Utworzenie portalu dla klientów

Daj klientom kontrolę nad ich komunikacją z Twoją firmą za pomocą portalu klienta. Portal klienta to dom za loginem, w którym klienci mogą przeglądać, otwierać i odpowiadać na swoje zgłoszenia pomocy technicznej. Zazwyczaj klienci mają dostęp do portalu klienta poprzez bazę wiedzy, ale możesz również udostępnić link do portalu bezpośrednio swoim klientom.

W portalu klienta pojawią siętylko rozmowy powiązane ze zgłoszeniem; obejmuje to wiadomości wysłane na czacie, w komunikatorze Facebook Messenger, przez formularz lub przez połączony kanał e-mail zespołu. Wiadomości e-mail wysłane na lub z adresu e-mail, który nie jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów, nie pojawią się w portalu klienta.

Uwaga: musisz mieć dostęp doustawień portalu klienta, aby skonfigurować portal klienta.

Skonfiguruj portal klienta

Przed włączeniem portalu klienta należy podłączyć domenę, skonfigurować metodę logowania i uwierzytelniania oraz dostosować język zgody na przetwarzanie. Możesz również zarządzać marką portalu klienta, wyświetlić podgląd szablonów listy biletów i strony szczegółów biletu oraz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Serwis > Portal klienta.
• Wprowadź tytuł strony. Jest to tytuł, który będzie wyświetlany na karcie przeglądarki, gdy klienci są zalogowani w portalu klienta.

Podłącz domenę

Uwaga: nie można używać domyślnej domeny hs-sites do hostowania portalu klienta.

Portal klienta pojawi się w głównym języku ustawionym dla Twojej domeny. Jeśli zmienisz język domeny w ustawieniach Domeny i adresy URL , język portalu klienta również zostanie zaktualizowany. Kliknij opcję Zarządzaj językiem dom eny,aby wprowadzić zmiany w swojej domenie. Dowiedz się więcej o ofercie językowej firmy HubSpot.

Uwaga: Portale klienta w wielu językach nie są obecnie obsługiwane .

Skonfiguruj logowanie i uwierzytelnianie

Twoi klienci muszą się zalogować, aby uzyskać dostęp do swojego portalu klienta. Możesz wymagać rejestracji członka, aby uzyskać dostęp do portalu lub zapewnić dostęp za pomocą pojedynczego logowania (SSO).

Wymagaj rejestracji członka

• Aby zezwolić użytkownikom na utworzenie własnego loginu, przejdź do ustawień treści prywatnych:
  • W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
  • W menu lewego paska bocznego przejdź do Strona internetowa > Zawartość prywatna.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której hostowany jest Twój portal klienta.

• • Zaznacz pole wyboru Zezwalaj na samodzielną rejestrację . Pozwoli to każdemu zarejestrować się i stworzyć własny login do portalu klienta.

• Jeśli chcesz dać dostęp tylko do określonej listy kontaktów, wróć do ustawień portalu klienta :
  • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
  • W sekcjiDostęp do portalu klienta zaznacz opcję Daj określonym kontaktom dostęp z listami , a następnie kliknij menu rozwijane i wybierz listy , do których chcesz dać dostęp.

Do listy kontaktów zostanie wysłany prosty e-mail rejestracyjny. Dowiedz się, jak dostosować e-mail rejestracyjny.

Skonfiguruj prywatne strony systemu treści

Możesz wybrać i edytować strony systemu, z których klienci będą korzystać podczas uzyskiwania dostępu do swojego portalu, w tym strony, na których mogą się zarejestrować, zalogować i wylogować. Możesz także skonfigurować stronę odmowy dostępu i strony resetowania hasła.

Aby skonfigurować strony systemowe portalu klienta:

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do pozycji Witryna > Zawartość prywatna.
• Kliknij kartę Szablony .
• Pod każdym typem strony systemowej kliknij menu rozwijane i wybierz nowy szablon.
• Po wybraniu szablonu można go edytować lub wyświetlić jego podgląd, klikając Akcje, a następnie wybierając odpowiednią opcję.

