Utiliser des délais dans vos workflows

Lors de la création d'un workflow, utilisez des délais pour espacer les actions de workflow, programmer vos envois d'e-mails et créer une expérience plus personnalisée pour vos prospects et vos clients. 

Ajouter des délais aux workflows

Ajoutez des délais à votre Workflow en fonction de la manière dont vous souhaitez mettre en pause les actions de votre Workflow. Il existe six types de retards :

• Date du calendrier : retarde les enregistrements inscrits jusqu'à une date spécifique. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une date spécifique. 
• Propriété de date : retarde les enregistrements inscrits jusqu'à une date spécifique dans une propriété de date. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une date selon une propriété de date spécifique. 
• Événement : retarde les enregistrements inscrits jusqu'à ce qu'ils terminent un événement, tel que la soumission d'un formulaire ou la visite d'une page web. Utilisez ce délai si vous souhaitez suspendre les fiches d'informations inscrites jusqu'à ce qu'une action spécifique se produise. Vous pouvez également baser ce délai sur des événements internes, tels que les tâches terminées.
• Durée déterminée : retarde les enregistrements inscrits d'un certain nombre de jours, d'heures et de minutes. Utilisez ce délai si vous souhaitez suspendre toutes les fiches d'informations inscrites pour la même durée entre les actions du workflow.
• Jours de la semaine : retarde les enregistrements inscrits jusqu'à un jour spécifique. Utilisez ce délai lorsque vous souhaitez qu'une action ne soit exécutée qu'un certain jour. 
• Heure du jour : retarde les enregistrements inscrits jusqu'à une heure précise. Utilisez ce délai lorsque vous souhaitez qu'une action ne soit exécutée qu'à certains moments. 

Remarque : les types de retard ci-dessus ne sont pas disponibles dans les workflows Specific date et Contact date property. En revanche, les actions de délai sont définies par rapport à la date ou à la propriété de date centrale. Découvrez-en davantage sur la planification des actions dans les workflows basés sur des dates.

Retarder jusqu'à une date calendaire

Utilisez l'action Delay until a calendar date pour mettre en pause des enregistrements jusqu'à une date spécifique. 

Remarque : dans ce type de délai, si une date est déjà passée lorsqu'un enregistrement entre dans le délai, le délai sera sauté. L'objet passera ensuite aux actions après le délai et continuera à se déplacer dans le workflow.

Pour ajouter une date de retard au calendrier :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur l'icône + plus.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Delay.
• Cliquez sur le menu déroulant Delay type et sélectionnez Calendar date.
• Sélectionnez la date et l'heure .
• Pour exécuter des actions différentes selon que la date fixée est passée ou non, cochez la case Oui, ajouter une branche .
  
  • La branche contiendra deux branches : A la date et Après la date. Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui retarde la date du 31 août à 10 heures. Il envoie alors un e-mail contenant un lien vers le webinaire. Après cette date, vous pouvez demander à tous les contacts ultérieurs qui s'inscrivent au workflow de recevoir un autre courrier électronique les informant que le webinaire original est terminé et leur fournissant une liste des prochains webinaires auxquels ils peuvent participer à la place. 
  • Si vous n'avez pas coché cette case, les enregistrements enrôlés passeront immédiatement à l'action suivante après le délai configuré.
• Cliquez sur Enregistrer.

Retarder jusqu'à une date propriété 

Utilisez l'action Delay until a date property pour mettre en pause des enregistrements jusqu'à une date stockée dans une propriété de date. L'action peut être effectuée à la date, avant la date ou après la date qui est stockée dans la propriété date. Par exemple, vous pouvez utiliser l'option On date pour retarder l'envoi d'un e-mail en fonction de la propriété de l'anniversaire du contact. 

Remarque : dans ce type de délai, si une date est déjà passée lorsqu'un enregistrement entre dans le délai, les actions associées au délai seront ignorées. L'objet passera ensuite aux actions après le délai et continuera à se déplacer dans le workflow.

