Utiliser des délais dans vos workflows

Lors de la création d'un workflow, utilisez des délais pour espacer les actions de workflow, programmer vos envois d'e-mails et créer une expérience plus personnalisée pour vos prospects et vos clients. 

Ajouter des délais aux workflows

Ajoutez des délais à votre workflow en fonction de la manière dont vous souhaitez mettre en pause les actions de votre workflow. Il existe six types de délais :

• Date dans l'agenda : retarde les fiches d'informations jusqu'à une date spécifique. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une date spécifique. 
• Propriété de date : retarde les fiches d'informations jusqu'à une date spécifique dans une propriété de date. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une date selon une propriété de date spécifique. 
• Occurrence de l'événement : retarde les fiches d'informations inscrites jusqu'à ce qu'un événement se produise, comme une soumission de formulaire ou une visite de page web. Utilisez ce délai si vous souhaitez suspendre les fiches d'informations inscrites jusqu'à ce qu'une action spécifique se produise. Vous pouvez également baser ce délai sur des événements internes, tels que les tâches terminées.
• Définir une durée : retarde les fiches d'informations inscrites d'un certain nombre de jours, d'heures ou de minutes. Utilisez ce délai si vous souhaitez suspendre toutes les fiches d'informations inscrites pour la même durée entre les actions du workflow.
• Jours de la semaine : retarde les fiches d'informations inscrites jusqu'à un jour spécifique. Utilisez ce délai lorsque vous souhaitez qu'une action ne soit exécutée qu'un certain jour. 
• Heure : retarde les fiches d'informations inscrites jusqu'à une heure spécifique. Utilisez ce délai si vous souhaitez qu'une action s'exécute uniquement à une heure spécifique. 

Remarque : Les types de délais ci-dessus ne sont pas disponibles dans les workflows Date précise et Propriété de date de contact. En revanche, les actions de délai sont définies par rapport à la date ou à la propriété de date centrale. Découvrez-en davantage sur la planification des actions dans les workflows basés sur des dates.

Retarder jusqu'à une date dans l'agenda

Utilisez l'action Retarder jusqu'à une date dans l'agenda pour retarder des fiches d'informations jusqu'à une date spécifique. 

Remarque : si une date est déjà passée lorsqu'un enregistrement entre dans le délai, l'enregistrement passera immédiatement à l'action suivante qui s'exécutera immédiatement. Ensuite, l'enregistrement continuera à se déplacer dans le workflow.

Pour ajouter un délai avec une date dans l'agenda :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Délai.
• Cliquez sur le menu déroulant Type de délai et sélectionnez Date dans l'agenda.
• Sélectionnez la date et l'heure.
• Pour exécuter des actions différentes selon que la date fixée est passée ou non, cochez la case Oui, ajouter une branche .
  
  • La branche contiendra deux branches : À la date et Après la date. Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui retarde au 31 août à 10 heures. Il envoie alors un e-mail contenant un lien vers le webinaire. Après cette date, vous pouvez adresser à tous les contacts ultérieurs qui s'inscrivent dans le workflow un e-mail différent qui les informe que le webinaire original est terminé et leur fournit une liste de webinaires à venir auxquels ils peuvent participer à la place. 
  • Si vous n'avez pas coché cette case, les fiches d'informations inscrites passeront immédiatement à l'action suivante après le délai configuré.
• Cliquez sur Enregistrer.

Retarder jusqu'à une propriété de date 

Utilisez l'action Retarder jusqu'à une propriété de date pour retarder des fiches d'informations jusqu'à une date stockée dans une propriété de date. L'action peut être effectuée à la date, avant la date ou après la date stockée dans la propriété date. Par exemple, vous pouvez utiliser l'option À la date pour retarder l'envoi d'un e-mail en fonction de la propriété de l'anniversaire du contact. 

Remarque : Dans ce type de délai, si une date est déjà passée lorsqu'une fiche d'informations entre dans le délai, les actions associées au délai seront ignorées. L'objet passera ensuite aux actions après le délai et continuera à se déplacer dans le workflow. Ce n'est pas le cas pour les workflows Centré sur une date , l'action après le délai sera également ignorée.

