Crear workflows basados en contactos 'Fecha específica' o 'Propiedad de la fecha del contacto

Crea Fecha específica o Propiedad de fecha de contacto flujos de trabajo basados en contactos para centrar las acciones de tu workflow en una fecha de calendario o en una propiedad de fecha de contacto. Esto te permite programar y ejecutar acciones de workflow en relación con una fecha específica.

Ten en cuenta que: Fecha específica o Propiedad de fecha de contacto los flujos de trabajo basados en contactos han llegado a su fin y se están eliminando gradualmente. A partir del 10 de julio de 2024, los usuarios ya no podrán crear nuevos Fecha específica o Propiedad de fecha de contacto flujos de trabajo basados en contactos.

Los workflows existentes seguirán siendo accesibles y funcionarán con normalidad. Más adelante, puedes utilizar la acción de flujo de trabajo Basado en un horario Desencadenantes de inscripción y la acción de flujo de trabajo Retrasar hasta la fecha para recrear y personalizar aún más las funcionalidades de los flujos de trabajo centrados en fechas.

Seleccionar tipo de workflow

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde cero.
• En el panel izquierdo, selecciona Basado en negocio como el tipo de workflow. 
• En el panel derecho, en ¿Cómo quieres que empiece este workflow?, selecciona Fecha específica o Propiedad de la fecha de contacto. Más información sobre tipos de workflow basados en contactos.
  • Si seleccionas Fecha específica, haz clic en el menú desplegable Fecha del evento y selecciona la fecha  en torno a la cual girarán las acciones del workflow.
  • Si seleccionas Propiedad de fecha de contacto, haz clic en el menú desplegable Propiedad de fecha de contacto y selecciona la propiedad de fecha de contacto  , las acciones del workflow girarán en torno a ella.
• Haz clic en el icono del lápiz  edit para dar un nombre a tu workflow y, a continuación, haz clic en Siguiente. A continuación, accederás al editor de workflows.

Establecer criterios de inscripción

Cuando un contacto cumple con los criterios de inscripción, se inscribirán automáticamente. Si solo deseas inscribir contactos manualmente, deja la casilla activador de inscripción en blanco. Más información sobre la inscripción manual.

• En el editor de workflow, haz clic en Configurar disparadores.
• En el panel izquierdo, selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. Establece los criterios y haz clic en Guardar. 
  
  
• Por defecto, los contactos sólo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplan los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción para los activadores basados en filtros:
  
  • En la barra lateral izquierda, haz clic en la pestaña Reinscripción. 
  • Haz clic para activar el interruptor Permitir reinscripción.
  • Selecciona los desencadenantes de  que quieras utilizar para la reinscripción. Más información sobre añadiendo desencadenantes de Reinscripción a los workflows.
• Para activar la reinscripción de filtros basados en eventos:
  • En la barra lateral izquierda, navega hasta la sección ¿Deben reinscribirse los contactos en este workflow? .
  • Selecciona Sí, vuelve a inscribirte cada vez que se produzca la activación.
• Para los flujos de trabajo de Propiedad de fecha de contacto, añade [propiedad de fecha de contacto] se conoce como activador de inscripción. Las acciones sólo se ejecutarán para los contactos que tengan un valor para la propiedad de fecha, por lo que este criterio de inscripción garantizará que todos los contactos que entren en el workflow puedan pasar por las acciones con éxito.
• Haz clic en Guardar.
• Cualquier acción en el workflow es relativa a la fecha seleccionada o el valor de propiedad de fecha de contacto. Para establecer la fecha y hora en que se ejecutará la siguiente acción, haz clic en la acción Retraso. 

Nota: el retraso Ejecutar acción siguiente el no se puede eliminar ya que se usa para programar la primera acción de workflow según la propiedad de fecha o fecha seleccionadas.

• En el panel izquierdo, haz clic en el menú desplegable ¿Cuándo se ejecutará la siguiente acción? y selecciona una fecha  o si la acción se ejecutará antes de, en o después de la propiedad de la fecha de contacto. Haz clic en el menú desplegable Hora para ejecutar y selecciona una hora.
• Haz clic en Guardar.

