Podłącz kanał WhatsApp do skrzynki odbiorczej rozmów

Możesz podłączyć konto WhatsApp Business jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów. Wiadomości wysłane na Twój numer telefonu WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej.

Aby mieć dostęp do ponad 50 rozmów zainicjowanych przez firmę dziennie, musisz posiadać zweryfikowany profil w Meta Business Manager dla swojego konta WhatsApp Business. Dowiedz się więcej o weryfikacji firmy.

Zanim zaczniesz

Przed podłączeniem konta WhatsApp Business do skrzynki odbiorczej rozmów potrzebujesz:

• Oficjalna nazwa firmy oraz nazwa wyświetlana w WhatsApp.
• Adres URL strony internetowej firmy.
• Firmowy adres e-mail.
• Uprawnienia administratora do konta Meta Business Manager Twojej firmy.
• Dostęp do numeru telefonu firmy, z którego chcesz wysyłać wiadomości.
• Numer musi umożliwiać odbieranie połączeń głosowych.
• Nie może on być częścią systemu IVR (Interactive Voice Response) ani mieć wyłączonego IVR na jakiś czas.

Uwaga: używany numer telefonu nie może być powiązany z innym kontem WhatsApp, aplikacją WhatsApp for Business ani inną integracją WhatsApp. Jeśli numer jest już powiązany z innym kontem WhatsApp, musisz najpierw go odłączyć, zanim połączysz go z HubSpot.

Ograniczenia

Podczas łączenia i korzystania z integracji WhatsApp pamiętaj o następujących ograniczeniach:

• Z każdym kontem WhatsApp for Business może być powiązanych maksymalnie 25 numerów telefonów.
• Z HubSpot będą synchronizowane tylko nowe wiadomości wysłane po połączeniu konta WhatsApp Business. Historyczne rozmowy nie będą synchronizowane.
• Po połączeniu z HubSpot wiadomości nie będą już wyświetlane w aplikacji mobilnej WhatsApp ani w aplikacji internetowej, a pojawią się wyłącznie w skrzynce odbiorczej rozmów na koncie HubSpot.

Konta biznesowe a konta osobiste

Ze względu na wymagania Meta dotyczące korzystania z integracji WhatsApp nie można połączyć osobistego konta WhatsApp z HubSpot, a zamiast tego należy połączyć konto biznesowe. Dowiedz się, jak przekształcić konto osobiste w konto WhatsApp Business, zapoznając się z dokumentacją WhatsApp.

Połącz konto WhatsApp Business jako kanał

Możesz połączyć istniejące konto WhatsApp Business jako kanał w HubSpot lub utworzyć nowe konto WhatsApp Business podczas procesu łączenia.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.

3. Kliknij Połącz kanał.

4. Wybierz WhatsApp.

5. Kliknij Kontynuuj z WhatsApp.

Klikając Kontynuuj z WhatsApp, potwierdzasz, że rozumiesz i zgadzasz się, że mają do Ciebie zastosowanie warunki sekcji Połącz swoje konto WhatsApp Business ze skrzynką odbiorczą konwersacji zawarte w Warunkach dotyczących konkretnych produktów HubSpot. Zgodnie z Warunkami dotyczącymi konkretnych produktów HubSpot: i) zgadzasz się, że Meta Platforms, Inc. („Meta”) pełni funkcję podwykonawcy przetwarzania danych na mocy Umowy o przetwarzaniu danych (DPA); oraz ii) jeśli Twoje dane klientów są przechowywane poza Stanami Zjednoczonymi, zgadzasz się, że Meta będzie podlegać sekcji „Wyłączenia” zawartej w Polityce regionalnego hostingu danych HubSpot. Łącząc swoje konto WhatsApp Business z HubSpot, wyrażasz zgodę na Warunki rozwiązania biznesowego WhatsApp dostępne pod adresem https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. W wyskakującym okienku zaloguj się na swoje konto na Facebooku, a następnie kliknij Kontynuuj jako [imię i nazwisko].

7. Kliknij Rozpocznij.

8. Sprawdź uprawnienia, do których HubSpot będzie potrzebował dostępu w celu nawiązania połączenia, a następnie kliknij Kontynuuj.

9. Wybierz istniejące konto Meta Business, które zostanie połączone z Twoim kontem WhatsApp Business, lub utwórz nowe konto Meta Business. Jeśli tworzysz nowe konto Meta Business:

• • Wprowadź oficjalną nazwę, numer telefonu, adres strony internetowej i adres e-mail swojej firmy, a następnie kliknij Kontynuuj.

