Konfiguracja portalu klienta

Daj klientom kontrolę nad ich komunikacją z Twoją firmą za pomocą portalu klienta. Portal klienta to dom za loginem, w którym klienci mogą przeglądać, otwierać i odpowiadać na swoje zgłoszenia do pomocy technicznej. Zazwyczaj klienci mogą uzyskać dostęp do portalu klienta za pośrednictwem bazy wiedzy, ale można również udostępnić link do portalu bezpośrednio klientom.

Tylko rozmowy powiązane ze zgłoszeniem pojawią się w portalu klienta; obejmuje to wiadomości wysłane na czat, Facebook Messenger, przesyłanie formularza lub kanały e-mail zespołu połączone ze skrzynką odbiorczą rozmów lub działem pomocy. Wiadomości e-mail wysłane na adres e-mail lub z adresu e-mail, który nie jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów lub działem pomocy, nie będą wyświetlane w portalu klienta.

Uwaga: aby skonfigurować portal klienta, musisz mieć dostęp doustawień portalu klienta.

Konfiguracja portalu klienta

Przed włączeniem portalu klienta należy podłączyć domenę, skonfigurować metodę logowania i uwierzytelniania oraz dostosować język zgody na przetwarzanie. Możesz także zarządzać brandingiem portalu klienta, wyświetlić podgląd szablonów strony z listingiem i szczegółami zgłoszenia oraz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• Wprowadź tytuł strony. Jest to tytuł, który pojawi się w zakładce przeglądarki, gdy klienci będą zalogowani do portalu klienta.

Podłącz domenę

Slug adresu URL można edytować w ustawieniach portalu klienta. Jeśli nie masz jeszcze skonfigurowanej domeny dla swojej bazy wiedzy, możesz ją podłączyć w ustawieniach portalu klienta :

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• Na karcie Ogólne w obszarze Adres URL portalu klienta kliknij opcję Podłącz domenę portalu klienta.
• Kliknij Połącz domenę, a następnie obserwując instrukcjena stronie połącz domenę podstawową z HubSpot.

Uwaga: nie można używać domyślnej domeny hs-sites do hostowania portalu klienta.

Portal klienta będzie wyświetlany w podstawowym języku ustawionym dla domeny. Jeśli zmienisz język domeny w ustawieniach Domains & URLs , język portalu klienta również zostanie zaktualizowany. Kliknij Zarządzaj językiem domeny , aby wprowadzić zmiany w swojej domenie. Dowiedz się więcej o ofercie językowej HubSpot.

Uwaga: wielojęzyczne portale klienta nie są obecnie obsługiwane.

Konfiguracja logowania i uwierzytelniania

Twoi klienci muszą się zalogować, aby uzyskać dostęp do portalu klienta. Możesz wymagać rejestracji członków, aby uzyskać dostęp do portalu lub zapewnić dostęp za pomocą pojedynczego logowania (SSO).

Wymóg rejestracji członków

• Aby umożliwić użytkownikom tworzenie własnych loginów, przejdź do ustawień treści prywatnych:
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Zawartość > Zawartość prywatna.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której hostowany jest portal klienta.

• • Zaznacz pole wyboru Zezwalaj na samodzielną rejestrację . Umożliwi to każdemu zarejestrowanie się i utworzenie własnego loginu do portalu klienta.

• Jeśli chcesz udzielić dostępu tylko do określonej listy kontaktów, przejdź z powrotem do ustawień Portalu klienta :
  • Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
  • W sekcjiCustomer Portal Access (Dostęp do portalu klienta ) zaznacz opcję Give specific contacts access with lists (Przyznaj określonym kontaktom dostęp do list ), a następnie kliknij menu rozwijane i wybierz listy , do których chcesz przyznać dostęp.

Prosty e-mail rejestracyjny zostanie wysłany do listy kontaktów. Dowiedz się, jak dostosować e-mail rejestracyjny.

Konfiguracja prywatnych stron systemu treści

Można wybrać i edytować strony systemu, z których klienci będą korzystać podczas uzyskiwania dostępu do portalu, w tym strony, na których mogą się zarejestrować, zalogować i wylogować. Można również skonfigurować stronę odmowy dostępu i strony resetowania hasła.

