Usar retrasos en tus workflows

Al crear un workflow, usa retrasos para separar las acciones del workflow, modificar el tiempo de envío de tus correos electrónicos y para crear una experiencia más personalizada para tus prospectos y clientes. 

Agregar retrasos a workflows

Añade retrasos a tu workflow en función de cómo quieras pausar las acciones de tu workflow. Hay seis tipos de retrasos:

• Fecha calendario: retrasa los registros inscritos hasta una fecha concreta. Usa este retraso cuando deseas ejecutar una acción solo en una fecha específica.
• Propiedad de fecha: retrasa los registros inscritos hasta una fecha específica en una propiedad de fecha. Utiliza este retardo cuando desees que una acción se ejecute solo en la fecha basada en una propiedad de fecha específica. 
• Ocurrencia de eventos: retrasa los registros inscritos hasta que completan un evento, como el envío de un formulario o la visita a una página web. Usa este retraso cuando desees pausar registros inscritos hasta que se realice una acción específica. También puedes basar este retraso en eventos internos, como las finalizaciones de tareas.
• Establecer cantidad de tiempo: retrasa los registros inscritos durante una cantidad específica de días, horas y minutos. Usa este retraso cuando desees pausar todos los registros inscritos por la misma cantidad de tiempo entre las acciones del workflow.
• Días de la semana: retrasa los registros inscritos hasta un día concreto. Utiliza este retraso cuando quieras que una acción se ejecute sólo en un día determinado. 
• Hora del día: retrasa los registros inscritos hasta una hora determinada. Utiliza este retardo cuando quieras que una acción se ejecute sólo en determinados momentos. 

Nota: los tipos de retraso anteriores no están disponibles en los workflows Fecha específica y Propiedad de la fecha de contacto. En cambio, las acciones de retraso se establecen en relación con la propiedad de fecha o fecha central. Más información sobre cómo programar acciones en workflows basados en fechas.

Retrasar hasta una fecha del calendario

Utiliza la acción Retrasar hasta una fecha del calendario para pausar los registros hasta una fecha concreta. 

Nota: en este tipo de retraso, si ya ha pasado una fecha cuando un registro entra en el retraso, éste se saltará. El objeto pasará entonces a las acciones tras el retraso y seguirá moviéndose por el workflow.

Para añadir un retraso de fecha de calendario:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en el icono + más.
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Fecha del calendario.
• Selecciona la fecha específica y la hora .
• Para ejecutar diferentes acciones en función de si ha pasado o no la fecha establecida, selecciona la casilla Sí, añadir una rama .
  
  • La rama contendrá dos ramas: En la fecha y Después de la fecha. Por ejemplo, puedes crear un workflow que se retrase hasta el 31 de agosto a las 10 AM. En ese momento, envía un correo electrónico con un enlace al seminario web. Después de la fecha, puedes indicar a cualquier contacto posterior que se inscriba en el workflow que reciba un correo electrónico diferente en el que se le informe de que el seminario web original ha terminado y se le proporcione una lista de los próximos seminarios web a los que puede asistir en su lugar. 
  • Si no seleccionas la casilla de verificación, los registros inscritos pasarán inmediatamente a la siguiente acción tras el retraso que hayas configurado.
• Haz clic en Guardar.

Retrasar hasta una fecha propiedad 

Utiliza la acción Retrasar hasta una propiedad de fecha para pausar los registros hasta una fecha almacenada en una propiedad de fecha. La acción se puede realizar en la fecha, antes de la fecha o después de la fecha almacenada en la propiedad fecha. Por ejemplo, puedes utilizar la opción En fecha para retrasar el envío de un correo electrónico en función de la propiedad de cumpleaños del contacto. 

Nota: en este tipo de retraso, si ya ha pasado una fecha cuando un registro entra en el retraso, se saltarán las acciones asociadas al retraso. El objeto pasará entonces a las acciones tras el retraso y seguirá moviéndose por el workflow.

