakker, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, du har forbundet WhatsApp-kanalen til.
4. Hold markøren over kanalen, og klik på Slet.
5. Klik på Slet konto i dialogboksen . Sletning af kontoen fjerner ikke eksisterende samtaler fra indbakken.

Yderligere læsning

• WhatsApp-beskedoplysninger, der er gemt i samtaleegenskaber, kan også bruges i arbejdsgange og rapportering.
• Du kan oprette og synkronisere beskedskabeloner i din WhatsApp Business-konto, som derefter kan tilpasses i HubSpot. Få mere at vide om, hvordan du tilpasser og sender beskedskabeloner.