Een klantenportaal opzetten

Geef klanten controle over hun communicatie met uw bedrijf met behulp van een klantenportaal. Een klantenportaal is een thuis achter een login waar klanten hun supporttickets kunnen bekijken, openen en beantwoorden. Meestal hebben klanten toegang tot het klantenportaal via de kennisbank, maar u kunt ook een link naar het portaal rechtstreeks met uw klanten delen.

Alleen gesprekken die zijn gekoppeld aan een ticket verschijnen in het klantenportaal; dit omvat berichten die zijn verzonden naar een chat, Facebook Messenger, het indienen van formulieren of een verbonden team e-mail kanaal. E-mails verzonden naar of vanaf een e-mailadres dat niet verbonden is met de conversatie-inbox verschijnen niet in het klantenportaal.

Let op: u moet toegang hebben tot de instellingen van het klantenportaal om het klantenportaal in te stellen.

Een klantenportaal instellen

Voordat u uw klantenportaal inschakelt, moet u een domein koppelen, uw inlog- en verificatiemethode instellen en uw toestemming aanpassen om de taal te verwerken. U kunt ook de branding van het klantportaal beheren, een voorbeeld van de sjablonen voor ticketvermeldingen en ticketdetailpagina's bekijken en een ondersteuningsformulier aan uw klantportaal toevoegen.

• Navigeer in je HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Voer een paginatitel in. Dit is de titel die in het browsertabblad verschijnt wanneer klanten zijn ingelogd in het klantenportaal.

Koppel een domein

Let op: je kunt het standaard hs-sites domein niet gebruiken om je klantenportaal te hosten.

Het klantenportaal zal verschijnen in de primaire taal die is ingesteld voor je domein. Als u de taal van uw domein wijzigt in uw Instellingen Domeinen & URL's , wordt de taal van het klantenportaal ook bijgewerkt. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen in je domein aan te brengen. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

Let op: meertalige klantportalen worden op dit moment niet ondersteund.

Aanmelding en verificatie instellen

Je klanten moeten inloggen om toegang te krijgen tot hun klantenportaal. Je kunt ledenregistratie vere isen om toegang te krijgen tot het portaal of toegang verlenen via single sign-on (SSO).

Registratie van leden vereist

• Om gebruikers toe te staan hun eigen login aan te maken, navigeert u naar uw instellingen voor privé-inhoud:
  • Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Website > Privé inhoud.
  • Klik op het keuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.

• • Vink het vakje Zelfregistratie toestaan aan. Hierdoor kan iedereen zich registreren en zijn eigen login aanmaken voor het klantenportaal.

• Als u alleen toegang wilt geven aan een specifieke lijst van contacten, navigeert u terug naar uw instellingen voor het klantenportaal :
  • Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
  • Selecteer inde sectieToegang klantportaal de optie Geef specifieke contacten toegang met lijsten , klik vervolgens op het dropdown menu en selecteer de lijsten waartoe u toegang wilt geven.

Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail naar de lijst met contacten gestuurd. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.

Systeempagina's met privé-inhoud instellen

U kunt de systeempagina's selecteren en bewerken die uw klanten zullen gebruiken bij toegang tot hun portaal, inclusief de pagina's waar zij zich kunnen registreren, aanmelden en afmelden. U kunt ook een pagina met geweigerde toegang en pagina's voor het resetten van wachtwoorden configureren.

Zo stelt u de systeempagina's van uw klantenportaal in:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Website > Privé inhoud.
• Klik op het tabblad Sjablonen .
• Klik onder elk type systeempagina op het dropdown menu en selecteer een nieuwe sjabloon.
• Nadat u een sjabloon hebt geselecteerd, kunt u deze bewerken of een voorbeeld ervan bekijken door op Acties te klikken en vervolgens de bijbehorende optie te selecteren.

Toegang verlenen met eenmalige aanmelding (SSO)

Met SSO kunnen uw klanten één set inloggegevens gebruiken in uw externe app en klantenportaal.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Website > Privé inhoud.
• Klik in de sectie Single Sign-on (SSO) op SSO instellen. Je IT-beheerder kan een HubSpot-applicatie instellen in je identity provider account, zoals Google of Okta, en daar toegang verlenen aan je klanten. SAML- en JWT-gebaseerde applicaties worden ondersteund voor het klantenportaal. Meer informatie over het instellen van SSO.
• Wanneer SSO is geconfigureerd, kunt u ervoor kiezen om alle SSO-gebruikers toegang te geven tot het klantenportaal, of om toegang te geven aan een specifieke lijst van contactpersonen:
  • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Website > Klantenportaal.
  • Selecteer in de sectie Toegang voor publiek beheren ofwel alle SSO-gebruikers toestaan of specifieke SSO-gebruikers toegang geven met lijsten.

Taal voor toestemming tot verwerking aanpassen (optioneel)

Als u klanten toestaat zichzelf te registreren voor toegang tot hun klantenportaal, moet u uw toestemmingsmededeling configureren om hen te laten weten hoe u hun gegevens gaat gebruiken.

