Een klantenportal opzetten

Geef klanten controle over hun communicatie met uw bedrijf met behulp van een klantenportal. Een klantenportal is een thuis achter een login waar klanten hun supporttickets kunnen bekijken, openen en beantwoorden. Meestal hebben klanten toegang tot het klantenportaal via de kennisbank, maar u kunt ook een link naar het portaal rechtstreeks met uw klanten delen.

Alleen gesprekken die zijn gekoppeld aan een ticket worden weergegeven in de klantenportal; dit geldt ook voor berichten die zijn verzonden naar een chat, Facebook Messenger, formulierverzending of team-e-mailkanalen die zijn gekoppeld aan de conversatie-inbox of helpdesk. E-mails die worden verzonden naar of vanaf een e-mailadres dat niet is gekoppeld aan de conversie-inbox of helpdesk worden niet weergegeven in de klantenportal.

Let op: u moet toegang hebben tot de instellingen van Klantenportal om het portaal voor klanten in te stellen.

Een klantenportal opzetten

Voordat u uw klantenportal inschakelt, moet u een domein koppelen, uw aanmeldings- en verificatiemethode instellen en uw taal voor toestemming aanpassen. U kunt ook de branding van de klantenportal beheren, een voorbeeld van de sjablonen voor de publicatie van tickets en de pagina met ticketgegevens bekijken en een ondersteuningsformulier aan uw klantenportal toevoegen.

• Voer een paginatitelin . Dit is de titel die wordt weergegeven in het browsertabblad wanneer klanten zijn aangemeld bij de klantenportal.

Een domein verbinden

U kunt de slug van de URL bewerken in de instellingen van uw klantenportal. Als je nog geen domein hebt ingesteld voor je kennisbank, kun je er een koppelen via de instellingen van je Klantenportal :

• Klik op het tabblad Algemeen onder URL Klantenportal op Domein Klantenportal verbinden.
• Klik op Een domein verbinden en volg de instructiesop omeen primair domein te verbinden met Hubspot.

Let op: u kunt het standaard hs-sites domein niet gebruiken om uw klantenportal te hosten.

De klantenportal wordt weergegeven in de primaire taal die is ingesteld voor uw domein. Als u de taal van uw domein wijzigt in de instellingen voor Domeinen & URL's , wordt de taal van de klantenportal ook bijgewerkt. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen aan te brengen in je domein. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

Let op: klantenportals in meerdere talen worden op dit moment niet ondersteund.

Aanmelden en verificatie instellen

Uw klanten moeten inloggen om toegang te krijgen tot hun klantenportal. U kunt ledenregistratie vereisen om toegang te krijgen tot het portaal of toegang verlenen via eenmalige aanmelding (SSO).

Registratie van leden verplicht stellen

• Om gebruikers toe te staan hun eigen login aan te maken, navigeer je naar de instellingen voor privé-inhoud:
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Privé inhoud.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportal wordt gehost.

• • Schakel het selectievakje Zelfregistratie toestaan in. Hierdoor kan iedereen zich registreren en een eigen login aanmaken voor de klantenportal.

• Als u alleen toegang wilt geven tot een specifieke lijst met contactpersonen, navigeert u terug naar de instellingen van uw Klantenportaal :
  • Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Klantenportal.
  • Selecteer inde sectieToegang Klantenportaal de optie Specifieke contactpersonen toegang geven met lijsten , klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu en selecteer de lijsten waartoe u toegang wilt geven.

Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail verzonden naar de lijst met contactpersonen. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.

Privépagina's met inhoudssysteem instellen

U kunt de systeempagina's selecteren en bewerken die uw klanten zullen gebruiken bij het openen van hun portaal, inclusief de pagina's waar ze zich kunnen registreren, aanmelden en afmelden. U kunt ook een pagina met geweigerde toegang en pagina's voor het resetten van wachtwoorden configureren.

