測試版使用筆記員記錄會議內容並做筆記

在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用 Notetaker，即可自動提供後續步驟、會議筆記、影片錄製檔及文字記錄。Notetaker 可加入任何透過已連結的行事曆、排程頁面、建議時間或 記錄中預訂的會議。

此功能採用自動語言偵測技術，並會根據錄影中偵測到的語言進行轉錄。進一步了解可用的通話轉錄語言。

開始使用前

在開始使用此功能之前，請務必充分了解應事先採取的步驟，以及該功能的限制與使用可能產生的後果。

了解需求

• 您必須連結您的行事曆。
• 您必須開啟「通話錄音」、「文字轉錄」及「分析」功能。
• 您無需安裝任何應用程式。
• 若您使用 Zoom，會議主持人必須開啟本地錄製功能。進一步了解如何在 Zoom 上設定 Notetaker。您帳戶中任何已連結的應用程式設定（例如Zoom）均不適用於此功能。

• 若您使用 Google Meet，請執行以下任一操作：
  • 會議主持人必須已登入其 Google Meet 帳戶，才能將 Notetaker 加入會議。
  • 在 Google Meet 中，請管理使用者會議存取權限，以允許與會者在主持人之前加入會議。
• 若要讓 Notetaker 加入定期會議，您必須啟用 「將定期會議同步至 HubSpot 測試版。

設定「筆記員」

在使用者將筆記員加入會議之前，超級管理員必須先為該帳戶啟用此功能。超級管理員為帳戶設定預設值後，使用者即可調整個人筆記員設定。

請注意：會議開始前 30 分鐘會發送讓記錄員加入會議的指示。因此，若在設定變更後 30 分鐘內開始的會議，任何對使用者設定所做的變更可能不會被納入考量。若您為某位使用者關閉記錄員存取權限，建議您手動將該記錄員從變更後 30 分鐘內即將舉行的任何會議中移除。

設定預設設定

若您是超級管理員，請按照以下步驟為該帳戶設定「筆記員」功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「會議」。
3. 點擊「會議記錄員」分頁。
4. 開啟「會議記錄員」開關。
   • 若希望記錄員自動加入所有符合資格的會議，請勾選「記錄員自動加入」核取方塊。（開啟「記錄員」功能時，此核取方塊預設為勾選狀態。）
   • 若希望使用者手動邀請記錄員加入會議，請取消勾選「記錄員自動加入」核取方塊。
   • 若要授予所有已指派 Sales Hub Professional或Enterprise授權的用戶，請在「選擇會議記錄員存取方式」區段中，選取「自動授予符合資格的用戶會議記錄員存取權限」。
   • 若要授予特定使用者存取權限：
     • 在「選擇記錄者存取方式」區段中，選取「手動授予擁有銷售授權的用戶記錄者存取權限」。接著，在底部點擊「儲存」。
     • 點擊「選取使用者」。
     • 在右側面板中，勾選目標使用者的核取方塊，然後點擊「儲存選項」。
     • 在底部，點擊「儲存」。 
5. 在「偏好設定」區段中，選擇 Notetaker 加入會議時使用的名稱及自我介紹方式。
   • 預設情況下，Notetaker 將以「[您的品牌名稱] 的 Notetaker」身分加入會議。若要使用自訂名稱：
     • 在「Notetaker 名稱」下方，選擇「自訂 Notetaker 名稱」。
     • 在文字欄位中輸入名稱。
     • 在底部點擊「儲存」。
   • 若要讓 Notetaker 在加入會議時使用語音及聊天室公告：
     • 在「公告」下方，選擇「語音及聊天室公告」。
     • 使用「語言」和「語音」下拉式選單，選擇要使用的特定語言和語音。
     • 點擊playerPlayIcon播放按鈕，預覽所選的語言和語音。
     • 在底部，點擊「儲存」。
   • 若要讓 Notetaker 僅在加入會議時使用聊天公告：
     • 在「公告」下，選擇「僅聊天訊息公告」。
     • 在底部，點擊「儲存」。

設定使用者專屬設定

若您是已分配Sales席位的用戶，且已獲授筆記員存取權限，即可調整個人筆記員設定。

若要覆寫帳戶預設設定，以決定筆記員是否自動加入您的會議：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「一般」。
3. 點擊「日曆」標籤頁 。
4. 在「會議記錄員自動加入」下方，勾選或取消勾選「自動邀請記錄員加入您所有即將舉行的會議」核取方塊。
   • 若勾選此核取方塊，記錄員將自動加入您所有符合資格的會議。
   • 若取消勾選此核取方塊，記錄員僅會在您手動邀請時加入您的會議。
5. 在底部，點擊「儲存」。

