使用 Notetaker 在會議中進行錄音和做筆記

在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用 Notetaker，即可錄製並轉錄會議內容、生成會議筆記，並提出後續行動建議。Notetaker 能加入透過已連結的行事曆、排程頁面或 建議時段所預約的會議，以及直接在CRM 記錄中建立的會議。

Notetaker 會自動偵測並將錄音中的支援語言轉錄成文字。進一步了解可用的通話與會議轉錄語言。

請注意：自 2026 年 8 月 31 日起，使用 Notetaker 錄製或從視訊會議整合功能同步的會議，將僅產生會議記錄。

開始使用前

在開始使用此功能之前，請務必充分了解應事先採取的步驟。

請注意：「Notetaker」並非受《敏感資料》規範涵蓋的服務，且無法支援受保護健康資訊（PHI）。若您有處理 PHI 的需求，請選擇啟用 Notetaker Bot for HIPAA 測試版。

了解需求

• 您必須連結您的行事曆。
• 您必須開啟「通話錄音」、「轉錄」及「分析」功能。
• 若您使用 Zoom，會議主持人必須開啟本地錄製功能。進一步了解如何在 Zoom 上設定 Notetaker。
• 若您使用 Google Meet，請執行以下任一操作：
  • 會議主持人必須已登入其 Google Meet 帳戶，才能允許「Notetaker」加入會議。
  • 在 Google Meet 中，管理使用者的會議存取權限，以允許與會者在主持人之前加入會議。

了解限制與注意事項

• 每位 HubSpot 使用者每天最多可邀請 Notetaker 機器人加入 40 場會議。
• 若要讓 Notetaker 加入定期會議，您必須啟用 「將重複會議同步至 HubSpot」 測試版。

設定 Notetaker

在使用者將「筆記助手」加入會議之前，超級管理員必須先為該帳戶啟用此功能。超級管理員為帳戶配置預設設定後，使用者即可調整其個人「筆記助手」設定。

請注意：Notetaker 加入會議的指示將於會議開始前 30 分鐘發送。因此，若在設定變更後 30 分鐘內開始的會議，任何對使用者設定所做的變更可能不會被納入考量。若您為某位使用者關閉 Notetaker 存取權限，建議您手動將 Notetaker 從該變更後 30 分鐘內舉行的任何會議中移除。

設定預設值

若您是超級管理員，請按照以下步驟為該帳戶設定「Notetaker」：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，點選「Notetaker」。
3. 在「一般設定」下：
   • 開啟「對話錄音」開關。
   • 開啟「轉錄與分析」開關。
   • 開啟「會議」開關。
4. 若要設定「Notetaker」機器人的預設選項，請點選「會議」下的HubSpot「Notetaker」機器人設定。系統將在新分頁中開啟「Notetaker」機器人的設定頁面。
   • 若希望「Notetaker」自動加入所有符合資格的會議，請勾選「Notetaker 自動加入」核取方塊。（開啟「Notetaker」時，此核取方塊預設為勾選狀態。）
   • 若希望使用者手動邀請「筆記員」加入會議，請取消勾選「筆記員自動加入」核取方塊。
   • 若要授予所有已指派 銷售 或 服務 席位的用戶，請在「Notetaker 存取權限」下選取「自動授予符合資格的用戶 Notetaker 存取權限」。
   • 若要授予特定使用者存取權限：
     • 在「選擇筆記記錄者存取方式」區段中，選取「手動授予擁有銷售或服務席位的用戶筆記記錄者存取權限」。
     • 點擊「選取使用者」。
     • 在右側面板中，勾選使用者旁邊的核取方塊，然後按一下「儲存選項」。
     • 在頁面底部，點擊「儲存」。 
   • 預設情況下，Notetaker 將以「[您的品牌名稱] 的 Notetaker」身分加入會議。若要使用自訂名稱：
     • 在「Notetaker 名稱」下方，選擇「自訂 Notetaker 名稱」。
     • 在文字欄位中輸入名稱。
     • 在頁面底部，點擊「儲存」。
   • 若要讓 Notetaker 在加入會議時使用語音及聊天室公告：
     • 在「公告」下方，選擇「語音及聊天室公告」。
     • 點擊「語言」和「語音」下拉式選單，然後選擇要使用的特定語言和 語音。
     • 點擊playerPlayIcon播放按鈕，預覽所選的語言和語音。
     • 在頁面底部，點擊「儲存」。
   • 若要讓 Notetaker 僅在加入會議時使用聊天公告：
     • 在「公告」下方，選擇「僅聊天訊息公告」。
     • 在底部，點擊「儲存」。
   • 若要設定 Notetaker 在會議開始前加入的時間：
     • 點擊「會議開始前加入」下拉式選單，並選擇時間。
     • 在頁面底部，點擊「儲存」。
   • 若要要求「Notetaker」在錄製對話前必須取得明確同意：
     • 在「明確同意」下方，將「要求明確同意」開關切換至開啟狀態。
     • 啟用此設定後，系統將在會議開始前透過電子郵件徵求同意。
     • 若任何會議參與者未同意，或未回覆電子郵件，則會議將不會被錄製。

