Käytä viiveitä työnkuluissa

Kun luot työnkulkua, käytä viiveitä työnkulun toimintojen jaksottamiseen, sähköpostin lähettämisen ajoittamiseen ja yksilöllisemmän kokemuksen luomiseen mahdollisille asiakkaillesi. Esimerkiksi asiakkaan tervetulotoivotuksen työnkulussa voit halutessasi viivyttää sähköpostin lähettämistä tiettyyn viikonpäivään tai vaikkapa asiakkaan syntymäpäivään asti.

Jos yrität käynnistää työnkulkuja kalenteripäivämäärän perusteella tai käyttämällä päivämääräominaisuutta, opettele sen sijaan käyttämään Based on a schedule workflow enrollment triggers -ominaisuutta.

Viiveiden lisääminen työnkulkuihin

Lisää työnkulkuun viiveitä sen mukaan, miten haluat keskeyttää työnkulun toiminnot. Viiveitä on kuutta eri tyyppiä:

• Kalenteripäivä: viivästyttää kirjatut tietueet tiettyyn päivämäärään asti. Käytä tätä viivettä, kun haluat, että toiminto suoritetaan vain tiettynä päivänä.
• Päiväys- tai datetime-ominaisuus: viivästyttää kirjatut tietueet tiettyyn päivämäärään asti päivämäärä-ominaisuudessa tai datetime-ominaisuudessa. Käytä tätä viivettä, kun haluat, että toiminto suoritetaan vain tiettyyn päivämääräominaisuuteen perustuvana päivänä.
• Tapahtuma: viivästyttää kirjattuja tietueita, kunnes ne suorittavat tapahtuman, kuten lomakkeen lähettämisen tai verkkosivuston sivulla käynnin. Käytä tätä viivettä, kun haluat keskeyttää rekisteröidyt tietueet, kunnes tietty toiminto suoritetaan. Voit myös perustaa tämän viiveen sisäisiin tapahtumiin, kuten tehtävien suorittamiseen.
• Aseta aikamäärä: Viivyttää rekisteröityjä tietueita tietyn määrän päiviä, tunteja ja minuutteja. Käytä tätä viivettä, kun haluat keskeyttää kaikki rekisteröidyt tietueet samaksi ajaksi työnkulun toimien välillä.
• Viikonpäivä: viivästyttää kirjattuja tietueita tiettyinä viikonpäivinä. Käytä tätä viivettä, kun haluat, että toiminto suoritetaan vain määritettyinä päivinä.
• Kellonaika: viivästyttää kirjattuja tietueita tiettyyn kellonaikaan asti. Käytä tätä viivettä, kun haluat, että toiminto suoritetaan vain tiettyinä kellonaikoina.

Huomaa: edellä mainitut viiveiden tyypit eivät ole käytettävissä Specific date- ja Contact date -ominaisuuksien työnkuluissa. Sen sijaan viivytystoiminnot asetetaan suhteessa keskuspäivämäärään tai päivämääräominaisuuteen. Lisätietoja toimintojen ajoittamisesta päivämäärään perustuvissa työnkuluissa.

Viivästys kalenteripäivään asti

Käytä Viivytä kalenteripäivään -toimintoa tietueiden keskeyttämiseen tiettyyn päivämäärään asti. Jos päivämäärä on jo kulunut, kun tietue tulee viivytykseen, tietue siirtyy välittömästi seuraavaan toimintoon, joka suoritetaan välittömästi. Sen jälkeen tietue jatkaa liikkumista työnkulun läpi.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä .
3. Napsauta työnkulkueditorissa + plus-kuvaketta.
4. Valitse vasemmassa paneelissa Viive.
5. Napsauta Delay type -pudotusvalikkoa ja valitse Until a calendar date (Kalenteripäivään asti).
6. Valitse tietty päivämäärä ja kellonaika.
7. Valitse, mihin aikavyöhykkeeseen viiveen on perustuttava:
   
   • Jos haluat perustaa valitun ajan HubSpot-tilisi aikavyöhykkeeseen, valitse Käytä tilin aikavyöhykettä.
   • Jos haluat perustaa valitun ajan yhteyshenkilön aikavyöhykkeeseen, valitse Käytä yhteyshenkilön aikavyöhykettä.
     • Jos yhteyshenkilön IP-aikavyöhyke-ominaisuudessa on arvo, HubSpot käyttää kyseistä aikavyöhykettä.
     • Jos yhteystiedolla ei ole arvoa kyseisessä ominaisuudessa, käytetään sen sijaan tilin aikavyöhykettä.
8. Jos haluat suorittaa eri toimia sen mukaan, onko asetettu päivämäärä kulunut vai ei, valitse Kyllä, lisää haara -valintaruutu.
   
