Verzögerungen in Ihren Workflows verwenden

Verwenden Sie beim Erstellen eines Workflows Verzögerungen, um Abstände zwischen Workflow-Aktionen einzuhalten, den Zeitpunkt Ihrer E-Mails abzustimmen und ein stärker personalisiertes Erlebnis für Ihre potenziellen Kunden und Kunden zu schaffen. 

Verzögerungen zu Workflows hinzufügen

Fügen Sie Ihrem Workflow Verzögerungen hinzu, je nachdem, wie Sie Ihre Workflow-Aktionen pausieren möchten. Es gibt sechs Arten von Verzögerungen:

• Kalenderdatum: Verzögert aufgenommene Datensätze, bis ein bestimmtes Datum eintritt. Verwenden Sie diese Verzögerung, wenn eine Aktion nur an einem bestimmten Datum ausgeführt werden soll.
• Datumseigenschaft: Verzögert aufgenommene Datensätze, bis ein bestimmtes Datum in einer Datumseigenschaft eintritt. Verwenden Sie diese Verzögerung, wenn eine Aktion nur an dem Datum, das auf einer bestimmten Datumseigenschaft basiert, ausgeführt werden soll. 
• Auftreten des Events: Verzögert aufgenommene Datensätze bis zum Abschluss eines Events, z. B. eine Formulareinsendung oder Besuch einer Website-Seite. Verwenden Sie diese Verzögerung, wenn Sie die aufgenommenen Datensätze bis zur Durchführung einer bestimmten Aktion pausieren möchten. Sie könnten diese Verzögerung auch auf internen Events basieren, z. B. auf dem Abschluss von Aufgaben.
• Zeitdauer festlegen: Verzögert aufgenommene Datensätze für einen bestimmten Zeitraum an Tagen, Stunden und Minuten. Verwenden Sie diese Verzögerung, wenn Sie alle aufgenommenen Datensätze für dieselbe Zeitspanne zwischen Workflow-Aktionen pausieren möchten.
• Wochentage: Verzögert aufgenommene Datensätze, bis ein bestimmtes Datum eintritt. Verwenden Sie diese Verzögerung, wenn Sie möchten, dass eine Aktion nur an einem bestimmten Tag ausgeführt wird. 
• Tageszeit: Verzögert aufgenommene Datensätze bis zu einer bestimmten Uhrzeit. Verwenden Sie diese Verzögerung, wenn eine Aktion nur zu bestimmten Uhrzeiten ausgeführt werden soll. 

Bitte beachten: Die oben genannten Verzögerungstypen sind nicht in den Workflows vom Typ Bestimmtes Datum und Kontaktdatumseigenschaft verfügbar. Stattdessen werden die Verzögerungsaktionen relativ zur Eigenschaft „Auf ein Datum konzentrieren“ oder „Auf eine Datumseigenschaft konzentrieren“ festgelegt. Erfahren Sie mehr über das Planen von Aktionen in datumsbasierten Workflows.

Verzögerung bis zu einem Kalenderdatum

Verwenden Sie die Aktion Verzögerung bis zu einem Kalenderdatum, um Datensätze bis zu einem bestimmten Datum zu pausieren. 

Bitte beachten Sie: Wenn ein Datensatz bei Eintritt in die Verzögerung bereits verstrichen ist, geht der Datensatz sofort zur nächsten Aktion über, die dann sofort ausgeführt wird. Danach wird der Datensatz weiter durch den Workflow bewegt.

So fügen Sie eine Verzögerung bis zu einem Kalenderdatum hinzu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol.
• Klicken Sie im linken Bereich auf Verzögerung.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verzögerungstyp und wählen Sie Kalenderdatum aus.
• Wählen Sie das spezifische Datum und die Tageszeit aus.
• Um unterschiedliche Aktionen auszuführen, je nachdem, ob das festgelegte Datum überschritten wurde oder nicht, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, eine Verzweigung hinzufügen.
  
  • Die Verzweigung enthält zwei Zweige: Am Datum und Nach dem Datum. Sie können zum Beispiel einen Workflow erstellen, der bis zum 31. August um 10 Uhr verzögert wird. Zu diesem Zeitpunkt wird eine E-Mail mit einem Webinar-Link gesendet. Nach dem Datum können Sie alle nachfolgenden Kontakte, die sich für den Workflow anmelden, eine andere E-Mail senden, in der Kontakte darüber informiert werden, dass das ursprüngliche Webinar vorbei ist, und eine Liste der bevorstehenden Webinare bereitstellen, bei denen eine Teilnahme möglich ist. 
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktiviert haben, werden die angemeldeten Datensätze nach der von Ihnen festgelegten Verzögerung sofort zur nächsten Aktion weitergeleitet.
• Klicken Sie auf Speichern.