Pour ajouter une date de retard :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur l'icône + plus.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Delay.
• Cliquez sur le menu déroulant Delay type et sélectionnez Date property.
• L'action suivante sera retardée jusqu'à ce qu'une propriété de date spécifique de l'objet enrôlé réponde aux critères que vous avez configurés :
  
  • Cliquez sur le menu déroulant Property et sélectionnez un property.
  • Sous Effectuer cette action, sélectionnez le bouton radio A la date, Avant la date, ou Après la date . Si vous sélectionnez Avant la date ou Après la date, entrez le nombre de jours avant ou après la date de la propriété que vous avez sélectionnée.
  • Sélectionnez l'heure de la journée  à laquelle le délai se terminera.
• Pour exécuter des actions différentes selon que la date fixée est passée ou non, cochez la case Oui, ajouter une branche .
  
  • La branche contiendra trois branches : À la date, Après la date, et Date propriété inconnue.
  • Si vous n'avez pas coché cette case, les enregistrements enrôlés passeront immédiatement à l'action suivante après le délai configuré.
• Cliquez sur Enregistrer.

Délai jusqu'à la survenance de l'événement

Utilisez l'action Delay until event occurrence pour mettre en pause les enregistrements jusqu'à ce qu'un événement spécifié se produise. Par exemple, repoussez un contact jusqu'à ce qu'il visite une page ou remplisse un formulaire.

Remarque : dans ce type de délai, si un événement s'est déjà produit lorsqu'un enregistrement entre dans le délai, il n'en sortira pas immédiatement. Les enregistrements ne sortiront de la temporisation que si l'événement se produit pendant que l'enregistrement se trouve dans la temporisation.

Pour ajouter un délai d'occurrence d'événement à votre Workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom  d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur l'icône + plus pour ajouter une action de workflows.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Delay.
• Cliquez sur le menu déroulant Delay type et sélectionnez Event occurrence.
• Pour baser le délai sur un événement qui se produit en relation avec les enregistrements inscrits dans le workflow, comme la soumission d'un formulaire par un contact ou l'ouverture d'un courrier électronique : 
• • • Cliquez sur le menu déroulant Data source et sélectionnez [Object] in this workflow.
    • Cliquez sur le menu déroulant Event et sélectionnez un événement .
    • Faites défiler ou tapez pour rechercher, puis sélectionnez une propriété  pour filtrer.
    • Sélectionnez une option , puis définissez vos critères.
    • Une fois que vous avez défini vos critères, cliquez sur Appliquer le filtre. Les enregistrements qui répondent aux critères seront retirés du délai. 

• Pour baser le délai sur un événement qui se produit en relation avec une sortie d'une action antérieure dans le workflow, par exemple jusqu'à ce qu'une tâche créée précédemment soit marquée comme terminée : 
  • Cliquez sur le menu déroulant Data source et sélectionnez Output from earlier action in this workflow.
  • Si vous avez plus d'une action, cliquez sur Choose action et sélectionnez une action antérieure dans le workflow. Les actions qui ne peuvent pas être utilisées sont grisées. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Event et sélectionnez un événement .
  • Faites défiler ou tapez pour rechercher, puis sélectionnez une propriété  pour filtrer.
  • Sélectionnez une option , puis définissez vos critères.
  • Une fois que vous avez défini vos critères, cliquez sur Appliquer le filtre. Lorsque la sortie associée répond aux critères, l'enregistrement enrôlé quitte le délai. 

• Après avoir défini l'événement de retard, définissez la durée maximale pendant laquelle un contact attendra avant d'être libéré du retard :
  • Saisissez la durée dans les champs Jours, Heures, et Minutes . Si un contact ne répond pas aux critères d'événement, il quittera le délai après la durée définie.
  • Pour retarder le contact de cinq ans au maximum, cochez la case Retarder de cinq ans au maximum .
• Cliquez sur Enregistrer.

Retarder d'un certain temps

Utilisez l'action Retarder d'un certain temps pour suspendre les fiches d'informations pendant un certain nombre de jours, d'heures ou de minutes.

Pour ajouter un délai déterminé :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur l'icône + plus.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Delay.
• Cliquez sur le menu déroulant Delay type et sélectionnez Set amount of time.
• Définissez la durée du délai en utilisant les champs Jours, Heures et Minutes. 
• Cliquez sur Enregistrer. 
  
  

Retarder à un jour ou une heure

Utilisez le délai Jours de la semaine ou Heure du jour pour mettre en pause votre Workflow jusqu'à des jours de la semaine et/ou des heures du jour spécifiques. Par exemple, si vous utilisez un workflow pour envoyer une série d'e-mails promotionnels, vous pouvez ajouter ce type de délai juste avant l'action d'envoi de l'e-mail pour mettre en pause les contacts retardés jusqu'au mardi à 11 heures.