使用 Notetaker

瞭解 Notetaker 如何加入會議、如何檢視錄影與文字記錄，以及如何將 Notetaker 加入或移出會議。

了解會議資格與筆記員行為

若會議符合以下所有條件，即符合筆記員的資格：

• 該會議已儲存於 HubSpot 中。
• 該會議至少有一位 CRM 聯絡人作為與會者，且該聯絡人的電子郵件地址未使用與 HubSpot 帳戶相同的網域。
• 會議地點設定為 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

當筆記員受邀參加符合資格的會議時（適用於所有視訊會議服務供應商）：

• 記錄者將在預定的會議時間加入會議。
• 系統將透過語音訊息、聊天訊息及彈出視窗通知與會者，記錄員已進入會議並開始錄製。在對話方塊中，請點擊「批准」以繼續使用您的記錄員。
• 若您已設定等候室，視訊會議的主辦人需將筆記記錄者接納進入會議。若主辦人拒絕准入，筆記記錄者將無法加入。若筆記記錄者在等候室停留超過五分鐘仍未獲准進入會議，系統將自動將其移出。
• 筆記員的名稱將為您的公司名稱加上「Notetaker」（例如：「[公司名稱] Notetaker」）。若您的帳戶未設定公司名稱，則會顯示為「[公司網域] Notetaker」。若您的帳戶未設定公司名稱或網域，則會顯示為「Notetaker」。
• 當您結束會議時，記錄員會在 HubSpot 中建立通話物件記錄，並將該通話與對應的會議關聯。建立通話記錄可讓您輕鬆存取會議的錄音、文字記錄及摘要。瞭解如何在會議結束後檢視錄音與文字記錄。
• 若所有參與者皆未結束會議便離開，記錄員將持續留在會議中，直到偵測到 10 分鐘的靜默時間。此時，記錄員將離開會議，並在 HubSpot 中建立通話物件記錄，同時將錄音檔與文字記錄新增至會議記錄中。
• 會議錄音將保存兩年。

瞭解在Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 中使用筆記員時，各供應商對筆記員的具體要求。

在排程會議時手動新增或移除筆記員

在 CRM 記錄上排程會議時，您可以手動覆寫筆記員的邀請狀態。點擊 CRM 記錄上的「排程會議」按鈕並輸入會議詳細資訊後：

1. 在「記錄員」區段中，勾選或取消勾選「邀請記錄員加入會議」核取方塊。
2. 點擊「儲存」。

若您是代表其他使用者預約會議（即您選擇了不同的使用者作為會議主持人），則無法調整記錄者的邀請狀態。相反地，在「記錄者」區段中，您將看到「記錄者將根據主持人的預設設定加入會議」的訊息。

檢視及編輯即將舉行的會議之記錄員狀態

若要從 CRM 記錄中查看記錄員是否已設定為參加即將舉行的會議：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導航至CRM>[物件]（例如：聯絡人、公司或交易）。
2. 點擊記錄名稱。
3. 在「活動時間軸」中，點擊會議名稱以展開會議活動。
4. 如果記錄員已設定為加入會議，會議活動頂部會出現一個帶有記錄員姓名的綠色圓點。如果記錄員未設定為加入會議，會議活動頂部將不會出現任何視覺指示。

若要變更記錄員是否已設定為參加會議：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導航至CRM>[物件]（例如：聯絡人、公司或交易）。
2. 點擊記錄名稱。
3. 在「活動時間軸」中，點擊會議名稱以展開會議活動。
4. 在活動記錄的右上角，點擊「動作」>「編輯」。
5. 勾選或取消勾選[公司名稱] 會議記錄員核取方塊。
6. 點擊「儲存」。

若您是會議主持人，請從會議詳細資訊頁面邀請記錄員加入即將舉行的會議：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「銷售」 > 「銷售工作區」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「銷售」 > 「銷售工作區」。 接著點選「排程」標籤頁。
2. 在左側，點擊「即將舉行的會議」。
3. 點擊會議名稱。
4. 在右上角，開啟「邀請會議記錄員」開關。關閉開關即可取消邀請記錄員。