進一步了解各種錄製與轉錄方法，以及如何配置相關設定。

設定使用者專屬設定

若您是已分配「銷售」或「 服務」席位的用戶，且已獲准使用 Notetaker 機器人，即可調整您的個人 Notetaker 設定。

若要覆寫帳戶預設設定，以決定 Notetaker 是否自動加入您的會議：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「一般設定」。
3. 點選「行事曆」分頁。
4. 在「筆記員設定」下，勾選或取消勾選「筆記員自動加入」核取方塊。
   • 若勾選此核取方塊，Notetaker 將自動加入您所有符合資格的會議。
   • 若未勾選此核取方塊，Notetaker 僅會在您手動邀請時加入您的會議。
5. 在頁面底部，點擊「儲存」。

設定智慧資料擷取設定

HubSpot 可利用對話的文字記錄，針對與該對話相關的商機、通話及會議，建議 CRM 資料更新。超級管理員可設定哪些屬性符合此類 CRM 屬性更新建議的資格。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。 接著，在左側邊欄的「資料管理」下，點擊「資料擷取」。
2. 勾選「使用智慧型資料擷取」核取方塊。
3. 若要新增或移除符合資格的屬性，請使用下拉式選單選擇所需的物件類型。

4. 若要新增屬性，請點擊右上角的「新增 [物件] 屬性」下拉式選單，然後選取該屬性。
5. 針對每個屬性，請選擇智慧資料擷取的建議是自動核准，還是需要人工審核。
   • 若要自動批准某個屬性的建議，請勾選該屬性旁邊的「自動」核取方塊。
   • 若要要求對某個屬性的建議進行手動審查，請清除該屬性旁邊的「自動」核取方塊。
   • 預設情況下，「通話結果」和「會議結果」屬性的核取方塊已勾選。若要要求這些屬性需經手動核准，請取消勾選「自動」核取方塊。

6. 若要移除某個屬性，請點擊該屬性名稱右側的「移除」。
7. 完成變更後，請點擊底部的「儲存」。

了解會議資格與「Notetaker」的運作方式

若會議符合以下所有條件，即符合「Notetaker」的使用資格：

• 該會議已儲存於 HubSpot 中。
• 該會議至少有一位 CRM 聯絡人作為與會者，且該聯絡人的電子郵件地址所使用的網域與 HubSpot 帳戶不同。
• 會議地點設定為 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

