Tallentaa ja tehdä muistiinpanoja kokouksissa kokousmuistiinpanovälineen avulla.

Käyttäjät, joille on myönnetty Sales Hub Professional- tai Enterprise -paikka, voivat käyttää myyntikokousten muistiinpanovälinettä Google Meetissä, Microsoft Teamsissa tai Zoomissa. Se liittyy automaattisesti kokouksiin ja tarjoaa seuraavat vaiheet, kokousmuistiinpanot, videotallenteen ja pöytäkirjat. Myyntikokousten muistiinpanoväline liittyy mihin tahansa kokoukseen, joka on varattu liitetyistä kalentereista, aikataulusivuilta, ehdotetuista ajoista tai tallenteesta. Jos olet Super Admin, opi, miten voit valita tilisi mukaan betaan.

Ennen kuin aloitat

Jotta voit käyttää myyntikokouksen muistiinpanovälinettä:

• Sinun on yhdistettävä kalenterisi.
• Sinun on otettava puhelutallennus käyttöön.
• Sinun on otettava Conversation Intelligence käyttöön.
• Sinun ei tarvitse asentaa mitään sovelluksia.

Jos käytät Zoomia, saat lisätietoja kokousmuistion määrityksestä Zoomin kanssa (artikkelin salasana: Meetings_208916). Kaikki tilisi kautta yhdistettyjen sovellusten (esim. Zoom) asetukset eivät koske tämän ominaisuuden käyttöä.

HubSpot-kokousmuistion määrittäminen

Ennen kuin käyttäjät voivat sisällyttää muistiinpanovälineen kokouksiinsa, Super Adminin on otettava ominaisuus käyttöön tilillä. Kun Super Admin on määrittänyt tilin oletusasetukset, käyttäjät voivat säätää henkilökohtaisia muistiinpanovälineen asetuksiaan.

Huomaa: ohjeet muistiinmerkitsijän liittymisestä kokoukseen lähetetään 30 minuuttia ennen kokouksen alkua. Siksi käyttäjän asetuksiin tehtyjä muutoksia ei välttämättä oteta huomioon kokouksissa, jotka alkavat seuraavien 30 minuutin kuluessa asetusten muuttamisesta. Jos poistat muistiinpanovaltuutetun käyttöoikeuden käyttäjältä, on suositeltavaa, että poistat muistiinpanovaltuutetun manuaalisesti kaikista kokouksista, jotka alkavat seuraavien 30 minuutin aikana muutoksen tekemisen jälkeen.

Määritä oletusasetukset

Voit määrittää myyntikokouksen muistiinpanovelvollisen tilille, jos olet Super Admin:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kokoukset.
3. Napsauta Meeting Notetaker -välilehteä.
4. Kytke Myyntikokousten muistiinpanoväline -kytkin päälle.
   • Jos haluat, että muistiinmerkitsijä liittyy automaattisesti kaikkiin hyväksyttäviin kokouksiin, valitse Kutsu muistiinmerkitsijä kaikkiin tuleviin kokouksiin -valintaruutu. (Tämä valintaruutu on oletusarvoisesti valittuna, kun kytket myyntikokousten muistiinpanovälineen päälle).
   • Jos haluat, että käyttäjät kutsuvat muistiinmerkitsijän kokouksiin manuaalisesti, poista Invite notetaker to all upcoming meetings -valintaruudun valinta.
5. Valitse Muistiinpanijan käyttöoikeus -osiossa, mitkä käyttäjät saavat käyttää muistiinpanovälinettä.
   • Jos haluat antaa muistiinpanovaltuutetun käyttöoikeuden kaikille käyttäjille, joille on määritetty Sales Hub Professional- tai Enterprise -paikka, valitse Valitse muistiinpanovaltuutetun käyttöoikeus -osiossa Automaattisesti myöntää muistiinpanovaltuutetun käyttöoikeuden vaatimukset täyttäville käyttäjille.
   • Jos haluat antaa muistiinpano-oikeuden tietyille käyttäjille:
     • Valitse Choose notetaker access (Valitse muistiinpano-oikeus ) -osiossa Manually grant users with sales seats notetaker access (Anna muistiinpano-oikeus manuaalisesti niille käyttäjille, joilla on myyntipaikka). Valitse sitten alareunassa Tallenna.
     • Napsauta Valitse käyttäjät.
     • Valitse oikeassa paneelissa käyttäjien valintaruudut ja valitse sitten Tallenna valinnat.
     • Napsauta alareunassa Tallenna.

Käyttäjäkohtaisten asetusten määrittäminen

Jos olet käyttäjä, jolla on osoitettu Sales Hub Professional- tai Enterprise -paikka ja sinulle on myönnetty käyttöoikeus muistiinpanovälineeseen, voit mukauttaa yksilöllisiä muistiinpanovälineasetuksiasi.

Voit ohittaa tilin oletusasetukset, jotka koskevat sitä, osallistuuko muistiinmerkitsijä automaattisesti kokouksiisi:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Kalenteri-välilehteä .
4. Valitse Myyntikokousten muistiinmerkitsijän liittymisasetukset-kohdassa Kutsu muistiinmerkitsijä tuleviin kokouksiin automaattisesti -valintaruutu tai poista sen valinta.
   • Jos valintaruutu on valittuna, muistiinmerkitsijä liittyy automaattisesti kaikkiin hyväksyttäviin kokouksiisi.
   • Jos valintaruutu on poistettu käytöstä, muistiinpanovelvollinen liittyy kokouksiisi vain, kun kutsut hänet manuaalisesti.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.

