Asiakasportaalin perustaminen

Anna asiakkaille hallintaoikeus viestintään yrityksesi kanssa asiakasportaalin avulla. Asiakasportaali on kirjautumisen takana oleva koti, jossa asiakkaat voivat tarkastella, avata ja vastata tukipyyntöihinsä. Yleensä asiakkaat pääsevät asiakasportaaliin tietopankin

Vain keskustelut, jotka liittyvät tikettiin, näkyvät asiakasportaalissa; tämä sisältää chattiin, Facebook Messengeriin, lomakkeen lähettämiseen tai yhdistettyyn tiimin sähköpostikanavaan lähetetyt viestit. Sähköpostiviestit, jotka on lähetetty sähköpostiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteesta, joka ei ole yhdistetty keskustelujen saapumislaatikkoon, eivät näy asiakasportaalissa.

Huomaa: sinulla on oltava asiakasportaalin asetusten käyttöoikeus, jotta voit määrittää asiakasportaalin.

Asiakasportaalin perustaminen

Ennen kuin otat asiakasportaalin käyttöön, sinun on yhdistettävä verkkotunnus, määritettävä kirjautumis- ja todennusmenetelmä sekä mukautettava suostumuksen käsittelykieli. Voit myös hallita asiakasportaalin brändäystä, esikatsella lippuluettelo- ja lippujen yksityiskohtasivun malleja ja lisätä tukilomakkeen asiakasportaaliin.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
• Kirjoita sivun otsikko. Tämä on otsikko, joka näkyy selaimen välilehdessä, kun asiakkaat kirjautuvat asiakasportaaliin.

Yhdistä verkkotunnus

Huomaa: et voi käyttää oletusarvoista hs-sites-verkkotunnusta

Asiakasportaali näkyy toimialueellesi määritetyllä ensisijaisella kielellä. Jos muutat verkkotunnuksen kieltä verkkotunnusten ja URL-osoitteiden asetuksissa, myös asiakasportaalin kieli päivittyy.Voit tehdä muutoksia verkkotunnukseen valitsemalla Hallitse verkkotunnuksen kieltä . Lisätietoja HubSpotin kielitarjonnasta.

Huomaa: monikielisiä asiakasportaaleja ei tällä hetkellä tueta.

Määritä kirjautuminen ja todennus

Asiakkaidesi on kirjauduttava sisään päästäkseen asiakasportaaliin. Voit joko vaatia jäsenrekisteröintiä portaalin käyttämiseksi tai tarjota pääsyn SSO:n (single sign-on) avulla.

Vaadi jäsenen rekisteröintiä

• Jos haluat antaa käyttäjien luoda oman kirjautumistunnuksen, siirry yksityisen sisällön asetuksiin:
  • Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
  • Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Verkkosivusto > Yksityinen sisältö.
  • Napsauta Choose a domain to edit -pudotusvalikkoa ja valitse verkkotunnus, jossa asiakasportaali sijaitsee.

• • Valitse Salli itserekisteröityminen -valintaruutu. Näin kuka tahansa voi rekisteröityä ja luoda oman kirjautumistunnuksen asiakasportaaliin.

• Jos haluat antaa käyttöoikeuden vain tietylle yhteystietojen luettelolle, siirry takaisin asiakasportaalin asetuksiin:
  • ValitseAsiakasportaalin käyttöoikeus -osiossa Anna tietyille yhteystiedoille käyttöoikeus luetteloilla -vaihtoehto,napsauta sitten pudotusvalikkoa ja valitse luettelot , joille haluat antaa käyttöoikeuden.

Yhteystietojen luetteloon lähetetään yksinkertainen rekisteröintisähköposti. Lue, miten rekisteröintisähköpostia voi mukauttaa.