Aby skonfigurować strony systemu Portalu klienta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do sekcji Zawartość > Zawartość prywatna.
• Kliknij kartę Strony .
• Pod każdym typem strony systemowej kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
• Po wybraniu szablonu można go edytować lub wyświetlić jego podgląd, klikając opcję Akcje, a następnie wybierając odpowiednią opcję.

Zapewnienie dostępu przy użyciu pojedynczego logowania (SSO)

SSO umożliwia klientom korzystanie z jednego zestawu danych logowania w zewnętrznej aplikacji i portalu klienta.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Zawartość > Zawartość prywatna.
• W sekcji Single Sign-on (SSO ) kliknij Set up SSO. Administrator IT może skonfigurować aplikację HubSpot na koncie dostawcy tożsamości, takim jak Google lub Okta, i zapewnić tam dostęp swoim klientom. Aplikacje oparte na SAML i JWT są obsługiwane dla portalu klienta. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu SSO.
• Po skonfigurowaniu SSO możesz zezwolić wszystkim użytkownikom SSO na dostęp do portalu klienta lub udzielić dostępu do określonej listy kontaktów:
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Content > Portal klienta.
  • W sekcji Control audience access wybierz opcję Allow all SSO users lub Give specific SSO users access with lists.

Dostosuj język zgody na przetwarzanie (opcjonalnie)

Jeśli umożliwiasz klientom samodzielną rejestrację w celu uzyskania dostępu do portalu klienta, powinieneś skonfigurować powiadomienie o zgodzie, aby poinformować ich, w jaki sposób będziesz wykorzystywać ich dane.

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• W ustawieniach Portalu klienta kliknij Zarządzaj zgodą na przetwarzanie.
• Zostaniesz przeniesiony do ustawień treści prywatnych . Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, w której hostowany jest portal klienta.
• W sekcji Zgoda na przetwarzanie danych kliknij opcję Edytuj treść wyraźnej zgody.
• W panelu Powiadomienia i zgody zaktualizuj tekst zgody na przetwarzanie lub etykietę pola wyboru zgody na przetwarzanie, a następnie kliknij przycisk Zapisz. W tekście Powiadomienia i zgody możesz również umieścić link do zewnętrznych zasobów zespołu prawnego, jeśli ma to zastosowanie.

Spowoduje to jedynie aktualizację tekstu zgody na przetwarzanie dla portalu klienta. Dowiedz się, jak ustawić domyślny tekst powiadomienia i zgody dla innych narzędzi HubSpot.

Konfigurowanie filtrów zgłoszeń i zarządzanie dostępem

Za pomocą filtrów można dostosować, które zgłoszenia pojawią się w portalu klienta. W portalu klienta pojawią się tylko zgłoszenia spełniające wybrane kryteria filtrowania. Na przykład, jeśli chcesz, aby wyświetlane były tylko zgłoszenia utworzone w procesie przetwarzania zgłoszeń, możesz skonfigurować regułę filtrowania, aby uwzględnić tylko zgłoszenia w określonym procesie.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• Kliknij opcję Skonfiguruj właściwości zgłoszenia.
• W prawym panelu wybierz Właściwości zgłoszenia do filtrowania, a następnie wybierz opcję dla kryteriów filtrowania.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Aby sprawdzić, które rozmowy pojawią się w portalu klienta, użyj kartyRozmowy w prawym pasku bocznym rekordu zgłoszenia. Jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków rozmów, w portalu klienta pojawi się tylko oryginalny wątek.

Zaleca się, aby ty i twój zespół używali notatek i komentarzy do wewnętrznej komunikacji na temat zgłoszeń lub skonfigurowali reguły filtrowania, aby odfiltrować wszelką wewnętrzną komunikację z portalu klienta.

Można również wybrać, do których zgłoszeń kontakt ma dostęp w portalu klienta:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• W sekcji Uprawnienia do zgłoszeń wybierz opcję:
  • Allow your customers to view only tickets that their contact is associated with: when a contact logs into the customer portal, only the reports that are associated with their contact rekord will appear.
  • Zezwalajklientom nawyświetlanie wszystkich zgłoszeń, z którymi powiązana jest ichfirma : gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, oprócz zgłoszeń powiązanych z jego rekordem kontaktu pojawią się wszystkie zgłoszenia powiązane z jego głównym rekordem firmy.
• Kliknij przycisk Zapisz.