Para añadir un retraso de fecha:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en el icono + más.
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Propiedad de fecha.
• La siguiente acción se retrasará hasta que una propiedad de fecha específica del objeto inscrito cumpla los criterios que configures:
  
  • Haz clic en el menú desplegable Propiedad y selecciona una propiedad .
  • En Realizar esta acción, selecciona el botón de opción En fecha, Antes de fecha, o Después de fecha . Si seleccionas Antes de la fecha o Después de la fecha, introduce el número de días antes o después de la fecha propiedad que hayas seleccionado.
  • Selecciona la hora del día  a la que finalizará el retraso.
• Para ejecutar diferentes acciones en función de si ha pasado o no la fecha establecida, selecciona la casilla Sí, añadir una rama .
  
  • La rama contendrá tres ramas: En la fecha, Después de la fecha, y Fecha propiedad desconocida.
  • Si no seleccionas la casilla de verificación, los registros inscritos pasarán inmediatamente a la siguiente acción tras el retraso que hayas configurado.
• Haz clic en Guardar.

Retraso hasta que se produce el suceso

Utiliza la acción Retraso hasta que se produzca un evento para pausar los registros hasta que se produzca un evento especificado. Por ejemplo, retrasa un contacto hasta que visite una página o complete un formulario.

Nota: en este tipo de retardo, si ya se ha producido un evento cuando un registro entra en el retardo, no saldrá inmediatamente de él. Los registros sólo saldrán del retardo si el suceso ocurre mientras el registro está en el retardo.

Para añadir un retraso de aparición de eventos a tu workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre  de un workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en el icono + más para añadir una acción de workflow.
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de retardo y selecciona Suceso.
• Para basar el retraso en un evento que ocurre en relación con los registros inscritos en el workflow, como el envío de un formulario o la apertura de un correo electrónico de un contacto: 
• • • Haz clic en el menú desplegable Fuente de datos y selecciona [Objeto] en este workflow.
    • Haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona un evento .
    • Desplázate o escribe para buscar, y luego selecciona una propiedad  por la que filtrar.
    • Selecciona una opción de , y luego establece tus criterios.
    • Una vez que hayas establecido tus criterios, haz clic en Aplicar filtro. Los registros que cumplan los criterios saldrán del retraso. 

• Para basar el retraso en un evento que ocurre en relación con una salida de una acción anterior en el workflow, como hasta que una tarea creada previamente se marca como completada: 
  • Haz clic en el menú desplegable Fuente de datos y selecciona Salida de una acción anterior en este workflow.
  • Si tienes más de una acción, haz clic en Elegir acción y selecciona una acción anterior del workflow. Las acciones que no se puedan utilizar aparecerán atenuadas. 
  • Haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona un evento .
  • Desplázate o escribe para buscar, y luego selecciona una propiedad  por la que filtrar.
  • Selecciona una opción de , y luego establece tus criterios.
  • Una vez que hayas establecido tus criterios, haz clic en Aplicar filtro. Cuando la salida asociada haya cumplido los criterios, el registro inscrito saldrá del retardo. 

• Tras configurar el evento de retardo, establece el tiempo máximo que esperará un contacto hasta ser liberado del retardo:
  • Introduce la cantidad de tiempo en los campos Días, Horas, y Minutos . Si un contacto no cumple con los criterios del evento, será liberado del retraso después de la cantidad de tiempo establecida.
  • Para retrasar el contacto hasta cinco años, selecciona la casilla de verificación Retraso máximo de 5 años .
• Haz clic en Guardar.

Retraso por una cantidad establecida de tiempo

Usa el Retraso por una cantidad de tiempo establecida para pausar los registros por una cantidad específica de días, horas y minutos.

Para añadir un tiempo de retardo determinado:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en el icono + más.
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de retardo y selecciona Establecer cantidad de tiempo.
• Establece la duración del retraso utilizando los campos de los Días, Horas y Minutos. 
• Haz clic en Guardar. 
  
  

Retraso hasta un día u hora

Utiliza el retraso de Días de la semana o Hora del día para pausar tu workflow hasta días concretos de la semana y/o la hora del día. Por ejemplo, si utilizas un workflow para enviar una serie de correos electrónicos promocionales, puedes añadir este tipo de retraso justo antes de la acción de envío del correo electrónico para pausar los contactos retrasados hasta el martes a las 11:00 AM.

