Notetakerを使用してミーティングでメモを記録してメモを取る

Google Meet、Microsoft Teams、またはZoomで「議事録ツール」を使用すると、ミーティングの録音や文字起こし、ミーティングメモの作成、次のアクションの提案を行うことができます。議事録ツールは、連携されたカレンダー、スケジュール設定ページ、または提案された日時から予約されたミーティングに加え、CRMレコード上で直接作成されたミーティングにも参加できます。

議事録ツールは、録音に含まれる対応言語を自動的に検出し、文字起こしを行います。利用可能なコールおよびミーティングの文字起こし言語について、詳しくはこちらをご覧ください。

ご注意： 2026年8月31日以降、「議事録ツール」で録画されたミーティング、またはビデオ会議連携機能から同期されたミーティングについては、ミーティング記録のみが作成されるようになります。

始める前に

この機能の使用を開始する前に、事前にどのような手順を実行する必要があるかを十分に理解してください。

ご注意：議事録ツールは「センシティブデータ」の対象となるサービスではなく、保護対象の医療情報（PHI）に対応していません。PHIの取り扱いにご関心のある方は、HIPAA対応「議事録ツール Bot」のベータ版に「参加」してください。

要件を理解する

• カレンダーを接続する必要があります。
• コールのレコーディングと文字起こしと分析をオンにする必要があります。
• Zoomを使用している場合、ミーティングホストは ローカルレコーディングをオンにしておく必要があります。ZoomでのNotetakerの設定についての詳細をご確認ください。
• Google Meetを使用する場合は、 次のいずれかを行う必要があります。
  • Notetaker氏をミーティングに入れるには、ミーティング主催者がGoogle ミーティングにログインする必要があります。
  • Google Meet で、ミーティング参加者が主催者より先に参加することができるように 、ユーザーのミーティング アクセスを管理します 。

制限事項と考慮事項について

• HubSpotのユーザー1人につき、Notetakerボットを1日あたり最大40回のミーティングに招待することができます。
• Notetakerを定期的なミーティングに参加させるには、定期的なミーティングをHubSpotに 同期 するベータ版にオプトインする必要があります。

Notetakerの設定

ユーザーがミーティングに「議事録ツール」を追加できるようにするには、スーパー管理者がアカウントでこの機能を有効にする必要があります。スーパー管理者がアカウントのデフォルト設定を構成した後、ユーザーは各自の「議事録ツール」設定を調整することができます。

ご注意：議事録ツールがミーティングに参加するための案内は、ミーティング開始の30分前に送信されます。したがって、ユーザー設定に加えられた変更は、設定変更後30分以内に開始されるミーティングでは考慮されない可能性があります。ユーザーに対して「議事録ツール」へのアクセス権を無効にした場合、その変更を行った後30分以内に開催されるミーティングからは、手動で「議事録ツール」を削除することをお勧めします。

