Asiakasportaalin perustaminen

Anna asiakkaille mahdollisuus hallita viestintää yrityksesi kanssa asiakasportaalin avulla. Asiakasportaali on kirjautumisen takana oleva koti, jossa asiakkaat voivat tarkastella, avata ja vastata tukipyyntöihinsä. Yleensä asiakkaat pääsevät asiakasportaaliin tietopankin kautta, mutta voit myös jakaa linkin portaaliin suoraan asiakkaillesi.

Asiakasportaalissa näkyvät vain tikettiin liittyvät keskustelut; tähän sisältyvät keskustelun saapumis- tai tukipalveluun liitettyyn chattiin, Facebook Messengeriin, lomakkeen lähettämiseen tai tiimin sähköpostikanaviin lähetetyt viestit. Sähköpostiviestit, jotka on lähetetty tai lähetetty sähköpostiosoitteesta, joka ei ole yhdistetty keskustelujen saapumis- tai help desk -kansioon, eivät näy asiakasportaalissa.

Huomaa: sinulla on oltava asiakasportaalin asetusten käyttöoikeus, jotta voit määrittää asiakasportaalin.

Asiakasportaalin määrittäminen

Ennen kuin otat asiakasportaalin käyttöön, sinun on yhdistettävä verkkotunnus, määritettävä kirjautumis- ja todennusmenetelmä sekä mukautettava suostumuksen käsittelykieli. Voit myös hallita asiakasportaalin brändäystä, esikatsella lippuluettelo- ja lippujen yksityiskohtasivun malleja ja lisätä tukilomakkeen asiakasportaaliin.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Anna sivun otsikko. Tämä on otsikko, joka näkyy selaimen välilehdessä, kun asiakkaat kirjautuvat asiakasportaaliin.
• Oletusarvoisesti otsikko Liput näytetään asiakasportaalisi lipun etusivulla. Jos haluat muuttaa tätä nimikettä vastaamaan paremmin yritysterminologiaasi, anna lippujen uusi näyttönimi. Voit esimerkiksi muuttaa nimikkeen nimeksi Tilaukset, Tapaukset tai Pyynnöt. Lue, miten päivität lomakkeen otsikkotekstin vastaamaan uutta nimikettä.

Yhdistä verkkotunnus

Voit muokata URL-sloggausta asiakasportaalin asetuksissa. Jos tietopankkia varten ei ole vielä määritetty verkkotunnusta, voit liittää sellaisen asiakasportaalin asetuksista:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Valitse Yleiset-välilehdellä Asiakasportaalin URL-osoite-kohdassa Yhdistä asiakasportaalin verkkotunnus.
• Napsauta Connect a domain (Yhdistä verkkotunnus) ja noudata sitten ohjeitaensisijaisen verkkotunnuksen liittämiseksi HubSpotiin.

Huomaa: et voi käyttää oletusarvoista hs-sites-verkkotunnusta asiakasportaalin isännöintiin.

Asiakasportaali näkyy verkkotunnuksellesi asetetulla ensisijaisella kielellä. Jos muutat verkkotunnuksen kieltä verkkotunnusten ja URL-osoitteiden asetuksissa, myös asiakasportaalin kieli päivittyy. Voit tehdä muutoksia verkkotunnukseen napsauttamalla Manage domain language (Hallitse verkkotunnuksen kieltä ). Lisätietoja HubSpotin kielitarjonnasta.

Huomaa: monikielisiä asiakasportaaleja ei tueta tällä hetkellä.

Määritä kirjautuminen ja todennus

Asiakkaidesi on kirjauduttava sisään päästäkseen asiakasportaaliinsa. Voit joko vaatia jäseniltä rekisteröitymistä portaalin käyttämiseksi tai tarjota pääsyn SSO:n (single sign-on) avulla.

Vaadi jäsenen rekisteröitymistä

Kun vaadit jäsenten rekisteröintiä, voit joko sallia asiakkaiden luoda oman käyttäjätunnuksen tai määrittää käyttöoikeuden tietyille käyttäjäryhmille.

• Jos haluat antaa käyttöoikeuden tietylle yhteystietoluettelolle:
  
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
  • Valitse Pääsynvalvonta-osiossa Pääsyryhmän jäsenyys vaaditaan -vaihtoehto, napsauta sitten pudotusvalikkoa ja valitse käyttöoikeudet annettavat käyttäjäryhmät.

Yhteystietojen luetteloon lähetetään yksinkertainen rekisteröintisähköposti. Lue, miten rekisteröintisähköpostia voi mukauttaa.

• Salli käyttäjille mahdollisuus luoda oma kirjautuminen:
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
  • Valitse Itserekisteröinti vaaditaan -vaihtoehto . Näin kuka tahansa voi rekisteröityä ja luoda oman käyttäjätunnuksen asiakasportaaliin.

