Opsæt en kundeportal

Giv kunderne kontrol over deres kommunikation med din virksomhed ved hjælp af en kundeportal. En kundeportal er et hjem bag et login, hvor kunderne kan se, åbne og svare på deres supporthenvendelser. Kunderne får typisk adgang til kundeportalen via vidensbasen, men du kan også dele et link til portalen direkte med dine kunder.

Kun samtaler, der er knyttet til en ticket, vises i kundeportalen; dette omfatter beskeder sendt til en chat, Facebook Messenger, formularindsendelse eller team-e-mailkanaler, der er forbundet med samtaleindbakken eller helpdesken. E-mails sendt til eller fra en e-mailadresse, der ikke er forbundet med samtaleindbakken eller helpdesken, vises ikke i kundeportalen.

Bemærk: Du skal have adgang til kundeportalens indstillinger for at kunne opsætte kundeportalen.

Opsæt en kundeportal

Før du slår din kundeportal til, skal du forbinde et domæne, konfigurere din login- og godkendelsesmetode og tilpasse dit samtykke til at behandle sprog. Du kan også administrere kundeportalens branding, få vist skabelonerne til billetlisten og siden med billetoplysninger og tilføje en supportformular til din kundeportal.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• Indtast en sidetitel. Det er den titel, der vises i browserfanen, når kunderne er logget ind på kundeportalen.
• Som standard vil etiketten Tickets blive vist på ticket-hjemmesiden i din kundeportal. Hvis du vil ændre denne etiket, så den passer bedre til din forretningsterminologi, skal du indtaste et nyt visningsnavn for billetter. Du kan f.eks. ændre etiketten til Ordrer, Sager eller Anmodninger. Se, hvordan du opdaterer din formularhovedtekst, så den afspejler din nye etiket.

Tilslut et domæne

Du kan redigere URL-sluggen i dine kundeportalindstillinger. Hvis du ikke allerede har oprettet et domæne til din vidensbase, kan du forbinde et fra dine kundeportalindstillinger :

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• På fanen Generelt under Kundeportalens URL skal du klikke på Forbind kundeportalens domæne.
• Klik på Forbind et domæne, og følg derefter instruktionerne for atforbinde et primært domæne til HubSpot.

Bemærk: Du kan ikke bruge standarddomænet hs-sites til at hoste din kundeportal.

Kundeportalen vises på det primære sprog, der er indstillet for dit domæne. Hvis du ændrer dit domænes sprog i indstillingerne for domæner og URL' er, vil kundeportalens sprog også blive opdateret. Klik på Administrer dom ænesprog for at foretage ændringer på dit domæne. Få mere at vide om HubSpots sprogtilbud.

Bemærk: Kundeportaler på flere sprog understøttes ikke på nuværende tidspunkt.

Opsæt login og godkendelse

Dine kunder skal logge ind for at få adgang til deres kundeportal. Du kan enten kræve medlemsregistrering for at få adgang til portalen eller give adgang ved hjælp af single sign-on (SSO).

Kræv medlemsregistrering

Når du kræver medlemsregistrering, kan du enten give kunderne mulighed for at oprette deres eget login eller tildele adgang til specifikke adgangsgrupper.

• For at give adgang til en bestemt liste af kontakter:
  
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
  • I afsnittet Adgangskontrol skal du vælge indstillingen Medlemskab af adgangsgruppe påkrævet og derefter klikke på rullemenuen og vælge de adgangsgrupper, du vil give adgang til.

En simpel registreringsmail sendes til listen over kontakter. Se, hvordan du tilpasser registreringsmailen.

• For at give brugerne mulighed for at oprette deres eget login:
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
  • Vælg indstillingen Self-registration required. Dette giver alle mulighed for at registrere sig og oprette deres eget login til kundeportalen.