Configurar el workflow para que se repita anualmente (opcional)

De manera predeterminada, los workflows centrados en fechas no se repetirán anualmente. Sin embargo, puedes configurar el workflow para que vuelva a inscribir contactos según la fecha o propiedad de fecha seleccionada cada año. Por ejemplo, usa esta opción para inscribir contactos automáticamente en el workflow en su fecha de renovación o cumpleaños cada año. 

Por favor, ten en cuenta: la propiedad del contacto predeterminada Fecha de nacimiento está vinculada a la herramienta de anuncios y tiene un tipo de campo de texto de una sola línea  que no se puede modificar. Para crear un flujo de trabajo centrado en la fecha de cumpleaños de un contacto, crea una propiedad de contacto personalizada (por ejemplo, Fecha de nacimiento) con un tipo de campo Selector de fecha.

Para configurar el workflow para que se repita anualmente:

• Haz clic en la acción Especifica una fecha.
• En el panel izquierdo, haz clic para seleccionar la casilla Recur anualmente .

• Haz clic en Guardar.

Al configurar un workflow de la propiedad de fecha de contacto para que se repita anualmente, el workflow utilizará el día y el mes del valor de la propiedad, ignorando el año. En otras palabras, las acciones de workflows recurrentes de forma anual se programarán en relación con el día y el mes del año actual. 

Por ejemplo, creas un workflow centrado en la propiedad Fecha en que se convirtió en cliente de un contacto. Si la primera acción está programada para suceder 300 días después de esa fecha, se programará un contacto inscrito según el día y el mes de su propiedad Fecha en que se convirtió en cliente. Aunque el contacto se haya convertido en cliente el 20/01/2020, inscribirlo en el workflow en el 2021 programará la primera acción 300 días después del 20/01/2021. 

Agregar acciones

• Haz clic en el icono + + para añadir acciones de workflow.
• En el panel izquierdo, selecciona una acción. Más información sobre Elegir las acciones de tu workflow.
• Configura los detalles de la acción, y luego haz clic en Guardar.
• Haz clic en el icono + + para añadir más acciones de workflow.

• Si tus acciones de flujo de trabajo incluyen enviar un correo electrónico de marketing, se recomienda establecer un objetivo de flujo de trabajo para medir el compromiso con tu contenido. Más información sobre utilizando Metas en los workflows.

Administrar configuración

En el editor de workflow, haz clic en la pestaña Configuración y notificaciones para gestionar la configuración del workflow. En la página General , selecciona los días y las horas en que quieres que se ejecuten las acciones, inscribe contactos desde Salesforce, y asocia campañas al flujo de trabajo. En la página Desafiliación y supresión, establece los criterios de desafiliación y supresión para eliminar o excluir automáticamente registros del workflow. En la página Notificaciones, configura notificaciones para cuando haya que revisar el workflow y cuando cambie la inscripción del workflow.

Más información sobre administrar los ajustes de tu workflow.

Activa tu workflow

• En la parte superior derecha, haz clic en Revisar y publicar.
• Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los criterios o solo inscribir registros que cumplan con los criterios en el futuro:
  • Para inscribir sólo los registros que cumplan los criterios desencadenantes de inscripción después de activar el workflow, selecciona No, inscribir sólo [objetos] que cumplan los criterios desencadenantes después de activar el workflow.
  • Para inscribir registros existentes que cumplan los desencadenantes de inscripción, selecciona Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan los criterios desencadenantes a partir de ahora. 

• • Si tienes una cuenta Marketing Hub Starter, Professional, o Enterprise, en los workflows basados en contactos puedes ver una lista estática de los contactos que cumplen los criterios haciendo clic en Ver todos los contactos en listas. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.

• Revisa la configuración del workflow y haz clic en Activar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, activa.

Después de activar tu workflow, puedes ver el Historial del workflow para monitorizar los Registros de Salesforce.