Última actualización: enero 11, 2024
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Al crear un workflow, usa retrasos para separar las acciones del workflow, modificar el tiempo de envío de tus correos electrónicos y para crear una experiencia más personalizada para tus prospectos y clientes.
Agregar retrasos a workflows
Agrega retrasos a tu workflow en función de cómo desees pausar las acciones de tu workflow. Existen seis tipos de retrasos:
- Fecha del calendario: retrasa los registros inscritos hasta una fecha especificada. Usa este retraso cuando deseas ejecutar una acción solo en una fecha específica.
- Propiedad de fecha: retrasa los registros inscritos hasta una fecha específica en una propiedad de fecha. Utiliza este retraso cuando desees que una acción se ejecute solo en la fecha basada en una propiedad de fecha específica.
- Ocurrencia de eventos: retrasa registros inscritos hasta que completen un evento, como un envío de formulario o visita a página web. Usa este retraso cuando desees pausar registros inscritos hasta que se realice una acción específica. También puedes basar este retraso en eventos internos, como las finalizaciones de tareas.
- Establece la cantidad de tiempo: retrasa los registros inscritos por una cantidad específica de días, horas y minutos. Usa este retraso cuando desees pausar todos los registros inscritos por la misma cantidad de tiempo entre las acciones del workflow.
- Días de la semana: retrasa los registros inscritos hasta un día específico. Utiliza este retraso cuando quieras que una acción se ejecute sólo en un día determinado.
- Hora del día: Retrasa los registros inscritos hasta una hora del día especificada. Utiliza este retraso cuando desees que una acción se ejecute solo en determinados momentos.
Nota: los tipos de retraso anteriores no están disponibles en los workflows Fecha específica y Propiedad de fecha de contacto. En cambio, las acciones de retraso se establecen en relación con la propiedad de fecha o fecha central. Más información sobre cómo programar acciones en workflows basados en fechas.
Retraso hasta una fecha del calendario
Utilice la acción Retraso hasta una fecha del calendario para pausar los registros hasta una fecha específica.
Nota: en este tipo de retraso, si una fecha ya ha pasado cuando un registro entra en el retraso, éste se omitirá. A continuación, el objeto pasará a las acciones posteriores al retraso y continuará moviéndose por el workflow. Esto no es cierto para Centrado en una fecha workflows, la acción posterior al retraso también se omitirá.
Para agregar un retraso de fecha de calendario:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
- Haz clic en el nombre de un workflow.
- En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
- En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
- Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Fecha del calendario.
- Selecciona la fecha específica y la hora del día.
- Para ejecutar diferentes acciones en función de si ha pasado o no la fecha establecida, selecciona la casilla Sí, agregar una ramificación.
- La ramificación contendrá dos ramificaciones: En la fecha y Después de la fecha. Por ejemplo, puede crear workflow que se retrase hasta el 31 de agosto a las 10:00 a.m. En ese momento, envía un correo electrónico con un enlace al webinario. Después de la fecha, puedes indicar a cualquier contacto posterior que se inscriba en el workflow que reciba un correo electrónico diferente en el que se le informe que el webinario original ha finalizado y se le proporcione una lista de los próximos webinarios a los que puede asistir en su lugar.
- Si no seleccionaste la casilla de verificación, los registros inscritos pasarán inmediatamente a la siguiente acción tras el retraso configurado.
- Haz clic en Guardar.
Retraso hasta una propiedad de fecha
Usa la acción Retraso hasta una propiedad de fecha para pausar los registros hasta una fecha almacenada en una propiedad de fecha. La acción puede realizarse en la fecha, antes de la fecha o después de la fecha almacenada en la propiedad fecha. Por ejemplo, puedes utilizar la opción En la fecha para retrasar el envío de un correo electrónico en función de la propiedad de cumpleaños del contacto.
Nota: en este tipo de retraso, si una fecha ya ha pasado cuando un registro entra en el retraso, las acciones asociadas al retraso se omitirán. A continuación, el objeto pasará a las acciones posteriores al retraso y continuará moviéndose por el workflow. Esto no es cierto para Centrado en una fecha workflows, la acción posterior al retraso también se omitirá.