Zapewnienie dostępu przy użyciu funkcji jednokrotnego logowania (SSO)

SSO umożliwia Twoim klientom korzystanie z jednego zestawu poświadczeń logowania w aplikacji zewnętrznej i portalu klienta.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Website > Private Content.
• W sekcji Single Sign-on (SSO) kliknąć Set up SSO. Administrator IT może skonfigurować aplikację HubSpot na koncie dostawcy tożsamości, takiego jak Google lub Okta, i tam zapewnić dostęp swoim klientom. Aplikacje oparte na SAML i JWT są obsługiwane dla portalu klienta. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu SSO.
• Po skonfigurowaniu SSO możesz zezwolić wszystkim użytkownikom SSO na dostęp do portalu klienta lub udzielić dostępu określonej liście kontaktów:
  • W menu lewego paska bocznego przejdź do Website > Customer Portal.
  • W sekcji Kontrola dostępu publiczności wybierz opcję Zezwalaj wszystkim użytkownikom SSO lub Daj określonym użytkownikom SSO dostęp z listami.

Dostosuj język zgody na przetwarzanie (opcjonalnie)

Jeśli pozwalasz klientom na samodzielną rejestrację w celu uzyskania dostępu do portalu klienta, powinieneś skonfigurować powiadomienie o zgodzie, aby poinformować ich, w jaki sposób będziesz wykorzystywać ich dane.

Uwaga: podczas gdy te funkcje działają w HubSpot, Twój zespół prawny jest najlepszym zasobem, który może udzielić Ci porady dotyczącej zgodności z przepisami w Twojej konkretnej sytuacji .

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W ustawieniach Portalu klienta kliknij opcję Zarządzaj zgodą na przetwarzanie.
• Zostaniesz przeniesiony do ustawień treści prywatnych . Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której znajduje się portal klienta.
• W sekcji Zgoda na przetwarzanie danych kliknij opcję Edytuj zawartość wyraźnej zgody.
• W panelu Powiadomienia i zgody zaktualizuj tekst zgody na przetwarzanie lub etykietę pola wyboru zgody na przetwarzanie, a następnie kliknij przycisk Zapisz. W razie potrzeby możesz również zamieścić link do zewnętrznych zasobów swojego zespołu prawnego z tekstu Powiadomienia i zgody .

Spowoduje to aktualizację tekstu zgody na przetwarzanie tylko dla portalu klienta. Dowiedz się, jak ustawić domyślny tekst powiadomienia i zgody dla innych narzędzi HubSpot.

Skonfiguruj filtry zgłoszeń i zarządzaj dostępem

Korzystając z filtrów, można dostosować, które bilety pojawiają się w portalu klienta. W portalu klienta pojawią się tylko bilety spełniające wybrane tutaj kryteria filtrowania. Na przykład, jeśli chcesz, aby wyświetlane były tylko bilety utworzone w potoku pomocy technicznej, możesz skonfigurować regułę filtrowania, aby uwzględnić tylko bilety w określonym potoku.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Kliknij przycisk Konfiguruj właściwości biletów.
• W prawym panelu wybierz właściwość bile tu do filtrowania według, a następnie wybierz opcję dla kryteriów filtrowania.
• Kliknąć Zapisz.

Należy pamiętać, że gdy kontakt jest powiązany ze zgłoszeniem, wszystkie rozmowy powiązane z tym zgłoszeniem pojawią się w portalu klienta, nawet jeśli ten kontakt nie był bezpośrednim odbiorcą wątku. Aby sprawdzić, które rozmowy pojawią się w portalu klienta, użyj kartyRozm owy na prawym pasku bocznym rekordu zgłoszenia. Zaleca się używanie notatek i komentarzy do wewnętrznej komunikacji na biletach lub ustawienie reguł filtrowania, aby odfiltrować wszelką wewnętrzną komunikację z portalu klienta.

