Gebruik vertragingen in uw workflows

Wanneer u een workflow maakt, kunt u vertragingen gebruiken om workflowacties te spreiden, uw e-mailverzendingen te timen en een meer gepersonaliseerde ervaring voor uw prospects en klanten te creëren.

Er zijn drie soorten vertragingen:

• Vertraging voor een bepaalde tijd: vertraagt geregistreerde records voor een bepaald aantal dagen, uren en minuten. Gebruik deze vertraging wanneer u alle ingeschreven records even lang wilt pauzeren tussen workflowacties.
• Uitstellen tot een dag of tijdstip: stelt ingeschreven records uit tot een bepaalde dag en/of tijdstip. Gebruik deze vertraging wanneer u wilt dat een actie alleen op bepaalde dagen of tijdstippen wordt uitgevoerd.
• Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt: vertraagt ingeschreven records tot ze een gebeurtenis hebben voltooid, zoals een formulier indienen of een website bezoeken. Gebruik deze vertraging wanneer u ingeschreven records wilt pauzeren totdat een specifieke actie is ondernomen. U kunt deze vertraging ook baseren op interne gebeurtenissen, zoals taakvoltooiing.

Let op: bovenstaande vertragingstypen zijn niet beschikbaar in Center on a date en Center on a date property workflows. In plaats daarvan worden vertragingsacties ingesteld ten opzichte van de centrale datum of datum eigenschap. Meer informatie over het plannen van acties in datum-gebaseerde workflows.

Vertragingen toevoegen aan workflows

Vertraging voor een bepaalde tijd

Gebruik de actie Vertraging voor een bepaalde tijd om records te pauzeren voor een bepaald aantal dagen, uren en minuten.

Om dit soort vertraging toe te voegen aan uw workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• In de workflow editor, klik op het plus icoon + om een workflow actie toe te voegen.
• Selecteer in het rechterpaneel Vertraging voor een bepaalde tijd.
  
  
• Stel in hoe lang de vertraging zal duren met behulp van de velden Dagen, Uren, en Minuten.
• Klik op Opslaan.

Uitstellen tot een dag of tijd

Gebruik de actie Uitstellen tot een dag of tijdstip om uw workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week en/of tijdstip van de dag.

Als u bijvoorbeeld een workflow gebruikt om een reeks promotie-e-mails te verzenden, wilt u misschien dat bepaalde e-mails alleen op dinsdag worden verzonden. U kunt een actie Uitstellen tot een dag of tijdstip toevoegen net voor de verzendactie van de e-mail om uitgestelde contacten te pauzeren tot dinsdag om 11.00 uur.

Records zullen de vertraging verlaten op basis van hoe het is geconfigureerd:

• Als u meerdere dagen aan de vertraging toevoegt, zullen records de vertraging verlaten op de eerst beschikbare dag. Als uw uitstel bijvoorbeeld maandag en donderdag omvat, zal elke contactpersoon die op dinsdag in het uitstel komt, op donderdag worden vrijgegeven.
• Als u alleen een tijdstip aan de vertraging toevoegt en geen dagen selecteert, zullen records de vertraging verlaten zodra het geselecteerde tijdstip aanbreekt. Als de vertraging bijvoorbeeld is ingesteld op 14.00 uur en een contact komt op maandag om 21.50 uur binnen, dan verlaat hij de vertraging op dinsdag om 14.00 uur.
• Als u geen tijdstip aan de vertraging toevoegt, zullen contactpersonen de vertraging op de ingestelde dag op hetzelfde tijdstip beëindigen als waarop zij de vertraging zijn ingegaan. Bijvoorbeeld, als uw vertraging is ingesteld op woensdag en een contact komt de vertraging op maandag om 21.50 uur binnen, dan zal hij de vertraging op woensdag om 21.50 uur beëindigen.

Om dit soort vertraging in te stellen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• In de workflow editor, klik op het plus icoon + om een workflow actie toe te voegen.
• In het rechterpaneel, selecteer Uitstellen tot een dag of tijdstip.
  
  
• Om dagen van de week aan de vertraging toe te voegen, klik op Vertraging tot een dag van de week, selecteer dan de dagen.
  
  
• Om een tijdstip aan de vertraging toe te voegen, klikt u op Uitstellen tot een tijdstip en selecteert u vervolgens een tijdstip.
  • Als u de geselecteerde tijd wilt baseren op detijdzone van uw HubSpot-account, selecteert u Tijdzone portaal gebruiken.
  • Als u de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van het contact, selecteert u Tijdzone van contact gebruiken. Als de contactpersoon een waarde heeft in de eigenschap IP-tijdzone, gebruikt HubSpot die tijdzone. Als het contact geen waarde voor die eigenschap heeft, wordt in plaats daarvan de tijdzone van het account gebruikt.
• Klik op Opslaan.

Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt

Gebruik de actie Uitstellen tot gebeurtenis plaatsvindt om records te pauzeren tot een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Bijvoorbeeld, vertraag een contact tot zij een pagina bezoeken of een formulier invullen.

Om dit soort vertraging toe te voegen aan uw workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• In de workflow editor, klik op het plus icoon + om een workflow actie toe te voegen.
• In het rechterpaneel, selecteer Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer de gegevensbron die u voor de gebeurtenis wilt gebruiken.
  • Object] in deze workflow: de vertraging wordt gebaseerd op een gebeurtenis die plaatsvindt in relatie tot ingeschreven records. Bijvoorbeeld, in een contact-gebaseerde workflow, uitstellen tot een contact een specifiek formulier heeft ingediend.
    
    

• • Output van eerdere actie in deze workflow: de vertraging wordt gebaseerd op de uitkomst van een eerdere workflowactie. Bijvoorbeeld, een workflow die een taak aanmaakt kan later vertragen tot die taak als voltooid is gemarkeerd.
    
    

• Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer de gebeurtenis die records van de vertraging zal vrijgeven.
• Nadat u de vertraagde gebeurtenis hebt ingesteld, gebruikt u de velden Days, Hours en Minutes om de maximumtijd in te stellen dat een contactpersoon zal wachten tot hij van de vertraging wordt vrijgegeven. Als een contactpersoon niet aan de criteria van de gebeurtenis voldoet, wordt hij na de ingestelde tijd vrijgegeven van de vertraging. Als u de contactpersoon maximaal vijf jaar wilt uitstellen, schakelt u het selectievakje Zo lang mogelijk uitstellen ( ) in.
  
  
• Klik op Opslaan.

In dit type van vertraging zal een record, indien het reeds de gespecificeerde eigenschapwaarde heeft wanneer het de vertraging ingaat, de vertraging niet onmiddellijk verlaten. Records zullen de vertraging enkel onmiddellijk verlaten wanneer de waarde van de eigenschap gewijzigd wordt terwijl de record in de vertraging staat.

Bijvoorbeeld, als een vertraging gebaseerd is op de eigenschap Deal stadium ingesteld op Gesloten gewonnen, dan voldoen deals die al ingesteld waren op Gesloten gewonnen niet aan de vertragingscriteria. Echter, als een deal op Gesloten gewonnen wordt gezet terwijl deze zich in de vertraging bevindt, zal deze onmiddellijk de vertraging verlaten.

Records bekijken die wachten in een vertraging

• Klik in de workflow editor op het aantal records in de vertragingsactie.
  
  
• In het rechterpaneel ziet u de records die in de vertraging wachten en hoeveel tijd er nog resteert.
  
  

Een vertraging bewerken

Het bewerken van een vertraging heeft gevolgen voor alle records die momenteel in de vertraging staan te wachten.

• Wanneer u een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten onmiddellijk doorgaan naar de volgende actie.
• Wanneer u de lengte van een vertraging wijzigt, worden de records die op die vertraging wachten onmiddellijk opnieuw ingepland. Bij het opnieuw inplannen wordt rekening gehouden met de tijd die al verstreken is in de oorspronkelijke vertraging.
  • Als u een vertraging langer maakt, worden vertraagde records opnieuw ingepland om de rest van de nieuwe vertragingsduur af te werken. Als u bijvoorbeeld een vertraging van één uur op twee uur instelt, zullen records die al 30 minuten hebben gewacht nog eens een uur en 30 minuten wachten.
  • Als u een vertraging korter maakt, worden records ofwel opnieuw ingepland op de nieuwe lengte, ofwel verlaten ze de vertraging. Als u bijvoorbeeld een vertraging aanpast van twee uur naar één uur, zal een record dat al 30 minuten heeft gewacht nog eens 30 minuten langer wachten. Een record dat een uur en 30 minuten heeft gewacht, verlaat de vertraging onmiddellijk.
• Wanneer u een vertraging bewerkt tot een dag of tijd vertraging:
  • Als u de vertraging instelt op de toekomst, zullen vertraagde records wachten tot de nieuwe dag of tijd.
  • Als u de vertraging instelt op een dag of tijd in het verleden, zullen records met vertraging de vertraging onmiddellijk beëindigen.
  • Als u de vertraging instelt op de huidige dag en geen tijdstip opgeeft, zullen records met vertraging de vertraging onmiddellijk beëindigen.