De systeempagina's van uw klantenportal instellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Privé inhoud.
• Klik op het tabblad Pagina's .
• Klik onder elk type systeempagina op het vervolgkeuzemenu en selecteer een sjabloon.
• Nadat u een sjabloon hebt geselecteerd, kunt u deze bewerken of een voorbeeld bekijken door op Acties te klikken en vervolgens de bijbehorende optie te selecteren.

Toegang verlenen via eenmalige aanmelding (SSO)

Met SSO kunnen uw klanten één set inloggegevens gebruiken in uw externe app en klantenportal.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Privé inhoud.
• Klik in het gedeelte Single Sign-on (SSO) op SSO instellen. Je IT-beheerder kan een HubSpot-applicatie instellen in je identity provider account, zoals Google of Okta, en daar toegang verlenen aan je klanten. SAML- en JWT-gebaseerde applicaties worden ondersteund voor de klantenportal. Meer informatie over het instellen van SSO.
• Wanneer SSO is geconfigureerd, kun je ervoor kiezen om alle SSO-gebruikers toegang te geven tot het klantenportaal, of om toegang te geven aan een specifieke lijst met contactpersonen:
  • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Klantenportal.
  • Selecteer in de sectie Toegang van doelgroep beheren ofwel Alle SSO-gebruikers toestaan of Specifieke SSO-gebruikers toegang geven met lijsten.

Taal voor toestemming voor verwerking aanpassen (optioneel)

Als u klanten toestaat zich zelf te registreren om toegang te krijgen tot hun klantenportal, moet u uw toestemmingsverklaring configureren om hen te laten weten hoe u hun gegevens gaat gebruiken.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot beschikbaar zijn, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

• Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Klantenportal.
• Klik in de instellingen van je Klantenportal op Toestemming voor verwerking beheren.
• U komt nu bij de instellingen voor privé-inhoud . Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportal wordt gehost.
• Klik in het gedeelte Toestemming om gegevens te verwerken op Inhoud met uitdrukkelijke toestemming bewerken.
• Werk in het paneel Kennisgeving en toestemming de tekst of het selectievakje voor toestemming voor verwerking bij en klik vervolgens op Opslaan. U kunt ook linken naar de externe bronnen van uw juridische team vanuit de tekst van de Kennisgeving en toestemming , indien van toepassing.

Hiermee wordt alleen de tekst voor toestemming voor verwerking voor je klantenportal bijgewerkt. Leer hoe je de standaard kennisgeving en toestemmingstekst voor andere HubSpot tools kunt instellen.

Filters voor tickets instellen en toegang beheren

Met behulp van filters kun je aanpassen welke tickets in de klantenportal verschijnen. Alleen de tickets die voldoen aan de hier geselecteerde filtercriteria verschijnen in de klantenportal. Als je bijvoorbeeld alleen de tickets wilt zien die in je supportpijplijn zijn aangemaakt, kun je een filterregel instellen om alleen tickets in een specifieke pijplijn op te nemen.

• Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Klantenportal.
• Klik op Ticketeigenschappen configureren.
• Selecteer in het rechterpaneel een ticketeigenschap om op te filteren en selecteer vervolgens een optie voor de filtercriteria.
• Klik op Opslaan.

Om te controleren welke gesprekken worden weergegeven in het klantenportal, gebruik je de kaartGesprekken in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnt alleen de meest recente conversatie in het klantenportaal.

Het is aan te raden dat jij en je team notities en opmerkingen gebruiken om intern over je tickets te communiceren, of filterregels instellen om alle interne communicatie uit de klantenportal te filteren.

Je kunt ook kiezen tot welke tickets een contactpersoon toegang heeft in de klantenportal:

• Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Klantenportal.
• Selecteer een optie in het gedeelte Ticketmachtigingen :
  • Uw klanten alleen tickets laten zien die aan hun contactpersoon zijn gekoppeld: wanneer een contactpersoon inlogt op de klantenportal, verschijnen alleen de tickets die aan hun contactpersoonrecord zijn gekoppeld.
  • Uw klanten toestaan om alle tickets te bekijken waaraan hun bedrijf is gekoppeld: wanneer een contactpersoon inlogt op het klantenportaal, verschijnen naast de tickets die aan hun contactpersoonrecord zijn gekoppeld, ook alle tickets die aan hun primaire bedrijfsrecord zijn gekoppeld.
• Klik op Opslaan.

