Een klantenportaal opzetten

Geef klanten controle over hun communicatie met uw bedrijf met behulp van een klantportaal. Een klantenportaal is een thuis achter een login waar klanten hun support tickets kunnen bekijken, openen en beantwoorden. Meestal hebben klanten toegang tot de klantenportal via de kennisbank

Alleen gesprekken die zijn gekoppeld aan een ticket worden weergegeven in het klantenportaal; dit omvat berichten die zijn verzonden naar een chat, Facebook Messenger, formulierindiening of verbonden e-mailkanaal van het team. E-mails die worden verzonden naar of van een e-mailadres dat niet is gekoppeld aan de inbox van de gesprekken, worden niet weergegeven in het klantenportaal.

Let op: u moet toegang hebben totde klantportaalinstellingen om het klantportaal te kunnen instellen.

Een klantenportaal opzetten

Voordat u uw klantenportaal inschakelt, moet u een domein koppelen, uw aanmeldings- en verificatiemethode instellen en uw taal voor het verwerken van toestemming aanpassen. U kunt ook de branding van het klantenportaal beheren, een voorbeeld van de sjablonen voor ticketvermelding en ticketdetailpagina bekijken, en een ondersteuningsformulier aan uw klantenportaal toevoegen.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Service > Klantenportaal.
• Voer een paginatitel in. Dit is de titel die zal verschijnen in het browsertabblad wanneer klanten zijn aangemeld bij het klantenportaal.

Een domein koppelen

Let op: u kunt het standaard hs-sites

Het klantenportaal wordt weergegeven in de primaire taal die voor uw domein is ingesteld. Als u de taal van uw domein wijzigt in uw Domains & URLs instellingen, zal de taal van het klantenportaal ook worden aangepast. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen aan te brengen in uw domein. Meer informatie over HubSpot's taalaanbod.

Let op: klantportalen in meerdere talen worden op dit moment niet ondersteund.

Inlog en verificatie instellen

Uw klanten moeten inloggen om toegang te krijgen tot hun klantenportaal. U kunt ledenregistratie vereisen om toegang te krijgen tot de portal of toegang verlenen met behulp van eenmalige aanmelding (SSO).

Ledenregistratie verplichten

• Om gebruikers toe te staan hun eigen login te creëren, navigeert u naar uw privé-inhoudsinstellingen:
  • { local.navSettings }}
  • Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Privé-inhoud.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.

• • Schakel het selectievakje Zelfregistratie toestaan in. Hierdoor kan iedereen zich registreren en een eigen login voor het klantenportaal aanmaken.

• Als u alleen toegang wilt verlenen aan een specifieke lijst van contactpersonen, navigeert u terug naar uw Klantenportaal instellingen:
  • { local.navCustomerPortal }}
  • Inde Klantenportaal toegang sectie, selecteer de Geef specifieke contacten toegang met lijsten optie,klik dan op het dropdown menu en selecteer de lijsten om toegang aan te geven.

Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail verzonden naar de lijst met contactpersonen. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.

Toegang verlenen met single sign-on (SSO)

Met SSO kunnen uw klanten een enkele set aanmeldingsgegevens gebruiken in uw externe app en klantenportaal.

• { local.navSettings }}
• Ga in het menu aan de linkerkant naar Website > Privé-inhoud.
• Klik in het gedeelte Single Sign-on (SSO) op SSO instellen. Uw IT-beheerder kan een HubSpot-applicatie instellen in uw identity provider account, zoals Google of Okta, en daar toegang verlenen aan uw klanten. SAML en JWT-gebaseerde applicaties worden ondersteund voor het klantenportaal. Meer informatie over het instellen van SSO.
• Wanneer SSO is geconfigureerd, kunt u ervoor kiezen om alle SSO-gebruikers toegang te geven tot de klantenportal, of toegang te verlenen aan een specifieke lijst met contactpersonen:
  • Navigeer in het linkerzijbalkmenu naar Website > Klantenportaal.
  • Selecteer in het gedeelte Toegangsbeheer voor het publiek de optie Alle SSO-gebruikers toestaan of Specifieke SSO-gebruikers toegang geven met lijsten.

Taal voor toestemming voor verwerking aanpassen (optioneel)

Als u klanten toestaat zich zelf te registreren om toegang te krijgen tot hun klantenportaal, moet u uw toestemmingsverklaring zo configureren dat zij weten hoe u hun gegevens zult gebruiken.

Let op: terwijl deze functies live zijn in HubSpot, is uw juridische team de beste bron om u compliance advies te geven voor uw specifieke situatie.