Para agregar un retraso de fecha:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
- Haz clic en el nombre de un workflow.
- En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
- En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
- Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Propiedad de fecha.
- La siguiente acción se retrasará hasta que una propiedad de fecha específica del objeto inscrito cumpla los criterios que configures:
- Haz clic en el menú desplegable Propiedad y selecciona una propiedad.
- En Realizar esta acción, selecciona el botón de opción En fecha, Antes de fecha, o Después de fecha . Si seleccionas Antes de la fecha o Después de la fecha, introduce el número de días antes o después de la propiedad de fecha que seleccionaste.
- Selecciona la hora del día a la que finalizará el retraso.
- Para ejecutar diferentes acciones en función de si ha pasado o no la fecha establecida, selecciona la casilla Sí, agregar una ramificación.
- La ramificación contendrá tres ramificaciones: En la fecha, Después de la fecha y Propiedad de fecha desconocida.
- Si no seleccionaste la casilla de verificación, los registros inscritos pasarán inmediatamente a la siguiente acción tras el retraso configurado.
- Haz clic en Guardar.
Retrasar hasta que ocurra el evento
Usa la acción Retraso hasta que ocurra el evento para pausar los registros hasta que ocurra un evento especificado. Por ejemplo, retrasa un contacto hasta que visite una página o complete un formulario.
Nota: en este tipo de retraso, si ya se ha producido un evento cuando un registro entra en el retraso, no saldrá inmediatamente del mismo. Los registros solo saldrán del retraso si el evento se produce mientras el registro está en el retraso.
Para agregar un retraso de ocurrencia de eventos a tu workflow:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
- Haz clic en el nombre de un workflow.
- En el editor de workflows, haz clic en el icono + más para agregar una acción de workflow.
- En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
- Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Ocurrencia del evento.
- Para basar el retraso en un evento que ocurre en relación con los registros inscritos en el workflow, como el envío de un formulario de un contacto o la apertura de un correo electrónico:
- Haz clic en el menú desplegable Fuente de datos y selecciona [Objeto] en este workflow.
- Haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona un evento.
- Desplázate o escribe para buscar y luego selecciona una propiedad de filtro.
- Selecciona una opción y luego establece tus criterios.
- Una vez que establezcas los criterios, haz clic en Aplicar filtro. Los registros que cumplan los criterios saldrán del retraso.
- Para basar el retraso en un evento que ocurre en relación con una salida de una acción anterior en el workflow, como hasta que una tarea creada previamente se marca como completa:
- Haz clic en el menú desplegable Fuente de datos y selecciona Salida de una acción anterior en este workflow.
- Si tienes más de una acción, haz clic en Elegir acción y selecciona una acción anterior del workflow. Las acciones que no se puedan utilizar aparecerán en gris.
- Haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona un evento.
- Desplázate o escribe para buscar y luego selecciona una propiedad de filtro.
- Selecciona una opción y luego establece tus criterios.
- Una vez que establezcas los criterios, haz clic en Aplicar filtro. Cuando la salida asociada haya cumplido los criterios, el registro inscrito saldrá del retraso.
- Después de configurar el evento de retraso, establece la cantidad máxima de tiempo que esperará un contacto hasta que se libere del retraso.
- Introduce la cantidad de tiempo en los campos Días, Horas y Minutos. Si un contacto no cumple con los criterios del evento, será liberado del retraso después de la cantidad de tiempo establecida.
- Para retrasar el contacto hasta cinco años, selecciona la casilla de verificación Retrasar por 5 años máximo.
- Haz clic en Guardar.
Retraso por una cantidad establecida de tiempo
Usa el Retraso por una cantidad de tiempo establecida para pausar los registros por una cantidad específica de días, horas y minutos.
Para agregar un retraso por una cantidad de tiempo establecida:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
- Haz clic en el nombre de un workflow.
- En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
- En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
- Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Establecer cantidad de tiempo.
- Establece la duración del retraso utilizando los campos de los Días, Horas y Minutos.
- Haz clic en Guardar.
