Een klantenportaal opzetten

Geef klanten controle over hun communicatie met uw bedrijf met behulp van een klantenportaal. Een klantenportaal is een thuis achter een login waar klanten hun supporttickets kunnen bekijken, openen en beantwoorden. Meestal hebben klanten toegang tot het klantenportaal via de kennisbank, maar u kunt ook een link naar het portaal rechtstreeks met uw klanten delen.

Alleen conversaties die zijn gekoppeld aan een ticket verschijnen in het klantenportaal; dit omvat berichten die zijn verzonden naar een chat, Facebook Messenger, formulierindiening of team e-mailkanalen die zijn gekoppeld aan de conversatie-inbox of helpdesk. E-mails die zijn verzonden naar of vanaf een e-mailadres dat niet is verbonden met de conversatie-inbox of helpdesk verschijnen niet in het klantenportaal.

Let op: u moet toegang hebben tot de instellingen van het klantenportaal om het klantenportaal in te stellen.

Een klantenportaal opzetten

Voordat u uw klantenportaal inschakelt, moet u een domein koppelen, uw aanmeldings- en verificatiemethode instellen en de taal voor het verwerken van uw toestemming aanpassen. Je kunt ook de branding van het klantenportaal beheren, een voorbeeld van de sjablonen voor ticketvermeldingen en ticketdetailpagina's bekijken en een ondersteuningsformulier aan je klantenportaal toevoegen.

2. Klik op Uw klantenportaal instellen.
3. Voer een naam in voor uw portaal. Dit is de titel die wordt weergegeven in het browsertabblad wanneer klanten zijn ingelogd op het klantenportaal.
4. Klik op Volgende: Een domein koppelen.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Portaaldomein en selecteer een domein. Voer in het veld Slug de slug in die aan het einde van uw URL wordt weergegeven. Als je nog geen domein hebt gekoppeld, lees dan hoe je een domein aan HubSpot koppelt.
6. Het klantenportaal wordt weergegeven in de primaire taal die is ingesteld voor je domein. Als je de taal van je domein wijzigt in de instellingen voor Domeinen & URL's , wordt de taal van het klantenportaal ook bijgewerkt. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen aan te brengen in uw domein. Meertalige klantportals worden op dit moment niet ondersteund. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.
7. Klik op Volgende: Stel je tickets in.
8. Om een standaard inbox te kiezen waar nieuwe tickets naartoe worden gestuurd, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een inbox of helpdesk.
9. Selecteer een optie in het gedeelte Machtigingen voor klanttickets:
   • Sta uw klanten toe om alleen tickets te bekijken waaraan hun contactpersoon is gekoppeld: wanneer een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, verschijnen alleen de tickets die aan hun contactrecord zijn gekoppeld.
   • Uw klanten toestaan om alle tickets te bekijken die aan hun bedrijf zijn gekoppeld: wanneer een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, verschijnen alle tickets die aan hun primaire bedrijfsrecord zijn gekoppeld, naast de tickets die aan hun contactrecord zijn gekoppeld.
10. Klik op Volgende: Toegang configureren.
11. Selecteer een optie in het gedeelte Toegangsbeheer :
    • Access group membership required option, klik dan op het dropdown menu en selecteer de toegangsgroepen om toegang te geven. Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail verzonden naar de lijst met contactpersonen. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.
    • Zelfregistratie vereist: geef iedereen de mogelijkheid om zich te registreren en een eigen login aan te maken voor het klantenportaal. Om deze optie te selecteren, moet u zelfregistratie hebben ingeschakeld in uw instellingen voor privécontent.
12. Klik op Voltooien voor het instellen van uw portal.

Beheer uw klantenportaal

Nadat je je klantenportaal hebt ingesteld, kun je de instellingen op elk moment bewerken.

Bewerk je portaalnaam en ticketnaam

2. Voer een portaalnaam in . Dit is de titel die wordt weergegeven op het browsertabblad wanneer klanten zijn aangemeld bij het klantenportaal.
3. Standaard wordt het label Tickets weergegeven op de startpagina voor tickets in je klantenportaal. Als je dit label wilt wijzigen zodat het beter aansluit bij je bedrijfsterminologie, voer je een nieuwe weergavenaam voor tickets in. Je kunt het label bijvoorbeeld veranderen in Orders, Cases of Requests. Lees hoe u de kopregel van uw formulier kunt aanpassen aan uw nieuwe label.
   

Beheer uw domein

2. Navigeer naar de URL. In het veld Slug kun je de URL-slug bewerken. Om het domein te beheren dat wordt gebruikt voor je klantenportaal, klik je op Beheer je domeinen.
3. De klantenportal wordt weergegeven in de primaire taal die is ingesteld voor uw domein. Als u de taal van uw domein wijzigt in de instellingen voor Domeinen en URL's , wordt de taal van het klantenportaal ook bijgewerkt. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen aan te brengen in je domein. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

Let op: meertalige klantenportalen worden op dit moment niet ondersteund.

