Maak contactgebaseerde workflows op basis van 'specifieke datum' of 'contactdatum-eigenschap

Maak contactgebaseerde workflows met specifieke datum- of contactdatumeigenschappen om uw workflowacties te centreren op een kalenderdatum of contactdatumeigenschap. Zo kunt u workflowacties plannen en uitvoeren op een specifieke datum.

Selecteer type workflow

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken > Vanaf nul.
• Selecteer in het linkerpaneel Contactgebaseerd als uw workflowtype.
• Selecteer in het rechterpaneel onder Hoe wilt u dat deze workflow start de eigenschap Specifieke datum of Contactdatum. Meer informatie over op contact gebaseerde werkstroomtypen.
  • Als u Specifieke datum selecteert, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenisdatum en selecteert u de datum waar de workflowacties om moeten draaien.
  • Als u Contactdatum selecteert, klikt u op het vervolgkeuzemenu Contactdatum en selecteert u de contactdatum waar de workflow om draait.
• Klik op het potloodpictogram edit om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Volgende. Je komt nu in de workflow editor.

Criteria voor inschrijving instellen

Als een contactpersoon aan de aanmeldingscriteria voldoet, wordt hij of zij automatisch aangemeld. Als je contactpersonen alleen handmatig wilt aanmelden, laat je het selectievakje voor het aanmelden leeg. Meer informatie over handmatig aanmelden.

• Klik in de workfloweditor op Triggers instellen.
• Selecteer in het linkerpaneel een filtertype voor uw inschrijftrigger. Stel de criteria in en klik op Opslaan.
  
  
  
• Standaard worden contactpersonen alleen in een workflow opgenomen als ze voor het eerst aan de triggers voldoen. Opnieuw aanmelden voor filtergebaseerde triggers inschakelen:
  
  • Klik in de linkerzijbalk op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik op om de schakelaar Re-enrollment toestaan aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijven. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijven aan workflows.
• Opnieuw toevoegen voor gebeurtenisgebaseerde filters inschakelen:
  • Navigeer in de linkerzijbalk naar de sectie Moeten contactpersonen opnieuw worden ingeschreven in deze workflow? .
  • Selecteer Ja, opnieuw inschrijven elke keer dat de trigger optreedt.
• Voor Contactdatum-eigenschap workflows, is het toevoegen van [contactdatum-eigenschap] bekend als een inschrijftrigger. Acties worden alleen uitgevoerd voor contactpersonen die een waarde voor de datumeigenschap hebben, dus dit inschrijvingscriterium zorgt ervoor dat alle contactpersonen die de workflow binnenkomen de acties met succes kunnen doorlopen.
• Klik op Opslaan.
• Alle acties in de workflow zijn relatief ten opzichte van de geselecteerde waarde van de eigenschap datum of contactdatum. Om de datum en tijd in te stellen waarop de volgende actie wordt uitgevoerd, klikt u op de actie Uitstellen.

Let op: de Doe de volgende actie op... vertraging kan niet worden verwijderd, omdat deze wordt gebruikt om de eerste workflow actie te plannen op basis van de geselecteerde datum of datum eigenschap.

• Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu Wanneer wordt de volgende actie uitgevoerd? en selecteer een datum of als de actie voor, op of na de contactdatum-eigenschap wordt uitgevoerd. Klik op het vervolgkeuzemenu Tijdstip van de dag waarop de actie moet worden uitgevoerd en selecteer een tijdstip.
• Klik op Opslaan.

Stel de workflow in om jaarlijks te herhalen (optioneel)

Datagecentreerde workflows komen standaard niet jaarlijks terug. Je kunt de workflow echter zo instellen dat contactpersonen elk jaar opnieuw worden ingeschreven op basis van de geselecteerde datum of datumeigenschap. Gebruik deze optie bijvoorbeeld om contactpersonen elk jaar automatisch in te schrijven in de workflow op hun verlengingsdatum of verjaardag.