デフォルト設定を構成する

スーパー 管理者である場合は、アカウントに対してNotetakerをセットアップするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、「議事録ツール」をクリックします。
3. 「一般設定」では：
   • 「コミュニケーションの録音」スイッチをオンにしてください。
   • 「文字起こしと分析」のスイッチをオンにしてください。
   • 「ミーティング」のスイッチをオンにしてください。
4. 議事録ツールのデフォルト設定を行うには、「ミーティング」の下にあるHubSpotの議事録ツールの設定をクリックしてください。「議事録ツール」ボットの設定ページが新しいタブで開きます。
   • Notetakerに、条件を満たすすべてのミーティングに自動的に参加させたい場合は、「Notetakerの自動参加」チェックボックスを選択してください。(このチェックボックスは、Notetakerをオンにしたときにデフォルトで選択されています。
   • ユーザーに手動でNotetakerをミーティングに招待させたい場合は、「Notetakerの自動参加」チェックボックスのチェックを外してください。
   • 割り当てられたすべてのユーザーにアクセス権を付与するには営業またはサービスシートを割り当てられているすべてのユーザーに議事録ツールのアクセス権を付与するには、「議事録ツールへのアクセス」の下にある「対象となるユーザーに議事録ツールのアクセス権を自動的に付与する」を選択してください。
   • 特定のユーザーにアクセス権を付与するには、次のようにします。
     • 「議事録ツールのアクセス方法の選択」セクションで、「SalesシートまたはServiceシートを持つユーザーに、手動で議事録ツールへのアクセス権を付与する」を選択します。
     • ［ユーザーを選択］をクリックします。
     • 右側のパネルで、ユーザーの横にあるチェックボックスを選択し、「選択内容を保存」をクリックします。
     • 下部にある［保存］をクリックします。 
   • 既定では、Notetakerは「[あなたのブランド名]のメモ係」としてミーティングに参加します。カスタム名を使用するには：
     • [メモ担当者名]で、[カスタムメモテイカー名]を選択します。
     • テキストフィールドに名前 を入力します。
     • 下部にある［保存］をクリックします。
   • Notetakerがミーティングに参加する際に口頭およびチャットでアナウンスを行うには、次の手順に従います。
     • [お知らせ]で、[ 口頭およびチャットでのお知らせ]を選択します。
     • 「言語」および「音声」のドロップダウンメニューをクリックし、使用する言語と音声を選択してください。
     • playerPlayIcon再生ボタンをクリックして、選択した言語と音声をプレビューします。 
     • 下部にある［保存］をクリックします。
   • Notetakerがミーティング参加時にチャットのアナウンスのみを使用するようにするには、次の手順に従います。
     • [お知らせ]で、[チャットメッセージのお知らせのみ]を選択します。
     • 下部にある［保存］をクリックします。
   • ミーティング開始前に「議事録ツール」が参加する時間を設定するには：
     • 「ミーティング開始前に参加」のドロップダウンメニューをクリックし、時間を選択してください。
     • 下部にある［保存］をクリックします。
   • 議事録ツールによるコミュニケーションの録音について、明示的な同意を必要とするには：
     • 「明示的な同意」の下で、「明示的な同意を必須とする」スイッチをオンにします。
     • この設定を有効にすると、ミーティングの前にメールで同意の確認が行われます。
     • ミーティングの参加者のうち、同意しない方やメールに返信がない方がいる場合、ミーティングの録画は行われません。

録音や文字起こしのさまざまな方法や、それらの設定方法について詳しく学びましょう。

ユーザー固有の設定を構成する

「Salesシート」または「Serviceシート」のライセンスが割り当てられており、Notetakerボットへのアクセス権限が付与されているユーザーは、Notetakerの個人設定を調整することができます。

議事録ツールが自動的にミーティングに参加するかどうかに関するアカウントの既定設定を上書きするには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［全般］に進みます。
3. ［カレンダー］タブをクリックします。
4. 「議事録ツール」の設定で、「議事録ツールの自動参加」チェックボックスをオンまたはオフにします。
   • このチェックボックスがオンになっている場合、議事録ツールは対象となるすべてのミーティングに自動的に参加します。
   • このチェックボックスのチェックを外すと、議事録ツールは手動で招待した場合にのみ、ミーティングに参加するようになります。
5. 下部にある［保存］をクリックします。

スマートデータキャプチャの設定を行う

HubSpotは、コミュニケーションのトランスクリプトを利用して、そのコミュニケーションに関連する商談、コール、ミーティングに対するCRMの更新を提案することができます。スーパー管理者は、この種のCRMプロパティー更新の提案の対象となるプロパティーを設定できます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。 次に、左側のサイドバーの[ データ管理]で、[データ取得]をクリックします。
2. [スマートデータキャプチャを使用 ]チェックボックスをオンにします。
3. 適格なプロパティーを追加または削除するには、 ドロップダウンメニュー を使用して目的のオブジェクトタイプを選択します。

