Yhdistä WhatsApp-kanava keskustelujen saapuneet-kansioon

Voit liittää WhatsApp Business -tilin kanavaksi keskustelujen saapuneet-kansiossa. WhatsApp-puhelinnumeroosi lähetetyt viestit luovat uuden keskusteluketjun saapuneet-kansioon.

WhatsApp Business -tililläsi on oltava vahvistettu Meta Business Manager, jotta voit käydä yli 50 yrityksen aloittamaa keskustelua päivässä. Lisätietoja yrityksen vahvistamisesta.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin liität WhatsApp Business -tilin keskustelujen saapuvien viestien kansioon, tarvitset seuraavat tiedot:

• Yrityksesi virallinen nimi ja WhatsApp-näyttönimesi.
• Yrityksesi verkkosivuston URL-osoite.
• Yrityksesi sähköpostiosoite.
• Yrityksesi Meta Business Manager -tilinjärjestelmänvalvojan oikeudet.
• Pääsy yrityksen puhelinnumeroon, josta haluat lähettää viestejä.
• Numeroon on voitava vastaanottaa puheluita.
• Se ei saa olla osa IVR-järjestelmää (Interactive Voice Response) tai IVR-toiminto ei saa olla pois käytöstä tietyn ajan.

Huomaa: Käyttämäsi puhelinnumero ei saa olla liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, WhatsApp for Business -sovellukseen tai muuhun WhatsApp-integraatioon. Jos numero on jo liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, sinun on ensin irrotettava se ennen kuin voit liittää sen HubSpotiin.

Rajoitukset

Ota huomioon seuraavat rajoitukset, kun liität ja käytät WhatsApp-integraatiota:

• Jokaiseen WhatsApp for Business -tiliin voi liittää enintään 25 puhelinnumeroa.
• Vain uudet viestit WhatsApp Business -tilin yhdistämisen jälkeen synkronoidaan HubSpotiin. Aikaisempia keskusteluja ei synkronoida.
• Kun yhteys HubSpotiin on muodostettu, viestit eivät enää näy WhatsApp-mobiilisovelluksessa tai verkkosovelluksessa, vaan ne näkyvät vain HubSpot-tilisi keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Yritystilit vs. henkilökohtaiset tilit

Metan WhatsApp-integraation käyttövaatimusten vuoksi et voi yhdistää henkilökohtaista WhatsApp-tiliä HubSpotiin, vaan sinun on yhdistettävä sen sijaan yritystili. Lue WhatsAppin ohjeista, miten voit muuntaa henkilökohtaisen tilin WhatsApp Business -tiliksi.

Yhdistä WhatsApp Business -tili kanavaksi

Voit yhdistää olemassa olevan WhatsApp Business -tilin kanavaksi HubSpotissa tai luoda uuden WhatsApp Business -tilin yhdistämisprosessin aikana.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.

3. Napsauta Yhdistä kanava.

4. Valitse WhatsApp.

5. Napsauta Jatka WhatsAppilla.

Napsauttamalla Jatka WhatsAppilla hyväksyt ja ymmärrät, että HubSpot-tuotekohtaisten ehtojen kohta Yhdistä WhatsApp Business -tilisi keskustelujen saapuvien viestien kansioon koskee sinua. Kuten HubSpot-tuotekohtaisissa ehdoissa on tarkemmin kuvattu, i) hyväksyt, että Meta Platforms, Inc. ("Meta") toimii alihankkijana DPA:n mukaisesti; ja ii) jos asiakastietosi ovat Yhdysvaltojen ulkopuolella, hyväksyt, että Meta on HubSpotin alueellisen tietojen säilyttämispolitiikan Poikkeukset-osion alainen. Yhdistämällä WhatsApp Business -tilisi HubSpotiin hyväksyt WhatsAppin Business Solution Terms -ehdot, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. Kirjaudu ponnahdusikkunassa Facebook-tiliisi ja napsauta sitten Jatka nimellä [nimi].

7. Napsauta Aloita.

8. Tarkista oikeudet, joita HubSpot tarvitsee yhteyden muodostamiseksi, ja napsauta sitten Jatka.

9. Valitse olemassa oleva Meta Business -tili, joka liitetään WhatsApp Business -tiliisi, tai luo uusi Meta Business -tili. Jos luot uuden Meta Business -tilin:

• • Syötä yrityksesi virallinen nimi, puhelinnumero, verkkosivusto ja sähköpostiosoite ja napsauta sitten Jatka.

