Forbind en WhatsApp-kanal til indbakken med samtaler

Du kan forbinde en WhatsApp Business-konto som en kanal i indbakken til samtaler. Beskeder, der sendes til dit WhatsApp-telefonnummer, opretter en ny tråd i indbakken.

Du skal have en verificeret Meta Business Manager for, at din WhatsApp Business-konto kan få adgang til mere end 50 virksomhedsinitierede samtaler om dagen. Læs mere om verificering af din virksomhed.

Før du kommer i gang

Før du forbinder en WhatsApp Business-konto til samtaleindbakken, skal du bruge følgende:

• Det juridiske navn på din virksomhed og dit WhatsApp-visningsnavn.
• URL'en til din virksomheds hjemmeside.
• Din virksomheds e-mailadresse.
• Administratortilladelse til din virksomheds Meta Business Manager-konto.
• Adgang til det firmatelefonnummer, du vil sende beskeder med.
• Nummeret skal være i stand til at modtage taleopkald.
• Det må ikke være en del af et IVR-system (Interactive Voice Response) eller have IVR deaktiveret i en periode.

Bemærk: Det telefonnummer, du bruger, må ikke være forbundet med en anden WhatsApp-konto, WhatsApp for Business App eller en anden WhatsApp-integration. Hvis nummeret allerede er forbundet med en anden WhatsApp-konto, skal du først afbryde forbindelsen, før du forbinder det til HubSpot.

Begrænsninger

Husk følgende begrænsninger, når du forbinder og bruger WhatsApp-integrationen:

• Hver WhatsApp for Business-konto kan have op til 25 telefonnumre tilknyttet.
• Kun nye beskeder, når du forbinder din WhatsApp Business-konto, synkroniseres med HubSpot. Historiske samtaler vil ikke blive synkroniseret.
• Når du har oprettet forbindelse til HubSpot, vil beskeder ikke længere blive vist i WhatsApp-mobilappen eller -webappen, men kun i indbakken til samtaler på din HubSpot-konto.

Virksomhedskonti vs. personlige konti

På grund af Metas krav til brug af WhatsApp-integrationen kan du ikke forbinde en personlig WhatsApp-konto til HubSpot, men skal i stedet forbinde en Business-konto. Find ud af, hvordan du konverterer en personlig konto til en WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentation.

Forbind en WhatsApp Business-konto som en kanal

Du kan forbinde en eksisterende WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller du kan oprette en ny WhatsApp Business-konto under forbindelsesprocessen.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

• Naviger til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre side.

• Klik på Forbind en kanal.

• Vælg WhatsApp.

• Klik på Fortsæt med WhatsApp.

Ved at klikke på Fortsæt med WhatsApp forstår og accepterer du, at afsnittet Forbind din WhatsApp-forretningskonto til samtaleindbakken i HubSpots produktspecifikke vilkår gælder for dig. Som beskrevet i HubSpots produktspecifikke vilkår i) accepterer du, at Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungerer som underdatabehandler i henhold til databeskyttelsesforordningen; og ii) hvis dine kundedata hostes uden for USA, accepterer du, at Meta vil være underlagt afsnittet om udelukkelser i HubSpots regionale datahostingpolitik. Ved at forbinde din WhatsApp Business-konto til HubSpot accepterer du WhatsApp's Business Solution Terms, der er tilgængelige på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• I pop op-vinduet skal du logge ind på din Facebook-konto og derefter klikke på Fortsæt som [navn].

• Klik på Kom i gang.

• Gennemgå de tilladelser, HubSpot skal have adgang til for at oprette forbindelse, og klik derefter på Fortsæt.

• Vælg en eksisterende Meta Business-konto , der skal forbindes med din WhatsApp Business-konto, eller opret en ny Meta Business-konto. Hvis du opretter en ny Meta Business-konto:

  • Indtast det juridiske navn, telefonnummer, websted og e-mailadresse for din virksomhed, og klik derefter på Fortsæt.

  • Brug rullemenuen Land og tidszone til at vælge det land og den tidszone, din virksomhed befinder sig i.

• Klik på Fortsæt.

