Usar retrasos en tus workflows

Al crear un workflow, usa retrasos para separar las acciones del workflow, modificar el tiempo de envío de tus correos electrónicos y para crear una experiencia más personalizada para tus prospectos y clientes. 

Agregar retrasos a workflows

Agrega retrasos a tu workflow en función de cómo desees pausar las acciones de tu workflow. Existen seis tipos de retrasos:

• Fecha del calendario: retrasa los registros inscritos hasta una fecha especificada. Usa este retraso cuando deseas ejecutar una acción solo en una fecha específica.
• Propiedad date o datetime: retrasa los registros inscritos hasta una fecha específica en una propiedad date o datetime en una propiedad datetime. Utiliza este retraso cuando desees que una acción se ejecute solo en la fecha basada en una propiedad de fecha específica. 
• Ocurrencia de eventos: retrasa registros inscritos hasta que completen un evento, como un envío de formulario o visita a página web. Usa este retraso cuando desees pausar registros inscritos hasta que se realice una acción específica. También puedes basar este retraso en eventos internos, como las finalizaciones de tareas.
• Establece la cantidad de tiempo: retrasa los registros inscritos por una cantidad específica de días, horas y minutos. Usa este retraso cuando desees pausar todos los registros inscritos por la misma cantidad de tiempo entre las acciones del workflow.
• Día de la semana: retrasa los registros inscritos hasta determinados días de la semana. Utilice este Retraso cuando desee que una acción se ejecute sólo en los días especificados. 
• Hora del día: Retrasa los registros inscritos hasta una hora del día especificada. Utiliza este retraso cuando desees que una acción se ejecute solo en determinados momentos. 

Nota: los tipos de retraso anteriores no están disponibles en los workflows Fecha específica y Propiedad de fecha de contacto. En cambio, las acciones de retraso se establecen en relación con la propiedad de fecha o fecha central. Más información sobre cómo programar acciones en workflows basados en fechas.

Retraso hasta una fecha del calendario

Utilice la acción Retraso hasta una fecha del calendario para pausar los registros hasta una fecha específica. Si ya ha pasado una fecha cuando un registro introduce el retraso, el registro pasará inmediatamente a la siguiente acción que se ejecutará inmediatamente. Después, el registro seguirá moviéndose por el workflow.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haga clic en el menú desplegable Tipo de Retraso y seleccione Hasta una fecha del calendario.
• Selecciona la fecha específica y la hora del día.
• Selecciona la zona horaria en la que debe basarse el retraso:
  
  • Para basar la hora seleccionada en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot, selecciona Usar zona horaria de la cuenta.
  • Para basar la hora seleccionada en la zona horaria del contacto, seleccione Utilizar zona horaria del contacto.
    • Si el contacto tiene un valor en su propiedad de zona horaria IP, HubSpot utilizará esa zona horaria.
    • Si el contacto no tiene un valor para esa propiedad, se utilizará la zona horaria de la cuenta.

• Para ejecutar diferentes acciones en función de si ha pasado o no la fecha establecida, selecciona la casilla Sí, agregar una ramificación.
  
  • La ramificación contendrá dos ramificaciones: En la fecha y Después de la fecha. Por ejemplo, puede crear workflow que se retrase hasta el 31 de agosto a las 10:00 a.m. En ese momento, envía un correo electrónico con un enlace al webinario. Después de la fecha, puedes indicar a cualquier contacto posterior que se inscriba en el workflow que reciba un correo electrónico diferente en el que se le informe que el webinario original ha finalizado y se le proporcione una lista de los próximos webinarios a los que puede asistir en su lugar. 
  • Si no seleccionaste la casilla de verificación, los registros inscritos pasarán inmediatamente a la siguiente acción tras el retraso configurado.
• En la parte superior, haz clic en Guardar.
  
  

Retraso hasta una fecha o propiedad datetime 

Utilice este retraso para pausar los registros hasta una fecha u hora de una propiedad. Por ejemplo, puedes utilizar la opción En la fecha para retrasar el envío de un correo electrónico en función de la propiedad de cumpleaños del contacto. 

