ベータNotetakerを使用してミーティングでメモを記録してメモを取る

Google Meet、Microsoft Teams、ZoomでNotetakerを使用すると、次のステップ、ミーティングメモ、動画のレコーディング、文字起こしを自動的に提供できます。Notetakerは、接続されたカレンダー、 スケジュール設定ページ、 提案された時間、または レコードから予約されたミーティングに参加します。

この機能では自動言語検出が使用され、レコーディングで検出された言語で文字起こしが行われます。利用可能なコールの文字起こし言語について詳細をご確認ください。

始める前に

この機能を使い始める前に、あらかじめ必要となる手順と、この機能の使用に伴う制限事項と潜在的な結果について十分に理解しておいてください。

要件を理解する

• カレンダーを接続する必要があります。
• コールのレコーディングと文字起こしと分析をオンにする必要があります。
• アプリをインストールする必要はありません。
• Zoomをご利用の場合は、 Zoomでのミーティングの議事録作成ツールの設定について詳細をご確認ください。アカウントでの接続されたアプリの設定（Zoomなど）は、この機能の使用には適用されません。
• Zoomを使用している場合、ミーティングホストは ローカルレコーディングをオンにしておく必要があります。
• メモ取りを定期的なミーティングに参加させるには、定期的なミーティングをHubSpotに同期 するベータ版にオプトインする必要があります。

設定 Notetaker

ユーザーが議事録をミーティングに含めるには、 スーパー管理者が アカウントのこの機能を有効にする必要があります。スーパー管理者がアカウントのデフォルト設定を構成すると、ユーザーは自分個人の議事録ツールの設定を調整できるようになります。

注：ミーティングへの議事録ツールの参加案内は、ミーティング開始の30分前に送信されます。したがって、ユーザー設定に加えられた変更は、設定変更後30分以内に開始されるミーティングでは考慮されない可能性があります。ユーザーの議事録ツールへのアクセスを無効にする場合は、無効に変更した後、30分以内に行われるミーティングからは、手動で議事録ツールを削除することをお勧めします。

デフォルト設定を構成する

スーパー 管理者である場合は、アカウントに対してNotetakerをセットアップするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［ミーティング］に移動します。
3. ［議事録ツール］タブをクリックします。
4. [ミーティングの議事録 ]スイッチをオンに切り替えます。
   • 記録係が対象となる全てのミーティングに自動的に参加するようにするには、[ 筆頭担当者の自動参加 ]チェックボックスをオンにします。(このチェックボックスは、Notetakerをオンにしたときにデフォルトで選択されています。
   • ユーザーが手動でミーティングに筆記者を招待するようにするには、[ 筆記者の自動参加]チェックボックスをオフにします。
5. ［議事録ツールのアクセス］セクションで、議事録ツールへのアクセスを許可するユーザーを選択します。
   • Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseシートが割り当てられている全てのユーザーに議事録ツールへのアクセスを許可するには、［議事録ツールのアクセス方法を選択］セクションで、［対象ユーザーに自動的に議事録ツールへのアクセス権を付与］を選択します。
   • 特定のユーザーに議事録ツールへのアクセスを許可するには、次の手順に従います。
     • ［議事録ツールのアクセス方法を選択］セクションで、［Salesシートを持つユーザーに手動で議事録ツールへのアクセス権を付与］を選択します。下部にある［保存］をクリックします。
     • ［ユーザーを選択］をクリックします。
     • 右側のパネルで、対象の各ユーザーのチェックボックスをオンにしてから、［選択を保存］をクリックします。
     • 下部にある［保存］をクリックします。

ユーザー固有の設定を構成する

Salesシートを割り当てられた  ユーザーで、書き留めツールへのアクセス権が付与されている場合、各書き留めツールの設定を調整できます。

議事録ツールが自動的にミーティングに参加するかどうかについてのアカウントのデフォルト設定を上書きするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［全般］に進みます。
3. ［カレンダー］タブをクリックします。
4. [ミーティングメモ担当者の自動参加]の下で、[今後の全てのミーティングに自動的に参加するようにメモ担当者を招待 する]チェックボックスをオンまたはオフにします。
   • このチェックボックスがオンされている場合、議事録ツールは対象となる全てのミーティングに自動的に参加します。
   • このチェックボックスをオフにすると、手動で招待された場合にのみ、議事録ツールがミーティングに参加します。
5. 下部にある［保存］をクリックします。

Notetakerを使用

議事録ツールがミーティングに参加する方法、レコーディングと文字起こしを確認する方法、ミーティングの議事録ツールを追加または削除する方法をご確認ください。

ミーティングでの議事録ツールの利用条件および議事録ツールの動作について

ミーティングで議事録ツールを利用できるのは、次の全ての条件を満たしている場合です。

• ミーティングがHubSpotに保存されること。
• ミーティングに1件以上のCRMコンタクトが参加者として含まれており、そのコンタクトのEメールアドレスで、HubSpotアカウントと同じドメインが使用されていないこと。
• ミーティングの場所がGoogle Meet、Microsoft Teams、Zoomのいずれかに設定されていること。