   • Haara sisältää kaksi haaraa: Päivänä ja Päivän jälkeen. Voit esimerkiksi luoda työnkulun, joka viivästyttää 31. elokuuta klo 10 aamulla. Tällöin se lähettää sähköpostin, joka sisältää webinaarilinkin. Päivämäärän jälkeen voit ohjata kaikki myöhemmät yhteydenottajat, jotka ilmoittautuvat työnkulkuun, saamaan toisen sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että alkuperäinen webinaari on päättynyt, ja annetaan luettelo tulevista webinaareista, joihin he voivat osallistua sen sijaan.
   • Jos et ole valinnut valintaruutua, ilmoittautuneet tietueet siirtyvät heti seuraavaan toimintoon määrittämäsi viiveen jälkeen.
9. Napsauta ylhäällä Tallenna.
   
   

Viivytys päivämäärään tai datetime-ominaisuuteen asti

Tämän viiveen avulla voit keskeyttää tietueet ominaisuuden päivämäärään tai kellonaikaan asti. Voit esimerkiksi käyttää On date -vaihtoehtoa viivästyttääksesi sähköpostin lähettämistä yhteystiedon syntymäpäiväominaisuuden perusteella.

Toiminto voidaan suorittaa päivämääränä, ennen päivämäärää tai päivämäärän jälkeen. Jos päivämäärä on jo kulunut, kun tietue syöttää viiveen, viiveeseen liittyvät toimet ohitetaan. Kohde siirtyy tällöin viiveen jälkeisiin toimiin ja jatkaa liikkumista työnkulussa.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä .
3. Napsauta työnkulkueditorissa + plus-kuvaketta.
4. Napsauta vasemmassa paneelissa Viive.
5. Napsauta Delay type -pudotusvalikkoa ja valitse Until a date -ominaisuus. Seuraava toiminto viivästyy, kunnes ilmoitetun kohteen tietty päivämääräominaisuus täyttää määrittämäsi kriteerit.
6. Napsauta Property (Ominaisuus ) -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuus.
7. Valitse Suorita tämä toiminto-kohdassa Päivämääränä, Ennen päivämäärää tai Päivämäärän jälkeen ci -valintapainike.
   • Jos valitset Ennen päivämäärää tai Päivämäärän jälkeen, kirjoita päivien, tuntien tai minuuttien määrä ennen tai jälkeen valitsemasi päivämääräominaisuuden.
8. Määritä Kellonaika-osiossa, milloin haluat toiminnon suoritettavan:
   • Käytä päivämäärän ominaisuuden aikaa: Käytä datetime-ominaisuuden aika-arvoa. Tämä vaihtoehto näkyy vain yhteensopivien datetime-ominaisuuksien kanssa. Jos näin ei ole, vaihtoehto on harmaana.
   • Choose a custom time (Valitse mukautettu aika): Määritä mukautettu aika, jolloin toiminto suoritetaan. Voit valita tilisi aikavyöhykkeen tai yhteystietosi aikavyöhykkeen.
9. Jos haluat suorittaa eri toimia sen mukaan, onko asetettu päivämäärä kulunut vai ei, valitse Kyllä, lisää haara -valintaruutu.
   • Haara sisältää kolme haaraa: Päivämääränä, Päivämäärän jälkeen ja Päivämäärän ominaisuus tuntematon.
   • Jos et ole valinnut valintaruutua, ilmoittautuneet tietueet siirtyvät heti seuraavaan toimintoon määritetyn viiveen jälkeen.
10. Napsauta yläreunassa Tallenna.
    

Viive tapahtumaan asti

Tämän viiveen avulla voit pysäyttää tietueet, kunnes tietty tapahtuma tapahtuu. Viivytä esimerkiksi yhteydenottoa, kunnes hän vierailee sivulla tai täyttää lomakkeen. Jos tapahtuma on jo tapahtunut, kun tietue siirtyy viiveeseen, se ei poistu viiveestä välittömästi. Tietueet poistuvat viiveestä vain, jos tapahtuma tapahtuu tietueen ollessa viiveessä.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulunnimeä.
3. Lisäätyönkulun toimintotyönkulkueditoriin napsauttamalla + plus-kuvaketta.
4. Valitse vasemmassa paneelissa Viive.
5. Napsauta Delay type (Viiveen tyyppi ) -pudotusvalikkoa ja valitse Until an event occurs (Kunnes tapahtuma tapahtuu).
6. Jos haluat perustaa viiveen tapahtumaan, joka tapahtuu työnkulkuun kirjatuille tietueille, kuten yhteyshenkilön lomakkeen lähettäminen tai sähköpostin avaaminen:
   • Napsauta Tietolähde-pudotusvalikkoa ja valitse [Kohde] tässä työnkulussa.
   • Napsauta Tapahtuma-pudotusvalikkoa ja valitse tapahtuma.
   • Etsi selaamalla tai kirjoittamalla ja valitse sitten ominaisuus , jonka mukaan haluat suodattaa.
   • Valitse vaihtoehto ja määritä sitten kriteerit.
   • Kun olet asettanut kriteerit, napsauta Käytä suodatinta. Tietueet, jotka täyttävät kriteerit, poistuvat viiveellä.
     