當「Notetaker」受邀參加符合資格的會議時（適用於所有視訊會議服務供應商）：

• Notetaker 將在預定的會議時間加入會議。
• 系統將透過語音訊息、聊天訊息及彈出視窗，通知與會者「Notetaker」已進入會議並開始錄製。在對話方塊中，請點擊「批准」以繼續使用 Notetaker。
• 若您已設定等候室，視訊會議的主辦人需批准 Notetaker 進入會議。若主辦人拒絕准入，Notetaker 將不會加入會議。若 Notetaker 在等候室等待超過五分鐘仍未獲准進入會議，它將自動離開。
• 若所有與會者皆在未結束會議的情況下退出，Notetaker 也將於三秒後離開會議。
• Notetaker 最多可錄製三小時的會議。若會議持續超過三小時，Notetaker 將自動離開會議。在 Notetaker 離開前所擷取的錄影、文字記錄及分析洞察，仍可在 HubSpot 中查閱。
• 錄音檔將保存兩年。

進一步了解各服務供應商針對 Notetaker 的具體要求。

使用 Notetaker

瞭解如何管理「筆記員」在個別會議中的出席狀況，以及當「筆記員」參加會議時會發生什麼情況。

在安排會議時手動新增或移除「記錄員」

在 CRM 記錄上排程會議時，您可以手動覆寫「記錄員」的邀請狀態。在 CRM 記錄上點擊「排程會議」按鈕並輸入會議詳細資訊後：

1. 在「Notetaker」區段中，勾選或取消勾選「邀請 Notetaker 參加會議」核取方塊。
2. 點擊「儲存」。

若您是代表其他使用者預約會議（即您選擇了不同的使用者作為會議主持人），則無法調整「筆記員」的邀請狀態。此時，「筆記員」區段中將顯示一則訊息，說明「筆記員」將根據主持人的預設設定加入會議。

檢視及編輯現有會議的 Notetaker 狀態

若要從 CRM 記錄中檢查「記錄員」是否已設定為參加即將舉行的會議：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導航至CRM>[物件]（例如：聯絡人、公司等）。
2. 點擊該記錄的名稱。
3. 在「活動時間軸」中，點擊會議名稱以展開會議活動。
4. 如果已設定讓「Notetaker」加入會議，會議活動頂端會出現一個綠色圓點，並顯示「Notetaker」機器人的名稱。如果未設定讓「Notetaker」加入會議，會議活動頂端將不會出現任何視覺指標。

若要變更「筆記員」是否已設定為參加會議：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導航至CRM>[物件]（例如：聯絡人、公司等）。
2. 點擊該記錄的名稱。
3. 在「活動時間軸」中，點擊會議名稱以展開該會議活動。
4. 在活動記錄的右上角，點擊「動作」，然後選擇「編輯」。
5. 勾選或取消勾選「邀請記錄員參加會議」核取方塊。
6. 點擊「儲存」。

若您是會議主持人，請從會議詳細資訊頁面邀請筆記員加入即將舉行的會議：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，點選「銷售」>「行事曆」。
2. 在左側，點擊「即將舉行的會議」。
3. 點擊會議名稱。
4. 在右上角，將「邀請記錄者」開關切換至開啟狀態。若要取消邀請記錄者，請將開關切換至關閉狀態。

在會議期間控制「記錄員」

設定「記錄員」功能後，當其排定加入會議時，您應預期會發生以下情況：

• 針對 Google Meet 和 Microsoft Teams 會議：
  • 記錄員一加入會議，便會自動獲得錄製權限。
  • 數秒後，系統將播放語音訊息，告知會議正在錄製，並發送聊天訊息通知與會者正在錄製中。
  • 該聊天訊息僅會在「筆記員」開始錄製時發送一次。除非您選擇手動將該訊息釘選在聊天視窗中，否則在訊息發送後才加入會議的參與者將無法看到該訊息。
• 針對 Zoom 會議：
  • Zoom 主持人一加入會議，便會收到一個彈出訊息，要求授予 Notetaker 錄製權限。
  • 主持人必須點擊此訊息的「批准」，Notetaker 才能開始錄製會議。
  • 錄製獲准後，系統將播放語音提示，說明會議正在錄製中。
  • 每位加入會議的參與者都會收到來自 Notetaker 的聊天訊息，告知他們 Notetaker 正在錄製會議，並請他們若不希望被錄製，請告知主持人。
• 若您不希望 Notetaker 自動加入會議，可選擇設定等候室。
  • 如果您已設定等候室，一旦會議主持人加入，他們就會看到一則訊息，告知 Notetaker 正在等待加入會議。
  • 主持人必須點擊正在申請加入的 Notetaker 參與者旁邊的「准入」按鈕。
  • 允許 Notetaker 加入會議後，系統將自動授予其錄製權限，並會如上所述提示音訊和聊天訊息。
• 若主持人希望停止已加入且獲准錄製的會議錄製，可點擊「Notetaker」的參與者磁磚並選擇「移除」，將其從會議中移除。主持人亦可點擊參與者清單中的「Notetaker」，並選擇「移除」來將其移除。

