Podłącz kanał WhatsApp do skrzynki odbiorczej rozmów

Możesz połączyć konto WhatsApp Business jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów. Wiadomości wysłane na Twój numer telefonu WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej.

Aby mieć dostęp do ponad 50 rozmów zainicjowanych przez firmę dziennie, musisz posiadać zweryfikowany Meta Business Manager dla swojego konta WhatsApp Business. Dowiedz się więcej o weryfikacji swojej firmy.

Zanim zaczniesz

Przed podłączeniem konta WhatsApp Business do skrzynki odbiorczej rozmów potrzebujesz następujących informacji:

• Oficjalna nazwa firmy i nazwa wyświetlana w WhatsApp.
• Adres URL strony internetowej firmy.
• Adres e-mail firmy.
• Uprawnienia administratora do konta Meta Business Manager Twojej firmy.
• Dostęp do numeru telefonu firmy, z którego chcesz wysyłać wiadomości.
• Numer musi umożliwiać odbieranie połączeń głosowych.
• Nie może on być częścią systemu IVR (Interactive Voice Response) ani mieć wyłączoną funkcję IVR na określony czas.

Uwaga: używany numer telefonu nie może być powiązany z innym kontem WhatsApp, aplikacją WhatsApp for Business ani inną integracją WhatsApp. Jeśli numer jest już powiązany z innym kontem WhatsApp, należy najpierw odłączyć go, a następnie połączyć z HubSpot.

Ograniczenia

Podczas łączenia i korzystania z integracji WhatsApp należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

• Każde konto WhatsApp for Business może mieć powiązanych maksymalnie 25 numerów telefonów.
• Tylko nowe wiadomości po połączeniu konta WhatsApp Business zostaną zsynchronizowane z HubSpot. Historyczne rozmowy nie będą synchronizowane.
• Po połączeniu z HubSpot wiadomości nie będą już wyświetlane w aplikacji mobilnej WhatsApp ani w aplikacji internetowej, a będą widoczne tylko w skrzynce odbiorczej rozmów na koncie HubSpot.

Konta biznesowe a konta osobiste

Ze względu na wymagania Meta dotyczące korzystania z integracji WhatsApp nie można połączyć osobistego konta WhatsApp z HubSpot i należy zamiast tego połączyć konto biznesowe. Dowiedz się, jak przekształcić konto osobiste w konto WhatsApp Business, zapoznając się z dokumentacją WhatsApp.

Połącz konto WhatsApp Business jako kanał

Możesz połączyć istniejące konto WhatsApp Business jako kanał w HubSpot lub utworzyć nowe konto WhatsApp Business podczas procesu łączenia.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.

3. Kliknij Połącz kanał.

4. Wybierz WhatsApp.

5. Kliknij Kontynuuj z WhatsApp.

Klikając Kontynuuj z WhatsApp, potwierdzasz, że rozumiesz i akceptujesz warunki określone w sekcji Połącz swoje konto WhatsApp Business z skrzynką odbiorczą rozmów w Warunkach dotyczących produktów HubSpot. Zgodnie z warunkami szczegółowymi dotyczącymi produktów HubSpot: i) wyrażasz zgodę, aby Meta Platforms, Inc. („Meta”) pełniła funkcję podwykonawcy przetwarzającego dane zgodnie z umową o przetwarzaniu danych; oraz ii) jeśli dane klientów są przechowywane poza Stanami Zjednoczonymi, wyrażasz zgodę, aby Meta podlegała sekcji Wyłączenia w regionalnej polityce przechowywania danych HubSpot. Łącząc swoje konto WhatsApp Business z HubSpot, wyrażasz zgodę na warunki korzystania z rozwiązań biznesowych WhatsApp dostępne pod adresem https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. W wyskakującym okienku zaloguj się na swoje konto Facebook, a następnie kliknij Kontynuuj jako [imię i nazwisko].

7. Kliknij Rozpocznij.

8. Sprawdź uprawnienia, do których HubSpot będzie potrzebował dostępu w celu połączenia, a następnie kliknij Kontynuuj.

9. Wybierz istniejące konto Meta Business, które zostanie połączone z Twoim kontem WhatsApp Business, lub utwórz nowe konto Meta Business. Jeśli tworzysz nowe konto Meta Business:

• • Wprowadź oficjalną nazwę, numer telefonu, adres strony internetowej i adres e-mail swojej firmy, a następnie kliknij Kontynuuj.

