Konfiguracja portalu klienta

Daj klientom kontrolę nad ich komunikacją z Twoją firmą za pomocą portalu klienta. Portal klienta to dom za loginem, w którym klienci mogą przeglądać, otwierać i odpowiadać na swoje zgłoszenia do pomocy technicznej. Zazwyczaj klienci mogą uzyskać dostęp do portalu klienta za pośrednictwem bazy wiedzy, ale można również udostępnić link do portalu bezpośrednio klientom.

Tylko konwersacje powiązane ze zgłoszeniem pojawią się w portalu klienta; obejmuje to wiadomości wysłane na czat, Facebook Messenger, przesłanie formularza lub połączony kanał e-mail zespołu. Wiadomości e-mail wysłane na adres e-mail lub z adresu e-mail, który nie jest połączony ze skrzynką odbiorczą konwersacji, nie pojawią się w portalu klienta.

Uwaga: aby skonfigurować portal klienta, musisz mieć dostęp do ustawień portalu klienta.

Konfigurowanie portalu klienta

Przed włączeniem portalu klienta należy podłączyć domenę, skonfigurować metodę logowania i uwierzytelniania oraz dostosować język zgody na przetwarzanie. Możesz także zarządzać brandingiem portalu klienta, wyświetlić podgląd szablonów listy biletów i strony szczegółów biletu oraz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcji Serwis > Portal klienta.
• Wprowadź tytuł strony. Jest to tytuł, który pojawi się na karcie przeglądarki, gdy klienci będą zalogowani do portalu klienta.

Podłącz domenę

Slug adresu URL można edytować w ustawieniach portalu klienta. Jeśli nie masz jeszcze skonfigurowanej domeny dla swojej bazy wiedzy, możesz ją podłączyć w ustawieniach portalu klienta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• Na karcie Ogólne w sekcji Adres URL portalu klienta kliknij opcję Podłącz domenę portalu klienta.
• Kliknij Podłącz domenę, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami, aby podłączyć domenę podstawową do HubSpot.

Uwaga: nie można używać domyślnej domeny hs-sites do hostowania portalu klienta.

Portal klienta będzie wyświetlany w podstawowym języku ustawionym dla domeny. Jeśli zmienisz język domeny w ustawieniach Domains & URLs , język portalu klienta również zostanie zaktualizowany. Kliknij Zarządzaj językiem domeny , aby wprowadzić zmiany w swojej dom enie. Dowiedz się więcej o ofercie językowej HubSpot.

Uwaga: portale klientów w wielu językach nie są obecnie obsługiwane .

Konfiguracja logowania i uwierzytelniania

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, klienci muszą się zalogować. Możesz wymagać rejestracji członka, aby uzyskać dostęp do portalu lub zapewnić dostęp za pomocą pojedynczego logowania (SSO).

Wymaganie rejestracji członków

• Aby umożliwić użytkownikom utworzenie własnego loginu, przejdź do ustawień treści prywatnych:
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Website > Private Content.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której hostowany jest portal klienta.

• • Zaznacz pole wyboru Zezwalaj na samodzielną rejestrację . Umożliwi to każdemu zarejestrowanie się i utworzenie własnego loginu do portalu klienta.

• Jeśli chcesz udzielić dostępu tylko do określonej listy kontaktów, wróć do ustawień portalu klienta:
  • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
  • W sekcjiCustomer Portal Access wybierz opcję Give specific contacts access with lists , a następnie kliknij menu rozwijane i wybierz listy , do których chcesz przyznać dostęp.

Prosty e-mail rejestracyjny zostanie wysłany do listy kontaktów. Dowiedz się, jak dostosować e-mail rejestracyjny.

Konfigurowanie prywatnych stron systemu treści

Możesz wybrać i edytować strony systemowe, z których klienci będą korzystać podczas uzyskiwania dostępu do swojego portalu, w tym strony, na których mogą się zarejestrować, zalogować i wylogować. Możesz także skonfigurować stronę odmowy dostępu i strony resetowania hasła.