Aanmelding en verificatie bewerken

Uw klanten moeten inloggen om toegang te krijgen tot hun klantenportaal. Je kunt ledenregistratie vereisen om toegang te krijgen tot het portaal of toegang verlenen via eenmalige aanmelding (SSO). Met SSO kunnen je klanten één set aanmeldgegevens gebruiken in je externe app en klantenportaal.

Aanmeldings- en verificatiemethoden worden geregeld in de privé-inhoudsinstellingen voor je klantportaaldomein.

Toegang verlenen via eenmalige aanmelding (SSO):

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in het gedeelte HubSpot Authenticatie op Wijzigen in eenmalige aanmelding (SSO). Je wordt doorgestuurd naar je privé-inhoudsinstellingen. Je IT-beheerder kan een HubSpot-applicatie instellen in je identity provider-account, zoals Google of Okta, en daar toegang verlenen aan je klanten. SAML- en JWT-gebaseerde applicaties worden ondersteund voor het klantenportaal. Meer informatie over het instellen van SSO.
3. Wanneer SSO is geconfigureerd, kun je ervoor kiezen om alle SSO-gebruikers toegang te geven tot het klantenportaal, of om toegang te geven aan een specifieke lijst met contactpersonen:
   • Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.

• • Selecteer in het gedeelte Toegang van publiek beheren ofwel Alle SSO-gebruikers toestaan of Specifieke SSO-gebruikers toegang geven met lijsten.

Toegangsbeheer bewerken

Je kunt klanten hun eigen login laten aanmaken of toegang toewijzen aan specifieke toegangsgroepen.

1. Toegang geven tot een specifieke lijst met contactpersonen:
   
   • Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
   • Selecteer in het gedeelte Toegangsbeheer de optie Lidmaatschap van toegangsgroep vereist , klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu en selecteer de toegangsgroepen waartoe u toegang wilt verlenen.

Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail naar de lijst met contactpersonen gestuurd. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.

2. Gebruikers hun eigen login laten maken:
   • Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
   • Selecteer de optie Zelfregistratie vereist . Hierdoor kan iedereen zich registreren en een eigen login aanmaken voor het klantenportaal. Om deze optie te selecteren, moet zelfregistratie ingeschakeld zijn in de instellingen voor privécontent.

Privépagina's met inhoudssysteem instellen

U kunt de systeempagina's selecteren en bewerken die uw klanten zullen gebruiken bij het openen van hun portaal, inclusief de pagina's waar ze zich kunnen registreren, aanmelden en afmelden. U kunt ook een pagina met geweigerde toegang en pagina's voor het resetten van wachtwoorden configureren.

De systeempagina's van uw klantenportaal instellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Privé inhoud.
3. Klik op het tabblad Pagina's .
4. Klik onder elk type systeempagina op het vervolgkeuzemenu en selecteer een sjabloon.
5. Nadat u een sjabloon hebt geselecteerd, kunt u deze bewerken of een voorbeeld bekijken door op Acties te klikken en vervolgens de bijbehorende optie te selecteren.

Taal voor toestemming voor verwerking aanpassen (optioneel)

Als je klanten toestaat zichzelf te registreren om toegang te krijgen tot hun klantenportaal, moet je de toestemmingsmelding zo configureren dat ze weten hoe je hun gegevens gaat gebruiken.

Let op: hoewel deze functies beschikbaar zijn in HubSpot, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in de sectie Toestemming voor verwerking van het klantenportaal op Toestemming voor verwerking beheren.
3. U komt nu bij de instellingen voor privé-inhoud . Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.
4. Klik in de sectie Toestemming om gegevens te verwerken op Inhoud met uitdrukkelijke toestemming bewerken.
5. Werk in het paneel Kennisgeving en toestemming de tekst of het selectievakje voor toestemming voor verwerking bij en klik vervolgens op Opslaan. U kunt ook linken naar de externe bronnen van uw juridische team vanuit de tekst van de Kennisgeving en toestemming , indien van toepassing.

Hiermee wordt alleen de tekst voor toestemming voor verwerking voor je klantenportal bijgewerkt. Lees hier hoe je de standaardtekst voor kennisgevingen en toestemming voor andere HubSpot-hulpprogramma's instelt.

Ticketfilters instellen en toegang beheren

Met behulp van filters kun je aanpassen welke tickets in het klantenportaal verschijnen. Alleen de tickets die voldoen aan de filtercriteria die je hier selecteert, verschijnen in het klantenportaal. Als je bijvoorbeeld alleen de tickets wilt zien die zijn aangemaakt in je support pijplijn, kun je een filterregel instellen om alleen tickets in een specifieke pijplijn op te nemen.