4. プロパティーを追加するには、右上の[[オブジェクト]プロパティーを追加 ]ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
5. 各プロパティーについて、スマートデータキャプチャの提案を自動的に承認するか、手動での確認が必要にするかを選択してください。
   • プロパティーに関する提案を自動的に承認するには、そのプロパティーの横にある[自動化 ]チェックボックスをオンにします。
   • プロパティーに関する推奨内容をマネージャー手動で確認するように要求するには、そのプロパティーの横にある[自動化 ]チェックボックスをオフにします。
   • デフォルトでは、「コール結果」および「ミーティング結果」のプロパティーにおけるチェックボックスがオンになっています。これらのプロパティーについて手動での承認を要求するには、[自動化 ]チェックボックスをオフにします。

6. プロパティーを削除するには、プロパティー名の右側にある[削除 ]をクリックします。
7. 変更を加え終わったら、下部にある「保存」をクリックしてください。

ミーティングへの参加資格と議事録ツールの振る舞いについて理解する

ミーティングが「議事録ツール」の対象となるには、以下のすべての条件を満たす必要があります：

• ミーティングがHubSpotに保存されること。
• ミーティングに1件以上のCRMコンタクトが参加者として含まれており、そのコンタクトのEメールアドレスで、HubSpotアカウントと同じドメインが使用されていないこと。
• ミーティングの場所がGoogle Meet、Microsoft Teams、Zoomのいずれかに設定されていること。

議事録ツールが対象となるミーティングに招待された場合、すべてのビデオ会議サービスにおいて：

• 議事録ツールは、予定されたミーティングの開始時刻に参加します。
• 音声メッセージ、チャットメッセージ、およびポップアップが表示され、Notetakerがミーティングに参加し、録音中であることをお知らせします。ダイアログボックスで、「承認」をクリックして、議事録ツールの使用を続行してください。
• 待合室が設定されている場合、ビデオ会議の主催者は「議事録ツール」をミーティングに参加させる必要があります。ホストがアクセスを拒否した場合、議事録ツールは参加しません。議事録ツールが待合室で5分以上待機し、ミーティングに参加許可が下りない場合、その場を離れます。
• 参加者全員がミーティングを終了せずに退出すると、議事録ツールも3秒後にミーティングから退出します。
• 議事録ツールでは、最大3時間までミーティングを録音できます。ミーティングが3時間を超えて続いた場合、議事録ツールは自動的にミーティングから退出します。議事録ツールが終了する前に記録された音声、文字起こし、および分析結果は、引き続きHubSpotで利用可能です。
• 録音データは2年間保存されます。

「議事録ツール」に関するプロバイダーごとの要件について、詳しくはこちらをご覧ください。

Notetakerを使用

個々のミーティングにおける議事録ツールの出席管理方法や、議事録ツールがミーティングに出席する際の流れについてご確認ください。

ミーティングのスケジュール設定時に、議事録ツールを手動で追加または削除する

CRMレコードでミーティングをスケジュールする際、議事録ツールの招待ステータスを手動で上書きすることができます。CRMレコードの「ミーティングをスケジュール」ボタンをクリックし、ミーティングの詳細を入力した後：

1. 「議事録ツール」セクションで、「議事録ツールをミーティングに招待する」チェックボックスをオンまたはオフにします。
2. ［Save（保存）］をクリックします。

他のユーザーに代わってミーティングを予約する場合（つまり、ミーティングの主催者として別のユーザーを選択する場合）、議事録ツールへの招待内容を変更することはできません。その代わりに、「議事録ツール」セクションには、「議事録ツールはホストのデフォルト設定に基づいて参加します」というメッセージが表示されます。

既存のミーティングの「議事録ツール」ステータスのビューと編集

CRMレコードから、議事録ツールが今後のミーティングに参加するように設定されているかどうかを確認するには：

1. HubSpotアカウントで、CRM > [object]（例：連絡先、企業など）に移動します。
2. レコードの名前をクリックします。
3. ［アクティビティー］タイムラインで、ミーティング名をクリックして、そのミーティングアクティビティーを展開します。
4. 「議事録ツール」がミーティングに参加するように設定されている場合、ミーティングアクティビティーの上部に、議事録ツールボットの名前と緑色のドットが表示されます。議事録ツールがミーティングに参加するように設定されていない場合、ミーティングアクティビティーの上部には視覚的なインジケーターは表示されません。