Aby skonfigurować strony systemowe portalu klienta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Witryna > Zawartość prywatna.
• Kliknij kartę Strony .
• Pod każdym typem strony systemowej kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
• Po wybraniu szablonu można go edytować lub wyświetlić jego podgląd, klikając opcję Akcje, a następnie wybierając odpowiednią opcję.

Udzielanie dostępu przy użyciu logowania jednokrotnego (SSO)

SSO umożliwia klientom korzystanie z jednego zestawu poświadczeń logowania w aplikacji zewnętrznej i portalu klienta.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Website > Private Content.
• W sekcji Single Sign-on (SSO) kliknij przycisk Set up SSO. Administrator IT może skonfigurować aplikację HubSpot na koncie dostawcy tożsamości, takim jak Google lub Okta, i zapewnić tam dostęp swoim klientom. Aplikacje oparte na SAML i JWT są obsługiwane w portalu klienta. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu SSO.
• Po skonfigurowaniu SSO można zezwolić wszystkim użytkownikom SSO na dostęp do portalu klienta lub udzielić dostępu do określonej listy kontaktów:
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Website > Customer Portal.
  • W sekcji Control audience access wybierz opcję Allow all SSO users lub Give specific SSO users access with lists.

Dostosuj język zgody na przetwarzanie (opcjonalnie)

Jeśli zezwalasz klientom na samodzielną rejestrację w celu uzyskania dostępu do portalu klienta, powinieneś skonfigurować powiadomienie o zgodzie, aby poinformować ich, w jaki sposób będziesz wykorzystywać ich dane.

Uwaga: chociaż te funkcje są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W ustawieniach portalu klienta kliknij opcję Zarządzaj zgodą na przetwarzanie.
• Zostaniesz przeniesiony do ustawień treści prywatnych . Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której hostowany jest portal klienta.
• W sekcji Zgoda na przetwarzanie danych kliknij opcję Edytuj treść wyraźnej zgody.
• W panelu Powiadomienia i zgody zaktualizuj tekst zgody na przetwarzanie lub etykietę pola wyboru zgody na przetwarzanie, a następnie kliknij przycisk Zapisz. W tekście Powiadomienia i zgody możesz również umieścić link do zewnętrznych zasobów zespołu prawnego, jeśli ma to zastosowanie.

Spowoduje to jedynie aktualizację tekstu zgody na przetwarzanie dla portalu klienta. Dowiedz się, jak ustawić domyślny tekst powiadomienia i zgody dla innych narzędzi HubSpot.

Konfigurowanie filtrów zgłoszeń i zarządzanie dostępem

Za pomocą filtrów można dostosować, które zgłoszenia pojawiają się w portalu klienta. W portalu klienta pojawią się tylko te zgłoszenia, które spełniają wybrane tutaj kryteria filtrowania. Na przykład, jeśli chcesz, aby wyświetlane były tylko zgłoszenia utworzone w potoku wsparcia, możesz skonfigurować regułę filtrowania, aby uwzględnić tylko zgłoszenia w określonym potoku.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Kliknij przycisk Konfiguruj właściwości zgłoszenia.
• W prawym panelu wybierz właściwość zgłoszenia do filtrowania, a następnie wybierz opcję dla kryteriów filtrowania.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Aby sprawdzić, które konwersacje pojawią się w portalu klienta, użyj kartyKonwersacje na prawym pasku bocznym rekordu zgłoszenia. Jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków konwersacji, w portalu klienta pojawi się tylko najnowszy wątek.

Zaleca się, aby Ty i Twój zespół używali notatek i komentarzy do wewnętrznej komunikacji na temat zgłoszeń lub skonfigurowali reguły filtrowania, aby odfiltrować wszelką wewnętrzną komunikację z portalu klienta.

Możesz także wybrać, do których zgłoszeń kontakt ma dostęp w portalu klienta:

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
• W sekcji Uprawnienia do zgłoszeń wybierz opcję:
  • Allow your customers to view only tickets that their contact is associated with: when a contact logs into the customer portal, only the tickets that are associated with their contact record will appear.
  • Zezwalaj klientom na wyświetlaniewszystkich zgłoszeń, z którymi powiązana jest ich firma : gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, oprócz zgłoszeń powiązanych z jego rekordem kontaktu pojawią się wszystkie zgłoszenia powiązane z jego głównym rekordem firmy.
• Kliknij przycisk Zapisz.

