Upprätta en kundportal

Ge kunderna kontroll över sin kommunikation med ditt företag med hjälp av en kundportal. En kundportal är ett hem bakom en inloggning där kunderna kan visa, öppna och svara på sina supportärenden. Vanligtvis kommer kunderna åt kundportalen via Kunskapsbasen, men du kan också dela en länk till portalen direkt med dina kunder.

Endast konversationer som är kopplade till ett ärende visas i kundportalen; detta inkluderar meddelanden som skickas till en chatt, Facebook Messenger, inskick av formulär eller teamets e-postkanaler som är anslutna till konversationens inkorg eller helpdesk. E-postmeddelanden som skickas till eller från en e-postadress som inte är ansluten till konversationsinkorgen eller helpdesken visas inte i kundportalen.

Observera: Du måste ha tillgång tillinställningarna för Kundportalen för att kunna konfigurera kundportalen.

Upprätta en kundportal

Innan du slår på din kundportal måste du ansluta en domän, konfigurera din inloggnings- och autentiseringsmetod och anpassa ditt språk för samtycke till behandling. Du kan också hantera kundportalens varumärkesprofilering, förhandsgranska mallarna för biljettlistningssidan och biljettdetaljsidan och lägga till ett supportformulär i kundportalen.

• Ange en sidtitel. Det här är den titel som kommer att visas i webbläsarfliken när kunderna är inloggade på kundportalen.

Anslut en domän

Du kan redigera URL-sluggen i inställningarna för din kundportal. Om du inte redan har en domän konfigurerad för din kunskapsbas kan du ansluta en från inställningarna för din Kundportal :

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• På fliken Allmänt , under URL för kundportal, klickar du på Anslut domän för kundportal.
• Klicka på Anslut en domän och följ sedan instruktionerna för att ansluta en primär domän till HubSpot.

Observera: du kan inte använda standarddomänen hs-sites som värd för din kundportal.

Kundportalen visas på det primära språk som har ställts in för din domän. Om du ändrar domänens språk i inställningarna för Domäner och webbadresser uppdateras även kundportalens språk. Klicka på Hantera domänspråk för att göra ändringar i din domän. Läs mer om HubSpots språkerbjudanden.

Observera: Kundportaler på flera språk stöds inte för närvarande.

Konfigurera inloggning och autentisering

Dina kunder måste logga in för att få tillgång till sin kundportal. Du kan antingen kräva medlemsregistrering för att få åtkomst till portalen eller ge åtkomst med hjälp av SSO (single sign-on).

Kräva registrering av medlemmar

• För att tillåta användare att skapa sin egen inloggning, navigera till dina inställningar för privat innehåll:
  • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • Navigera till Innehåll > Privat innehåll i menyn till vänster i sidofältet.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en domän att redigera och välj den domän där din kundportal är hostad.

• • Markera kryssrutan Allow self-registration (Tillåt självregistrering ). Detta gör att vem som helst kan registrera sig och skapa en egen inloggning till kundportalen.

• Om du bara vill ge åtkomst till en viss lista med kontakter går du tillbaka till inställningarna för Kundportalen :
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
  • I avsnittetÅtkomst till Kundportal väljer du alternativet Ge specifika kontakter åtkomst med listor , klickar sedan på rullgardinsmenyn och väljer de listor som du vill ge åtkomst till .

Ett enkelt registreringsmejl skickas till listan med kontakter. Läs mer om hur du anpassar registreringsmejlet.

Skapa privata sidor med innehållssystem

Du kan välja och redigera de systemsidor som dina kunder kommer att använda när de öppnar sin portal, inklusive de sidor där de kan registrera sig, logga in och logga ut. Du kan också konfigurera en sida för nekad åtkomst och sidor för återställning av lösenord.

Så här ställer du in systemsidorna för din kundportal:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Innehåll > Privat innehåll i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Sidor .
• Under varje typ av systemsida klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en mall.
• När du har valt en mall kan du redigera eller förhandsgranska den genom att klicka på Åtgärder och sedan välja motsvarande alternativ.

Tillhandahålla åtkomst med hjälp av enkel inloggning (SSO)

SSO gör det möjligt för dina kunder att använda en enda uppsättning inloggningsuppgifter i din externa app och kundportal.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Innehåll > Privat innehåll i menyn till vänster i sidofältet.
• I avsnittet Single Sign-on (SSO) klickar du på Konfigurera SSO. Din IT-administratör kan konfigurera en HubSpot-applikation i ditt identitetsleverantörskonto, t.ex. Google eller Okta, och ge dina kunder åtkomst där. SAML- och JWT-baserade applikationer stöds för kundportalen. Läs mer om hur du konfigurerar SSO.
• När SSO är konfigurerat kan du välja att låta alla SSO-användare få åtkomst till kundportalen eller ge åtkomst till en specifik lista med kontakter:
  • Navigera till Innehåll > Kundportal i menyn till vänster i sidofältet.
  • I avsnittet Control audience access väljer du antingen Allow all SSO users (Tillåt alla SSO-användare) eller Give specific SSO users access with lists (Ge specifika SSO-användare åtkomst med listor) .

