Gebruik vertragingen in uw workflows

Wanneer u een workflow maakt, kunt u vertragingen gebruiken om workflowacties te spreiden, de tijd van uw e-mailverzendingen in te stellen en een meer persoonlijke ervaring voor uw prospects en klanten te creëren. In een welkomstworkflow voor klanten kun je bijvoorbeeld het verzenden van een e-mail uitstellen tot een bepaalde dag van de week of tot de verjaardag van een klant.

Als je probeert workflows te triggeren op basis van een kalenderdatum of met behulp van een datumeigenschap, leer dan hoe je in plaats daarvan triggersop basis van een planning kunt gebruiken voor workflowinschrijving.

Vertragingen toevoegen aan workflows

Voeg vertragingen toe aan je workflow, afhankelijk van hoe je je workflowacties wilt pauzeren. Er zijn zes soorten vertragingen:

• Kalenderdatum: vertraagt ingeschreven records tot een specifieke datum. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen op een specifieke datum wordt uitgevoerd.
• Datum of datetime eigenschap: vertraagt ingeschreven records tot een specifieke datum in een datum eigenschap of datetime in een datetime eigenschap. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen wordt uitgevoerd op de datum gebaseerd op een specifieke datum eigenschap.
• Gebeurtenis optreden: vertraagt ingeschreven records tot ze een gebeurtenis voltooien, zoals een formulier indienen of een website pagina bezoeken. Gebruik deze vertraging als je ingeschreven records wilt pauzeren totdat een specifieke actie is uitgevoerd. Je kunt deze vertraging ook baseren op interne gebeurtenissen, zoals het voltooien van taken.
• Tijdsduur instellen: vertraagt ingeschreven records voor een specifiek aantal dagen, uren en minuten. Gebruik deze vertraging als u alle ingeschreven records even lang wilt pauzeren tussen workflowacties.
• Dag van de week: vertraagt ingeschreven records tot specifieke dagen van de week. Gebruik deze vertraging als u wilt dat een actie alleen op de opgegeven dagen wordt uitgevoerd.
• Tijd van de dag: vertraagt ingeschreven records tot een specifiek tijdstip. Gebruik deze vertraging als je wilt dat een actie alleen op bepaalde tijden wordt uitgevoerd.

Let op: de bovenstaande vertragingstypen zijn niet beschikbaar in specifieke datum- en contactdatum-eigenschappenworkflows. In plaats daarvan worden vertragingsacties ingesteld ten opzichte van de centrale datum of de datumeigenschap. Meer informatie over het plannen van acties in datumgebaseerde workflows.

Uitstellen tot een kalenderdatum

Gebruik de actie Uitstellen tot een kalenderdatum om records te pauzeren tot een specifieke datum. Als een datum al is verstreken wanneer een record in de vertraging komt, gaat het record direct door naar de volgende actie die direct wordt uitgevoerd. Daarna gaat het record verder door de workflow.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow.
3. Klik in de workflow-editor op het plus-pictogram.
4. Klik in het linkerpaneel op Uitstellen.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Tot een kalenderdatum.
6. Selecteer de specifieke datum en tijd.
7. Selecteer op welke tijdzone de vertraging gebaseerd moet zijn:
   
   • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer je Gebruik accounttijdzone.
   • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van de contactpersoon, selecteer je Tijdzone contactpersoon gebruiken.
     • Als de contactpersoon een waarde heeft in de eigenschap IP-tijdzone, gebruikt HubSpot die tijdzone.
     • Als de contactpersoon geen waarde heeft voor deze eigenschap, wordt de tijdzone van het account gebruikt.
8. Als je verschillende acties wilt uitvoeren op basis van het feit of de ingestelde datum al dan niet is verstreken, schakel je het selectievakje Ja, tak toevoegen in.
   
   • De vertakking zal twee vertakkingen bevatten: Op de datum en Na de datum. Je kunt bijvoorbeeld een workflow maken die vertraagt tot 31 augustus om 10 uur 's ochtends. Op dat moment stuurt het een e-mail met een webinar link. Na de datum kun je alle volgende contactpersonen die zich aanmelden voor de workflow een andere e-mail laten ontvangen die hen informeert dat het oorspronkelijke webinar voorbij is en die een lijst bevat van komende webinars die ze in plaats daarvan kunnen bijwonen.
   • Als je het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records onmiddellijk door naar de volgende actie na de door jou ingestelde vertraging.
9. Klik bovenaan op Opslaan.
   
   

Vertraging tot een datum of datetime eigenschap

Gebruik deze vertraging om records te pauzeren tot een datum of datetime van een eigenschap. Je kunt bijvoorbeeld de optie Op datum gebruiken om het verzenden van een e-mail uit te stellen op basis van de eigenschap verjaardag van de contactpersoon.