  • Użyj menu rozwijanego Kraj i strefa czasowa , aby wybrać kraj i strefę czasową, w której znajduje się Twoja firma.
    

10. Kliknij Kontynuuj.
11. Wybierz konto WhatsApp Business, które będzie powiązane z Twoim kontem Meta Business, lub utwórz nowe konto WhatsApp Business. Jeśli tworzysz nowe konto WhatsApp Business, wprowadź nazwę konta i wybierz strefę czasową z menu rozwijanego.

12. Kliknij Kontynuuj.
13. Pojawi się komunikat potwierdzający. Kliknij Kontynuuj, aby przejść do kroku 2.
14. Wybierz istniejący profil WhatsApp Business, który będzie widoczny dla odbiorców kontaktujących się z Twoją firmą. Jeśli nie masz konta, możesz utworzyć nowe, konfigurując profil firmy:
    • W polu tekstowym wprowadź nazwę wyświetlaną swojej firmy. Jeśli profil WhatsApp Business nie jest zgodny z oficjalną nazwą Twojej firmy, zaznacz pole wyboru Moja nazwa wyświetlana różni się od oficjalnej nazwy mojej firmy.
      
    • Kliknij Kontynuuj.
    • Kliknij menu rozwijane Kategoria i wybierz kategorię, która najlepiej opisuje Twoją firmę. W polu tekstowym możesz również wprowadzić opis swojej firmy.

15. Kliknij Kontynuuj, aby przejść do kroku 3.

16. Jeśli zweryfikowałeś już numer telefonu w WhatsApp, wybierz zweryfikowany numer. Jeśli nie zweryfikowałeś jeszcze numeru telefonu, możesz zarejestrować nowy numer:
    • W polu tekstowym wprowadź numer telefonu, który chcesz zarejestrować w WhatsApp.
    • Wybierz SMS lub Połączenie głosowe jako metodę weryfikacji, a następnie kliknij Wyślij kod.

1. • Po pomyślnym zweryfikowaniu numeru telefonu kliknij OK, aby zamknąć okno konfiguracji i powrócić do HubSpot.
   • Powrócisz do skrzynki odbiorczej rozmów, gdzie możesz zakończyć konfigurację kanału WhatsApp. Obok nazwy konta WhatsApp kliknij Połącz.

Utwórz widok WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów

Rozmowy WhatsApp pojawią się na liście rozmów powiązanych z dowolnym filtrem statusu na lewym pasku bocznym (np. Wszystkie otwarte, Wszystkie zamknięte, wysłane itp.), ale zdecydowanie zalecamy utworzenie niestandardowego widoku, aby filtrować wiadomości specyficzne dla połączonych kanałów WhatsApp:

Aby utworzyć niestandardowy widok wiadomości WhatsApp:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Utwórz widok.
3. W prawym panelu wprowadź nazwę kanału WhatsApp, a następnie kliknij Dalej.
4. W sekcji Typ filtra wybierz Właściwości rozmów.
5. W pasku wyszukiwania wyszukaj i wybierz opcję Źródło.
6. Kliknij menu rozwijane „jest dowolnym z”, a następnie wyszukaj i wybierz WhatsApp.
7. Kliknij opcję Zastosuj filtr, a następnie kliknij opcję Utwórz widok.

Nowy widok pojawi się poniżej innych domyślnych filtrów i widoków skrzynki odbiorczej rozmów.

Więcej informacji na temat tworzenia i zarządzania widokami niestandardowymi w skrzynce odbiorczej rozmów znajdziesz w tym artykule.

Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości WhatsApp w HubSpot

Rozmowę WhatsApp z poszczególnymi kontaktami w HubSpot można rozpocząć z poziomu rekordu kontaktu lub z poziomu powiązanego rekordu firmy, transakcji, zgłoszenia lub obiektu niestandardowego. Rozmowy WhatsApp można również rozpoczynać bezpośrednio w skrzynce odbiorczej rozmów.

Przychodzące wiadomości WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej rozmów i rozpoczną sesję WhatsApp. Ty i Twój zespół możecie odpowiadać na wiadomości WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów przez cały czas trwania sesji.

Sesje WhatsApp będą otwarte przez 24 godziny od ostatniej odpowiedzi od kontaktu. Po zamknięciu istniejącej sesji WhatsApp możesz ponownie zainicjować wątek, wysyłając kontaktowi wiadomość szablonową. Jeśli kontakt odpowie na wiadomość szablonową, otworzy się nowa 24-godzinna sesja, podczas której można wysyłać wiadomości WhatsApp niebędące szablonami.