檢視對話內容並採取後續行動

通話或會議結束後，Notetaker 會分析對話記錄及相關交易資訊，以：

• 生成對話摘要。
• 針對交易、通話和會議建議 CRM 更新。
• 提出高價值的後續行動建議。
• 草擬後續電子郵件。

通話或會議結束後不久，系統便會提供摘要及後續步驟建議。您可在通話或會議記錄中查看摘要與後續事項，或透過系統在後續步驟可供檢視時發送的自動通知獲取相關資訊。

預設情況下，對話摘要和建議的待辦事項會以帳戶語言顯示。若要將此內容翻譯成其他語言：

1. 導航至通話或會議記錄。
2. 在「檢視」索引標籤中，點擊右上角的語言選擇器下拉式選單，並選擇一種語言。

前往通話或會議記錄

若要直接前往通話或會議記錄：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，請前往CRM>通話，或CRM>會議。
2. 在索引頁面上，點擊通話或會議名稱。

若要從相關的 CRM 記錄（例如：曾參與會議的聯絡人）導航至通話或會議記錄：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導航至CRM>[物件類型]（例如：聯絡人、商機等）。
2. 在頁面上方，點擊「活動」。
3. 在通話或會議活動頁面上，點擊「檢視錄音並進行後續追蹤」。

檢視對話摘要

當 Notetaker 完成錄音處理後，會生成該通話或會議的摘要。摘要包含關鍵討論要點、討論主題、所做的決策以及後續步驟。

1. 導航至該通話或會議記錄。接著，捲動至左下方的「摘要與備註」區段。
2. 若要為摘要選擇特定範本，請點擊「自動」下拉式選單，然後選擇「支援專員」或「業務代表」。
   • 客服代表：摘要重點在於案件解決，提供當前問題的洞察、根本原因／診斷、已採取的行動、結果以及客戶情緒。
   • 業務代表：摘要重點在於交易／潛在客戶洞察，提供銷售目標與討論要點的概覽、輔導建議，以及客戶異議／顧慮。

3. 若要編輯摘要，請點擊摘要內的任意位置並輸入文字。編輯內容會自動儲存。
4. 若要複製摘要內容，請點擊右上角的「全部複製」。
5. 若要新增內部備註，請點擊頂部的「備註」，然後輸入文字。編輯內容會自動儲存。
6. 若要向 Breeze Assistant 查詢更多關於該對話的資訊：
   • 請點擊底部的「問我任何問題...」文字方塊。
   • 輸入文字（例如：「客戶有提到預算嗎？」），然後按下鍵盤上的Enter鍵。
   • 請在 Breeze Assistant 聊天視窗中繼續對話。

檢視 CRM 屬性更新建議

當通話或會議符合以下所有條件時，會顯示 CRM 屬性更新建議（不適用於使用Mobile Notetaker 錄製的錄音）：

• 此錄音並非語音信箱。
• 錄音長度至少為 60 秒。
• 錄音中至少有兩位發言者。

若要檢視並套用通話或會議記錄的 CRM 屬性更新建議：

1. 導航至通話或會議記錄。
2. 在「後續處理」區段中，針對「更新 CRM 屬性」下的每項建議：
   • 將游標懸停於「來源」上，即可查看對話紀錄中觸發此建議更新的具體時刻。
   • 若要接受建議，請點擊 核准圖示。
   • 若要拒絕建議，請點擊 拒絕圖示。
   • 若要在批准前編輯屬性的值，請點擊屬性名稱下方的欄位，並輸入所需的值。