  • Użyj menu rozwijanego Kraj i strefa czasowa , aby wybrać kraj i strefę czasową, w której znajduje się Twoja firma.
    

10. Kliknij Kontynuuj.
11. Wybierz konto WhatsApp Business, które zostanie powiązane z Twoim kontem Meta Business, lub utwórz nowe konto WhatsApp Business. Jeśli tworzysz nowe konto WhatsApp Business, wprowadź nazwę konta i wybierz strefę czasową z menu rozwijanego.

12. Kliknij Kontynuuj.
13. Pojawi się komunikat potwierdzający. Kliknij Kontynuuj do kroku 2.
14. Wybierz istniejący profil WhatsApp Business, który będzie widoczny dla odbiorców, gdy skontaktują się z Twoją firmą. Jeśli nie masz konta, możesz utworzyć nowe, konfigurując profil firmy:
    • W polu tekstowym wpisz nazwę wyświetlaną Twojej firmy. Jeśli Twój profil WhatsApp Business nie zgadza się z oficjalną nazwą Twojej firmy, zaznacz pole wyboru Moja nazwa wyświetlana różni się od oficjalnej nazwy mojej firmy.
      
    • Kliknij Kontynuuj.
    • Kliknij menu rozwijane Kategoria i wybierz kategorię, która najlepiej opisuje Twoją firmę. Możesz również wpisać opis swojej firmy w polu tekstowym.

15. Kliknij Kontynuuj do kroku 3.

16. Jeśli zweryfikowałeś już numer telefonu w WhatsApp, wybierz zweryfikowany numer. Jeśli nie zweryfikowałeś jeszcze numeru telefonu, możesz zarejestrować nowy numer:
    • W polu tekstowym wprowadź numer telefonu, który chcesz zarejestrować w WhatsApp.
    • Wybierz opcję „SMS” lub „Połączenie głosowe ” jako metodę weryfikacji, a następnie kliknij „Wyślij kod”.

1. • Po pomyślnym zweryfikowaniu numeru telefonu kliknij „OK”, aby zamknąć okno konfiguracji i powrócić do HubSpot.
   • Powrócisz do skrzynki odbiorczej rozmów, gdzie możesz dokończyć konfigurację kanału WhatsApp. Obok nazwy konta WhatsApp kliknij Połącz.

Utwórz widok WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów

Rozmowy WhatsApp pojawią się na liście rozmów powiązanych z dowolnym filtrem statusu na lewym pasku bocznym (np. Wszystkie otwarte, Wszystkie zamknięte, Wysłane itp.), ale zdecydowanie zalecamy utworzenie widoku niestandardowego, aby filtrować wiadomości specyficzne dla połączonych kanałów WhatsApp:

Aby utworzyć widok niestandardowy dla wiadomości WhatsApp:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz Utwórz widok.
3. W prawym panelu wpisz WhatsApp jako nazwę kanału, a następnie kliknij Dalej.
4. W sekcji Typ filtru wybierz Właściwości rozmów.
5. W pasku wyszukiwania wyszukaj i wybierz Źródło.
6. Kliknij menu rozwijane „jest dowolnym z ”, a następnie wyszukaj i wybierz WhatsApp.
7. Kliknij Zastosuj filtr, a następnie kliknij Utwórz widok.

Nowy widok pojawi się poniżej innych domyślnych filtrów i widoków skrzynki odbiorczej rozmów.

Więcej informacji na temat tworzenia widoków niestandardowych i zarządzania nimi w skrzynce odbiorczej rozmów znajdziesz w tym artykule.

Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości WhatsApp w HubSpot

Rozmowę na WhatsApp z poszczególnymi kontaktami w HubSpot możesz rozpocząć z poziomu rekordu kontaktu lub z poziomu powiązanego rekordu firmy, transakcji, zgłoszenia lub obiektu niestandardowego. Rozmowy na WhatsApp możesz również rozpoczynać bezpośrednio w skrzynce odbiorczej rozmów.

Przychodzące wiadomości WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej rozmów i rozpoczną sesję WhatsApp. Ty i Twój zespół możecie odpowiadać na wiadomości WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów przez cały czas trwania sesji.

Sesje WhatsApp będą otwarte przez 24 godziny od ostatniej odpowiedzi od kontaktu. Po zamknięciu istniejącej sesji WhatsApp możesz ponownie zainicjować wątek, wysyłając do kontaktu wiadomość szablonową. Jeśli kontakt odpowie na Twoją wiadomość szablonową, otworzy się nowa 24-godzinna sesja, podczas której możesz wysyłać wiadomości WhatsApp niebędące szablonami.