Om ticketzichtbaarheid te configureren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik op Eigenschappen ticket configureren.
3. Selecteer in het rechterpaneel een ticket eigenschap om op te filteren en selecteer vervolgens een optie voor de filtercriteria.
4. Klik op Opslaan.

Om te controleren welke gesprekken in het klantenportaal verschijnen, gebruik je de kaartGesprekken in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnt alleen de oorspronkelijke conversatie in het klantenportaal.

Het is aan te raden dat jij en je team notities en opmerkingen gebruiken om intern over jullie tickets te communiceren, of filterregels instellen om alle interne communicatie uit het klantenportaal te filteren.

Om ticketrechten voor klanten te configureren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Selecteer een optie in het gedeelteMachtigingen voor klantentickets :
   • Sta uw klanten toe om alleen tickets te bekijken die hun eigen tickets zijn: wanneer een contact inlogt op het klantenportaal, verschijnen alleen de tickets die zijn gekoppeld aan hun contact record.
   • Uw klanten toestaan om alle tickets van hun bedrijf te bekijken: wanneer een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, verschijnen alle tickets die zijn gekoppeld aan hun primaire bedrijfsrecord, naast de tickets die zijn gekoppeld aan hun contactrecord.
3. Klik op Opslaan.

Als je toestaan dat je klant alle tickets van zijn bedrijf bekijkt selecteert , kunnen je klanten schakelen tussen hun eigen tickets en de tickets van hun bedrijf. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij klikken op het vervolgkeuzemenu Bekijken rechtsboven in de weergave Tickets en vervolgens een optie selecteren:

• Organisatie tickets: alle tickets die gekoppeld zijn aan het bedrijf van de klant zullen verschijnen.
• Eigendom van mij: alleen tickets gekoppeld aan de contactpersoon van de klant worden weergegeven.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Selecteer een optie in het gedeelte Ticketacties:
   • Klanten toestaan om te reageren op gesloten conversaties: klanten toestaan om te reageren op een bestaande thread op een gesloten ticket.
   • Klanten toestaan om tickets te sluiten vanuit de portal: klanten toestaan om tickets direct vanuit de portal te sluiten.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Ticketfase om een gesloten fase toe te wijzen aan elke pijplijn.
     • Als je pijplijn slechts één gesloten fase heeft, wordt deze standaard geselecteerd.

Destandaard inbox of helpdeskbewerken

U kunt een standaard inbox of helpdesk selecteren voor tickets in het klantenportaal die niet gekoppeld zijn aan een conversatie in de inbox. Als een klant bijvoorbeeld je supportlijn belt en een vertegenwoordiger maakt een ticket aan voor de klant, dan verschijnt het ticket in het klantenportaal maar wordt niet gekoppeld aan een thread in de inbox. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij antwoorden op het ticket en zijn antwoord verschijnt in de inbox die je hier selecteert.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik in het gedeelte Kies waar portal tickets naartoe worden gestuurd op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk.

Ticketsjablonen en branding aanpassen

Wanneer een klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij een lijst van zijn tickets bekijken op de overzichtspagina en vervolgens op individuele tickets klikken om de bijbehorende conversatie te bekijken. U kunt een voorbeeld bekijken van de sjablonen voor ticketvermeldingen en detailpagina's, uw merkinstellingen bekijken of een ondersteuningsformulier aan uw portal toevoegen zodat bezoekers een nieuw ticket kunnen indienen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik op het tabblad Sjabloon .
3. Klik op Bewerken naast de sjabloon die u wilt bekijken.

4. Gebruik in de voorbeeldweergave van het thema de stylingopties om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van uw klantenportaal consistent blijft met de rest van uw website. Meer informatie over het bewerken van de stijlinstellingen van het thema.

Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, zijn deze wijzigingen van toepassing op de pagina met ticketvermeldingen, ticketdetails en ticketformulieren.

5. Het klantenportaal erft het favicon en de kleuren die u selecteert in de merkinstellingen van uw account. U kunt het standaardlogo wijzigen in uw kennisbasissjabloon of door aangepaste ledensjablonen te maken. Momenteel zijn er geen extra aanpassingsopties voor het klantenportaal.
6. Om het navigatiemenu te selecteren dat in uw klantenportaal wordt weergegeven, klikt u op De navigatie van uw klantenportaal aanpassen. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Menu en selecteer een navigatiemenu, of lees hoe u een nieuw menu kunt maken.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Kennisdatabase.
2. Klik rechtsboven op Sjabloon aanpassen.
3. Klik in het linkerpaneel op het tabblad Inhoud op Navigatiebalk.
4. Klik om de link Klantenportaal weergeven AAN te zetten.

Als een klant zich in de kennisbank bevindt, verschijnt er rechtsboven een hyperlink Ga naar [naam klantenportaal].