Opsæt sider med privat indholdssystem

Du kan vælge og redigere de systemsider, som dine kunder skal bruge, når de får adgang til deres portal, herunder de sider, hvor de kan registrere sig, logge ind og logge ud. Du kan også konfigurere en side med adgangsnægtelse og sider til nulstilling af adgangskode.

Sådan opsætter du systemsiderne til din kundeportal:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Indhold > Privat indhold i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Sider .
• Under hver type systemside skal du klikke på rullemenuen og vælge en skabelon.
• Når du har valgt en skabelon, kan du redigere eller forhåndsvise den ved at klikke på Handlinger og derefter vælge den tilsvarende mulighed.

Giv adgang ved hjælp af single sign-on (SSO)

SSO giver dine kunder mulighed for at bruge et enkelt sæt loginoplysninger i din eksterne app og kundeportal.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• I afsnittet HubSpot-godkendelse skal du klikke på Skift til Single-sign on (SSO). Din it-administrator kan oprette en HubSpot-applikation på din identitetsudbyderkonto, f.eks. Google eller Okta, og give dine kunder adgang der. SAML- og JWT-baserede applikationer understøttes til kundeportalen. Få mere at vide om opsætning af SSO.
• Når SSO er konfigureret, kan du vælge at give alle SSO-brugere adgang til kundeportalen eller give adgang til en bestemt liste af kontakter:
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.

• • I afsnittet Control audience access skal du vælge enten Allow all SSO users eller Give specific SSO users access with lists.

Tilpas sprog for samtykke til behandling (valgfrit)

Hvis du giver kunderne mulighed for selv at registrere sig for at få adgang til deres kundeportal, bør du konfigurere din samtykkeerklæring, så de ved, hvordan du vil bruge deres data.

Bemærk: Selvom disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste ressource til at give dig råd om overholdelse af reglerne i din specifikke situation.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• Klik på Administrer samtykke til behandling i afsnittet om samtykke til behandling i kundeportalen .
• Du kommer til indstillingerne for privat indhold . Klik på rullemenuen Choose a domain to edit, og vælg det domæne, hvor din kundeportal er hostet.
• I afsnittet Samtykke til at behandle data skal du klikke på Rediger indhold med eksplicit samtykke.
• I panelet Meddelelse og samtykke skal du opdatere teksten for samtykke til behandling eller etiketten for afkrydsningsfeltet for samtykke til behandling og derefter klikke på Gem. Du kan også linke til dit juridiske teams eksterne ressourcer fra meddelelses- og samtykketeksten, hvis det er relevant.

Dette vil kun opdatere teksten om samtykke til behandling for din kundeportal. Se, hvordan du indstiller standardmeddelelse og samtykketekst for andre HubSpot-værktøjer.

Opsæt billetfiltre og administrer adgang

Ved hjælp af filtre kan du tilpasse, hvilke billetter der vises i kundeportalen. Kun de billetter, der opfylder de filterkriterier, der er valgt her, vises i kundeportalen. Hvis du f.eks. kun vil have vist de sager, der er oprettet i din supportpipeline, kan du opsætte en filtreringsregel, der kun inkluderer sager i en bestemt pipeline.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• Klik på Configure ticket properties.
• I højre panel skal du vælge en billetegenskab at filtrere efter og derefter vælge en mulighed for filterkriterierne.
• Klik på Gem.

For at kontrollere, hvilke samtaler der vises i kundeportalen, skal du bruge kortetSamtaler i billetpostens højre sidepanel. Hvis der er knyttet flere samtaletråde til en sag, er det kun den oprindelige tråd, der vises i kundeportalen.

Det anbefales, at du og dit team bruger noter og kommentarer til at kommunikere internt om dine sager eller opsætter filtreringsregler for at filtrere al intern kommunikation fra kundeportalen.

