Podłącz kanał WhatsApp do skrzynki odbiorczej rozmów

Konto WhatsApp Business można podłączyć jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów. Wiadomości wysłane na numer telefonu WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej.

Musisz mieć zweryfikowanego Meta Business Managera, aby Twoje konto WhatsApp Business miało dostęp do ponad 50 konwersacji biznesowych dziennie. Dowiedz się więcej o weryfikacji swojej firmy.

Zanim zaczniesz

Przed połączeniem konta WhatsApp Business ze skrzynką odbiorczą konwersacji potrzebne będą następujące elementy:

• Nazwa prawna firmy i nazwa wyświetlana WhatsApp.
• Adres URL witryny firmowej.
• Twój firmowy adres e-mail.
• Uprawnienia administratora do konta Meta Business Manager Twojej firmy.
• Dostęp do firmowego numeru telefonu, z którego chcesz wysyłać wiadomości.
• Numer musi mieć możliwość odbierania połączeń głosowych.
• Nie może być częścią systemu IVR (Interactive Voice Response) ani mieć wyłączonego IVR przez pewien czas.

Uwaga: Używany numer telefonu nie może być powiązany z innym kontem WhatsApp, aplikacją WhatsApp dla Firm ani inną integracją WhatsApp. Jeśli numer jest już powiązany z innym kontem WhatsApp, należy go najpierw odłączyć przed połączeniem z HubSpot.

Ograniczenia

Podczas podłączania i korzystania z integracji WhatsApp należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

• Z każdym kontem WhatsApp dla Firm może być powiązanych maksymalnie 25 numerów telefonów.
• Tylko nowe wiadomości po podłączeniu konta WhatsApp Business będą synchronizowane z HubSpot. Historyczne konwersacje nie będą synchronizowane.
• Po połączeniu z HubSpot wiadomości nie będą już wyświetlane w aplikacji mobilnej WhatsApp ani w aplikacji internetowej, a jedynie w skrzynce odbiorczej rozmów na koncie HubSpot.

Konta firmowe a konta osobiste

Ze względu na wymagania Meta dotyczące korzystania z integracji WhatsApp, nie można połączyć osobistego konta WhatsApp z HubSpot i zamiast tego należy połączyć konto firmowe. Dowiedz się, jak przekonwertować konto osobiste na konto WhatsApp Business w dokumentacji WhatsApp.

Podłącz konto WhatsApp Business jako kanał

Możesz połączyć istniejące konto WhatsApp Business jako kanał w HubSpot lub utworzyć nowe konto WhatsApp Business podczas procesu łączenia.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.

• Kliknij Połącz kanał.

• Wybierz WhatsApp.

• Kliknij Kontynuuj z WhatsApp.

Klikając przycisk Kontynuuj z WhatsApp, użytkownik rozumie i akceptuje sekcję Podłącz swoje konto biznesowe WhatsApp do skrzynki odbiorczej konwersacji w Warunkach dotyczących poszczególnych produktów HubSpot. Jak wyszczególniono w Warunkach dotyczących poszczególnych produktów HubSpot, (i) użytkownik zgadza się, że Meta Platforms, Inc. ("Meta") działa jako Podmiot Przetwarzający zgodnie z DPA; oraz (ii) jeśli Dane Klienta są hostowane poza Stanami Zjednoczonymi, użytkownik zgadza się, że Meta będzie podlegać sekcji Wyłączenia w Regionalnej Polityce Hostingu Danych HubSpot. Łącząc swoje konto WhatsApp Business z HubSpot, użytkownik wyraża zgodę na Warunki Rozwiązań Biznesowych WhatsApp dostępne pod adresem https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• W wyskakującym oknie zaloguj się na swoje konto na Facebooku, a następnie kliknij Kontynuuj jako [nazwa].

• Kliknij przycisk Rozpocznij.

• Przejrzyj uprawnienia, do których HubSpot będzie musiał uzyskać dostęp, aby się połączyć, a następnie kliknij Kontynuuj.

• Wybierz istniejące konto Meta Business, które zostanie połączone z Twoim kontem WhatsApp Business lub utwórz nowe konto Meta Business. Jeśli tworzysz nowe konto Meta Business:

  • Wprowadź nazwę prawną, numer telefonu, stronę internetową i adres e-mail swojej firmy, a następnie kliknij Kontynuuj.

  • Skorzystaj z menu rozwijanego Kraj i strefa czasowa , aby wybrać kraj i strefę czasową, w której znajduje się Twoja firma.

• Kliknij Kontynuuj.

