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Workflows

Usar retrasos en tus workflows

Última actualización: octubre 19, 2020

Al crear un workflow, usa retrasos para separar las acciones del workflow, modificar el tiempo de envío de tus correos electrónicos y para crear una experiencia más personalizada para tus prospectos y clientes. 

Hay tres tipos de retrasos:

  • Retraso por una cantidad establecida de tiempo: retrasa los registros inscritos por una cantidad específica de días, horas y minutos. Usa este retraso cuando desees pausar todos los registros inscritos por la misma cantidad de tiempo entre las acciones del workflow.
  • Retraso hasta un día u hora: retrasa registros inscritos hasta un día y/u hora específicos. Usa este retraso cuando deseas ejecutar una acción solo en ciertos días o a ciertas horas. 
  • Retraso hasta que ocurra un evento: retrasa registros inscritos hasta que completen un evento, como un envío de formulario o visita a página web. Usa este retraso cuando desees pausar registros inscritos hasta que se realice una acción específica.

Nota: los tipos de retraso anteriores no están disponibles en los workflows Centrar en una fecha y Centrar en una propiedad de fecha. En cambio, las acciones de retraso se establecen en relación con la propiedad de fecha o fecha central. Más información sobre cómo programar acciones en workflows basados en fechas.

Agregar retrasos a workflows

Retraso por una cantidad establecida de tiempo

Usa el Retraso por una cantidad de tiempo establecida para pausar los registros por una cantidad específica de días, horas y minutos. 

Para agregar este tipo de retraso a tu workflow:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de un workflow.
  • En el editor de workflow, haz clic en el ícono más + para agregar una acción de workflow.
  • En el panel derecho, selecciona Retrasar para una cantidad de tiempo establecida.

    delay-for-a-certain-amount-of-time
  • Establece la duración del retraso utilizando los campos de los Días, Horas y Minutos
  • Haz clic en Guardar

Retraso hasta un día u hora

Usa la acción Retraso hasta un día u hora para pausar tu workflow hasta días específicos de la semana y/u hora del día. 

Por ejemplo, si usas un workflow para enviar una serie de correos electrónicos promocionales, quizá desees que ciertos correos electrónicos solo se envíen los martes. Puedes usar una acción Retraso hasta un día u hora para pausar los contactos retrasados hasta el martes a las 11.00 AM. 

workflow-delay-until-a-day-or-time

Los registros saldrán del retraso según la forma en que sean configurados:

  • Si agregas varios días al retraso, los registros abandonarán el retraso en el día más reciente disponible. Por ejemplo, si tu retraso incluye el lunes y el jueves, cualquier contacto que entre al retraso el martes será liberado el jueves.
  • Si solo agregas una hora al retraso sin días seleccionados, los registros abandonarán el retraso la próxima vez que llegue el momento seleccionado. Por ejemplo, si el retraso se establece en 2:00 PM y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, abandonará el retraso el martes a las 2.00 PM.
  • Si no agregas una hora del día al retraso, los registros saldrán del retraso en el día establecido a la misma hora que entraron. Por ejemplo, si tu retraso se establece en el miércoles y un contacto entra en el retraso el lunes a las 9:50 PM, saldrá del retraso el miércoles a las 9.50 PM.

Para configurar este tipo de retraso:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de un workflow.
  • En el editor de workflow, haz clic en el ícono más + para agregar una acción de workflow.
  • En el panel derecho, selecciona Retraso hasta un día u hora.

    workflow-delay-until-a-day-or-time-panel
  • Para agregar días de la semana al retraso, haz clic en Retraso hasta un día de la semana, luego selecciona los días

    delay-until-day-or-time-select-day-or-time
  • Para agregar una hora del día al retraso, haz clic en Retraso hasta una hora del día y luego selecciona una hora
    • Para basar el tiempo seleccionado en la zona horaria de tu cuenta de HubSpot, selecciona Usar la zona horaria del portal.
    • Para basar el tiempo seleccionado en la zona horaria del contacto, selecciona Usar zona horaria del contacto. Si el contacto tiene un valor en la propiedad Zona horaria de dirección IP, HubSpot usará esa zona horaria. Si el contacto no tiene un valor para esa propiedad, se utilizará la zona horaria de la cuenta.
  • Haz clic en Guardar.

