Yhdistä WhatsApp-kanava keskustelujen saapuneet-kansioon

Voit liittää WhatsApp Business -tilin kanavaksi keskustelujen saapuneet-kansiossa. WhatsApp-puhelinnumeroosi lähetetyt viestit luovat uuden viestiketjun saapuneet-kansiossa.

Sinulla on oltava vahvistettu Meta Business Manager WhatsApp Business -tilillesi, jotta sinulla on pääsy yli 50 yrityksen käynnistämään keskusteluun päivässä. Lisätietoja yrityksesi vahvistamisesta.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin yhdistät WhatsApp Business -tilin keskustelujen saapuneet-kansioon, tarvitset seuraavat tiedot:

• Yrityksesi virallinen nimi ja WhatsApp-näyttönimesi.
• Yrityksesi verkkosivuston URL-osoite.
• Yrityksesi sähköpostiosoite.
• Ylläpitäjän oikeudet yrityksesi Meta Business Manager -tilille.
• Käyttöoikeus yrityksen puhelinnumeroon, jolla haluat lähettää viestejä.
• Numerossa on voitava vastaanottaa äänipuheluita.
• Se ei saa olla osa IVR-järjestelmää (Interactive Voice Response) tai IVR ei saa olla poistettu käytöstä tietyn ajanjakson ajan.

Huomaa: käyttämäsi puhelinnumero ei saa olla yhteydessä toiseen WhatsApp-tiliin, WhatsApp for Business -sovellukseen tai toiseen WhatsApp-integraatioon. Jos numero on jo yhdistetty toiseen WhatsApp-tiliin, sinun on ensin katkaistava sen yhteys, ennen kuin yhdistät sen HubSpotiin.

Rajoitukset

Muista seuraavat rajoitukset, kun yhdistät ja käytät WhatsApp-integraatiota:

• Kuhunkin WhatsApp for Business -tiliin voi liittyä enintään 25 puhelinnumeroa.
• Vain uudet viestit sen jälkeen, kun olet yhdistänyt WhatsApp Business -tilin, synkronoidaan HubSpotiin. Historiallisia keskusteluja ei synkronoida.
• Kun viestit on yhdistetty HubSpotiin, ne eivät enää näy WhatsAppin mobiilisovelluksessa tai verkkosovelluksessa, vaan ainoastaan HubSpot-tilisi keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Yritystilit vs. henkilökohtaiset tilit

WhatsApp-integraation käyttöä koskevien Meta-vaatimusten vuoksi et voi yhdistää henkilökohtaista WhatsApp-tiliä HubSpotiin, vaan sinun on sen sijaan yhdistettävä yritystili. Lue WhatsAppin dokumentaatiosta, miten henkilökohtainen tili muunnetaan WhatsApp Business -tiliksi.

Yhdistä WhatsApp Business -tili kanavaksi

Voit liittää olemassa olevan WhatsApp Business -tilin kanavaksi HubSpotissa tai voit luoda uuden WhatsApp Business -tilin liittämisprosessin aikana.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.

• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.

• Valitse Yhdistä kanava.

• Valitse WhatsApp.

• Valitse Jatka WhatsAppin kanssa.

Napsauttamalla Jatka WhatsAppin kanssa ymmärrät ja hyväksyt, että HubSpotin tuotekohtaisten ehtojen kohta Liitä WhatsApp-liiketoimintatilisi keskustelun saapuneet-kansioon koskee sinua. Kuten HubSpotin tuotekohtaisissa ehdoissa on yksityiskohtaisesti kuvattu, i) hyväksyt, että Meta Platforms, Inc. ("Meta") toimii DPA:n mukaisena alihankkijana; ja ii) jos asiakastietojasi isännöidään Yhdysvaltojen ulkopuolella, hyväksyt, että Metaan sovelletaan HubSpotin alueellisen tietojen isännöintikäytännön Poikkeukset-osaa . Yhdistämällä WhatsApp Business -tilisi HubSpotiin hyväksyt WhatsAppin liiketoimintaratkaisun ehdot, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• Kirjaudu ponnahdusikkunassa Facebook-tilillesi ja valitse sitten Jatka [nimi].