議事録ツールがミーティングに参加するように設定されているかどうかを変更するには：

1. HubSpotアカウントで、CRM > [object]（例：連絡先、企業など）に移動します。
2. レコードの名前をクリックします。
3. ［アクティビティー］タイムラインで、ミーティング名をクリックして、そのミーティングアクティビティーを展開します。
4. アクティビティー記録の右上にある[アクション]をクリックし、[編集]を選択します。
5. [ ミーティングに議事録ツールを招待する ] チェックボックスをオンまたはオフにします。
6. ［Save（保存）］をクリックします。

ミーティングの詳細ページから、議事録ツールを今後のミーティングに招待するには（ミーティングの主催者である場合）：

1. HubSpotアカウントで、「セールス」> 「カレンダー」をクリックします。
2. 左側の「今後のミーティング」をクリックしてください。
3. ミーティング名をクリックします。
4. 右上の「議事録ツールを招待」スイッチをオンにしてください。スイッチをオフに切り替えると、議事録ツールの招待が取り消されます。

ミーティング中の議事録ツールの操作

議事録ツールの設定が完了すると、ミーティングへの参加が予定されている際には、次のような動作が予想されます：

• Google Meet および Microsoft Teams でのミーティングについては：
  • 議事録ツールは、ミーティングに参加するとすぐに自動的に録音許可を取得します。
  • 数秒後、ミーティングが録音されていることを知らせる音声メッセージが再生され、参加者には録音中であることを伝えるチャットメッセージが送信されます。
  • チャットメッセージは、議事録ツールが録音を始めたときに1回だけ送信されます。チャット内のメッセージを手動で固定しない限り、メッセージが送信された後にミーティングに参加した参加者は、そのメッセージを確認することはできません。
• Zoomミーティングの場合：
  • Zoomのホストがミーティングに参加するとすぐに、議事録ツールによる録画を許可するかどうかを尋ねるポップアップメッセージが表示されます。
  • ミーティング議事録ツールがミーティングを記録するには、ホストがこのメッセージに対して「承認」をクリックする必要があります。
  • 録音が承認されると、「ミーティングが録音されています」という音声メッセージが再生されます。
  • ミーティングに参加する各参加者には、議事録ツールからチャットメッセージが届き、議事録ツールが録画を行っていること、および録画されたくない場合はホストにその旨を伝えるよう案内されます。
• 議事録ツールが自動的にミーティングに参加しないようにしたい場合は、待機室を設定することができます。
  • 待合室を設定している場合、ミーティングの主催者が参加するとすぐに、議事録ツールがミーティングへの参加を待機していることを知らせるメッセージが表示されます。
  • ホストは、参加をリクエストしている「議事録ツール」参加者の横にある「参加を許可」をクリックする必要があります。
  • 「議事録ツール」のミーティングへの参加を許可すると、自動的に録音権限が付与され、前述の音声およびチャットメッセージのプロンプトが表示されます。
• ホストが、すでに参加者が参加し、録画が承認されているミーティングの録画を中止したい場合は、議事録ツールの参加者タイルをクリックし、「削除」を選択することで、議事録ツールをミーティングから削除することができます。ホストは、参加者リストで該当する参加者をクリックし、「削除」を選択することで、議事録ツールを削除することもできます。

コミュニケーションの内容を確認し、フォローアップを行う

コールやミーティングが終了した後、議事録ツールはコミュニケーションの記録と関連する案件情報を分析し、以下のことを行います：

• コミュニケーションの要約を生成してください。
• 取引、コール、ミーティングに関するCRMの更新を提案してください。
• 表面上の高価値な次のステップを明らかにする。
• フォローアップメールの草案を作成する。

コールミーティングやミーティングが終了すると、すぐに要約と今後の対応に関する提言が確認できます。電話会議やミーティングの議事録、あるいは次のステップの確認準備が整った際に送信される自動通知から、概要やその後の進捗状況を確認することができます。

