ミーティングのメモ取りツールを使用して、ミーティング中に記録してメモを取る

Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseシートが割り当てられ ているユーザーは、Google Meet、Microsoft Teams、Zoomで営業会議の議事録を使用できます。自動的にミーティングに参加し、次のステップ、ミーティングメモ、ビデオ録画、文字起こしを提供します。営業ミーティングの議事録係は、接続されたカレンダー、 スケジュール設定ページ、 提案された時間、 またはレコードから予約されたミーティングに参加します。アカウントのスーパー管理者である場合は、 アカウントをベータにオプトインする方法をご確認ください。

始める前に

セールスミーティングの議事録を使用するには、次のようにします。

• カレンダーを接続する必要があります。
• 通話のレコーディングをオンにする必要があります。
• コミュニケーションインテリジェンスを有効にする必要があります。
• アプリをインストールする必要はありません。

Zoomをご利用の場合は、 Zoom を使用したミーティングの書き起こしツールの設定に関する詳細をご確認ください(記事のパスワード:Meetings_208916)。アカウントの接続済みアプリ設定(Zoomなど)は、この機能の使用には適用されません。

HubSpotのミーティングのメモ取りツールをセットアップ

ユーザーが議事録をミーティングに含めるには、 スーパー管理者が アカウントのこの機能を有効にする必要があります。スーパー管理者がアカウントのデフォルトの設定を行った後、ユーザーは自分のメモ取り個人設定を調整することができます。

注: 議事録係へのミーティングへの参加案内は、ミーティング開始の30分前に送信されます。したがって、ユーザー設定に加えられた変更は、設定変更後 30 分以内に開始されるミーティングでは考慮されない可能性があります。ユーザーのメモ担当者アクセスをオフにする場合は、変更後30分以内に行われるミーティングから手動でメモ担当者を削除することをお勧めします。

既定の設定を構成する

アカウントの営業ミーティングの議事録ツールをセットアップするには、 スーパー管理者である場合、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［ミーティング］に進みます。
3. [ミーティングメモ取り] タブをクリックします。
4. [Sales Meeting Notetaker(セールスミーティングの議事録 係)]のスイッチをオンに切り替えます。
   • 記録係が対象となる全てのミーティングに自動的に参加するようにするには、[今後の全てのミーティングにメモ係を招待 ]チェックボックスをオンにします。(セールスミーティングのメモツールをオンにした場合、このチェックボックスはデフォルトでオンになっています)
   • ユーザーが手動でミーティングにメモ係を招待するようにするには、[今後の全てのミーティングにメモ係を招待 ]チェックボックスをオフにします。
5. [メモ担当者のアクセス ]セクションで、メモ担当者へのアクセス権を受け取るユーザーを選択します。
   • Sales Hub Professional またはEnterprise シートが割り当てられているすべてのユーザーにメモ係のアクセス権を付与するには、[メモ担当者のアクセス権を選択 ]セクションで、[対象となるユーザーに自動的にメモ係権限を付与する]を選択します。 
   • 特定のユーザーにメモ係アクセス権を付与するには、次の手順に従います。
     • [メモ担当者アクセス権を選択 ]セクションで、[Sales seats notetakerアクセス権を持つユーザーに手動で付与する]を選択します。次に、下部の[保存]をクリックします。
     • [Select users(ユーザーを選択)]をクリックします。
     • 右側のパネルで、ユーザーのチェックボックス をオンにしてから、[選択を保存]をクリックします。
     • 下部にある[保存]をクリックします。

ユーザー固有の設定を構成する

Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseのシートが割り当てられ ている ユーザーであれば、各自のメモ取りツールへのアクセス権が付与されており、各メモ取りツールの設定を調整することができます。

記録係が自動的にミーティングに参加するかどうかについて、アカウントのデフォルトの設定を変更するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［全般］に進みます。
3. ［カレンダー］タブをクリックします。
4. [Sales Meeting Notetaker Join Settings(セールスミーティングのメモ担当者の参加設定)]で、[今後のミーティングに自動的にメモ担当者を招待 する]チェックボックスをオン/オフにします。
   • このチェックボックスが選択されている場合、記録係は対象となる全てのミーティングに自動的に参加します。
   • このチェックボックスをオフにすると、手動で招待された場合にのみ、記録係がミーティングに参加します。
5. 下部にある[保存]をクリックします。

