Vertragingen gebruiken in je workflows

Gebruik bij het maken van een workflow vertragingen om workflowacties te spreiden, de verzendtijd van je e-mails in te stellen en een persoonlijkere ervaring voor je prospects en klanten te creëren.

Vertragingen toevoegen aan workflows

Voeg vertragingen toe aan je workflow, afhankelijk van hoe je je workflowacties wilt pauzeren. Er zijn zes soorten vertragingen:

• Kalenderdatum: Vertraging van ingeschreven records tot een specifieke datum. Gebruik deze vertraging als je een actie alleen op een specifieke datum wilt laten uitvoeren.
• Eigenschap datum of datetime: vertraagt de vertraging van ingeschreven records tot een specifieke datum in een eigenschap datum of datetime in een eigenschap datetime. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen wordt uitgevoerd op de datum gebaseerd op een specifieke datum eigenschap.
• Gebeurtenis: vertraagt ingeschreven records tot ze een gebeurtenis hebben voltooid, zoals een formulierverzending of een bezoek aan een websitepagina. Gebruik deze vertraging als je ingeschreven records wilt pauzeren totdat een specifieke actie is ondernomen. Je kunt deze vertraging ook baseren op interne gebeurtenissen, zoals het voltooien van taken.
• Tijdsduur instellen: vertraagt de vertraging van ingeschreven records gedurende een specifiek aantal dagen, uren en minuten. Gebruik deze vertraging als je alle ingeschreven records even lang wilt pauzeren tussen workflowacties.
• Dag van de week: vertraagt de vertraging van ingeschreven records tot specifieke dagen van de week. Gebruik deze vertraging als u wilt dat een actie alleen op de opgegeven dagen wordt uitgevoerd.
• Tijdstip van de dag: vertraagt de vertraging van ingeschreven records tot een specifiek tijdstip. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen op bepaalde tijden wordt uitgevoerd.

Let op: de bovenstaande typen vertragingen zijn niet beschikbaar in workflows voor specifieke datums en contacteigenschappen. In plaats daarvan worden actiereeksen voor vertraging ingesteld ten opzichte van de centrale datum of de eigenschap datum. Meer informatie over planningsacties in datumgebaseerde workflows.

Vertraging tot een kalenderdatum

Gebruik de actie Vertraging tot een kalenderdatum om records te pauzeren tot een specifieke datum. Als een datum al is verstreken wanneer een record de vertraging ingaat, gaat het record meteen door naar de volgende actie die meteen wordt uitgevoerd. Daarna gaat het record verder door de workflow.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Tot een kalenderdatum.
• Selecteer de specifieke datum en tijd.
• Selecteer op welke tijdzone de vertraging gebaseerd moet zijn:
  
  • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer je Gebruik accounttijdzone.
  • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van de contactpersoon, selecteer je Tijdzone contactpersoon gebruiken.
    • Als de contactpersoon een waarde heeft in de eigenschap IP-tijdzone, zal HubSpot die tijdzone gebruiken.
    • Als de contactpersoon geen waarde heeft voor deze eigenschap, wordt de tijdzone van het account gebruikt.

• Schakel het selectievakje Ja, tak toevoegen in om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet verstreken zijn van de ingestelde datum.
  
  • De vertakking zal twee takken bevatten: Op de datum en Na de datum. Je kunt bijvoorbeeld een workflow maken die vertraagt tot 31 augustus om 10 uur 's ochtends. Op dat moment wordt er een e-mail gestuurd met een link naar een webinars. Na de datum kun je alle volgende contactpersonen die zich inschrijven voor de workflow een andere e-mail laten ontvangen waarin staat dat het oorspronkelijke webinar is afgelopen en waarin een lijst met komende webinars staat die ze in plaats daarvan kunnen bijwonen.
  • Als je het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records onmiddellijk door naar de volgende actie na de door jou ingestelde vertraging.
• Klik bovenaan op Opslaan.
  
  

Vertraging tot een datum of datetime eigenschap

Gebruik deze vertraging om records te pauzeren tot een datum of datetime van een eigenschap. Je kunt bijvoorbeeld de optie Op datum gebruiken om het verzenden van een e-mail te vertragen op basis van de eigenschap verjaardag van de contactpersoon.