議事録ツールが対象となるミーティングに招待されると、全てのビデオ会議プロバイダーに共通して次のように動作します。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• 音声メッセージ、チャットメッセージ、ポップアップで、議事録ツールがミーティングとレコーディングに参加していることが通知されます。議事録ツールの使用を続けるには、ダイアログボックスで［承認］をクリックします。
• 待合室を設定している場合は、ビデオ会議の主催者が議事録ツールをミーティングに参加させる必要があります。主催者が使用を拒否した場合、議事録ツールは参加しません。メモ係がミーティングへの参加を認められずに5分以上待合室に座っていると、その人は去ります。
• 議事録ツールの名前は、会社名の後に「議事録作成ツール」が続く形になります（例：「［会社］議事録ツール」）。アカウントでまだ会社名が設定されていない場合は、「［会社ドメイン］議事録ツール」という名前が付けられます。アカウントで会社名もドメインも設定されていない場合は、「議事録ツール」という名前が付けられます。
• ミーティングが終了した時点で、議事録ツールはHubSpotにコール オブジェクト レコードを作成し、そのコールを対応するミーティングに関連付けます。作成されたコールレコードを使用して、ミーティングのレコーディング、文字起こし、および要約に簡単にアクセスできます。ミーティング後にレコーディングと文字起こしを確認する方法について詳細をご確認ください。
• 参加者全員が退出したものの、ミーティングが終了されていない場合、議事録ツールは10分間無音であることを検出するまで、ミーティングにとどまります。10分間の無音を検出した時点で、議事録ツールはミーティングから退出し、コール オブジェクト レコードを作成して、HubSpotのミーティングレコードにレコーディングと文字起こしを追加します。
• ミーティングの記録は2年間保存されます。

Google Meet、Microsoft Teams、Zoomで議事録ツールを使用する場合のプロバイダー固有の期待値についてご確認ください。

ミーティングのスケジュールを設定する際に手動で議事録ツールを追加または削除する

CRMレコードでミーティングのスケジュールを設定するときに、議事録ツールの招待ステータスを手動で変更できます。CRMレコードで［ミーティングを設定する］ボタンをクリックし、ミーティングの詳細を入力した後、次の手順に従います。

1. [メモ取り] セクションで、[メモ取りをミーティングに招待 ]チェックボックスをオンまたはオフにします。
2. ［保存］をクリックします。

別のユーザーの代理でミーティングを予約する場合（つまり、別のユーザーをミーティングの主催者として選択する場合）、議事録ツールの招待ステータスを調整することはできません。代わりに、[ Notetaker ]セクションの下に「Notetakerはホストのデフォルト設定に基づいて参加します」というメッセージが表示されます。

今後のミーティングでの議事録ツールのステータスを確認および編集する

記録係がCRMレコードから今後のミーティングに参加するよう設定されているかどうかを確認するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［CRM］＞［［オブジェクト］］（コンタクトレコード、会社レコード、取引レコードなど）に移動します。
2. レコードの名前をクリックします。
3. ［アクティビティー］タイムラインで、ミーティング名をクリックして、そのミーティングアクティビティーを展開します。
4. 議事録ツールがそのミーティングに参加するように設定されている場合は、ミーティングアクティビティーの上部に議事録ツールの名前を示す緑色のドットが表示されます。議事録ツールがそのミーティングに参加するように設定されていない場合は、ミーティングアクティビティーの上部に視覚的なインジケーターは表示されません。

議事録ツールがミーティングに参加するかどうかの設定を変更するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［CRM］＞［［オブジェクト］］（コンタクトレコード、会社レコード、取引レコードなど）に移動します。
2. レコードの名前をクリックします。
3. ［アクティビティー］タイムラインで、ミーティング名をクリックして、そのミーティングアクティビティーを展開します。
4. アクティビティーレコードの右上にある［アクション］＞［編集］をクリックします。
5. ［［会社名］議事録ツール］チェックボックスをオン／オフにします。
6. ［Save（保存）］をクリックします。

ミーティングの詳細ページで、今後のミーティングに参加するよう議事録ツールを招待するには、ミーティングの主催者が次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［営業ワークスペース］の順に進みます。次に、［スケジュール］タブをクリックします。
2. 左側の［今後のミーティング］をクリックします。
3. ミーティング名をクリックします。
4. 画面右上の[ミーティングの招待のメモ取り] スイッチをオンにします。メモ係を招待解除するには、スイッチをオフにします。

Google Meetでメモを取る

Google Meetのミーティングで議事録ツールを使用するために、Google Meetアプリをインストールする必要はありません。ただし、カレンダーを接続して、一般的なセットアップ手順に従う必要があります。