Verzögerung bis zu einer Datumseigenschaft 

Verwenden Sie die Aktion Verzögerung bis zu einer Datumseigenschaft, um Datensätze bis zu einem Datum zu pausieren, das in einer Datumseigenschaft gespeichert ist. Die Aktion kann an dem Datum, vor dem Datum oder nach dem Datum ausgeführt werden, das in der Eigenschaft Datum gespeichert ist. So können Sie beispielsweise die Option Am Datum verwenden, um den Versand einer E-Mail auf der Grundlage der Geburtstagseigenschaft des Kontakts zu verzögern. 

Bitte beachten: Wenn bei dieser Art der Verzögerung ein Datum bereits vergangen ist, wenn ein Datensatz in die Verzögerung eintritt, wird mit der Verzögerung verknüpfte Aktion übersprungen. Das Objekt wird dann zu den Aktionen nach der Verzögerung übergehen und sich weiter durch den Workflow bewegen. Dies gilt nicht für Zentriert auf ein Datum Workflows, die Aktion nach der Verzögerung wird ebenfalls übersprungen.

So fügen Sie eine Datumsverzögerung hinzu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol.
• Klicken Sie im linken Bereich auf Verzögerung.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verzögerungstyp und wählen Sie Datumseigenschaft aus.
• Die nächste Aktion wird so lange verzögert, bis eine bestimmte Datumseigenschaft des angemeldeten Objekts die von Ihnen konfigurierten Kriterien erfüllt:
  
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaft und wählen Sie eine Eigenschaft aus.
  • Wählen Sie unter Diese Aktion durchführen das Optionsfeld Am Datum, Vor dem Datum oder Nach dem Datum circleFilled aus. Wenn Sie Bis zum oder Ab dem auswählen, geben Sie die Anzahl der Tage vor oder nach der von Ihnen ausgewählten Datumseigenschaft ein.
  • Wählen Sie die Tageszeit aus, an der die Verzögerung enden soll.
• Um unterschiedliche Aktionen auszuführen, je nachdem, ob das festgelegte Datum überschritten wurde oder nicht, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ja, eine Verzweigung hinzufügen.
  
  • Die Verzweigung enthält drei Zweige: Am Datum, Nach dem Datum und Datumseigenschaft unbekannt.
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktiviert haben, werden die angemeldeten Datensätze nach der von Ihnen festgelegten Verzögerung sofort zur nächsten Aktion weitergeleitet.
• Klicken Sie auf Speichern.

Verzögerung bis Auftreten des Events

Verwenden Sie die Aktion Verzögerung bis Auftreten des Events, um Datensätze bis zu einem bestimmten Event zu pausieren. Sie können beispielsweise einen Kontakt verzögern, bis er eine Seite besucht oder ein Formular ausfüllt.

Bitte beachten: Wenn bei dieser Art von Verzögerung ein Ereignis bereits eingetreten ist, wenn ein Datensatz in die Verzögerung eintritt, wird die Verzögerung nicht sofort beendet. Datensätze verlassen die Verzögerung nur, wenn das Ereignis eintritt, während sich der Datensatz in der Verzögerung befindet. 

So fügen Sie Ihrem Workflow eine Verzögerung bei Auftreten von Events hinzu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol, um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Klicken Sie im linken Bereich auf Verzögerung.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verzögerungstyp und wählen Sie Auftreten des Events aus.
• Wenn die Verzögerung auf einem Ereignis basieren soll, das in Relation zu den im Workflow angemeldeten Datensätzen auftritt, z. B. die Formulareinsendung oder das Öffnen einer E-Mail durch einen Kontakt: 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenquelle und wählen Sie [Objekt] in diesem Workflow aus.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Event und wählen Sie ein Event aus.
  • Scrollen Sie sich durch die Ergebnisse oder geben Sie einen Suchbergriff ein und wählen Sie dann eine Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.
  • Wählen Sie eine Option aus und legen Sie dann Ihre Kriterien fest.
  • Nachdem Sie Ihre Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf Filter anwenden. Bei Datensätzen, die die Kriterien erfüllen, wird die Verzögerung beendet. 