• { local.navCustomerPortal }}
• Klik in de instellingen van uw Klantenportaal op Toestemming beheren om te verwerken.
• U komt nu bij uw instellingen voor privé-inhoud . Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een domein om te bewerken en selecteer het domein waar uw klantenportaal wordt gehost.
• Klik in het gedeelte Toestemming om gegevens te verwerken op Inhoud voor expliciete toestemming bewerken.
• In het deelvenster Kennisgeving en toestemming werkt u de tekst over toestemming voor verwerking of het vakje toestemming voor verwerking bij en klikt u vervolgens op Opslaan. U kunt ook een koppeling maken naar de externe bronnen van uw juridische team vanuit de tekst van de kennisgeving en toestemming , indien van toepassing.

Hiermee wordt alleen de tekst voor toestemming voor verwerking voor uw klantenportaal bijgewerkt. Ontdek hoe u standaardkennisgeving en -toestemmingstekst kunt instellen

Ticketfilters instellen en toegang beheren

Met behulp van filters kunt u aanpassen welke tickets in het klantenportaal verschijnen. Alleen de tickets die voldoen aan de hier geselecteerde filtercriteria zullen in de klantenportal verschijnen. Als u bijvoorbeeld wilt dat alleen de tickets verschijnen die in uw support pijplijn zijn aangemaakt, kunt u een filterregel instellen om alleen tickets in een specifieke pijplijn op te nemen.

• { local.navCustomerPortal }}
• Klik op Ticket-eigenschappen configureren.
• In het rechterpaneel selecteert u een ticket eigenschap om op te filteren en vervolgens selecteert u een optie voor de filter criteria.
• Klik op Opslaan.

Houd er rekening mee dat wanneer een contactpersoon aan een ticket is gekoppeld, alle conversaties die aan dat ticket zijn gekoppeld in het klantenportaal worden weergegeven, zelfs als dat contactpersoon geen directe ontvanger van de thread was. Om te controleren welke conversaties in het klantenportaal verschijnen, gebruikt u de kaartConversaties in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Het wordt aanbevolen om notities en opmerkingen te gebruiken om intern te communiceren op uw tickets, of om filterregels in te stellen om alle interne communicatie uit het klantenportaal te filteren.

U kunt ook kiezen tot welke tickets een contact toegang heeft in het klantenportaal:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Selecteer een optie in de sectie Ticketrechten :
  • Laat uw klanten alleen de tickets zien waaraan hun contactpersoon is gekoppeld: Wanneer een contact inlogt in het klantenportaal, verschijnen alle tickets die aan zijn contactrecord zijn gekoppeld.
  • Laat uw klanten alle tickets zien waaraan hun bedrijf is gekoppeld: Wanneer een contact inlogt in het klantenportaal, zullen alle tickets verschijnen die geassocieerd zijn met hun primaire bedrijfsrecord, naast de tickets die geassocieerd zijn met hun contactrecord.
• Klik op Opslaan.

Als u uw klant toestaat alleen tickets te bekijken die aan hun contactpersoon zijn gekoppeld, kunnen uw klanten het vervolgkeuzemenu Bekijken in hun klantenportaal gebruiken om te schakelen tussen hun tickets en de tickets van hun bedrijf.

Selecteer een standaard inbox

U kunt een standaard inbox selecteren voor tickets in de klantenportal die niet gekoppeld zijn aan een gesprek in de inbox. Als een klant bijvoorbeeld uw ondersteuningslijn belt en een vertegenwoordiger maakt een ticket aan voor de klant, verschijnt het ticket in het klantenportaal maar wordt niet gekoppeld aan een gesprek in de inbox. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij antwoorden op het ticket en zijn antwoord zal verschijnen in de inbox die u hier selecteert.

• { local.navCustomerPortal }}
• Klik in de Standaard Postvak In sectie op het dropdown menu en selecteer een postvak.

Ticket sjablonen en branding aanpassen

Wanneer een klant zich aanmeldt bij zijn klantportaal, kan hij een lijst van zijn tickets bekijken op de listingpagina, en vervolgens op individuele tickets klikken om de bijbehorende conversatie te bekijken. U kunt een voorbeeld bekijken van de ticket listing en detail pagina sjablonen, uw branding instellingen bekijken, of een support formulier toevoegen aan uw portaal zodat bezoekers een nieuw ticket kunnen indienen.

• { local.navCustomerPortal }}
• Klik op het tabblad Sjabloon .
• Klik op Bewerken naast de sjabloon die u wilt bekijken.

• Gebruik in de themavoorvertoning de stijlopties om ervoor te zorgen dat het uiterlijk van uw klantenportaal consistent blijft met de rest van uw website. Meer informatie over het bewerken van de stijlinstellingen van het thema.

Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de thema stijlen, zullen deze wijzigingen van toepassing zijn op de ticket listing, ticket detail, en ticket formulier pagina.

• Het klantportaal neemt het logo, het favicon en de kleuren over die u hebt geselecteerd in de brandinginstellingen van uw account. Klik op Branding klantenportaal beherenom uw brandinginstellingen te openen vanuit de instellingen voor het klantenportaal. Momenteel zijn er geen extra aanpassingsopties voor het klantenportaal.
• Om het navigatiemenu te selecteren dat in uw klantenportaal wordt weergegeven, klikt u op Het navigatiemenu van uw klantenportaal aanpassen. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Menu en selecteer een navigatiemenu, of lees hoe u een nieuw menu maakt.

