Tallentaa ja tehdä muistiinpanoja kokouksissa kokousmuistiinpanovälineen avulla.

Käyttäjät, joille on myönnetty Sales Hub Professional- tai Enterprise -paikka, voivat käyttää myyntikokousten muistiinpanovälinettä Google Meetissä, Microsoft Teamsissa tai Zoomissa. Se liittyy kokouksiin automaattisesti ja tarjoaa seuraavat vaiheet, kokousmuistiinpanot, videotallenteen ja pöytäkirjat. Myyntikokousten muistiinpanoväline liittyy mihin tahansa kokoukseen, joka on varattu liitetyistä kalentereista, aikataulusivuilta, ehdotetuista ajoista tai tietueesta.

Jos olet Super Admin, liity myyntikokousten muistiinpanovälineen beta-versioon. Lue, miten voit hallita beta-ilmoittautumisia.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn tämän ominaisuuden kanssa, varmista, että ymmärrät täysin, mitkä vaiheet on tehtävä etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Vaatimusten ymmärtäminen

• Sinun on yhdistettävä kalenterisi.
• Sinun on otettava puhelun tallennus käyttöön.
• Sinun on otettava käyttöön Conversation Intelligence.
• Sinun ei tarvitse asentaa mitään sovelluksia.
• Jos käytät Zoomia, saat lisätietoja kokouksen muistiinpanovälineen määrittämisestä Zoomin avulla. Kaikki tilisi kautta yhdistettyjen sovellusten (esim. Zoom) asetukset eivät koske tämän ominaisuuden käyttöä.

Ymmärrä rajoitukset ja näkökohdat

Kokouspöytäkirjat ovat riippuvaisia kokousohjelmiston tarjoajan kuvatekstiasetuksista. Jotta saat luotettavat transkriptiot, sinun tulisi:

• Ota kuvatekstit/elävät kuvatekstit käyttöön kokousohjelmistossasi.
• Varmista, että kuvatekstien kieli vastaa kokouksessa käytettävää kieltä.
• Käytä mahdollisuuksien mukaan HubSpotin Microsoft Teams- tai Zoom-integraatioita, koska ne voivat tarjota vakaamman transkriptiokaappauksen.

Huomaa: Google Meet tukee tällä hetkellä vain englanninkielisiä transkriptioita. Tutustu palveluntarjoajakohtaisiin lisähuomioihin, jotka koskevat kokousmuistiinpanovälineen käyttöä Google Meetin, Microsoft Teamsin ja Zoomin kanssa.

Myyntikokouksen muistiinpanovälineen määrittäminen

Ennen kuin käyttäjät voivat ottaa muistiinpanovälineen mukaan kokouksiinsa, pääkäyttäjien on otettava ominaisuus käyttöön tilillä. Kun Super Admin on määrittänyt tilin oletusasetukset, käyttäjät voivat mukauttaa henkilökohtaisia muistiinpanovälineen asetuksiaan.

Huomaa: ohje muistiinmerkitsijän liittymisestä kokoukseen lähetetään 30 minuuttia ennen kokouksen alkua. Siksi käyttäjän asetuksiin tehtyjä muutoksia ei ehkä oteta huomioon kokouksissa, jotka alkavat seuraavien 30 minuutin kuluessa asetusten muuttamisesta. Jos poistat muistiinmerkitsijän käyttöoikeuden käyttäjältä, on suositeltavaa poistaa muistiinmerkitsijä manuaalisesti kaikista kokouksista, jotka alkavat seuraavien 30 minuutin aikana muutoksen tekemisen jälkeen.