Lorsque vous utilisez ce type de délai, veuillez tenir compte des points suivants :

• Si vous ajoutez plusieurs jours au délai, les fiches d'informations quitteront le délai lors de la prochaine journée disponible. Par exemple, si votre délai inclut le lundi et le jeudi, tout contact qui entre dans le délai le mardi le quittera le jeudi.
• Si vous n'ajoutez qu'une heure au délai sans sélectionner de jours, les enregistrements quitteront le délai à la prochaine heure sélectionnée. Par exemple, si le délai est défini sur 14 h 00 et qu'un contact entre dans le délai le lundi à 21 h 50, il quittera le délai le mardi à 14 h 00.
• Si vous n'ajoutez pas d'heure au délai, les enregistrements sortiront du délai le jour sélectionné à l'heure à laquelle ils y sont entrés. Par exemple, si votre délai est défini à mercredi et qu'un contact entre dans le délai le lundi à 9h50, il quittera le délai le mercredi à 9h50.

Pour ajouter ce type de délai :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur l'icône + plus.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Delay.
• Cliquez sur le menu déroulant Delay type et sélectionnez Days of week ou Time of day. 
• Pour ajouter les jours de la semaine au délai, cochez la case à côté des jours que vous souhaitez ajouter. 
• Pour ajouter une heure de la journée au délai, cliquez sur le menu déroulant Heure de la journée et sélectionnez une heure . 
• Sélectionnez le fuseau horaire sur lequel le délai doit être basé :
  
  • Pour baser l'heure sélectionnée sur le fuseau horaire de votre compte HubSpot, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du portail.
  • Pour baser l'heure sélectionnée sur le fuseau horaire du contact, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du contact. Si le contact possède une valeur dans sa propriété fuseau horaire d'IP, HubSpot utilisera ce fuseau horaire. Si le contact ne possède pas de valeur pour cette propriété, le fuseau horaire du compte sera utilisé.
• Cliquez sur Enregistrer.

Afficher les fiches d'informations en attente dans un délai

• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur [Fiches d'informations] actives dans cette action dans l'action de délai. 
  
  
• Dans le panneau de gauche, vous pouvez voir les enregistrements en attente dans le délai et le temps restant. 
  
  

Modifier un délai

La modification d'un délai affectera les fiches d'informations actuellement en attente dans le délai.

• Si vous supprimez un délai, les fiches d'informations en attente dans ce délai passeront immédiatement à l'action suivante.
• Lors de l'édition d'un délai jusqu'à un jour ou une heure, le délai sera recalculé pour se situer dans le futur. Les enregistrements en attente dans le délai continueront à être retardés jusqu'à ce jour ou cette heure future. Toutefois, si vous modifiez le délai pour qu'il corresponde à la journée en cours sans heure spécifique, les enregistrements retardés quitteront le délai immédiatement.

• Lorsque vous modifiez un délai pour une durée déterminée délai, les enregistrements en attente au moment du délai seront immédiatement reprogrammés. La reprogrammation tient également compte du temps passé dans le délai initial.
  • Si vous définissez un délai plus long, les fiches d'informations retardées seront reprogrammées et attendront le reste de la nouvelle durée du délai. Par exemple, si vous modifiez un délai d'une heure à deux heures, les fiches d'informations ayant déjà attendu 30 minutes attendront une heure et 30 minutes supplémentaires.
  • Si vous créez un délai plus court, les enregistrements seront soit reprogrammés à la nouvelle longueur, soit sortis du délai. Par exemple, si vous modifiez un délai de deux heures à une heure, les fiches d'informations ayant déjà attendu 30 minutes attendront 30 minutes supplémentaires. Une fiche d'informations ayant attendu une heure et 30 minutes quittera immédiatement le délai.
• La modification de la valeur de la propriété ou de la date associée à un délai Délai jusqu'à une date affectera le délai pour tous les enregistrements en attente dans le délai :
  
  • Si la valeur du bien ou la date du calendrier  est remplacée par une date plus éloignée dans le temps, le délai sera prolongé en conséquence.
  • Si la valeur du bien ou la date du calendrier  est remplacée par une date antérieure, le délai sera raccourci en conséquence.
  • Si la valeur du bien ou la date du calendrier  est remplacée par une date antérieure, le délai prend fin et l'enregistrement passe automatiquement à l'action suivante.