Crear un portal de cliente

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En la pestaña General , en URL del portal del cliente, haz clic en Conectar dominio del portal del cliente.
• Haz clic en Conectar un dominio, luego sigue las instrucciones paraconectar un dominio primario a HubSpot. 

Nota: no puedes utilizar el dominio predeterminado hs-sites para alojar tu portal de cliente.

El portal del cliente aparecerá en el idioma principal configurado para tu dominio. Si cambias el idioma de tu dominio en la configuración de Dominios y URL, el idioma del portal de cliente también se actualizará. Haz clic en Gestionar idioma del dominio para realizar cambios en el mismo. Más información sobre Ofertas de idiomas de HubSpot.

Nota: los portales de clientes en varios idiomas no son compatibles en este momento

Configurar el inicio de sesión y la autentificación

Tus clientes deben iniciar sesión para acceder a tu portal de cliente. Puedes requerir el registro de los miembros para acceder al portal o proporcionar acceso mediante el inicio de sesión único (SSO).

Requerir el registro de los miembros

• Para permitir que los usuarios creen su propio inicio de sesión, navega a la configuración de tu contenido privado:
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Contenido > Contenido privado.
  • Haz clic en el menú desplegable Elegir un dominio para editarlo para seleccionar el dominio que está alojado en tu contenido privado.

• • Selecciona la casilla de comprobación Permitir el autorregistro. Esto permitirá que cualquier persona se registre y cree su propio inicio de sesión para el portal de cliente.

• Si solo quieres dar acceso a una lista específica de contactos, vuelve a la configuración del Portal de cliente:
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Portal del cliente.
  • En la sección Acceso al portal de cliente, selecciona la opción Dales a contactos específicos acceso mediante listas , luego haz clic en el menú desplegable y selecciona las listas a las que deseas dar acceso.

Se enviará un simple correo electrónico de registro a la lista de contactos. Aprende a personalizar el correo electrónico de registro.

Configurar páginas privadas del sistema de contenido

Puedes seleccionar y editar las páginas del sistema que utilizarán tus clientes cuando accedan a tu portal, incluidas las páginas en las que pueden registrarse, iniciar sesión y cerrar sesión. También puedes configurar una página de acceso denegado y páginas de restablecimiento de contraseña.

Para configurar las páginas del sistema del portal del cliente:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Contenido > Contenido privado.
• Haz clic en la pestaña Páginas.
• Debajo de cada tipo de página del sistema, haz clic en el menú desplegable y selecciona una nueva plantilla.
• Después de seleccionar una plantilla, puedes editarla u obtener una vista preliminar haciendo clic en Acciones y seleccionando la opción correspondiente.

Proporcionar acceso mediante el inicio de sesión único (SSO)

El SSO permite a tus clientes utilizar un único conjunto de credenciales de inicio de sesión en tu aplicación externa y tu portal de cliente.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Contenido > Contenido privado.
• En la sección Inicio de sesión único (SSO), haz clic en Configurar SSO.Tu administrador de TI puede configurar una aplicación de HubSpot en tu cuenta de proveedor de identidad, como Google u Okta, y proporcionar acceso a tus clientes allí. Las aplicaciones basadas en SAML y JWT son compatibles con el portal de cliente. Más información sobre Configurar SSO.
• Cuando se configura el SSO, se puede optar por permitir que todos los usuarios del SSO accedan al portal de cliente, o dar acceso a una lista específica de contactos:
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Contenido > Portal del cliente.
  • En la sección Controlar acceso de la audiencia, selecciona Permitir a todos los usuarios con SSO o Dales a usuarios específicos con SSO acceso mediante listas.

Personalizar consentimiento para procesar lenguaje (opcional)

Si permites que los clientes se registren por sí mismos para acceder a tu portal de cliente, debes configurar tu aviso de consentimiento para que sepan cómo va a utilizar tus datos.

Nota: aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Portal del cliente.
• En la configuración de tu Portal de cliente, haz clic en Gestionar consentimiento para procesar .
• Se te llevará a tu configuración de Contenido privado. Haz clic en el menú desplegable Elegir un dominio para editarlo para seleccionar el dominio que está alojado en tu contenido privado.
• En la sección Consentimiento para procesar datos, haz clic en Editar el contenido del consentimiento explícito.
• En el panel Aviso y consentimiento, actualiza el texto de consentimiento para procesar o la etiqueta de la casilla de comprobación de consentimiento para procesar, y luego haz clic en Guardar. También puedes enlazar con los recursos externos de tu equipo jurídico desde el texto del Aviso y consentimiento , si procede.

Esto solo actualizará el texto de consentimiento para procesar para tu portal de cliente. Aprende a establecer el texto predeterminado de aviso y consentimiento para otras herramientas de HubSpot.