Limity

wiadomości WhatsApp

Limit 1000 wiadomości szablonowych miesięcznie jest wspólny dla wszystkich połączonych kont biznesowych WhatsApp. Dzień miesiąca, w którym limit jest resetowany, zależy od daty pierwszego zakupu subskrypcji Marketing Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise . Na przykład, jeśli subskrypcja rozpoczęła się 28 października, limit będzie resetowany 28 dnia każdego miesiąca. Dowiedz się więcej o cenach WhatsApp.

HubSpot nie nie pobiera opłat za rozmowy w ramach bezpłatnego punktu wejścia. Dowiedz się więcej o bezpłatnych rozmowach w punkcie wejścia.

Obsługiwane typy multimediów w wiadomościach

Wiadomości WhatsApp mogą zawierać różne typy multimediów i załączniki w zależności od tego, czy wiadomość została wysłana, czy odebrana przez konto firmowe.

1. W wiadomościach otrzymanych na połączonym koncie firmowym obsługiwane są następujące typy multimediów:
   • Obrazy
   • Filmy i pliki GIF (3gpp lub mp4)
   • Wiadomości głosowe
   • Załączniki (np. mp3, PDF itp.)
   • Lokalizacja
   • Naklejki
   • Udostępnianie kontaktów
2. W wiadomościach wysyłanych z połączonego konta biznesowego obsługiwane są następujące typy multimediów:
   • Obrazy lub filmy przesłane do narzędzia plików

• • Załączniki
  • Linki do spotkań
  • Cytaty
  • Linki do bazy wiedzy
  • Dokumenty

Rozpocznij rozmowę na WhatsApp z osi czasu rekordu

Aby utworzyć wiadomość bezpośrednio z osi czasu rekordu:

1. Przejdź do strony głównej powiązanych rekordów:
   1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   2. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   3. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   4. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W lewym panelu kliknij ikonę WhatsApp. Jeśli ikona WhatsApp nie pojawia się pod nazwą rekordu, kliknij ikonę wielokropka, a następnie wybierz opcję Utwórz wiadomość WhatsApp.

4. W wyskakującym okienku utwórz wiadomość:
   • Kliknij menu rozwijane Od i wybierz połączone konto biznesowe.
   • Jeśli kontakt nie wysłał do Twojej firmy wiadomości WhatsApp w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość zainicjowaną przez firmę tylko poprzez wybranie jednego z szablonów wiadomości.

• • Kliknij opcję Wyślij szablon.
  • W oknie dialogowym znajdź swój szablon, a następnie kliknij Wyślij szablon.
  • Może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów, aby odpowiedzieć na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z tym kontaktem.

Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. Aby napisać nową wiadomość:
   • W lewym dolnym rogu kliknij opcję Utwórz.
   • W wyskakującym okienku w prawym dolnym rogu:
     • Kliknij menu rozwijane Do i wyszukaj nazwę kontaktu z powiązanym numerem telefonu WhatsApp.
     • Kliknij menu rozwijane Od , aby wybrać jedno z połączonych kont WhatsApp Business.
     • Jeśli kontakt nie wysłał wiadomości WhatsApp do Twojej firmy w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość zainicjowaną przez firmę, wybierając jeden z szablonów wiadomości. Kliknij opcję Wyślij szablon, a następnie w oknie dialogowym znajdź swój szablon i kliknij opcję Wyślij szablon.
     • Może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów, aby odpowiedzieć na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z tym kontaktem.

3. Możesz również przeglądać i odpowiadać na wiadomości w istniejących rozmowach:

• • Kliknij ikonę wyszukiwania w lewym górnym rogu i wprowadź wyszukiwane hasło, aby znaleźć rozmowę WhatsApp, a następnie zastosuj filtry, aby zawęzić wyniki wyszukiwania. Możesz na przykład zastosować filtry, które wyodrębnią wiadomości pochodzące z połączonego kanału WhatsApp. Użytkownicy Marketing Hub, Sales Hub i Service Hub Professional oraz Enterprise mogą utworzyć niestandardowy widok zawierający wyłącznie wiadomości WhatsApp.
  • W lewym panelu kliknij rozmowę WhatsApp, aby ją otworzyć. W prawym górnym rogu podglądu wiadomości pojawi się ikona socialWhatsapp WhatsApp.

• • Możesz kliknąć ikonę strzałki w dół obok nazwy kontaktu, aby wyświetlić metadane wiadomości, takie jak numery telefonów nadawcy i odbiorcy, wraz z datą wysłania wiadomości.

