BetaTallenna ja tee muistiinpanoja kokouksissa Notetaker-sovelluksella

Käytä Notetaker-sovellusta Google Meetissä, Microsoft Teamsissa tai Zoomissa, niin saat automaattisesti seuraavat vaiheet, kokousmuistiinpanot, videotallenteet ja transkriptiot. Notetaker liittyy kaikkiin kokouksiin, jotka on varattu liitetyistä kalentereista, aikataulutus sivuilta, ehdotetuista ajoista tai tallenteesta.

Tämä ominaisuus käyttää automaattista kielentunnistusta ja transkriboi tallenteessa tunnistetut kielet. Lue lisää käytettävissä olevistapuhelutranskriptiokielistä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin alat käyttää tätä ominaisuutta, varmista, että ymmärrät täysin, mitkä toimenpiteet on suoritettava etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Tutustu vaatimuksiin

• Sinun on liitettävä kalenterisi.
• Sinun on otettava käyttöön puhelun tallennus sekä transkriptio ja analyysi.
• Sinun ei tarvitse asentaa mitään sovelluksia.
• Jos käytät Zoomia, kokouksen isännän on oltava ottanut paikallisen tallennuksen käyttöön. Lue lisää Notetakerin määrittämisestä Zoomissa. Tilisi liitettyjen sovellusten (esim.Zoom) asetukset eivät vaikuta tämän ominaisuuden käyttöön.

• Jos käytät Google Meetiä, sinun on tehtävä jompikumpi seuraavista:
  • Kokouksen isännän on oltava kirjautuneena Google-kokoukseensa, jotta Notetaker voidaan hyväksyä kokoukseen.
  • Hallitse Google Meetissä käyttäjien kokousoikeuksia, jotta kokouksen osallistujat voivat liittyä kokoukseen ennen isäntää.
• Jotta Notetaker voi liittyä toistuviin kokouksiin, sinun on otettava käyttöön Synkronoi toistuvat kokoukset HubSpotin kanssa -beetaohjelmaan.

Määritä Notetaker

Ennen kuin käyttäjät voivat lisätä muistiinpanojen tekijän kokouksiinsa, pääkäyttäjän on otettava ominaisuus käyttöön tilillä. Kun pääkäyttäjä on määrittänyt tilin oletusasetukset, käyttäjät voivat muokata omia muistiinpanojen tekijän asetuksiaan.

Huomaa: ohjeet muistiinpanojen tekijän liittymisestä kokoukseen lähetetään 30 minuuttia ennen kokouksen alkua. Siksi käyttäjäasetuksiin tehtyjä muutoksia ei välttämättä oteta huomioon kokouksissa, jotka alkavat seuraavien 30 minuutin aikana asetusten muuttamisen jälkeen. Jos poistat käyttäjän pääsyn muistiinpanojen tekijän toimintoon, on suositeltavaa poistaa muistiinpanojen tekijä manuaalisesti kaikista kokouksista, jotka pidetään seuraavien 30 minuutin aikana muutoksen tekemisen jälkeen.