Määritä oletusasetukset

Voit määrittää myyntikokouksen muistiinpanovelvollisen tilille, jos olet Super Admin:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Kokoukset.
3. Napsauta Meeting Notetaker -välilehteä.
4. Kytke Sales Meeting Notetaker -kytkin päälle.
   • Jos haluat, että muistiinmerkitsijä liittyy automaattisesti kaikkiin hyväksyttäviin kokouksiin, valitse Kutsu muistiinmerkitsijä kaikkiin tuleviin kokouksiin -valintaruutu. (Tämä valintaruutu on oletusarvoisesti valittuna, kun kytket myyntikokousten muistiinpanovälineen päälle).
   • Jos haluat, että käyttäjät kutsuvat muistiinmerkitsijän kokouksiin manuaalisesti, poista Invite notetaker to all upcoming meetings -valintaruudun valinta.
5. Valitse Muistiinpanijan käyttöoikeus -osiossa, mitkä käyttäjät saavat käyttää muistiinpanovälinettä.
   • Jos haluat antaa muistiinpanovaltuutetun käyttöoikeuden kaikille käyttäjille, joille on määritetty Sales Hub Professional- tai Enterprise -paikka, valitse Valitse muistiinpanovaltuutetun käyttöoikeus -osiossa Automaattisesti myöntää muistiinpanovaltuutetun käyttöoikeuden vaatimukset täyttäville käyttäjille.
   • Jos haluat antaa muistiinpano-oikeuden tietyille käyttäjille:
     • Valitse Choose notetaker access (Valitse muistiinpano-oikeus ) -osiossa Manually grant users with sales seats notetaker access (Anna muistiinpano-oikeus manuaalisesti niille käyttäjille, joilla on myyntipaikka). Valitse sitten alareunassa Tallenna.
     • Napsauta Valitse käyttäjät.
     • Valitse oikeassa paneelissa käyttäjien valintaruudut ja valitse sitten Tallenna valinnat.
     • Napsauta alareunassa Tallenna.

Määritä käyttäjäkohtaiset asetukset

Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub Professional- tai Enterprise -paikka ja sinulle on myönnetty oikeus käyttää muistiinpanovälinettä, voit mukauttaa yksilöllisiä muistiinpanovälineasetuksia.

Voit ohittaa tilin oletusasetukset, jotka koskevat sitä, liittyykö muistiinpanovälittäjä automaattisesti kokouksiisi:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan General.
3. Napsauta Kalenteri-välilehteä .
4. Valitse Myyntikokousten muistiinpanovälineiden liittymisasetukset-kohdassa Kutsu muistiinpanovälineet tuleviin kokouksiin automaattisesti -valintaruutu tai poista sen valinta.
   • Jos valintaruutu on valittuna, muistiinmerkitsijä liittyy automaattisesti kaikkiin hyväksyttäviin kokouksiisi.
   • Jos valintaruutu on poistettu käytöstä, muistiinpanovelvollinen liittyy kokouksiisi vain, kun kutsut hänet manuaalisesti.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.

Käytä myyntikokouksen muistiinpanovälinettä

Lue, miten muistiinmerkitsijä liittyy kokouksiin, miten voit tarkastella tallenteita ja pöytäkirjoja ja miten voit lisätä tai poistaa muistiinmerkitsijän kokouksiin.

Ymmärrä kokousten kelpoisuus ja muistiinmerkitsijän käyttäytyminen

Kokous kelpaa muistiinmerkitsijäksi, jos se täyttää kaikki seuraavat kriteerit:

• Kokous tallennetaan HubSpotiin.
• Kokouksessa on vähintään yksi CRM-yhteyshenkilö osallistujana, ja kyseisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite ei käytä samaa verkkotunnusta kuin HubSpot-tili.
• Kokouksen sijainniksi on asetettu Google Meet, Microsoft Teams tai Zoom.

Kun muistiinmerkitsijä on kutsuttu kelpoisuusehdot täyttävään kokoukseen kaikilla videokonferenssin tarjoajilla:

• Muistiinpanija liittyy kaksi minuuttia ennen sovittua aikaa.
• Ääniviestillä, chat-viestillä ja ponnahdusikkunalla ilmoitetaan, että muistiinmerkitsijä on kokouksessa ja nauhoittaa. Jatka muistiinmerkitsijän käyttöä valitsemalla valintaikkunassa Hyväksy.
• Jos olet ottanut käyttöön odotushuoneen, videoneuvottelun isännän on hyväksyttävä muistiinmerkitsijä kokoukseen. Jos isäntä evää pääsyn, muistiinmerkitsijä ei pääse mukaan. Jos muistiinmerkitsijä istuu odotushuoneessa yli 10 minuuttia ilman, että häntä hyväksytään kokoukseen, hän poistuu.
• Muistiinpanovelvollisen nimi on yrityksesi nimi, jota seuraa "Muistiinpanovelvollinen" (esim. "[Yritys] Muistiinpanovelvollinen"). Jos tilillesi ei ole määritetty yrityksen nimeä, sen nimi on "[Yrityksen verkkotunnus] Muistiinmerkitsijä". Jos tilillesi ei ole määritetty yrityksen nimeä tai verkkotunnusta, sen nimi on "Notetaker".
• Kun lopetat kokouksen, muistiinpanovälittäjä luo HubSpotissa puheluobjektitietueen ja liittää kyseisen puhelun vastaavaan kokoukseen. Puhelutietueen luomisen ansiosta pääset helposti käsiksi kokouksen tallenteeseen, pöytäkirjamerkintään ja yhteenvetoon. Lue, miten voit tarkastella tallennetta ja transkriptiota kokouksen jälkeen.
• Jos kaikki osallistujat poistuvat päättämättä kokousta, muistiinpanoväline pysyy kokouksessa, kunnes se havaitsee 10 minuutin hiljaisuuden. Tässä vaiheessa muistiinpanovirkailija poistuu kokouksesta ja luo puhelukohteen tietueen sekä lisää tallenteen ja jäljennöksen HubSpotin kokoustietueeseen.
• Muistiinmerkitsijä ei voi hakea kokouksen transkriptiota, jos videokonferenssin tarjoaja on poistanut tililtä kuvatekstit.

Tutustu palveluntarjoajakohtaisiin odotuksiin muistiinmerkitsijälle, kun käytetään Google Meet-, Microsoft Teams- ja Zoom-ohjelmia.

Lisää tai poista muistiinmerkitsijä manuaalisesti, kun suunnittelet kokouksia.

Kun aikataulutat kokousta CRM-tietueella, voit ohittaa manuaalisesti muistiinpanijan kutsun tilan. Kun olet napsauttanut CRM-tietueen Aikatauluta kokous -painiketta ja syöttänyt kokouksen tiedot:

1. Valitse Myyntikokouksen muistiinpanovälittäjä -osiossa Kutsu muistiinpanovälittäjä kokoukseen -valintaruutu tai poista sen valinta.
2. Napsauta Tallenna.

Jos varaat kokouksen toisen käyttäjän puolesta (eli valitset toisen käyttäjän kokouksen isännäksi), et voi säätää muistiinpanijan kutsua. Sen sijaan Sales Meeting Notetaker -osiossa näkyy viesti "Notetaker will join based on the host's default setting" (Muistiinmerkitsijä liittyy isännän oletusasetuksen perusteella).

Tulevien kokousten ilmoittajan tilan tarkasteleminen ja muokkaaminen

Jos haluat nähdä, onko myyntikokouksen notetaker asetettu liittymään tulevaan kokoukseen CRM-tietueesta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > [kohde] (esim. yhteystiedot, yritykset tai sopimukset).
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Laajenna kokousaktiviteetti aktiviteettien aikajanalla napsauttamalla kokouksen nimeä.
4. Jos muistiinmerkitsijä on asetettu liittymään kokoukseen, kokousaktiviteetin yläreunassa on vihreä piste, jossa on muistiinmerkitsijän nimi. Jos muistiinmerkitsijää ei ole asetettu liittymään kokoukseen, kokousaktiviteetin yläreunassa ei näy visuaalista ilmaisinta.

Voit muuttaa, onko muistiinpanovelvollinen asetettu liittymään kokoukseen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > [kohde] (esim. yhteystiedot, yritykset tai sopimukset).
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Laajenna kokousaktiviteetti aktiviteettien aikajanalla napsauttamalla kokouksen nimeä.
4. Napsauta aktiviteettitietueen oikeassa yläkulmassa Toiminnot > Muokkaa.
5. Valitse tai poista valinta [Yrityksen nimi] Muistiinpanija -valintaruudusta.
6. Napsauta Tallenna.

Voit kutsua muistiinmerkitsijän liittymään tulevaan kokoukseen kokouksen tietosivulta, jos olet kokouksen isäntä:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Myynnin työtila. Napsauta sitten Aikataulu-välilehteä.
2. Napsauta vasemmalla puolella Tulevat kokoukset.
3. Napsauta kokouksen nimeä.
4. Kytke oikeassa yläkulmassa Kutsu myyntikokouksen muistiinpanoväline päälle. Käännä kytkin pois päältä, jos haluat poistaa kutsun muistiinpanovelvolliselle.