• Napsauta Aloita.

• Tarkista, mitä oikeuksia HubSpotin on käytettävä yhteyden muodostamiseksi, ja napsauta sitten Jatka.

• Valitse olemassa oleva Meta Business -tili , joka liitetään WhatsApp Business -tiliin, tai luo uusi Meta Business -tili. Jos luot uuden Meta Business -tilin:

  • Anna yrityksesi virallinen nimi, puhelinnumero, verkkosivusto ja sähköpostiosoite ja napsauta sitten Jatka.

  • Valitse maa ja aikavyöhyke -pudotusvalikosta maa ja aikavyöhyke, jossa yrityksesi sijaitsee.

• Napsauta Jatka.

• Valitse WhatsApp-liiketoimintatili , joka liitetään Meta-liiketoimintatiliisi, tai luo uusi WhatsApp-liiketoimintatili. Jos luot uuden WhatsApp-liiketoimintatilin, anna tilille nimi ja valitse aikavyöhyke pudotusvalikosta.

• Napsauta Jatka.
• Vahvistusviesti tulee näkyviin. Napsauta Jatka vaiheeseen 2.
• Valitse olemassa oleva WhatsApp Business -profiili, jonka yleisösi näkee, kun he ottavat yhteyttä yritykseesi. Jos sinulla ei ole tiliä, voit luoda uuden tilin määrittämällä yritysprofiilin:
  • Kirjoita tekstikenttään yrityksesi näyttönimi. Jos WhatsApp-liiketoimintaprofiilisi ei vastaa yrityksesi laillista nimeä, valitse valintaruutu Näyttönimeni poikkeaa laillisesta toiminimestäni.
  • Napsauta Jatka.
  • Napsauta Category (Luokka ) -pudotusvalikkoa ja valitse yritystäsi parhaiten kuvaava luokka. Voit myös kirjoittaa yrityksesi kuvauksen tekstikenttään.

• Napsauta Jatka vaiheeseen 3.

• Jos olet jo vahvistanut puhelinnumeron WhatsAppissa, valitse vahvistettu numero. Jos et ole vahvistanut puhelinnumeroa, voit rekisteröidä uuden numeron:
  • Kirjoita tekstikenttään puhelinnumero, jonka haluat rekisteröidä WhatsAppiin.
  • Valitse vahvistusmenetelmäksi tekstiviesti tai äänipuhelu ja valitse sitten Lähetä koodi.

• • Kun olet onnistuneesti vahvistanut puhelinnumeron, sulje asetusikkuna ja palaa HubSpotiin valitsemalla Ok .
  • Palaat keskustelujen saapuneet-kansioon, jossa voit viimeistellä WhatsApp-kanavan määrittämisen. Napsauta WhatsApp-tilin nimen vieressä Connect (Yhdistä).

WhatsApp-näkymän luominen keskustelujen saapuneet-kansiossa

WhatsApp-keskustelut näkyvät luettelossa keskusteluista, jotka on liitetty mihin tahansa vasemman sivupalkin tilasuodattimiin (esim. Kaikki avoimet, Kaikki suljetut, Lähetetyt jne.), mutta on erittäin suositeltavaa luoda mukautettu näkymä, jolla voit suodattaa yhdistetyille WhatsApp-kanavillesi ominaiset viestit:

Mukautetun näkymän luominen WhatsApp-viesteille:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Keskustelut > Postilaatikko.
• Napsauta vasemmassa alakulmassa pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitse sitten Luo näkymä.
• Kirjoita oikeassa paneelissa kanavan nimeksi WhatsApp ja valitse sitten Seuraava.
• Valitse Suodatintyyppi-kohdassa Keskustelujen ominaisuudet.
• Etsi hakupalkissa ja valitse Source (Lähde).
• Napsauta is any of -pudotusvalikkoa, etsi ja valitse WhatsApp.
• Napsauta Käytä suodatinta ja napsauta sitten Luo näkymä.