Establecer filtros de ticket y gestionar el acceso

Al usar filtros, puedes personalizar cuáles tickets aparecen en tu portal de cliente. Solo los tickets que cumplan con los criterios de filtrado seleccionados aquí aparecerán en el portal de cliente. Por ejemplo, si quieres que solo aparezcan los tickets creados en tu pipeline de asistencia técnica, puedes configurar una regla de filtrado para incluir solo los tickets de una pipeline específica.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Portal del cliente.
• Haz clic en Configurar las propiedades del ticket.
• En el panel de la derecha, selecciona una propiedad del ticket por la que filtrar, y luego selecciona una opción para los criterios de filtrado.
• Haz clic en Guardar.

Para verificar qué conversaciones aparecerán en el portal del cliente, utiliza la tarjeta Conversaciones en la barra lateral derecha de los Registros de tickets. Si hay varios hilos de conversación asociados a un ticket, solo aparecerá en el portal del cliente el hilo más reciente.

Se recomienda que tú y tu equipo utilicéis notas y comentarios para comunicaros internamente sobre vuestros tickets, o que configuréis reglas de filtrado para filtrar cualquier comunicación interna del portal del cliente.

También puedes elegir a qué tickets tiene acceso un contacto en el portal del cliente:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Portal del cliente.
• En la sección Permisos de tickets, selecciona una opción:
  • Permite a tus clientes ver solo los tickets a los que está asociado su contacto: cuando un contacto inicie sesión en el portal de clientes, solo aparecerán los tickets que estén asociados a su registro de contacto.
  • Permite a tus clientes ver los tickets a los que esté asociada su empresa: cuando un contacto se conecte al portal de clientes, aparecerán todos los tickets que estén asociados a su registro de Empresa principal, además de los tickets asociados a su registro de contacto.
• Haz clic en Guardar.

Si seleccionas Permitir a tu cliente ver cualquier entrada a la que esté asociada su empresa, tus clientes podrán alternar entre sus entradas y las de su empresa. Cuando el cliente accede a su portal de clientes, puede hacer clic en el menú desplegable Ver de la parte superior derecha de la vista Entradas y, a continuación, seleccionar una opción:

• Tickets de organización: aparecerán todos los tickets asociados a la empresa del cliente.
• Mis entradas: sólo aparecerán las entradas asociadas al contacto del cliente.

Selecciona una bandeja de entrada predeterminada

Puedes seleccionar una bandeja de entrada predeterminada para los tickets del portal de cliente que no estén asociados a una conversación en la bandeja de entrada. Por ejemplo, si un cliente llama a tu línea telefónica de asistencia técnica y un representante crea un ticket para el cliente, el ticket aparecerá en el portal de cliente pero no estará asociado a una cadena en la bandeja de entrada. Cuando el cliente se conecte a tu portal de cliente, podrás responder al ticket y tu respuesta aparecerá en la bandeja de entrada que seleccionas aquí

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Portal del cliente.
• En la sección Bandeja de entrada predeterminada, haz clic en el menú desplegable y selecciona una bandeja de entrada.

Personalizar las plantillas de ticket e imagen corporativa

Cuando un cliente se conecta a tu portal de cliente, puede ver una lista de tus tickets en la página del listado, y luego hacer clic en los tickets individuales para ver la conversación asociada. Puedes previsualizar el listado de tickets y las plantillas de las páginas detalladas, revisar la configuración de tu imagen corporativa o agregar un formulario de asistencia técnica a tu portal para que los visitantes puedan enviar un nuevo ticket

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Portal del cliente.
• Haz clic en la pestaña Plantilla.
• Junto a la plantilla que deseas revisar, haz clic en Editar.

• En el previsualizador del tema, utiliza las opciones de estilo para asegurarte de que la apariencia de tu portal de cliente sea coherente con el resto de tu sitio web. Más información sobre la edición de la configuración del estilo del tema.

Nota: si realizas cambios en los estilos del tema, estos cambios se aplicarán al listado de entradas, a los detalles de las entradas y a la página del formulario de entradas.

• El portal del cliente hereda el favicono y los colores que selecciones en los ajustes de marca de tu cuenta . Puedes cambiar el logotipo predeterminado en la plantilla de tu base de conocimientos o creando plantillas de membresía personalizadas. Actualmente, no hay opciones de personalización adicionales para el portal de cliente.
• Para seleccionar el menú de navegación que aparecerá en tu portal de clientes, haz clic en Personalizar el menú de navegación de tu portal de clientes. En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Menú y selecciona un menú de navegación, o aprende a crear un nuevo menú.

• También puedes dar a los clientes acceso al portal de cliente desde tu plantilla de base de conocimientos:
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Base de conocimientos.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Personalizar plantilla.
  • En el panel izquierdo, en la pestaña Contenido, haz clic en Barra de navegación.
  • Haz clic para activar el enlace Mostrar portal de cliente.