デフォルトでは、コミュニケーションの要約と推奨されるアクション項目は、アカウントの言語で表示されます。このコンテンツを別の言語に翻訳するには：

1. コールレコードまたはミーティングレコードを表示します。
2. [ レビュー ] タブで、右上の言語選択ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。

コールまたはミーティングのレコードを表示する

コールレコードやミーティングレコードに直接移動するには：

1. HubSpotアカウントで、CRMの「> Calls」またはCRMの「> ミーティング」に移動します。
2. インデックスページで、コールまたはミーティングの名前をクリックします。

関連するCRMレコード（例：ミーティングに出席した連絡先）から、コールレコードまたはミーティングの記録に移動するには：

1. HubSpotアカウントで、CRMの「> [オブジェクトタイプ]」（例：連絡先、商談など）に移動します。
2. 上部で「アクティビティー」をクリックします。
3. コールまたはミーティングのアクティビティーで、「録音の確認」& をクリックして、フォローアップを行ってください。

コミュニケーションの要約を確認する

議事録ツールは録音の処理が完了すると、コールやミーティングの要約を作成します。この要約には、主な議論のポイント、取り上げられたトピック、決定事項、および今後の対応が盛り込まれています。

1. コールまたはミーティングのレコードを表示します。次に、画面左下の「概要」& の「メモ」セクションまでスクロールします。
2. 要約に使用する特定のテンプレートを選択するには、「自動」ドロップダウンメニューをクリックし、「サポート担当者」または「営業担当者」を選択してください。
   • サポート担当者：サマリーは、ケースの解決に焦点を当て、当該の問題に関する洞察、根本原因や診断結果、実施された対応、結果、および顧客の反応について記載されています。
   • 営業担当者：要約は、案件や見込み客に関する洞察に焦点を当て、営業目標や話し合いのポイントの概要、指導上のアドバイス、および反論や懸念事項をまとめたものです。

3. 概要を編集するには、概要内の任意の場所をクリックしてテキストを入力してください。編集内容は自動的に保存されます。
4. 要約文をコピーするには、右上の「すべてコピー」をクリックしてください。
5. 内部メモを追加するには、上部の「メモ」をクリックし、テキストを入力してください。編集内容は自動的に保存されます。
6. そのコミュニケーションについて、Breezeアシスタントに詳細を尋ねるには：
   • 画面の下部にある「何でも聞いてください…」というテキストボックスをクリックしてください。
   • テキスト（例：「お客様は予算について何かおっしゃいましたか？」）を入力し、キーボードのEnterキーを押してください。
   • Breezeアシスタントのチャットウィンドウでコミュニケーションを続けてください。

CRMのプロパティー情報更新案を確認する

CRMの物件情報更新の提案は、コールまたはミーティングが以下のすべての条件を満たす場合に表示されます（Mobile Notetakerで作成された録音には適用されません）：

• この録音はボイスメールではありません。
• この録音の再生時間は60秒以上です。
• この録音には、少なくとも2人の話し手がいます。

コールレコードやミーティングの記録について、CRMのプロパティー情報更新に関する推奨事項を確認し、適用するには：

1. コールまたはミーティングのレコードを表示します。
2. 「フォローアップ」セクションの「CRMプロパティー更新」にある各提案について：
   • ソース の上にマウスポインターを置くと、推奨される更新のプロンプトとなった文字起こしの瞬間が表示されます。
   • 提案を受け入れるには、「 」の承認アイコンをクリックしてください。
   • 提案を却下するには、 の却下アイコンをクリックしてください。
   • 承認する前にプロパティーの値を編集するには、プロパティー名の下のフィールド をクリックして、目的の値を入力します。