• Wybierz konto WhatsApp Business , które będzie powiązane z Twoim kontem Meta Business lub utwórz nowe konto WhatsApp Business. Jeśli tworzysz nowe konto WhatsApp Business, wprowadź nazwę konta i wybierz strefę czasową z menu rozwijanego.

• Kliknij przycisk Kontynuuj.
• Pojawi się komunikat potwierdzający. Kliknij Kontynuuj, aby przejść do kroku 2.
• Wybierz istniejący profil WhatsApp Business, który będzie widoczny dla odbiorców kontaktujących się z Twoją firmą. Jeśli nie masz konta, możesz utworzyć nowe, konfigurując swój profil biznesowy:
  • W polu tekstowym wprowadź nazwę wyświetlaną swojej firmy. Jeśli profil biznesowy WhatsApp nie jest zgodny z prawną nazwą firmy, zaznacz pole wyboru Moja nazwa wyświetlana różni się od prawnej nazwy firmy.
  • Kliknij Kontynuuj.
  • Kliknij menu rozwijane Kategoria i wybierz kategorię, która najlepiej opisuje Twoją firmę. Możesz również wprowadzić opis swojej firmy w polu tekstowym.

• Kliknij przycisk Kontynuuj, aby przejść do kroku 3.

• Jeśli zweryfikowałeś już numer telefonu w WhatsApp, wybierz zweryfikowany numer. Jeśli nie zweryfikowałeś numeru telefonu, możesz zarejestrować nowy numer:
  • W polu tekstowym wprowadź numer telefonu, który chcesz zarejestrować w WhatsApp.
  • Wybierz Wiadomość tekstową lub Połączenie głosowe jako metodę weryfikacji, a następnie kliknij Wyślij kod.

• • Po pomyślnym zweryfikowaniu numeru telefonu kliknij przycisk Ok , aby zamknąć okno konfiguracji i powrócić do HubSpot.
  • Powrócisz do skrzynki odbiorczej konwersacji, gdzie możesz dokończyć konfigurację kanału WhatsApp. Obok nazwy konta WhatsApp kliknij Połącz.

Tworzenie widoku WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów

Wątki WhatsApp pojawią się na liście wątków powiązanych z dowolnym filtrem stanu na lewym pasku bocznym (np. Wszystkie otwarte, Wszystkie zamknięte, wysłane itp.), ale zdecydowanie zaleca się utworzenie niestandardowego widoku do filtrowania wiadomości specyficznych dla połączonych kanałów WhatsApp:

Aby utworzyć niestandardowy widok dla wiadomości WhatsApp:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza..
• W lewym dolnym rogu kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Utwórz widok.
• W prawym panelu wpisz WhatsApp jako nazwę kanału, a następnie kliknij Dalej.
• W sekcji Typ filtra wybierz opcję Właściwości konwersacji.
• Na pasku wyszukiwania wyszukaj i wybierz opcję Źródło.
• Kliknij menu rozwijane Is any of, a następnie wyszukaj i wybierz WhatsApp.
• Kliknij Zastosuj filtr, a następnie kliknij Utwórz widok.

Nowy widok pojawi się poniżej innych domyślnych filtrów i widoków skrzynki odbiorczej konwersacji.

Więcej informacji na temat tworzenia niestandardowych widoków w skrzynce odbiorczej wątków i zarządzania nimi można znaleźć w tym artykule.

Tworzenie wiadomości WhatsApp i odpowiadanie na nie w HubSpot

Możesz rozpocząć rozmowę WhatsApp z poszczególnymi kontaktami w HubSpot z rekordu kontaktu lub zainicjować ją z powiązanego rekordu firmy, transakcji, zgłoszenia lub obiektu niestandardowego. Rozmowy WhatsApp można również rozpoczynać bezpośrednio w skrzynce odbiorczej rozmów.

Przychodzące wiadomości WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej rozmów i rozpoczną sesję WhatsApp. Ty i Twój zespół możecie odpowiadać na wiadomości WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów przez cały czas trwania sesji.

Sesje WhatsApp będą otwarte przez 24 godziny od ostatniej odpowiedzi od kontaktu. Po zamknięciu istniejącej sesji WhatsApp możesz ponownie zainicjować wątek, wysyłając szablon wiadomości do kontaktu. Jeśli kontakt odpowie na wiadomość z szablonem, otworzy to nową 24-godzinną sesję, podczas której można wysyłać wiadomości WhatsApp bez szablonu.

