Yhdistä WhatsApp-kanava keskustelujen saapuneet-kansioon

Voit liittää WhatsApp Business -tilin kanavaksi keskustelujen saapuneet-kansiossa. WhatsApp-puhelinnumeroosi lähetetyt viestit luovat uuden keskusteluketjun saapuneet-kansiossa.

WhatsApp Business -tilisi on oltava vahvistettu Meta Business Managerissa, jotta voit käydä yli 50 yrityksen aloittamaa keskustelua päivässä. Lue lisää yrityksesi vahvistamisesta.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin liität WhatsApp Business -tilin keskustelujen saapuneet-kansioon, tarvitset seuraavat tiedot:

• Yrityksesi virallinen nimi ja WhatsApp-näyttönimesi.
• Yrityksesi verkkosivuston URL-osoite.
• Yrityksesi sähköpostiosoite.
• Yrityksesi Meta Business Manager -tilinjärjestelmänvalvojan oikeudet.
• Pääsy yrityksen puhelinnumeroon, josta haluat lähettää viestejä.
• Numeron on voitava vastaanottaa puheluita.
• Se ei saa olla osa IVR-järjestelmää (Interactive Voice Response) eikä IVR-toiminto saa olla poissa käytöstä tietyn ajan.

Huomaa: käyttämäsi puhelinnumero ei saa olla liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, WhatsApp for Business -sovellukseen tai toiseen WhatsApp-integraatioon. Jos numero on jo liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, sinun on ensin irrotettava se ennen kuin liität sen HubSpot-palveluun.

Rajoitukset

Ota huomioon seuraavat rajoitukset, kun liität ja käytät WhatsApp-integraatiota:

• Jokaiseen WhatsApp for Business -tiliin voi liittää enintään 25 puhelinnumeroa.
• Vain WhatsApp Business -tilin liittämisen jälkeen saapuvat uudet viestit synkronoidaan HubSpotin kanssa. Aikaisempia keskusteluja ei synkronoida.
• Kun yhteys HubSpot-palveluun on muodostettu, viestit eivät enää näy WhatsApp-mobiilisovelluksessa tai verkkosovelluksessa, vaan ne näkyvät vain HubSpot-tilisi keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Yritystilit vs. henkilökohtaiset tilit

Meta:n WhatsApp-integraation käyttövaatimusten vuoksi et voi yhdistää henkilökohtaista WhatsApp-tiliä HubSpot-palveluun, vaan sinun on yhdistettävä sen sijaan yritystili. Lue WhatsAppin ohjeista, miten voit muuntaa henkilökohtaisen tilin WhatsApp Business -tiliksi.

Yhdistä WhatsApp Business -tili kanavaksi

Voit yhdistää olemassa olevan WhatsApp Business -tilin kanavaksi HubSpotissa tai luoda uuden WhatsApp Business -tilin yhdistämisprosessin aikana.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet > Saapuneet-kansiot.

3. Napsauta Yhdistä kanava.

4. Valitse WhatsApp.

5. Napsauta Jatka WhatsAppilla.

Napsauttamalla Jatka WhatsAppilla vahvistat ymmärtäväsi ja hyväksyväsi, että HubSpotin tuotekohtaisten ehtojen kohta Yhdistä WhatsApp Business -tilisi keskustelujen saapuneet-kansioon koskee sinua. Kuten HubSpotin tuotekohtaisissa ehdoissa on kuvattu, i) hyväksyt, että Meta Platforms, Inc. ("Meta") toimii alihankkijana DPA:n mukaisesti; ja ii) jos asiakastietosi sijaitsevat Yhdysvaltojen ulkopuolella, hyväksyt, että Metaa koskevat HubSpotin alueellisen tietojen säilytyskäytännön kohdassa "Poikkeukset " main itut ehdot . Yhdistämällä WhatsApp Business -tilisi HubSpotiin hyväksyt WhatsAppin Business Solution -ehdot, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. Kirjaudu ponnahdusikkunassa Facebook-tiliisi ja napsauta sitten Jatka nimellä [nimi].

7. Napsauta Aloita.

8. Tarkista käyttöoikeudet, joita HubSpot tarvitsee yhteyden muodostamiseksi, ja napsauta sitten Jatka.

9. Valitse olemassa oleva Meta Business -tili, joka liitetään WhatsApp Business -tiliisi, tai luo uusi Meta Business -tili. Jos luot uuden Meta Business -tilin:

• • Syötä yrityksesi virallinen nimi, puhelinnumero, verkkosivusto ja sähköpostiosoite ja napsauta sitten Jatka.