Możesz także wybrać bilety, do których dany kontakt ma dostęp w portalu klienta:

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W sekcji Ticket Permissions wybierz opcję:
  • Allow your customers to view only tickets that their contact is associated with: kiedy kontakt zaloguje się do portalu klienta, pojawią się tylko bilety, które są powiązane z jego rekordem kontaktu.
  • Zezwalaj klientom na wyświetlanie wszystkich biletów, z którymi związana jest ich firma: gdy kontakt zaloguje się doportalu klienta, oprócz biletów związanych z rekordem kontaktu będą wyświetlane wszystkie bilety powiązane z rekordem głównej firmy.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli wybierzesz opcję Zezwalaj klientowi na wyświetlanie wszystkich biletów, z którymi związana jest jego firma, klienci będą mogli używać menu rozwijanego Widok w portalu klienta, aby przełączać się między swoimi biletami a biletami firmy.

Wybierz domyślną skrzynkę odbiorczą

Możesz wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą dla biletów w portalu klienta, które nie są powiązane z rozmową w skrzynce odbiorczej. Na przykład, jeśli klient zadzwoni na linię pomocy technicznej, a przedstawiciel utworzy dla niego zgłoszenie, pojawi się ono w portalu klienta, ale nie będzie powiązane z wątkiem w skrzynce odbiorczej. Kiedy klient zaloguje się do swojego portalu klienta, może odpowiedzieć na zgłoszenie, a jego odpowiedź pojawi się w skrzynce odbiorczej, którą tutaj wybierzesz.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W sekcji Default Inbox kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą.

Dostosowywanie szablonów biletów i brandingu

Gdy klient zaloguje się do swojego portalu klienta, może wyświetlić listę swoich zgłoszeń na stronie z listą, a następnie kliknąć w poszczególne zgłoszenia, aby wyświetlić powiązaną z nimi konwersację. Możesz podejrzeć szablony strony z listą i szczegółami zgłoszeń, przejrzeć ustawienia marki lub dodać do portalu formularz pomocy technicznej, aby odwiedzający mogli wysłać nowe zgłoszenie.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Kliknij kartę Szablon .
• Obok szablonu, który chcesz przejrzeć, kliknij przycisk Edytuj.

• W podglądzie motywu użyj opcji stylizacji, aby wygląd portalu klienta był spójny z resztą witryny. Dowiedz się więcej o edycji ustawień stylu motywu.

Uwaga: jeśli dokonasz zmian w stylach motywu, zmiany te będą dotyczyć strony z listą biletów, szczegółami biletu i formularzem biletu.

• Portal klienta dziedziczy favicon i kolory, które wybierzesz w ustawieniach brandingu swojego konta. Możesz zmienić domyślne logo w szablonie bazy wiedzy lub tworząc niestandardowe szablony członkostwa. Obecnie nie ma dodatkowych opcji dostosowywania portalu klienta.
• Aby wybrać menu nawigacyjne, które pojawi się w portalu klienta, kliknij opcję Dostosuj menu nawigacyjne portalu klienta. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Menu i wybierz menu nawigacyjne lub dowiedz się, jak utworzyć nowe menu.

• Możesz również dać klientom dostęp do portalu klienta z szablonu bazy wiedzy.
  • W koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Baza wiedzy.
  • W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dostosuj szablon.
  • W lewym panelu, na karcie Zawartość , kliknij pasek nawigacyjny.
  • Kliknij, aby włączyć łącze Pokaż portal klienta .

Gdy klient znajduje się w bazie wiedzy, w prawym górnym rogu pojawi się hiperłącze Przejdź do [nazwa portalu klienta].

Dodaj formularz pomocy technicznej do portalu klienta

Możesz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta, aby po zalogowaniu odwiedzający mógł wysłać nowe zgłoszenie do pomocy technicznej z portalu klienta. W menu nawigacyjnym portalu klienta pojawi się łącze File a Support Ticket.

• W ustawieniach portalu klienta kliknij kartę Szablony .
• W sekcji Podłącz formularz pomocy technicznej kliknij menu rozwijane Formularze i wybierz formularz.