Du kan også vælge, hvilke sager en kontaktperson skal have adgang til i kundeportalen:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• Vælg en mulighed i afsnittet Ticket Permissions :
  • Tillad dine kunder kun at se billetter, som deres kontaktperson er tilknyttet: Når en kontaktperson logger ind på kundeportalen, vises kun de billetter, der er tilknyttet kontaktpersonens post.
  • Tillad dine kunder at se alle billetter, som deres virksomhed er tilknyttet: Når en kontaktperson logger ind på kundeportalen, vises alle billetter, der er tilknyttet deres primære virksomhedsoptegnelse, ud over de billetter, der er tilknyttet deres kontaktoptegnelse.
• Klik på Gem.

Hvis du vælger Tillad din kunde at se alle billetter, som deres virksomhed er tilknyttet, kan dine kunder skifte mellem deres egne billetter og deres virksomheds billetter. Når kunden logger ind på sin kundeportal, kan de klikke på rullemenuen Vis øverst til højre i visningen Billetter og derefter vælge en mulighed:

• Organisationens billetter: alle billetter, der er tilknyttet kundens virksomhed, vises.
• Ejet af mig: Kun billetter, der er knyttet til kundens kontaktperson, vises.

Vælg en standardindbakke

Du kan vælge en standardindbakke for billetter i kundeportalen, som ikke er knyttet til en samtale i indbakken. Hvis en kunde f.eks. ringer til din supporttelefon, og en medarbejder opretter en sag for kunden, vil sagen blive vist i kundens portal, men den vil ikke være knyttet til en tråd i indbakken. Når kunden logger ind på sin kundeportal, kan han eller hun svare på sagen, og svaret vil blive vist i den indbakke, du vælger her.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• I afsnittet Standardindbakke skal du klikke på rullemenuen og vælge en indbakke eller helpdesk.

Tilpas billetskabeloner og branding

Når en kunde logger ind på sin kundeportal, kan de se en liste over deres billetter på listesiden og derefter klikke ind på de enkelte billetter for at se den tilknyttede samtale. Du kan se en forhåndsvisning af skabelonerne for billetlisten og detaljesiden, gennemgå dine brandingindstillinger eller tilføje en supportformular til din portal, så besøgende kan indsende en ny billet.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• Klik på fanen Skabelon .
• Klik på Rediger ved siden af den skabelon, du vil gennemgå.

• I temafremviseren kan du bruge stylingindstillingerne til at sikre, at din kundeportals udseende er i overensstemmelse med resten af din hjemmeside. Få mere at vide om redigering af temastilindstillinger.

Bemærk: Hvis du foretager ændringer i temastilene, vil disse ændringer gælde for billetlisten, billetdetaljerne og siden med billetformularen.

• Kundeportalen arver det favicon og de farver, du vælger i din kontos brandingindstillinger. Du kan ændre standardlogoet i din vidensbaseskabelon eller ved at oprette brugerdefinerede medlemsskabeloner. I øjeblikket er der ingen yderligere tilpasningsmuligheder for kundeportalen.
• Hvis du vil vælge den navigationsmenu, der skal vises i din kundeportal, skal du klikke på Tilpas din kundeportals navigationsmenu. Klik på rullemenuen Menu i højre panel, og vælg en navigationsmenu, eller læs, hvordan du opretter en ny menu.

• Du kan også give kunderne adgang til kundeportalen fra din vidensbaseskabelon.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Videngrundlag.
  • Klik på Tilpas skabelon øverst til højre.
  • Klik på Navigationslinje i venstre panel på fanen Indhold .
  • Klik for at slå linket Vis kundeportal TIL.

Når en kunde er på vidensbasen, vises hyperlinket Gå til [kundeportalens navn] øverst til højre.

Tilføj en supportformular til din kundeportal

Du kan tilføje en supportformular til din kundeportal, så når en besøgende er logget ind, kan de indsende en ny supportanmodning fra deres kundeportal.

