Sett opp en kundeportal

Gi kundene kontroll over kommunikasjonen med bedriften din ved hjelp av en kundeportal. En kundeportal er et sted bak en pålogging der kundene kan se, åpne og svare på kundestøttesakene sine. Vanligvis kan kundene få tilgang til kundeportalen via kunnskapsbasen, men du kan også dele en kobling til portalen direkte med kundene dine.

Bare samtaler som er knyttet til en billett, vises i kundeportalen. Dette inkluderer meldinger som sendes til en chat, Facebook Messenger, innsending av skjemaer eller team-e-postkanaler som er koblet til samtaleinnboksen eller brukerstøtten. E-poster som sendes til eller fra en e-postadresse som ikke er koblet til samtaleinnboksen eller brukerstøtten, vil ikke vises i kundeportalen.

Merk: Du må ha tilgang til innstillinger for kundeportalen for å kunne konfigurere kundeportalen.

Sett opp en kundeportal

Før du slår på kundeportalen, må du koble til et domene, konfigurere påloggings- og godkjenningsmetoden og tilpasse samtykket til å behandle språk. Du kan også administrere kundeportalens merkevarebygging, forhåndsvise malene for billettannonsen og billettdetaljene og legge til et støtteskjema i kundeportalen.

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Konfigurer kundeportalen.
3. Skriv inn et navn for portalen din. Dette er tittelen som vises i nettleserfanen når kunder er logget på kundeportalen.
4. Klikk på Neste: Koble til et domene.
5. Klikk på rullegardinmenyen Portaldomene, og velg et domene. I feltet Slug skriver du inn sluggen som skal vises på slutten av nettadressen. Hvis du ikke har et domene koblet til, kan du finne ut hvordan du kobler et domene til HubSpot.
6. Kundeportalen vises på hovedspråket som er angitt for domenet ditt. Hvis du endrer domenets språk i innstillingene for domener og nettadresser, oppdateres også kundeportalspråket. Klikk på Administrer domenespråk for å gjøre endringer i domenet. Kundeportaler på flere språk støttes ikke for øyeblikket. Finn ut mer om HubSpots språktilbud.
7. Klikk på Neste: Sett opp billettene dine.
8. Hvis du vil velge en standard innboks der nye billetter sendes, klikker du på rullegardinmenyen og velger en innboks eller brukerstøtte.
9. Velg et alternativ i delen Kundebillett-tillatelser:
   • Tillat kundene dine å se bare billetter som kontakten deres er knyttet til: Når en kontakt logger seg på kundeportalen, vises bare billettene som er knyttet til kontaktoppføringen.
   • Tillat kundene dine å se eventuelle billetter som bedriften deres er knyttet til: Når en kontakt logger seg på kundeportalen, vil eventuelle billetter som er knyttet til den primære bedriftsposten, i tillegg til billettene som er knyttet til kontaktposten, vises.
10. Klikk på Neste: Konfigurer tilgang.
11. Velg et alternativ i delen Tilgangskontroll :
    • Åpne alternativet for obligatorisk gruppemedlemskap, klikk deretter på rullegardinmenyen og velg tilgangsgruppene du vil gi tilgang til. En enkel registrerings-e-post vil bli sendt til listen over kontakter. Finn ut hvordan du tilpasser registrerings-eposten.
    • Selvregistrering kreves: Tillat alle å registrere seg og opprette sin egen pålogging for kundeportalen. Hvis du vil velge dette alternativet, må du ha selvregistrering aktivert i innstillingene for privat innhold.

    Merk: Registreringsrelaterte eposter vil sendes til en kontakts epostadresse for medlemmer.

12. Klikk på Fullfør konfigurering av portalen.

Administrer kundeportalen din

Når du har konfigurert kundeportalen, kan du når som helst redigere innstillingene.

Rediger portalenavnet og billettvisningsnavnet

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Skriv inn et portalenavn. Dette er tittelen som vises i nettleserfanen når kunder er logget på kundeportalen.
3. Som standard vises etikettbillettene på billettens startside i kundeportalen din. Hvis du vil endre denne etiketten slik at den stemmer bedre overens med virksomhetsterminologien, angir du et nytt visningsnavn for billetter. Du kan for eksempel endre etiketten til Bestillinger , Saker eller Forespørsler. Finn ut hvordan du oppdaterer skjematoppteksten slik at den gjenspeiler den nye etiketten.

Administrer domenet ditt

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Gå til nettadressen. I Slug-feltet kan du redigere URL-slug. Hvis du vil administrere domenet som brukes for kundeportalen, klikker du på Administrer domener.
3. Kundeportalen vises på hovedspråket som er angitt for domenet ditt. Hvis du endrer domenets språk i innstillingene for domener og nettadresser, oppdateres også kundeportalspråket. Klikk på Administrer domenespråk for å gjøre endringer i domenet. Finn ut mer om HubSpots språktilbud.