• Vælg den WhatsApp-virksomhedskonto , der skal knyttes til din Meta Business Account, eller opret en ny WhatsApp-virksomhedskonto. Hvis du opretter en ny WhatsApp Business Account, skal du indtaste et navn til kontoen og vælge en tidszone fra dropdown-menuen.

• Klik på Fortsæt.
• Der vises en bekræftelsesmeddelelse. Klik på Fortsæt til trin 2.
• Vælg en eksisterende WhatsApp Business-profil, som er det, dit publikum vil se, når de kontakter din virksomhed. Hvis du ikke har en konto, kan du oprette en ny ved at konfigurere din virksomhedsprofil:
  • I tekstfeltet skal du indtaste din virksomheds visningsnavn. Hvis din WhatsApp-forretningsprofil ikke matcher din virksomheds juridiske navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Mit visningsnavn er forskelligt fra mit juridiske virksomhedsnavn.
  • Klik på Fortsæt.
  • Klik på rullemenuen Kategori , og vælg en kategori, der bedst beskriver din virksomhed. Du kan også indtaste en beskrivelse af din virksomhed i tekstfeltet.

• Klik på Fortsæt til trin 3.

• Hvis du allerede har verificeret et telefonnummer med WhatsApp, skal du vælge et verificeret nummer. Hvis du ikke har verificeret et telefonnummer, kan du registrere et nyt nummer:
  • Indtast et telefonnummer i tekstfeltet, som du vil registrere hos WhatsApp.
  • Vælg Tekstbesked eller Stemmeopkald som bekræftelsesmetode, og klik derefter på Send kode.

• • Når du har verificeret telefonnummeret, skal du klikke på Ok for at lukke opsætningsvinduet og vende tilbage til HubSpot.
  • Du vender tilbage til indbakken med samtaler, hvor du kan afslutte opsætningen af WhatsApp-kanalen. Klik på Connect ved siden af WhatsApp-kontonavnet.

Opret en WhatsApp-visning i din indbakke med samtaler

WhatsApp-samtaler vises på listen over samtaler, der er forbundet med et af statusfiltrene i venstre sidepanel (f.eks. Alle åbne, Alle lukkede, Sendt osv.), men det anbefales stærkt, at du opretter en brugerdefineret visning til at filtrere efter beskeder, der er specifikke for dine forbundne WhatsApp-kanaler:

Sådan opretter du en brugerdefineret visning til WhatsApp-beskeder:

• Klik på rullemenuen Handlinger nederst til venstre, og vælg derefter Opret en visning.
• I højre panel skal du indtaste WhatsApp som kanalnavn og derefter klikke på Næste.
• I afsnittet Filtertype skal du vælge Egenskaber for samtaler.
• I søgefeltet skal du søge efter og vælge Source.
• Klik på rullemenuen is any of, og søg derefter efter og vælg WhatsApp.
• Klik på Anvend filter, og klik derefter på Opret visning.

Den nye visning vises under de andre standardfiltre og -visninger i samtaleindbakken.

Læs mere om at oprette og administrere brugerdefinerede visninger i indbakken til samtaler i denne artikel.

Skriv og svar på WhatsApp-beskeder i HubSpot

Du kan starte en WhatsApp-samtale med individuelle kontakter i HubSpot fra kontaktoptegnelsen eller indlede den fra den tilknyttede virksomheds-, aftale-, billet- eller brugerdefinerede objektoptegnelse. Du kan også starte WhatsApp-samtaler direkte i indbakken for samtaler.

Indgående WhatsApp-beskeder opretter en ny tråd i samtaleindbakken og starter en WhatsApp-session. Du og dit team kan svare på WhatsApp-beskeder i indbakken til samtaler, så længe sessionen varer.

WhatsApp-sessioner vil være åbne i 24 timer efter det sidste svar fra kontakten. Når en eksisterende WhatsApp-session er lukket, kan du genstarte tråden ved at sende en skabelonbesked til kontakten. Hvis kontakten svarer på din skabelonbesked, åbner den en ny 24 timers session, hvor du kan sende WhatsApp-beskeder uden skabelon.