7. Viiveen perustaminen tapahtumaan, joka tapahtuu työnkulun aikaisemman toiminnon tuloksen yhteydessä, esimerkiksi siihen asti, kunnes aiemmin luotu tehtävä on merkitty valmiiksi:
   • Napsauta Tietolähde-pudotusvalikkoa ja valitse Tämän työnkulun aikaisemman toiminnon tuotos.
   • Jos toimintoja on useampi kuin yksi, valitse Valitse toiminto ja valitse työnkulun aikaisempi toiminto, kuten aiempi Luo tehtävä tai Luo tietue -toiminto. Toiminnot, joita ei voi käyttää, näkyvät harmaina.
   • Napsauta Tapahtuma-pudotusvalikkoa ja valitse tapahtuma.
   • Etsi selaamalla tai kirjoittamalla ja valitse sitten ominaisuus , jonka mukaan haluat suodattaa.
   • Valitse vaihtoehto ja määritä sitten kriteerit.
   • Kun olet asettanut kriteerit, valitse Käytä suodatinta. Kun siihen liittyvä tuotos on täyttänyt kriteerit, ilmoittautunut tietue poistuu viiveestä.
     

.

8. Kun olet asettanut viivetapahtuman, aseta aika, jonka yhteyshenkilö odottaa, kunnes se vapautuu viiveestä:
9. Jos haluat suorittaa eri toimia sen perusteella, täyttyvätkö tapahtumakriteerit asetetun päivämäärän jälkeen, valitse Kyllä, lisää haara -valintaruutu. Jos et ole valinnut valintaruutua, ilmoittautuneet tietueet siirtyvät heti seuraavaan toimintoon määritetyn viiveen jälkeen.
10. Valitse ylhäällä Tallenna.

Viivästys asetetun ajanjakson ajan

Tämän viiveen avulla voit keskeyttää tietueet tietyn määrän päiviä, tunteja ja minuutteja. Tätä viivettä asetettaessa ei ole mahdollista ohittaa tiettyjä päiviä.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä .
3. Napsauta työnkulkueditorissa + plus-kuvaketta.
4. Valitse vasemmassa paneelissa Viive.
5. Napsauta Delay (Viive ) -pudotusvalikkoa ja valitse For a set amount of time (Määritetyn ajan).
6. Määritä viiveen kesto käyttämällä Päiviä, Tunteja ja Minuutteja -kenttiä.
7. Napsauta Tallenna.
   
   

Viivästys päivään tai kellonaikaan asti

Näiden viiveiden avulla voit keskeyttää työnkulun tiettyihin viikonpäiviin tai kellonaikoihin asti. Jos esimerkiksi käytät työnkulkua mainossähköpostien lähettämiseen, voit lisätä tämäntyyppisen viiveen ennen sähköpostin lähetystoimintoa, jotta viivästetyt yhteystiedot pysäytetään tiistaihin klo 11:00 asti.

Kun käytät tämäntyyppistä viivettä, ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos lisäät viiveeseen useita päiviä, tietueet poistuvat viiveestä lähimpänä käytettävissä olevana päivänä. Jos viive sisältää esimerkiksi maanantain ja torstain, tiistaina viiveeseen tuleva yhteyshenkilö vapautetaan torstaina.
• Jos lisäät viiveeseen vain ajan eikä päiviä ole valittu, tietueet poistuvat viiveestä seuraavana valittuna ajankohtana. Jos viiveeksi on esimerkiksi asetettu klo 14:00 ja yhteyshenkilö tulee viiveeseen maanantaina klo 21:50, hän poistuu viiveestä tiistaina klo 14:00.
• Jos et lisää viiveeseen kellonaikaa, tietueet poistuvat viiveestä valittuna päivänä samaan aikaan, kun ne tulivat viiveeseen. Jos esimerkiksi viiveeksi on asetettu keskiviikko ja yhteyshenkilö tulee viiveeseen maanantaina klo 21:50, hän poistuu viiveestä keskiviikkona klo 21:50.

