擁有指定Sales HubProfessional 或Enterprise席位的使用者可以在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用銷售會議記錄器。它會自動加入會議，並提供下一個步驟、會議記錄、視訊錄影和謄本。銷售會議記錄器可加入從連線行事曆、排程頁面、建議時間或記錄中預約的任何會議。
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開始使用之前
在您開始使用此功能之前，請務必事先完全瞭解應採取的步驟，以及此功能的限制和使用此功能的潛在後果。
瞭解需求
瞭解限制與注意事項
會議謄本依賴於會議軟體提供商的字幕設定。若要取得可靠的文字謄本，您應該
請注意：Google Meet 目前僅支援英文謄本。檢閱與Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 一起使用會議記錄器的其他特定提供商注意事項。
必要的披露：
- 與通話錄音、會議記者和轉錄相關的法律和法規相當複雜。您有責任在通話和會議記錄的情況下，決定和建立處理個人資料的適當法律基礎。
- 銷售會議記錄器由次處理商 Hyperdoc Inc. 支援，該次處理商在美國 (北維吉尼亞州)、歐盟 (法蘭克福) 及亞洲 (東京) 的 AWS 基礎架構上託管資料。
設定銷售會議記錄器
使用者在會議中加入記者之前，超級管理員必須開啟帳戶的功能。超級管理員設定帳戶的預設設定後，使用者就可以調整個人的記事員設定。
請注意：記者加入會議的指示會在會議開始前 30 分鐘傳送。因此，對使用者設定所做的任何變更，可能不會在設定變更後的 30 分鐘內開始的會議中被考量。如果您關閉使用者的記者存取權，建議您在變更後的 30 分鐘內，手動將記者從任何會議中移除。
設定預設設定
若您是超級管理員，則可為帳戶設定銷售會議記錄員：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
- 在左側功能表中，導覽至「會議」。
- 按一下會議記錄器索引標籤。
- 開啟「銷售會議記錄器」開關。
- 如果您希望記者自動加入所有符合條件的會議，請選取邀請記者參加所有即將舉行的會議核取方塊。(當您開啟銷售會議記錄器時，預設會選取此核取方塊）。
- 如果您希望使用者手動邀請記者參加會議，請清除「邀請記者參加所有即將舉行的會議」核取方塊。
- 在「會議記錄員存取權限」部分，選擇哪些使用者可以存取會議記錄員。
- 若要讓所有擁有指定Sales Hub 專業版或企業版席位的使用者都能存取錄音機，請在Choose notetaker access (選擇錄音機存取權) 部分下，選擇Automatically grant eligible users notetaker access (自動授予符合資格的使用者錄音機存取權)。
- 若要允許特定使用者存取記事本：
- 在Choose notetaker access部分下，選擇Manually grant users with sales seats notetaker access。然後在底部按一下儲存。
- 按一下「選取使用者」。
- 在右側面板中，選擇使用者的核取方塊，然後按一下儲存選擇。
- 在底部，按一下儲存。
設定使用者特定設定
如果您是擁有指定Sales HubProfessional 或Enterprise席位的使用者，且您已獲准存取記事員，則可調整您個別的記事員設定。
若要覆寫帳戶預設設定，即記者是否自動加入您的會議：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
- 在左側功能表中，導覽至「一般」。
- 按一下行事曆 索引標籤。
- 在Sales Meeting Notetaker Join Settings（銷售會議記錄員加入設定）下，選取或清除Invite notetaker to your upcoming meetings automatically（自動邀請記錄員參加即將舉行的會議）核取方塊。
- 如果選取核取方塊，記事員會自動加入所有符合條件的會議。
- 如果清除核取方塊，記事員只會在您手動邀請時加入您的會議。
