Een klantenportaal opzetten (BETA)

Geef klanten controle over hun communicatie met uw bedrijf met behulp van een klantenportaal. Een klantenportaal is een thuis achter een login waar klanten hun support tickets kunnen bekijken, openen en beantwoorden. Meestal hebben klanten toegang tot de klantenportal via de kennisbank, maar u kunt ook een link naar de portal rechtstreeks met uw klanten delen.

Alleen gesprekken die zijn gekoppeld aan een ticket worden weergegeven in het klantenportaal; dit omvat berichten die zijn verzonden naar een chat, Facebook Messenger, formulierindiening of verbonden e-mailkanaal van het team. E-mails die worden verzonden naar of van een e-mailadres dat niet is gekoppeld aan de inbox van de gesprekken, worden niet weergegeven in het klantenportaal.

U moet toegang hebben tot de klantportaalinstellingen om het klantportaal te kunnen instellen. Deze instelling kunt u aanzetten in uw Gebruikers & Teams-instellingen op hetAccounttabblad.

Een klantenportaal opzetten

Voordat u uw klantenportaal inschakelt, moet u een domein koppelen, uw aanmeldings- en verificatiemethode instellen, en uw toestemming aanpassen om de taal te verwerken. U kunt ook de branding van het klantenportaal beheren, een voorbeeld van de sjablonen voor de ticketvermelding en de ticketdetailpagina bekijken, en een ondersteuningsformulier aan uw klantenportaal toevoegen.

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Klantenportaal.
• Voer een paginatitel in. Dit is de titel die in het browsertabblad zal verschijnen wanneer klanten op het klantenportaal zijn ingelogd.

Verbind een domein

Let op:u kunt het standaard hs-sitesdomein niet gebruiken om uw klantenportaal te hosten.

Het klantenportaal zal verschijnen in de primaire taal die is ingesteld voor uw domein. Als u de taal van uw domein wijzigt in uw Domeinen & URL's instellingen, zal de taal van het klantenportaal ook worden aangepast. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen aan te brengen in uw domein. Meer informatie over HubSpot's taalaanbod.

Instellen van aanmelding en verificatie

Uw klanten moeten inloggen om toegang te krijgen tot hun klantenportaal. U kunt ledenregistratie vereisen om toegang te krijgen tot het portaal of toegang verlenen via single sign-on (SSO).

Registratie van leden vereisen

• Wanneer u ledenregistratie vereist, kunt u klanten toestaan hun eigen login te maken of toegang geven tot een specifieke lijst met contactpersonen.
  • Om gebruikers toe te staan hun eigen login te maken, navigeert u naar uw instellingen voor privé-inhoud:
    • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
    • Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Privé-inhoud.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.
    • Schakel het selectievakje Zelfregistratie toestaan in. Hierdoor kan iedereen zich registreren en een eigen login voor het klantenportaal aanmaken.
  • Als u alleen toegang wilt geven tot een specifieke lijst met contactpersonen, navigeert u terug naar uw klantportaalinstellingen :
    • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
    • Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Klantenportaal.
    • In de Klantenportaal Toegang sectie, selecteer de Geef specifieke contacten toegang met lijsten optie,klik dan op het dropdown menu en selecteer de lijsten om toegang aan te geven.

Toegang verlenen met single sign-on (SSO)

SSO stelt uw klanten in staat om één set inloggegevens te gebruiken in uw externe app en klantenportaal.

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Website > Privé-inhoud.
• In de Single Sign-on (SSO) sectie, klik op SSO instellen. Uw IT-beheerder kan een HubSpot-applicatie instellen in uw identity provider account, zoals Google of Okta, en daar toegang verlenen aan uw klanten. SAML en JWT-gebaseerde applicaties worden ondersteund voor het klantenportaal. Meer informatie over het instellen van SSO.
• Wanneer SSO is geconfigureerd, kunt u ervoor kiezen om alle SSO-gebruikers toegang te geven tot het klantenportaal, of toegang te verlenen aan een specifieke lijst van contactpersonen:
  • Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Klantenportaal.
  • In de sectie Toegangscontrole voor het publiek selecteert u ofwel Alle SSO-gebruikers toestaan of Specifieke SSO-gebruikers toegang verlenen met lijsten.