Määritä yksityiset sisältöjärjestelmän sivut

Voit valita ja muokata järjestelmäsivuja, joita asiakkaasi käyttävät portaalia käyttäessään, mukaan lukien sivut, joilla he voivat rekisteröityä, kirjautua sisään ja kirjautua ulos. Voit myös määrittää pääsyn estävän sivun ja salasanan palautussivut.

Asiakasportaalin järjestelmäsivujen määrittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Sisältö > Yksityinen sisältö.
• Napsauta Sivut-välilehteä .
• Napsauta kunkin järjestelmäsivutyypin kohdalla pudotusvalikkoa ja valitse malli.
• Kun olet valinnut mallin, voit muokata tai esikatsella sitä napsauttamalla Toiminnot ja valitsemalla sitten vastaavan vaihtoehdon.

Käyttöoikeuksien tarjoaminen SSO:n (Single Sign-On) avulla

SSO:n avulla asiakkaasi voivat käyttää yhtä kirjautumistunnusta ulkoisessa sovelluksessa ja asiakasportaalissa.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Valitse HubSpot Authentication -osiossa Change to Single-sign on (SSO). IT-ylläpitäjäsi voi perustaa HubSpot-sovelluksen identiteetin tarjoajan tilille, kuten Googleen tai Oktaan, ja antaa asiakkaillesi pääsyn siellä. SAML- ja JWT-pohjaisia sovelluksia tuetaan asiakasportaalissa. Lisätietoja SSO:n määrittämisestä.
• Kun SSO on määritetty, voit sallia kaikkien SSO-käyttäjien pääsyn asiakasportaaliin tai antaa pääsyn tietylle yhteystietoluettelolle:
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.

• • Valitse Yleisön pääsyn hallinta -osiossa joko Salli kaikkien SSO-käyttäjien pääsy tai Anna tietyille SSO-käyttäjille pääsy luetteloiden avulla.

Mukauta suostumuksen käsittelykieltä (valinnainen)

Jos annat asiakkaiden rekisteröityä itse päästäkseen asiakasportaaliinsa, sinun on määritettävä suostumusta koskeva ilmoitus, jotta asiakkaat tietävät, miten käytät heidän tietojaan.

Huomaa: vaikka nämä ominaisuudet ovat HubSpotissa, lakitiimisi on paras resurssi antamaan neuvoja sääntöjen noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Napsauta Asiakasportaalin suostumus käsittelyyn -osiossa Hallitse suostumusta käsittelyyn.
• Pääset yksityisen sisällön asetuksiin. Napsauta Choose a domain to edit (Valitse muokattava verkkotunnus ) -pudotusvalikkoa ja valitse verkkotunnus, jossa asiakasportaaliasi isännöidään.
• Napsauta Suostumus tietojen käsittelyyn -osiossa Muokkaa nimenomaisen suostumuksen sisältöä.
• Päivitä Ilmoitus ja suostumus -paneelissa suostumusteksti tai suostumus käsitellä -valintaruudun merkintä ja napsauta sitten Tallenna. Voit myös tarvittaessa linkittää ilmoitus- ja suostumustekstistä oikeustiimisi ulkoisiin resursseihin.

Tämä päivittää vain asiakasportaalin suostumustekstin. Lue, miten voit määrittää oletusarvoisen ilmoitus- ja suostumustekstin muille HubSpot-työkaluille.

Määritä tikettisuodattimet ja hallitse pääsyä

Suodattimien avulla voit mukauttaa, mitkä liput näkyvät asiakasportaalissa. Asiakasportaalissa näkyvät vain ne liput, jotka täyttävät tässä valitut suodatuskriteerit. Jos esimerkiksi haluat, että vain tukiputkessa luodut liput näkyvät, voit määrittää suodatussäännön, joka sisältää vain tietyssä putkessa luodut liput.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Valitse Määritä lippujen ominaisuudet.
• Valitse oikeassa paneelissa lippuominaisuus , jonka perusteella suodatetaan, ja valitse sitten suodatuskriteerien vaihtoehto .
• Napsauta Tallenna.

Voit tarkistaa, mitkä keskustelut näkyvät asiakasportaalissa, käyttämällä lipputietueen oikeassa sivupalkissa olevaa Keskustelut-korttia . Jos lippuun liittyy useita keskusteluketjuja, vain alkuperäinen keskusteluketju näkyy asiakasportaalissa.

On suositeltavaa, että sinä ja tiimisi käytätte muistiinpanoja ja kommentteja sisäiseen viestintään tiketeistä tai määritätte suodatussäännöt, joiden avulla sisäinen viestintä suodatetaan pois asiakasportaalista.