De actie kan worden uitgevoerd op de datum, voor de datum of na de datum. Als een datum al is verstreken wanneer een record de vertraging ingaat, worden de acties die bij de vertraging horen overgeslagen. Het object gaat dan naar de acties na de vertraging en gaat verder door de workflow.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Tot een bepaalde eigenschap. De volgende actie wordt vertraagd totdat een specifieke datum eigenschap van het ingeschreven object voldoet aan de criteria die u configureert.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschap en selecteer een eigenschap.
• Selecteer onder Voer deze actie uit het keuzerondje Op datum, Voor datum of Na datum ci .
  • Als je Voor datum of Na datum selecteert, voer dan het aantal dagen, uren of minuten in voor of na de eigenschap voor de datum die je hebt geselecteerd.
• Configureer in het gedeelte Tijd wanneer je wilt dat de actie wordt uitgevoerd:
  • Gebruik de tijd van de datum eigenschap: gebruik de tijdwaarde van een datetime eigenschap. Deze optie verschijnt alleen met compatibele datetime eigenschappen. Als dat niet het geval is, wordt de optie grijs weergegeven.

• • Kies een aangepaste tijd: stel een aangepaste tijd in waarop je actie moet worden uitgevoerd. Je kunt ervoor kiezen om de tijdzone van je account of de tijdzone van je contactpersoon te gebruiken.

• Schakel het selectievakje Ja, tak toevoegen in om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet verstreken zijn van de ingestelde datum.
  
  • De vertakking zal drie vertakkingen bevatten: Op de datum, Na de datum en Eigenschap datum onbekend.
  • Als je het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records direct door naar de volgende actie na de door jou ingestelde vertraging.
• Klik bovenaan op Opslaan
  

Vertraging tot gebeurtenis optreedt

Gebruik deze vertraging om records te pauzeren tot een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Vertraag bijvoorbeeld een contactpersoon totdat hij een pagina bezoekt of een formulier invult. Als een gebeurtenis al heeft plaatsgevonden op het moment dat een record in de vertraging komt, zal het de vertraging niet onmiddellijk verlaten. Records verlaten de vertraging alleen als de gebeurtenis plaatsvindt terwijl de record zich in de vertraging bevindt.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workfloweditor op het + plus-pictogram om een workflowactie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Totdat een gebeurtenis plaatsvindt.
• Vertraging baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt bij ingeschreven records in de workflow, zoals Formulierverzending of geopende e-mail van een contactpersoon:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer [Object] in deze workflow.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
  • Scroll of typ om te zoeken en selecteer dan een eigenschap om op te filteren.
  • Selecteer een optie en stel je criteria in.
  • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op Filter toepassen. Records die voldoen aan de criteria zullen de vertraging verlaten.
    

• Vertraging baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt in relatie tot een uitvoer van een eerdere actie in de workflow, bijvoorbeeld totdat een eerder gemaakte taak als voltooid is gemarkeerd:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer Uitvoer van eerdere actie in deze workflow.
  • Als je meer dan één actie hebt, klik dan op Kies actie en selecteer een eerdere actie uit de workflow, zoals een eerdere Creëer taak of Creëer record actie. Acties die niet kunnen worden gebruikt, worden grijs weergegeven.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
  • Scroll of typ om te zoeken en selecteer dan een eigenschap om op te filteren.
  • Selecteer een optie en stel je criteria in.
  • Zodra je je criteria hebt ingesteld, klik je op Filter toepassen. Wanneer de gekoppelde uitvoer aan de criteria voldoet, verlaat het ingeschreven record de vertraging.
    

. 

• Stel na het instellen van de gebeurtenis Vertraging de tijd in die een contactpersoon moet wachten tot de vertraging wordt opgeheven:
• Om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet voldoen aan de gebeurteniscriteria nadat de ingestelde datum is verstreken, schakelt u het selectievakje Ja, tak toevoegen in . Als je het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records onmiddellijk door naar de volgende actie na de door jou ingestelde vertraging.

• Klik bovenaan op Opslaan.

Vertraging voor een ingestelde tijd

Gebruik deze vertraging om records te pauzeren voor een opgegeven aantal dagen, uren en minuten.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertraging en selecteer Vertraging voor een bepaalde tijd.
• Stel in hoe lang de vertraging duurt met behulp van de velden Dagen, Uren en Minuten.
• Klik op Opslaan.
  
  

Vertraging tot een dag of tijd

Gebruik deze typen vertragingen om je workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week of tijdstippen. Als je bijvoorbeeld een workflow gebruikt om promotionele e-mails te versturen, kun je dit type vertraging toevoegen vóór de e-mailverzendactie om vertraagde contactpersonen te pauzeren tot dinsdag om 11:00 uur.