Grænser for WhatsApp-beskeder

En grænse på 1000 samtaler pr. måned deles af alle dine forbundne WhatsApp-virksomhedskonti. Den dag i måneden, hvor grænsen nulstilles, afhænger af den dato, hvor du først købte et Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement . Hvis dit abonnement for eksempel begyndte den 28. oktober, nulstilles grænsen den 28. i hver måned.

Beskeder tælles med i denne grænse baseret på, hvordan samtalen er indledt:

• Brugerinitierede beskeder: Hvis en WhatsApp-bruger sender en WhatsApp-besked til din virksomhed, åbnes en 24-timers session, og alle beskeder, du sender, mens sessionen er åben, tæller samlet som 1 samtale. WhatsApp-sessioner, der er startet af en bruger, vil være åbne i 24 timer efter deres sidste svar.
• Forretningsinitierede beskeder: Hver enkelt besked, du sender til en WhatsApp-bruger, som ikke er en del af en åben session, tæller som 1 samtale. I HubSpot kan du sende forretningsinitierede beskeder ved at tilpasse beskedskabeloner og bruge dem i et workflow.

Understøttede medietyper i beskeder

WhatsApp-beskeder kan indeholde forskellige medietyper og vedhæftede filer baseret på, om beskeden er sendt eller modtaget af din virksomhedskonto.

• Følgende rich media-typer understøttes i beskeder, der modtages på din forbundne virksomhedskonto:
  • Billeder
  • Videoer og GIF'er (3gpp eller mp4)
  • Talebeskeder
  • Vedhæftede filer (f.eks. mp3, PDF osv.)
  • Placering
  • Klistermærker
  • Deling af kontakter
• De nedenstående rich media-typer understøttes i beskeder, der sendes fra din forbundne virksomhedskonto:
  • Billeder eller videoer uploadet til filværktøjet

• • Vedhæftede filer
  • Links til møder
  • Citater
  • Links til vidensbase
  • Dokumenter

Start en WhatsApp-samtale fra tidslinjen for optegnelser

Sådan opretter du en besked direkte fra postens tidslinje:

• Naviger til startsiden for dine tilknyttede optegnelser:
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
• Klik på navnet på en post.
• Klik på WhatsApp-ikonet i det venstre panel. Hvis WhatsApp-ikonet ikke vises under postnavnet, skal du klikke på ellipseikonet og derefter vælge Opret en WhatsApp-besked.

• Skriv din besked i pop op-boksen:
  • Klik på rullemenuen Fra , og vælg en forbundet virksomhedskonto.
  • Hvis kontakten ikke har sendt din virksomhed en WhatsApp-besked inden for de seneste 24 timer, kan du kun sende en virksomhedsinitieret besked ved at vælge en af dine beskedskabeloner.

• • • Klik på Send skabelon.
    • Find din skabelon i dialogboksen, og klik derefter på Send skabelon.
  • Du kan blive bedt om at navigere til indbakken for samtaler for at svare på beskeder, hvis der allerede er en eksisterende tråd med kontakten.

Skriv og svar på beskeder i indbakken til samtaler

• Sådan skriver du en ny besked:
  • Klik på Skriv nederst til venstre.
  • I pop op-boksen nederst til højre:
    • Klik på rullemenuen Til , og søg efter en kontakts navn med et tilknyttet WhatsApp-telefonnummer.
    • Klik på rullemenuen Fra for at vælge en af dine forbundne WhatsApp Business-konti.
    • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-besked til din virksomhed inden for de seneste 24 timer, kan du kun sende en virksomhedsinitieret besked ved at vælge en af dine beskedskabeloner. Klik på Send skabelon, find derefter din skabelon i dialogboksen, og klik på Send skabelon.
    • Du kan blive bedt om at navigere til indbakken for samtaler for at svare på beskeder, hvis der allerede er en eksisterende tråd med kontakten.