Cuando utilices este tipo de retardo, ten en cuenta lo siguiente:

• Al agregar varios días al retraso, los registros saldrán del retraso durante el siguiente día disponible. Por ejemplo, si tu retraso incluye el lunes y el jueves, cualquier contacto que entre al retraso el martes será liberado el jueves.
• Si sólo añades una hora al retraso sin días seleccionados, los registros saldrán del retraso en la siguiente hora seleccionada. Por ejemplo, si el retraso se establece en 2:00 PM y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, saldrán del retraso el martes a las 14.00.
• Si no añades una hora del día al retraso, los registros saldrán del retraso el día seleccionado a la misma hora a la que entraron en él. Por ejemplo, si tu retraso se establece en el miércoles y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, saldrá del retraso el miércoles a las 9.50 PM.

Para añadir este tipo de retardo:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en el icono + más.
• En el panel izquierdo, haz clic en Retraso.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de retraso y selecciona Días de la semana o Hora del día. 
• Para añadir qué días de la semana al retraso, selecciona la casilla junto a los días que quieras añadir. 
• Para añadir una hora del día al retraso, haz clic en el menú desplegable Hora del día y selecciona una hora . 
• Selecciona en qué zona horaria debe basarse el retraso:
  
  • Para basar la hora seleccionada en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot  , selecciona Usar zona horaria del portal.
  • Para basar el tiempo seleccionado en la zona horaria del contacto, selecciona Usar zona horaria del contacto. Si el contacto tiene un valor en la propiedad Zona horaria de dirección IP, HubSpot usará esa zona horaria. Si el contacto no tiene un valor para esa propiedad, se utilizará la zona horaria de la cuenta.
• Haz clic en Guardar.

Ver registros esperando en un retraso

• En el editor de workflow, haz clic en Activa [registros] en esta acción en la acción de retraso. 
  
  
• En el panel izquierdo, visualiza los registros que están esperando en diferido y cuánto tiempo queda. 
  
  

Editar un retraso

Al editar un retraso afectará a cualquier registro que actualmente espera en el retraso.

• Cuando eliminas un retraso, los registros que esperan en el retraso se enviarán inmediatamente a la siguiente acción.
• Al editar un Retraso hasta un día u hora retraso, el retraso se recalculará para que esté en el futuro. Los registros en espera en el retraso continuarán retrasándose hasta ese día u hora futuros. Sin embargo, si editas el retraso para que sea el día actual sin hora específica, los registros retrasados saldrán del retraso inmediatamente.

• Cuando editas un Retraso por un tiempo determinado retraso, los registros que esperan en el retraso se reprogramarán inmediatamente. La programación tendrá en cuenta la cantidad de tiempo que ya ha pasado en el retraso original.
  • Si haces un retraso más largo, los registros retrasados se reprogramarán para completar el resto de la nueva duración del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de una hora a dos horas, los registros que ya esperaron 30 minutos esperarán una hora y 30 minutos adicionales.
  • Si haces un retardo más corto, los registros se reprogramarán a la nueva duración, o saldrán del retardo. Por ejemplo, si ajustas un retraso de dos horas a una hora, un registro que espera 30 minutos esperará 30 minutos adicionales. Un registro que espera una hora y 30 minutos abandonará el retraso inmediatamente.
• Editar el valor de la propiedad o fijar la fecha asociada a un Retraso hasta una fecha retraso afectará al retraso de todos los registros en espera en el retraso:
  
  • Si el valor de la propiedad o la fecha del Calendario  se cambia a una fecha más lejana en el futuro, el retraso se prolongará en consecuencia.
  • Si el valor de la propiedad o la fecha del Calendario  se cambia a una fecha anterior, el retraso se acortará en consecuencia.
  • Si el valor de la propiedad o la fecha del Calendario  se cambia a una fecha pasada, el retraso finalizará y el registro pasará automáticamente a la siguiente acción.