Voit myös valita, mihin lippuihin yhteyshenkilöllä on pääsy asiakasportaalissa:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Valitse Ticket Permissions (Lippujen käyttöoikeudet ) -osiossa vaihtoehto:
  • Salli asiakkaiden tarkastella vain lippuja, joihin heidän yhteystietonsa on liitetty: Kun yhteystieto kirjautuu asiakasportaaliin, näkyviin tulevat vain ne liput, jotka on liitetty hänen yhteystietoonsa.
  • Salli asiakkaidesi tarkastella kaikkia lippuja, joihin heidän yrityksensä on liitetty: Kun yhteyshenkilö kirjautuu asiakasportaaliin, kaikki liput, jotka on liitetty hänen ensisijaiseen yritystietueeseensa, näkyvät yhteyshenkilötietueeseensa liitettyjen lippujen lisäksi.
• Napsauta Tallenna.

Jos valitset Salli asiakkaan tarkastella kaikkia lippuja, joihin hänen yrityksensä on liitetty, asiakkaasi voivat siirtyä omien lippujensa ja yrityksensä lippujen välillä. Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliinsa, hän voi napsauttaa Liput-näkymän oikeassa yläkulmassa olevaa Näytä-pudotusvalikkoa ja valita sitten jonkin vaihtoehdon:

• Organisaation liput: kaikki asiakkaan yritykseen liittyvät liput tulevat näkyviin.
• Minun omistamani: näkyviin tulevat vain asiakkaan yhteystietoon liittyvät liput.

Valitse oletusarvoinen postilaatikko

Voit valita oletuspostilaatikon asiakasportaalissa oleville tiketeille, joita ei ole liitetty johonkin postilaatikossa olevaan keskusteluun. Jos asiakas esimerkiksi soittaa tukipuhelimeesi ja edustaja luo asiakkaalle tiketin, tiketti näkyy asiakkaan portaalissa, mutta sitä ei liitetä postilaatikon keskusteluketjuun. Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliinsa, hän voi vastata tikettiin, ja hänen vastauksensa näkyy tässä valitsemassasi postilaatikossa.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Napsauta Default Inbox -osiossa pudotusvalikkoa ja valitse postilaatikko tai help desk.

Mukauta tikettimallit ja brändäys

Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliinsa, hän voi tarkastella luetteloa tiketeistään luettelosivulla ja tarkastella yksittäisiä tikettejä napsauttamalla niihin liittyvää keskustelua. Voit esikatsella tikettien luettelo- ja yksityiskohtasivun malleja, tarkastella brändiasetuksia tai lisätä portaaliin tukilomakkeen, jotta kävijät voivat lähettää uuden tiketin.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Napsauta Malli-välilehteä .
• Valitse tarkistettavan mallin vieressä Muokkaa.

• Käytä teeman esikatseluohjelmassa muotoiluvaihtoehtoja varmistaaksesi, että asiakasportaalin ulkonäkö pysyy yhtenäisenä muun verkkosivuston kanssa. Lisätietoja teeman tyyliasetusten muokkaamisesta.

Huomaa: jos teet muutoksia teeman tyyleihin, nämä muutokset koskevat lippuluettelo-, lippujen yksityiskohtien ja lippulomakesivua.

• Asiakasportaali perii tilisi brändiasetuksissa valitsemasi faviconin ja värit. Voit muuttaa oletuslogoa tietopankkimallissa tai luomalla mukautettuja jäsenyysmalleja. Tällä hetkellä asiakasportaalissa ei ole muita mukautusvaihtoehtoja.
• Jos haluat valita asiakasportaalissa näkyvän navigointivalikon, valitse Mukauta asiakasportaalin navigointivalikko. Napsauta oikeassa paneelissa pudotusvalikkoa Menu (Valikko ) ja valitse navigointivalikko tai opi luomaan uusi valikko.

• Voit myös antaa asiakkaille pääsyn asiakasportaaliin tietopohjamallisi kautta.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Tietämyskanta.
  • Napsauta oikeassa yläkulmassa Mukauta mallia.
  • Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa Sisältö-välilehdellä Navigointipalkki.
  • Napsauta Näytä asiakasportaali -linkki ON.

Kun asiakas on tietopankissa, oikeassa yläkulmassa näkyy hyperlinkki Siirry [asiakasportaalin nimi].

Tukilomakkeen lisääminen asiakasportaaliin

Voit lisätä tukilomakkeen asiakasportaaliin, jotta kävijä voi kirjautuneena lähettää uuden tukipyynnön asiakasportaalista.

• Napsauta Asiakasportaalin asetuksissa Malli-välilehteä .
• Valitse Connect a Support Form (Liitä tukilomake ) -osiossa Connect a Support Form (Liitä tukilomake ) -valintaruutu.
• Kirjoita lomakkeen valikkoteksti. Tämä näkyy linkkinä asiakasportaalin navigointivalikossa.
• Syötä Lomakkeen otsikkoteksti. Tämä näkyy lomakkeen yläosassa.
• Valitse lomake napsauttamalla Lomakkeet-pudotusvalikkoa .
• Napsauta vasemmassa alareunassa Tallenna.