Limity wiadomości WhatsApp

Limit 1000 rozmów miesięcznie jest wspólny dla wszystkich połączonych kont biznesowych WhatsApp. Dzień miesiąca, w którym limit jest resetowany, zależy od daty pierwszego zakupu subskrypcji Marketing Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise . Na przykład, jeśli subskrypcja rozpoczęła się 28 października, limit zostanie zresetowany 28 dnia każdego miesiąca.

Wiadomości są wliczane do tego limitu na podstawie sposobu zainicjowania konwersacji:

Uwaga: od 1 listopada 2024 r. wiadomości inicjowane przez użytkowników nie będą już wliczane do limitu użytkowania WhatsApp.

• Wiadomości zainicjowane przez użytkownika: jeśli użytkownik WhatsApp wyśle Twojej firmie wiadomość WhatsApp, zostanie otwarta 24-godzinna sesja, a wszystkie wiadomości wysłane w czasie trwania sesji będą liczone jako 1 konwersacja. Sesje WhatsApp zainicjowane przez użytkownika będą otwarte przez 24 godziny od jego ostatniej odpowiedzi.
• Wiadomości inicjowane przez firmę: każda pojedyncza wiadomość wysłana do użytkownika WhatsApp, która nie jest częścią otwartej sesji, będzie liczona jako 1 konwersacja. W HubSpot możesz wysyłać wiadomości inicjowane przez firmę, dostosowując szablony wiadomości i używając ich w przepływie pracy.

Obsługiwane typy multimediów w wiadomościach

Wiadomości WhatsApp mogą zawierać różne typy multimediów i załączników w zależności od tego, czy wiadomość została wysłana, czy odebrana przez konto firmowe.

• Następujące typy multimediów są obsługiwane w wiadomościach otrzymanych na połączonym koncie firmowym:
  • Obrazy
  • Filmy i pliki GIF (3gpp lub mp4)
  • Wiadomości głosowe
  • Załączniki (np. mp3, PDF itp.)
  • Lokalizacja
  • Naklejki
  • Udostępnianie kontaktów
• Poniższe typy multimediów są obsługiwane w wiadomościach wysyłanych z połączonego konta firmowego:
  • Obrazy lub filmy przesłane do narzędzia plików

• • Załączniki
  • Linki do spotkań
  • Cytaty
  • Łącza do bazy wiedzy
  • Dokumenty

Inicjowanie konwersacji WhatsApp z osi czasu nagrywania

Aby utworzyć wiadomość bezpośrednio z osi czasu nagrania:

• Przejdź do strony głównej powiązanych rekordów:
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij ikonę WhatsApp. Jeśli ikona WhatsApp nie pojawia się pod nazwą rekordu, kliknij ikonę wielokropka, a następnie wybierz opcję Utwórz wiadomość WhatsApp.

• W wyskakującym okienku utwórz wiadomość:
  • Kliknij menu rozwijane Od i wybierz połączone konto firmowe.
  • Jeśli kontakt nie wysłał wiadomości WhatsApp do Twojej firmy w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać tylko wiadomość zainicjowaną przez firmę, wybierając jeden z szablonów wiadomości.

• • • Kliknij Wyślij szablon.
    • W oknie dialogowym znajdź szablon, a następnie kliknij Wyślij szablon.
  • Możesz zostać poproszony o przejście do skrzynki odbiorczej konwersacji, aby odpowiedzieć na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z kontaktem.

Tworzenie wiadomości i odpowiadanie na nie w skrzynce odbiorczej wątków

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
• Aby utworzyć nową wiadomość:
  • W lewym dolnym rogu kliknij opcję Utwórz.
  • W wyskakującym okienku w prawym dolnym rogu:
    • Kliknij menu rozwijane Do i wyszukaj nazwę kontaktu z powiązanym numerem telefonu WhatsApp.
    • Kliknij menu rozwijane Od , aby wybrać jedno z połączonych kont WhatsApp Business.
    • Jeśli kontakt nie wysłał wiadomości WhatsApp do Twojej firmy w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość zainicjowaną przez firmę, wybierając jeden z szablonów wiadomości. Kliknij Wyślij szablon, a następnie w oknie dialogowym znajdź szablon i kliknij Wyślij szablon.
    • Możesz zostać poproszony o przejście do skrzynki odbiorczej konwersacji, aby odpowiedzieć na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z kontaktem.