Käyttöoikeuden antaminen kertakirjautumisen (SSO) avulla

SSO:n avulla asiakkaasi voivat käyttää yhtä kirjautumistunnusta ulkoisessa sovelluksessa ja asiakasportaalissa.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Verkkosivusto > Yksityinen sisältö.
• Napsauta Single Sign-on (SSO ) -osiossa Set up SSO. IT-ylläpitäjäsi voi perustaa HubSpot-sovelluksen identiteetin tarjoajan tilillesi, kuten Googleen tai Oktaan, ja antaa asiakkaillesi pääsyn siellä. SAML- ja JWT-pohjaisia sovelluksia tuetaan asiakasportaalissa. Lisätietoja SSO:n määrittämisestä.
• Kun SSO on määritetty, voit sallia kaikkien SSO-käyttäjien pääsyn asiakasportaaliin tai antaa pääsyn tietylle yhteystietoluettelolle:
  • Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Verkkosivusto > Asiakasportaali.
  • Valitse Control audience access (Yleisön pääsyn hallinta ) -osiossa joko Allow all SSO users (Salli kaikkien SSO-käyttäjien pääsy ) tai Give specific SSO users access with lists (Anna tietyille SSO-käyttäjille pääsy luetteloilla).

Mukauta suostumuksen käsittelykieltä (valinnainen)

Jos annat asiakkaiden rekisteröityä itse, jotta he pääsevät asiakasportaaliinsa, sinun on määriteltävä suostumusta koskeva ilmoitus, jotta asiakkaat tietävät, miten aiot käyttää heidän tietojaan.

Huom: Vaikka nämä ominaisuudet ovat HubSpotissa, lakitiimisi on paras resurssi antamaan neuvoja vaatimustenmukaisuuden noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.

• Napsauta Asiakasportaalin asetuksissa Manage consent to process.
• Pääset yksityisen sisällön asetuksiin. Napsauta Choose a domain to edit -pudotusvalikkoa ja valitse verkkotunnus, jossa asiakasportaaliasi isännöidään.
• Valitse Suostumus tietojen käsittelyyn -osiossa Muokkaa nimenomaista suostumussisältöä.
• Päivitä Ilmoitus ja suostumus -paneelissa suostumusteksti tai suostumus käsitellä -valintaruudun merkintä ja napsauta sitten Tallenna. Voit myös tarvittaessa linkittää ilmoitus- ja suostumustekstistä oikeustiimisi ulkoisiin resursseihin.

Tämä päivittää vain asiakasportaalin suostumustekstin. Lue, miten voit asettaa oletusarvoisen ilmoitus- ja suostumustekstin

Määritä lippujen suodattimet ja hallitse käyttöoikeuksia

Suodattimien avulla voit mukauttaa, mitkä liput näkyvät asiakasportaalissa. Asiakasportaalissa näkyvät vain ne liput, jotka täyttävät tässä valitut suodatuskriteerit. Jos esimerkiksi haluat, että vain tukiputkessa luodut liput näkyvät, voit määrittää suodatussäännön, joka sisältää vain tietyssä putkessa luodut liput.

• Valitse Määritä lippujen ominaisuudet.
• Valitse oikeassa paneelissa lippuominaisuus , jonka perusteella suodatetaan, ja valitse sitten suodatuskriteeriksi vaihtoehto .
• Napsauta Tallenna.

Muista, että kun yhteyshenkilö on liitetty lippuun, kaikki kyseiseen lippuun liittyvät keskustelut näkyvät asiakasportaalissa, vaikka kyseinen yhteyshenkilö ei olisikaan suora vastaanottaja viestiketjussa. Voit tarkistaa, mitkä keskustelut näkyvät asiakasportaalissa, käyttämällä tiketin tietueen oikeassa sivupalkissa olevaa Keskustelut-korttia . On suositeltavaa käyttää muistiinpanoja ja kommentteja sisäiseen viestintään tiketeissä tai määrittää suodatussäännöt, joilla suodatetaan kaikki sisäinen viestintä pois asiakasportaalista.

Voit myös valita, mihin lippuihin yhteyshenkilöllä on pääsy asiakasportaalissa:

• Valitse Ticket Permissions (Lippujen käyttöoikeudet ) -osiossa vaihtoehto:
  • Salli asiakkaiden tarkastella vain lippuja, joihin heidän yhteyshenkilönsä on liitetty: kun yhteyshenkilö kirjautuu asiakasportaaliin, kaikki hänen yhteystietoihinsa liittyvät tiketit tulevat näkyviin.
  • Salli asiakkaidesi tarkastella kaikkia lippuja, joihin heidän yrityksensä on liitetty: kun yhteyshenkilö kirjautuu asiakasportaaliin, kaikki liput, jotka on liitetty hänen ensisijaiseen yritystietueeseensa, näkyvät yhteyshenkilötietueeseensa liitettyjen lippujen lisäksi.
• Napsauta Tallenna.