Pour ajouter un retard avec une date :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Délai.
• Cliquez sur le menu déroulant Type de délai et sélectionnez Propriété de date.
• L'action suivante sera retardée jusqu'à ce qu'une propriété de date spécifique de l'objet inscrit réponde aux critères que vous avez configurés :
  
  • Cliquez sur le menu déroulant Propriété et sélectionnez une propriété.
  • Sous Effectuer cette action, sélectionnez le bouton radio A la date, Avant la date, ou Après la date circleFilled . Si vous sélectionnez Avant la date ou Après la date, saisissez le nombre de jours avant ou après la propriété de date que vous avez sélectionnée.
  • Sélectionnez l'heure à laquelle le délai se terminera.
• Pour exécuter des actions différentes selon que la date fixée est passée ou non, cochez la case Oui, ajouter une branche.
  
  • La branche contiendra trois branches : À la date, Après la date et Propriété de date inconnue.
  • Si vous n'avez pas coché cette case, les fiches d'informations inscrites passeront immédiatement à l'action suivante après le délai configuré.
• Cliquez sur Enregistrer.

Retarder jusqu'à l'occurrence de l'événement

Utilisez l'action Retarder jusqu'à l'occurrence de l'événement pour suspendre les fiches d'informations jusqu'à ce qu'un événement spécifique se produise. Par exemple, repoussez un contact jusqu'à ce qu'il visite une page ou remplisse un formulaire.

Remarque : Dans ce type de délai, si un événement s'est déjà produit lorsqu'une fiche d'informations entre dans le délai, elle n'en sortira pas immédiatement. Les fiches d'informations ne sortiront du délai que si l'événement se produit pendant que la fiche d'informations se trouve dans le délai. 

Pour ajouter un délai d'occurrence d'événement à votre workflow :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône Plus + pour ajouter une nouvelle action de workflow.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Délai.
• Cliquez sur le menu déroulant Type de délai et sélectionnez Occurrence de l'événement.
• Pour baser le délai sur un événement qui se produit en relation avec les fiches d'informations inscrites dans le workflow, comme la soumission d'un formulaire par un contact ou l'ouverture d'un e-mail : 
  • Cliquez sur le menu déroulant Source de données et sélectionnez [Objet] dans ce workflow.
  • Cliquez sur le menu déroulant Événement et sélectionnez un événement.
  • Faites défiler ou saisissez pour rechercher, puis sélectionnez une propriété de filtre.
  • Sélectionnez une option, puis définissez vos critères.
  • Une fois que vous avez défini les critères, cliquez sur Appliquer le filtre. Les fiches d'informations qui répondent aux critères seront retirées du délai. 

• Pour baser le délai sur un événement qui se produit en relation avec un résultat d'une action antérieure dans le workflow, par exemple jusqu'à ce qu'une tâche créée précédemment soit marquée comme terminée : 
  • Cliquez sur le menu déroulant Source de données et sélectionnez Résultat d'une action antérieure dans ce workflow.
  • Si vous avez plusieurs actions, cliquez sur Choose action et sélectionnez une action antérieure dans le workflow, telle qu'une action précédente Create task ou Create record . Les actions qui ne peuvent pas être utilisées sont grisées. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Événement et sélectionnez un événement.
  • Faites défiler ou saisissez pour rechercher, puis sélectionnez une propriété de filtre.
  • Sélectionnez une option, puis définissez vos critères.
  • Une fois que vous avez défini les critères, cliquez sur Appliquer le filtre. Lorsque le résultat associé répond aux critères, la fiche d'informations inscrite est retirée du délai. 

• Après avoir défini l'événement de délai, définissez la durée maximale attendue par un contact avant de quitter le délai.
  • Saisissez la durée dans les champs Jours, Heures et Minutes. Si un contact ne répond pas aux critères d'événement, il quittera le délai après la durée définie.
  • Pour retarder le contact de cinq ans au maximum, cochez la case Retarder de cinq ans au maximum.
• Cliquez sur Enregistrer.

Retarder d'un certain temps

Utilisez l'action Retarder d'un certain temps pour suspendre les fiches d'informations pendant un certain nombre de jours, d'heures ou de minutes.

Pour ajouter un délai déterminé :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Délai.
• Cliquez sur le menu déroulant Type de délai et sélectionnez Définir une durée.
• Définissez la durée du délai en utilisant les champs Jours, Heures et Minutes. 
• Cliquez sur Enregistrer.
  
  

Retarder à un jour ou une heure

Utilisez le délai Jours de la semaine ou Heure pour retarder votre workflow jusqu'à des jours de la semaine et/ou des heures spécifiques. Par exemple, si vous utilisez un workflow pour envoyer une série d'e-mails promotionnels, vous pouvez ajouter ce type de délai juste avant l'action d'envoi de l'e-mail pour retarder les contacts retardés jusqu'au mardi à 11 h.