- 在底部，按一下儲存。
使用銷售會議記錄員
瞭解記者如何加入會議、如何檢視錄音及謄本，以及如何新增或移除會議記者。
瞭解會議資格與記者行為
如果會議符合下列所有條件，即符合會議記錄員的資格：
- 會議儲存於 HubSpot。
- 會議中至少有一位 CRM 聯絡人為出席者，且該聯絡人的電子郵件地址與 HubSpot 帳戶使用的網域不同。
- 會議的地點設定為 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。
當所有視訊會議提供者都邀請記錄員參加符合資格的會議：
- 記者會在預定時間前兩分鐘加入。
- 音訊訊息、聊天訊息和彈出視窗將會宣佈記者已加入會議並進行錄製。在對話方塊中，按一下「批准」繼續使用您的記者。
- 如果您有設定等候室，視訊會議的主持人需要接受記者進入會議。如果主持人拒絕接納，記者將無法加入。如果記者坐在等候室超過 10 分鐘而未被接納加入會議，它就會離開。
- 記錄員的名稱將會是您公司的名稱，後接「記錄員」（例如：「[公司] 記錄員」）。如果您沒有為帳戶設定公司名稱，則會命名為「[公司網域] Notetaker」。如果您沒有為帳戶設定公司名稱或網域，則會命名為「Notetaker」。
- 當您結束會議時，記者會在 HubSpot 中建立通話對象記錄，並將該通話與相應的會議相關聯。建立通話記錄可讓您輕鬆存取會議的錄音、謄本和摘要。瞭解如何在會議結束後檢視您的錄音和謄本。
- 如果所有與會者未結束會議即離開，記者會繼續留在會議中，直到偵測到 10 分鐘的靜默。此時，記者將離開會議，並在 HubSpot 中建立通話物件記錄，並將錄音和謄本新增至會議記錄。
- 如果視訊會議提供者已停用帳戶上的字幕，則記錄員將無法檢索會議謄本。
在使用Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 時，瞭解特定提供者對於記者的期望。
排定會議時手動新增或移除記者
在 CRM 記錄上排定會議時，您可以手動覆寫記錄員的邀請狀態。按一下 CRM 記錄上的排定會議按鈕，並輸入會議詳細資訊後：
- 在Sales Meeting Notetaker部分下，選擇或清除Invite notetaker to meeting核取方塊。
- 按一下儲存。
如果您代表其他使用者預約會議（即您選擇不同的使用者作為會議主持人），則無法調整記者邀請狀態。取而代之的是，在「銷售會議記者」一節中，您會看到「記者將根據主持人的預設設定加入」訊息。
檢視和編輯即將舉行會議的通知人狀態
要從 CRM 記錄檢視銷售會議記錄員是否設定為加入即將舉行的會議：
- 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到CRM>[物件]（例如，聯絡人、公司或交易）。
- 按一下記錄的名稱。
- 在活動時間軸中，按一下會議名稱以展開會議活動。
- 如果記者已設定加入會議，會議活動的頂端會有一個記者姓名的綠點。如果沒有設定記者加入會議，會議活動的頂部就不會出現視覺指示。
若要變更記者是否已設定加入會議：
- 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到CRM>[物件]（例如，聯絡人、公司或交易）。
- 按一下記錄的名稱。
- 在活動 時間軸中，按一下會議名稱以展開會議活動。
- 在活動記錄的右上方，按一下 [動作] > [編輯]。
- 選取或清除[公司名稱] 記者核取方塊。
- 按一下儲存。
從會議詳細資訊頁面邀請會議記錄員加入即將舉行會議 (如果您是會議主持人)：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「銷售工作區」。 然後按一下排程索引標籤。然後按一下排程索引標籤。
- 在左側，按一下「即將舉行的會議」。
- 按一下會議名稱。
- 在右上方，開啟「邀請銷售會議記者」開關。關閉開關可取消邀請記者。
在 Google Meet 中記錄
若要在 Google Meet 會議中使用記事本，您不需要安裝 Google Meet 應用程式。不過，您需要連接行事曆，並遵循一般設定指示。
