Gebruik vertragingen in uw workflows

Wanneer u een workflow maakt, kunt u vertragingen gebruiken om workflowacties te spreiden, uw e-mailverzendingen te timen en een meer gepersonaliseerde ervaring voor uw prospects en klanten te creëren.

Vertragingen toevoegen aan workflows

Voeg vertragingen toe aan uw workflow, afhankelijk van hoe u uw workflowacties wilt pauzeren. Er zijn vier soorten vertragingen:

• Vertraging voor een bepaalde tijd: vertraagt geregistreerde records voor een bepaald aantal dagen, uren en minuten. Gebruik deze vertraging wanneer u alle ingeschreven records even lang wilt pauzeren tussen workflowacties.
• Uitstellen tot een dag of tijdstip: stelt ingeschreven records uit tot een bepaalde dag en/of tijdstip. Gebruik deze vertraging wanneer u wilt dat een actie alleen op bepaalde dagen of tijdstippen wordt uitgevoerd.
• Uitstellen tot een datum: stelt ingeschreven records uit tot een specifieke datum of datum eigenschap. Gebruik deze vertraging wanneer u een actie alleen op een specifieke datum of op basis van een specifieke datumeigenschap wilt laten uitvoeren.
• Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt: vertraagt ingeschreven records tot ze een gebeurtenis hebben voltooid, zoals een formulier indienen of een website bezoeken. Gebruik deze vertraging wanneer u ingeschreven records wilt pauzeren tot een specifieke actie is ondernomen. U kunt deze vertraging ook baseren op interne gebeurtenissen, zoals het voltooien van taken.
  
  

Let op: de bovenstaande vertragingstypen zijn niet beschikbaar in de workflows Specifieke datum en Contactdatum eig enschap. In plaats daarvan worden vertragingsacties ingesteld ten opzichte van de centrale datum of datum eigenschap. Meer informatie over het plannen van acties in datum-gebaseerde workflows.

Vertraging voor een bepaalde tijd

Gebruik de actie Vertraging voor een bepaalde tijd om records te pauzeren voor een bepaald aantal dagen, uren en minuten. Om dit type vertraging toe te voegen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus-pictogram.
• Selecteer in het rechterpaneel Vertraging voor een bepaalde tijd.
• Stel in hoe lang de vertraging zal duren met behulp van de velden Dagen, Uren, en Minuten.
• Klik op Opslaan.
  
  

Uitstellen tot een dag of tijd

Gebruik de actie Uitstellen tot een dag of tijdstip om uw workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week en/of tijdstip van de dag. Als u bijvoorbeeld een workflow gebruikt om een reeks promotie-e-mails te verzenden, kunt u dit type vertraging toevoegen net voor de actie E-mail verzenden om uitgestelde contacten te pauzeren tot dinsdag om 11.00 uur.

Wanneer u dit type vertraging gebruikt, let dan op het volgende gedrag:

• Als u meerdere dagen aan de vertraging toevoegt, zullen records de vertraging verlaten op de eerst beschikbare dag. Als uw uitstel bijvoorbeeld maandag en donderdag omvat, zal elke contactpersoon die op dinsdag in het uitstel komt, op donderdag worden vrijgegeven.
• Als u alleen een tijd aan de vertraging toevoegt en geen dagen selecteert, zullen records de vertraging op het eerstvolgende geselecteerde tijdstip beëindigen. Als de vertraging bijvoorbeeld is ingesteld op 14.00 uur en een contact komt op maandag om 21.50 uur binnen, dan wordt de vertraging op dinsdag om 14.00 uur opgeheven.
• Als u geen tijdstip aan de vertraging toevoegt, zullen records de vertraging op de geselecteerde dag op hetzelfde tijdstip beëindigen als waarop ze de vertraging zijn ingegaan. Bijvoorbeeld, als uw vertraging is ingesteld op woensdag en een contact komt de vertraging op maandag om 21.50 uur binnen, dan zal hij de vertraging op woensdag om 21.50 uur beëindigen.