Anpassa språket för samtycke till behandling (valfritt)

Om du låter kunderna registrera sig själva för att få tillgång till kundportalen bör du konfigurera ditt samtyckesmeddelande så att de vet hur du kommer att använda deras uppgifter.

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot, är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• I dina inställningar för Kundportalen klickar du på Hantera samtycke till behandling.
• Du kommer till inställningarna för privat innehåll . Klicka på rullgardinsmenyn Välj en domän att redigera och välj den domän där din kundportal är hostad.
• I avsnittet Samtycke till att behandla data klickar du på Redigera innehåll med uttryckligt samtycke .
• I panelen Meddelande och samtycke uppdaterar du texten för samtycke till behandling eller kryssrutan för samtycke till behandling och klickar sedan på Spara. Du kan också länka till ditt juridiska teams externa resurser från texten om meddelande och samtycke , om det är tillämpligt.

Detta kommer endast att uppdatera texten för samtycke till behandling för din kundportal. Läs mer om hur du ställer in standardtext för meddelande och samtycke för andra HubSpot-verktyg.

Skapa filter för ärenden och hantera åtkomst

Med hjälp av filter kan du anpassa vilka biljetter som ska visas i kundportalen. Endast de ärenden som uppfyller de filterkriterier som väljs här kommer att visas i kundportalen. Om du till exempel bara vill att de ärenden som skapats i din supportpipeline ska visas kan du ställa in en filtreringsregel som bara inkluderar ärenden i en viss pipeline.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Klicka på Konfigurera ärendeegenskaper.
• I den högra panelen väljer du en Ärendeegendom att filtrera efter och sedan ett alternativ för filterkriterierna.
• Klicka på Save (Spara).

För att kontrollera vilka konversationer som kommer att visas i kundportalen använder du kortetKonverteringar i biljettpostens högra sidofält. Om flera konverteringstrådar är kopplade till ett ärende visas endast den ursprungliga tråden i kundportalen.

Vi rekommenderar att du och ditt team använder anteckningar och kommentarer för att kommunicera internt om era ärenden, eller sätter upp filtreringsregler för att filtrera bort all intern kommunikation från kundportalen.

Du kan också välja vilka ärenden en kontakt har tillgång till i kundportalen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• I avsnittet Ticket Permissions väljer du ett alternativ:
  • Tillåt dina kunder att endast visa ärenden som deras kontakt är associerad med: när en kontakt loggar in på kundportalen visas endast de ärenden som är associerade med deras kontaktpost.
  • Tillåt dina kunder att visa alla ärenden som deras företag är kopplat till: när en kontakt loggar in på kundportalen visas alla ärenden som är kopplade till deras primära företagspost, utöver de ärenden som är kopplade till deras kontaktpost.
• Klicka på Spara.

Om du väljer Allow your customer to view any tickets that their company is associated with, kan dina kunder växla mellan sina egna biljetter och företagets biljetter. När kunden loggar in på sin kundportal kan de klicka på rullgardinsmenyn Visa längst upp till höger i vyn Biljetter och sedan välja ett alternativ:

• Organisationsbiljetter: alla biljetter som är kopplade till kundens företag visas.
• Mina biljetter: endast biljetter som är kopplade till kundens kontakt visas.

Välj en standardinkorg

Du kan välja en standardinkorg för ärenden i kundportalen som inte är kopplade till en konvertering i inkorgen. Om en kund till exempel ringer din supporttelefon och en representant skapar ett ärende åt kunden, visas ärendet i kundens kundportal men kopplas inte till en tråd i inkorgen. När kunden loggar in på sin kundportal kan han eller hon svara på ärendet och svaret kommer att visas i den inkorg som du väljer här.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• I avsnittet Standardinkorg klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en inkorg eller helpdesk.

Anpassa biljettmallar och varumärkesprofilering

När en kund loggar in på sin kundportal kan de se en lista över sina ärenden på listningssidan och sedan klicka på enskilda ärenden för att se den tillhörande konversationen. Du kan förhandsgranska mallarna för listningssidan och detaljsidan för ärenden, granska inställningarna för varumärkesprofilering eller lägga till ett supportformulär i portalen så att besökarna kan skicka in ett nytt ärende.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Klicka på fliken Mall .
• Klicka på Redigera bredvid den mall som du vill granska.

• I temaförhandsgranskaren kan du använda stylingalternativen för att se till att kundportalens utseende överensstämmer med resten av webbplatsen. Läs mer om hur du redigerar temats stilinställningar.

Observera: om du gör ändringar i temastilarna kommer dessa ändringar att gälla för listningssidan, biljettdetaljsidan och biljettformulärsidan.