Muistiinpanojen tekeminen Google Meetissä

Jotta voit käyttää muistiinpanovälinettä Google Meet -kokouksissa, sinun ei tarvitse asentaa Google Meet -sovellusta. Sinun on kuitenkin yhdistettävä kalenterisi ja noudatettava yleisiä asennusohjeita.

Kun olet määrittänyt muistiinpanovälineen, sinun on odotettava seuraavaa, kun muistiinpanoväline on ajoitettu liittymään Google Meet -kokoukseen:

• Muistiinmerkitsijä saa vain englanninkielisen pöytäkirjan, kun hän liittyy Google Meet -kokouksiin. Kuvatekstit on otettava käyttöön Google Meetissä, jotta voit vastaanottaa transkriptiota.
• Muistiinmerkitsijä liittyy kokoukseen 2 minuuttia ennen sovittua alkamisaikaa.
• Muistiinmerkitsijä saa automaattisesti tallennusluvan heti kokoukseen liityttyään. Muutaman sekunnin kuluttua se toistaa ääniviestin, jossa kerrotaan, että puhelu nauhoitetaan, ja lähettää chat-viestin, jossa kerrotaan osallistujille, että puhelu nauhoitetaan.
• Keskusteluviesti lähetetään vain kerran, kun muistiinpanovirkailija aloittaa nauhoituksen, mutta viesti kiinnitetään keskusteluun, jotta kaikki myöhemmin mukaan tulevat osallistujat voivat nähdä viestin.
• Jos et halua, että muistiinmerkitsijä liittyy automaattisesti Google Meet -kokouksiin, voit määrittää Google Meetissä odotushuoneen. Jos olet määrittänyt Google Meetissä odotushuoneen, heti kun Google Meet -kokouksen isäntä liittyy kokoukseen, hän näkee viestin, jossa kerrotaan, että muistiinpanovastaava odottaa liittymistä puheluun. Isännän on napsautettava Admit (sallia ) sen osallistujan vieressä, joka pyytää liittymistä. Jos muistiinmerkitsijän sallitaan liittyä kokoukseen, hän saa automaattisesti oikeuden nauhoittaa ja saa edellä kuvatut ääni- ja keskusteluviestit.
• Jos isäntä haluaa lopettaa nauhoittamisen kokoukseen, johon on jo liitytty ja jonka nauhoittaminen on hyväksytty, hän voi poistaa muistiinpanijan osallistujan kokouksesta napsauttamalla muistiinpanijan osallistujan laattaa ja valitsemalla Poista. Isäntä voi myös poistaa muistiinpanijan napsauttamalla hänen osallistujaansa osallistujaluettelossa ja valitsemalla Poista.

Tee muistiinpanoja Microsoft Teamsissa

Jos haluat käyttää muistiinpanovälinettä Microsoft Teams -kokouksissa, sinun ei tarvitse asentaa Microsoft Teams -sovellusta. Sinun on kuitenkin yhdistettävä kalenterisi ja noudatettava yleisiä asennusohjeita.

Kun olet määrittänyt muistiinpanovälineen, sinun on odotettava seuraavaa, kun muistiinpanoväline on ajoitettu liittymään Microsoft Teams -kokoukseen:

• Muistiinpanijan transkriptin kieli riippuu kielestä, jota käytät Microsoft Teamsin kuvateksteihin. Kuvatekstit on otettava käyttöön Microsoft Teamsissa, jotta voit saada transkriptin.
• Muistiinmerkitsijä liittyy kokoukseen 2 minuuttia ennen suunniteltua alkamisaikaa.
• Muistiinmerkitsijä saa automaattisesti tallennusluvan heti kokoukseen liityttyään. Muutaman sekunnin kuluttua se toistaa ääniviestin, jossa ilmoitetaan, että puhelu nauhoitetaan, ja lähettää chat-viestin, jossa kerrotaan osallistujille, että puhelu nauhoitetaan.
• Chat-viesti lähetetään vain kerran, kun muistiinpanoväline aloittaa nauhoituksen. Jos et halua kiinnittää viestiä manuaalisesti chatissa, osallistujat, jotka liittyvät kokoukseen viestin lähettämisen jälkeen, eivät näe sitä.
• Jos et halua, että muistiinmerkitsijä liittyy automaattisesti Teams-kokouksiin, voit määrittää Microsoft Teamsissa odotushuoneen. Jos olet määrittänyt Teamsissa odotushuoneen, heti kun Teams-kokouksen isäntä liittyy, hän näkee viestin, jossa kerrotaan, että muistiinmerkitsijä odottaa liittymistä puheluun. Isännän on napsautettava Admit (sallia ) sen muistiinmerkitsijän osallistujan vieressä, joka pyytää pääsyä liittymään. Jos muistiinpanijan sallitaan liittyä kokoukseen, se saa automaattisesti oikeuden nauhoittaa ja antaa edellä kuvatut ääni- ja chat-viestit.
• Jos isäntä haluaa lopettaa nauhoittamisen kokoukseen, johon on jo liitytty ja jonka nauhoittaminen on hyväksytty, hän voi poistaa muistiinpanijan osallistujan kokouksesta napsauttamalla muistiinpanijan osallistujan laattaa ja valitsemalla Poista. Isäntä voi myös poistaa muistiinpanijan napsauttamalla hänen osallistujaansa osallistujaluettelossa ja valitsemalla Poista.

Tekee muistiinpanoja Zoomissa

Jos haluat käyttää muistiinpanovälinettä Zoom-kokouksissa, sinun ei tarvitse asentaa Zoom-sovellusta. Sinun on kuitenkin yhdistettävä kalenterisi ja noudatettava yleisiä asennusohjeita.

Lisäksi kokouksen isännällä on oltava seuraavat asetukset käytössä Zoom-tilillään: Tallennus tietokoneen tiedostoihin, sisäiset kokousosallistujat, ulkoiset kokousosallistujat.

Kun olet määrittänyt muistiinpanijan, sinun on odotettava seuraavaa, kun muistiinpanijan on tarkoitus liittyä Zoom-kokoukseen:

• Muistiinpanijan transkriptin kieli riippuu kielestä, jota käytät Zoomissa kuvateksteihin. Kuvatekstit on otettava käyttöön Zoomissa, jotta voit saada transkriptin.
• Muistiinmerkitsijä liittyy kokoukseen 2 minuuttia ennen suunniteltua alkamisaikaa.
• Heti kun Zoomin isäntä liittyy kokoukseen, hän saa ponnahdusviestin, jossa pyydetään lupaa nauhoittajalle nauhoittamiseen. Isännän on napsautettava Hyväksy tämä viesti. Hylkääminen aiheuttaa sen, että muistiinpanovälittäjä ei nauhoita. Heti kun nauhoitus on hyväksytty, toistetaan ääniviesti, jossa kerrotaan, että puhelu nauhoitetaan.
• Jokainen kokoukseen liittyvä osallistuja saa chat-viestin, jossa muistiinpanovirkailija ilmoittaa, että muistiinpanovirkailija nauhoittaa puhelun, ja kehottaa häntä ilmoittamaan isännälle, jos hän ei halua, että puhelu nauhoitetaan.
• Jos et halua, että muistiinpanovastaava liittyy automaattisesti Zoom-kokouksiin, voit määrittää Zoomissa odotushuoneen. Jos olet määrittänyt Zoomissa odotushuoneen, heti kun Zoom-kokouksen isäntä liittyy kokoukseen, hän näkee viestin, jossa kerrotaan, että äänittäjä odottaa liittymistä puheluun. Isännän on napsautettava Admit (Hyväksy ) sen osallistujan vieressä, joka pyytää liittymistä. Jos muistiinmerkitsijän sallitaan liittyä kokoukseen, hän saa automaattisesti oikeuden nauhoittaa ja saa edellä kuvatut ääni- ja keskusteluviestit.
• Jos isäntä haluaa lopettaa nauhoittamisen kokoukseen, johon on jo liitytty ja jonka nauhoittaminen on hyväksytty, hän voi poistaa muistiinpanijan osallistujan kokouksesta napsauttamalla muistiinpanijan osallistujan laattaa ja valitsemalla Poista. Isäntä voi myös poistaa muistiinpanijan napsauttamalla hänen osallistujaansa osallistujaluettelossa ja valitsemalla Poista.