Merk: Kundeportaler på flere språk støttes ikke for øyeblikket.

Rediger pålogging og godkjenning

Kundene dine må logge inn for å få tilgang til kundeportalen. Du kan enten kreve medlemsregistrering for å få tilgang til portalen eller klargjøringstilgang ved hjelp av enkel pålogging (SSO). SSO lar kundene bruke ett enkelt sett med påloggingsinformasjon i den eksterne appen og kundeportalen.

Påloggings- og godkjenningsmetoder styres i innstillingene for privat innhold for kundeportaldomenet.

Slik klargjør du tilgang ved hjelp av enkel pålogging (SSO):

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Endre til enkel pålogging (SSO) i delen HubSpot-godkjenning. Du vil bli omdirigert til innstillingene for privat innhold. IT-administratoren kan konfigurere et HubSpot-program i identitetsleverandørkontoen din, for eksempel Google eller Okta, og gi kundene tilgang der. SAML- og JWT-baserte programmer støttes for kundeportalen. Finn ut mer om konfigurering av SSO.
3. Når SSO er konfigurert, kan du velge å gi alle SSO-brukere tilgang til kundeportalen, eller gi tilgang til en bestemt liste over kontakter:
   • Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.

• • I delen Kontroller publikumstilgang velger du enten Tillat alle SSO-brukere eller Gi bestemte SSO-brukere tilgang med lister.

Rediger tilgangskontroll

Du kan enten tillate kunder å opprette sin egen pålogging eller tilordne tilgang til bestemte tilgangsgrupper.

1. Slik gir du tilgang til en spesifikk liste over kontakter:
   
   • Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
   • I delen Tilgangskontroll velger du alternativet Tilgang til gruppemedlemskap, klikker på rullegardinmenyen og velger tilgangsgruppene du vil gi tilgang til.

En enkel registrerings-e-post vil bli sendt til listen over kontakter. Finn ut hvordan du tilpasser registrerings-eposten.

2. Slik lar du brukere opprette sin egen pålogging:
   • Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
   • Velg alternativet Selvregistrering påkrevd. Dette gjør at alle kan registrere seg og opprette sin egen pålogging for kundeportalen. Hvis du vil velge dette alternativet, må du ha selvregistrering aktivert i innstillingene for privat innhold.

Konfigurer private innholdssystemsider

Du kan velge og redigere systemsidene som kundene skal bruke når de åpner portalen, inkludert sidene der de kan registrere seg, logge på og logge av. Du kan også konfigurere en side for nektet tilgang og sider for tilbakestilling av passord.

Slik konfigurerer du systemsidene for kundeportalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Innhold > Privat innhold i menyen til venstre i sidepanelet.
3. Klikk på fanen Sider .
4. Under hver type systemside klikker du på rullegardinmenyen og velger en mal.
5. Når du har valgt en mal, kan du redigere eller forhåndsvise den ved å klikke på Handlinger og deretter velge det tilsvarende alternativet.

Tilpass samtykke til prosesspråk (valgfritt)

Hvis du lar kundene selv registrere seg for å få tilgang til kundeportalen, bør du konfigurere samtykkerklæringen slik at de får vite hvordan du vil bruke dataene deres.

Merk: Selv om disse funksjonene finnes i HubSpot, er ditt juridiske team den beste ressursen for å gi deg råd om samsvar i din spesifikke situasjon.

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. I delen Kundeportalens samtykke til behandling klikker du på Administrer samtykke til behandling.
3. Du vil bli hentet til innstillingene for privat innhold . Klikk på Velg et domene for å redigere rullegardinmenyen, og velg domenet der kundeportalen er vert.
4. Klikk på Rediger eksplisitt samtykkeinnhold i delen Samtykke til å behandle data .
5. Oppdater samtykket til å behandle tekst eller samtykke til å behandle etikett i varsel- og samtykkepanelet, og klikk deretter på Lagre. Du kan også koble til det juridiske teamets eksterne ressurser fra meldings- og samtykketeksten, hvis det er aktuelt.

Dette vil bare oppdatere samtykket til å behandle tekst for kundeportalen din. Finn ut hvordan du angir standard varsel og samtykketekst for andre HubSpot-verktøy.

Sett opp billettfiltre og administrer tilgang

Ved hjelp av filtre kan du tilpasse hvilke billetter som vises i kundeportalen. Bare billetter som oppfyller filterkriteriene som er valgt her, vises i kundeportalen. Hvis du for eksempel bare vil at billettene som er opprettet i kundestøttepipelinen, skal vises, kan du konfigurere en filtreringsregel som bare inkluderer billetter i en bestemt pipeline.