• Wenn die Verzögerung auf einem Ereignis basieren soll, das in Relation zum Ergebnis einer früheren Aktion im Workflow stehen soll, z. B. bis eine zuvor erstellte Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird: 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenquelle und wählen Sie Ergebnis von früheren Aktionen in diesem Workflow.
  • Wenn Sie mehr als eine Aktion haben, klicken Sie auf Aktion auswählen und wählen Sie eine frühere Aktion aus dem Workflow aus, z. B. eine vorherige Aufgabe erstellen oder Datensatz erstellen Aktion. Aktionen, die nicht verwendet werden können, werden ausgegraut. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Event und wählen Sie ein Event aus.
  • Scrollen Sie sich durch die Ergebnisse oder geben Sie einen Suchbergriff ein und wählen Sie dann eine Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.
  • Wählen Sie eine Option aus und legen Sie dann Ihre Kriterien fest.
  • Nachdem Sie Ihre Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf Filter anwenden. Wenn das zugehörige Ergebnis die Kriterien erfüllt hat, wird die Verzögerung für den angemeldeten Datensatz aufgehoben. 

• Nachdem Sie das Verzögerungs-Event festgelegt haben, legen Sie die maximale Zeitspanne fest, die ein Kontakt wartet, bis er von der Verzögerung freigegeben wird:
  • Geben Sie die Zeitspanne in die Felder Tage, Stunden und Minuten ein. Wenn ein Kontakt die Event-Kriterien nicht erfüllt, wird er nach der festgelegten Zeitspanne von der Verzögerung freigegeben.
  • Um den Kontakt für bis zu fünf Jahre zu verzögern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Um die maximale Dauer von 5 Jahren verzögern.
• Klicken Sie auf Speichern.

Für eine bestimmte Dauer verzögern

Verwenden Sie die Aktion Für eine bestimmte Dauer verzögern, um Datensätze für einen bestimmten Zeitraum an Tagen, Stunden und Minuten zu pausieren.

So fügen Sie eine Verzögerung um eine bestimmten Zeitspanne hinzu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol.
• Klicken Sie im linken Bereich auf Verzögerung.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verzögerungstyp und wählen Sie Zeitdauer festlegen aus.
• Legen Sie anhand der Felder Tage, Stunden und Minuten fest, wie lange die Verzögerung dauern soll. 
• Klicken Sie auf Speichern.
  
  

Bis zu einem Wochentag oder einer Uhrzeit verzögern

Verwenden Sie die Verzögerung Tage der Woche oder Tageszeit, um Ihren Workflow bis zu bestimmten Tagen der Woche und/oder Tageszeiten zu pausieren. Wenn Sie z. B. einen Workflow verwenden, um eine Reihe von Werbe-E-Mails zu versenden, können Sie diese Art von Verzögerung kurz vor dem E-Mail-Versand hinzufügen, um die verzögerten Kontakte bis Dienstag um 11:00 Uhr zu pausieren.

Wenn Sie diese Art der Verzögerung verwenden, beachten Sie bitte die folgenden Punkte:

• Wenn Sie der Verzögerung mehrere Tage hinzufügen, verlassen Datensätze die Verzögerung am nächsten verfügbaren Tag. Wenn beispielsweise die Verzögerung Montag und Donnerstag enthält, verlässt jeder Kontakt, der an einem Dienstag in die Verzögerung eintritt, diese am folgenden Donnerstag.
• Wenn Sie nur eine Uhrzeit der Verzögerung hinzufügen und keine Tage auswählen, verlassen Datensätze die Verzögerung zur nächsten ausgewählten Uhrzeit. Wenn die Verzögerung beispielsweise auf 14:00 Uhr festgelegt ist und ein Kontakt am Montag um 21:50 Uhr in die Verzögerung eintritt, verlässt dieser die Verzögerung am Dienstag um 14:00 Uhr.
• Wenn Sie keine Uhrzeit zur Verzögerung hinzufügen, verlassen die Datensätze am ausgewählten Tag zur gleichen Uhrzeit die Verzögerung, zu der sie eingetreten sind. Wenn die Verzögerung beispielsweise auf Mittwoch festgelegt ist und ein Kontakt am Montag um 21:50 Uhr in die Verzögerung eintritt, verlässt dieser die Verzögerung am Mittwoch um 21:50 Uhr.

