Gebruik vertragingen in uw workflows

Wanneer u een workflow creëert, gebruik dan vertragingen om workflowacties te spreiden, uw e-mails te timen en uw prospects en klanten een meer gepersonaliseerde ervaring te bieden.

Vertragingen toevoegen aan workflows

Voeg vertragingen toe aan uw workflow, afhankelijk van hoe u uw workflowacties wilt pauzeren. Er zijn vier soorten vertragingen:

• Vertraging voor een bepaalde tijd: vertraagt ingeschreven records voor een bepaald aantal dagen, uren en minuten. Gebruik deze vertraging wanneer u alle ingeschreven records even lang wilt pauzeren tussen workflowacties.
• Vertraging tot een dag of tijd: vertraagt ingeschreven records tot een specifieke dag en/of tijd. Gebruik deze vertraging als u wilt dat een actie alleen op bepaalde dagen of tijdstippen wordt uitgevoerd.
• Vertraging tot een datum: vertraagt ingeschreven records tot een specifieke datum of datum eigenschap. Gebruik deze vertraging als u wilt dat een actie alleen wordt uitgevoerd op een specifieke datum of op basis van een specifieke datum-eigenschap.
• Uitstel tot gebeurtenis plaatsvindt: stelt ingeschreven records uit tot ze een gebeurtenis voltooien, zoals een formulier indienen of een website bezoeken. Gebruik deze vertraging wanneer u ingeschreven records wilt pauzeren totdat een specifieke actie is uitgevoerd. U kunt deze vertraging ook baseren op interne gebeurtenissen, zoals het voltooien van taken.
  
  

Let op: de bovenstaande vertragingstypen zijn niet beschikbaar in specifieke datum- en contactdatum-eigenschappenworkflows. In plaats daarvan worden vertragingsacties ingesteld ten opzichte van de centrale datum of datum-eigenschap. Meer informatie over het plannen van acties in op datum gebaseerde workflows.

Vertraging voor een bepaalde tijd

Gebruik de actie Uitstellen voor een bepaalde tijd om records te pauzeren voor een specifiek aantal dagen, uren en minuten. Om dit type vertraging toe te voegen:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Selecteer in het rechterpaneel Vertraging voor een bepaalde tijd.
• Stel in hoe lang de vertraging duurt met behulp van de velden Dagen, Uren en Minuten.
• Klik op Opslaan.
  
  

Uitstellen tot een dag of tijd

Gebruik de actie Uitstellen tot een dag of tijd om uw workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week en/of tijdstippen. Als u bijvoorbeeld een workflow gebruikt om een reeks promotionele e-mails te verzenden, kunt u dit type vertraging toevoegen vlak voor de e-mailverzendactie om vertraagde contacten te pauzeren tot dinsdag om 11:00 uur.

Let bij het gebruik van dit type vertraging op het volgende gedrag:

• Als u meerdere dagen aan de vertraging toevoegt, verlaten de records de vertraging op de snelst beschikbare dag. Bijvoorbeeld, als uw vertraging maandag en donderdag omvat, zal elke contactpersoon die op dinsdag in de vertraging komt, op donderdag worden vrijgegeven.
• Als u alleen een tijd aan de vertraging toevoegt en geen dagen selecteert, verlaten de records de vertraging op het eerstvolgende geselecteerde tijdstip. Bijvoorbeeld, als de vertraging is ingesteld op 14.00 uur en een contactpersoon komt op maandag om 21.50 uur in de vertraging, dan komt hij op dinsdag om 14.00 uur uit de vertraging.
• Als u geen tijdstip aan de vertraging toevoegt, verlaten de records de vertraging op de geselecteerde dag op hetzelfde tijdstip als waarop ze de vertraging hebben ingevoerd. Als uw vertraging bijvoorbeeld is ingesteld op woensdag en een contactpersoon de vertraging op maandag om 21.50 uur invoert, verlaat hij de vertraging op woensdag om 21.50 uur.