Määritä oletusasetukset

Jos olet pääkäyttäjä, voit määrittää Notetaker-toiminnon tilille seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Kokoukset.
3. Napsauta Kokouksen muistiinpanojen välilehteä.
4. Kytke Kokouksen muistiinpanojen tekijä -kytkin päälle.
   • Jos haluat, että muistiinpanojen tekijä liittyy automaattisesti kaikkiin kelpoisiin kokouksiin, valitse Muistiinpanojen tekijän automaattinen liittyminen -valintaruutu. (Tämä valintaruutu on valittuna oletuksena, kun otat Muistiinpanojen tekijän käyttöön.)
   • Jos haluat, että käyttäjät kutsuvat muistiinpanojen tekijän kokouksiin manuaalisesti, poista valinta Muistiinpanojen tekijän automaattinen liittyminen-valintaruudusta.
   • Voit myöntää käyttöoikeuden kaikille käyttäjille, joille on määritetty Sales Hub Professional- taiEnterprise-kä yttöoikeuden, valitseValitse muistiinpanojen tekijän käyttöoikeuden myöntämistapa-osiostaMyönnä kelpoisille käyttäjille muistiinpanojen tekijän käyttöoikeus automaattisesti.
   • Voit myöntää käyttöoikeuden tietyille käyttäjille seuraavasti:
     • Valitse Valitse muistiinpanojen tekijän käyttöoikeustapa-osiostaMyöntää muistiinpanojen tekijän käyttöoikeus manuaalisesti käyttäjille, joilla on myyntilisenssi. Napsauta sitten alareunassaTallenna.
     • NapsautaValitse käyttäjät.
     • Valitse oikeanpuoleisessa paneelissa käyttäjienvalintaruudut ja napsauta sittenTallenna valinnat.
     • Napsauta alareunassaTallenna. 
5. ValitseAsetukset-osiosta nimi ja ilmoitustapa, jota Notetaker käyttää liittyessään kokoukseen.
   • Oletusarvoisesti Notetaker liittyy kokouksiin nimellä "[Brändisi nimi]'s Notetaker". Jos haluat käyttää mukautettua nimeä:
     • Valitse Notetaker-nimi-kohdastaMukautettu Notetaker-nimi.
     • Kirjoitanimi tekstikenttään.
     • Napsauta alareunassaTallenna.
   • Jos haluat, että Notetaker ilmoittaa osallistumisestaan kokoukseen sekä suullisesti että chatissa:
     • Valitse Ilmoitus-kohdasta Äänitiedote ja chat-ilmoitus.
     • Valitse käytettävä kieli ja ääni Kieli- ja Ääni -pudotusvalikoista.
     • Napsautatoistopainiketta(playerPlayIcon) kuunnellaksesi esikatselun valitusta kielestä ja äänestä.
     • Napsauta alareunassaTallenna.
   • Jos haluat, että Notetaker käyttää chat-ilmoitusta vain kokouksiin liittyessään:
     • ValitseIlmoitus-kohdastaVain chat-viestin ilmoitus.
     • Napsauta alareunassaTallenna.

Määritä käyttäjäkohtaiset asetukset

Jos olet käyttäjä, jolleon osoitettumyyntilisenssi ja sinulle on myönnetty pääsy muistiinpanojen tekijään, voit muokata omia muistiinpanojen tekijän asetuksiasi.

Voit ohittaa tilin oletusasetukset, jotka määrittävät, liittyykö muistiinpanontekijä automaattisesti kokouksiisi, seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Kalenteri-välilehteä .
4. Valitse tai poista valinta Kohdassa ”Kokouksen muistiinpanojen tekijän automaattinen liittyminen” -kohdassa olevasta valintaruudusta”Kutsu muistiinpanojen tekijä liittymään kaikkiin tuleviin kokouksiisi automaattisesti ”.
   • Jos valintaruutu on valittuna, muistiinpanojen tekijä liittyy automaattisesti kaikkiin kelpoisiin kokouksiisi.
   • Jos valintaruutu on tyhjä, muistiinpanojen tekijä liittyy kokouksiisi vain, kun kutsut hänet manuaalisesti.
5. Napsauta alareunassaTallenna.

Notetakerin käyttö

Opi, miten Notetaker liittyy kokouksiin, miten voit tarkastella tallenteita ja transkriptioita sekä miten voit lisätä tai poistaa Notetakerin kokouksista.

Tutustu kokousten kelpoisuusvaatimuksiin ja muistiinpanojen tekijän toimintaan

Kokous on muistiinpanojen tekijän käytettävissä, jos se täyttää kaikki seuraavat kriteerit:

• Kokous tallennetaan HubSpotiin.
• Kokoukseen osallistuu vähintään yksi CRM-yhteyshenkilö, jonka sähköpostiosoite ei kuulu samaan verkkotunnukseen kuin HubSpot-tili.
• Kokouksen sijainniksi on määritetty Google Meet, Microsoft Teams tai Zoom.