  • Valitse avattavasta valikosta Maa ja Aikavyöhyke yrityksesi sijaintimaa ja aikavyöhyke.
    

10. Napsauta Jatka.
11. Valitse WhatsApp Business -tili, joka liitetään Meta Business -tiliisi, tai luo uusi WhatsApp Business -tili. Jos luot uuden WhatsApp Business -tilin, kirjoita tilille nimi ja valitse aikavyöhyke avattavasta valikosta .

12. Napsauta Jatka.
13. Näkyviin tulee vahvistusviesti. Napsauta Jatka vaiheeseen 2.
14. Valitse olemassa oleva WhatsApp Business -profiili, jonka kohdeyleisösi näkee ottaessaan yhteyttä yritykseesi. Jos sinulla ei ole tiliä, voit luoda uuden määrittämällä yritysprofiilisi:
    • Kirjoita tekstikenttään yrityksesi näyttönimi. Jos WhatsApp Business -profiilisi nimi ei vastaa yrityksesi virallista nimeä, valitse valintaruutu Näyttönimeni eroaa yritykseni virallisesta nimestä.
      
    • Napsauta Jatka.
    • Napsauta Luokka-pudotusvalikkoa ja valitse luokka, joka kuvaa yritystäsi parhaiten. Voit myös kirjoittaa yrityksesi kuvauksen tekstikenttään.

15. Napsauta Jatka vaiheeseen 3.

16. Jos olet jo vahvistanut puhelinnumeron WhatsAppissa, valitse vahvistettu numero. Jos et ole vahvistanut puhelinnumeroa, voit rekisteröidä uuden numeron:
    • Kirjoita tekstikenttään puhelinnumero, jonka haluat rekisteröidä WhatsAppiin.
    • Valitse vahvistustavaksi Tekstiviesti tai Puhelu ja napsauta sitten Lähetä koodi.

1. • Kun olet vahvistanut puhelinnumeron, napsauta Ok sulkeaksesi asetusikkunan ja palataksesi HubSpot-palveluun.
   • Palaat keskustelujen saapuneet-kansioon, jossa voit viimeistellä WhatsApp-kanavan asetukset. Napsauta WhatsApp-tilin nimen vieressä olevaa Yhdistä-painiketta.

Luo WhatsApp-näkymä keskustelujen saapuneet-kansiossa

WhatsApp-keskustelut näkyvät keskusteluluettelossa, joka liittyy mihin tahansa vasemman sivupalkin tilasuodattimeen (esim. Kaikki avoimet, Kaikki suljetut, Lähetetyt jne.), mutta on erittäin suositeltavaa luoda mukautettu näkymä, jotta voit suodattaa viestejä, jotka liittyvät nimenomaan yhdistettyihin WhatsApp-kanaviisi:

Voit luoda mukautetun näkymän WhatsApp-viesteille seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Luo näkymä.
3. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin kanavan nimeksi WhatsApp ja napsauta sitten Seuraava.
4. Valitse Suodatintyyppi-osiosta Keskustelujen ominaisuudet.
5. Etsi hakupalkista Lähde ja valitse se.
6. Napsauta on jokin- pudotusvalikkoa, etsi ja valitse WhatsApp.
7. Napsauta Käytä suodatinta ja sitten Luo näkymä.

Uusi näkymä näkyy muiden keskustelujen saapuneet-kansion oletussuodattimien ja näkymien alapuolella.

Lue lisää mukautettujen näkymien luomisesta ja hallinnasta keskustelujen postilaatikossa tästä artikkelista.

WhatsApp-viestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen HubSpotissa

Voit aloittaa WhatsApp-keskustelun yksittäisten yhteyshenkilöiden kanssa HubSpotissa yhteyshenkilötietueesta tai aloittaa sen siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, tiketti- tai mukautetun objektin tietueesta. Voit myös aloittaa WhatsApp-keskusteluja suoraan keskustelujen postilaatikosta.

Saapuvat WhatsApp-viestit luovat uuden ketjun keskustelujen postilaatikkoon ja aloittavat WhatsApp-istunnon. Sinä ja tiimisi voitte vastata WhatsApp-viesteihin keskustelujen postilaatikossa istunnon keston ajan.

WhatsApp-istunnot ovat avoinna 24 tuntia kontaktin viimeisen vastauksen jälkeen. Kun olemassa oleva WhatsApp-istunto on suljettu, voit aloittaa keskusteluketjun uudelleen lähettämällä malliviestin kontaktille. Jos kontakti vastaa malliviestiisi, se avaa uuden 24 tunnin istunnon, jonka aikana voit lähettää muita kuin mallipohjaisia WhatsApp-viestejä.