• Kundportalen ärver den favicon och de färger som du väljer i inställningarna för varumärkesprofilering för ditt konto. Du kan ändra standardlogotypen i mallen för din kunskapsbas eller genom att skapa anpassade medlemsmallar. För närvarande finns det inga ytterligare anpassningsalternativ för kundportalen.
• Om du vill välja den navigeringsmeny som ska visas i din kundportal klickar du på Anpassa navigeringsmenyn i din Kundportal. Klicka på rullgardinsmenyn Meny i den högra panelen och välj en navigeringsmeny eller läs mer om hur du skapar en ny meny.

• Du kan också ge kunderna tillgång till kundportalen från din mall för kunskapsbas.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kunskapsbas.
  • Klicka på Anpassa mall längst upp till höger.
  • Klicka på Navigeringsfält i den vänstra panelen på fliken Innehåll .
  • Klicka för att växla länken Visa kundportal PÅ.

När en kund befinner sig i kunskapsbasen visas en hyperlänk Gå till [namn på kundportal] längst upp till höger.

Lägg till ett supportformulär i din kundportal

Du kan lägga till ett supportformulär i din kundportal så att en besökare som är inloggad kan skicka in en ny supportbegäran från kundportalen. En länk File a Support Ticket visas i kundportalens navigeringsmeny.

• I dina inställningar för Kundportalen klickar du på fliken Mall.
• I avsnittet Anslut ett supportformulär klickar du på rullgardinsmenyn Formulär och väljer ett formulär.

Du måste välja ett formulär som innehåller ärendeegenskaper och som är anslutet till inkorgen för konverteringar. Om du vill lägga till ärendeegenskaper i formuläret kan du antingen skapa ett formulär med formulärmallen Support eller aktivera ärendeegenskaper i formulärbyggaren. Så här aktiverar du Ärendeegenskaper för ett formulär:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
• Håll muspekaren över formuläret och klicka på Edit.
• I den vänstra panelen i formulärredigeraren klickar du på för att slå på knappen Ärendeegenskaper .

• Om du har flera inkorgar klickar du i dialogrutan på rullgardinsmenyn och väljer en inkorg och klickar sedan på Spara.

Ett ärende skapas för varje inskick av formulär, som visas i kundens egen kundportal utöver din inkorg för konverteringar.

Slå på en kundportal

När du har slutfört konfigurationsstegen kan du slå på din kundportal genom att klicka för att slåpå strömbrytaren .

Alla meddelanden som skickas från kundportalen till ditt team visas i konverteringens inkorg och visas som ett e-postengagemang på postens tidslinje.

Ge kontakter tillgång till kundportalen

För att komma åt kundportalen kan du antingen dela länken till portalen med dina kunder eller så kan de komma åt portalen via Kunskapsbasen. Så här visar du din kundportal:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Innehåll > Kundportal.
• Klicka på View Customer Portal längst upp till höger.

Beroende på vilken inloggnings- och autentiseringsmetod du har valt kan kunden behöva konfigurera sina inloggningsuppgifter innan han eller hon får tillgång till kundportalen.

• Om kunderna kan registrera sig själva visas en länk med namnet Registrera dig här under fälten för inloggningsuppgifter.

• Om endast en viss lista med kontakter har åtkomst kommer ett e-postmeddelande att skickas till dem så att de kan konfigurera sin inloggning.

Observera: om du är inloggad på ditt HubSpot-konto när du besöker kundportalen behöver du inte logga in för att se listningssidan för biljetter.

När dina besökare loggar in på kundportalen kan de se alla sina öppna och stängda ärenden på listningssidan för ärenden och filtrera och söka efter befintliga ärenden.

Följande Ärendeegenskaper är som standard synliga i kundportalen:

• ID
• Ämne
• Datum för skapande
• Datum för senaste aktivitet
• Status

Som standard visas statusen för ett ärende endast som Öppen eller Stängd. För att göra det fullständiga namnet på en status för ett ärende synligt kan du uppdatera dina inställningar för kundportalen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Innehåll > Kundportal i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Mall.
• Under Ticket Status väljer du Show customized stages within the kundportal.

• Klicka på Spara.
• Den detaljerade statusen visas nu för varje ärende och inkluderar eventuella anpassade statusar för ärenden som du har konfigurerat.

För att se mer information om ärendet och tillhörande konverteringar kan din kund klicka på namnet på ett ärende för attöppna sidan med information om ärendet. Kunden kan svara på alla öppna ärenden genom att skriva ett meddelande i textrutan och inkludera en filbilaga i sitt svar.

Observera: Om flera konverteringstrådar är kopplade till ett ärende visas endast den äldsta tråden i kundportalen.

Om kunden behöver skicka in ett nytt ärende kan han eller hon klicka på Skicka in ett supportärende. Då kommer de till det ärendeformulär som du skapade så att de kan skicka in en ny fråga.

För att logga ut från sin portal kan kunden klicka på Logga ut längst upp till höger. För att automatiskt logga ut kunder efter en tids inaktivitet kan du ställa in tidsgränser för inaktiva sessioner.