Musisz wybrać formularz, który zawiera właściwości biletów i jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów. Aby dodać właściwości biletu do formularza, możesz utworzyć formularz przy użyciu szablonu formularza pomocy technicznej lub włączyć właściwości biletu w konstruktorze formularzy. Aby włączyć właściwości biletu dla formularza:

• W koncie HubSpot przejdź do Marketing > Przechwytywanie leadów > Formularze.
• Najedź na formularz i kliknij przycisk Edytuj.
• W lewym panelu edytora formularzy kliknij, aby włączyć przełącznik Właściwości biletu .

• Jeśli masz wiele skrzynek odbiorczych, w oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Dla każdego przesłania formularza zostanie utworzony bilet, który pojawi się w portalu klienta oprócz Twojej skrzynki konwersacyjnej.

Włączanie portalu klienta

Po zakończeniu kroków konfiguracyjnych możesz włączyć portal klienta, klikając, aby włączyć przełącznik .

Wszelkie wiadomości wysłane z portalu klienta do Twojego zespołu pojawią się w skrzynce odbiorczej rozmów i pojawią się jako email engagement na osi czasu rekordu.

Daj kontaktom dostęp do portalu klienta

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, możesz udostępnić link do portalu swoim klientom lub mogą oni uzyskać dostęp do portalu za pośrednictwem bazy wiedzy. Aby wyświetlić portal klienta:

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Wyświetl portal klienta.

W zależności od wybranej metody logowania i uwierzytelniania, zanim klient będzie mógł uzyskać dostęp do swojego portalu klienta, może być konieczne skonfigurowanie jego poświadczeń logowania.

• Jeśli klienci mają możliwość samodzielnej rejestracji, poniżej pól poświadczeń logowania pojawi się łącze Zarejestruj się tutaj .

• Jeśli tylko określona lista kontaktów ma dostęp, zostanie do nich wysłana wiadomość e-mail, aby mogli skonfigurować swój login.

Uwaga: jeśli podczas wizyty w portalu klientaużytkownik jest zalogowany na swoim koncie HubSpot , nie będzie musiał się logować, aby wyświetlić stronę z listą biletów.

Gdy odwiedzający zalogują się w portalu klienta, mogą przeglądać wszystkie swoje otwarte i zamknięte bilety na stronie z listą biletów oraz filtrować i wyszukiwać istniejące bilety.

Następujące właściwości biletów są domyślnie widoczne w portalu klienta:

• ID
• Temat
• Data utworzenia
• Data ostatniej aktywności
• Status

Domyślnie status biletu będzie wyświetlany tylko jako Otwarty lub Zamknięty. Aby pełna nazwa statusu zgłoszenia była widoczna, możesz zaktualizować ustawienia portalu klienta:

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Strona internetowa > Portal klienta.
• Kliknij kartę Szablon .
• W sekcji Stan biletu zaznacz przycisk radiowy Pokaż niestandardowe etapy w ramach portalu klienta .

• Kliknij przycisk Zapisz.
• Szczegółowy status będzie teraz wyświetlany dla każdego zgłoszenia i będzie zawierał wszystkie niestandardowe statusy zgłoszeń, które zostały skonfigurowane.

Aby zobaczyć więcej szczegółów zgłoszenia i związanych z nim rozmów, klient może kliknąć nazwę zgłoszenia,aby otworzyć stronę ze szczegółami zgłoszenia.Klient może odpowiedzieć na każdy otwarty bilet, wpisując wiadomość wpolu tekstowym i dołączając załącznik do pliku wswojej odpowiedzi.

Uwaga: jeśli wiele wątków konwersacji jest powiązanych z danym zgłoszeniem, tylko najnowszy wątek pojawi się w portalu klienta.

Jeśli klient chce złożyć nowy wniosek, może kliknąć przycisk Złóż wniosek o pomoc techniczną. Spowoduje to przeniesienie go do formularza zgłoszenia, który został utworzony, aby mógł zgłosić nową sprawę.

Aby wylogować się z portalu, klient może kliknąć Wyloguj się wprawym górnym rogu.Aby automatycznie wylogować klienta po pewnym okresie bezczynności, możesz ustawić czas bezczynności sesji.