La acción puede realizarse en la fecha, antes de la fecha o después de la fecha. Si ya ha pasado una fecha cuando un registro introduce el retraso, se omitirán las acciones asociadas al retraso. A continuación, el objeto pasará a las acciones posteriores al retraso y continuará moviéndose por el workflow.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haga clic en el menú desplegable Tipo de retraso y seleccione Hasta una propiedad de fecha. La siguiente acción se retrasará hasta que una propiedad de fecha específica del objeto inscrito cumpla los criterios que configure.
• Haz clic en el menú desplegable Propiedad y selecciona una propiedad.
• En Realizar esta acción, seleccione el botón de opción En fecha, Antes de fecha o Después de fecha cibotón de selección.
  • Si selecciona Fecha anterior o Fecha posterior, introduzca el número de días, horas o minutos anteriores o posteriores a la propiedad de fecha seleccionada.
• En la sección Hora del día , configure cuándo desea que se ejecute la acción:
  • Utilizar la hora de la propiedad date: utilizar el valor de la hora de una propiedad datetime. Esta opción sólo aparecerá con propiedades datetime compatibles. Si no, la opción aparecerá en gris. 

• • Elija una hora personalizada: ajuste una hora personalizada para que se ejecute su acción. Puedes elegir utilizar la zona horaria de tu cuenta o la de tu contacto. 

• Para ejecutar diferentes acciones en función de si ha pasado o no la fecha establecida, selecciona la casilla Sí, agregar una ramificación.
  
  • La ramificación contendrá tres ramificaciones: En la fecha, Después de la fecha y Propiedad de fecha desconocida.
  • Si no seleccionaste la casilla de verificación, los registros inscritos pasarán inmediatamente a la siguiente acción tras el retraso configurado.
• En la parte superior, haz clic en Guardar.
   

Retrasar hasta que ocurra el evento

Utilice este retraso para pausar los registros hasta que se produzca un evento especificado. Por ejemplo, retrasa un contacto hasta que visite una página o complete un formulario. Si ya se ha producido un evento cuando un registro introduce el retraso, no saldrá inmediatamente del retraso. Los registros solo saldrán del retraso si el evento se produce mientras el registro está en el retraso. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor de workflows, haz clic en el icono + más para agregar una acción de workflow.
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haga clic en el menú desplegable Tipo de Retraso y seleccione Hasta que se produzca un evento.
• Para basar el retraso en un evento que sucede a los registros inscritos en el workflow, como el envío de formularios o la apertura de correo electrónico de un contacto: 
  • Haz clic en el menú desplegable Fuente de datos y selecciona [Objeto] en este workflow.
  • Haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona un evento.
  • Desplázate o escribe para buscar y luego selecciona una propiedad de filtro.
  • Selecciona una opción y luego establece tus criterios.
  • Una vez que establezcas los criterios, haz clic en Aplicar filtro. Los registros que cumplan los criterios saldrán del retraso.
     

• Para basar el retraso en un evento que ocurre en relación con una salida de una acción anterior en el workflow, como hasta que una tarea creada previamente se marca como completa: 
  • Haz clic en el menú desplegable Fuente de datos y selecciona Salida de una acción anterior en este workflow.
  • Si tienes más de una acción, haz clic en Elegir acción y selecciona una acción anterior del workflow, como una acción anterior Crear tarea o Crear registro . Las acciones que no se puedan utilizar aparecerán en gris. 
  • Haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona un evento.
  • Desplázate o escribe para buscar y luego selecciona una propiedad de filtro.
  • Selecciona una opción y luego establece tus criterios.
  • Una vez que establezcas los criterios, haz clic en Aplicar filtro. Cuando la salida asociada haya cumplido los criterios, el registro inscrito saldrá del retraso.
     

• Después de ajustar el evento de Retraso, ajuste la cantidad de tiempo que un contacto esperará hasta ser liberado del retraso:
• Para ejecutar diferentes acciones en función de si se han cumplido o no los criterios del evento una vez pasada la fecha establecida, seleccione la casilla de verificación Sí, añadir una rama . Si no seleccionaste la casilla de verificación, los registros inscritos pasarán inmediatamente a la siguiente acción tras el retraso configurado.

• En el interruptor superior, haz clic en Guardar como.

Retraso por una cantidad establecida de tiempo

Utilice este Retraso para pausar los registros durante un número especificado de días, horas y minutos.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haz clic en el menú desplegable Retraso y selecciona SFo una cantidad de tiempo determinada.
• Establece la duración del retraso utilizando los campos de los Días, Horas y Minutos. 
• Haz clic en Guardar.
  