W przypadku wybrania opcji Zezwalaj klientowi na wyświetlanie wszelkich zgłoszeń, z którymi powiązana jest jego firma, klienci mogą następnie korzystać z menu rozwijanego Widok w portalu klienta, aby przełączać się między swoimi zgłoszeniami a zgłoszeniami swojej firmy.

Wybierz domyślną skrzynkę odbiorczą

Możesz wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą dla zgłoszeń w portalu klienta, które nie są powiązane z konwersacją w skrzynce odbiorczej. Na przykład, jeśli klient zadzwoni na infolinię pomocy technicznej, a przedstawiciel utworzy dla niego zgłoszenie, pojawi się ono w portalu klienta, ale nie będzie powiązane z wątkiem w skrzynce odbiorczej. Gdy klient zaloguje się do swojego portalu klienta, może odpowiedzieć na zgłoszenie, a jego odpowiedź pojawi się w skrzynce odbiorczej, którą wybierzesz tutaj.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• W sekcji Domyślna skrzynka odbior cza kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą.

Dostosowywanie szablonów zgłoszeń i brandingu

Gdy klient loguje się do swojego portalu klienta, może wyświetlić listę swoich zgłoszeń na stronie z listą, a następnie kliknąć poszczególne zgłoszenia, aby wyświetlić powiązaną konwersację. Możesz wyświetlić podgląd szablonów listy zgłoszeń i strony szczegółów, przejrzeć ustawienia marki lub dodać formularz pomocy technicznej do portalu, aby odwiedzający mogli przesłać nowe zgłoszenie.

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
• Kliknij kartę Szablon .
• Obok szablonu, który chcesz przejrzeć, kliknij Edytuj.

• W podglądzie szablonu użyj opcji stylizacji, aby upewnić się, że wygląd portalu klienta jest spójny z resztą witryny. Dowiedz się więcej o edytowaniu ustawień stylu szablonu.

Uwaga: jeśli wprowadzisz zmiany w stylach szablonu, zostaną one zastosowane do strony z listą biletów, szczegółami biletów i formularzem biletu.

• Portal klienta dziedziczy ikonę favicon i kolory wybrane w ustawieniach marki konta. Domyślne logo można zmienić w szablonie bazy wiedzy lub tworząc niestandardowe szablony członkostwa. Obecnie nie ma żadnych dodatkowych opcji dostosowywania portalu klienta.
• Aby wybrać menu nawigacji, które będzie wyświetlane w portalu klienta, kliknij opcję Dostosuj menu nawigacji portalu klienta. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Menu i wybierz menu nawigacji lub dowiedz się, jak utworzyć nowe menu.

• Możesz również zapewnić klientom dostęp do portalu klienta z szablonu bazy wiedzy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Baza wiedzy.
  • W prawym górnym rogu kliknij opcję Dostosuj szablon.
  • W lewym panelu na karcie Zawartość kliknij opcję Pasek nawigacji.
  • Kliknij, aby włączyć łącze Pokaż portal klienta.

Gdy klient znajduje się w bazie wiedzy, w prawym górnym rogu pojawi się hiperłącze Przejdź do [nazwa portalu klienta].

Dodaj formularz pomocy technicznej do portalu klienta

Możesz dodać formularz pomocy technicznej do swojego portalu klienta, aby po zalogowaniu odwiedzający mógł przesłać nowe zgłoszenie do pomocy technicznej ze swojego portalu klienta. Link File a Support Ticket pojawi się w menu nawigacyjnym portalu klienta.

• W ustawieniach portalu klienta kliknij kartę Szablony .
• W sekcji Połącz formularz pomocy technicznej kliknij menu rozwijane Formularze i wybierz formularz.

