Upprätta en kundportal

Ge kunderna kontroll över sin kommunikation med ditt företag med hjälp av en kundportal. En kundportal är ett hem bakom en inloggning där kunderna kan visa, öppna och svara på sina supportärenden. Vanligtvis får kunderna tillgång till kundportalen via kunskapsbasen, men du kan också dela en länk till portalen direkt med dina kunder.

Endast konversationer som är kopplade till ett ärende visas i kundportalen; detta inkluderar meddelanden som skickas till en chatt, Facebook Messenger, formulärinlämning eller team-e-postkanaler som är anslutna till konversationsinkorgen eller helpdesken. E-postmeddelanden som skickas till eller från en e-postadress som inte är ansluten till konversationsinkorgen eller helpdesken visas inte i kundportalen.

Observera: du måste ha åtkomst tillinställningarna för kundportalen för att kunna konfigurera kundportalen.

Konfigurera en kundportal

Innan du slår på din kundportal måste du ansluta en domän, konfigurera din inloggnings- och autentiseringsmetod och anpassa ditt språk för samtycke till behandling. Du kan också hantera kundportalens varumärke, förhandsgranska mallarna för biljettlistan och sidan med biljettdetaljer och lägga till ett supportformulär i kundportalen.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• Ange en sidtitel. Detta är den titel som kommer att visas i webbläsarfliken när kunderna är inloggade i kundportalen.
• Som standard kommer etiketten Tickets att visas på startsidan för biljetter i din kundportal. Om du vill ändra denna etikett så att den bättre stämmer överens med din affärsterminologi anger du ett nytt visningsnamn för biljetter. Du kan till exempel ändra etiketten till Orders, Cases eller Requests. Läs om hur du uppdaterar formulärets rubriktext så att den återspeglar din nya etikett.

Ansluta en domän

Du kan redigera URL-sloggen i inställningarna för din kundportal. Om du inte redan har konfigurerat en domän för din kunskapsdatabas kan du ansluta en från inställningarna för kundportalen :

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• På fliken Allmänt , under URL för kundportal, klickar du på Anslut kundportalens domän.
• Klicka på Anslut en domän och följ sedan instruktionerna för attansluta en primär domän till HubSpot.

Observera : du kan inte använda standarddomänen hs-sites som värd för din kundportal.

Kundportalen kommer att visas på det primära språk som har ställts in för din domän. Om du ändrar domänens språk i inställningarna för domäner och webbadresser uppdateras även kundportalens språk. Klicka på Hantera dom änspråk för att göra ändringar i din domän. Läs mer om HubSpots språkerbjudanden.

Observera: kundportaler med flera språk stöds inte för närvarande.

Konfigurera inloggning och autentisering

Dina kunder måste logga in för att få tillgång till sin kundportal. Du kan antingen kräva medlemsregistrering för att få åtkomst till portalen eller tillhandahålla åtkomst med hjälp av SSO (Single Sign-On).

Kräv medlemsregistrering

När du kräver medlemsregistrering kan du antingen låta kunderna skapa sin egen inloggning eller tilldela åtkomst till specifika åtkomstgrupper.

• För att ge åtkomst till en specifik lista med kontakter:
  
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
  • I avsnittet Åtkomstkontroll väljer du alternativet Medlemskap i åtkomstgrupp krävs , klickar sedan på rullgardinsmenyn och väljer de åtkomstgrupper som du vill ge åtkomst till.

Ett enkelt registreringsmejl skickas till listan med kontakter. Läs mer om hur du anpassar registreringsmejlet.

• För att låta användare skapa sin egen inloggning:
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
  • Välj alternativet Självregistrering krävs. Detta gör att vem som helst kan registrera sig och skapa en egen inloggning för kundportalen.

Konfigurera privata sidor i innehållssystemet

Du kan välja och redigera de systemsidor som dina kunder kommer att använda när de öppnar sin portal, inklusive de sidor där de kan registrera sig, logga in och logga ut. Du kan också konfigurera en sida för nekad åtkomst och sidor för återställning av lösenord.