Kun muistiinpanojen tekijä on kutsuttu kelpoiseen kokoukseen, kaikilla videoneuvottelupalveluntarjoajilla:

• Muistiinpanojen tekijä liittyy kokoukseen sovittuna aikana.
• Ääniviesti, chat-viesti ja ponnahdusikkuna ilmoittavat, että muistiinpanojen tekijä on kokouksessa ja tallentaa sitä. Napsauta valintaikkunassaHyväksy jatkaaksesi muistiinpanojen tekijän käyttöä.
• Jos olet määrittänyt odotushuoneen, videoneuvottelun isännän on hyväksyttävä muistiinpanojen tekijä kokoukseen. Jos isäntä kieltää pääsyn, muistiinpanojen tekijä ei liity kokoukseen. Jos muistiinpanojen tekijä odottaa odotushuoneessa yli viisi minuuttia ilman, että hänet päästetään kokoukseen, hän poistuu sieltä.
• Muistiinpanojen tekijän nimeksi tulee yrityksesi nimi, jota seuraa sana ”Notetaker” (esim. ”[Yritys] Notetaker”). Jos tilillesi ei ole määritetty yritysnimeä, sen nimeksi tulee ”[Yrityksen verkkotunnus] Notetaker”. Jos tilillesi ei ole määritetty yritysnimeä eikä verkkotunnusta, sen nimeksi tulee ”Notetaker”.
• Kun lopetat kokouksen, muistiinpanojen tekijä luo puheluobjektitietueen HubSpotissa ja liittää kyseisen puhelun vastaavaan kokoukseen. Puheluobjektitietueen luominen mahdollistaa helpon pääsyn kokouksen tallenteeseen, transkriptioon ja yhteenvetoon. Lue, miten voit tarkastella tallennetta ja transkriptioita kokouksen jälkeen.
• Jos kaikki osallistujat poistuvat kokouksesta lopettamatta sitä, muistiinpanojen tekijä pysyy kokouksessa, kunnes se havaitsee 10 minuutin hiljaisuuden. Tuolloin muistiinpanojen tekijä poistuu kokouksesta, luo puheluobjektitietueen ja lisää tallenteen sekä transkriptin kokoustietueeseen HubSpotissa.
• Kokousnauhoitukset säilytetään kahden vuoden ajan.

Tutustu palveluntarjoajakohtaisiin odotuksiin muistiinpanojen tekijälle, kun sitä käytetään Google Meetin, Microsoft Teamsin jaZoomin kanssa.

Lisää tai poista muistiinpanojen tekijä manuaalisesti kokouksia aikatauluttaessasi

Kun varaat kokousta CRM-tietueessa, voit manuaalisesti ohittaa muistiinpanojen tekijän kutsutilan. Kun olet napsauttanut CRM-tietueenVaraa kokous -painiketta ja syöttänyt kokouksen tiedot:

1. Valitse tai poista valinta Muistiinpanojen tekijä -osiossa kohdastaKutsu muistiinpanojen tekijä kokoukseen.
2. NapsautaTallenna.

Jos varaat kokouksen toisen käyttäjän puolesta (eli valitset toisen käyttäjän kokouksen isännäksi), et voi muuttaa muistiinpanojen tekijän kutsua. Sen sijaan Muistiinpanojen tekijä -osiossa näkyy viesti ”Muistiinpanojen tekijä liittyy kokoukseen isännän oletusasetusten mukaisesti.”

Tulevien kokousten muistiinpanojen tekijän tilan tarkastelu ja muokkaaminen

Voit tarkistaa CRM-tietueesta, onko muistiinpanojen tekijä asetettu osallistumaan tulevaan kokoukseen seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaanCRM >[objekti] (esim. yhteystiedot, yritykset tai kaupat).
2. Napsauta tietueennimeä.
3. NapsautaAktiviteettiaikajanalla kokouksen nimeä laajentaaksesi kokouksen aktiviteetin.
4. Jos muistiinpanojen tekijä on määritetty osallistumaan kokoukseen, kokouksen tapahtumien yläosassa näkyy vihreä piste, jossa on muistiinpanojen tekijän nimi. Jos muistiinpanojen tekijää ei ole määritetty osallistumaan kokoukseen, kokouksen tapahtumien yläosassa ei näy mitään visuaalista merkkiä.

Voit muuttaa, osallistuuko muistiinpanojen tekijä kokoukseen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaanCRM >[objekti] (esim. yhteystiedot, yritykset tai kaupat).
2. Napsauta tietueennimeä.
3. Napsautatoimintakronologiankokouksen nimeä laajentaaksesi kokoustoiminnon.
4. Napsauta tapahtumatietueen oikeassa yläkulmassaToiminnot >Muokkaa.
5. Valitse tai poista valinta[Yrityksen nimi] Muistiinpanojen tekijä -valintaruudusta.
6. NapsautaTallenna.