Slik konfigurerer du billettsynlighet:

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Konfigurer billettegenskaper i delen Billettsynlighet.
3. Velg en billettegenskap å filtrere etter i panelet til høyre, og velg deretter et alternativ for filterkriteriene.
4. Klikk på Lagre.

Hvis du vil bekrefte hvilke samtaler som skal vises i kundeportalen, bruker du samtalekortet i høyre sidepanel i billettposten. Hvis flere samtaletråder er knyttet til en sak, vises bare den opprinnelige tråden i kundeportalen.

Det anbefales at du og teamet ditt bruker notater og kommentarer til å kommunisere internt på sakene, eller setter opp filtreringsregler for å filtrere ut intern kommunikasjon fra kundeportalen.

Slik konfigurerer du kundetillatelser:

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Velg et alternativ i delen Kundebillett-tillatelser:
   • Tillat kundene dine å se bare billetter som deres egne billetter: når en kontakt logger seg på kundeportalen, vises bare billettene som er knyttet til kontaktoppføringen.
   • Tillat kundene dine å se alle billettene fra selskapet : Når en kontakt logger seg på kundeportalen, vil alle billetter som er knyttet til den primære firmaposten, i tillegg til billettene som er knyttet til kontaktposten, vises.
3. Klikk på Lagre.

Hvis du velger Tillat at kunden ser alle billettene fra selskapet, kan kundene bytte mellom billettene og selskapets billetter. Når kunden logger seg på kundeportalen, kan vedkommende klikke på rullegardinmenyen Vis øverst til høyre i billettvisningen og deretter velge et alternativ:

• Organisasjonsbilletter: alle billetter knyttet til kundens selskap vil vises.
• Eies av meg: kun billetter knyttet til kundens kontakt vises.

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Velg et alternativ i delen Billetthandlinger:
   • Tillat kunder å svare på lukkede samtaler: Gjør det mulig for kunder å svare på en eksisterende tråd i en lukket sak.
   • Tillat kunden å lukke saker fra portalen: Gjør det mulig for kunder å lukke saker direkte fra portalen.
     • Klikk på rullegardinmenyen Billettfase for å tilordne en lukket fase for hver rørledning.
     • Hvis pipelinen bare har én lukket fase, velges den som standard.

Rediger standard innboks eller helpdesk

Du kan velge en standard innboks eller helpdesk for billetter i kundeportalen som ikke er knyttet til en samtale i innboksen. Hvis en kunde for eksempel ringer kundestøttelinjen din og en representant oppretter en billett for kunden, vil billetten vises i kundens portal, men vil ikke være knyttet til en tråd i innboksen. Når kunden logger seg på kundeportalen, kan vedkommende svare på henvendelsen, og svaret vil vises i innboksen du velger her.

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. I delen Velg hvor portalbilletter skal sendes, klikker du på rullegardinmenyen og velger en innboks eller brukerstøtte.

Tilpass billettmaler og merkevarebygging

Når en kunde logger på kundeportalen sin, kan de se en liste over sakene sine på utleiestedssiden, og deretter klikke på individuelle saker for å se den tilknyttede samtalen. Du kan forhåndsvise malene for billettlisting og detaljside, se gjennom merkeinnstillingene eller legge til et støtteskjema i portalen din, slik at besøkende kan sende inn en ny billett.

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på fanen Mal .
3. Klikk på Rediger ved siden av malen du vil se gjennom.

4. Bruk stilalternativene i forhåndsvisningen av temaet for å sikre at kundeportalens utseende stemmer overens med resten av nettstedet. Finn ut mer om redigering av temastilinnstillinger.

Merk: Hvis du gjør endringer i temastilene, vil disse endringene gjelde for billettannonsen, billettdetaljer og billettskjema-siden.

5. Kundeportalen arver favikonet og fargene du velger i kontoens merkeinnstillinger. Du kan endre standardlogoen i kunnskapsbasemalen eller ved å opprette tilpassede medlemsmaler. For øyeblikket finnes det ingen flere tilpasningsalternativer for kundeportalen.
6. Hvis du vil velge navigasjonsmenyen som skal vises i kundeportalen, klikker du på Tilpass kundeportalnavigasjonen. Klikk på rullegardinmenyen Meny i panelet til høyre, og velg en navigasjonsmeny, eller finn ut hvordan du oppretter en ny meny.

1. Gå til Service > Kunnskapsbase i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Tilpass mal øverst til høyre.
3. Klikk på Navigasjonslinje på Innhold-fanen i panelet til venstre.
4. Klikk for å slå koblingen Vis kundeportal PÅ.

Når en kunde er i kunnskapsbasen, vises hyperkoblingen Gå til [kundeportalnavn] øverst til høyre.

Legg til et kundestøtteskjema i kundeportalen din

Du kan legge til et støtteskjema i kundeportalen, slik at når en besøkende er logget på, kan vedkommende sende inn en ny støtteforespørsel fra kundeportalen.