Als je ervoor kiest om je klant alle tickets te laten bekijken waaraan hun bedrijf is gekoppeld, kunnen je klanten schakelen tussen hun eigen tickets en de tickets van hun bedrijf. Wanneer de klant inlogt op hun klantenportal, kunnen ze klikken op het vervolgkeuzemenu Bekijken rechtsboven in de weergave Tickets en vervolgens een optie selecteren:

• Organisatie tickets: alle tickets geassocieerd met het bedrijf van de klant zullen verschijnen.
• Mijn tickets: alleen tickets gekoppeld aan de contactpersoon van de klant worden weergegeven.

Selecteer een standaard inbox

Je kunt een standaard inbox selecteren voor tickets in de klantenportal die niet gekoppeld zijn aan een conversie in de inbox. Als een klant bijvoorbeeld je klantenportal belt en een vertegenwoordiger maakt een ticket voor de klant aan, dan verschijnt het ticket in het klantenportal maar wordt niet gekoppeld aan een thread in de ondersteuningsinbox. Wanneer de klant inlogt op zijn Klantenportal, kan hij het ticket beantwoorden en zijn antwoord verschijnt in de inbox die je hier selecteert.

• Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Klantenportal.
• Klik in het gedeelte Standaard Postvak In op het vervolgkeuzemenu en selecteer een postvak of helpdesk.

Ticket sjablonen en branding aanpassen

Wanneer een klant inlogt bij zijn klantenportal, kan hij een lijst met tickets bekijken op de publicatie en vervolgens op individuele tickets klikken om de bijbehorende conversie te bekijken. U kunt een voorbeeld bekijken van de sjablonen voor de publicatie en detailpagina van tickets, uw instellingen voor branding bekijken of een ondersteuningsformulier aan uw portaal toevoegen zodat bezoekers een nieuw ticket kunnen indienen.

• Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Klantenportal.
• Klik op het tabblad Sjabloon .
• Klik op Bewerken naast de sjabloon die u wilt bekijken.

• Gebruik in de voorbeeldweergave van het thema de stylingopties om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van je klantenportal consistent blijft met de rest van je website. Meer informatie over het bewerken van de stijlinstellingen van het thema.

Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, zijn deze wijzigingen ook van toepassing op de pagina met tickets, ticketdetails en ticketformulieren.

• De klantenportal erft het favicon en de kleuren die u selecteert in de instellingen voor branding van uw account. U kunt het standaardlogo wijzigen in uw Kennisbank-sjabloon of door aangepaste ledensjablonen te maken. Momenteel zijn er geen extra aanpassingsopties voor de klantenportal.
• Om het navigatiemenu te selecteren dat in uw klantenportal wordt weergegeven, klikt u op Uw klantenportal navigatiemenu aanpassen. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Menu en selecteer een navigatiemenu, of lees hoe u een nieuw menu kunt maken.

• Je kunt klanten ook toegang geven tot de klantenportal vanuit je kennisbank sjabloon.
  • Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Kennisdatabase.
  • Klik rechtsboven op Sjabloon aanpassen.
  • Klik in het linkerpaneel op het tabblad Inhoud op Navigatiebalk.
  • Klik om de link Klantenportal weergeven AAN te zetten.

Als een klant zich in de Kennisbank bevindt, verschijnt er rechtsboven een Ga naar [naam klantenportal] hyperlink.

Een ondersteuningsformulier toevoegen aan je klantenportal

U kunt een ondersteuningsformulier toevoegen aan uw klantenportal zodat wanneer een bezoeker is ingelogd, deze een nieuw ondersteuningsverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportal. In het navigatiemenu van de klantenportal wordt een link Support Ticket indienen weergegeven.