• Als u wilt dat klanten toegang hebben tot de kennisbank vanuit hun klantenportaal, schakelt u het selectievakje Koppeling naar kennisbank tonen in klantenportaal in . Uw kennisbank moet zich op een verbonden domein bevinden met ten minste ééngepubliceerd kennisbankartikel.
• U kunt klanten ook toegang geven tot het klantenportaal vanuit uw kennisbanksjabloon.
  • { local.navKnowledgeBase }}
  • Klik rechtsboven op Sjabloon aanpassen.
  • Klik in het linkerpaneel, op het tabblad Inhoud , op Navigatiebalk.
  • Klik op om de link Klantenportaal tonen AAN te zetten.

Wanneer een klant zich op de kennisbank bevindt, verschijnt rechtsboven een Ga naar [naam klantenportaal] hyperlink.

Voeg een ondersteuningsformulier toe aan uw klantenportaal

U kunt een ondersteuningsformulier toevoegen aan uw klantenportaal, zodat wanneer een bezoeker is ingelogd, hij een nieuw ondersteuningsverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportaal. Een link Een supportticket indienen verschijnt in het navigatiemenu van het klantenportaal.

• Klik in uw klantportaalinstellingen op het tabblad Sjablonen .
• Klik in de sectie Een ondersteuningsformulier koppelen op het vervolgkeuzemenu Formulieren en selecteer een formulier.

U moet een formulier selecteren dat ticketeigenschappen bevat en dat is gekoppeld aan de conversatie-inbox. Om ticket eigenschappen aan uw formulier toe te voegen, kunt u een formulier maken met behulp van de Support formulier sjabloon, of ticket eigenschappen aanzetten in de formulier bouwer. Om ticket eigenschappen aan te zetten voor een formulier:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Marketing > Lead capture > Formulieren.
• Ga met de muis over het formulier en klik op Bewerken.
• In het linker paneel van de formulier editor, klik om de Ticket eigenschappen schakelaar aan te zetten.

• Als u meerdere inboxen heeft, klik dan in het dialoogvenster op het dropdown menu en selecteer een inbox, klik dan op Opslaan.

Voor elke formulierindiening wordt een ticket aangemaakt, dat behalve in uw conversatie-inbox ook in het eigen klantenportaal van de klant verschijnt.

Een klantenportaal inschakelen

Zodra u de stappen voor het instellen hebt voltooid, kunt u uw klantenportaal inschakelen door op te klikken en de schakelaar AAN te zetten.

Alle berichten die vanuit het klantenportaal naar uw team worden verzonden, verschijnen in de inbox van de conversaties en verschijnen als een e-mailverbintenis op de tijdlijn van het record.

Contactpersonen toegang geven tot het klantenportaal

Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of zij kunnen toegang krijgen tot het portaal via de kennisbank. Om uw klantenportaal te bekijken:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Klantenportaal.
• Klik rechtsboven op Klantenportaal weergeven.

Afhankelijk van de aanmeldings- en verificatiemethode die u hebt geselecteerd, kan het zijn dat een klant zijn aanmeldingsgegevens moet instellen voordat hij toegang krijgt tot zijn klantenportaal.

• Als klanten zichzelf kunnen registreren, verschijnt er een link Registreer hier onder de inloggegevensvelden.

• Als alleen een specifieke lijst van contactpersonen toegang heeft, wordt er een e-mail naar hen verzonden zodat zij hun inloggegevens kunnen instellen.

Let op: als u bent aangemeld bij uw HubSpot-account wanneer u het klantenportaal bezoekt, hoeft u niet in te loggen om de ticket listing pagina te bekijken.

Wanneer uw bezoekers inloggen op hun klantenportaal, kunnen ze al hun open en gesloten tickets bekijken op de ticket listing pagina, en filteren en zoeken naar bestaande tickets.

De volgende ticket eigenschappen zijn standaard zichtbaar in de klanten portal en kunnen op dit moment niet worden aangepast:

• ID
• Onderwerp
• Aanmaak datum
• Datum laatste activiteit
• Status (Open of Gesloten)

Om meer ticket details en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan uw klant op de naam van een ticketklikkenom de ticket details pagina te openen. De klant kan antwoorden op alle open tickets door het invoeren van een bericht in het tekstvak, en een bestand bijlagein hun antwoord.

Als de klant een nieuw ticket wil indienen, kan hij klikken op Bestand een Support ticket. Dit brengt hen naar het ticketformulier dat u hebt gemaakt, zodat ze een nieuw probleem kunnen indienen.

Om uit te loggen uit hun portal, kan de klantrechtsboven op Sign out klikken.