您亦可從相關的交易記錄中，批量檢視並套用 CRM 屬性更新建議。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「交易」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「交易」。
2. 若要檢視您所有交易中的當前推薦項目：
   • 在交易索引頁面上，點擊右上角的 三個垂直點圖示。
   • 接著，點擊「檢視 [X] 項資料建議」。
3. 若要檢視特定交易記錄的所有建議：
   • 在交易索引頁面上，點擊交易名稱。
   • 在左上方的記錄突出顯示卡中，點擊位於 [X] 已發現的資料變更訊息旁邊的「檢視」。
4. 在「檢視擷取的資料」頁面上：
   • 將游標懸停在建議值旁的「來源」上，即可查看對話記錄中觸發此建議更新的具體時刻。
   • 若要核准建議的屬性更新，請點擊 核准圖示。
   • 若要拒絕建議的屬性更新，請點擊 拒絕圖示。
   • 若要在批准前編輯建議值，請點擊建議值旁邊的 編輯圖示，並依需求編輯該值。
   • 若要核准特定交易的所有建議屬性更新，請點擊右上角的「全數核准」。

檢視待辦事項

對話結束後，Notetaker 會建議潛在的待辦事項，以協助您進行後續追蹤。這些建議的待辦事項可轉換為 HubSpot 任務。當通話或會議的持續時間至少為 30 秒時，待辦事項便會顯示（Mobile Notetaker 錄製的檔案除外，其持續時間不限）。

1. 導航至通話或會議記錄。
2. 在「後續行動」區段中，建議會顯示於「檢視待辦事項」下方。
3. 將游標懸停在待辦事項旁的「來源」上，即可查看對話紀錄中觸發該建議的具體時刻。
4. 若要針對某項行動項目建立任務，請將游標懸停在該項目上，然後點擊「建立任務」。接著，請在右側邊欄中依需求編輯該任務。
5. 若要複製待辦事項的文字，請將游標懸停在該事項上，並點擊 複製圖示。
6. 若要拒絕建議的待辦事項，請將游標懸停在該項目上，並點擊 移除圖示。
7. 若要針對多個建議的待辦事項建立單一任務：
   • 點擊底部的「儲存為單一任務」。
   • 在對話方塊中，勾選您要納入該任務的待辦事項旁的核取方塊。
   • 點擊「儲存」。

發送後續電子郵件

您可從通話或會議記錄中生成後續追蹤電子郵件。

1. 導航至通話或會議記錄。
2. 在右上角，點擊「產生後續電子郵件」。
3. 在電子郵件編輯器的彈出視窗中，檢視生成的電子郵件，並對以下項目進行必要的修改：
   • 收件者
   • 副本（CC）和密件副本（BCC）地址
   • 主旨
   • 郵件正文內容
4. 點擊電子郵件正文底部的「插入」，即可將生成的電子郵件內容插入至撰寫視窗中。
5. 若需修改，可點擊「重新提示」按鈕，輸入文字，然後點擊「重新產生」以進行變更並重新產生電子郵件。

6. 若要將電子郵件與其他記錄關聯：
   • 在電子郵件編輯器底部，點擊「與 [X] 筆記錄關聯」的下拉式選單。
   • 勾選其他記錄旁邊的核取方塊。
7. 檢視並視需要調整內容後，點擊breezeSingleStar「發送」以寄出電子郵件。

接收建議通知

當使用 Notetaker 記錄對話後，HubSpot 會自動向活動負責人發送以下通知：

若要檢視這些通知中的建議：

• 在通知電子郵件中，點擊「檢視錄影與後續步驟」。
• 從應用程式內通知：
  • 在您的帳戶右上角，點擊通知圖示。
  • 在通知清單中，點擊該通知。
  • 在彈出視窗中，點擊「檢視後續步驟」。

後續步驟

透過 HubSpot Academy 的建議，了解如何充分發揮通話後流程的效益。