De actie kan worden uitgevoerd op de datum, voor de datum of na de datum. Als een datum al is verstreken wanneer een record in de vertraging komt, worden de acties die bij de vertraging horen overgeslagen. Het object gaat dan naar de acties na de vertraging en gaat verder door de workflow.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow.
3. Klik in de workflow-editor op het plus-pictogram.
4. Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Tot een datum. De volgende actie wordt uitgesteld totdat een specifieke datum-eigenschap van het ingeschreven object voldoet aan de criteria die je configureert.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschap en selecteer een eigenschap.
7. Selecteer onder Voer deze actie uit het keuzerondje Op datum, Voor datum of Na datum ci .
   • Als je Vóór datum of Na datum selecteert, voer dan het aantal dagen, uren of minuten in vóór of na de datumeigenschap die je hebt geselecteerd.
8. Configureer in het gedeelte Tijd wanneer je wilt dat de actie wordt uitgevoerd:
   • Gebruik de tijd van de date property: gebruik de tijdwaarde van een datetime property. Deze optie verschijnt alleen met compatibele datetime eigenschappen. Zo niet, dan wordt de optie grijs weergegeven.
   • Kies een aangepaste tijd: stel een aangepaste tijd in waarop je actie moet worden uitgevoerd. Je kunt ervoor kiezen om de tijdzone van je account of de tijdzone van je contactpersoon te gebruiken.
9. Schakel hetselectievakje Ja, tak toevoegen in om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet verstreken zijn van de ingestelde datum.
   • De tak zal drie takken bevatten: Op de datum, Na de datum en Datum eigenschap onbekend.
   • Als je het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records direct door naar de volgende actie na de door jou geconfigureerde vertraging.
10. Klik bovenaan op Opslaan
    

Vertraging tot gebeurtenis optreedt

Gebruik deze vertraging om records te pauzeren totdat een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Bijvoorbeeld, vertraag een contact totdat hij een pagina bezoekt of een formulier invult. Als een gebeurtenis al heeft plaatsgevonden op het moment dat een record in de vertraging komt, zal deze de vertraging niet onmiddellijk verlaten. Records verlaten de vertraging alleen als de gebeurtenis plaatsvindt terwijl de record in de vertraging staat.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow.
3. Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een workflow actie toe te voegen.
4. Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Vertragingstype en selecteer Totdat een gebeurtenis optreedt.
6. Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die zich voordoet bij ingeschreven records in de workflow, zoals het indienen van een contactformulier of het openen van een e-mail:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer [Object] in deze workflow.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
   • Scroll of typ om te zoeken en selecteer dan een eigenschap om op te filteren.
   • Selecteer een optie en stel je criteria in.
   • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op Filter toepassen. Records die voldoen aan de criteria zullen de vertraging verlaten.
     

7. Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt in relatie tot een uitvoer van een eerdere actie in de workflow, zoals totdat een eerder gemaakte taak als voltooid is gemarkeerd:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer Uitvoer van eerdere actie in deze workflow.
   • Als je meer dan één actie hebt, klik dan op Kies actie en selecteer een eerdere actie uit de workflow, zoals een eerdere Creëer taak of Creëer record actie. Acties die niet kunnen worden gebruikt, worden grijs weergegeven.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
   • Scroll of typ om te zoeken en selecteer dan een eigenschap om op te filteren.
   • Selecteer een optie en stel je criteria in.
   • Zodra je je criteria hebt ingesteld, klik je op Filter toepassen. Als de bijbehorende uitvoer aan de criteria voldoet, verlaat de geregistreerde record de vertraging.
     

. 

8. Stel na het instellen van de vertragingsgebeurtenis de tijd in die een contact moet wachten tot de vertraging wordt opgeheven:
9. Om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet voldoen aan de gebeurteniscriteria nadat de ingestelde datum is verstreken, schakel je het selectievakje Ja, vertakking toevoegen in . Als je het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records direct door naar de volgende actie na de door jou ingestelde vertraging.
10. Klik bovenaan op Opslaan.

Vertraging voor een ingestelde tijd

Gebruik deze vertraging om records te pauzeren voor een opgegeven aantal dagen, uren en minuten. Bij het instellen van deze vertraging is het niet mogelijk om specifieke dagen over te slaan.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow.
3. Klik in de workflow-editor op het plus-pictogram.
4. Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Vertraging en selecteer Voor een bepaalde tijd.
6. Stel in hoe lang de vertraging duurt met behulp van de velden Dagen, Uren en Minuten.
7. Klik op Opslaan.
   
   

Uitstellen tot een dag of tijd

Gebruik deze vertragingstypen om je workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week of tijdstippen. Als je bijvoorbeeld een workflow gebruikt om promotionele e-mails te versturen, kun je dit type vertraging toevoegen voor de e-mailverzendactie om vertraagde contacten te pauzeren tot dinsdag om 11:00 uur.