4. Aby ponownie przypisać wiadomość, kliknij menu rozwijane Właściciel w lewym górnym rogu i wybierz innego użytkownika. Dowiedz się więcej o automatycznym przypisywaniu przychodzących rozmów do określonych użytkowników i zespołów.
5. Jeśli kontakt włączył potwierdzenia odczytu na swoim koncie WhatsApp, możesz sprawdzić, kiedy przeczytał jedną z wysłanych przez Ciebie wiadomości. Jeśli zrezygnował z potwierdzeń odczytu, informacja ta nie będzie wyświetlana.
6. W prawym panelu wyświetl informacje kontekstowe o odwiedzającym i powiązane rekordy, które pomogą Ci w udzieleniu odpowiedzi.
7. W edytorze odpowiedzi napisz swoją odpowiedź:
   • Użyj ikon u dołu edytora, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz lub przesłać plik. Możesz również przeciągnąć i upuścić pliki z komputera do edytora odpowiedzi.
   • Aby dodać dokument, fragment, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub wideo do odpowiedzi, kliknij opcję Wstaw.

Uwaga: niektóre formaty multimediów nie mogą być dołączane do wiadomości WhatsApp. Aby dowiedzieć się więcej o obsługiwanych formatach plików dokumentów, obrazów, audio i wideo, zapoznaj się z dokumentacją Meta.

9. W trakcie rozmowy może zaistnieć potrzeba przełączenia się na wiadomość e-mail lub połączenie telefoniczne z kontaktem. Kliknij menurozwijane Kanał nad edytorem odpowiedzi i wybierz inny kanał.

10. Kiedy będziesz gotowy do odpowiedzi, kliknij Wyślij.

Jeśli przychodząca wiadomość została wysłana z numeru telefonu, który pasuje do numeru telefonu zapisanego we właściwości Numer telefonu lub Numer telefonu komórkowego kontaktu, rozmowa zostanie automatycznie powiązana z tym kontaktem.

Rozwiązywanie problemów z nieobsługiwanymi typami wiadomości

Ze względu na ograniczenia API niektóre typy wiadomości i odpowiedzi nie są obsługiwane, a treść wiadomości nie pojawi się w skrzynce odbiorczej rozmów.

W takich przypadkach zamiast wiadomości pojawi się następujący błąd:

Wiadomość zawiera treść lub akcję, której nie możemy wyświetlić w miejscu wiadomości. 

Niez obsługiwane wiadomości mogą wystąpić w jednym z następujących scenariuszy:

• Użytkownik WhatsApp reagujący na wiadomość
• Użytkownik WhatsApp usuwający wiadomość
• Wiadomość WhatsApp zawiera załączniki, które nie znajdują się na liście obsługiwanych typów multimediów.
• Nieobsługiwany typ wiadomości (np. ankieta)

Wiadomości poddane kwarantannie

Wiadomości naruszające zasady dotyczące treści WhatsApp zostaną oznaczone, a ich treść zostanie ukryta w skrzynce odbiorczej, aby zapobiec potencjalnym próbom phishingu i zmniejszyć ryzyko udostępnienia danych osobowych.

W takim przypadku treść wiadomości zostanie zastąpiona następującym komunikatem o błędzie:

Dane wrażliwe nie mogą być wyświetlane. Ta wiadomość zawiera dane osobowe. HubSpot i WhatsApp ograniczają dostęp do tych danych.

Usuń kanał WhatsApp ze skrzynki odbiorczej rozmów

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź doSkrzynka odbiorcza i pomoc techniczna > Skrzynka odbiorcza.
3. Jeśli masz skonfigurowanych wiele skrzynek odbiorczych, użyj menu rozwijanego Widok bieżący, aby wybrać skrzynkę odbiorczą, z którą połączyłeś kanał WhatsApp.
4. Najedź kursorem na kanał i kliknij Usuń.
5. W oknie dialogowym kliknij Usuń konto. Usunięcie konta nie spowoduje usunięcia istniejących rozmów ze skrzynki odbiorczej.

Więcej informacji

• Szczegóły wiadomości WhatsApp przechowywane we właściwościach rozmów mogą być również wykorzystywane w przepływach pracy i raportowaniu.
• W koncie WhatsApp Business możesz tworzyć i synchronizować szablony wiadomości, które następnie można spersonalizować w HubSpot. Dowiedz się więcej o dostosowywaniu i wysyłaniu szablonów wiadomości.