Så här konfigurerar du systemsidorna för din kundportal:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Innehåll > Privat innehåll i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Sidor .
• Under varje typ av systemsida klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en mall.
• När du har valt en mall kan du redigera eller förhandsgranska den genom att klicka på Åtgärder och sedan välja motsvarande alternativ.

Tillhandahålla åtkomst med hjälp av enkel inloggning (SSO)

SSO gör att dina kunder kan använda en enda uppsättning inloggningsuppgifter i din externa app och kundportal.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• I avsnittet HubSpot Authentication klickar du på Change to Single-sign on (SSO). Din IT-administratör kan konfigurera en HubSpot-applikation i ditt identitetsleverantörskonto, t.ex. Google eller Okta, och ge dina kunder åtkomst där. SAML- och JWT-baserade applikationer stöds för kundportalen. Läs mer om hur du konfigurerar SSO.
• När SSO är konfigurerat kan du välja att låta alla SSO-användare få åtkomst till kundportalen eller ge åtkomst till en specifik lista med kontakter:
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.

• • I avsnittet Control audience access väljer du antingen Allow all SSO users (Tillåt alla SSO-användare ) eller Give specific SSO users access with lists (Ge specifika SSO-användare åtkomst med listor) .

Anpassa språket för samtycke till behandling (valfritt)

Om du låter kunder registrera sig själva för att få tillgång till sin kundportal bör du konfigurera ditt samtyckesmeddelande så att de får veta hur du kommer att använda deras uppgifter.

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot, är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• I avsnittet Samtycke till behandling i kundportalen klickar du på Hantera samtycke till behandling.
• Du kommer till inställningarna för privat innehåll . Klicka på rullgardinsmenyn Välj en domän att redigera och välj den domän där din kundportal är hostad.
• I avsnittet Samtycke till att behandla data klickar du på Redigera innehåll med uttryckligt samtycke .
• I panelen Meddelande och samtycke uppdaterar du texten för samtycke till behandling eller kryssrutan för samtycke till behandling och klickar sedan på Spara. Du kan också länka till ditt juridiska teams externa resurser från texten om meddelande och samtycke , om det är tillämpligt.

Detta kommer endast att uppdatera texten om samtycke till behandling för din kundportal. Läs mer om hur du ställer in standardtext för meddelande och samtycke för andra HubSpot-verktyg.

Konfigurera filter för ärenden och hantera åtkomst

Med hjälp av filter kan du anpassa vilka ärenden som ska visas i kundportalen. Endast de ärenden som uppfyller de filterkriterier som väljs här kommer att visas i kundportalen. Om du t.ex. bara vill att de ärenden som skapats i din supportpipeline ska visas kan du ställa in en filtreringsregel som bara inkluderar ärenden i en viss pipeline.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• Klicka på Konfigurera biljettens egenskaper.
• I den högra panelen väljer du en ärendeegenskap att filtrera efter och sedan ett alternativ för filterkriterierna.
• Klicka på Spara.

Du kan kontrollera vilka konversationer som visas i kundportalen genom att använda kortetKonversationer i biljettpostens högra sidofält. Om flera konversationstrådar är kopplade till ett ärende visas endast den ursprungliga tråden i kundportalen.

Vi rekommenderar att du och ditt team använder anteckningar och kommentarer för att kommunicera internt om era ärenden, eller ställer in filtreringsregler för att filtrera bort all intern kommunikation från kundportalen.

Du kan också välja vilka ärenden en kontakt ska ha tillgång till i kundportalen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• Välj ett alternativ i avsnittet Ticket Permissions (Biljettbehörigheter ):
  • Tillåt dina kunder att endast visa ärenden som deras kontakt är associerad med: när en kontakt loggar in på kundportalen visas endast de ärenden som är associerade med deras kontaktpost.
  • Tillåt dina kunder att visa alla ärenden som deras företag är kopplat till: när en kontakt loggar in på kundportalen visas alla ärenden som är kopplade till deras primära företagspost, utöver de ärenden som är kopplade till deras kontaktpost.
• Klicka på Spara.

