Utiliser l'intégration de HubSpot avec Slack

L'intégration Slack vous permet d'ajouter des tâches et des tickets à HubSpot à partir de Slack, recevoir des notifications dans Slack lorsque vos notifications de HubSpot se déclenchent ou recevoir un chat entrant dans votre boîte de réception Conversations, et utiliser des commandes barres dans Slack pour interagir avec HubSpot.

Remarque : vous devez être un administrateur Slack pour l'espace de travail que vous souhaitez installer afin de connecter votre espace de travail Slack à HubSpot. Si vous avez déjà intégré Slack à la boîte de réception Conversations, il n'est pas nécessaire de configurer à nouveau l'intégration.

Configurer l'intégration Slack

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Connecter une application.
• Utilisez la barre de recherche pour rechercher l'intégration Slack. Passez le curseur de la souris sur l'intégration et cliquez sur Afficher l'intégration.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Se connecter à Slack.

• Vous serez redirigé vers Slack dans un nouvel onglet de navigateur. Analysez les autorisations demandées, puis cliquez sur Autoriser dans le coin inférieur droit.

• Vous serez redirigé vers HubSpot, et une boîte de dialogue vous indiquera que Slack pour HubSpot a été installé. Vous recevrez également un e-mail de Slack confirmant que vous avez installé l'application HubSpot pour votre espace de travail Slack.

Ajouter une tâche à HubSpot dans Slack

Vous pouvez changer un message Slack en une tâche HubSpot :

• Passez le curseur de la souris sur un message et cliquez sur l'icône Plus d'actions••• , puis sélectionnez Ajouter une tâche.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez un Titre de la tâche, les Détails de la tâche (le message apparaîtra ici par défaut), la Date d'échéance (facultatif), et sélectionnez un Type de tâche et l'utilisateur HubSpot à qui la tâche sera Attribuée. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
• La tâche sera créée automatiquement dans HubSpot et l'application HubSpot publiera un message dans le canal, lequel n'est visible que par vous.

• Pour consulter la tâche dans HubSpot, cliquez sur le nom de la tâche dans le message.
• Dans le message, vous pouvez :
  • Cliquer sur Ajouter une association pour associer un contact, une entreprise ou une transaction à la tâche.
  • Cliquer sur Publier sur le canal ou Publier sur la conversation pour publier le message de tâche sur le canal Slack ou sur la conversation.

Ajouter un ticket à HubSpot dans Slack

Vous pouvez changer un message Slack en un ticket HubSpot :

• Passez le curseur de la souris sur un message et cliquez sur l'icône Plus d'actions ••• , puis sélectionnez Ajouter un ticket.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez un Titre, une Description (le message apparaîtra ici par défaut), sélectionnez le ticket Pipeline et statut et sélectionnez l'utilisateur HubSpot qui sera Propriétaire du ticket. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
• Le ticket sera créé automatiquement dans HubSpot et l'application HubSpot publiera un message dans le canal, lequel n'est visible que par vous.

Dans le message, vous pouvez :

• Cliquer sur Ajouter une association pour associer un contact, une entreprise ou une transaction au ticket.
• Cliquer sur Publier sur le canal ou Publier sur la conversation pour publier le message de ticket sur le canal Slack ou sur la conversation.

Remarque : il est recommandé de créer des tâches et des tickets à partir de messages dans les canaux publics ou les canaux privés auxquels l'application HubSpot a été invitée. Si vous créez une tâche ou un ticket à partir d'un message dans un message direct, un message de groupe ou un canal privé où l'application HubSpot n'a pas été invitée, la tâche ou le ticket sera créé dans HubSpot, mais l'application HubSpot ne publiera pas une notification dans Slack.