W przypadku wybrania opcji Zezwalaj klientowi na wyświetlanie zgłoszeń , z którymi powiązana jest jego firma, klienci mogą przełączać się między swoimi zgłoszeniami a zgłoszeniami swojej firmy. Gdy klient zaloguje się do portalu klienta, może kliknąć menu rozwijane Widok w prawym górnym rogu widoku Zgłoszenia, a następnie wybrać opcję:

• Zgłoszenia organizacji: wyświetlone zostaną wszystkie zgłoszenia powiązane z firmą klienta.
• Moje zgłoszenia: wyświetlone zostaną tylko zgłoszenia powiązane z kontaktem klienta.

Wybierz domyślną skrzynkę odbiorczą

Można wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą dla zgłoszeń w portalu klienta, które nie są powiązane ze skrzynką odbiorczą rozmów. Na przykład, jeśli klient połączy się z linią telefoniczną wsparcia, a przedstawiciel utworzy dla niego zgłoszenie, pojawi się ono w portalu klienta, ale nie będzie powiązane z wątkiem w skrzynce odbiorczej. Gdy klient zaloguje się do portalu klienta, może odpowiedzieć na zgłoszenie, a jego odpowiedź pojawi się w skrzynce odbiorczej, którą wybierzesz tutaj.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• W sekcji Domyślna skrzynka odbiorcza kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub dział pomocy technicznej.

Dostosowywanie szablonów zgłoszeń i branding marki

Gdy klient zaloguje się do portalu klienta, może wyświetlić listę swoich zgłoszeń na stronie z listingiem, a następnie kliknąć poszczególne zgłoszenia, aby wyświetlić powiązaną z nimi rozmowę. Możesz wyświetlić podgląd szablonów stron z listingiem i szczegółami zgłoszeń, przejrzeć ustawienia brandingu lub dodać formularz pomocy technicznej do portalu, aby odwiedzający mogli przesłać nowe zgłoszenie.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• Kliknij kartę Szablon .
• Obok szablonu, który chcesz przejrzeć, kliknij Edytuj.

• W podglądzie motywu użyj opcji stylizacji, aby upewnić się, że wygląd portalu klienta jest spójny z resztą witryny. Dowiedz się więcej o edytowaniu ustawień stylu szablonu.

Uwaga: jeśli wprowadzisz zmiany w stylach motywu, zmiany te będą miały zastosowanie do strony z listingiem biletów, szczegółów biletów i formularza zgłoszenia.

• Portal klienta dziedziczy favicon i kolory wybrane w ustawieniach brandingu konta. Domyślne logo można zmienić w szablonie bazy wiedzy lub tworząc niestandardowe szablony członkostwa. Obecnie nie ma dodatkowych opcji dostosowywania portalu klienta.
• Aby wybrać menu nawigacyjne, które będzie wyświetlane w portalu klienta, kliknij opcję Dostosuj menu nawigacyjne portalu klienta. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Menu i wybierz menu nawigacji lub dowiedz się, jak utworzyć nowe menu.

• Można również zapewnić klientom dostęp do portalu klienta z poziomu szablonu bazy wiedzy.
  • Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Baza wiedzy.
  • W prawym górnym rogu kliknij opcję Dostosuj szablon.
  • W lewym panelu na karcie Zawartość kliknij opcję Pasek nawigacji.
  • Kliknij, aby włączyć łącze Pokaż portal klienta .

Gdy klient znajduje się w bazie wiedzy, w prawym górnym rogu pojawi się hiperłącze Przejdź do [nazwa portalu klienta].

Dodanie formularza pomocy technicznej do portalu klienta

Możesz dodać formularz pomocy technicznej do portalu klienta, aby po zalogowaniu się odwiedzający mógł przesłać nowe zgłoszenie pomocy technicznej ze swojego portalu klienta. Link File a Support Zgłoszenie pojawi się w menu nawigacyjnym portalu klienta.

• W ustawieniach Portalu klienta kliknij kartę Szablon .
• W sekcji Połącz formularz pomocy technicznej kliknij menu rozwijane Formularze i wybierz formularz.