営業ミーティングのメモ取りツールを使用

記録係がミーティングに参加する方法、レコーディングと文字起こしを確認する方法、ミーティングで記録係を追加または削除する方法をご確認ください。

ミーティングの適格性とメモ取り人の行動を理解する

会議は、次のすべての条件を満たしている場合に議事録の対象となります。

• ミーティングはHubSpotに保存されます。
• ミーティングに1件以上のCRMコンタクトが参加者として含まれており、そのコンタクトのEメールアドレスのHubSpotアカウントと同じドメインが使用されていないこと。
• ミーティングの場所がGoogle Meet、Microsoft Teams、Zoomに設定されている。

メモ係が対象となる会議に招待されている場合:

• 記録係は予定時刻の2分前に合流します。
• 音声メッセージ、チャットメッセージ、ポップアップで、メモ取り人がミーティングとレコーディングに参加していることを知らせます。ダイアログボックスで[承認 ]をクリックして、メモ取りツールの使用を続行します。
• 待合室を設定している場合、ビデオ会議のホストはメモ取りをミーティングに参加させる必要があります。ホストがアクセスを拒否した場合、メモ係は参加しません。メモ係が会議への参加を許可されずに待合室に10分以上座っていると、メモ係は退出します。
• メモ係の名前は、会社の名前の後に「メモ係」を並べたものになります(例:「[会社]メモ係」)。アカウントにまだ会社名が設定されていない場合は、「[会社ドメイン]メモ係」という名前が付けられます。アカウントに会社名またはドメインが設定されていない場合は、「メモ係」という名前になります。
• ミーティングが終了すると、メモ係はHubSpotにコール オブジェクト レコードを作成し、そのコールを対応するミーティングに関連付けます。コールレコードを作成すると、ミーティングのレコーディング、文字起こし、および要約に簡単にアクセスできます。ミーティング後にレコーディングと文字起こしを確認する方法について詳細をご確認ください。
• 参加者全員がミーティングを終了しずに退出した場合、議事録係は 10 分間の沈黙を検出するまでミーティングに留まります。この時点で、記録係はミーティングから退出し、コール オブジェクト レコードを作成して、HubSpotのミーティングレコードにレコーディングと文字起こしを追加します。

ミーティングを設定するときに手動でメモ取りツールを追加または削除する

CRMレコードでミーティングをスケジュールするときに、メモ係の招待ステータスを手動で上書きできます。CRMレコードで[ミーティングをスケジュール ]ボタンをクリックし、ミーティングの詳細を入力した後、次の操作を行います。

1. [Sales Meeting Notetaker(営業ミーティングの議事録係)] のセクションで、[Invite nottaker to meetings(ミーティングに議 事録を残す人物を招待)]のオン/オフを切り替えます。
2. [保存]をクリックします。

別のユーザーの代理でミーティングを予約する場合(つまり、別のユーザーをミーティングのホストとして選択する)、議事録の招待を調整することはできません。代わりに、[Sales Meeting Notetaker ]セクションの下に「Notetakerは主催者のデフォルト設定に基づいて参加します」というメッセージが表示されます。

今後のミーティングのメモ取りのステータスを表示して編集する

セールスミーティングの議事録作成者がCRMレコードから今後のミーティングに参加するよう設定されているかどうかを確認するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、CRM >[オブジェクト]( コンタクト、会社、取引など)に移動します。 
2. レコードの名前をクリックします。
3. アクティビティ ータイムラインで、 ミーティング名 をクリックして、ミーティングアクティビティーを展開します。
4. 記録係がミーティングに参加するように設定されている場合、ミーティングアクティビティーの上部に記録係の名前が記載された緑色のドットが表示されます。記録係が会議に参加するよう設定されていない場合、会議アクティビティの上部に視覚的なインジケーターが表示されません。

議事録作成者がミーティングに参加するかどうかを変更するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、CRM >[オブジェクト]( コンタクト、会社、取引など)に移動します。 
2. レコードの名前をクリックします。
3. アクティビティ ータイムラインで、ミーティング名 をクリックして、ミーティングアクティビティーを展開します。
4. アクティビティーレコードの右上にある[アクション ] > 編集]をクリックします。
5. [[会社名]のメモ係 ]チェックボックスをオン/オフにします。
6. ［保存］をクリックします。

ミーティングの詳細ページから議事録担当者を今後のミーティングに招待するには、ミーティングの主催者である場合、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［営業ワークスペース］の順に進みます。 次に、[スケジュール ]タブをクリックします。
2. 左側の[今後のミーティング]をクリックします。
3. ミーティング名をクリックします。
4. 右上の[営業ミーティングの議事録収集を依頼] スイッチをオンに切り替えます。メモ取りを招待解除するには、スイッチをオフに切り替えます。