Musisz wybrać formularz, który zawiera właściwości zgłoszenia i jest połączony ze skrzynką odbiorczą konwersacji. Aby dodać właściwości zgłoszeń do formularza, można utworzyć formularz przy użyciu szablonu formularza pomocy technicznej lub włączyć właściwości zgłoszeń w kreatorze formularzy. Aby włączyć właściwości zgłoszeń dla formularza:

• Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Przechwytywanie leadów > Formularze..
• Najedź kursorem na formularz i kliknij Edytuj.
• W lewym panelu edytora formularzy kliknij, aby włączyć przełącznik Właściwości biletu .

• Jeśli masz wiele skrzynek odbiorczych, w oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Dla każdego przesłanego formularza zostanie utworzony bilet, który pojawi się w portalu klienta oprócz skrzynki odbiorczej konwersacji.

Włączanie portalu klienta

Po wykonaniu czynności konfiguracyjnych możesz włączyć portal klienta, klikając, abywłączyć przełącznik .

Wszelkie wiadomości wysłane z portalu klienta do zespołu pojawią się w skrzynce odbiorczej konwersacji i będą wyświetlane jako zaangażowanie e-mail na osi czasu rekordu.

Udzielanie kontaktom dostępu do portalu klienta

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, możesz udostępnić link do portalu swoim klientom lub mogą oni uzyskać dostęp do portalu za pośrednictwem bazy wiedzy. Aby wyświetlić portal klienta:

• Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta..
• W prawym górnym rogu kliknij Wyświetl portal klienta.

W zależności od wybranej metody logowania i uwierzytelniania, zanim klient uzyska dostęp do swojego portalu klienta, może być konieczne skonfigurowanie poświadczeń logowania.

• Jeśli klienci mają możliwość samodzielnej rejestracji, link Zarejestruj się tutaj pojawi się poniżej pól poświadczeń logowania.

• Jeśli tylko określona lista kontaktów ma dostęp, zostanie do nich wysłana wiadomość e-mail, aby mogli skonfigurować swój login.

Uwaga: jeśli jesteś zalogowany na swoje konto HubSpot podczas odwiedzania portalu klienta, nie będziesz musiał się logować, aby wyświetlić stronę z listą biletów.

Gdy odwiedzający zalogują się do portalu klienta, mogą przeglądać wszystkie otwarte i zamknięte zgłoszenia na stronie z listą zgłoszeń, a także filtrować i wyszukiwać istniejące zgłoszenia.

Następujące właściwości zgłoszeń są domyślnie widoczne w portalu klienta:

• ID
• Temat
• Data utworzenia
• Data ostatniej aktywności
• Status

Domyślnie status zgłoszenia jest wyświetlany tylko jako Otwarte lub Zamknięte. Aby wyświetlić pełną nazwę statusu zgłoszenia, można zaktualizować ustawienia portalu klienta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Website > Customer portal.
• Kliknij kartę Szablon .
• W obszarze Status zgłoszenia wybierz przycisk radiowy Pokaż niestandardowe etapy w portalu klienta .

• Kliknij przycisk Zapisz.
• Szczegółowy status pojawi się teraz dla każdego zgłoszenia i będzie zawierał wszelkie niestandardowe statusy zgłoszeń, które zostały skonfigurowane.

Aby wyświetlić więcej szczegółów zgłoszenia i powiązanych konwersacji, klient może kliknąć nazwę zgłoszenia, aby otworzyć stronę szczegółów zgłoszenia. Klient może odpowiedzieć na dowolne otwarte zgłoszenie, wprowadzając wiadomość w polu tekstowym i dołączając doodpowiedzi załącznik w postaci pliku.

Uwaga: jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków konwersacji, w portalu klienta pojawi się tylko najnowszy wątek.

Jeśli klient chce złożyć nowe zgłoszenie, może kliknąć przycisk Złóż zgłoszenie do pomocy technicznej. Spowoduje to przeniesienie go do utworzonego formularza zgłoszenia, dzięki czemu będzie mógł przesłać nową sprawę.

Aby wylogować się z portalu, klient może kliknąć Wyloguj sięw prawym górnym ro gu.Aby automatycznie wylogować klienta po okresie bezczynności, można skonfigurować limit czasu bezczynności sesji.