  • Valitse avattavasta valikosta Maa ja Aikavyöhyke yrityksesi sijaintimaa ja aikavyöhyke.
    

10. Napsauta Jatka.
11. Valitse WhatsApp Business -tili, joka liitetään Meta Business -tiliisi, tai luo uusi WhatsApp Business -tili. Jos luot uuden WhatsApp Business -tilin, kirjoita tilin nimi ja valitse aikavyöhyke avattavasta valikosta .

12. Napsauta Jatka.
13. Näkyviin tulee vahvistusviesti. Napsauta Jatka vaiheeseen 2.
14. Valitse olemassa oleva WhatsApp Business -profiili, joka näkyy yleisöllesi, kun he ottavat yhteyttä yritykseesi. Jos sinulla ei ole tiliä, voit luoda uuden määrittämällä yrityksesi profiilin:
    • Kirjoita tekstikenttään yrityksesi näyttönimi. Jos WhatsApp Business -profiilisi nimi ei vastaa yrityksesi virallista nimeä, valitse valintaruutu Näyttönimeni eroaa yritykseni virallisesta nimestä.
      
    • Napsauta Jatka.
    • Napsauta Luokka-pudotusvalikkoa ja valitse luokka, joka kuvaa parhaiten yritystäsi. Voit myös kirjoittaa yrityksesi kuvauksen tekstikenttään.

15. Napsauta Jatka vaiheeseen 3.

16. Jos olet jo vahvistanut puhelinnumeron WhatsAppissa, valitse vahvistettu numero. Jos et ole vahvistanut puhelinnumeroa, voit rekisteröidä uuden numeron:
    • Kirjoita tekstikenttään puhelinnumero, jonka haluat rekisteröidä WhatsAppiin.
    • Valitse vahvistustavaksi Tekstiviesti tai Äänipuhelu ja napsauta sitten Lähetä koodi.

1. • Kun olet vahvistanut puhelinnumeron, napsauta Ok sulkeaksesi asetusikkunan ja palataksesi HubSpotiin.
   • Palaat keskustelujen saapuneet-kansioon, jossa voit viimeistellä WhatsApp-kanavan asetukset. Napsauta WhatsApp-tilin nimen vieressä olevaa Yhdistä-painiketta.

Luo WhatsApp-näkymä keskustelujen postilaatikkoon

WhatsApp-keskustelut näkyvät keskusteluluettelossa, joka liittyy vasemman sivupalkin tilasuodattimiin (esim. Kaikki avoimet, Kaikki suljetut, Lähetetyt jne.), mutta on erittäin suositeltavaa luoda mukautettu näkymä, jolla voit suodattaa liitettyihin WhatsApp-kanaviin liittyvät viestit:

Voit luoda mukautetun näkymän WhatsApp-viesteille seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Luo näkymä.
3. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin kanavan nimeksi WhatsApp ja napsauta sitten Seuraava.
4. Valitse Suodatintyyppi-osiosta Keskustelujen ominaisuudet.
5. Etsi hakupalkista ja valitse Lähde.
6. Napsauta avattavaa valikkoa on jokin ja etsi ja valitse WhatsApp.
7. Napsauta Käytä suodatinta ja sitten Luo näkymä.

Uusi näkymä näkyy muiden oletusarvoisten keskustelujen saapuneet-suodattimien ja näkymien alla.

Lisätietoja mukautettujen näkymien luomisesta ja hallinnasta keskustelujen postilaatikossa on tässä artikkelissa.

WhatsApp-viestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen HubSpotissa

Voit aloittaa WhatsApp-keskustelun yksittäisten kontaktien kanssa HubSpotissa kontaktitietueesta tai aloittaa sen liitetyltä yritykseltä, kaupalta, tikiltä tai mukautetulta objektitietueelta. Voit myös aloittaa WhatsApp-keskusteluja suoraan keskustelujen postilaatikosta.

Saapuvat WhatsApp-viestit luovat uuden ketjun keskustelujen postilaatikkoon ja aloittavat WhatsApp-istunnon. Sinä ja tiimisi voitte vastata WhatsApp-viesteihin keskustelujen postilaatikossa istunnon keston ajan.