Musisz wybrać formularz, który zawiera właściwości zgłoszenia i który jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów. Aby dodać właściwości zgłoszenia do formularza, można utworzyć formularz przy użyciu szablonu formularza pomocy technicznej lub włączyć właściwości zgłoszenia w kreatorze formularzy. Aby włączyć właściwości zgłoszenia dla formularza:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Formularze.
• Najedź kursorem na formularz i kliknij Edytuj.
• W lewym panelu edytora formularzy kliknij, aby włączyć przełącznik Właściwości zgłoszenia .

• Jeśli masz wiele skrzynek odbiorczych, w oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Dla każdego przesyłania formularza zostanie utworzone zgłoszenie, które pojawi się w portalu klienta oprócz skrzynki odbiorczej rozmów.

Włącz portal klienta

Po wykonaniu czynności konfiguracyjnych można włączyć portal klienta, klikając przełącznik ON.

Wszelkie wiadomości wysłane z portalu klienta do zespołu pojawią się w skrzynce odbiorczej rozmów i będą wyświetlane jako zaangażowanie e-mail na osi czasu rekordu.

Dać kontaktom dostęp do portalu klienta

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, możesz udostępnić link do portalu swoim klientom lub mogą oni uzyskać dostęp do portalu za pośrednictwem bazy wiedzy. Aby wyświetlić portal klienta:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Treści > Portal klienta.
• W prawym górnym rogu kliknij View Customer Portal.

W zależności od wybranej metody logowania i uwierzytelniania, zanim klient uzyska dostęp do portalu klienta, może być konieczne skonfigurowanie danych logowania.

• Jeśli klienci mają możliwość samodzielnej rejestracji, poniżej pól logowania pojawi się link Zarejestruj się tutaj .

• Jeśli tylko określona lista kontaktów ma dostęp, zostanie do nich wysłana wiadomość e-mail, aby mogli skonfigurować swój login.

Uwaga: jeśli jesteś zalogowany na swoje konto HubSpot podczas odwiedzania portalu klienta, nie będziesz musiał się logować, aby wyświetlić stronę z listingiem zgłoszeń.

Gdy odwiedzający logują się do portalu klienta, mogą przeglądać wszystkie swoje otwarte i zamknięte zgłoszenia na stronie z listingiem zgłoszeń, a także filtrować i wyszukiwać istniejące zgłoszenia.

Następujące właściwości zgłoszenia są domyślnie widoczne w portalu klienta:

• ID
• Temat
• Data utworzenia
• Data ostatniej aktywności
• Status

Domyślnie status zgłoszenia jest wyświetlany tylko jako Otwarte lub Zamknięte. Aby pełna nazwa statusu zgłoszenia była widoczna, można zaktualizować ustawienia portalu klienta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do sekcji Zawartość > Portal klienta.
• Kliknij kartę Szablon .
• W sekcji Status zgłoszenia wybierz opcję Pokaż niestandardowe etapy w portalu klienta.

• Kliknij przycisk Zapisz.
• Szczegółowy status pojawi się teraz dla każdego zgłoszenia i będzie zawierał wszelkie niestandardowe statusy zgłoszeń, które zostały skonfigurowane.

Aby wyświetlić więcej szczegółów zgłoszenia i powiązanych z nim rozmów, klient może kliknąć nazwę zgłoszenia, aby otworzyć stronę szczegółów zgłoszenia. Klient może odpowiedzieć na dowolne otwarte zgłoszenie, wpisując wiadomość w polu tekstowym i dołączając do odpowiedzi załącznik w postaci pliku.

Uwaga: jeśli ze zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków konwersacji, w portalu klienta pojawi się tylko najstarszy wątek.

Jeśli klient chce złożyć nowe zgłoszenie, może kliknąć przycisk Złóż zgłoszenie do pomocy technicznej. Spowoduje to przeniesienie go do utworzonego formularza zgłoszenia, dzięki czemu będzie mógł przesłać nową sprawę.

Aby wylogować się ze swojego portalu, klient może kliknąć przycisk Wyloguj w prawym górnym rogu. Aby automatycznie wylogować klientów po okresie bezczynności, można skonfigurować limit czasu bezczynności sesji.