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på fanen Mal .
3. Merk av for Koble til et støtteskjema i delen Koble til et støtteskjema.
4. Skriv inn skjemamenyteksten. Dette vises som koblingen i kundeportalens navigasjonsmeny.
5. Skriv inn teksten i skjematoppteksten. Dette vises øverst i skjemaet.
6. Klikk på rullegardinmenyen Skjemaer for å velge et skjema.
7. Klikk på Lagre nederst til venstre.

Du må velge et skjema som inneholder billettegenskaper og som er koblet til samtaleinnboksen eller brukerstøtten. Hvis du vil legge til saksegenskaper i skjemaet, kan du enten opprette et skjema ved hjelp av brukerstøtteskjema-malen, eller slå på saksegenskaper i skjemabyggeren. Slik slår du på billettegenskaper for et skjema:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Skjemaer.
2. Hold musepekeren over skjemaet og klikk på Rediger.
3. Klikk på innstillingsikonet i det venstre panelet i skjemaredigereren.
4. Klikk på Submisison-innstillinger i menyen til venstre i sidepanelet.
5. I delen Automatisk oppretting av billett slår du på egenskapsbryteren for billett .
6. Klikk på rullegardinmenyen i dialogboksen, velg en innboks eller brukerstøtte, og klikk deretter på Lagre.

Det opprettes en billett for hver innsending av skjema, som vises i kundens egen kundeportal i tillegg til innboksen for samtaler.

Slå på en kundeportal

Når du har fullført konfigureringstrinnene, kan du slå på kundeportalen.

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Øverst til høyre slår du bryteren på.

Alle meldinger som sendes fra kundeportalen til teamet ditt, vil vises i innboksen for samtaler og vises som en e-postengasjement på postens tidslinje.

Gi kontakter tilgang til kundeportalen

For å få tilgang til kundeportalen kan du enten dele koblingen til portalen med kundene dine, eller de kan få tilgang til portalen via kunnskapsbasen. Slik viser du kundeportalen:

1. Gå til Service > Kundeportal i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Vis kundeportal øverst til høyre.
3. Avhengig av påloggings- og godkjenningsmetoden du har valgt, må kunden kanskje konfigurere påloggingsinformasjonen før han eller hun kan få tilgang til kundeportalen:

• • Hvis kundene kan registrere seg selv, vises koblingen Registrer deg her under feltene for påloggingsinformasjon.

• • Hvis bare en bestemt liste over kontakter har tilgang, vil en e-post bli sendt til dem slik at de kan konfigurere påloggingen.

Merk: Hvis du er logget på HubSpot-kontoen din når du besøker kundeportalen, trenger du ikke å logge på for å se billettannonsesiden.

Når de besøkende logger seg på kundeportalen sin, kan de se alle sine åpne og lukkede billetter på billettutleiestedssiden, og filtrere og søke etter eksisterende billetter.

Følgende billettegenskaper er som standard synlige i kundeportalen:

• Emne
• Forespurt av
• Opprett dato
• Billettinnehaver
• Dato for siste aktivitet
• Status

Som standard vil en billettstatus bare vises som Åpen eller Lukket. For å gjøre det fulle navnet på en status for en sak synlig, kan du oppdatere innstillingene for kundeportalen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Innhold > Kundeportal i menyen til venstre i sidepanelet.
3. Klikk på fanen Mal .
4. Under Saksstatus velger du Vis tilpassede faser i kundeportalen.

5. Klikk på Lagre.
6. Den detaljerte statusen vil nå vises for hver billett, og vil inkludere eventuelle tilpassede billettstatuser som du har konfigurert.

   • Hvis du vil se flere billettdetaljer og de tilknyttede samtalene, kan kunden klikke på navnet på en billett for å åpne siden med billettdetaljer.

   • Kunden kan svare på alle åpne henvendelser ved å skrive inn en melding i tekstboksen, og inkludere flere filvedlegg i svaret.

Merk: Hvis flere samtaletråder er knyttet til en sak, vises bare den eldste tråden i kundeportalen.

Hvis du vil eksportere billettdata, kan kundene klikke på Eksporter til CSV øverst til høyre i tabellen. Dette vil eksportere alle data som er synlige i gjeldende visning, inkludert eventuelle filtre som ble brukt på eksporttidspunktet. 

Hvis kunden trenger å sende inn en ny henvendelse, kan de klikke på Send inn en henvendelse til kundestøtte. Dette vil føre dem til billettskjemaet du opprettet, slik at de kan sende inn et nytt problem.

For å logge ut av portalen kan kunden klikke på Logg ut øverst til høyre. Hvis du vil logge kunder ut automatisk etter en periode med inaktivitet, kan du konfigurere tidsavbrudd for inaktive økter.