在 Google Meet 中記錄會議筆記

若要在 Google Meet 會議中使用筆記員功能，您無需安裝 Google Meet 應用程式。但您需要連結您的行事曆，並遵循一般設定說明。

完成筆記員設定後，當筆記員排定加入 Google Meet 會議時，您應會看到以下情況：

• 記錄員將在預定的會議時間加入。
• 記錄員一加入會議，即會自動獲得錄音權限。幾秒鐘後，系統將播放語音訊息，告知通話正在錄製，並發送聊天訊息通知與會者正在錄製。
• 該聊天訊息僅會在記錄員開始錄製時發送一次，但訊息會被釘選在聊天視窗中，以便稍後加入的參與者也能看到該訊息。
• 若您不希望記錄員自動加入 Google Meet 會議，可選擇在 Google Meet 中設定等候室。若您已在 Google Meet 中設定等候室，當 Google Meet 會議的主辦人加入時，系統會立即顯示訊息，告知主辦人記錄員正在等待加入通話。 主持人必須點擊正在申請加入的筆記員參與者旁邊的「准入」按鈕。允許筆記員加入會議將自動授予其錄製權限，並會觸發上述所述的音訊及聊天訊息。
• 若主持人希望停止已加入並獲准錄製的會議錄製，可點擊該記錄員的參與者方塊並選擇「移除」，將其踢出會議。主持人亦可透過點擊參與者清單中的該記錄員，並選擇「移除」來將其移出會議。

在 Microsoft Teams 中記錄會議筆記

若要在 Microsoft Teams 會議中使用筆記記錄工具，您無需安裝 Microsoft Teams 應用程式。但您仍需連結您的行事曆，並遵循一般設定指示。

完成筆記助手設定後，當筆記助手排定加入 Microsoft Teams 會議時，您應預期會發生以下情況：

• 記錄員將於預定會議時間加入會議。
• 記錄員一加入會議，即會自動獲得錄製權限。數秒後，系統將播放語音訊息告知通話正在錄製，並發送聊天訊息通知與會者正在錄製中。
• 該聊天訊息僅會在記錄員開始錄製時發送一次。除非您選擇手動將該訊息釘選在聊天視窗中，否則在訊息發送後才加入會議的參與者將無法看到該訊息。
• 若您不希望記錄員自動加入 Teams 會議，可選擇在 Microsoft Teams 中設定等候室。若您已在 Teams 中設定等候室，當 Teams 會議的主辦人加入時，系統會立即顯示訊息，告知主辦人記錄員正在等待加入通話。 主持人必須點擊正在申請加入的筆記員參與者旁邊的「准入」。允許筆記員加入會議將自動授予其錄製權限，並會觸發上述所述的音訊及聊天訊息。
• 若主持人希望停止已加入且獲准錄製的會議錄製，可點擊該記錄員的參與者磁貼並選擇「移除」，將其踢出會議。主持人亦可透過點擊參與者清單中的該記錄員，並選擇「移除」來將其移出。

在 Zoom 中記錄會議筆記

若要在 Zoom 會議中使用筆記員，您無需安裝 Zoom 應用程式。但您仍需連結您的行事曆，並遵循一般設定說明。

此外，會議主持人必須在其 Zoom 帳戶中開啟以下設定：「錄製至電腦檔案」、「內部會議參與者」及「外部會議參與者」。

完成筆記員設定後，當筆記員排定加入 Zoom 會議時，您應預期會發生以下情況：

• 記錄員將於預定會議時間加入會議。
• Zoom 主持人一加入會議，便會收到一個彈出訊息，詢問是否允許記錄員進行錄製。主持人必須點擊此訊息的「批准」。若點擊「拒絕」，記錄員將無法進行錄製。錄製一經批准，系統將播放語音提示，告知通話正在錄製中。
• 每位加入會議的參與者都會收到來自記錄員的聊天訊息，告知他們記錄員正在錄製，並請他們告知主持人若不希望被錄製。
• 若您不希望記錄員自動加入 Zoom 會議，可選擇在 Zoom 中設定等候室。若您已在 Zoom 中設定等候室，當 Zoom 會議的主辦人加入會議時，系統會立即顯示訊息，告知主辦人記錄員正在等待加入通話。 主持人必須點擊正在申請加入的筆記員參與者旁邊的「准入」按鈕。允許筆記員加入會議將自動授予其錄製權限，並會觸發上述所述的音訊及聊天訊息提示。
• 若主持人希望停止已加入並獲准錄製的會議錄製，可點擊該記錄員的參與者方塊並選擇「移除」，將其踢出會議。主持人亦可透過點擊參與者清單中的該記錄員，並選擇「移除」來將其移出。