Upprätta en kundportal

Ge kunderna kontroll över sin kommunikation med ditt företag med hjälp av en kundportal. En kundportal är ett hem bakom en inloggning där kunderna kan se, öppna och svara på sina supportärenden. Vanligtvis kommer kunderna åt kundportalen via kunskapsdatabasen, men du kan också dela en länk till portalen direkt med dina kunder.

Endast konversationer som är kopplade till ett ärende visas i kundportalen; detta inkluderar meddelanden som skickas till en chatt, Facebook Messenger, formulärinlämning eller ansluten e-postkanal för team. E-postmeddelanden som skickas till eller från en e-postadress som inte är ansluten till konversationens inkorg visas inte i kundportalen.

Observera: du måste ha tillgång till kundportalens inställningar för att kunna konfigurera kundportalen.

Konfigurera en kundportal

Innan du slår på din kundportal måste du ansluta en domän, konfigurera din inloggnings- och autentiseringsmetod och anpassa ditt språk för samtycke till behandling. Du kan också hantera kundportalens varumärke, förhandsgranska mallarna för biljettlistan och biljettdetaljsidan och lägga till ett supportformulär i din kundportal.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• Ange en sidtitel. Detta är den titel som kommer att visas i webbläsarfliken när kunderna är inloggade i kundportalen.

Anslut en domän

Du kan redigera URL-sluggen i inställningarna för din kundportal. Om du inte redan har konfigurerat en domän för din kunskapsdatabas kan du ansluta en från dina kundportalinställningar :

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• På fliken Allmänt , under Kundportalens URL, klickar du på Anslut kundportalens domän.
• Klicka på Anslut en domän och följ sedan instruktionerna för att ansluta en primär domän till HubSpot.

Observera: du kan inte använda standarddomänen hs-sites som värd för din kundportal.

Kundportalen kommer att visas på det primära språk som ställts in för din domän. Om du ändrar domänens språk i inställningarna Domäner och webbadresser uppdateras även kundportalens språk. Klicka på Hantera domänspråk för att göra ändringar i din dom än. Läs mer om HubSpots språkutbud.

Observera: kundportaler med flera språk stöds inte för närvarande.

Konfigurera inloggning och autentisering

Dina kunder måste logga in för att komma åt sin kundportal. Du kan antingen kräva medlemsregistrering för att få åtkomst till portalen eller tillhandahålla åtkomst med SSO (Single Sign-On).

Kräv medlemsregistrering

• För att tillåta användare att skapa sin egen inloggning, navigera till dina inställningar för privat innehåll:
  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • I den vänstra sidomenyn navigerar du till Innehåll > Privat innehåll.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en domän att redigera och välj den domän där din kundportal är värd.

• • Markera kryssrutan Tillåt självregistrering . Då kan vem som helst registrera sig och skapa en egen inloggning till kundportalen.

• Om du bara vill ge åtkomst till en specifik lista med kontakter navigerar du tillbaka till inställningarna för kundportalen :
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
  • I avsnittetÅtkomst till kundportalen väljer du alternativet Ge specifika kontakter åtkomst med listor , klickar sedan på rullgardinsmenyn och väljer de listor som du villge åtkomst till .

Ett enkelt registreringsmejl skickas till listan med kontakter. Läs mer om hur du anpassar registreringsmejlet.

Konfigurera privata sidor i innehållssystemet

Du kan välja och redigera de systemsidor som dina kunder ska använda när de öppnar sin portal, inklusive de sidor där de kan registrera sig, logga in och logga ut. Du kan också konfigurera en sida för nekad åtkomst och sidor för återställning av lösenord.

Så här konfigurerar du kundportalens systemsidor:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Innehåll > Privat innehåll.
• Klicka på fliken Sidor .
• Under varje typ av systemsida klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en mall.
• När du har valt en mall kan du redigera eller förhandsgranska den genom att klicka på Åtgärder och sedan välja motsvarande alternativ.

Tilldela åtkomst med hjälp av enkel inloggning (SSO)

Med SSO kan dina kunder använda en enda uppsättning inloggningsuppgifter i din externa app och kundportal.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Innehåll > Privat innehåll .
• Klicka på Konfigurera SSO i avsnittet Enkel inloggning ( SSO ) . Din IT-administratör kan konfigurera en HubSpot-applikation i ditt identitetsleverantörskonto, till exempel Google eller Okta, och tillhandahålla åtkomst till dina kunder där. SAML- och JWT-baserade applikationer stöds för kundportalen. Läs mer om hur du konfigurerar SSO.
• När SSO är konfigurerat kan du välja att låta alla SSO-användare få åtkomst till kundportalen eller ge åtkomst till en specifik lista med kontakter:
  • I den vänstra sidomenyn navigerar du till Innehåll > Kundportal.
  • I avsnittet Styr publikens åtkomst väljer du antingen Tillåt alla SS O-användare eller Ge specifika SSO-användare åtkomst med listor.