  

Retraso hasta un día u hora

Utilice estos tipos de retraso para pausar su workflow hasta determinados días de la semana u horas del día. Por ejemplo, si está utilizando un workflow para enviar correos electrónicos promocionales, puede añadir este tipo de retraso antes de la acción de envío del correo electrónico para poner en pausa los contactos retrasados hasta el martes a las 11:00 AM.

Cuando utilices este tipo de retraso, ten en cuenta lo siguiente:

• Al agregar varios días al retraso, los registros saldrán del retraso durante el siguiente día disponible. Por ejemplo, si tu retraso incluye el lunes y el jueves, cualquier contacto que entre al retraso el martes será liberado el jueves.
• Si solo agregas una hora al retraso sin días seleccionados, los registros saldrán del retraso en la próxima hora seleccionada. Por ejemplo, si el retraso se establece en 2:00 PM y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, saldrán del retraso el martes a las 14.00.
• Si no agregas una hora del día al retraso, los registros saldrán del retraso en el día seleccionado a la misma hora que entraron. Por ejemplo, si tu retraso se establece en el miércoles y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, saldrá del retraso el miércoles a las 9.50 PM.

Para agregar este tipo de retraso:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más .
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haga clic en el menú desplegable Retraso y seleccione Hasta undía de la semana o Hasta una hora concreta del día. 
• Para añadir qué días de la semana al retraso, haga clic en el menú desplegable Retraso hasta y seleccione la casilla de verificación situada junto a los días que desee añadir. 
• En la sección Hora del día, puede seleccionar una de las siguientes opciones:
• Utiliza la misma hora del día en que empezó el retraso:
• Elige una hora personalizada:
  
  • Para basar la hora seleccionada en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot, selecciona Usar zona horaria de la cuenta.
  • Para basar la hora seleccionada en la zona horaria del contacto, seleccione Utilizar zona horaria del contacto. Si el contacto tiene un valor en la propiedad Zona horaria de dirección IP, HubSpot usará esa zona horaria. Si el contacto no tiene un valor para esa propiedad, se utilizará la zona horaria de la cuenta.
• En la parte superior, haz clic en Guardar.
   

Ver registros esperando en un retraso

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor de workflow, haga clic en Activo [registros] en esta acción en la acción de retraso.
  
  
  
  
• En el panel izquierdo, revise los registros en espera en el retraso y el tiempo restante para cada registro.
  
  
  

Editar un retraso

Al editar un retraso afectará a cualquier registro que actualmente espera en el retraso.

• Cuando eliminas un retraso, los registros que esperan en el retraso se enviarán inmediatamente a la siguiente acción.
• Al editar un retraso Retraso hasta un día u hora, el retraso se volverá a calcular para estar en el futuro. Los registros en espera en el retraso continuarán retrasándose hasta ese día u hora futuros. Sin embargo, si editas el retraso para el día actual sin hora especificada, los registros retrasados abandonarán inmediatamente el retraso.

• Cuando se edita un retraso Retraso por una cantidad de tiempo establecida, los registros en espera en el retraso serán inmediatamente reprogramados. La programación tendrá en cuenta la cantidad de tiempo que ya ha pasado en el retraso original.
  • Si haces un retraso más largo, los registros retrasados se reprogramarán para completar el resto de la nueva duración del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de una hora a dos horas, los registros que ya esperaron 30 minutos esperarán una hora y 30 minutos adicionales.
  • Si haces un retraso más corto, los registros serán reprogramados a la nueva duración o saldrán del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de dos horas a una hora, un registro que espera 30 minutos esperará 30 minutos adicionales. Un registro que espera una hora y 30 minutos abandonará el retraso inmediatamente.
• La edición del valor de la propiedad o la fecha establecida asociada a un retraso Retraso hasta una fecha afectará al retraso de todos los registros en espera en el retraso:
  
  • Si el valor de la propiedad o la Fecha del calendario se cambia a una fecha más lejana en el futuro, el retraso se prolongará en consecuencia.
  • Si el valor de la propiedad o la Fecha del calendario se cambia a una fecha anterior, el retraso se acortará en consecuencia.
  • Si el valor de la propiedad o la Fecha del calendario se cambia a una fecha pasada, el retraso finalizará y el registro pasará automáticamente a la siguiente acción.