Jos valitset Salli asiakkaan tarkastella vain lippuja, joihin hänen yhteyshenkilönsä on liitetty, asiakkaasi voivat vaihtaa asiakasportaalinsa Näytä-pudotusvalikon avulla omien lippujensa ja yrityksensä lippujen välillä.

Valitse oletusarvoinen postilaatikko

Voit valita oletusarvoisen saapuneet-kansion asiakasportaalissa oleville lippuille, joita ei ole liitetty johonkin saapuneet-kansiossa olevaan keskusteluun. Jos asiakas esimerkiksi soittaa tukipuhelimeesi ja edustaja luo asiakkaalle tiketin, tiketti näkyy asiakasportaalissa, mutta sitä ei liitetä keskusteluketjuun postilaatikossa. Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliinsa, hän voi vastata tikettiin, ja hänen vastauksensa näkyy tässä valitsemassasi postilaatikossa.

• Napsauta oletusarvoinen Saapuneet-kohtaan pudotusvalikkoa ja valitse saapuneet-kansio.

Mukauta lippujen malleja ja brändäystä

Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliinsa, hän voi tarkastella luetteloa lippujensa luettelosivulla ja sitten klikata yksittäisiä lippuja nähdäkseen niihin liittyvän keskustelun. Voit esikatsella tikettien luettelo- ja yksityiskohtasivun malleja, tarkastella brändiasetuksia tai lisätä portaaliin tukilomakkeen, jotta kävijät voivat lähettää uuden tiketin.

• Napsauta Malli-välilehteä .
• Valitse tarkistettavan mallin vieressä Muokkaa.

• Käytä teeman esikatseluohjelmassa muotoiluvaihtoehtoja varmistaaksesi, että asiakasportaalin ulkoasu pysyy yhtenäisenä muun verkkosivuston kanssa. Lisätietoja teeman tyyliasetusten muokkaamisesta.

Huomaa: jos teet muutoksia teeman tyyleihin, nämä muutokset koskevat lippuluettelo-, lippujen yksityiskohtien ja lippulomakkeen sivua

• Asiakasportaali perii tilisi brändiasetuksissa valitsemasi logon, faviconin ja värit. Pääset brändiasetuksiin asiakasportaalin asetuksista valitsemalla Hallitse asiakasportaalin brändiasetuksia. Tällä hetkellä asiakasportaalissa ei ole muita mukautusvaihtoehtoja.
• Voit valita asiakasportaalissa näkyvän navigointivalikon valitsemalla Asiakasportaalin navigointivalikon mukauttaminen. Napsauta oikeassa paneelissa pudotusvalikkoa Valikko ja valitse navigointivalikko tai opi luomaan uusi valikko.

• Jos haluat, että asiakkaat pääsevät tietopankkiin asiakasportaalista, valitse Näytä linkki tietopankkiin asiakasportaalissa -valintaruutu. Tietopohjan on oltava yhdistetyssä toimialueessa, jossa on vähintään yksijulkaistu tietopohja-artikkeli.
• Voit myös antaa asiakkaille pääsyn asiakasportaaliin tietopohjamallisi kautta.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Asiakaspalvelu > Tietämyskanta.
  • Napsauta oikeassa yläkulmassa Mukauta mallia.
  • Valitse vasemmanpuoleisessa paneelissa Sisältö-välilehdellä Navigointipalkki.
  • Napsauta Näytä asiakasportaali -linkki ON.

Kun asiakas on tietopohjassa, oikeassa yläkulmassa näkyy hyperlinkki Siirry [asiakasportaalin nimi].

Lisää tukilomake asiakasportaaliin

Voit lisätä asiakasportaaliin tukilomakkeen, jotta kävijä voi kirjautuneena lähettää uuden tukipyynnön asiakasportaalista. Asiakasportaalin navigointivalikkoon ilmestyy linkki File a Support Ticket ( Tee tukipyyntö ).

