Konfiguracja portalu klienta

Daj klientom kontrolę nad ich komunikacją z Twoją firmą za pomocą portalu klienta. Portal klienta to dom za loginem, w którym klienci mogą przeglądać, otwierać i odpowiadać na swoje zgłoszenia do pomocy technicznej. Zazwyczaj klienci mogą uzyskać dostęp do portalu klienta za pośrednictwem bazy wiedzy, ale można również udostępnić link do portalu bezpośrednio klientom.

Tylko rozmowy powiązane ze zgłoszeniem pojawią się w portalu klienta; obejmuje to wiadomości wysłane na czat, Facebook Messenger, Przesyłanie formularza lub kanały e-mail zespołu połączone ze skrzynką odbiorczą rozmów lub centrum pomocy. Wiadomości e-mail wysłane na lub z adresu e-mail, który nie jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów lub centrum pomocy, nie pojawią się w portalu klienta.

Uwaga: aby skonfigurować portal klienta, musisz mieć dostęp doustawień portalu klienta.

Konfiguracja portalu klienta

Przed włączeniem portalu klienta należy podłączyć domenę, skonfigurować metodę logowania i uwierzytelniania oraz dostosować język zgody na przetwarzanie. Możesz także zarządzać brandingiem portalu klienta, wyświetlić podgląd strony z listingiem i szczegółami zgłoszenia oraz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Wprowadź tytuł strony. Jest to tytuł, który będzie wyświetlany na karcie przeglądarki, gdy klienci będą zalogowani do portalu klienta.
• Domyślnie etykieta Zgłoszenia będzie wyświetlana na stronie głównej zgłoszeń w portalu klienta. Aby zmienić tę etykietę w celu lepszego dostosowania do terminologii biznesowej, wprowadź nową nazwę wyświetlaną dla zgłoszeń. Etykietę można na przykład zmienić na Zamówienia, Sprawy lub Wnioski. Dowiedz się, jak zaktualizować tekst nagłówka formularza, aby odzwierciedlał nową etykietę.

Podłączenie domeny

Slug adresu URL można edytować w ustawieniach portalu klienta. Jeśli nie masz jeszcze skonfigurowanej domeny dla swojej bazy wiedzy, możesz ją podłączyć w ustawieniach portalu klienta :

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Na karcie Ogólne w sekcji Adres URL portalu klienta kliknij opcję Podłącz domenę portalu klienta.
• Kliknij Połącz domenę, a następnie obserwuj instrukcje, aby połączyć domenę podstawową z HubSpot.

Uwaga: nie można używać domyślnej domeny hs-sites do hostowania portalu klienta.

Portal klienta będzie wyświetlany w języku podstawowym ustawionym dla domeny. Jeśli zmienisz język domeny w ustawieniach Domeny i adresy URL , język portalu klienta również zostanie zaktualizowany. Kliknij Zarządzaj językiem domeny , aby wprowadzić zmiany w swojej domenie. Dowiedz się więcej o ofercie językowej HubSpot.

Uwaga: wielojęzyczne portale klienta nie są obecnie obsługiwane.

Konfiguracja logowania i uwierzytelniania

Twoi klienci muszą się zalogować, aby uzyskać dostęp do portalu klienta. Możesz wymagać rejestracji członków, aby uzyskać dostęp do portalu lub zapewnić dostęp za pomocą logowania jednokrotnego (SSO).

Wymóg rejestracji członków

Wymagając rejestracji członków, można zezwolić klientom na utworzenie własnego loginu lub przypisać dostęp do określonych grup dostępu.

• Udzielanie dostępu do określonej listy kontaktów:
  
  • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
  • Wsekcji Kontrola dostępu zaznacz opcję Wymagane członkostwo w grupie dostępu , a następnie kliknij menu rozwijane i wybierz grupy dostępu , którym chcesz nadać dostęp.

Prosta wiadomość e-mail dotycząca rejestracji zostanie wysłana do listy kontaktów. Dowiedz się, jak dostosować wiadomość e-mail dotyczącą rejestracji.

• Aby umożliwić użytkownikom tworzenie własnych loginów:
  • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
  • Wybierz opcję Wymagana samodzielna rejestracja . Umożliwi to każdemu zarejestrowanie się i utworzenie własnego loginu do portalu klienta.

Konfiguracja prywatnych stron systemu treści

Można wybrać i edytować strony systemu, z których klienci będą korzystać podczas uzyskiwania dostępu do portalu, w tym strony, na których mogą się zarejestrować, zalogować i wylogować. Można również skonfigurować stronę odmowy dostępu i strony resetowania hasła.