• Klik på fanen Skabelon i indstillingerne for din kundeportal .
• I afsnittet Forbind en supportformular skal du markere afkrydsningsfeltet Forbind en supportformular.
• Indtast formularens menutekst. Den vil blive vist som link i kundeportalens navigationsmenu.
• Indtast formularens overskriftstekst. Den vil blive vist øverst i formularen.
• Klik på dropdown-menuen Formularer for at vælge en formular.
• Klik på Gem nederst til venstre.

Du skal vælge en formular, der indeholder billetegenskaber, og som er forbundet med samtalernes indbakke eller helpdesk. For at tilføje billetegenskaber til din formular kan du enten oprette en formular ved hjælp af supportformularskabelonen eller slå billetegenskaber til i formularbyggeren. Sådan aktiveres billetegenskaber for en formular:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Marketing > Formularer.
• Hold musen over formularen, og klik på Rediger.
• I det venstre panel i formulareditoren skal du klikke for at slå billetegenskaber til.

• Hvis du har flere indbakker, skal du i dialogboksen klikke på rullemenuen og vælge en indbakke og derefter klikke på Gem.

Der oprettes en billet for hver formularindsendelse, som vises i kundens egen kundeportal i tillæg til din indbakke for samtaler.

Slå en kundeportal til

Når du har gennemført opsætningstrinnene, kan du slå din kundeportal til ved at klikke på ON.

Alle beskeder, der sendes fra kundeportalen til dit team, vises i samtalernes indbakke og som et e-mail-engagement på postens tidslinje.

Giv kontakter adgang til kundeportalen

For at få adgang til kundeportalen kan du enten dele linket til portalen med dine kunder, eller de kan få adgang til portalen via vidensbasen. Sådan ser du din kundeportal:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Indhold > Kundeportal.
• Klik på Vis kundeportal øverst til højre.

Afhængigt af den login- og godkendelsesmetode, du har valgt, skal en kunde muligvis konfigurere sine loginoplysninger, før han eller hun kan få adgang til sin kundeportal.

• Hvis kunderne kan registrere sig selv, vises der et link til Registrer dig her under felterne til loginoplysninger.

• Hvis det kun er en bestemt liste af kontakter, der har adgang, sendes der en e-mail til dem, så de kan konfigurere deres login.

Bemærk: Hvis du er logget ind på din HubSpot-konto, når du besøger kundeportalen, behøver du ikke at logge ind for at se billedsiden.

Når dine besøgende logger ind på deres kundeportal, kan de se alle deres åbne og lukkede billetter på billedsiden og filtrere og søge efter eksisterende billetter.

Følgende billetegenskaber er som standard synlige i kundeportalen:

• ID
• Emne
• Dato for oprettelse
• Dato for sidste aktivitet
• Status

Som standard vises en billets status kun som Åben eller Lukket. Du kan opdatere dine kundeportalindstillinger for at gøre det fulde navn på en billets status synligt:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Indhold > Kundeportal i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Skabelon .
• Under Ticket Status skal du vælge Show customized stages within the customer portal.

• Klik på Gem.
• Den detaljerede status vises nu for hver enkelt billet og inkluderer eventuelle tilpassede billetstatusser, som du har konfigureret.

  • For at se flere sagsoplysninger og de tilknyttede samtaler kan din kunde klikke på navnet på en sag for at åbne siden med sagsoplysninger.

  • Kunden kan svare på alle åbne sager ved at skrive en besked i tekstfeltet og inkludere flere vedhæftede filer i sit svar.

Bemærk: Hvis der er knyttet flere samtaletråde til en billet, vises kun den ældste tråd i kundeportalen.

Hvis kunden har brug for at oprette en ny sag, kan de klikke på Opret en supportsag. Det fører dem til den formular, du har oprettet, så de kan indsende et nyt problem.

For at logge ud af deres portal kan kunden klikke på Log ud øverst til højre. For automatisk at logge kunder ud efter en periode med inaktivitet kan du indstille timeouts for inaktive sessioner.