• Napsauta asiakasportaalin asetuksissa Mallit-välilehteä .
• Napsauta Connect a Support Form -osiossa Forms (Lomakkeet ) -pudotusvalikkoa ja valitse lomake.

Sinun on valittava lomake, joka sisältää tiketin ominaisuudet ja joka on liitetty keskustelujen saapuneet-kansioon. Jos haluat lisätä lomakkeeseen lippuominaisuuksia, voit joko luoda lomakkeen Tukilomakemallin avulla tai ottaa lippuominaisuudet käyttöön lomakkeen rakentajassa. Lomakkeen lippuominaisuuksien ottaminen käyttöön:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Liidien kaappaus > Lomakkeet.
• Vie hiiren kursori lomakkeen päälle ja valitse Muokkaa.
• Napsauta lomakeeditorin vasemmassa paneelissa Ticket properties (Lippuominaisuudet ) -kytkintä päälle.

• Jos sinulla on useita saapumislaatikoita, napsauta valintaikkunassa pudotusvalikkoa ja valitse saapumislaatikko ja napsauta sitten Tallenna.

Jokaisesta lomakkeen lähettämisestä luodaan tiketti, joka näkyy keskustelujen postilaatikon lisäksi asiakkaan omassa asiakasportaalissa.

Ota asiakasportaali käyttöön

Kun olet suorittanut asetusvaiheet, voit ottaa asiakasportaalin käyttöön napsauttamalla kytkintä ON.

Kaikki asiakasportaalista tiimillesi lähetetyt viestit näkyvät keskustelujen saapuneet-kansiossa ja näkyvät sähköpostisitoumuksena tietueen aikajanalla.

Anna yhteyshenkilöille pääsy asiakasportaaliin

Päästäksesi asiakasportaaliin voit joko jakaa linkin portaaliin asiakkaidesi kanssa tai he voivat päästä portaaliin tietopankin kautta. Voit tarkastella asiakasportaalia:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Näytä asiakasportaali.

Valitsemastasi kirjautumis- ja todennusmenetelmästä riippuen asiakkaan on ehkä määritettävä kirjautumistietonsa, ennen kuin hän pääsee asiakasportaaliinsa.

• Jos asiakkaat voivat rekisteröityä itse, kirjautumistietokenttien alapuolella näkyy Rekisteröidy täällä -linkki.

• Jos vain tietyillä yhteyshenkilöillä on pääsy, heille lähetetään sähköpostiviesti, jotta he voivat määrittää kirjautumisensa.

Huomaa: jos olet kirjautunut HubSpot-tilillesi. kun käyt asiakasportaalissa, sinun ei tarvitse kirjautua sisään nähdäksesi lippuluettelosivun.

Kun kävijäsi kirjautuvat asiakasportaaliinsa, he voivat tarkastella kaikkia avoimia ja suljettuja lippujaan lippuluettelosivulla sekä suodattaa ja etsiä olemassa olevia lippuja.

Seuraavat lippuominaisuudet näkyvät asiakasportaalissa oletusarvoisesti, eikä niitä voi tällä hetkellä muokata:

• ID
• Aihe
• Luontipäivämäärä
• Viimeisimmän aktiviteetin päivämäärä
• Tila (Avoin tai suljettu)

Jos haluat tarkastella lisää tiketin tietoja ja siihen liittyviä keskusteluja, asiakkaasi voiavata tiketin tietosivunnapsauttamallatiketin nimeä .Asiakas voi vastata kaikkiin avoimiin tiketteihin kirjoittamalla viestin tekstikenttään ja liittää vastaukseensa tiedostoliitteen.

Jos asiakkaan on jätettävä uusi tiketti, hän voi napsauttaa File a Support ticket (Tee tukitiketti) -painiketta. Tämä vie hänet luomallesi tikettilomakkeelle, jolla hän voi lähettää uuden ongelman.

Jos asiakas haluaa kirjautua ulos portaalista, hän voi napsauttaaoikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu ulos -painiketta.