Taal voor toestemming voor verwerking aanpassen (optioneel)

Als u klanten toestaat zich zelf te registreren om toegang te krijgen tot hun klantenportaal, moet u uw toestemmingsverklaring zo configureren dat zij weten hoe u hun gegevens zult gebruiken.

Let op: Hoewel deze functies in HubSpot leven, is uw juridische team de beste bron om u compliance-advies te geven voor uw specifieke situatie.

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Klantenportaal.
• Klik in uw klantportaalinstellingen op Toestemming voor verwerking beheren.
• U komt nu bij uw Privé-inhoud instellingen. Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal is gehost.
• Klik in het gedeelte Toestemming om gegevens te verwerken op Inhoud uitdrukkelijke toestemming bewerken.
• In het deelvenster Kennisgeving en toestemming werkt u de tekst over toestemming voor verwerking of het vakje toestemming voor verwerking bij en klikt u vervolgens op Opslaan. U kunt ook een koppeling maken naar de externe bronnen van uw juridische team vanuit de tekst van de kennisgeving en toestemming , indien van toepassing.

Hiermee wordt alleen de tekst voor toestemming voor verwerking voor uw klantenportaal bijgewerkt. Ontdek hoe u standaardkennisgeving en -toestemmingstekst kunt instellen voor andere HubSpot-tools.

Ticketfilters instellen

Met behulp van filters kunt u aanpassen welke tickets in het klantenportaal verschijnen. Alleen de tickets die aan de hier geselecteerde filtercriteria voldoen zullen in de klantenportal verschijnen. Als u bijvoorbeeld wilt dat alleen de tickets verschijnen die in uw support pijplijn zijn aangemaakt, kunt u een filterregel instellen om alleen tickets in een specifieke pijplijn op te nemen.

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Klantenportaal.
• Klik op ticket eigenschappen configureren.
• In het rechter paneel, selecteer een ticket eigenschap om op te filteren, selecteer dan een optie voor de filter criteria.
• Klik op Opslaan.

Onthoud dat wanneer een contactpersoon aan een ticket is gekoppeld, alle conversaties die aan dat ticket zijn gekoppeld in de klantenportal zullen verschijnen, zelfs als die contactpersoon geen directe ontvanger van de thread was. Om te controleren welke conversaties in het klantenportaal verschijnen, gebruikt u de kaartConversaties in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Het wordt aanbevolen om notities en opmerkingen te gebruiken om intern te communiceren op uw tickets, of filterregels in te stellen om interne communicatie uit het klantenportaal te filteren.

Ticket sjablonen en branding aanpassen

Wanneer een klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij een lijst van zijn tickets bekijken op de listing pagina, en vervolgens op individuele tickets klikken om de bijbehorende conversatie te bekijken. U kunt een voorbeeld bekijken van de sjablonen voor de ticketlijst en detailpagina, uw brandinginstellingen bekijken of een supportformulier aan uw portaal toevoegen zodat bezoekers een nieuw ticket kunnen indienen.

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Klantenportaal.
• Klik op het tabblad Sjabloon .
• Naast de sjabloon die u wilt bekijken, klikt u op Bewerken.

• In de thema previewer kunt u de stylingopties gebruiken om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van uw klantenportaal consistent blijft met de rest van uw website. Meer informatie over het bewerken van thema-stijlinstellingen.

Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de thema stijlen, zullen deze wijzigingen van toepassing zijn op de ticket listing, ticket detail, en ticket formulier pagina.

• Het klantportaal neemt het logo, het favicon en de kleuren over die u hebt geselecteerd in de brandinginstellingen van uw account. Klik op Branding klantenportaal beherenom naar uw brandinginstellingen te gaan vanuit de instellingen voor het klantenportaal. Momenteel zijn er geen extra aanpassingsopties voor het klantenportaal.
• Als u wilt dat klanten toegang krijgen tot de kennisbank vanuit hun klantenportaal, schakel dan het selectievakje Koppeling naar kennisbank tonen in klantenportaal in . Uw kennisbank moet op een verbonden domein staan met ten minste één gepubliceerd kennisbankartikel.
• U kunt klanten ook toegang geven tot het klantenportaal vanuit uw kennisbanksjabloon:
  • Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Kennisbank.
  • Klik rechtsboven op Sjabloon aanpassen.
  • Klik in het linkerpaneel, op het tabblad Inhoud , op Navigatiebalk.
  • Klik om delink Klantenportaal tonenAAN te zetten.