• Klik på søgeikonet search øverst til venstre, og indtast et søgeord for at slå en WhatsApp-samtale op, og anvend filtre til at indsnævre din søgning. Du kan f.eks. anvende filtre, der segmenterer beskeder, der stammer fra din tilsluttede WhatsApp-kanal. Marketing Hub-, Sales Hub- og Service Hub Professional- og Enterprise-brugere kan oprette en brugerdefineret visning, der kun indeholder WhatsApp-beskeder.
• Klik på en WhatsApp-samtale i venstre panel for at åbne den. Et socialWhatsapp WhatsApp-ikon vises i øverste højre hjørne af meddelelseseksemplet.

• Du kan klikke på ikonet med pilen ned downCarat ved siden af en kontakts navn for at se metadata om beskeden, f.eks. afsenderens og modtagerens telefonnumre samt datoen, hvor beskeden blev sendt.

• Hvis du vil tildele beskeden igen, skal du klikke på rullemenuen Ejer øverst til venstre og vælge en anden bruger. Få mere at vide om automatisk tildeling af indgående samtaler til bestemte brugere og teams.
• Hvis en kontakt har slået læsekvitteringer til på sin WhatsApp-konto, kan du se, hvornår de har læst en af de beskeder, du har sendt dem. Hvis de har fravalgt læsekvitteringer, vil disse oplysninger ikke blive vist.
• I højre panel kan du se kontekstuelle oplysninger om den besøgende og tilknyttede poster, der kan hjælpe dig med dit svar.
• Skriv dit svar i svareditoren:
  • Brug ikonerne i bunden af editoren til at ændre din tekststil, indsætte et link, tilføje et billede eller uploade en fil. Du kan også trække og slippe filer fra din computer ind i svareditoren.
  • Klik på Indsæt for at tilføje et dokument, et uddrag, et mødelink, en artikel fra vidensbasen, et citat eller en video i dit svar.

Bemærk: Nogle medieformater kan ikke inkluderes i en WhatsApp-besked. Du kan læse mere om de understøttede dokument-, billed-, lyd- og videofilformater i Metas dokumentation.

• Under samtalen kan det være nødvendigt at skifte til e-mail eller ringe til kontakten. Klik på rullemenuenKanal over svareditoren, og vælg en anden kanal.

• Når du er klar til at svare, klikker du på Send.

Hvis en indgående besked sendes fra et telefonnummer, der matcher det telefonnummer, der er gemt i en kontakts egenskab Telefonnummer eller Mobiltelefonnummer, vil samtalen automatisk blive knyttet til den kontakt.

Fejlfinding af ikke-understøttede beskedtyper

På grund af API-begrænsninger understøttes nogle meddelelsestyper og svar ikke, og meddelelsens indhold vises ikke i dine samtalers indbakke.

Ikke-understøttede beskeder kan opstå på grund af et af følgende scenarier:

• En WhatsApp-bruger reagerer på en besked
• En WhatsApp-bruger sletter en besked
• En WhatsApp-besked indeholder vedhæftede filer, der ikke er inkluderet i listen over understøttede medietyper.
• En ikke-understøttet beskedtype (f.eks. en afstemning)

Beskeder i karantæne

Beskeder, der overtræder WhatsApps indholdspolitik, vil blive markeret, og deres indhold vil blive skjult i din indbakke for at forhindre potentielle phishing-forsøg og reducere risikoen for at dele personligt identificerbare oplysninger.

Slet en WhatsApp-kanal i indbakken til samtaler

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• I menuen i venstre side skal du navigere til Indbakke > Indbakke & Helpdesk. Hvis du har konfigureret flere indbakker, skal du bruge rullemenuen Aktuel visning til at vælge den indbakke, du har forbundet WhatsApp-kanalen med.
• Hold musen over kanalen, og klik på Slet.

• I dialogboksen skal du klikke på Slet konto. Sletning af kontoen fjerner ikke eksisterende samtaler fra indbakken.

Yderligere læsning

• WhatsApp-meddelelsesoplysninger, der er gemt i samtaleegenskaber, kan også bruges i workflows og rapportering.
• Du kan oprette og synkronisere beskedskabeloner i din WhatsApp Business-konto, som derefter kan tilpasses i HubSpot. Læs mere om, hvordan du tilpasser og sender beskedskabeloner.