Cuando un cliente esté en la base de conocimientos, aparecerá un hipervínculo Ir a [nombre del portal de cliente] en la parte superior derecha.

Agregar un formulario de asistencia técnica a tu portal de cliente.

Puedes agregar un formulario de asistencia técnica a tu portal de cliente para que cuando un visitante esté conectado, pueda enviar una nueva solicitud de asistencia técnica desde tu portal de cliente. En el menú de navegación del portal de cliente aparecerá un enlace para Presentar un ticket de asistencia técnica.

• En la configuración de tu Portal de cliente, haz clic en la pestaña Plantillas .
• En la sección Conectar un formulario de asistencia técnica, haz clic en el menú desplegable Formularios y selecciona un formulario.

Debes seleccionar un formulario que incluya propiedades de ticket y que esté conectado a la bandeja de entrada de conversaciones. Para agregar propiedades de ticket a tu formulario, puedes crear un formulario utilizando la plantilla Formulario de asistencia técnica, o activar las propiedades de ticket en el generador de formularios. Para activar las propiedades de los tickets de un formulario:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• Coloca el cursor sobre el formulario y haz clic en Editar.
• En el panel izquierdo del editor de formularios, haz clic para activar el interruptor Propiedades de ticket.

• Si tienes varias bandejas de entrada, en el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona una bandeja de entrada y luego haz clic en Guardar.

Se creará un ticket por cada envío de formulario, que aparecerá en el propio portal de cliente, además de en la bandeja de entrada de tus conversaciones

Activar el portal de cliente

Cuando hayas completado los pasos de configuración, puedes activar el portal de cliente haciendo clic para activar el interruptor.

Cualquier mensaje enviado desde el portal de cliente a tu equipo aparecerá en la bandeja de entrada de las conversaciones y aparecerá como una interacción de correo electrónico en la línea de tiempo del registro.

Dar acceso a los contactos al portal de cliente

Para acceder al portal de cliente, puedes compartir el enlace al portal con tus clientes o estos pueden acceder al portal a través de la base de conocimientos. Para ver tu portal de cliente:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contenido > Portal del cliente.
• En la parte superior derecha, haz clic en Ver portal de cliente.

Dependiendo del método de inicio de sesión y autentificación que hayas seleccionado, antes de que un cliente pueda acceder a tu portal de cliente, es posible que tengas que configurar tus credenciales de inicio de sesión.

• Si los clientes pueden registrarse por sí mismos, aparecerá un enlace Regístrate aquí debajo de los campos de credenciales de acceso

• Si solo tienes acceso una lista específica de contactos, se les enviará un correo electrónico para que puedan configurar su inicio de sesión.

Nota: si estás conectado a tu cuenta de HubSpot cuando visites el portal de cliente, no tendrás que iniciar sesión para ver la página de listado de tickets.

Cuando tus visitantes se conectan a tu portal de cliente, pueden ver todos sus tickets abiertos y cerrados en la página de listado de tickets, y filtrar y buscar los tickets existentes.

Las siguientes propiedades del ticket son visibles en el portal de cliente por opción predeterminada:

• ID
• Asunto
• Fecha de creación
• Última fecha de actividad
• Estado

Por opción predeterminada, el estado de un ticket solo aparecerá como Abierto o Cerrado. Para hacer visible el nombre completo del estado de un ticket, puedes actualizar la configuración de tu portal de clientes:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Contenido > Portal del cliente.
• Haz clic en la pestaña Plantilla.
• En Estado del ticket, selecciona el botón de opción Mostrar etapas personalizadas dentro del portal del cliente .

• Haz clic en Guardar.
• El estado detallado aparecerá ahora para cada ticket, e incluirá cualquiera de los estados de ticket personalizados de que hayas configurado.

Para ver más detalles del ticket y las conversaciones asociadas, tu cliente puede hacer clic en el nombre de un ticket para abrir la página de detalles del mismo. El cliente puede responder a cualquier solicitud abierta introduciendo un mensaje en el cuadro de texto, e incluir un archivo adjunto en su respuesta.

Nota: si hay varios hilos de conversación asociados a un ticket, solo aparecerá en el portal del cliente el hilo más reciente.

Si el cliente necesita presentar un nuevo ticket, puede hacer clic en Presentar un ticket de asistencia técnica. Esto los llevará al formulario de ticket que creaste para que puedan enviar un nuevo asunto.

Para salir de tu portal, el cliente puede hacer clic en Cerrar sesión en la parte superior derecha. Para desconectar automáticamente a los clientes tras un periodo de inactividad, puedes establecer tiempos de espera por sesión inactiva.