Sinun on valittava lomake, joka sisältää tiketin ominaisuudet ja joka on liitetty keskustelujen saapumis- tai help desk-palveluun. Jos haluat lisätä lomakkeeseen lippuominaisuuksia, voit joko luoda lomakkeen käyttäen Tukilomakemallia tai ottaa lippuominaisuudet käyttöön lomakkeen rakentajassa. Lomakkeen lippuominaisuuksien ottaminen käyttöön:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Lomakkeet.
• Vie hiiren kursori lomakkeen päälle ja valitse Muokkaa.
• Napsauta lomakeeditorin vasemmassa paneelissa Ticket properties (Lippuominaisuudet ) -kytkintä päälle.

• Jos sinulla on useita postilaatikoita, napsauta valintaikkunassa pudotusvalikkoa ja valitse postilaatikko ja napsauta sitten Tallenna.

Jokaisesta lomakkeen lähettämisestä luodaan tiketti, joka näkyy keskustelujen postilaatikon lisäksi asiakkaan omassa asiakasportaalissa.

Ota asiakasportaali käyttöön

Kun olet suorittanut asetusvaiheet, voit ottaa asiakasportaalin käyttöön napsauttamalla kytkintä ON.

Kaikki asiakasportaalista tiimillesi lähetetyt viestit näkyvät keskustelujen saapuneet-kansiossa ja näkyvät sähköpostisitoumuksena tietueen aikajanalla.

Anna yhteyshenkilöille pääsy asiakasportaaliin

Päästäksesi asiakasportaaliin voit joko jakaa linkin portaaliin asiakkaidesi kanssa tai he voivat päästä portaaliin tietopankin kautta. Voit tarkastella asiakasportaalia:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Näytä asiakasportaali.

Valitsemastasi kirjautumis- ja todennusmenetelmästä riippuen asiakkaan on ehkä määritettävä kirjautumistietonsa, ennen kuin hän pääsee asiakasportaaliinsa.

• Jos asiakkaat voivat rekisteröityä itse, kirjautumistietokenttien alapuolella näkyy Rekisteröidy täällä -linkki.

• Jos vain tietyillä yhteyshenkilöillä on pääsy, heille lähetetään sähköpostiviesti, jotta he voivat määrittää kirjautumisensa.

Huomaa: jos olet kirjautuneena HubSpot-tilillesi, kun vierailet asiakasportaalissa, sinun ei tarvitse kirjautua sisään nähdäksesi lippuluettelosivun.

Kun kävijäsi kirjautuvat asiakasportaaliinsa, he voivat tarkastella kaikkia avoimia ja suljettuja lippujaan lippuluettelosivulla sekä suodattaa ja etsiä olemassa olevia lippuja.

Seuraavat lippujen ominaisuudet ovat oletusarvoisesti näkyvissä asiakasportaalissa:

• ID
• Aihe
• Luontipäivämäärä
• Viimeisen aktiviteetin päivämäärä
• Tila

Oletusarvoisesti tiketin tila näkyy vain avoimena tai suljettuna. Jos haluat saada tiketin tilan koko nimen näkyviin, voit päivittää asiakasportaalin asetukset:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Sisältö > Asiakasportaali.
• Napsauta Malli-välilehteä .
• Valitse Lipun tila-kohdassa Näytä mukautetut vaiheet asiakasportaalissa.

• Napsauta Tallenna.
• Yksityiskohtainen tila näkyy nyt kunkin tiketin kohdalla, ja se sisältää kaikki määrittämäsi mukautetut tiketin tilat.

  • Jos haluat tarkastella lisää tiketin tietoja ja siihen liittyviä keskusteluja, asiakkaasi voi avata tiketin tietosivun napsauttamalla tiketin nimeä .

  • Asiakas voi vastata kaikkiin avoimiin lippuihin kirjoittamalla viestin tekstikenttään ja liittää vastaukseensa useita tiedostoliitteitä.

Huomaa: jos lippuun liittyy useita keskusteluketjuja, vain vanhin keskusteluketju näkyy asiakasportaalissa.

Jos asiakas haluaa tehdä uuden tiketin, hän voi napsauttaa File a Support ticket (Tee tukipyyntö) -painiketta. Tämä vie hänet luomallesi tikettilomakkeelle, jolla hän voi lähettää uuden ongelman.

Jos asiakas haluaa kirjautua ulos portaalista, hän voi klikata oikeassa yläkulmassa Kirjaudu ulos . Jos haluat kirjautua asiakkaat ulos automaattisesti tietyn ajanjakson jälkeen, voit määrittää istunnon aikakatkaisut.