Om du väljer Allow your customer to view any tickets that their company is associated with, kan dina kunder växla mellan sina egna ärenden och företagets ärenden. När kunden loggar in på sin kundportal kan han eller hon klicka på rullgardinsmenyn Visa längst upp till höger i vyn Biljetter och sedan välja ett alternativ:

• Organisationens biljetter: alla biljetter som är kopplade till kundens företag visas.
• Ägs av mig: endast ärenden som är kopplade till kundens kontaktperson visas.

• Om du vill att kunder ska kunna svara på en befintlig tråd i ett avslutat ärende markerar du kryssrutan Tillåt kunder att svara på avslutade ärenden i avsnittet Ärendeåtgärder.

Välj en standardinkorg

Du kan välja en standardinkorg för ärenden i kundportalen som inte är kopplade till en konversation i inkorgen. Om en kund till exempel ringer din supporttelefon och en representant skapar ett ärende åt kunden visas ärendet i kundens portal, men det kopplas inte till en tråd i inkorgen. När kunden loggar in på sin kundportal kan han eller hon svara på ärendet och svaret kommer att visas i den inkorg som du väljer här.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• I avsnittet Standardinkorg klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en inkorg eller helpdesk.

Anpassa biljettmallar och varumärkesprofilering

När en kund loggar in på sin kundportal kan han eller hon se en lista över sina ärenden på listningssidan och sedan klicka på enskilda ärenden för att visa den tillhörande konversationen. Du kan förhandsgranska mallarna för biljettlistan och detaljsidan, granska dina varumärkesinställningar eller lägga till ett supportformulär i din portal så att besökare kan skicka in en ny biljett.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• Klicka på fliken Mall .
• Klicka på Redigera bredvid den mall som du vill granska.

• I temaförhandsgranskaren kan du använda stilalternativen för att se till att kundportalens utseende stämmer överens med resten av webbplatsen. Läs mer om hur du redigerar temats stilinställningar.

Observera: om du gör ändringar i temats stilar kommer dessa ändringar att gälla för biljettlistan, biljettdetaljerna och biljettformulärssidan.

• Kundportalen ärver den favicon och de färger som du väljer i inställningarna för ditt kontos varumärke. Du kan ändra standardlogotypen i din mall för kunskapsdatabasen eller genom att skapa anpassade mallar för medlemskap. För närvarande finns det inga ytterligare anpassningsalternativ för kundportalen.
• Om du vill välja den navigeringsmeny som ska visas i din kundportal klickar du på Anpassa navigeringsmenyn i kundportalen. Klicka på rullgardinsmenyn Meny i den högra panelen och välj en navigeringsmeny eller läs mer om hur du skapar en ny meny.

• Du kan också ge kunderna åtkomst till kundportalen från din mall för kunskapsdatabasen.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kunskapsbas.
  • Klicka på Anpassa mallen längst upp till höger.
  • Klicka på Navigeringsfält i den vänstra panelen på fliken Innehåll .
  • Klicka för att aktivera länken Visa kundportal PÅ.

När en kund befinner sig i kunskapsdatabasen visas hyperlänken Gå till [namn på kundportal] längst upp till höger.

Lägg till ett supportformulär i din kundportal

Du kan lägga till ett supportformulär i din kundportal så att en besökare som är inloggad kan skicka in en ny supportbegäran från sin kundportal.