Myyntikokousten muistiinpanovälineen käyttö

Lue, miten muistiinmerkitsijä liittyy kokouksiin, miten tallenteita ja pöytäkirjoja voi tarkastella ja miten muistiinmerkitsijä voidaan lisätä tai poistaa kokouksista.

Ymmärrä kokousten kelpoisuus ja muistiinmerkitsijän käyttäytyminen

Kokous kelpaa muistiinmerkitsijäksi, jos se täyttää kaikki seuraavat kriteerit:

• Kokous on tallennettu HubSpotiin.
• Kokouksessa on vähintään yksi CRM-yhteyshenkilö osallistujana, ja kyseisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite ei käytä samaa verkkotunnusta kuin HubSpot-tili.
• Kokouksen sijainniksi on asetettu Google Meet, Microsoft Teams tai Zoom.

Kun muistiinpanovelvollinen on kutsuttu hyväksyttävään kokoukseen:

• Muistiinmerkitsijä liittyy kaksi minuuttia ennen sovittua aikaa.
• Ääniviesti, chat-viesti ja ponnahdusikkuna ilmoittavat, että muistiinmerkitsijä on kokouksessa ja tallentaa. Jatka muistiinmerkitsijän käyttöä valitsemalla valintaikkunassa Hyväksy.
• Jos olet ottanut käyttöön odotushuoneen, videoneuvottelun isännän on hyväksyttävä muistiinmerkitsijä kokoukseen. Jos isäntä evää pääsyn, muistiinmerkitsijä ei pääse mukaan. Jos muistiinmerkitsijä istuu odotushuoneessa yli 10 minuuttia ilman, että häntä hyväksytään kokoukseen, hän poistuu.
• Muistiinpanovelvollisen nimi on yrityksesi nimi, jota seuraa "Muistiinpanovelvollinen" (esim. "[Yritys] Muistiinpanovelvollinen"). Jos tilillesi ei ole määritetty yrityksen nimeä, sen nimi on "[Yrityksen verkkotunnus] Muistiinmerkitsijä". Jos tilillesi ei ole määritetty yrityksen nimeä tai verkkotunnusta, sen nimi on "Notetaker".
• Kun lopetat kokouksen, muistiinpanovälittäjä luo HubSpotissa puheluobjektitietueen ja liittää kyseisen puhelun vastaavaan kokoukseen. Puhelutietueen luomisen ansiosta pääset helposti käsiksi kokouksen tallenteeseen, pöytäkirjamerkintään ja yhteenvetoon. Lue, miten voit tarkastella tallennetta ja transkriptiota kokouksen jälkeen.
• Jos kaikki osallistujat poistuvat päättämättä kokousta, muistiinpanoväline pysyy kokouksessa, kunnes se havaitsee 10 minuutin hiljaisuuden. Tässä vaiheessa muistiinpanovirkailija poistuu kokouksesta ja luo puhelukohteen tietueen sekä lisää tallenteen ja jäljennöksen HubSpotin kokoustietueeseen.

Muistuttajan lisääminen tai poistaminen manuaalisesti kokouksia aikataulutettaessa

Kun suunnittelet kokousta CRM-tietueeseen, voit ohittaa muistiinmerkitsijän kutsutilan manuaalisesti. Kun olet napsauttanut CRM-tietueen Aikatauluta kokous -painiketta ja syöttänyt kokouksen tiedot:

1. Myyntikokousmuistuttaja -osiossa valitse Kutsu muistuttaja kokoukseen -valintaruutu tai poista sen valinta.
2. Napsauta Tallenna.

Jos varaat kokouksen toisen käyttäjän puolesta (eli valitset toisen käyttäjän kokouksen isännäksi), et voi säätää muistiinpanijan kutsua. Sen sijaan Sales Meeting Notetaker -osiossa näkyy viesti "Notetaker will join based on the host's default setting" (Muistiinmerkitsijä liittyy isännän oletusasetuksen perusteella).

Tulevien kokousten ilmoittajan tilan tarkasteleminen ja muokkaaminen

Jos haluat nähdä, onko myyntikokouksen notetaker asetettu liittymään tulevaan kokoukseen CRM-tietueesta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > [kohde] (esim. yhteystiedot, yritykset tai sopimukset).
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Laajenna kokousaktiviteetti aktiviteettien aikajanalla napsauttamalla kokouksen nimeä.
4. Jos muistiinmerkitsijä on asetettu liittymään kokoukseen, kokousaktiviteetin yläreunassa on vihreä piste, jossa on muistiinmerkitsijän nimi. Jos muistiinmerkitsijää ei ole asetettu liittymään kokoukseen, kokousaktiviteetin yläreunassa ei näy visuaalista ilmaisinta.

Voit muuttaa, onko muistiinpanovelvollinen asetettu liittymään kokoukseen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > [kohde] (esim. yhteystiedot, yritykset tai sopimukset).
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Laajenna kokousaktiviteetti toimintojen aikajanalla napsauttamalla kokouksen nimeä.
4. Napsauta aktiviteettitietueen oikeassa yläkulmassa Toiminnot > Muokkaa.
5. Valitse tai poista valinta [Yrityksen nimi] Muistiinpanija -valintaruudusta.
6. Napsauta Tallenna.

Voit kutsua muistiinmerkitsijän osallistumaan tulevaan kokoukseen kokouksen tietosivulta, jos olet kokouksen isäntä:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Myynnin työtila. Napsauta sitten Aikataulu-välilehteä.
2. Napsauta vasemmalla puolella kohtaa Tulevat kokoukset.
3. Napsauta kokouksen nimeä.
4. Kytke oikeassa yläkulmassa Invite Sales Meeting Notetaker -kytkin päälle. Kytke kytkin pois päältä poistaaksesi muistiinpanijan kutsumisen.