• Klik in de instellingen van uw Klantenportal op het tabblad Sjabloon .
• Klik in het gedeelte Supportformulier aansluiten op het vervolgkeuzemenu Formulieren en selecteer een formulier.

Je moet een formulier selecteren dat ticketeigenschappen bevat en dat is gekoppeld aan de inbox voor gesprekken. Om ticket eigenschappen aan je formulier toe te voegen, kun je een formulier maken met het Support formulier sjabloon, of ticket eigenschappen aanzetten in de formulier-builder. Om ticketeigenschappen in te schakelen voor een formulier:

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
• Beweeg de muis over het formulier en klik op Bewerken.
• Klik in het linkerpaneel van de formuliereditor om Ticketeigenschappen aan te zetten.

• Als je meerdere inboxen hebt, klik je in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een inbox.

Voor elke formulierverzending wordt een ticket aangemaakt, dat naast de inbox van je gesprekken in de klantenportal van de klant verschijnt.

Klantenportal inschakelen

Zodra u de stappen voor het instellen hebt voltooid, kunt u uw klantenportal inschakelen door op de schakelaar AAN te klikken.

Alle berichten die vanuit de Klantenportal naar je team worden gestuurd, verschijnen in de inbox voor gesprekken en worden weergegeven als een interactie per e-mail op de Tijdlijn van het record.

Contactpersonen toegang geven tot het klantenportaal

Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of zij kunnen het portaal openen via de kennisbank. Om uw klantenportal te bekijken:

• Ga in je HubSpot-account naar Inhoud > Klantenportal.
• Klik rechtsboven op Klantenportal weergeven.

Afhankelijk van de inlog- en verificatiemethode die je hebt geselecteerd, moet een klant eerst zijn inloggegevens instellen voordat hij toegang kan krijgen tot zijn klantenportal.

• Als klanten zichzelf kunnen registreren, verschijnt er een link Registreer hier onder de velden voor de aanmeldingsgegevens.

• Als alleen een specifieke lijst van contactpersonen toegang heeft, wordt er een e-mail naar hen gestuurd zodat ze hun login kunnen instellen.

Let op: als je bent ingelogd in je HubSpot-account wanneer je de Klantenportal bezoekt, hoef je niet in te loggen om de ticket-portaal pagina te bekijken.

Als je bezoekers inloggen op hun klantenportal, kunnen ze op de publicatie van tickets al hun open en gesloten tickets bekijken en bestaande tickets filteren en zoeken.

De volgende ticketeigenschappen zijn standaard zichtbaar in de klantenportal:

• ID
• Onderwerp
• Datum aanmaken
• Datum laatste activiteit
• Status

Standaard wordt de status van een ticket alleen weergegeven als Open of Gesloten. Om de volledige naam van een status van een ticket zichtbaar te maken, kun je de instellingen van je klantenportal bijwerken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inhoud > Klantenportal.
• Klik op het tabblad Sjabloon .
• Selecteer onder Ticket Status het keuzerondje Toon aangepaste fasen binnen de klantenportal .

• Klik op Opslaan.
• De gedetailleerde status wordt nu voor elk ticket weergegeven, inclusief eventuele aangepaste ticketstatussen die je hebt geconfigureerd.

Om meer ticket details en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan je klant op de naam van een ticket klikkenom de ticket detailpagina te openen. De klant kan op alle open tickets reageren door een bericht in het tekstvak in te voerenen een bestandsbijlage in zijn antwoord op te nemen.

Let op: als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, wordt alleen de meest recente conversatie in de klantenportal weergegeven.

Als de klant een nieuw ticket wil indienen, klikt hij op Support ticket indienen. Dit brengt ze naar het ticketformulier dat je hebt gemaakt zodat ze een nieuw probleem kunnen indienen.

Om uit te loggen uit de klantenportal kan de klantrechtsboven op Uitloggen klikken. Om klanten automatisch uit te loggen na een periode van inactiviteit, kun je idle session timeouts instellen.