Om dit soort vertraging toe te voegen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus-pictogram.
• In het rechterpaneel, selecteer Uitstellen tot een dag of tijdstip.
• Om welke dagen van de week aan de vertraging toe te voegen:
  • Klik op Uitstellen tot een dag van de week.
  • Schakel vervolgens het selectievakje in naast de dagen die u wilt toevoegen.
• Om een tijdstip aan de vertraging toe te voegen:
  • Klik op Uitstellen tot een bepaald tijdstip.
  • Klik vervolgens op het keuzemenu Tijd van de dag en selecteer een tijd.
• Selecteer op welke tijdzone de vertraging gebaseerd moet zijn:
  
  • Om de geselecteerde tijd te baseren op de tijdzone van uw HubSpot-account, selecteert u Tijdzone portaal gebruiken.
  • Om de geselecteerde tijd te baseren op de tijdzone van de contactpersoon, selecteert u Tijdzone van contactpersoon gebruiken. Als de contactpersoon een waarde heeft in zijn IP-tijdzone-eigenschap, zal HubSpot die tijdzone gebruiken. Als de contactpersoon geen waarde heeft voor die eigenschap, zal in plaats daarvan de tijdzone van de account worden gebruikt.
• Klik op Opslaan.
  
  

Uitstel tot een datum

Gebruik de actie Uitstellen tot een datum om records te pauzeren tot een specifieke datum of datum eigenschap. U kunt bijvoorbeeld een contactpersoon uitstellen om een e-mail te sturen op basis van de eigenschap verjaardag van de contactpersoon.

Om een datum uitstel toe te voegen:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus-pictogram.
• In het rechterpaneel, selecteer Uitstellen tot een datum.
  
  

• Selecteer een Bron van vertraging:
  • Kalender datum: de daaropvolgende actie wordt uitgesteld tot een specifieke datum en tijdstip.
  • Datum eigenschap [object]: de volgende actie wordt uitgesteld totdat een specifieke datum eigenschap van het ingeschreven object voldoet aan de criteria die u configureert:
    
    • Klik op het Property dropdown menu en selecteer een eigenschap.
    • Onder Vertragingstijdstip selecteert u het keuzerondje Op datum, Vóór datum of Na datum. Als u Before date of After date selecteert, voert u het aantal dagen in vóór of na de door u geselecteerde datum eigenschap.
    • Selecteer het tijdstip van de dag waarop de vertraging zal eindigen.
• Om verschillende acties uit te voeren op basis van het feit of de ingestelde datum al dan niet is verstreken, vinkt u het vakje Ja, een tak toevoegen aan.
  
  • Als u een kalenderdatum als vertragingsbron hebt gekozen, zal de vertakking twee vertakkingen bevatten: Op de datum en Na de datum. Bijvoorbeeld, u kunt een workflow maken die uitstelt tot 31 augustus om 10 uur. Op dat moment stuurt het een e-mail met een webinar link. Na de datum kunt u alle volgende contactpersonen die zich aanmelden voor de workflow een andere e-mail laten ontvangen waarin staat dat het oorspronkelijke webinar is afgelopen en waarin een lijst staat met komende webinars die ze in plaats daarvan kunnen bijwonen.
  • Indien u gekozen heeft voor een Datum eigenschap als bron van vertraging, zal de vertakking drie vertakkingen bevatten: Op de datum, Na de datum, en Datum eigenschap onbekend.
  • Indien u het vakje niet aanvinkt, zullen ingeschreven records onmiddellijk naar de volgende actie overgaan na de door u ingestelde vertraging.
• Klik op Opslaan.
  
  

Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt

Gebruik de actie Uitstellen tot gebeurtenis plaatsvindt om records te pauzeren tot een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Bijvoorbeeld, vertraag een contact tot zij een pagina bezoeken of een formulier invullen.

Opgelet: indien bij dit type van vertraging een gebeurtenis reeds heeft plaatsgevonden wanneer een record de vertraging ingaat, zal het de vertraging niet onmiddellijk verlaten. Records zullen de vertraging enkel verlaten indien de gebeurtenis plaatsvindt terwijl het record zich in de vertraging bevindt.

Om dit soort vertraging toe te voegen aan uw workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow.
• Klik in de workflow editor op het + plus icoon om een workflow actie toe te voegen.
• In het rechterpaneel, selecteer Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt.

• Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt in relatie tot ingeschreven records in de workflow, zoals het indienen van een formulier door een contactpersoon of het openen van een e-mail:
  • • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer [Object] in deze workflow.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
    • Scroll of typ om te zoeken en selecteer vervolgens een eigenschap om op te filteren.
    • Selecteer een optie en stel vervolgens uw criteria in.
    • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op Filter toepassen. Records die aan de criteria voldoen, verlaten de vertraging.
      
      

• Om de vertraging te baseren op een gebeurtenis die plaatsvindt in relatie tot een output van een eerdere actie in de workflow, zoals totdat een eerder aangemaakte taak als voltooid is gemarkeerd:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gegevensbron en selecteer Uitvoer van eerdere actie in deze workflow.
  • Als u meer dan één actie hebt, klik dan op Kies actie en selecteer een eerdere actie uit de workflow. Acties die niet kunnen worden gebruikt, worden grijs weergegeven.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebeurtenis en selecteer een gebeurtenis.
  • Scroll of typ om te zoeken en selecteer vervolgens een eigenschap om op te filteren.
  • Selecteer een optie en stel uw criteria in.
  • Zodra u uw criteria hebt ingesteld, klikt u op Filter toepassen. Wanneer de geassocieerde output aan de criteria heeft voldaan, zal het ingeschreven record de vertraging verlaten.
    
    

• Na het instellen van de vertragingsgebeurtenis, stelt u de maximale tijd in dat een contactpersoon moet wachten voordat de vertraging wordt opgeheven:
  • Voer de hoeveelheid tijd in de veldenDagen, Uren en Minuten in. Als een contactpersoon niet aan de criteria voor de gebeurtenis voldoet, wordt hij of zij na de ingestelde tijd vrijgesteld van de vertraging.
  • Als u de contactpersoon maximaal vijf jaar wilt uitstellen, schakelt u het selectievakje Uitstellen voor maximaal 5 jaar in.

• Klik op Opslaan.
  
  

Records bekijken die wachten in een vertraging

• Klik in de workflow editor op het aantal records in de vertragingsactie.
  
  
• In het rechterpaneel ziet u de records die in de vertraging wachten en hoeveel tijd er nog resteert.
  
  
  
  

Een vertraging bewerken

Het bewerken van een vertraging heeft gevolgen voor alle records die momenteel in de vertraging staan te wachten.

• Wanneer u een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten onmiddellijk doorgaan naar de volgende actie.
• Wanneer u een vertraging tot een dag of tijdstip bewerkt, wordt de vertraging herberekend tot in de toekomst. Records die in de vertraging wachten, blijven vertraagd tot die toekomstige dag of dat toekomstige tijdstip. Indien u echter de vertraging bewerkt tot de huidige dag zonder specifieke tijd, zullen de vertraagde records de vertraging onmiddellijk verlaten.

• Wanneer u een vertraging voor een bepaalde tijd aanpast, zullen de records die op de vertraging wachten onmiddellijk opnieuw worden ingepland. Bij het opnieuw inplannen wordt rekening gehouden met de tijd die al verstreken is in de oorspronkelijke vertraging.
  • Als u een vertraging langer maakt, worden vertraagde records opnieuw ingepland om de rest van de nieuwe vertragingsduur af te werken. Als u bijvoorbeeld een vertraging van één uur op twee uur instelt, zullen records die al 30 minuten hebben gewacht nog eens een uur en 30 minuten wachten.
  • Als u een vertraging korter maakt, worden records ofwel opnieuw ingepland op de nieuwe lengte, ofwel verlaten ze de vertraging. Als u bijvoorbeeld een vertraging van twee uur naar één uur instelt, zal een record dat al 30 minuten heeft gewacht nog eens 30 minuten wachten. Een record die een uur en 30 minuten heeft gewacht, verlaat de vertraging onmiddellijk.
• Het wijzigen van de waarde van de eigenschap of de ingestelde datum voor een vertraging tot een datum heeft invloed op de vertraging voor alle records die in de vertraging wachten:
  
  • Indien de waarde van het onroerend goed of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum die verder in de toekomst ligt, zal de vertraging dienovereenkomstig worden verlengd.
  • Indien de waarde van het onroerend goed of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een vroegere datum, zal de vertraging dienovereenkomstig worden verkort.
  • Indien de waarde van de eigenschap of de kalenderdatum wordt gewijzigd in een datum in het verleden, wordt de vertraging beëindigd en gaat het record automatisch over naar de volgende actie.