Limity

wiadomości WhatsApp

Limit 1000 wiadomości szablonowych miesięcznie jest wspólny dla wszystkich połączonych kont biznesowych WhatsApp. Dzień miesiąca, w którym limit się resetuje, zależy od daty pierwszego zakupu subskrypcji Marketing Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise . Na przykład, jeśli subskrypcja rozpoczęła się 28 października, limit zresetuje się 28 dnia każdego miesiąca. Dowiedz się więcej o cenach WhatsApp.

Jeśli subskrypcja rozpoczęła się 31 dnia miesiąca, a miesiąc ma mniej niż 31 dni, limit zostanie zresetowany ostatniego dnia tego miesiąca.

HubSpot nie pobiera opłat za rozmowy w ramach bezpłatnego punktu wejścia. Dowiedz się więcej o rozmowach w ramach bezpłatnego punktu wejścia.

Obsługiwane typy multimediów w wiadomościach

Wiadomości WhatsApp mogą zawierać różne typy multimediów i załączników w zależności od tego, czy wiadomość została wysłana, czy odebrana przez Twoje konto firmowe.

1. W wiadomościach otrzymanych na połączonym koncie firmowym obsługiwane są następujące typy multimediów:
   • Obrazy
   • Filmy i pliki GIF (3gpp lub mp4)
   • Wiadomości głosowe
   • Załączniki (np. mp3, PDF itp.)
   • Lokalizacja
   • Naklejki
   • Udostępnianie kontaktów
2. W wiadomościach wysyłanych z połączonego konta firmowego obsługiwane są następujące typy multimediów:
   • Obrazy lub filmy przesłane do narzędzia plików

• • Załączniki
  • Linki do spotkań
  • Cytaty
  • Linki do bazy wiedzy
  • Dokumenty

Rozpocznij rozmowę na WhatsApp z osi czasu rekordu

Aby utworzyć wiadomość bezpośrednio z osi czasu rekordu:

1. Przejdź do strony głównej powiązanych rekordów:
   1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   2. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   3. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   4. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
2. Kliknij nazwę wpisu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij ikonę WhatsApp. Jeśli ikona WhatsApp nie pojawia się pod nazwą wpisu, kliknij ikonę wielokropka, a następnie wybierz opcję Utwórz wiadomość WhatsApp.

4. W wyskakującym okienku napisz wiadomość:
   • Kliknij menu rozwijane „Od ” i wybierz połączone konto firmowe.
   • Jeśli kontakt nie wysłał do Twojej firmy wiadomości WhatsApp w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość z inicjatywy firmy tylko poprzez wybranie jednego z szablonów wiadomości.

• • Kliknij opcję Wyślij szablon.
  • W oknie dialogowym znajdź swój szablon, a następnie kliknij „Wyślij szablon”.
  • Może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z tym kontaktem.

Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. Aby napisać nową wiadomość:
   • W lewym dolnym rogu kliknij Utwórz.
   • W oknie podręcznym w prawym dolnym rogu:
     • Kliknij menu rozwijane Do i wyszukaj nazwę kontaktu powiązaną z numerem telefonu WhatsApp.
     • Kliknij menu rozwijane „Od” , aby wybrać jedno ze swoich połączonych kont WhatsApp Business.
     • Jeśli kontakt nie wysłał wiadomości WhatsApp do Twojej firmy w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość z inicjatywy firmy tylko poprzez wybranie jednego z szablonów wiadomości. Kliknij opcję Wyślij szablon, a następnie w oknie dialogowym znajdź swój szablon i kliknij Wyślij szablon.
     • Może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z tym kontaktem.

3. Możesz również przeglądać wiadomości w istniejących rozmowach i na nie odpowiadać:

• • Kliknij ikonę wyszukiwania w lewym górnym rogu i wpisz hasło, aby znaleźć rozmowę na WhatsApp, a następnie zastosuj filtry, aby zawęzić wyniki. Możesz na przykład zastosować filtry, które wyodrębnią wiadomości pochodzące z podłączonego kanału WhatsApp. Użytkownicy Marketing Hub, Sales Hub oraz Service Hub w wersjach Professional i Enterprise mogą utworzyć widok niestandardowy zawierający wyłącznie wiadomości z WhatsApp.
  • W panelu po lewej stronie kliknij rozmowę WhatsApp, aby ją otworzyć. W prawym górnym rogu podglądu wiadomości pojawi się ikona socialWhatsapp WhatsApp.