設定好記事本後，當記事本排定加入 Google Meet 會議時，您應該會看到以下情況：
- 參加 Google Meet 會議時，記錄員只會收到英文版的謄本。必須在 Google Meet 中開啟字幕才能收到謄本。
- 記錄員將在預定開始時間前 2 分鐘加入會議。
- 記者加入會議後，會自動收到錄製權限。幾秒鐘後會播放音訊，說明通話正在錄音，並傳送聊天訊息讓與會者知道正在錄音。
- 聊天訊息只會在記事員開始錄音時傳送一次，但訊息會固定在聊天中，以便稍後加入的其他與會者可以看到訊息。
- 如果您不希望記錄員自動加入 Google Meet 會議，您可以選擇在 Google Meet 中設定等候室。如果您在 Google Meet 中設定了等候室，只要 Google Meet 會議的主持人加入，他們就會看到一則訊息，讓他們知道記錄員正在等候加入通話。主持人必須按一下要求加入的記者旁邊的Admit。允許記錄員加入會議將自動授予其錄音權限，並提示上述音訊和聊天訊息。
- 如果主持人想要停止錄製已加入並批准錄製的會議，可以按一下記錄員的參與者磚塊並選擇移除，將記錄員踢出會議。主持人也可以按一下參與者清單中的參與者，然後選擇 [移除]，將記錄員移除。
在 Microsoft Teams 中記錄筆記
若要在 Microsoft Teams 會議中使用記事本，您不需要安裝 Microsoft Teams 應用程式。不過，您需要連接行事曆，並遵循一般設定指示。
一旦您設定好記事本，當記事本排定加入 Microsoft Teams 會議時，您應該可以預期以下情況：
- 記者謄本的語言取決於您在 Microsoft Teams 中使用的字幕語言。必須在 Microsoft Teams 中開啟字幕才能收到謄本。
- 記錄員將在排定的開始時間前 2 分鐘加入會議。
- 記者一加入會議就會自動收到錄製權限。幾秒鐘後會播放音訊，說明正在錄製通話，並會傳送聊天訊息讓與會者知道正在錄製。
- 聊天訊息只會在記者開始錄音時傳送一次。除非您選擇在聊天中手動釘選訊息，否則在訊息傳送後加入會議的與會者將不會看到該訊息。
- 如果您不希望記錄員自動加入 Teams 會議，您可以選擇在 Microsoft Teams 中設定等候室。如果您在 Teams 中設定了等候室，只要 Teams 會議的主持人加入，他們就會看到一則訊息，讓他們知道記錄員正在等候加入通話。主持人必須按一下要求加入的記者旁邊的Admit。允許記錄員加入會議將自動授予其錄音權限，並提示上述音訊和聊天訊息。
- 如果主持人想要停止錄製已加入並批准錄製的會議，可以按一下記錄員的參與者磚塊並選擇移除，將記錄員踢出會議。主持人也可以按一下參與者清單中的參與者，然後選擇 [移除]，將記錄員移除。
在 Zoom 中記錄
若要在 Zoom 會議中使用記事本，您不需要安裝 Zoom 應用程式。不過，您需要連線行事曆，並遵循一般設定指示。
此外，會議主持人必須在他們的 Zoom 帳戶中開啟下列設定：錄製到電腦檔案、內部會議與會者、外部會議與會者。
一旦您設定了記錄員，當記錄員排定加入 Zoom 會議時，您應該預期會出現以下情況：
- 記者謄本的語言取決於您在 Zoom 中使用的字幕語言。必須在 Zoom 中開啟字幕才能收到謄本。
- 記者會在預定開始時間前 2 分鐘加入會議。
- Zoom 主持人一加入會議，就會收到一則彈出訊息，要求允許記錄員錄音。主持人必須按一下同意此訊息。按一下「拒絕」會導致記錄者不錄音。錄音一經批准，就會彈出聲音訊息，說明通話正在錄音。
- 每位加入會議的與會者都會收到記者的聊天訊息，讓他們知道記者正在錄音，如果他們不想被錄音，請告訴主持人。
- 如果您不希望記錄員自動加入 Zoom 會議，您可以選擇在 Zoom 中設定等候室。如果您在 Zoom 設定了等候室，只要 Zoom 會議的主持人加入會議，他們就會看到一則訊息，讓他們知道記錄員正在等候加入通話。主持人必須按一下要求加入的記者旁邊的Admit。允許記錄員加入會議將自動授予其錄音權限，並提示上述音訊和聊天訊息。
- 如果主持人想要停止錄製已加入並批准錄製的會議，可以按一下記錄員的參與者磚塊並選擇移除，將記錄員踢出會議。主持人也可以按一下參與者清單中的參與者，然後選擇移除，將記錄員移除。