Anpassa språk för samtycke till process (valfritt)

Om du låter kunder registrera sig själva för att få tillgång till sin kundportal bör du konfigurera ditt meddelande om samtycke för att informera dem om hur du kommer att använda deras uppgifter.

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• I inställningarna för din kundportal klickar du på Hantera samtycke till behandling.
• Du kommer till dina inställningar för privat innehåll . Klicka på rullgardinsmenyn Välj en domän att redigera och välj den domän där din kundportal är värd.
• I avsnittet Samtycke till databehandling klickar du på Redigera innehåll för uttryckligt samtycke.
• I panelen Meddelande och samty cke uppdaterar du texten för samtycke till behandling eller kryssrutans etikett för samtycke till behandling och klickar sedan på Spara. Du kan också länka till ditt juridiska teams externa resurser från texten om meddelande och samty cke, om tillämpligt.

Detta uppdaterar endast texten om samtycke till bearbetning för din kundportal. Läs mer om hur du ställer in standardtext för meddelande och samtycke för andra HubSpot-verktyg.

Ställ in ärendefilter och hantera åtkomst

Med hjälp av filter kan du anpassa vilka ärenden som visas i kundportalen. Endast de ärenden som uppfyller de filterkriterier som valts här kommer att visas i kundportalen. Om du till exempel bara vill att ärenden som skapats i din supportpipeline ska visas kan du ställa in en filtreringsregel som bara inkluderar ärenden i en viss pipeline.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Klicka på Konfigurera ärendeegenskaper.
• I den högra panelen väljer du en ärendeegenskap att filtrera efter och väljer sedan ett alternativ för filterkriterierna.
• Klicka på Spara.

Om du vill kontrollera vilka konversationer som visas i kundportalen kan du använda kortetKonversationer i ärendepostens högra sidofält. Om flera konversationstrådar är kopplade till ett ärende visas endast den senaste tråden i kundportalen.

Vi rekommenderar att du och ditt team använder anteckningar och kommentarer för att kommunicera internt om era ärenden, eller ställer in filtreringsregler för att filtrera bort all intern kommunikation från kundportalen.

Du kan också välja vilka ärenden en kontakt ska ha tillgång till i kundportalen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Välj ett alternativ i avsnittet Behörigheter för ärenden:
  • Tillåtdina kunder att endast visa ärenden som deras kontakt är associerad med: när en kontakt loggar in på kundportalen visas endast de ärenden som är associerade med deras kontaktpost.
  • Tillåt dina kunder att visa alla ärenden som deras företag är kopplat till: när en kontakt loggar in på kundportalen visas alla ärenden som är kopplade till deras primära företagspost, utöver de ärenden som är kopplade till deras kontaktpost.
• Klicka på Spara.

Om du väljer Tillåt din kund att se alla ärenden som deras företag är kopplat till kan dina kunder växla mellan sina egna ärenden och företagets ärenden. När kunden loggar in på sin kundportal kan de klicka på rullgardinsmenyn Visa längst upp till höger i vyn Biljetter och sedan välja ett alternativ:

• Organisationsbiljetter: alla biljetter som är kopplade till kundens företag visas.
• Mina ärenden: endast ärenden som är kopplade till kundens kontaktperson visas.

Välj en standardinkorg

Du kan välja en standardinkorg för ärenden i kundportalen som inte är kopplade till en konversation i inkorgen. Om en kund till exempel ringer din supporttelefon och en representant skapar ett ärende för kunden, visas ärendet i kundens portal men kommer inte att associeras med en tråd i inkorgen. När kunden loggar in på sin kundportal kan de svara på ärendet och deras svar kommer att visas i den inkorg som du väljer här.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• I avsnittet Standardinkorg klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en inkorg.

Anpassa biljettmallar och varumärke

När en kund loggar in på sin kundportal kan de se en lista över sina ärenden på listningssidan och sedan klicka på enskilda ärenden för att se den tillhörande konversationen. Du kan förhandsgranska mallarna för ärendeförteckningen och detaljsidan, granska dina varumärkesinställningar eller lägga till ett supportformulär i din portal så att besökare kan skicka in ett nytt ärende.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Klicka på fliken Mall .
• Klicka på Redigera bredvid den mall som du vill granska.

• I temavisaren kan du använda stylingalternativen för att se till att kundportalens utseende överensstämmer med resten av din webbplats. Läs mer om hur du redigerar inställningar för temastil.

Observera: Om du gör ändringar i temastilarna kommer dessa ändringar att gälla för sidan med biljettlistan, biljettdetaljerna och biljettformuläret.