Retraso hasta un día u hora
Usa el retraso Días de la semana u Hora del día para pausar tu workflow hasta días específicos de la semana y/o la hora del día. Por ejemplo, si estás utilizando un workflow para enviar una serie de correos electrónicos promocionales, puedes agregar este tipo de retraso justo antes de la acción de envío del correo electrónico para pausar los contactos retrasados hasta el martes a las 11:00 AM.
Cuando utilices este tipo de retraso, ten en cuenta lo siguiente:
- Al agregar varios días al retraso, los registros saldrán del retraso durante el siguiente día disponible. Por ejemplo, si tu retraso incluye el lunes y el jueves, cualquier contacto que entre al retraso el martes será liberado el jueves.
- Si solo agregas una hora al retraso sin días seleccionados, los registros saldrán del retraso en la próxima hora seleccionada. Por ejemplo, si el retraso se establece en 2:00 PM y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, saldrán del retraso el martes a las 14.00.
- Si no agregas una hora del día al retraso, los registros saldrán del retraso en el día seleccionado a la misma hora que entraron. Por ejemplo, si tu retraso se establece en el miércoles y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, saldrá del retraso el miércoles a las 9.50 PM.
Para agregar este tipo de retraso:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
- Haz clic en el nombre de un workflow.
- En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
- En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
- Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Días de la semana u Hora del día.
- Para agregar qué días de la semana al retraso, selecciona la casilla de verificación junto a los días que quieras agregar.
- Para agregar una hora del día al retraso, haz clic en el menú desplegable Hora del día y selecciona una hora.
- Selecciona la zona horaria en la que debe basarse el retraso:
- Para basar la hora seleccionada en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot , selecciona Usar zona horaria del portal.
- Para basar el tiempo seleccionado en la zona horaria del contacto, selecciona Usar zona horaria del contacto. Si el contacto tiene un valor en la propiedad Zona horaria de dirección IP, HubSpot usará esa zona horaria. Si el contacto no tiene un valor para esa propiedad, se utilizará la zona horaria de la cuenta.
- Haz clic en Guardar.
Ver registros esperando en un retraso
En los retrasos Retraso por una cantidad de tiempo definida y Retraso hasta un día u hora, puedes ver los registros que esperan en un retraso, junto con cuánto tiempo queda:- En el editor de workflow, haz clic en Activa [registros] en esta acción en la acción de retraso.
- En el panel izquierdo, ve los registros que esperan en el retraso y cuánto tiempo restante tienen.
Editar un retraso
Al editar un retraso afectará a cualquier registro que actualmente espera en el retraso.
- Cuando eliminas un retraso, los registros que esperan en el retraso se enviarán inmediatamente a la siguiente acción.
- Al editar un retraso Retraso hasta un día u hora, el retraso se volverá a calcular para estar en el futuro. Los registros en espera en el retraso continuarán retrasándose hasta ese día u hora futuros. Sin embargo, si editas el retraso para el día actual sin hora especificada, los registros retrasados abandonarán inmediatamente el retraso.
- Cuando se edita un retraso Retraso por una cantidad de tiempo establecida, los registros en espera en el retraso serán inmediatamente reprogramados. La programación tendrá en cuenta la cantidad de tiempo que ya ha pasado en el retraso original.
- Si haces un retraso más largo, los registros retrasados se reprogramarán para completar el resto de la nueva duración del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de una hora a dos horas, los registros que ya esperaron 30 minutos esperarán una hora y 30 minutos adicionales.
- Si haces un retraso más corto, los registros serán reprogramados a la nueva duración o saldrán del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de dos horas a una hora, un registro que espera 30 minutos esperará 30 minutos adicionales. Un registro que espera una hora y 30 minutos abandonará el retraso inmediatamente.
- La edición del valor de la propiedad o la fecha establecida asociada a un retraso Retraso hasta una fecha afectará al retraso de todos los registros en espera en el retraso:
- Si el valor de la propiedad o la Fecha del calendario se cambia a una fecha más lejana en el futuro, el retraso se prolongará en consecuencia.
- Si el valor de la propiedad o la Fecha del calendario se cambia a una fecha anterior, el retraso se acortará en consecuencia.
- Si el valor de la propiedad o la Fecha del calendario se cambia a una fecha pasada, el retraso finalizará y el registro pasará automáticamente a la siguiente acción.