Aby skonfigurować strony systemu portalu klienta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Treść > Treść prywatna.
• Kliknij kartę Strony .
• Pod każdym typem strony systemowej kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
• Po wybraniu szablonu można go edytować lub wyświetlić jego podgląd, klikając opcję Akcje, a następnie wybierając odpowiednią opcję.

Zapewnienie dostępu przy użyciu jednokrotnego logowania (SSO)

SSO umożliwia klientom korzystanie z jednego zestawu poświadczeń logowania w zewnętrznej aplikacji i portalu klienta.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W sekcji HubSpot Authentication kliknij Change to Single-sign on (SSO). Administrator IT może skonfigurować aplikację HubSpot na koncie dostawcy tożsamości, takiego jak Google lub Okta, i zapewnić tam dostęp klientom. Aplikacje oparte na SAML i JWT są obsługiwane dla portalu klienta. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu SSO.
• Po skonfigurowaniu SSO możesz zezwolić wszystkim użytkownikom SSO na dostęp do portalu klienta lub udzielić dostępu do określonej listy dozwolonych kontaktów:
  • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.

• • W sekcji Kontroler dostępu odbiorców wybierz opcję Zezwól wszystkim użytkownikom SSO lub Daj określonym użytkownikom SSO dostęp za pomocą list.

Dostosuj język zgody na przetwarzanie (opcjonalnie)

Jeśli umożliwiasz klientom samodzielną rejestrację w celu uzyskania dostępu do portalu klienta, powinieneś skonfigurować powiadomienie o zgodzie, aby poinformować ich, w jaki sposób będziesz wykorzystywać ich dane.

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W sekcji Zgoda na przetwarzanie w Portalu klienta kliknij opcję Zarządzaj zgodą na przetwarzanie.
• Zostaniesz przeniesiony do ustawień Treści prywatnych . Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której hostowany jest portal klienta.
• W sekcji Zgoda na przetwarzanie danych kliknij Edytuj treść wyraźnej zgody.
• W panelu Powiadomienia i zgody zaktualizuj tekst zgody na przetwarzanie danych lub etykiety pola wyboru zgody na przetwarzanie danych, a następnie kliknij przycisk Zapisz. W tekście Powiadomienia i zgody można również umieścić odnośnik do zewnętrznych zasobów zespołu prawnego, jeśli ma to zastosowanie.

Spowoduje to jedynie aktualizację tekstu zgody na przetwarzanie dla portalu klienta. Dowiedz się, jak ustawić domyślny tekst powiadomienia i zgody dla innych narzędzi HubSpot.

Konfiguracja filtrów zgłoszeń i zarządzanie dostępem

Za pomocą filtrów można dostosować, które zgłoszenia pojawią się w portalu klienta. Tylko zgłoszenia spełniające wybrane kryteria filtrowania pojawią się w portalu klienta. Na przykład, jeśli chcesz, aby wyświetlane były tylko zgłoszenia utworzone w procesie przetwarzania zgłoszeń, możesz skonfigurować regułę filtrowania, aby uwzględnić tylko zgłoszenia w określonym procesie.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Kliknij opcję Skonfiguruj właściwości zgłoszenia.
• W prawym panelu wybierz Właściwości zgłoszenia do filtrowania, a następnie wybierz opcję dla kryteriów filtrowania.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Aby sprawdzić, które rozmowy pojawią się w portalu klienta, użyj kartyRozmowy w prawym pasku bocznym rekordu zgłoszenia. Jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków rozmów, tylko oryginalny wątek pojawi się w portalu klienta.

Zaleca się, aby ty i twój zespół używali notatek i komentarzy do wewnętrznej komunikacji w sprawie zgłoszeń lub skonfigurowali reguły filtrowania, aby odfiltrować wszelką wewnętrzną komunikację z portalu klienta.

Można również wybrać, do których zgłoszeń kontakt ma dostęp w portalu klienta:

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W sekcji Uprawnienia do zgłoszeń wybierz opcję:
  • Zezwalajklientom na wyświetlanie tylko zgłoszeń, z którymi powiązany jest ichkontakt: gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, wyświetlone zostaną tylko zgłoszenia powiązane z jego rekordem kontaktu.
  • Zezwalajklientom na wyświetlanie wszystkich zgłoszeń, z którymi powiązana jest ichfirma : gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, oprócz zgłoszeń powiązanych z jego rekordem kontaktu pojawią się wszystkie zgłoszenia powiązane z jego głównym rekordem firmy.
• Kliknij przycisk Zapisz.