Let op: de standaard contactpersooneigenschap Geboortedatum is gekoppeld aan de advertentietool en heeft een enkelregelig tekstveldtype dat niet kan worden gewijzigd. Als u een workflow wilt maken rond de verjaardag van een contactpersoon, maakt u een aangepaste contacteigenschap (bijvoorbeeld Geboortedatum) met een veldtype Datumkiezer.

Om de workflow zo in te stellen dat deze jaarlijks terugkeert:

• Klik op de actie Een datum opgeven.
• Klik in het linkerpaneel op om het selectievakje Jaarlijks herhalen in te schakelen.

• Klik op Opslaan.
  
  

Wanneer u een workflow voor een Contactdatum-eigenschap instelt op jaarlijks terugkeren, gebruikt de workflow de dag en de maand van de waarde van de eigenschap, waarbij het jaar wordt genegeerd. Met andere woorden, acties in jaarlijks terugkerende workflows worden gepland met betrekking tot de dag en de maand in het huidige jaar.

U maakt bijvoorbeeld een workflow die is gebaseerd op de eigenschap Klant geworden op datum van een contactpersoon. Als de eerste actie is gepland om 300 dagen na die datum te gebeuren, wordt een ingeschreven contactpersoon gepland op basis van de dag en maand van de eigenschap Werd klant-datum. Zelfs als de contactpersoon klant is geworden op 1/20/2020, zal het inschrijven in de workflow in 2021 de eerste actie plannen 300 dagen na 1/20/2021.

Specifieke datum vs Contactdatum-eigenschap workflows

Specifieke datum

In workflows met een specifieke datum zijn alle workflowacties gecentreerd op een vaste kalenderdatum. Net als bij blanco workflows worden contactpersonen ingeschreven in de workflow wanneer ze voldoen aan de inschrijvings triggers, of worden ze handmatig ingeschreven in de workflow.

Contactpersonen blijven echter in de workflow totdat de eerste actie is gepland om uit te voeren, relatief ten opzichte van de vaste kalenderdatum. Vertragingen die ergens anders in de workflow worden toegevoegd, zijn relatief ten opzichte van de vaste kalenderdatum, niet ten opzichte van de vorige actie.

In tegenstelling tot Contactdatum-eigenschap workflows, zullen alle contactpersonen in een Specifieke datum workflow workflow acties uitvoeren op dezelfde datum en tijd. Enkele voorbeelden van Specifieke datum workflows zijn:

• Het verzenden van vakantie e-mails naar uw contacten.
• Herinneringse-mails sturen naar contactpersonen die zich hebben geregistreerd voor een aankomend webinar.

Contactdatum eigenschap

In workflows met de eigenschap Contactdatum zijn alle workflowacties gericht op een eigenschap Contactdatum. Net als bij Blanco workflows worden contactpersonen ingeschreven in de workflow wanneer ze voldoen aan de inschrijvings triggers, of worden ze handmatig ingeschreven in de workflow. Contactpersonen blijven echter in de workflow totdat de eerste actie is gepland om uit te voeren, relatief ten opzichte van hun contactdatum eigenschap. Vertragingen die ergens anders in de workflow worden toegevoegd zijn relatief ten opzichte van de contactdatum eigenschap, niet ten opzichte van de vorige actie.

In tegenstelling tot specifieke datumworkflows worden acties in een workflow met contactdatumeigenschappen op verschillende tijdstippen uitgevoerd voor contactpersonen, op basis van de datumwaarde in hun contactdatumeigenschap. Enkele voorbeelden van workflows met contactdatumeigenschappen zijn:

• Het verzenden van welkomstmails op basis van de activeringsdatum van een account van een contactpersoon.
• E-mails versturen met coupons of gepersonaliseerde aanbiedingen naar contactpersonen op hun verjaardag.
• Het automatiseren van een reeks acties (bijv. het maken van taken voor de eigenaar van een contactpersoon) op basis van de vervaldatum van een proefperiode van een contactpersoon.