Envoyer des notifications Slack via des workflows (Pro et Entreprise uniquement)

Vous pouvez envoyer des notifications aux canaux Slack ou aux utilisateurs via une action dans les workflows basés sur des entreprises, les workflows basés sur des transactions, les workflows basés sur des tickets et les workflows basés sur des devis.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Cliquez sur Créer un workflow.
• Sélectionnez Basé sur des entreprises, Basé sur des transactions, Basé sur des tickets ou Basé sur des devis comme type de workflow, puis cliquez sur Créer un workflow.
• Cliquez sur l'icône d'ajout plus add pour ajouter une action de workflow. Dans le volet droit, sélectionnez Envoyer une notification Slack.
  
  • Cliquez sur le menu déroulant Envoyer la notification à pour sélectionner un utilisateur ou un canal Slack destinataire de la notification.
  • Dans la zone de texte Message, saisissez le message de notification. Des jetons de transaction peuvent être ajoutés ici.
  • Cliquez sur le menu déroulant Propriétés à inclure avec un message pour sélectionner les propriétés de la transaction à inclure dans le message de notification (facultatif).
• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

• Lorsqu'une transaction ou un ticket est inscrit au workflow et exécute l'action, la notification sera envoyée à l'utilisateur ou aux utilisateurs, au canal ou aux canaux Slack sélectionnés.

Gérer les notifications de HubSpot pour Slack

Les notifications de HubSpot suivantes seront déclenchées en tant que messages directs à partir de l'application HubSpot dans Slack :

• Attribuer
• Commenter
• Suivre
• Mentionner
• En retard
• Rappel
• Répondre
• Soumission
• Afficher (c'est-à-dire voir le document)

Remarque : vous recevrez automatiquement vos notifications de HubSpot dans Slack si votre e-mail HubSpot est identique à votre e-mail Slack. Que faire si mon e-mail HubSpot ne correspond pas à mon e-mail Slack ?

Pour désactiver l'envoi de toutes les notifications, d'un type de notifications ou de notifications spécifiques vers Slack :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sur Profil et préférences.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications > Intégrations HubSpot. 
• Cliquez sur le bouton Slack pour activer/désactiver toutes les notifications de HubSpot dans Slack.
• Pour chaque type de notification répertorié ci-dessus, il est possible de décocher la case Slack pour désactiver toutes les notifications pour ce type de notifications.
• Cliquez sur Préférences avancées pour afficher et décocher des cases de notifications spécifiques pour désactiver les différentes notifications.

Pour vérifier si les notifications sont envoyées vers Slack :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
• Cliquez sur Créer une tâche.
• Dans le volet de droite, saisissez un Titre. Dans Rappel d'e-mail, cliquez sur le menu déroulant Date et sélectionnez la date actuelle, puis cliquez sur le menu déroulant Heure et sélectionnez la prochaine heure la plus proche de l'heure actuelle. Cliquez ensuite sur Créer.

• Le moment venu, vous serez informé dans Slack de la tâche par le biais d'un message direct de l'application HubSpot. Cliquez sur Afficher dans HubSpot dans le message pour ouvrir la tâche dans HubSpot.

Si vous êtes un utilisateur Hub Sales Starter ou Pro, vous pouvez également recevoir des notifications concernant les chats en direct entrants depuis l'outil Messages dans un canal Slack dédié, ainsi que le chat avec les visiteurs directement via une conversation Slack. Apprenez-en davantage sur l'intégration de Slack à votre boîte de réception.

Utiliser des commandes barre pour interagir avec HubSpot

Vous pouvez utiliser des commandes barre dans Slack pour :

1. Rechercher et partager un contact HubSpot, une entreprise, une transaction, un article de base de connaissance, un guide conversationnel, une tâche ou un ticket.