Let op: Hoewel deze functies in HubSpot leven, is uw juridische team de beste bron om u compliance-advies te geven voor uw specifieke situatie .

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Klik in de instellingen van uw Klantenportaal op Toestemming beheren om te verwerken.
• U komt nu bij de instellingen voor privé-inhoud . Klik op het keuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.
• Klik in de sectie Toestemming om gegevens te verwerken op Inhoud met uitdrukkelijke toestemming bewerken.
• Werk in het paneel Kennisgeving en toestemming de tekst of het selectievakje voor toestemming voor verwerking bij en klik vervolgens op Opslaan. U kunt, indien van toepassing, ook linken naar de externe bronnen van uw juridische team vanuit de Kennisgeving en toestemmingstekst .

Hiermee wordt alleen de toestemming voor verwerking voor uw klantenportaal bijgewerkt. Leer hoe je standaard kennisgeving en toestemming tekst voor andere HubSpot tools kunt instellen.

Ticketfilters instellen en toegang beheren

Met behulp van filters kun je aanpassen welke tickets in het klantportaal verschijnen. Alleen de tickets die voldoen aan de hier geselecteerde filtercriteria verschijnen in het klantenportaal. Als u bijvoorbeeld alleen de tickets wilt zien die in uw supportpijplijn zijn aangemaakt, kunt u een filterregel instellen om alleen tickets in een specifieke pijplijn op te nemen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Klik op Eigenschappen ticket configureren.
• Selecteer in het rechterpaneel een ticket eigenschap waarop u wilt filteren en selecteer vervolgens een optie voor de filtercriteria.
• Klik op Opslaan.

Houd er rekening mee dat wanneer een contactpersoon aan een ticket is gekoppeld, alle conversaties die aan dat ticket zijn gekoppeld in het klantenportaal verschijnen, zelfs als die contactpersoon geen directe ontvanger van de thread was. Gebruik de kaartGesprekken in de rechterzijbalk van het ticket om te controleren welke gesprekken in het klantenportaal verschijnen. Het wordt aanbevolen om notities en opmerkingen te gebruiken om intern over uw tickets te communiceren, of filterregels in te stellen om alle interne communicatie uit het klantenportaal te filteren.

U kunt ook kiezen tot welke tickets een contactpersoon toegang heeft in het klantenportaal:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Selecteer een optie in de sectie Ticketmachtigingen :
  • Laat uw klanten alleen tickets zien die aan hun contactpersoon zijn gekoppeld: wanneer een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, verschijnen alle tickets die aan hun contactrecord zijn gekoppeld.
  • Sta uw klanten toe alle tickets te bekijken waaraan hun bedrijf is gekoppeld: wanneer een contactpersoon inlogtop het klantenportaal, verschijnen alle tickets die zijn gekoppeld aan hun primaire bedrijfsrecord, naast de tickets die zijn gekoppeld aan hun contactrecord.
• Klik op Opslaan.

Als u uw klant toestaat om alleen tickets te bekijken waaraan hun contactpersoon is gekoppeld, kunnen uw klanten het keuzemenu Bekijken in hun klantenportaal gebruiken om te schakelen tussen hun tickets en de tickets van hun bedrijf.

Selecteer een standaard inbox

U kunt een standaard inbox selecteren voor tickets in het klantenportaal die niet gekoppeld zijn aan een gesprek in de inbox. Bijvoorbeeld, als een klant uw support telefoonlijn belt en een vertegenwoordiger maakt een ticket voor de klant, zal het ticket verschijnen in het portaal van de klant, maar zal niet worden gekoppeld aan een thread in de inbox. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij het ticket beantwoorden en zijn antwoord verschijnt in de inbox die u hier selecteert.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Klik in de sectie Standaard inbox op het dropdown menu en selecteer een inbox.

Ticketsjablonen en branding aanpassen

Wanneer een klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij een lijst van zijn tickets bekijken op de lijstpagina, en vervolgens op individuele tickets klikken om de bijbehorende conversatie te bekijken. U kunt de sjablonen van de ticketlijst en de detailpagina bekijken, uw merkinstellingen bekijken of een ondersteuningsformulier aan uw portaal toevoegen zodat bezoekers een nieuw ticket kunnen indienen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Klik op het tabblad Sjabloon .
• Klik naast de sjabloon die u wilt herzien op Bewerken.

• Gebruik in de themavoorvertoning de stylingopties om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van uw klantenportaal consistent blijft met de rest van uw website. Meer informatie over het bewerken van de stijlinstellingen van het thema.

Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, zijn deze wijzigingen van toepassing op de pagina met ticketvermeldingen, ticketdetails en ticketformulieren.

• Het klantenportaal erft het favicon en de kleuren die je selecteert in de merkinstellingen van je account. U kunt het standaardlogo wijzigen in uw kennisbasesjabloon of door aangepaste ledensjablonen te maken. Momenteel zijn er geen extra aanpassingsmogelijkheden voor het klantenportaal.
• Om het navigatiemenu te selecteren dat in uw klantenportaal verschijnt, klikt u op Uw klantenportaal-navigatiemenu aanpassen. Klik in het rechterpaneel op het keuzemenu Menu en selecteer een navigatiemenu, of leer hoe u een nieuw menu kunt maken.