Lorsque vous utilisez ce type de délai, veuillez tenir compte des points suivants :

• Si vous ajoutez plusieurs jours au délai, les fiches d'informations quitteront le délai lors de la prochaine journée disponible. Par exemple, si votre délai inclut le lundi et le jeudi, tout contact qui entre dans le délai le mardi le quittera le jeudi.
• Si vous ajoutez uniquement une heure à un délai sans jours sélectionnés, les fiches d'informations quitteront le délai à la prochaine heure sélectionnée. Par exemple, si le délai est défini sur 14 h 00 et qu'un contact entre dans le délai le lundi à 21 h 50, il quittera le délai le mardi à 14 h 00.
• Si vous n'ajoutez pas d'heure au délai, les fiches d'informations seront retirées du délai le jour défini auquel elles y sont entrées. Par exemple, si votre délai est défini à mercredi et qu'un contact entre dans le délai le lundi à 9h50, il quittera le délai le mercredi à 9h50.

Pour ajouter ce type de délai :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Délai.
• Cliquez sur le menu déroulant Type de délai et sélectionnez Jours de la semaine ou Heure. 
• Pour ajouter les jours de la semaine au délai, cochez la case à côté des jours que vous souhaitez ajouter. 
• Pour ajouter une heure au délai, cliquez sur le menu déroulant Heure et sélectionnez une heure. 
• Sélectionnez le fuseau horaire sur lequel le délai doit être basé :
  
  • Pour baser l'heure sélectionnée sur le fuseau horaire de votre compte HubSpot, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du portail.
  • Pour baser l'heure sélectionnée sur le fuseau horaire du contact, sélectionnez Utiliser le fuseau horaire du contact. Si le contact possède une valeur dans sa propriété fuseau horaire d'IP, HubSpot utilisera ce fuseau horaire. Si le contact ne possède pas de valeur pour cette propriété, le fuseau horaire du compte sera utilisé.
• Cliquez sur Enregistrer.

Afficher les fiches d'informations en attente dans un délai

• Dans l'éditeur de workflows, cliquez sur [Fiches d'informations] actives dans cette action dans l'action de délai. 
  
  
• Dans le panneau de gauche, consultez les fiches d'informations en attente dans le délai et le temps restant. 
  
  

Modifier un délai

La modification d'un délai affectera les fiches d'informations actuellement en attente dans le délai.

• Si vous supprimez un délai, les fiches d'informations en attente dans ce délai passeront immédiatement à l'action suivante.
• Lors de la modification d'un délai jusqu'à un jour ou une heure, le délai sera recalculé pour se situer dans le futur. Les fiches d'informations en attente dans le délai continueront à être retardées jusqu'à ce jour ou cette heure futur(e). Cependant, si vous modifiez le délai vers le jour en cours sans heure spécifiée, les fiches d'informations retardées quitteront immédiatement le délai.

• Lorsque vous modifiez un délai pour une durée déterminée, les fiches d'informations en attente au moment du délai seront immédiatement reprogrammées. La reprogrammation tient également compte du temps passé dans le délai initial.
  • Si vous définissez un délai plus long, les fiches d'informations retardées seront reprogrammées et attendront le reste de la nouvelle durée du délai. Par exemple, si vous modifiez un délai d'une heure à deux heures, les fiches d'informations ayant déjà attendu 30 minutes attendront une heure et 30 minutes supplémentaires.
  • Si vous définissez un délai plus court, les fiches d'informations seront reprogrammées selon la nouvelle durée ou quitteront le délai. Par exemple, si vous modifiez un délai de deux heures à une heure, les fiches d'informations ayant déjà attendu 30 minutes attendront 30 minutes supplémentaires. Une fiche d'informations ayant attendu une heure et 30 minutes quittera immédiatement le délai.
• La modification de la valeur de la propriété ou de la date définie associée à un délai Retarder jusqu'à une date affectera le délai pour toutes les fiches d'informations en attente dans le délai :
  
  • Si la valeur de la propriété ou la date dans l'agenda est remplacée par une date plus éloignée dans le temps, le délai sera prolongé en conséquence.
  • Si la valeur de la propriété ou la date dans l'agenda est remplacée par une date antérieure, le délai sera raccourci en conséquence.
  • Si la valeur de la propriété ou la date dans l'agenda est remplacée par une date antérieure, le délai prendra fin et la fiche d'informations passera automatiquement à l'action suivante.