Voit lisätä tämäntyyppisen viiveen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä .
3. Napsauta työnkulkueditorissa + plus-kuvaketta.
4. Valitse vasemmassa paneelissa Viive.
5. Napsauta Delay (Viive ) -pudotusvalikkoa ja valitse Until aday of the week (viikonpäivään asti) tai Until a specific time of the day (tiettyyn kellonaikaan asti).
6. Jos haluat lisätä viiveeseen mitkä viikonpäivät, napsauta Delay until (Viive kunnes ) -pudotusvalikkoa ja valitse valintaruutu niiden päivien vieressä, jotka haluat lisätä.
7. Kellonaika-kohdassa voit valita seuraavista vaihtoehdoista:
8. Käytä samaa kellonaikaa, jolloin viive alkoi:
9. Valitse mukautettu kellonaika:
   
   • Jos haluat perustaa valitun ajan HubSpot-tilisi aikavyöhykkeeseen, valitse Käytä tilin aikavyöhykettä.
   • Jos haluat perustaa valitun ajan yhteyshenkilön aikavyöhykkeeseen, valitse Käytä yhteyshenkilön aikavyöhykettä. Jos yhteyshenkilön IP-aikavyöhyke-ominaisuudessa on arvo, HubSpot käyttää kyseistä aikavyöhykettä. Jos yhteystiedolla ei ole arvoa kyseisessä ominaisuudessa, käytetään sen sijaan tilin aikavyöhykettä.
10. Napsauta ylhäällä Tallenna.
    

.

Viiveessä odottavien tietueiden tarkasteleminen

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä .
3. Napsauta työnkulkueditorissa Active [records] in this action in the delay action ( Aktiiviset [tietueet] tässä toiminnossa ).
   
   
   
4. Tarkastele vasemmassa paneelissa viiveessä odottavia tietueita ja kunkin tietueen jäljellä olevaa aikaa.
   
   

Ymmärrä, mitä tapahtuu, kun viivettä muokataan

Viiveen muokkaaminen vaikuttaa kaikkiin tietueisiin, jotka odottavat parhaillaan viiveessä.

• Kun poistat viiveen, viiveessä odottavat tietueet siirtyvät välittömästi seuraavaan toimintoon.
• Kun muokkaat Viiveen päivään tai aikaviiveeseen asti -viivettä, viive lasketaan uudelleen tulevaisuuteen. Viiveessä odottavat tietueet jatkavat viivettä kyseiseen tulevaan päivään tai kellonaikaan asti. Jos kuitenkin muokkaat viiveen kuluvaksi päiväksi ilman tiettyä aikaa, viivästyneet tietueet poistuvat viiveestä välittömästi.

• Kun muokkaat Viiveen asetettua vi iveaikaa, viiveessä odottavat tietueet ajoitetaan välittömästi uudelleen. Uudelleen ajoittamisessa otetaan huomioon alkuperäisen viiveen jo kulunut aika.
  • Jos teet viiveestä pidemmän, viivästyneet tietueet ajoitetaan uudelleen uuden viiveen loppuajan loppuun. Jos esimerkiksi muutat viiveen yhdestä tunnista kahteen tuntiin, tietueet, jotka ovat jo odottaneet 30 minuuttia, odottavat vielä tunnin ja 30 minuuttia.
  • Jos lyhennät viivettä, tietueet joko ajoitetaan uudelleen uuteen pituuteen tai poistuvat viivytyksestä. Jos esimerkiksi säädät viiveen kahdesta tunnista yhteen tuntiin, tietue, joka on odottanut 30 minuuttia, odottaa vielä 30 minuuttia. Tietue, joka on odottanut tunnin ja 30 minuuttia, poistuu viiveestä välittömästi.
• Viiveen päivämäärään asti -viiveeseen liittyvän ominaisuusarvon tai asetetun päivämäärän muokkaaminen vaikuttaa kaikkien viiveessä odottavien tietueiden viiveeseen:
  
  • Jos ominaisuusarvo tai kalenteripäivä muutetaan kauempana tulevaisuudessa olevaan päivämäärään, viive pitenee vastaavasti.
  • Jos ominaisuusarvo tai kalenteripäivä muutetaan aikaisemmaksi päivämääräksi, viive lyhenee vastaavasti.
  • Jos kiinteistön arvo tai kalenteripäivä muutetaan menneeseen ajankohtaan, viive päättyy ja tietue siirtyy automaattisesti seuraavaan toimenpiteeseen.