• U kunt klanten ook toegang geven tot het klantenportaal vanuit uw kennisbasesjabloon.
  • Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Kennisbank.
  • Klik rechtsboven op Sjabloon aanpassen.
  • Klik in het linker paneel, op het tabblad Inhoud , op Navigatiebalk.
  • Klik om de link Klantenportaal tonen AAN te zetten.

Wanneer een klant in de kennisbank is, verschijnt rechtsboven een Ga naar [naam klantportaal] hyperlink.

Een supportformulier toevoegen aan uw klantenportaal

U kunt een supportformulier toevoegen aan uw klantenportaal, zodat wanneer een bezoeker is ingelogd, hij een nieuw supportverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportaal. In het navigatiemenu van het klantenportaal verschijnt een link Support Ticket indienen.

• Klik in de instellingen van uw klantenportaal op het tabblad Sjablonen .
• Klik in het gedeelte Supportformulier aansluiten op het vervolgkeuzemenu Formulieren en selecteer een formulier.

U moet een formulier selecteren dat ticketeigenschappen bevat en dat is gekoppeld aan de conversatie-inbox. Om ticket eigenschappen aan uw formulier toe te voegen, kunt u een formulier maken met het sjabloon Support formulier, of ticket eigenschappen aanzetten in de formulierbouwer. Om ticket eigenschappen aan te zetten voor een formulier:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Marketing > Lead capture > Formulieren.
• Ga met de muis over het formulier en klik op Bewerken.
• Klik in het linker paneel van de formulier editor om de Ticket eigenschappen aan te zetten.

• Als je meerdere inboxen hebt, klik dan in het dialoogvenster op het dropdown menu en selecteer een inbox, klik dan op Opslaan.

Voor elke formulierinzending wordt een ticket aangemaakt, dat naast uw conversatie-inbox ook in het eigen klantenportaal van de klant verschijnt.

Een klantenportaal inschakelen

Zodra u de instellingsstappen hebt voltooid, kunt u uw klantenportaal inschakelen door te klikken om de schakelaar AAN te zetten.

Alle berichten die vanuit het klantportaal naar uw team worden gestuurd, verschijnen in de conversatie-inbox en verschijnen als een e-mailbetrokkenheid op de tijdlijn van de record.

Contacten toegang geven tot het klantenportaal

Om toegang te krijgen tot het klantenportaal kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of ze kunnen het portaal openen via de kennisbank. Om uw klantenportaal te bekijken:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Klik rechtsboven op Klantenportaal weergeven.

Afhankelijk van de aanmeldings- en verificatiemethode die u hebt geselecteerd, kan het zijn dat een klant eerst zijn aanmeldingsgegevens moet instellen voordat hij toegang krijgt tot zijn klantenportaal.

• Als klanten zichzelf kunnen registreren, verschijnt er een link Registreer hier onder de velden voor inloggegevens.

• Als alleen een specifieke lijst van contactpersonen toegang heeft, wordt een e-mail naar hen gestuurd zodat zij hun inloggegevens kunnen instellen.

Let op: als je ingelogd bent op je HubSpot account wanneer je het klantenportaal bezoekt, hoef je niet in te loggen om de ticket listing pagina te bekijken.

Wanneer uw bezoekers inloggen op hun klantportaal, kunnen ze al hun open en gesloten tickets bekijken op de ticket listing pagina, en filteren en zoeken naar bestaande tickets.

De volgende ticket eigenschappen zijn standaard zichtbaar in het klantenportaal:

• ID
• Onderwerp
• Aanmaakdatum
• Datum laatste activiteit
• Status

Standaard verschijnt de status van een ticket alleen als Open of Gesloten. Om de volledige naam van een status van een ticket zichtbaar te maken, kunt u de instellingen van uw klantenportaal bijwerken:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Website > Klantenportaal.
• Klik op het tabblad Sjabloon .
• Selecteer onder Ticketstatus het keuzerondje Aangepaste fasen weergeven binnen het klantenportaal .

• Klik op Opslaan.
• De gedetailleerde status wordt nu voor elk ticket weergegeven, inclusief alle aangepaste ticketstatussen die u hebt geconfigureerd.

Om meer ticketdetails en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan uw klant op de naam van een ticket klikken om de ticketdetailpagina te openen. De klant kan op alle openstaande tickets reageren door een bericht in het tekstvak in te voerenen een bestandsbijlage in zijn antwoord op te nemen.

Als de klant een nieuw ticket moet indienen, kan hij op Support ticket indienen klikken. Dit brengt hen naar het ticketformulier dat u hebt gemaakt, zodat zij een nieuw probleem kunnen indienen.

Om uit te loggen uit het portaal kan de klantrechtsboven op Uitloggen klikken.