WhatsApp-viestien rajoitukset

Kaikilla yhdistetyillä WhatsApp Business -tileilläsi on yhteinen 1 000 malliviestin kuukausiraja. Kuukauden päivä, jona raja nollautuu, riippuu päivämäärästä, jona ostit ensimmäisen kerran Marketing Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-tilauksen . Esimerkiksi, jos tilauksesi alkoi 28. lokakuuta, raja nollautuu kunkin kuukauden 28. päivänä. Lue lisää WhatsAppin hinnoittelusta.

Jos tilauksesi alkoi 31. päivänä ja kuukaudessa on vähemmän kuin 31 päivää, raja nollautuu kyseisen kuukauden viimeisenä päivänä.

HubSpot ei veloita maksua ilmaisten lähtöpistekeskustelujen osalta. Lue lisää ilmaisista lähtöpistekeskusteluista.

Viestien tuetut mediatyypit

WhatsApp-viesteissä voi olla erilaisia mediatyyppejä ja liitteitä riippuen siitä, onko viesti lähetetty vai vastaanotettu yritystililtäsi.

1. Seuraavat rikastetut mediatyypit ovat tuettuja liitetyssä yritystilissä vastaanotetuissa viesteissä:
   • Kuvat
   • Videot ja GIF-tiedostot (3gpp tai mp4)
   • Ääniviestit
   • Liitteet (esim. mp3, PDF jne.)
   • Sijainti
   • Tarrat
   • Yhteystietojen jakaminen
2. Yhdistetystä yritystilistäsi lähetetyissä viesteissä tuetaan seuraavia monimediaformaatteja:
   • Tiedostotyökaluun ladatut kuvat tai videot

• • Liitteet
  • Kokouslinkit
  • Tarjoukset
  • Tietokannan linkit
  • Asiakirjat

Aloita WhatsApp-keskustelu tietueen aikajanasta

Voit luoda viestin suoraan tietueen aikajanasta seuraavasti:

1. Siirry liitettyjen tietueiden kotisivulle:
   1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   2. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   3. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   4. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-kuvaketta. Jos WhatsApp-kuvaketta ei näy tietueen nimen alla, napsauta kolmen pisteen kuvaketta ja valitse sitten Luo WhatsApp-viesti.

4. Kirjoita viesti ponnahdusikkunaan:
   • Napsauta Lähettäjä-pudotusvalikkoa ja valitse liitetty yritystili.
   • Jos kontakti ei ole lähettänyt yrityksellesi WhatsApp-viestiä viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloitteesta viestin vain valitsemalla yhden viestipohjistasi.

• • Napsauta Lähetä malli.
  • Etsi valintaikkunasta mallisi ja napsauta sitten Lähetä malli.
  • Sinua saatetaan kehottaa siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kontaktin kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

Kirjoita ja vastaa viesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Uuden viestin kirjoittaminen:
   • Napsauta vasemmassa alakulmassa Kirjoita.
   • Oikeassa alakulmassa avautuvassa ponnahdusikkunassa:
     • Napsauta Vastaanottaja-pudotusvalikkoa ja etsi kontaktin nimi, johon on liitetty WhatsApp-puhelinnumero.
     • Napsauta Lähettäjä-pudotusvalik koa ja valitse yksi liitetyistä WhatsApp Business -tileistäsi.
     • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt WhatsApp-viestiä yrityksellesi viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloittaman viestin vain valitsemalla yhden viestipohjistasi. Napsauta Lähetä malli, etsi sitten valintaikkunasta malli ja napsauta Lähetä malli.
     • Sinua saatetaan kehottaa siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kyseisen kontaktin kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

3. Voit myös tarkastella ja vastata viesteihin olemassa olevissa keskusteluissa:

• • Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa hakukuvaketta ja kirjoita hakusana etsiäksesi WhatsApp-keskustelua. Voit myös käyttää suodattimia hakutulosten rajaamiseen . Voit esimerkiksi käyttää suodattimia, jotka erottelevat viestit, jotka ovat peräisin liitetyltä WhatsApp-kanavaltasi. Marketing Hub-, Sales Hub- sekä Service Hub Professional- ja Enterprise-käyttäjät voivat luoda mukautetun näkymän , joka sisältää vain WhatsApp-viestejä.
  • Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-keskustelua avataksesi sen. SocialWhatsapp-kuvake ilmestyy viestin esikatselun oikeaan yläkulmaan.