Uusi näkymä tulee näkyviin muiden oletuskeskustelun postilaatikon suodattimien ja näkymien alapuolelle.

Lue lisää mukautettujen näkymien luomisesta ja hallinnasta keskustelujen saapuvien viestien postilaatikossa tässä artikkelissa.

WhatsApp-viestien laatiminen ja niihin vastaaminen HubSpotissa

Voit aloittaa WhatsApp-keskustelun yksittäisten yhteystietojen kanssa HubSpotissa yhteystietueesta tai aloittaa sen siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueesta.

Saapuvat WhatsApp-viestit luovat uuden viestiketjun keskustelujen saapuneet-kansiossa ja aloittavat WhatsApp-istunnon. Sinä ja tiimisi voitte vastata WhatsApp-viesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa istunnon ajan.

WhatsApp-istunnot ovat avoinna 24 tuntia kontaktin viimeisen vastauksen jälkeen. Kun olemassa oleva WhatsApp-istunto on suljettu, voit käynnistää säikeen uudelleen lähettämällä yhteyshenkilölle malliviestin. Jos yhteyshenkilö vastaa malliviestiin, se avaa uuden 24 tunnin istunnon, jonka aikana voit lähettää muita kuin malliviestejä WhatsApp-viestejä.

WhatsApp-viestien rajoitukset

Kaikkien yhdistettyjen WhatsApp-liiketoimintatilien yhteinen raja on 1000 keskustelua kuukaudessa. Viestit lasketaan tähän rajaan sen mukaan, miten keskustelu aloitetaan:

• Käyttäjän aloitteesta lähetetyt viestit: Jos WhatsApp-käyttäjä lähettää yrityksellesi WhatsApp-viestin, avataan 24 tunnin istunto, ja kaikki viestit, jotka lähetät istunnon ollessa auki, lasketaan yhdessä yhdeksi keskusteluksi. Käyttäjän aloittamat WhatsApp-istunnot ovat auki 24 tuntia käyttäjän viimeisen vastauksen jälkeen.
• Yrityksen aloitteesta lähetetyt viestit : Jokainen yksittäinen WhatsApp-käyttäjälle lähettämäsi viesti, joka ei ole osa avointa istuntoa, lasketaan 1 keskusteluksi. HubSpotissa voit lähettää liiketoiminta-aloitteisia viestejä mukauttamalla viestimalleja ja käyttämällä niitä työnkulussa.

Aloita WhatsApp-keskustelu tietueen aikajanalta

Voit luoda viestin suoraan tietueen aikajanalta:

• Siirry liitettyjen tietueiden etusivulle:
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > Yhteystiedot.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > Yritykset.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Asiakaspalvelu > Palvelupyynnöt.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-kuvaketta. Jos WhatsApp-kuvake ei näy tietueen nimen alla, napsauta ellipsikuvaketta ja valitse sitten Luo WhatsApp-viesti.

• Laadi viesti ponnahdusikkunassa:
  • Napsauta From (Mistä ) -pudotusvalikkoa ja valitse yhdistetty yritystili.
  • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt yrityksellesi WhatsApp-viestiä viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen käynnistämän viestin vain valitsemalla jonkin viestimalleistasi.

• • • Napsauta Lähetä malli.
    • Etsi valintaikkunassa mallisi ja valitse sitten Lähetä malli.
  • Sinua saatetaan kehottaa siirtymään keskustelujen saapuneiden viestien laatikkoon vastaamaan viesteihin, jos yhteyshenkilön kanssa on jo olemassa oleva viestiketju.