• • Możesz kliknąć ikonę strzałki w dół obok nazwy kontaktu, aby wyświetlić metadane wiadomości, takie jak numery telefonów nadawcy i odbiorcy, a także datę wysłania wiadomości.

4. Aby przypisać wiadomość innemu użytkownikowi, kliknij menu rozwijane Właściciel w lewym górnym rogu i wybierz innego użytkownika. Dowiedz się więcej o automatycznym przypisywaniu przychodzących rozmów do konkretnych użytkowników i zespołów.
5. Jeśli kontakt włączył potwierdzenia odczytu na swoim koncie WhatsApp, możesz sprawdzić, kiedy przeczytał jedną z wysłanych przez Ciebie wiadomości. Jeśli zrezygnował z potwierdzeń odczytu, ta informacja nie pojawi się.
6. W prawym panelu wyświetl informacje kontekstowe o gościu i powiązane rekordy, które pomogą Ci w udzieleniu odpowiedzi.
7. W edytorze odpowiedzi napisz swoją odpowiedź:
   • Użyj ikon u dołu edytora, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz lub przesłać plik. Możesz również przeciągać i upuszczać pliki z komputera do edytora odpowiedzi.
   • Aby dodać do odpowiedzi dokument, fragment, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub film, kliknij Wstaw.

Uwaga: niektóre formaty multimediów nie mogą być dołączane do wiadomości WhatsApp. Aby dowiedzieć się więcej o obsługiwanych formatach plików dokumentów, obrazów, plików audio i wideo, zapoznaj się z dokumentacją Meta.

9. W trakcie rozmowy może zajść potrzeba przejścia na e-mail lub nawiązania połączenia telefonicznego z kontaktem. Kliknij menurozwijane Kanał nad edytorem odpowiedzi i wybierz inny kanał.

10. Gdy będziesz gotowy do udzielenia odpowiedzi, kliknij „Wyślij”.

Jeśli wiadomość przychodząca została wysłana z numeru telefonu, który pasuje do numeru telefonu zapisanego we właściwości Numer telefonu lub Numer telefonu komórkowego kontaktu, rozmowa zostanie automatycznie powiązana z tym kontaktem.

Rozwiązywanie problemów z nieobsługiwanymi typami wiadomości

Ze względu na ograniczenia API niektóre typy wiadomości i odpowiedzi nie są obsługiwane, a treść wiadomości nie pojawi się w skrzynce odbiorczej rozmów.

W takich przypadkach zamiast wiadomości zobaczysz następujący komunikat o błędzie:

Wiadomość zawiera treść lub akcję, której nie możemy wyświetlić w miejsce wiadomości. 

Niedostępne wiadomości mogą pojawić się w jednej z następujących sytuacji:

• Reakcja użytkownika WhatsApp na wiadomość
• Użytkownik WhatsApp usuwa wiadomość
• Wiadomość WhatsApp zawiera załączniki, które nie znajdują się na liście obsługiwanych typów multimediów.
• Nieobsługiwany typ wiadomości (np. ankieta)

Wiadomości poddane kwarantannie

Wiadomości naruszające zasady dotyczące treści WhatsApp zostaną oznaczone, a ich treść zostanie ukryta w skrzynce odbiorczej, aby zapobiec potencjalnym próbom phishingu i zmniejszyć ryzyko udostępnienia danych osobowych.

W takim przypadku treść wiadomości zostanie zastąpiona następującym komunikatem o błędzie:

Nie można wyświetlić danych wrażliwych. Ta wiadomość zawiera dane osobowe. HubSpot i WhatsApp ograniczają dostęp do tych danych.

Usuń kanał WhatsApp ze skrzynki odbiorczej rozmów

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź doSkrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynka odbiorcza.
3. . Jeśli masz skonfigurowanych wiele skrzynek odbiorczych, użyj menu rozwijanego Bieżący widok, aby wybrać skrzynkę odbiorczą, z którą połączono kanał WhatsApp.
4. Najedź kursorem na kanał i kliknij Usuń.
5. W oknie dialogowym kliknij Usuń konto. Usunięcie konta nie spowoduje usunięcia istniejących rozmów ze skrzynki odbiorczej.

Więcej informacji

• Szczegóły wiadomości WhatsApp przechowywane we właściwościach rozmów można również wykorzystać w przepływach pracy i raportowaniu.
• W koncie WhatsApp Business możesz tworzyć i synchronizować szablony wiadomości, które następnie można spersonalizować w HubSpot. Dowiedz się więcej o dostosowywaniu i wysyłaniu szablonów wiadomości.