• Kliknij ikonę wyszukiwania search w lewym górnym rogu i wprowadź wyszukiwane hasło, aby wyszukać rozmowę WhatsApp, a następnie zastosuj filtry , aby zawęzić wyszukiwanie. Na przykład można zastosować filtry, które wyodrębniają wiadomości pochodzące z połączonego kanału WhatsApp. Użytkownicy Marketing Hub, Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise mogą utworzyć niestandardowy widok zawierający tylko wiadomości WhatsApp.
• W lewym panelu kliknij konwersację Whats App, aby ją otworzyć. W prawym górnym rogu podglądu wiadomości pojawi się ikona socialWhatsapp WhatsApp.

• Możesz kliknąć ikonę strzałki w dół downCarat obok nazwy kontaktu, aby wyświetlić metadane wiadomości, takie jak numery telefonów nadawcy i odbiorcy, wraz z datą wysłania wiadomości.

• Aby ponownie przypisać wiadomość, w lewym górnym rogu kliknij menu rozwijane Właściciel i wybierz innego użytkownika. Dowiedz się więcej o automatycznym przypisywaniu rozmów przychodzących do określonych użytkowników i zespołów.
• Jeśli kontakt włączył na swoim koncie WhatsApp funkcję potwierdzeń przeczytania, możesz sprawdzić, kiedy przeczytał jedną z wysłanych przez Ciebie wiadomości. Jeśli dana osoba zrezygnowała z otrzymywania potwierdzeń, informacje te nie będą wyświetlane.
• W prawym panelu można wyświetlić kontekstowe informacje o odwiedzającym i powiązane rekordy, które pomogą w udzieleniu odpowiedzi.
• Napisz odpowiedź w edytorze odpowiedzi:
  • Użyj ikon na dole edytora, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz lub przesłać plik. Możesz także przeciągać i upuszczać pliki z komputera do edytora odpowiedzi.
  • Aby dodać do odpowiedzi dokument, fragment, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub film, kliknij przycisk Wstaw.

Uwaga: niektóre formaty multimediów nie mogą być dołączane do wiadomości WhatsApp. Więcej informacji na temat obsługiwanych formatów dokumentów, obrazów, plików audio i wideo można znaleźć w dokumentacji Meta.

• Podczas rozmowy może być konieczne przełączenie się na e-mail lub zadzwonienie do kontaktu. Kliknij menu rozwijaneKanał nad edytorem odpowiedzi i wybierz inny kanał.

• Gdy będziesz gotowy do udzielenia odpowiedzi, kliknij Wyślij.

Jeśli wiadomość przychodząca zostanie wysłana z numeru telefonu, który pasuje do numeru telefonu zapisanego we właściwości Numer telefonu lub Numer telefonu komórkowego kontaktu, konwersacja zostanie automatycznie powiązana z tym kontaktem.

Rozwiązywanie problemów z nieobsługiwanymi typami wiadomości

Ze względu na ograniczenia interfejsu API niektóre typy wiadomości i odpowiedzi nie są obsługiwane, a zawartość wiadomości nie pojawi się w skrzynce odbiorczej wątków.

Nieobsługiwane wiadomości mogą wystąpić z powodu jednego z następujących scenariuszy:

• Użytkownik WhatsApp reagujący na wiadomość
• Usunięcie wiadomości przez użytkownika WhatsApp
• Wiadomość WhatsApp zawiera załączniki, które nie znajdują się na liście obsługiwanych typów multimediów.
• Nieobsługiwany typ wiadomości (np. ankieta)

Wiadomości poddane kwarantannie

Wiadomości, które naruszają zasady dotyczące treści WhatsApp, zostaną oznaczone, a ich treść zostanie ukryta w skrzynce odbiorczej, aby zapobiec potencjalnym próbom phishingu i zmniejszyć ryzyko udostępnienia danych osobowych.

Usuwanie kanału WhatsApp w skrzynce odbiorczej konwersacji

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynka odbiorcza i dział pomocy. Jeśli masz skonfigurowanych wiele skrzynek odbiorczych, użyj menu rozwijanego Bieżący widok, aby wybrać skrzynkę odbiorczą, z którą połączyłeś kanał WhatsApp.
• Najedź kursorem na kanał i kliknij Usuń.

• W oknie dialogowym kliknij Usuń konto. Usunięcie konta nie spowoduje usunięcia istniejących wątków ze skrzynki odbiorczej.

Więcej informacji

• Szczegóły wiadomości WhatsApp przechowywane we właściwościach konwersacji mogą być również wykorzystywane w przepływach pracy i raportowaniu.
• Na koncie WhatsApp Business można tworzyć i synchronizować szablony wiadomości, które następnie można spersonalizować w HubSpot. Dowiedz się więcej o tym, jak dostosowywać i wysyłać szablony wiadomości.