議事録ツールを設定すると、Google Meetのミーティングに議事録ツールが参加する予定になっている場合は、次の動作が期待されます。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• ミーティングに参加すると同時に、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与されます。数秒後、議事録ツールにより、通話がレコーディングされていることを通知する音声メッセージが再生され、参加者には通話がレコーディングされていることを通知するチャットメッセージが送信されます。
• チャットメッセージは、議事録ツールがレコーディングを開始するときに1回だけ送信されますが、後から参加した他の参加者が確認できるよう、メッセージはチャットにピンどめされます。
• 議事録ツールが自動的にGoogle Meetのミーティングに参加しないようにするには、Google Meetで待合室を設定するという方法があります。Google Meetで待合室を設定すると、Google Meetのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールが通話への参加を待機していることを知らせるメッセージが表示されます。議事録ツールが通話に参加するには、主催者が、参加者としてのアクセス権を求めている議事録ツールの横にある［許可］をクリックする必要があります。議事録ツールにミーティングへの参加を許可すると、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与され、上記の音声メッセージとチャットメッセージによる通知が行われます。
• 主催者が、ミーティングに参加済みでレコーディングが許可されている議事録ツールによるレコーディングを停止するには、参加者としての議事録のタイルをクリックし、［削除］を選択します。これにより、議事録ツールはミーティングから除外されます。主催者は、参加者リストで参加者としての議事録ツールをクリックし、［削除］を選択することでも、議事録ツールを除外できます。

Microsoft Teamsでメモを取る

Microsoft Teamsのミーティングで議事録ツールを使用するために、Microsoft Teamsアプリをインストールする必要はありません。ただし、カレンダーを接続して、一般的なセットアップ手順に従う必要があります。

議事録ツールを設定すると、Microsoft Teamsのミーティングに議事録ツールが参加する予定になっている場合は、次の動作が期待されます。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• ミーティングに参加すると同時に、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与されます。数秒後、議事録ツールにより、通話がレコーディングされていることを通知する音声メッセージが再生され、参加者には通話がレコーディングされていることを通知するチャットメッセージが送信されます。
• チャットメッセージは、議事録ツールがレコーディングを開始するときに1回だけ送信されます。チャットにそのメッセージを手動でピンどめしない限り、メッセージが送信された後にミーティングに参加した参加者に、そのメッセージは表示されません。
• 議事録ツールが自動的にMicrosoft Teamsのミーティングに参加しないようにするには、Microsoft Teamsで待合室を設定するという方法があります。Teamsで待合室を設定すると、Teamsのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールが通話への参加を待機していることを知らせるメッセージが表示されます。議事録ツールが通話に参加するには、主催者が、参加者としてのアクセス権を求めている議事録ツールの横にある［許可］をクリックする必要があります。議事録ツールにミーティングへの参加を許可すると、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与され、上記の音声メッセージとチャットメッセージによる通知が行われます。
• 主催者が、ミーティングに参加済みでレコーディングが許可されている議事録ツールによるレコーディングを停止するには、参加者としての議事録のタイルをクリックし、［削除］を選択します。これにより、議事録ツールはミーティングから除外されます。主催者は、参加者リストで参加者としての議事録ツールをクリックし、［削除］を選択することでも、議事録ツールを除外できます。

Zoomでメモを取る

Zoomのミーティングで議事録ツールを使用するために、Zoomアプリをインストールする必要はありません。ただし、カレンダーを接続して、一般的なセットアップ手順に従う必要があります。

さらに、ミーティングの主催者が、Zoomアカウントで次の設定を有効にしている必要があります。コンピューターファイルへの記録、内部ミーティング参加者、外部ミーティング参加者。

議事録ツールを設定すると、Zoomのミーティングに議事録ツールが参加する予定になっている場合は、次の動作が期待されます。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• Zoomのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールにレコーディングを許可するよう求めるポップ アップ メッセージが表示されます。議事録ツールに通話を記録させるには、主催者はこのメッセージに対して［承認］をクリックする必要があります。［拒否］をクリックすると、議事録ツールはレコーディングを行いません。レコーディングが承認されると同時に、通話がレコーディングされていることを伝える音声メッセージが再生されます。
• ミーティングに参加する各参加者には、議事録ツールが通話をレコーディングしていること、議事録ツールに通話をレコーディングさせたくない場合は主催者に報告するよう伝えるようチャットメッセージが送信されます。
• 議事録ツールが自動的にZoomのミーティングに参加しないようにするには、Zoomで待合室を設定するという方法があります。Zoomで待合室を設定すると、Zoomのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールが通話への参加を待機していることを知らせるメッセージが表示されます。議事録ツールが通話に参加するには、主催者が、参加者としてのアクセス権を求めている議事録ツールの横にある［許可］をクリックする必要があります。議事録ツールにミーティングへの参加を許可すると、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与され、上記の音声メッセージとチャットメッセージによる通知が行われます。
• 主催者が、ミーティングに参加済みでレコーディングが許可されている議事録ツールによるレコーディングを停止するには、参加者としての議事録のタイルをクリックし、［削除］を選択します。これにより、議事録ツールはミーティングから除外されます。主催者は、参加者リストで参加者としての議事録ツールをクリックし、［削除］を選択することでも、議事録ツールを除外できます。