Let bij het gebruik van dit type vertraging op het volgende:

• Als je meerdere dagen toevoegt aan de vertraging, zullen records de vertraging verlaten op de eerst beschikbare dag. Als je vertraging bijvoorbeeld maandag en donderdag omvat, wordt elke contactpersoon die op dinsdag de vertraging ingaat op donderdag vrijgegeven.
• Als je alleen een tijd aan de vertraging toevoegt en geen dagen selecteert, zullen records de vertraging op het eerstvolgende geselecteerde tijdstip beëindigen. Als de vertraging bijvoorbeeld is ingesteld op 14:00 uur en een contactpersoon komt op maandag om 21:50 uur in de vertraging, dan komt deze op dinsdag om 14:00 uur uit de vertraging.
• Als je geen tijdstip aan de vertraging toevoegt, verlaten records de vertraging op de geselecteerde dag op hetzelfde tijdstip als waarop ze de vertraging hebben ingevoerd. Als je Vertraging bijvoorbeeld instelt op woensdag en een contactpersoon voert de vertraging in op maandag om 21:50 uur, dan verlaat hij de vertraging op woensdag om 21:50 uur.

Om dit type vertraging toe te voegen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Vertraging en selecteer Tot eendag van de week of Tot een bepaald tijdstip.
• Om welke dagen van de week toe te voegen aan de vertraging, klik je op het vervolgkeuzemenu Vertraging tot en selecteer je het selectievakje naast de dagen die je wilt toevoegen.
• In het gedeelte Tijd van de dag kun je kiezen uit de volgende opties:
• Gebruik hetzelfde tijdstip als waarop de vertraging begon:
• Kies een aangepaste tijd:
  
  • Om de geselecteerde tijd te baseren op de tijdzone van je HubSpot account, selecteer je Gebruik account tijdzone.
  • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van de contactpersoon, selecteer je Tijdzone contactpersoon gebruiken. Als de contactpersoon een waarde heeft in de eigenschap IP-tijdzone, gebruikt HubSpot die tijdzone. Als de contactpersoon geen waarde heeft voor deze eigenschap, wordt de tijdzone van het account gebruikt.
• Klik bovenaan op Opslaan
  

. 

Records bekijken die wachten op vertraging

• Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workfloweditor op Actief [records] in deze actie in de workflowactie Vertraging.
  
  
  
• Bekijk in het linkerpaneel de records die in de vertraging wachten en de resterende tijd voor elk record.
  
  

Vertraging bewerken

Het bewerken van een vertraging heeft invloed op alle records die momenteel in de vertraging wachten.

• Als je een Vertraging verwijdert, gaan records die in de vertraging wachten meteen door naar de volgende actie.
• Als je een Vertraging tot een dag of tijd bewerkt, wordt de vertraging herberekend naar de toekomst. Records die wachten in de vertraging zullen blijven vertragen tot die toekomstige dag of tijd. Echter, als je de vertraging bewerkt tot de huidige dag zonder specifieke tijd, zullen records die in de vertraging wachten de vertraging onmiddellijk verlaten.

• Wanneer je een Vertraging bewerkt voor een ingestelde hoeveelheid vertraging, worden de records die op de vertraging wachten onmiddellijk opnieuw ingepland. Bij het opnieuw plannen wordt rekening gehouden met de tijd die al is verstreken in de oorspronkelijke vertraging.
  • Als je een vertraging langer maakt, worden records met vertraging opnieuw ingepland om de rest van de nieuwe lengte van de vertraging te voltooien. Als je bijvoorbeeld een vertraging van een uur naar twee uur aanpast, zullen records die al 30 minuten hebben gewacht een uur en 30 minuten langer wachten.
  • Als je een vertraging korter maakt, worden records opnieuw ingepland op de nieuwe lengte of verlaten ze de vertraging. Als je bijvoorbeeld een vertraging aanpast van twee uur naar één uur, dan zal een record die al 30 minuten heeft gewacht 30 minuten langer wachten. Een record dat een uur en 30 minuten heeft gewacht, verlaat de vertraging onmiddellijk.
• Het bewerken van de waarde van de eigenschap of de ingestelde datum die is gekoppeld aan een Vertraging tot een datum heeft invloed op de vertraging voor alle records die in de vertraging wachten:
  
  • Als de eigenschap of kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum die verder in de toekomst ligt, wordt de vertraging dienovereenkomstig verlengd.
  • Als de waarde van de eigenschap of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een eerdere datum, wordt de vertraging overeenkomstig verkort.
  • Als de eigenschap of kalenderdatum wordt gewijzigd naar een datum in het verleden, wordt de vertraging beëindigd en gaat het record automatisch door naar de volgende actie.