W przypadku wybrania opcji Zezwalaj klientowi na wyświetlanie zgłoszeń, z którymi powiązana jest jego firma, klienci mogą przełączać się między swoimi zgłoszeniami a zgłoszeniami swojej firmy. Gdy klient zaloguje się do portalu klienta, może kliknąć menu rozwijane Widok w prawym górnym rogu widoku Zgłoszenia, a następnie wybrać opcję:

• Zgłoszenia należące do organizacji: wyświetlone zostaną wszystkie zgłoszenia powiązane z firmą klienta.
• Należące do mnie: wyświetlone zostaną tylko zgłoszenia powiązane z kontaktem klienta.

• W sekcji Zgłoszenie Actions skonfiguruj ustawienia, aby umożliwić klientom odpowiadanie na zamknięte zgłoszenia lub finalizację zgłoszeń za pośrednictwem portalu.
  • Aby umożliwić klientom odpowiadanie na istniejący wątek dotyczący zamkniętego zgłoszenia, zaznacz pole wyboru Zezwalaj klientom na odpowiadanie na zamknięte zgłoszenia .
  • Aby umożliwić klientom zamykanie zgłoszeń bezpośrednio z portalu, zaznacz pole wyboru Zezwalaj klientom na zamykanie zgłoszeń z portalu.
    • Kliknij menu rozwijane Etap zgłoszenia, aby przypisać etap zamknięcia dla każdego procesu przetwarzania zgłoszeń.
    • Jeśli proces ma tylko jeden etap finalizacji, zostanie on wybrany domyślnie.
      
      

Wybierzdomyślną skrzynkę odbiorczą

Możesz wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą dla zgłoszeń w portalu klienta, które nie są powiązane z konwersacją w skrzynce odbiorczej. Na przykład, jeśli klient połączy się z linią telefoniczną wsparcia, a przedstawiciel utworzy zgłoszenie dla klienta, zgłoszenie pojawi się w portalu klienta, ale nie zostanie powiązane z wątkiem w skrzynce odbiorczej. Gdy klient zaloguje się do portalu klienta, może odpowiedzieć na zgłoszenie, a jego odpowiedź pojawi się w skrzynce odbiorczej, którą wybierzesz tutaj.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W sekcji Domyślna skrzynka odbiorcza kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbior czą lub centrum pomocy.

Szablony zgłoszeń i branding można dostosować do własnych potrzeb

Gdy klient zaloguje się do portalu klienta, może wyświetlić listę swoich zgłoszeń na stronie z listingiem, a następnie kliknąć poszczególne zgłoszenia, aby zobaczyć powiązane z nimi rozmowy. Możesz wyświetlić podgląd strony z listingiem i szczegółami zgłoszeń, dokonać oceny ustawień brandingu lub dodać formularz pomocy technicznej do portalu, aby odwiedzający mogli przesłać nowe zgłoszenie.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Kliknij kartę Szablon .
• Obok szablonu, który chcesz poddać ocenie, kliknij Edytuj.

• W podglądzie motywu użyj opcji stylizacji, aby upewnić się, że wygląd portalu klienta jest spójny z resztą witryny internetowej. Dowiedz się więcej o edytowaniu ustawień stylu szablonu.

Uwaga: jeśli wprowadzisz zmiany w stylach motywu, zmiany te będą miały zastosowanie do strony z listingiem biletów, szczegółami biletów i formularzem biletu.

• Portal klienta dziedziczy favicon i kolory wybrane w ustawieniach brandingu konta. Domyślne logo można zmienić w szablonie bazy wiedzy lub tworząc niestandardowe szablony członkostwa. Obecnie nie ma żadnych dodatkowych opcji dostosowywania portalu klienta.
• Aby wybrać menu nawigacyjne, które będzie wyświetlane w portalu klienta, kliknij opcję Dostosuj menu nawigacyjne portalu klienta. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Menu i wybierz menu nawigacji lub dowiedz się, jak utworzyć nowe menu.

• Można również zapewnić klientom dostęp do portalu klienta z poziomu szablonu bazy wiedzy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Baza wiedzy.
  • W prawym górnym rogu kliknij opcję Szablon dostosowany.
  • W lewym panelu na karcie Treść kliknij opcję Pasek nawigacji.
  • Kliknij, aby włączyć łącze Pokaż portal klienta .

Gdy klient znajduje się w bazie wiedzy, w prawym górnym rogu pojawi się hiperłącze Przejdź do [nazwa portalu klienta].

Dodaj formularz pomocy technicznej do portalu klienta

Możesz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta, aby po zalogowaniu odwiedzający mógł przesłać nowe zgłoszenie pomocy technicznej ze swojego portalu klienta.