Wanneer een klant op de kennisbank is, verschijnt rechtsboven eenGa naar [naam klantenportaal] hyperlink.

Voeg een ondersteuningsformulier toe aan uw klantenportaal

U kunt een ondersteuningsformulier toevoegen aan uw klantenportaal, zodat een bezoeker die is ingelogd een nieuw ondersteuningsverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportaal. In het navigatiemenu van het klantenportaal verschijnt een link Een supportticket indienen.

• Klik in de instellingen van uw Klantenportaal op het tabblad Sjablonen .
• Klik in de sectie Een ondersteuningsformulier aansluiten op het vervolgkeuzemenu Formulieren en selecteer een formulier.

U moet een formulier kiezen dat ticket eigenschappen bevat en dat gekoppeld is aan de conversatie inbox. Om ticket eigenschappen aan uw formulier toe te voegen, kunt u ofwel een formulier maken met behulp van het Support formulier sjabloon, of ticket eigenschappen aanzetten in de formulier bouwer. Om ticket eigenschappen aan te zetten voor een formulier:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Marketing > Lead capture > Formulieren.
• Ga met de muis over het formulier en klik op Bewerken.
• Klik in het linker paneel van de formulier editor om de Ticket eigenschappen schakelaar aan te zetten.

• Als u meerdere inboxen hebt, klikt u in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteert u een inbox, klik dan op Opslaan.

Voor elke formulierindiening wordt een ticket aangemaakt, dat naast uw inbox voor gesprekken ook in het eigen klantenportaal van de klant verschijnt.

Een klantenportaal inschakelen

Zodra u de installatiestappen hebt voltooid, kunt u uw klantenportaal inschakelen door de schakelaar AAN te zetten.

Contactpersonen toegang geven tot het klantenportaal

Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of zij kunnen toegang krijgen tot het portaal via de kennisbank. Om uw klantenportaal te bekijken:

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Klantenportaal.
• Klik rechtsboven op Klantportaal bekijken.

Afhankelijk van de login- en verificatiemethode die u hebt gekozen, kan het zijn dat een klant, voordat hij toegang krijgt tot zijn klantenportaal, zijn inloggegevens moet instellen.

• Als klanten zichzelf kunnen registreren, verschijnt er een link Registreer hier onder de inloggegevensvelden.

• Als alleen een specifieke lijst van contactpersonen toegang heeft, zal hen een e-mail worden gestuurd zodat zij hun login kunnen instellen.

Let op: als u bent ingelogd in uw HubSpot-account wanneer u het klantenportaal bezoekt, hoeft u niet in te loggen om de ticketoverzichtspagina te bekijken.

Wanneer uw bezoekers inloggen op hun klantenportaal, kunnen ze al hun open en gesloten tickets bekijken op de ticketlijstpagina, en filteren en zoeken naar bestaande tickets.

De volgende ticket eigenschappen zijn standaard zichtbaar in het klantenportaal en kunnen op dit moment niet worden aangepast:

• ID
• Onderwerp
• Datum aanmaken
• Datum laatste activiteit
• Status (Open of Gesloten)

Om meer ticket details en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan uw klant op de naam van een ticketklikkenom de ticket details pagina te openen. Ze kunnen ook antwoorden op een gesloten ticket als ze het gesprek willen heropenen.

Als de klant een nieuw ticket wil indienen, kan hij klikken op Bestand een Support ticket. Dit brengt hen naar het ticketformulier dat u hebt aangemaakt, zodat ze een nieuw probleem kunnen indienen.

Om uit te loggen uit hun portaal, kan de klantrechtsboven op Sign out klikken.