Houd bij het gebruik van dit type vertraging rekening met het volgende:

• Als je meerdere dagen toevoegt aan de vertraging, zullen records de vertraging verlaten op de eerst beschikbare dag. Als je bijvoorbeeld maandag en donderdag in de vertraging zet, wordt een contactpersoon die op dinsdag in de vertraging komt op donderdag vrijgegeven.
• Als je alleen een tijd aan de vertraging toevoegt en geen dagen selecteert, zullen records de vertraging op het eerstvolgende geselecteerde tijdstip beëindigen. Als de vertraging bijvoorbeeld is ingesteld op 14:00 uur en een contactpersoon komt op maandag om 21:50 uur in de vertraging, dan komt deze op dinsdag om 14:00 uur uit de vertraging.
• Als je geen tijdstip aan de vertraging toevoegt, verlaten de records de vertraging op de geselecteerde dag op hetzelfde tijdstip als waarop ze de vertraging hebben ingevoerd. Als je de vertraging bijvoorbeeld instelt op woensdag en een contactpersoon voert de vertraging in op maandag om 21:50 uur, dan verlaat hij de vertraging op woensdag om 21:50 uur.

Om dit type vertraging toe te voegen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow.
3. Klik in de workflow-editor op het plus-pictogram.
4. Klik in het linkerpaneel op Vertraging.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Vertraging en selecteer Tot eendag van de week of Tot een specifiek tijdstip.
6. Om dagen van de week aan de vertraging toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu Uitstellen tot en selecteer je het selectievakje naast de dagen die je wilt toevoegen.
7. In het gedeelte Tijd van de dag kun je kiezen uit de volgende opties:
8. Gebruik hetzelfde tijdstip als waarop de vertraging begon:
9. Kies een aangepaste tijd:
   
   • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer je Gebruik accounttijdzone.
   • Als je de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van de contactpersoon, selecteer je Tijdzone contactpersoon gebruiken. Als de contactpersoon een waarde heeft in de eigenschap IP-tijdzone, gebruikt HubSpot die tijdzone. Als de contactpersoon geen waarde heeft voor deze eigenschap, wordt de tijdzone van het account gebruikt.
10. Klik bovenaan op Opslaan
    

. 

Records bekijken die wachten in een vertraging

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een workflow.
3. Klik in de workfloweditor op Actief [records] in deze actie in de vertragingsactie.
   
   
   
4. Bekijk in het linkerpaneel de records die in de vertraging wachten en de resterende tijd voor elke record.
   
   

Begrijpen wat er gebeurt als een vertraging wordt bewerkt

Het bewerken van een vertraging heeft invloed op alle records die momenteel in de vertraging wachten.

• Als je een vertraging verwijdert, gaan records die in de vertraging wachten meteen door naar de volgende actie.
• Als je een vertraging bewerkt tot een dag- of tijdvertraging, wordt de vertraging herberekend naar de toekomst. Records die wachten in de vertraging zullen blijven wachten tot die toekomstige dag of tijd. Als je de vertraging echter bewerkt tot de huidige dag zonder specifieke tijd, zullen vertraagde records de vertraging onmiddellijk verlaten.

• Als je een Vertraging bewerkt voor een ingestelde tijdsduur , worden de records die op de vertraging wachten onmiddellijk opnieuw ingepland. Bij het opnieuw plannen wordt rekening gehouden met de tijd die al is verstreken in de oorspronkelijke vertraging.
  • Als je een vertraging langer maakt, worden de vertraagde records opnieuw ingepland om de rest van de nieuwe vertragingslengte te voltooien. Als je bijvoorbeeld een vertraging van een uur naar twee uur aanpast, zullen records die al 30 minuten hebben gewacht nog eens een uur en 30 minuten wachten.
  • Als je een vertraging korter maakt, worden records opnieuw ingepland op de nieuwe lengte of verlaten ze de vertraging. Als je bijvoorbeeld een vertraging aanpast van twee uur naar één uur, zal een record die al 30 minuten heeft gewacht 30 minuten langer wachten. Een record die een uur en 30 minuten heeft gewacht, verlaat de vertraging onmiddellijk.
• Het wijzigen van de waarde van de eigenschap of de ingestelde datum die is gekoppeld aan een Vertraging tot een datum heeft invloed op de vertraging voor alle records die in de vertraging wachten:
  
  • Als de waarde van de eigenschap of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum die verder in de toekomst ligt, wordt de vertraging overeenkomstig verlengd.
  • Als de waarde van de eigenschap of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een eerdere datum, wordt de vertraging overeenkomstig verkort.
  • Als de waarde van het object of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum in het verleden, wordt de vertraging beëindigd en gaat het record automatisch door naar de volgende actie.