Keskustelujen saapuneiden viestien tarkastelu ja niihin vastaaminen

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Keskustelut > Postilaatikko.
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa search -hakukuvaketta ja kirjoita hakusana hakeaksesi WhatsApp-keskustelua ja soveltaaksesi suodattimia haun rajaamiseksi. Voit esimerkiksi soveltaa suodattimia, jotka segmentoivat pois viestit, jotka ovat peräisin yhdistetystä WhatsApp-kanavasta. Marketing Hub-, Sales Hub- ja Service Hub Professional- ja Enterprise -käyttäjät voivat luoda mukautetun näkymän, joka sisältää vain WhatsApp-viestejä.
• Avaa WhatsApp-keskustelu napsauttamalla sitä vasemmassa paneelissa. Viestin esikatselun oikeaan yläkulmaan ilmestyy socialWhatsapp WhatsApp-kuvake.

• Voit napsauttaa yhteystiedon nimen vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolikuvaketta downCarat paljastaaksesi viestin metatiedot, kuten lähettäjän ja vastaanottajan puhelinnumerot sekä viestin lähetyspäivämäärän.

• Voit määrittää viestin uudelleen napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa Owner-pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen käyttäjän. Lisätietoja saapuvien keskustelujen automaattisesta osoittamisesta tietyille käyttäjille ja tiimeille.
• Jos yhteyshenkilö on ottanut lukuvastaanotot käyttöön WhatsApp-tilillään, voit tarkistaa, milloin hän on lukenut jonkin lähettämäsi viestin. Jos he ovat poistaneet lukuvastaanotot käytöstä, tämä tieto ei näy.
• Oikeassa paneelissa voit tarkastella vierailijaa ja siihen liittyviä tietueita koskevia asiayhteystietoja, jotka auttavat sinua vastaamisessa.
• Kirjoita vastauksesi vastauseditoriin:
  • Käytä editorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstityylin muuttamiseen, linkin lisäämiseen, kuvan lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauseditoriin.
  • Jos haluat lisätä vastaukseesi asiakirjan, pätkän, kokouslinkin, tietopohja-artikkelin, lainauksen tai videon, valitse Lisää.

Huomaa: joitakin mediamuotoja ei voi sisällyttää WhatsApp-viestiin. Lisätietoja tuetuista dokumentti-, kuva-, ääni- ja videotiedostomuodoista saat Metan dokumentaatiosta.

• Keskustelun aikana saatat joutua vaihtamaan sähköpostiin tai soittamaan yhteystietoon. Napsauta vastauseditorin yläpuolella olevaa Kanava-pudotusvalikkoa ja valitse toinen kanava.

• Kun olet valmis vastaamaan, napsauta Lähetä.

Jos saapuva viesti lähetetään puhelinnumerosta, joka vastaa yhteystiedon Puhelinnumero tai Matkapuhelinnumero -ominaisuuteen tallennettua puhelinnumeroa, keskustelu liitetään automaattisesti kyseiseen yhteystietoon.

Vianmääritys tukemattomista viestityypeistä

API-rajoitteiden vuoksi jotkin viestityypit ja vastaukset eivät ole tuettuja, eikä viestin sisältö näy keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Tukemattomat viestit voivat johtua jostakin seuraavista skenaarioista:

• WhatsApp-käyttäjä reagoi viestiin
• WhatsApp-käyttäjä poistaa viestin
• WhatsApp-viesti sisältää liitteitä, jotka eivät sisälly tuettujen mediatyyppien luetteloon.
• Ei tuettu viestityyppi (esim. kysely).

Karanteenissa olevat viestit

WhatsAppin sisältökäytäntöä rikkovat viestit merkitään ja niiden sisältö piilotetaan saapuneet-kansiossasi mahdollisten tietojenkalastelukokeiden estämiseksi ja henkilökohtaisesti tunnistettavien tietojen jakamisen riskin vähentämiseksi.

Lisätietoa

• Keskustelujen ominaisuuksiin tallennettuja WhatsApp-viestien tietoja voidaan käyttää myös työnkuluissa ja raportoinnissa.
• Voit luoda ja synkronoida WhatsApp Business -tililläsi viestimalleja, joita voidaan sitten personoida HubSpotissa. Lue lisää viestimallien mukauttamisesta ja lähettämisestä.