Om dit type vertraging toe te voegen:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Selecteer in het rechterpaneel Vertraging tot een dag of tijd.
• Om welke dagen van de week toe te voegen aan de vertraging:
  • Klik op Uitstellen tot een dag van de week.
  • Schakel vervolgens het selectievakje in naast de dagen die u wilt toevoegen.
• Een tijdstip aan de vertraging toevoegen:
  • Klik op Uitstellen tot een tijdstip van de dag.
  • Klik vervolgens op het dropdownmenu Tijd van de dag en selecteer een tijd.
• Selecteer op welke tijdzone de vertraging moet worden gebaseerd:
  
  • Om de geselecteerde tijd te baseren op de tijdzone van je HubSpot-account, selecteer je Gebruik portaaltijdzone.
  • Als u de geselecteerde tijd wilt baseren op de tijdzone van de contactpersoon, selecteert u Tijdzone van contactpersoon gebruiken. Als de contactpersoon een waarde heeft in zijn IP-tijdzone eigenschap, zal HubSpot die tijdzone gebruiken. Als de contactpersoon geen waarde heeft voor die eigenschap, wordt de tijdzone van het account gebruikt.
• Klik op Opslaan.
  
  

Uitstellen tot een datum

Gebruik de actie Uitstellen tot een datum om records te pauzeren tot een specifieke datum of datumeigenschap. U kunt bijvoorbeeld een contact uitstellen om een e-mail te versturen op basis van de verjaardagseigenschap van het contact.

Let op: in dit type vertraging, als een datum al is verstreken wanneer een record in de vertraging komt, worden de acties die bij de vertraging horen overgeslagen. Het object gaat dan naar de acties na de vertraging en gaat verder door de workflow.

Om een datumvertraging toe te voegen:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram.
• Selecteer in het rechterpaneel Uitstellen tot een datum.
  
  

• Selecteer een Bron van vertraging:
  • Kalenderdatum: de volgende actie wordt uitgesteld tot een specifieke datum en tijdstip.
  • [Object] datum eigenschap: de volgende actie zal worden uitgesteld tot een specifieke datum eigenschap van het ingeschreven object voldoet aan de criteria die u configureert:
    
    • Klik op het Property dropdown menu en selecteer een eigenschap.
    • Selecteer onder Vertragingstijdstip het keuzerondje Op datum, Voor datum of Na datum. Als u Vóór datum of Na datum selecteert, voert u het aantal dagen vóór of na de door u geselecteerde datum-eigenschap in.
    • Selecteer het tijdstip waarop de vertraging eindigt.
• Om verschillende acties uit te voeren op basis van het al dan niet verstrijken van de ingestelde datum, selecteert u het selectievakje Ja, voeg een vertakking toe.
  
  • Als u een kalenderdatum als bron van vertraging hebt geselecteerd, zal de tak twee takken bevatten: Op de datum en Na de datum. U kunt bijvoorbeeld een workflow maken die vertraagt tot 31 augustus om 10 uur 's ochtends. Op dat moment wordt een e-mail gestuurd met een webinar-link. Na de datum kunt u alle volgende contactpersonen die zich voor de workflow aanmelden een andere e-mail laten sturen waarin wordt gemeld dat het oorspronkelijke webinar is afgelopen en een lijst wordt gegeven van komende webinars die zij in plaats daarvan kunnen bijwonen.
  • Als u hebt gekozen voor een eigenschap Datum als bron van vertraging, zal de vertakking drie takken bevatten: Op de datum, Na de datum, en Datum eigenschap onbekend.
  • Als u het selectievakje niet hebt ingeschakeld, gaan ingeschreven records onmiddellijk door naar de volgende actie na de door u ingestelde vertraging.
• Klik op Opslaan.
  
  

Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt

Gebruik de actie Uitstellen tot gebeurtenis plaatsvindt om records te pauzeren totdat een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Stel bijvoorbeeld een contactpersoon uit totdat hij een pagina bezoekt of een formulier invult.

Let op: in dit type vertraging, als een gebeurtenis al heeft plaatsgevonden wanneer een record in de vertraging komt, zal het de vertraging niet onmiddellijk verlaten. Records verlaten de vertraging alleen als de gebeurtenis plaatsvindt terwijl de record zich in de vertraging bevindt.

Om dit type vertraging toe te voegen aan uw workflow:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een workflow actie toe te voegen.
• Selecteer in het rechterpaneel Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt.

• Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt met betrekking tot ingeschreven records in de workflow, zoals het indienen van een formulier door een contactpersoon of het openen van een e-mail:
  • • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer [Object] in deze workflow.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
    • Scroll of typ om te zoeken en selecteer vervolgens een eigenschap om op te filteren.
    • Selecteer een optie en stel uw criteria in.
    • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op Filter toepassen. Records die voldoen aan de criteria zullen de vertraging verlaten.
      
      

• Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt in verband met een uitvoer van een eerdere actie in de workflow, zoals totdat een eerder gemaakte taak als voltooid is gemarkeerd:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer Uitvoer van eerdere actie in deze werkstroom.
  • Als u meer dan één actie hebt, klikt u op Kies actie en selecteert u een eerdere actie uit de workflow. Acties die niet kunnen worden gebruikt, worden grijs weergegeven.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
  • Scroll of typ om te zoeken, selecteer dan een eigenschap om op te filteren.
  • Selecteer een optie en stel uw criteria in.
  • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op Filter toepassen. Wanneer de bijbehorende uitgang aan de criteria heeft voldaan, verlaat de ingeschreven record de vertraging.
    
    

• Nadat u de vertragingsgebeurtenis hebt ingesteld, stelt u de maximale tijd in die een contactpersoon moet wachten tot hij uit de vertraging wordt gehaald:
  • Voer de hoeveelheid tijd in de velden Dagen, Uren en Minuten in. Als een contactpersoon niet aan de gebeurteniscriteria voldoet, wordt hij of zij na de ingestelde tijd uit de vertraging gehaald.
  • Om het contact maximaal vijf jaar uit te stellen, schakelt u het selectievakje Maximaal 5 jaar uitstellen in.

• Klik op Opslaan.
  
  

Records bekijken die in een vertraging wachten

• Klik in de workflow-editor op het aantal records in de vertragingsactie.
  
  
• Bekijk in het rechterpaneel de records die in de vertraging wachten en de resterende tijd.
  
  
  
  

Een vertraging bewerken

Het bewerken van een vertraging is van invloed op alle records die momenteel in de vertraging wachten.

• Wanneer u een vertraging verwijdert, gaan records die in de vertraging wachten onmiddellijk door naar de volgende actie.
• Bij het bewerken van een vertraging tot een dag- of tijdvertraging wordt de vertraging herberekend naar de toekomst. Records die in de vertraging wachten, zullen blijven wachten tot die toekomstige dag of tijd. Als u de vertraging echter bewerkt tot de huidige dag zonder specifieke tijd, zullen de vertraagde records de vertraging onmiddellijk verlaten.

• Als u een vertraging bewerkt voor een bepaalde tijd , worden de records die in de vertraging wachten onmiddellijk opnieuw ingepland. Bij het herschikken wordt rekening gehouden met de tijd die al verstreken is in de oorspronkelijke vertraging.
  • Als u een vertraging langer maakt, zullen uitgestelde records opnieuw worden ingepland om de rest van de nieuwe vertraging te voltooien. Bijvoorbeeld, als u een vertraging van één uur naar twee uur aanpast, zullen records die al 30 minuten hebben gewacht een extra uur en 30 minuten wachten.
  • Als u een vertraging korter maakt, worden records opnieuw ingepland op de nieuwe lengte, of verlaten ze de vertraging. Als u bijvoorbeeld een vertraging aanpast van twee uur naar één uur, zal een record dat al 30 minuten wachtte 30 minuten langer wachten. Een record dat een uur en 30 minuten heeft gewacht, verlaat de vertraging onmiddellijk.
• Het wijzigen van de waarde van de eigenschap of de ingestelde datum in verband met een Vertraging tot een datum heeft invloed op de vertraging voor alle records die in de vertraging wachten:
  
  • Als de eigenschapswaarde of kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum die verder in de toekomst ligt, wordt de vertraging dienovereenkomstig verlengd.
  • Als de waarde van de eigenschap of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een eerdere datum, wordt de vertraging dienovereenkomstig verkort.
  • Als de eigendomswaarde of kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum in het verleden, eindigt de vertraging en gaat het record automatisch door naar de volgende actie.