• W ustawieniach portalu klienta kliknij kartę Szablon .
• W sekcji Connect a Support Form zaznacz pole wyboru Connect a Support Form.
• Wprowadź tekst menu Formularza. Pojawi się on jako link w menu nawigacyjnym portalu klienta.
• Wprowadź tekst nagłówka formularza. Pojawi się on w górnej części formularza.
• Kliknij menu rozwijane Formularze , aby wybrać formularz.
• W lewym dolnym rogu kliknij przycisk Zapisz.

Musisz wybrać formularz, który zawiera właściwości zgłoszenia i który jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów lub centrum pomocy. Aby dodać właściwości zgłoszeń do formularza, można utworzyć formularz przy użyciu szablonu formularza pomocy technicznej lub włączyć właściwości zgłoszeń w kreatorze formularzy. Aby włączyć właściwości zgłoszeń dla formularza:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Formularze.
• Najedź kursorem na formularz i kliknij Edytuj.
• W lewym panelu edytora formularzy kliknij, aby włączyć przełącznik Właściwości zgłoszenia .

• Jeśli masz wiele skrzynek odbiorczych, w oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Dla każdego Przesyłania formularza zostanie utworzone zgłoszenie, które pojawi się w portalu klienta oprócz skrzynki odbiorczej rozmów.

Włącz portal klienta

Po wykonaniu czynności konfiguracyjnych można włączyć portal klienta, klikając przełącznik ON.

Wszelkie wiadomości wysłane z portalu klienta do zespołu pojawią się w skrzynce odbiorczej rozmów i będą wyświetlane jako wiadomości e-mail zaangażowania na osi czasu rekordu.

Dać kontaktom dostęp do portalu klienta

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, możesz udostępnić link do portalu swoim klientom lub mogą oni uzyskać dostęp do portalu za pośrednictwem bazy wiedzy. Aby wyświetlić portal klienta:

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W prawym górnym rogu kliknij Wyświetl portal klienta.

W zależności od wybranej metody logowania i uwierzytelniania, zanim klient uzyska dostęp do portalu klienta, może być konieczne skonfigurowanie danych logowania.

• Jeśli klienci mają możliwość samodzielnej rejestracji, poniżej pól logowania pojawi się link Zarejestruj się tutaj .

• Jeśli tylko określona lista kontaktów ma dostęp, zostanie do nich wysłana wiadomość e-mail, aby mogli skonfigurować swój login.

Uwaga: jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie HubSpot podczas odwiedzania portalu klienta, nie będziesz musiał się logować, aby wyświetlić stronę z listingiem zgłoszeń.

Gdy odwiedzający logują się do portalu klienta, mogą wyświetlić wszystkie swoje otwarte i zamknięte zgłoszenia na stronie z listingiem zgłoszeń, a także filtrować i wyszukiwać istniejące zgłoszenia.

Następujące właściwości zgłoszenia są domyślnie widoczne w portalu klienta:

• Przedmiot
• Zlecone przez
• Data utworzenia
• Właściciel zgłoszenia
• Data ostatniej aktywności
• Status

Domyślnie status zgłoszenia jest wyświetlany tylko jako Otwarte lub Finalizacja. Aby pełna nazwa statusu zgłoszenia była widoczna, można zaktualizować ustawienia portalu klienta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Treść > Portal klienta.
• Kliknij kartę Szablon .
• W obszarze Status zgłoszenia wybierz opcję Pokaż niestandardowe etapy w portalu klienta.

• Kliknij przycisk Zapisz.
• Szczegółowy status pojawi się teraz dla każdego zgłoszenia i będzie zawierał wszelkie niestandardowe statusy zgłoszeń, które zostały skonfigurowane.

  • Aby wyświetlić więcej szczegółów zgłoszenia i powiązanych rozmów, klient może kliknąć nazwę zgłoszenia, aby otworzyć stronę szczegółów zgłoszenia.

  • Klient może odpowiedzieć na dowolne otwarte zgłoszenie, wpisując wiadomość w polu tekstowym i dołączając do odpowiedzi wiele plików.

Uwaga: jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków rozmów, w portalu klienta pojawi się tylko najstarszy wątek.

Jeśli klient chce złożyć nowe zgłoszenie, może kliknąć Plik zgłoszenia do pomocy technicznej. Spowoduje to przeniesienie go do utworzonego formularza zgłoszenia, dzięki czemu będzie mógł przesłać nową sprawę.

Aby wylogować się ze swojego portalu, klient może kliknąć przycisk Wyloguj w prawym górnym rogu. Aby automatycznie wylogować klientów po okresie bezczynności, można skonfigurować limit czasu bezczynności sesji.