• Dans votre canal, cliquez sur la zone de texte de réponse et saisissez :
  • Contact : /hs-search-contact {contact name}
  • Entreprise : /hs-search-company {company name}
  • Transaction :
    • /hs-search-transaction {deal name} recherche toutes les transactions correspondant au terme de recherche
    • /hs-search-ma-transaction {deal name} recherche les transactions attribuées à l'utilisateur correspondant au terme de recherche
  • Article de base de connaissance : /hs-search-kb {article title}
  • Guide conversationnel : /hs-search-playbook {platebook title}
  • Tâche : /hs-search-task {task title}
  • Ticket : /hs-search-ticket {ticket title}
• L'application HubSpot renverra les trois premiers résultats de votre terme de recherche, lesquels incluront des informations de base sur le contact, une entreprise, une transaction, un article de base de connaissance, un guide conversationnel, une tâche ou un ticket. Tous les résultats ne sont visibles que pour votre utilisateur Slack.
• Pour partager un contact, une entreprise, une transaction, un article de base de connaissance, un guide conversationnel, une tâche ou un ticket avec votre canal, cliquez sur Publier [objet] sur le canal.

Remarque : les commandes barre /hs-search ne fonctionnent que dans des canaux publics ou dans des canaux privés auxquels l'application HubSpot a été invitée. Les commandes n'affichent aucune réponse dans les messages directs et les messages de groupe ou sur les canaux privés où l'application HubSpot n'a pas été invitée.

2. Donner le feedback de l'équipe HubSpot sur l'intégration Slack.

• Dans votre canal ou message direct avec l'application HubSpot, cliquez dans la zone de texte de réponse et saisissez /hs-feedback {feedback}, puis appuyez sur la touche Entrée.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre Sentiment, saisissez votre feedback dans la zone de texte Détails (votre texte feedback apparaîtra ici par défaut), et saisissez votre Nom (facultatif) et votre adresse e-mail (facultatif). Une fois cette étape terminée, cliquez sur Envoyer.
• Vous recevrez confirmation de la soumission de votre feedback dans un message via l'application HubSpot, visible uniquement par votre utilisateur Slack.

Que faire si mon e-mail HubSpot ne correspond pas à mon e-mail Slack ?

Si votre e-mail HubSpot ne correspond pas à votre e-mail Slack, vous recevrez un e-mail et une notification dans application pour Mapper votre adresse e-mail HubSpot avec votre compte Slack lorsque HubSpot tentera d'envoyer une notification vers Slack.

• Dans le corps de l'e-mail, cliquez sur Afficher dans HubSpot.

• Vous serez redirigé vers l'onglet de paramètres Intégrations du type de notification spécifique qui n'a pas pu être envoyé vers Slack dans un nouvel onglet de navigateur ou une nouvelle fenêtre. Passez le curseur de la souris sur l'icône d'avertissement warning à côté de Slack dans l'angle supérieur droit, puis cliquez sur Cliquez ici pour mapper les e-mails.

• Dans la boîte de dialogue, saisissez votre adresse e-mail Slack, puis cliquez sur Vérifier dans Slack.

• Un modal s'affiche pour vous informer que vous devez accéder à Slack pour confirmer votre e-mail dans les prochaines 24 heures. Cliquez sur Terminé et accédez à Slack.
• Dans Slack, vous recevrez un message instantané de l'application HubSpot pour confirmer que vous souhaitez mapper votre compte HubSpot à votre compte Slack. Cliquez sur Vérifier pour continuer.

• Ceci vous renverra vers l'onglet des paramètres Intégrations du type de notification dans HubSpot, dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre. Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous informer que les adresses e-mail ont été correctement mappées, et vous recevrez désormais des notifications HubSpot dans Slack. Cliquez sur Terminé pour confirmer.

Pourquoi l'intégration Slack se déconnecte-t-elle de manière inattendue ?

Lorsque l'intégration Slack est désactivée, il est probable que l'application/l'intégration ait été supprimée manuellement par un utilisateur dans Slack. Pour éviter que l'intégration ne se déconnecte, suivez ces étapes :

1. Activer le paramètre Applications approuvées dans Slack. Cela empêche les administrateurs de supprimer l'application HubSpot depuis l'espace de travail Slack.
2. Vérifiez les journaux d'application Slack pour vérifier comment et quand l'application HubSpot a été supprimée.