また、関連する取引レコードから、CRMの物件プロパティー更新に関する推奨事項を一括で確認・適用することもできます。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［取引］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［取引］に直接移動します。
2. すべての取引における現在の推奨事項をすべてビューするには：
   • 「お得な情報」のインデックスページで、右上の「 」という3つの縦点アイコンをクリックします。
   • 次に、「[X] のデータ提案を確認する」をクリックします。
3. 特定の取引レコードに関するすべての推奨事項を表示するには：
   • 「取引一覧」ページで、取引名をクリックしてください。
   • 左上のレコードハイライトカードで、「 [X] 件のデータ変更が見つかりました」というメッセージの横にある[Review]をクリックします。
4. 「取得したデータの確認」ページでは：
   • 提案された値の横にある「ソース」にカーソルを合わせると、その更新が提案されたプロンプトとなったトランスクリプトの箇所を確認できます。
   • 推奨されているプロパティー情報の更新を承認するには、「 」の承認アイコンをクリックしてください。
   • 推奨されたプロパティー更新提案を却下するには、 の却下アイコンをクリックしてください。
   • 提案された値を承認する前に編集するには、提案の横にある「 」の編集アイコンをクリックし、必要に応じて値を編集してください。
   • 特定の案件について、推奨されているプロパティー情報の更新をすべて承認するには、右上の「すべて承認」をクリックしてください。

アクション項目を確認

コミュニケーションが終わると、議事録ツールはフォローアップに役立つ具体的なアクション案を提案します。これらの提案されたアクション項目は、HubSpotのタスクとして登録することができます。アクション項目は、コールやミーティングの継続時間が30秒以上の場合に表示されます（ただし、Mobile Notetakerでの録音は、継続時間がいくらでも表示されます）。

1. コールまたはミーティングのレコードを表示します。
2. 「フォローアップ」セクションでは、「レビュー対象のアクション項目」の下に提案が表示されます。
3. アクション項目の横にある「ソース」にカーソルを合わせると、その提案のプロンプトとなったトランスクリプトの箇所を確認できます。
4. アクション項目のタスクを作成するには、その項目にカーソルを合わせ、「タスクを作成」をクリックします。次に、右側のサイドバーで必要に応じてタスクを編集してください。
5. アクション項目のテキストをコピーするには、その項目にカーソルを合わせ、 のコピーアイコンをクリックします。
6. 提案されたアクション項目を却下するには、その項目にカーソルを合わせ、 の削除アイコンをクリックしてください。
7. 複数の提案されたアクション項目に対して1つのタスクを作成するには：
   • 下部にある「1つのタスクとして保存」をクリックしてください。
   • ダイアログボックスで、タスクに含めたいアクション項目のチェックボックスを選択します。
   • ［保存］をクリックします。

フォローアップメールを送信する

コールレコードやミーティングの議事録から、フォローアップメールを作成することができます。

1. コールまたはミーティングのレコードを表示します。
2. 右上の「フォローアップメールを生成」をクリックします。
3. メールエディタのポップアップウィンドウで、生成されたメールの内容を確認し、以下の項目について必要に応じて変更を加えてください：
   • 受信者
   • CCアドレスとBCCアドレス
   • 件名
   • コンテンツ本文
4. メール本文の下部にある「挿入」をクリックすると、生成されたメール内容が作成画面に挿入されます。
5. 必要に応じて、「再プロンプト」ボタンをクリックし、テキストを入力してから、「再生成」をクリックして変更を加え、メールを再生成することができます。

6. Eメールを追加のレコードに関連付けるには、次の手順に従います。
   • メールエディタの下部にある「[X]件のレコードに関連付けられています」というドロップダウンメニューをクリックします。
   • 追加レコードの横にあるチェックボックスをオンにします 。
7. 必要に応じて内容を確認および調整したら、[ breezeSingleStar 送信 ]をクリックしてEメールを送信します。

推奨通知を受け取る

議事録ツールでコミュニケーションの内容が記録されると、HubSpotは自動的にアクティビティーの所有者に以下の通知を送信します：

これらの通知からの推奨事項を確認するには、次の手順に従います。

• 通知メール内で、「録画の確認と今後の手順」をクリックしてください。
• アプリ内通知から:
  • アカウント画面の右上にあるnotification通知アイコンをクリックしてください。
  • 通知のリストで、 通知をクリックします。
  • ポップアップボックスで、「次の手順を確認」をクリックします。

次のステップ

HubSpotアカデミーのアドバイスを活用して、コール後のルーチンを最大限に活用する方法を学ぶことができます。