Retrasar hasta que ocurra el evento

Usa la acción Retrasar hasta que ocurra el evento para pausar los registros hasta que ocurra un evento especificado. Por ejemplo, retrasa un contacto hasta que visite una página o complete un formulario.

Para agregar este tipo de retraso a tu workflow:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de un workflow.
  • En el editor de workflow, haz clic en el ícono más + para agregar una acción de workflow.
  • En el panel derecho, selecciona Retrasar hasta que ocurra el evento.

workflow-delay-until-event-happens-action

  • Haz clic en el menú desplegable Evento y selecciona el evento que liberará los registros del retraso. 

    delay-until-event-happens-select
  • Después de configurar el evento de retraso, usa los campos Días, Horas y Minutos para establecer la cantidad máxima de tiempo que espera un contacto hasta que se liberen del retraso. Si un contacto no cumple con los criterios de evento, se liberará desde el retraso después de la cantidad establecida de tiempo. Para retrasar el contacto hasta un año, selecciona la casilla de comprobación Retrasar tanto como sea posible.

    workflow-delay-wait-up-to-setting
  • Haz clic en Guardar.

En este tipo de retraso, si un registro ya tiene el valor de propiedad especificado cuando entra en el retraso, no abandonará inmediatamente el retraso. Los registros abandonarán inmediatamente el retraso solo cuando se cambia el valor de la propiedad mientras el registro está en el retraso.

Por ejemplo, si en retraso se basa en que la propiedad Etapa del negocio sea establecida en Cerrado ganado, los negocios que ya se hayan establecido en Cerrado ganado no cumplirá con los criterios de retraso. Sin embargo, si un negocio está establecido en Cerrado ganado mientras está en el retraso, abandonará inmediatamente el retraso.

Ver registros esperando en un retraso

En los retrasos Retraso por una cantidad establecida de tiempo y Retraso hasta un día u hora, puedes ver los registros que esperan en un retraso, junto con cuánto tiempo restante tienen:
  • En el editor de workflow, haz clic en el recuento de registros en la acción de retraso. 

    time-delay-records-waiting
  • En el panel derecho, ve los registros que esperan en el retraso y cuánto tiempo restante tienen. 

    contacts-in-delay

Editar un retraso

Al editar un retraso afectará a cualquier registro que actualmente espera en el retraso.

  • Cuando eliminas un retraso, los registros que esperan en el retraso se enviarán inmediatamente a la siguiente acción.
  • Cuando cambias la duración de un retraso, los registros que esperan en el retraso, se reprogramarán inmediatamente. La programación tendrá en cuenta la cantidad de tiempo que ya ha pasado en el retraso original.
    • Si haces un retraso más largo, los registros retrasados se reprogramarán para completar el resto de la nueva duración del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de una hora a dos horas, los registros que ya esperaron 30 minutos esperarán una hora y 30 minutos adicionales.
    • Si haces un retraso más corto, los registros serán reprogramados a la nueva longitud o saldrán del retraso. Por ejemplo, si ajustas un retraso de dos horas a una hora, un registro que espera 30 minutos esperará 30 minutos adicionales. Un registro que espera una hora y 30 minutos abandonará el retraso inmediatamente.
  • Cuando edites un Retraso hasta un día u hora
    • Si editas el retraso para estar en el futuro, los registros retrasados esperarán hasta el nuevo día u hora.
    • Si editas el retraso para un día u hora en el pasado, los registros retrasados saldrán del retraso inmediatamente.
    • Si editas el retraso para el día actual sin hora especificada, los registros retrasados abandonarán inmediatamente el retraso.