Voit kutsua muistiinpanojen tekijän tulevaan kokoukseen kokouksen tietosivulta, jos olet kokouksen isäntä:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Myynti > Myynnin työtila. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Myynti > Myynnin työtila. Napsauta sittenAikataulu -välilehteä.
2. Napsauta vasemmalla puolellaTulevat kokoukset.
3. Napsautakokouksen nimeä.
4. Kytke oikeassa yläkulmassa olevaKutsu kokouksen muistiinpanojen tekijä -kytkin päälle. Kytke kytkin pois päältä, jos haluat peruuttaa muistiinpanojen tekijän kutsun.

Muistiinpanojen tekeminen Google Meetissä

Voit käyttää muistiinpanojen tekijää Google Meet -kokouksissa ilman, että sinun tarvitsee asentaa Google Meet -sovellusta. Sinun on kuitenkin yhdistettävä kalenterisi ja noudatettava yleisiä asetusohjeita.

Kun olet määrittänyt muistiinpanojen tekijän, voit odottaa seuraavaa, kun muistiinpanojen tekijän on määrä liittyä Google Meet -kokoukseen:

• Muistiinpanojen tekijä liittyy kokoukseen sovittuna aikana.
• Pöytäkirjanpitäjä saa automaattisesti tallennusoikeuden heti, kun hän liittyy kokoukseen. Muutaman sekunnin kuluttua hän toistaa ääniviestin, jossa ilmoitetaan, että puhelua tallennetaan, ja lähettää chat-viestin, jossa ilmoitetaan osallistujille tallennuksesta.
• Chat-viesti lähetetään vain kerran, kun muistiinpanojen tekijä aloittaa tallennuksen, mutta viesti kiinnitetään chattiin, jotta myöhemmin kokoukseen liittyvät uudet osallistujat näkevät sen.
• Jos et halua, että muistiinpanojen tekijä liittyy automaattisesti Google Meet -kokouksiin, voit määrittää odotushuoneen Google Meetissä. Jos sinulla on odotushuone määritettynä Google Meetissä, heti kun Google Meet -kokouksen isäntä liittyy kokoukseen, hän näkee viestin, jossa ilmoitetaan, että muistiinpanojen tekijä odottaa pääsyä puheluun. Isännän on napsautettava ”Hyväksy” -painikettasen muistiinpanojen tekijän vieressä, joka pyytää pääsyä kokoukseen. Kun muistiinpanojen tekijälle annetaan lupa liittyä kokoukseen, hänelle myönnetään automaattisesti tallennusoikeus, ja edellä kuvatut ääni- ja chat-viestit tulevat näkyviin.
• Jos isäntä haluaa lopettaa jo käynnissä olevan ja tallennusluvan saaneen kokouksen tallennuksen, hän voi poistaa muistiinpanojen tekijän kokouksesta napsauttamalla tämän osallistujaruutua ja valitsemalla Poista. Isäntä voi myös poistaa muistiinpanojen tekijän napsauttamalla häntä osallistujaluettelossa ja valitsemalla Poista.

Muistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa

Voit käyttää muistiinpano-ominaisuutta Microsoft Teams -kokouksissa ilman, että sinun tarvitsee asentaa Microsoft Teams -sovellusta. Sinun on kuitenkin liitettävä kalenterisi ja noudatettava yleisiä asennusohjeita.

Kun olet määrittänyt muistiinpanotyökalun, voit odottaa seuraavaa, kun muistiinpanotyökalu on aikataulutettu liittymään Microsoft Teams -kokoukseen:

• Muistiinpanojen tekijä liittyy kokoukseen sovittuna aikana.
• Muistiinpanojen tekijä saa automaattisesti tallennusluvan heti, kun hän liittyy kokoukseen. Muutaman sekunnin kuluttua hän toistaa ääniviestin, jossa ilmoitetaan, että puhelua tallennetaan, ja lähettää chat-viestin, jossa ilmoitetaan osallistujille tallennuksesta.
• Chat-viesti lähetetään vain kerran, kun muistiinpanojen tekijä aloittaa tallennuksen. Ellet kiinnitä viestiä manuaalisesti chattiin, osallistujat, jotka liittyvät kokoukseen viestin lähettämisen jälkeen, eivät näe sitä.
• Jos et halua, että muistiinpanojen tekijä liittyy automaattisesti Teams-kokouksiin, voit määrittää odotushuoneen Microsoft Teamsissa. Jos sinulla on odotushuone määritettynä Teamsissa, heti kun Teams-kokouksen isäntä liittyy kokoukseen, hän näkee viestin, jossa ilmoitetaan, että muistiinpanojen tekijä odottaa pääsyä puheluun. Isännän on napsautettava ”Hyväksy” -painikettasen muistiinpanojen tekijän vieressä, joka pyytää pääsyä kokoukseen. Kun muistiinpanojen tekijälle annetaan lupa liittyä kokoukseen, hänelle myönnetään automaattisesti tallennusoikeus, ja edellä kuvatut ääni- ja chat-viestit tulevat näkyviin.
• Jos isäntä haluaa keskeyttää jo alkaneen ja tallennusluvan saaneen kokouksen tallennuksen, hän voi poistaa muistiinpanojen tekijän kokouksesta napsauttamalla tämän osallistujaruutua ja valitsemalla Poista. Isäntä voi myös poistaa muistiinpanojen tekijän napsauttamalla häntä osallistujaluettelossa ja valitsemalla Poista.

Muistiinpanojen tekeminen Zoomissa

Jotta voit käyttää muistiinpanojen tekijää Zoom-kokouksissa, sinun ei tarvitse asentaa Zoom-sovellusta. Sinun on kuitenkin liitettävä kalenterisi ja noudatettava yleisiä asennusohjeita.

Lisäksi kokouksen järjestäjän on oltava ottanut käyttöön seuraavat asetukset Zoom-tilillään: Tallennus tietokoneen tiedostoihin, sisäiset kokouksen osallistujat, ulkoiset kokouksen osallistujat.

Kun olet määrittänyt muistiinpanojen tekijän, voit odottaa seuraavaa, kun muistiinpanojen tekijän on määrä liittyä Zoom-kokoukseen:

• Muistiinpanojen tekijä liittyy kokoukseen sovittuna aikana.
• Heti kun Zoom-kokouksen isäntä liittyy kokoukseen, hänelle avautuu ponnahdusviesti, jossa pyydetään lupaa muistiinpanojen tekijän tallennukselle. Isännän on napsautettava tässä viestissä Hyväksy. Jos hän napsauttaa Hylkää, muistiinpanojen tekijä ei voi tallentaa. Heti kun tallennus on hyväksytty, kuuluu ääniviesti, jossa ilmoitetaan, että puhelua tallennetaan.
• Jokainen kokoukseen liittyvä osallistuja saa muistiinpanojen tekijältä chat-viestin, jossa ilmoitetaan, että muistiinpanojen tekijä tallentaa kokousta, ja kehotetaan ilmoittamaan isännälle, jos he eivät halua tulla tallennetuiksi.
• Jos et halua, että muistiinpanojen tekijä liittyy automaattisesti Zoom-kokouksiin, voit määrittää odotushuoneen Zoomissa. Jos sinulla on odotushuone määritettynä Zoomissa, heti kun Zoom-kokouksen isäntä liittyy kokoukseen, hän näkee viestin, jossa ilmoitetaan, että muistiinpanojen tekijä odottaa pääsyä puheluun. Isännän on napsautettava ”Hyväksy” (Admit)sen muistiinpanojen tekijän osallistujan vieressä, joka pyytää pääsyä kokoukseen. Kun muistiinpanojen tekijälle annetaan lupa liittyä kokoukseen, hänelle myönnetään automaattisesti tallennusoikeus, ja edellä kuvatut ääni- ja chat-ilmoitukset tulevat näkyviin.
• Jos isäntä haluaa lopettaa jo käynnissä olevan ja tallennusluvan saaneen kokouksen tallennuksen, hän voi poistaa muistiinpanojen tekijän kokouksesta napsauttamalla tämän osallistujaruutua ja valitsemalla Poista. Isäntä voi myös poistaa muistiinpanojen tekijän napsauttamalla häntä osallistujaluettelossa ja valitsemalla Poista.

Seuraavat vaiheet

Opi maksimoimaan puhelun jälkeiset rutiinisi HubSpot Academyn neuvojen avulla.