Een ondersteuningsformulier toevoegen aan uw klantenportaal

Je kunt een ondersteuningsformulier toevoegen aan je klantenportaal, zodat wanneer een bezoeker is ingelogd, hij een nieuw ondersteuningsverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportaal.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik op het tabblad Sjabloon .
3. Schakel in het gedeelte Ondersteuningsformulier aansluiten het selectievakje Ondersteuningsformulier aansluiten in.
4. Voer de menutekst voor het formulier in. Dit verschijnt als link in het navigatiemenu van het klantenportaal.
5. Voer de koptekst van het formulier in. Deze tekst wordt boven aan het formulier weergegeven.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Formulieren om een formulier te selecteren.
7. Klik linksonder op Opslaan.

Je moet een formulier selecteren dat ticket eigenschappen bevat en dat gekoppeld is aan de conversatie inbox of helpdesk. Om ticket eigenschappen aan je formulier toe te voegen, kun je een formulier maken met het sjabloon Support formulier, of ticket eigenschappen aanzetten in de formulierbouwer. Om ticket eigenschappen in te schakelen voor een formulier:

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Beweeg de muis over het formulier en klik op Bewerken.
3. Klik in het linkerpaneel van de formuliereditor op het instellingenpictogram.
4. Klik in het linker zijbalkmenu op Instellingen indienen.
5. Schakel in de sectie Automatisch ticket aanmaken de schakelaar Ticket eigenschappen in.
6. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een inbox of helpdesk en klik vervolgens op Opslaan.

Voor elke formulierinzending wordt een ticket aangemaakt, dat naast de inbox van je gesprekken ook in het eigen klantenportaal van de klant verschijnt.

Een klantenportaal inschakelen

Zodra je de stappen voor het instellen hebt voltooid, kun je je klantenportaal inschakelen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Zet rechtsboven de schakelaar aan.

Alle berichten die vanuit het klantenportaal naar je team worden gestuurd, verschijnen in de inbox van de gesprekken en worden als een e-mailafspraak weergegeven op de tijdlijn van de record.

Contactpersonen toegang geven tot het klantenportaal

Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of ze kunnen het portaal openen via de kennisbank. Om uw klantenportaal te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Klantenportal.
2. Klik rechtsboven op Klantenportaal weergeven.
3. Afhankelijk van de aanmeldings- en verificatiemethode die u hebt geselecteerd, moet een klant eerst zijn aanmeldingsgegevens instellen voordat hij toegang kan krijgen tot zijn klantenportaal:

• • Als klanten zichzelf kunnen registreren, verschijnt er een link Registreer hier onder de velden voor de aanmeldingsgegevens.

• • Als alleen een specifieke lijst met contactpersonen toegang heeft, wordt er een e-mail naar hen gestuurd zodat ze hun login kunnen instellen.

Let op: als je bent ingelogd in je HubSpot account wanneer je de klantenportal bezoekt, hoef je niet in te loggen om de ticketvermeldingspagina te bekijken.

Wanneer je bezoekers inloggen op hun klantenportaal, kunnen ze al hun open en gesloten tickets bekijken op de ticketvermeldingspagina en bestaande tickets filteren en doorzoeken.

De volgende ticket eigenschappen zijn standaard zichtbaar in het klantenportaal:

• Onderwerp
• Aangevraagd door
• Datum aanmaken
• Eigenaar ticket
• Datum laatste activiteit
• Status

Standaard wordt de status van een ticket alleen weergegeven als Open of Gesloten. Om de volledige naam van de status van een ticket zichtbaar te maken, kun je de instellingen van je klantenportaal bijwerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Klantenportaal.
3. Klik op het tabblad Sjabloon .
4. Selecteer onder Ticketstatus Aangepaste stadia weergeven in het klantenportaal.

5. Klik op Opslaan.
6. De gedetailleerde status wordt nu voor elk ticket weergegeven, inclusief eventuele aangepaste ticketstatussen die je hebt geconfigureerd.

   • Om meer ticketdetails en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan je klant op de naam van een ticket klikken om de ticketdetailpagina te openen.

   • De klant kan op alle open tickets antwoorden door een bericht in het tekstvak in te voeren en meerdere bestandsbijlagen in zijn antwoord op te nemen.

Let op: als er meerdere conversatiethreads aan een ticket zijn gekoppeld, wordt alleen de oudste thread weergegeven in het klantenportaal.

Als de klant een nieuw ticket wil indienen, kan hij klikken op Een supportticket indienen. Dit brengt ze naar het ticketformulier dat je hebt gemaakt, zodat ze een nieuw probleem kunnen indienen.

Om uit te loggen uit het portaal kan de klant rechtsboven klikken op Uitloggen . Om klanten automatisch uit te loggen na een periode van inactiviteit, kun je idle session timeouts instellen.