WhatsApp-istunnot ovat avoinna 24 tuntia kontaktin viimeisen vastauksen jälkeen. Kun olemassa oleva WhatsApp-istunto on suljettu, voit aloittaa ketjun uudelleen lähettämällä malliviestin kontaktille. Jos kontakti vastaa malliviestiisi, se avaa uuden 24 tunnin istunnon, jonka aikana voit lähettää muita kuin malliviestejä WhatsAppissa.

WhatsApp-viestien rajoitukset

Kaikilla yhdistyneillä WhatsApp-yritystileillä on yhteinen 1 000 malliviestin kuukausiraja. Kuukauden päivä, jona raja nollautuu, riippuu päivämäärästä, jona ostit ensimmäisen kerran Marketing Hub- tai Service Hub Professional - tai Enterprise-tilauksen . Jos tilauksesi alkoi esimerkiksi 28. lokakuuta, raja nollautuu kunkin kuukauden 28. päivänä. Lisätietoja WhatsAppin hinnoittelusta.

HubSpot veloita veloita maksuttomista keskusteluista. Lisätietoja ilmaisista keskusteluista.

Viesteissä tuetut mediatyypit

WhatsApp-viesteissä voi olla erilaisia mediatyyppejä ja liitteitä riippuen siitä, onko viesti lähetetty vai vastaanotettu yritystilisi kautta.

1. Yhteydet
   • Kuvat
   • Videot ja GIF-tiedostot (3gpp tai mp4)
   • Ääniviestit
   • Liitteet (esim. mp3, PDF jne.)
   • Sijainti
   • Tarrat
   • Yhteystietojen jakaminen
2. Alla olevat rich media -tyypit ovat tuettuja liitetyltä yritystililtä lähetetyissä viesteissä:
   • Tiedostotyökaluun ladatut kuvat tai videot

• • Liitteet
  • Kokouslinkit
  • Lainaukset
  • Tietopankkilinkit
  • Asiakirjat

Aloita WhatsApp-keskustelu tietueen aikajanasta

Voit luoda viestin suoraan tietueen aikajanasta seuraavasti:

1. Siirry liitännäisten tietueiden kotisivulle:
   1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   2. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   3. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   4. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-kuvaketta. Jos WhatsApp-kuvaketta ei näy tietueen nimen alla, napsauta ellipsikuvaketta ja valitse sitten Luo WhatsApp-viesti.

4. Kirjoita viesti ponnahdusikkunaan:
   • Napsauta Lähettäjä-pudotusval ikkoa ja valitse yhdistetty yritystili.
   • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt yrityksellesi WhatsApp-viestiä viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloitteisen viestin vain valitsemalla yhden viestipohjista.

• • Napsauta Lähetä malli.
  • Etsi valintaikkunasta mallisi ja napsauta sitten Lähetä malli.
  • Sinua saatetaan pyytää siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kontaktin kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

Viestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen keskustelujen postilaatikossa

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Uuden viestin kirjoittaminen:
   • Napsauta vasemmassa alakulmassa Kirjoita.
   • Oikeassa alakulmassa olevassa ponnahdusikkunassa:
     • Napsauta Vastaanottaja-pudotus valikkoa ja etsi yhteyshenkilön nimi, johon on liitetty WhatsApp-puhelinnumero.
     • Napsauta Lähettäjä-pudotus valikkoa ja valitse yksi yhdistetyistä WhatsApp Business -tileistäsi.
     • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt WhatsApp-viestiä yrityksellesi viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloittaman viestin vain valitsemalla yhden viestipohjista. Napsauta Lähetä malli, etsi sitten valintaikkunasta mallisi ja napsauta Lähetä malli.
     • Sinua saatetaan pyytää siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kontaktin kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

3. Voit myös tarkistaa ja vastata viesteihin olemassa olevissa keskusteluissa:

• • Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa hakukuvaketta ja kirjoita hakutermi, jolla haluat etsiä WhatsApp-keskustelua, ja käytä suodattimia hakutulosten rajaamiseen . Voit esimerkiksi käyttää suodattimia, jotka erottelevat viestit, jotka ovat peräisin yhdistetystä WhatsApp-kanavastasi. Marketing Hub-, Sales Hub- ja Service Hub Professional- ja Enterprise-käyttäjät voivat luoda mukautetun näkymän, joka sisältää vain WhatsApp-viestit.
  • Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-keskustelua avataksesi sen. WhatsApp-kuvake ilmestyy viestin esikatselun oikeaan yläkulmaan.