So fügen Sie diesen Typ von Verzögerung hinzu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol.
• Klicken Sie im linken Bereich auf Verzögerung.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verzögerungstyp und wählen Sie Wochentage oder Tageszeit aus. 
• Um zu bestimmen, welche Wochentage in die Verzögerung einbezogen werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Tagen, die Sie hinzufügen möchten. 
• Um zu bestimmen, welche Tageszeit in die Verzögerung einbezogen werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Tageszeit und wählen Sie eine Zeit aus. 
• Wählen Sie aus, auf welcher Zeitzone die Verzögerung basieren soll:
  
  • Um die gewählte Zeit auf die Zeitzone Ihres HubSpot Kontos zu beziehen, wählen Sie Zeitzone des Kontos verwenden.
  • Um die ausgewählte Uhrzeit mit der Zeitzone des Kontakts abzustimmen, wählen Sie die Option „Zeitzone des Kontakts verwenden“ aus. Sofern für den Kontakt in der Eigenschaft „IP-Zeitzone“ ein Wert angegeben ist, verwendet HubSpot diese Zeitzone. Ist dies nicht der Fall, wird stattdessen die Zeitzone des Accounts verwendet.
• Klicken Sie auf Speichern.

In einer Verzögerung wartende Datensätze anzeigen

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Aktive [Datensätze] in dieser Aktion in der Verzögerungsaktion.
  
  
• Im linken Bereich werden die Datensätze angezeigt, die in der Verzögerung warten und wie viel Zeit noch verbleibt. 
  
  

Eine Verzögerung bearbeiten

Das Bearbeiten einer Verzögerung wirkt sich auf alle Datensätze aus, die derzeit in der Verzögerung warten.

• Wenn Sie eine Verzögerung löschen, gehen die in der Verzögerung wartenden Datensätze sofort zur nächsten Aktion über.
• Bei der Bearbeitung einer Verzögerung Bis zu einem Wochentag oder einer Uhrzeit verzögern wird die Verzögerung neu berechnet, sodass sie in der Zukunft liegt. Datensätze in der Verzögerung werden bis zu diesem zukünftigen Tag oder dieser zukünftigen Uhrzeit weiter verzögert. Wenn Sie jedoch den Zeitpunkt der Verzögerung auf den aktuellen Tag ändern und keine Uhrzeit angeben, verlassen verzögerte Datensätze die Verzögerung sofort.

• Wenn Sie eine Verzögerung Für eine bestimmte Dauer verzögern bearbeiten, werden die Datensätze in der Verzögerung sofort neu geplant. Bei der Neuplanung wird die Zeit berücksichtigt, die in der ursprünglichen Verzögerung bereits verstrichen ist.
  • Wenn Sie eine Verzögerung länger machen, werden verzögerte Datensätze so neu geplant, dass sie den Rest der neuen Verzögerungsdauer abschließen. Wenn Sie beispielsweise eine Verzögerung von einer Stunde auf zwei Stunden anpassen, warten Datensätze, die bereits 30 Minuten gewartet haben, eine weitere Stunde und 30 Minuten.
  • Wenn Sie eine Verzögerung kürzer machen, werden die Datensätze entweder entsprechend der neuen Länge neu geplant oder sie verlassen die Verzögerung. Wenn Sie beispielsweise eine Verzögerung von zwei Stunden auf eine Stunde anpassen, wartet ein Datensatz, der 30 Minuten gewartet hat, noch weitere 30 Minuten. Ein Datensatz, der bereits eine Stunde und 30 Minuten lang gewartet hat, verlässt die Verzögerung sofort.
• Die Bearbeitung des Eigenschaftswerts oder des festgelegten Datums, der mit einer Verzögerung Verzögerung bis zu einem Datum verknüpft ist, wirkt sich auf die Verzögerung für alle Datensätze aus, die in der Verzögerung warten:
  
  • Wenn der Eigenschaftswert oder das Kalenderdatum auf ein weiter in der Zukunft liegendes Datum geändert wird, verlängert sich die Verzögerung entsprechend.
  • Wenn der Eigenschaftswert oder das Kalenderdatum auf ein früheres Datum geändert wird, verkürzt sich die Verzögerung entsprechend.
  • Wenn der Eigenschaftswert oder das Kalenderdatum auf ein Datum in der Vergangenheit geändert wird, endet die Verzögerung und der Datensatz wird automatisch zur nächsten Aktion weitergeleitet.