• Kundportalen ärver den favicon och de färger som du väljer i ditt kontos varumärkesinställningar. Du kan ändra standardlogotypen i din kunskapsbasmall eller genom att skapa anpassade medlemsmallar. För närvarande finns det inga ytterligare anpassningsalternativ för kundportalen.
• Om du vill välja den navigeringsmeny som ska visas i din kundportal klickar du på Anpassa navigeringsmenyn i din kundportal. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Meny och väljer en navigeringsmeny, eller lär dig hur du skapar en ny meny.

• Du kan också ge kunderna åtkomst till kundportalen från din kunskapsdatabasmall.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kunskapsbas.
  • Klicka på Anpassa mall längst upp till höger.
  • Klicka på Navigeringsfält på fliken Innehåll i den vänstra panelen.
  • Klicka för att växla länken Visa kundportal till PÅ.

När en kund befinner sig i kunskapsdatabasen visas en hyperlänk Gå till [kundportalens namn] längst upp till höger.

Lägg till ett supportformulär i din kundportal

Du kan lägga till ett supportformulär i din kundportal så att en inloggad besökare kan skicka in en ny supportbegäran från sin kundportal. Länken Skicka ett supportärende visas i kundportalens navigeringsmeny.

• I inställningarna för kundportalen klickar du på fliken Mallar .
• I avsnittet Anslut ett supportformulär klickar du på rullgardinsmenyn Formulär och väljer ett formulär.

Du måste välja ett formulär som innehåller ärendeegenskaper och som är kopplat till inkorgen för konversationer. Om du vill lägga till ärendeegenskaper i ditt formulär kan du antingen skapa ett formulär med hjälp av formulärmallen Support eller aktivera ärendeegenskaper i formulärbyggaren. Så här aktiverar du ärendeegenskaper för ett formulär:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
• Håll muspekaren över formuläret och klicka på Redigera.
• Klicka på i den vänstra panelen i formulärredigeraren för att slå på knappen Biljettegenskaper .

• Om du har flera inkorgar klickar du på rullgardinsmenyn i dialogrutan och väljer en inkorg och klickar sedan på Spara.

Ett ärende skapas för varje formulär som skickas in, och det visas i kundens egen kundportal utöver din inkorg för konversationer.

Slå på en kundportal

När du har slutfört konfigurationsstegen kan du slå på din kundportal genom att klicka på för att slåPÅ strömbrytaren .

Alla meddelanden som skickas från kundportalen till ditt team kommer att visas i konversationernas inkorg och som ett e-postengagemang på postens tidslinje.

Ge kontakter åtkomst till kundportalen

För att komma åt kundportalen kan du antingen dela länken till portalen med dina kunder eller så kan de komma åt portalen via kunskapsbasen. Så här visar du din kundportal:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Klicka på Visa kundportal längst upp till höger.

Beroende på vilken inloggnings- och autentiseringsmetod du har valt kan kunden behöva konfigurera sina inloggningsuppgifter innan de kan komma åt sin kundportal.

• Om kunderna kan registrera sig själva visas länken Registrera dig här under fälten för inloggningsuppgifter.

• Om endast en specifik lista med kontakter har åtkomst kommer ett e-postmeddelande att skickas till dem så att de kan konfigurera sin inloggning.

Observera: Om du är inloggad på ditt HubSpot-konto när du besöker kundportalen behöver du inte logga in för att se biljettlistningssidan.

När dina besökare loggar in på kundportalen kan de se alla sina öppna och stängda ärenden på sidan med ärendeförteckningen, samt filtrera och söka efter befintliga ärenden.

Följande ärendeegenskaper är synliga i kundportalen som standard:

• ID
• Ämne
• Datum för skapande
• Datum för senaste aktivitet
• Status

Som standard visas statusen för ett ärende endast som Öppen eller Stängd. För att göra det fullständiga namnet på statusen för ett ärende synligt kan du uppdatera inställningarna i din kundportal:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Klicka på fliken Mall .
• Under Biljettstatus markerar du alternativknappen Visa anpassade steg i kundportalen .

• Klicka på Spara.
• Den detaljerade statusen visas nu för varje ärende och inkluderar alla anpassade ärende statusar som du har konfigurerat.

För att se mer information om ärendet och de tillhörande konversationerna kan kunden klicka på namnet på ärendetför att öppna sidan med information om ärendet.Kunden kan svara på alla öppna ärenden genom att ange ett meddelande i textrutan och inkludera en bifogad fil isitt svar.

Observera: Om flera konversationstrådar är kopplade till ett ärende visas endast den senaste tråden i kundportalen.

Om kunden behöver skapa ett nytt ärende kan de klicka på Skapa ett supportärende. Detta tar dem till det ärendeformulär som du skapade så att de kan skicka in ett nytt problem.

För att logga ut från portalen kan kunden klicka på Logga ut längstupp till höger. För att automatiskt logga ut kunder efter en period av inaktivitet kan du ställa in timeouts för inaktiva sessioner.