使用會議記錄器記錄會議內容並做筆記

擁有指定Sales Hub Professional 或Enterprise 席位的使用者可以在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用銷售會議記錄器。它會自動加入會議，並提供下一個步驟、會議記錄、視訊錄影和謄本。 銷售會議記錄器可加入任何從已連接的行事曆、排程頁面、建議時間或記錄中預約的會議。如果您是超級管理員，請瞭解如何選擇您的帳戶加入測試版。

開始使用前

若要使用銷售會議記事本：

• 您必須連接行事曆。
• 您必須開啟通話錄音。
• 您必須開啟「會談智慧」。
• 您不需要安裝任何應用程式。

如果您使用 Zoom，請瞭解更多關於使用Zoom設定您的會議記錄器 (文章密碼：Meetings_208916)。您帳戶中的任何連線應用程式設定 (例如Zoom) 將不適用於此功能的使用。

設定 HubSpot 會議記錄器

在使用者可以在會議中加入記事員之前，超級管理員必須為帳戶開啟該功能。在超級管理員設定帳戶的預設設定後，使用者可以調整個人的記者設定。

請注意：記者加入會議的指示會在會議開始前 30 分鐘傳送。因此，對使用者設定所做的任何變更，可能不會在設定變更後的 30 分鐘內開始的會議中被考量。如果您關閉使用者的記者存取權，建議您在變更後的 30 分鐘內，手動將記者從任何會議中移除。

設定預設設定

若您是超級管理員，要為帳戶設定銷售會議記錄員：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至「會議」。
3. 按一下會議記錄器索引標籤。
4. 切換開啟「銷售會議記錄器」開關。
   • 如果您希望記者自動加入所有符合條件的會議，請選取邀請記者參加所有即將舉行的會議核取方塊。(當您開啟銷售會議記錄器時，預設會選取此核取方塊）。
   • 如果您希望使用者手動邀請記者參加會議，請清除「邀請記者參加所有即將舉行的會議」核取方塊。
5. 在「會議記錄員存取權限」部分，選擇哪些使用者可以存取會議記錄員。
   • 若要讓所有擁有指定Sales Hub 專業版或企業版席位的使用者都能存取錄音機，請在Choose notetaker access (選擇錄音機存取權) 部分下，選擇Automatically grant eligible users notetaker access (自動授予符合資格的使用者錄音機存取權)。
   • 若要允許特定使用者存取記事本：
     • 在Choose notetaker access部分下，選擇Manually grant users with sales seats notetaker access。然後在底部按一下儲存。
     • 按一下「選取使用者」。
     • 在右側面板中，選擇使用者的核取方塊，然後按一下儲存選擇。
     • 在底部，按一下儲存。

設定使用者特定設定

如果您是擁有 指派的Sales Hub Professional 或Enterprise 席位的使用者，且您已獲准存取記事員，則可調整您個別的記事員設定。

若要覆寫帳戶預設設定，以決定記者是否自動加入您的會議：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽至「一般」。
3. 按一下行事曆 索引標籤。
4. 在Sales Meeting Notetaker Join Settings（銷售會議記錄員加入設定）下，選取或清除Invite notetaker to your upcoming meetings automatically（自動邀請記錄員參加即將舉行的會議）核取方塊。
   • 如果選取核取方塊，記事員會自動加入所有符合條件的會議。
   • 如果清除核取方塊，記事員只會在您手動邀請時加入您的會議。
5. 在底部按一下儲存。

使用銷售會議記錄員

瞭解記者如何加入會議、如何檢視錄音及謄本，以及如何新增或移除會議記者。

瞭解會議資格和記者行為

如果會議符合下列所有條件，即符合會議記錄員的資格：

• 會議儲存於 HubSpot。
• 會議中至少有一位 CRM 聯絡人為出席者，且該聯絡人的電子郵件地址與 HubSpot 帳戶使用的網域不同。
• 會議的地點設定為 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

當記錄員已受邀參加符合資格的會議：

• 記者會在預定時間前兩分鐘加入。
• 音訊訊息、聊天訊息和彈出視窗都會宣佈記者已加入會議並進行錄製。在對話方塊中，按一下「批准」繼續使用您的記錄員。
• 如果您有設定等候室，視訊會議的主持人需要接受記者進入會議。如果主持人拒絕接納，記者將無法加入。如果記者坐在等候室超過 10 分鐘而未被接納加入會議，它就會離開。
• 記錄員的名稱將會是您公司的名稱，後接「記錄員」（例如：「[公司] 記錄員」）。如果您沒有為帳戶設定公司名稱，則會命名為「[公司網域] Notetaker」。如果您沒有為帳戶設定公司名稱或網域，則會命名為「Notetaker」。
• 當您結束會議時，記者會在 HubSpot 中建立通話對象記錄，並將該通話與相應的會議相關聯。建立通話記錄可讓您輕鬆存取會議的錄音、謄本和摘要。瞭解如何在會議結束後檢視您的錄音和謄本。
• 如果所有與會者未結束會議即離開，記者會繼續留在會議中，直到偵測到 10 分鐘的靜默。此時，記者將離開會議，並在 HubSpot 中建立通話物件記錄，並將錄音和謄本新增至會議記錄。

排定會議時手動新增或移除記者

在 CRM 記錄上排定會議時，您可以手動覆寫通知者的邀請狀態。按一下 CRM 記錄上的排程會議按鈕，並輸入會議詳細資訊後：

1. 在「銷售會議記者」部分下，選擇或清除「邀請記者參加會議」核取方塊。
2. 按一下儲存。

如果您代表其他使用者預約會議（即您選擇不同的使用者作為會議主持人），則無法調整記者邀請。取而代之的是，在「銷售會議記者」一節中，您會看到「記者將根據主持人的預設設定加入」訊息。

檢視和編輯即將舉行會議的通知人狀態

若要從 CRM 記錄查看銷售會議記錄員是否設定為加入即將舉行的會議：

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到CRM>[物件]（例如，聯絡人、公司或交易）。
2. 按一下記錄的名稱。
3. 在活動時間軸中，按一下會議名稱以展開會議活動。
4. 如果記者已設定加入會議，會議活動的頂端會有一個記者姓名的綠點。如果沒有設定記錄員加入會議，會議活動的頂端就不會出現視覺指示。

若要變更記者是否設定為加入會議，請

1. 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到CRM>[物件]（例如，聯絡人、公司或交易）。
2. 按一下記錄的名稱。
3. 在活動 時間軸中，按一下會議名稱以展開會議活動。
4. 在活動記錄的右上方，按一下 [動作] > [編輯]。
5. 選取或清除[公司名稱] 記者核取方塊。
6. 按一下儲存。

若要從會議詳細資訊頁面邀請記者加入即將舉行的會議，如果您是該會議的主持人：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「銷售工作區」。。然後按一下排程索引標籤。
2. 在左側按一下「即將舉行的會議」。
3. 按一下會議名稱。
4. 在右上方，切換開啟「邀請銷售會議記者」開關。關閉開關可取消邀請記者。