• I inställningarna för kundportalen klickar du på fliken Mall.
• I avsnittet Anslut ett supportformulär markerar du kryssrutan Anslut ett supportformulär.
• Ange formulärets menytext. Detta kommer att visas som en länk i kundportalens navigeringsmeny.
• Ange formulärets rubriktext. Denna kommer att visas högst upp i formuläret.
• Klicka på rullgardinsmenyn Formulär för att välja ett formulär.
• Klicka på Spara längst ned till vänster.

Du måste välja ett formulär som innehåller ärendeegenskaper och som är kopplat till konversationsinkorgen eller helpdesken. Om du vill lägga till ärendeegenskaper i formuläret kan du antingen skapa ett formulär med formulärmallen Support eller aktivera ärendeegenskaper i formulärbyggaren. Så här aktiverar du biljettegenskaper för ett formulär:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
• Håll muspekaren över formuläret och klicka på Redigera.
• Klicka på i den vänstra panelen i formulärredigeraren för att slå på knappen Biljettegenskaper .

• Om du har flera inkorgar klickar du i dialogrutan på rullgardinsmenyn och väljer en inkorg och klickar sedan på Spara.

Ett ärende kommer att skapas för varje formulär som skickas in, och det kommer att visas i kundens egen kundportal utöver din konversationsinkorg.

Slå på en kundportal

När du har slutfört installationsstegen kan du slå på din kundportal genom att klicka på ON för att slå på strömbrytaren .

Alla meddelanden som skickas från kundportalen till ditt team kommer att visas i konversationernas inkorg och visas som ett e-postmeddelande på postens tidslinje.

Ge kontakter tillgång till kundportalen

För att få åtkomst till kundportalen kan du antingen dela länken till portalen med dina kunder eller så kan de få åtkomst till portalen via kunskapsbasen. Så här visar du din kundportal:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Service > Kundportal.
• Klicka på Visa kundportal längst upp till höger.

Beroende på vilken inloggnings- och autentiseringsmetod du har valt kan en kund behöva konfigurera sina inloggningsuppgifter innan han eller hon kan komma åt sin kundportal.

• Om kunderna kan registrera sig själva visas en länk Registrera dig här under fälten för inloggningsuppgifter.

• Om endast en viss lista med kontakter har åtkomst skickas ett e-postmeddelande till dem så att de kan konfigurera sin inloggning.

Observera: om du är inloggad på ditt HubSpot-konto när du besöker kundportalen behöver du inte logga in för att visa biljettlistningssidan.

När dina besökare loggar in på kundportalen kan de se alla sina öppna och stängda ärenden på biljettlistningssidan samt filtrera och söka efter befintliga ärenden.

Följande egenskaper för ärenden är som standard synliga i kundportalen:

• ID
• Ämne
• Datum för skapande
• Datum för senaste aktivitet
• Status

Som standard visas statusen för ett ärende endast som Öppen eller Stängd. Om du vill att hela namnet på statusen för ett ärende ska visas kan du uppdatera inställningarna i kundportalen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Innehåll > Kundportal i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Mall.
• Under Biljettstatus väljer du Visa anpassade steg i kundportalen.

• Klicka på Spara.
• Den detaljerade statusen visas nu för varje ärende och inkluderar alla anpassade statusar för ärenden som du har konfigurerat.

  • Om kunden vill se mer information om ärendet och de tillhörande konversationerna kan han eller hon klicka på namnet på ärendet för att öppna sidan med information om ärendet.

  • Kunden kan svara på alla öppna ärenden genom att skriva ett meddelande i textrutan och inkludera flera filbilagor i sitt svar.

Observera: Om flera konversationstrådar är kopplade till ett ärende visas endast den äldsta tråden i kundportalen.

Om kunden behöver skicka in ett nytt ärende kan han eller hon klicka på Skicka in ett supportärende. Då kommer de till det ärendeformulär som du skapade så att de kan skicka in en ny fråga.

För att logga ut från sin portal kan kunden klicka på Logga ut längst upp till höger. För att automatiskt logga ut kunder efter en tids inaktivitet kan du ställa in timeouts för inaktiva sessioner.