• • Voit napsauttaa kontaktin nimen vieressä olevaa alanuolipainiketta downCarat, jolloin näkyviin tulevat viestin metatiedot, kuten lähettäjän ja vastaanottajan puhelinnumerot sekä viestin lähetyspäivämäärä.

4. Voit määrittää viestin uudelleen napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Omistaja-pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen käyttäjän. Lisätietoja saapuvien keskustelujen automaattisesta määrittämisestä tietyille käyttäjille ja tiimeille.
5. Jos yhteyshenkilö on ottanut lukukuittaukset käyttöön WhatsApp-tilillään, voit tarkistaa, milloin hän on lukenut lähettämäsi viestit. Jos hän on poistanut lukukuittaukset käytöstä, tätä tietoa ei näytetä.
6. Oikeassa paneelissa voit tarkastella vierailijaa koskevia kontekstuaalisia tietoja ja niihin liittyviä tietueita, jotka auttavat sinua vastaamaan.
7. Kirjoita vastauksesi vastauseditorissa:
   • Käytä editorin alaosassa olevia kuvakkeita muokataksesi tekstin tyyliä, lisätäksesi linkin, kuvan tai tiedoston. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauksen muokkausikkunaan.
   • Voit lisätä vastaukseesi asiakirjan, katkelman, kokouslinkin, tietopankkiartikkelin, lainauksen tai videon napsauttamalla Lisää.

Huomaa: joitakin mediamuotoja ei voi lisätä WhatsApp-viestiin. Lisätietoja tuetuista asiakirja-, kuva-, ääni- ja videotiedostomuodoista on Metan dokumentaatiossa.

9. Keskustelun aikana saatat joutua siirtymään sähköpostiin tai soittamaan yhteyshenkilölle. Napsauta vastauksen editorin yläpuolella olevaa Kanava-pudotusvalikkoa ja valitse toinen kanava.

10. Kun olet valmis vastaamaan, napsauta Lähetä.

Jos saapuva viesti lähetetään puhelinnumerosta, joka vastaa yhteyshenkilön Puhelinnumero- tai Matkapuhelinnumero-ominaisuuteen tallennettua puhelinnumeroa, keskustelu liitetään automaattisesti kyseiseen yhteyshenkilöön.

Tueettomien viestityyppien vianmääritys

API-rajoitusten vuoksi joitakin viestityyppejä ja vastauksia ei tueta, eikä viestin sisältö näy keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Näissä tapauksissa näet viestin sijaan seuraavan virheilmoituksen:

Viestissä on sisältöä tai viestitoiminto, jota emme voi näyttää viestin sijaan.  

Tuettomia viestejä voi esiintyä seuraavien tilanteiden vuoksi:

• WhatsApp-käyttäjä reagoi viestiin
• WhatsApp-käyttäjä poistaa viestin
• WhatsApp-viesti sisältää liitteitä, jotka eivät sisälly tuettujen mediatyyppien luetteloon.
• Tuettu viestityyppi (esim. kysely)

Karanteenissa olevat viestit

WhatsAppin sisältöpolitiikkaa rikkovat viestit merkitään ja niiden sisältö piilotetaan postilaatikostasi, jotta vältetään mahdolliset tietojenkalasteluyritykset ja vähennetään henkilökohtaisten tietojen jakamisen riskiä.

Tällöin viestin sisältö korvataan seuraavalla virheilmoituksella:

Herkkiä tietoja ei voi näyttää. Tämä viesti sisältää henkilökohtaisia tietoja. HubSpot ja WhatsApp rajoittavat pääsyä näihin tietoihin.

Poista WhatsApp-kanava keskustelujen postilaatikosta

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa valikkoonSaapuneet ja asiakaspalvelu > Saapuneet.
3. Jos sinulla on useita postilaatikoita, valitse nykyisen näkymän avattavasta valikosta postilaatikko, johon olet liittänyt WhatsApp-kanavan.
4. Vie hiiri kanavan päälle ja napsauta Poista.
5. Napsauta valintaikkunassa Poista tili. Tilin poistaminen ei poista olemassa olevia keskusteluja postilaatikosta.

Lisätietoja

• Keskustelujen ominaisuuksiin tallennetut WhatsApp-viestien tiedot voidaan käyttää myös työnkuluissa ja raportoinnissa.
• Voit luoda ja synkronoida viestipohjia WhatsApp Business -tililläsi, ja niitä voi sitten mukauttaa HubSpotissa. Lue lisää viestipohjien mukauttamisesta ja lähettämisestä.