• • Voit napsauttaa kontaktin nimen vieressä olevaa alanuolipainiketta ( downCarat ) nähdäksesi viestin metatiedot, kuten lähettäjän ja vastaanottajan puhelinnumerot sekä viestin lähetyspäivämäärän.

4. Voit määrittää viestin uudelleen napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Omistaja-pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen käyttäjän. Lue lisää saapuvien keskustelujen automaattisesta määrittämisestä tietyille käyttäjille ja tiimeille.
5. Jos yhteyshenkilö on ottanut lukukuittaukset käyttöön WhatsApp-tilillään, voit tarkistaa, milloin hän on lukenut lähettämäsi viestin. Jos hän on kieltäytynyt lukukuittauksista, tätä tietoa ei näy.
6. Oikeassa paneelissa voit tarkastella vierailijasta ja siihen liittyvistä tietueista saat avaa kontekstuaalista tietoa, joka auttaa sinua vastaamisessa.
7. Kirjoita vastauksesi vastauseditorissa:
   • Käytä editorin alaosassa olevia kuvakkeita tekstin tyylin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, kuvan lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauksen muokkausikkunaan.
   • Voit lisätä vastaukseesi asiakirjan, katkelman, kokouslinkin, tietokannan artikkelin, lainauksen tai videon napsauttamalla Lisää-painiketta.

Huomaa: joitakin mediaformaatteja ei voi liittää WhatsApp-viestiin. Lisätietoja tuetuista asiakirja-, kuva-, ääni- ja videotiedostomuodoista on Metan ohjeissa.

9. Keskustelun aikana saatat joutua siirtymään sähköpostiin tai soittamaan kontaktille. Napsauta Vastausten muokkaus -ikkunan yläpuolella olevaa Kanava-pudotusvalikkoa ja valitse toinen kanava.

10. Kun olet valmis vastaamaan, napsauta Lähetä.

Jos saapuva viesti on lähetetty puhelinnumerosta, joka vastaa yhteystiedon Puhelinnumero- tai Matkapuhelinnumero-ominaisuuteen tallennettua puhelinnumeroa, keskustelu liitetään automaattisesti kyseiseen yhteystietoon.

Tukemattomien viestityyppien vianmääritys

API-rajoitusten vuoksi joitakin viestityyppejä ja vastauksia ei tueta, eikä viestin sisältö näy keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Näissä tapauksissa näet viestin sijasta seuraavan virheilmoituksen:

Viestissä on sisältöä tai viestitoiminto, jota emme voi näyttää viestin sijasta . 

Tuettamattomia viestejä voi esiintyä seuraavien tilanteiden vuoksi:

• WhatsApp-käyttäjä reagoi viestiin
• WhatsApp-käyttäjä poistaa viestin
• WhatsApp-viesti sisältää liitteitä, jotka eivät kuulu tuettujen mediatyyppien luetteloon.
• Tuettu viestityyppi (esim. kysely)

Karanteenissa olevat viestit

Viestit, jotka rikkovat WhatsAppin sisältösääntöjä, merkitään ja niiden sisältö piilotetaan saapuneet-kansiossasi, jotta estetään mahdolliset tietojenkalasteluyritykset ja vähennetään henkilötietojen jakamisen riskiä.

Kun näin tapahtuu, viestin sisältö korvataan seuraavalla virheilmoituksella:

Herkkiä tietoja ei voida näyttää. Tämä viesti sisältää henkilötietoja. HubSpot ja WhatsApp rajoittavat pääsyä näihin tietoihin.

Poista WhatsApp-kanava keskustelujen saapuneet-kansiosta

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaanSaapuneet viestit ja tukipalvelu > Saapuneet viestit.
3. . Jos sinulla on useita postilaatikoita, valitse Current view -pudotusvalikosta se postilaatikko, johon olet liittänyt WhatsApp-kanavan.
4. Vie hiiri kanavan päälle ja napsauta Poista.
5. Napsauta valintaikkunassa Poista tili. Tilin poistaminen ei poista olemassa olevia keskusteluja postilaatikosta.

Lisätietoja

• Keskustelujen ominaisuuksiin tallennetut WhatsApp-viestien tiedot voidaan käyttää myös työnkuluissa ja raportoinnissa.
• Voit luoda ja synkronoida viestipohjia WhatsApp Business -tililläsi, ja niitä voidaan sitten mukauttaa HubSpotissa. Lue lisää viestipohjien mukauttamisesta ja lähettämisestä.