Spela in och gör anteckningar under möten med Notetaker

Använd Notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom för att spela in och transkribera möten, skapa mötesanteckningar och föreslå nästa steg. Notetaker kan delta i möten som bokats från anslutna kalendrar, schemaläggningssidor eller föreslagna tider, samt möten som skapats direkt i CRM-poster.

Notetaker identifierar och transkriberar automatiskt språk som stöds i inspelningen. Läs mer om tillgängligaspråk för transkribering av samtal och möten.

Observera: Från och med den 31 augusti 2026 kommer möten som spelas in med Notetaker eller synkroniseras från en videokonferensintegration endast att skapa mötesprotokoll.

Innan du börjar

Innan du börjar använda den här funktionen bör du se till att du förstår vilka åtgärder som måste vidtas i förväg.

Observera: Notetaker är inte en tjänst som omfattas av bestämmelserna om känsliga uppgifter och kan inte hantera skyddad hälsoinformation (PHI). Om du är intresserad av att hantera PHI kan du anmäla dig till Notetaker Bot för HIPAA beta.

Förstå kraven

• Du måste koppla ihop din kalender.
• Du måste aktivera samtalsinspelning samt transkription och analys.
• Om du använder Zoom måste mötesvärden ha aktiverat lokal inspelning. Läs mer om hur du konfigurerar Notetaker med Zoom.
• Om du använder Google Meet måste du göra något av följande:
  • Mötesvärden måste vara inloggad på sitt Google-möte för att släppa in Notetaker i mötet.
  • I Google Meet hanterar du åtkomsten till mötet för användare så att mötesdeltagare kan ansluta sig före mötesvärden.

Förstå begränsningar och överväganden

• Varje HubSpot-användare kan bjuda in Notetaker-boten att delta i upp till 40 möten per dag.
• För att Notetaker ska kunna delta i återkommande möten måste du aktivera funktionen beta-versionen av ”Synkronisera återkommande möten till HubSpot” .

Konfigurera Notetaker

Innan användare kan inkludera Notetaker i sina möten måste superadministratörer aktivera funktionen för kontot. När en superadministratör har konfigurerat standardinställningarna för kontot kan användarna justera sina personliga Notetaker-inställningar.

Observera: instruktionen för Notetaker att ansluta sig till ett möte skickas 30 minuter före mötets start. Därför kan eventuella ändringar som görs i användarinställningarna kanske inte beaktas för möten som börjar inom de närmaste 30 minuterna efter inställningsändringen. Om du inaktiverar åtkomsten till Notetaker för en användare rekommenderas det att du manuellt tar bort Notetaker från alla möten som äger rum inom de närmaste 30 minuterna efter att du gjort den ändringen.

Konfigurera standardinställningar

Så här konfigurerar du Notetaker för kontot om du är superadministratör:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Klicka på Notant i menyn till vänster.
3. Under Allmänna inställningar:
   • Slå på knappen för samtalsinspelning.
   • Slå på knappen för transkription och analys.
   • Slå på knappen Möten.
4. För att ställa in standardinställningarna för Notetaker-boten klickar du på HubSpots inställningar för Notetaker-boten under Möten. Inställningssidan för Notetaker-boten öppnas i en ny flik.
   • Om du vill att Notetaker ska ansluta sig automatiskt till alla möten som uppfyller kraven markerar du kryssrutan för automatisk anslutning av Notetaker. (Denna kryssruta är markerad som standard när du aktiverar Notetaker.)
   • Om du vill att användare ska bjuda in Notetaker till möten manuellt avmarkerar du kryssrutan ”Notetaker ansluter automatiskt”.
   • För att ge åtkomst till alla användare med en tilldelad försäljnings eller Service -licens, väljGe berättigade användare automatiskt åtkomst till Notetaker under Notetaker-åtkomst.
   • För att ge åtkomst till specifika användare:
     • I avsnittetVälj metod för åtkomst till anteckningsfunktionenväljer duBevilja användare med försäljnings- eller servicelicenser åtkomst till anteckningsfunktionen manuellt.
     • Klicka påVälj användare.
     • I den högra panelen markerar dukryssrutorna bredvid användarna och klickar sedan påSpara val.
     • Klicka påSpara längst ned. 
   • Som standard ansluter Notetaker till möten som "[Ditt varumärke]s Notetaker". Så här använder du ett anpassat namn:
     • Under Notetaker-namn väljer duAnpassat Notetaker-namn.
     • Ange ettnamn i textfältet.
     • Klicka påSpara längst ned.
   • Så här gör du för att Notetaker ska använda ett muntligt meddelande och ett chattmeddelande när det ansluter sig till möten:
     • Under Meddelande väljer du Röst- och chattmeddelande.
     • Klicka på rullgardinsmenyerna Språk och Röst och välj sedan det specifika språk och den röst som ska användas.
     • Klicka påuppspelningsknappenför att förhandsgranska det valda språket och rösten.
     • Klicka påSpara längst ned.
   • Om du vill att Notetaker endast ska använda ett chattmeddelande när du ansluter till möten:
     • UnderMeddelande väljer duEndast chattmeddelande.
     • Klicka påSpara längst ned.
   • Så här ställer du in när Notetaker ska ansluta sig innan mötet börjar:
     • Klicka på rullgardinsmenyn ”Gå med före mötets start ” och välj en tid.
     • Klicka på Spara längst ned.
   • Så här kräver du uttryckligt samtycke för att Notetaker ska få spela in samtal:
     • Under ”Uttryckligt samtycke” aktiverar du knappen ”Kräv uttryckligt samtycke ”.
     • När den här inställningen är aktiverad kommer samtycke att begäras via e-post före mötet.
     • Om någon mötesdeltagare inte ger sitt samtycke eller inte svarar på e-postmeddelandet kommer mötet inte att spelas in.

Läs mer om de olika metoderna för inspelning och transkription, och hur du konfigurerar inställningarna för dem.

Konfigurera användarspecifika inställningar

Om du är en användare med entilldeladSales- eller Service-licens och har beviljats åtkomst till Notetaker-boten kan du justera dina individuella Notetaker-inställningar.

Så här åsidosätter du kontots standardinställningar för om Notetaker automatiskt ska ansluta sig till dina möten:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Allmänt i menyn i vänster sidfält.
3. Klicka på fliken Kalender.
4. Under inställningarna för Notetaker markerar eller avmarkerar du kryssrutanför automatisk anslutning till möten.
   • Om kryssrutan är markerad kommer Notetaker automatiskt att ansluta sig till alla dina möten som uppfyller kraven.
   • Om kryssrutan är avmarkerad kommer Notetaker endast att ansluta sig till dina möten när du manuellt bjuder in den.
5. Klicka påSpara längst ned.

Konfigurera inställningar för smart datainsamling

HubSpot kan använda transkriptet från en konversation för att rekommendera CRM-uppdateringar för affärer, samtal och möten som är relaterade till den konversationen. Superadministratörer kan ställa in vilka egenskaper som är berättigade till dessa typer av förslag på CRM-egenskapsuppdateringar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. Klicka sedan påDatainsamling i vänster sidomeny under Datahantering.
2. Markera kryssrutanAnvänd smart datainsamling.
3. För att lägga till eller ta bort egenskaper som uppfyller kraven använder du rullgardinsmenyn för att välja önskad objekttyp.

4. För att lägga till en egenskap klickar du på rullgardinsmenynLägg till [objekt]-egenskap längst upp till höger och väljer sedanegenskapen.
5. För varje egenskap väljer du om förslagen för smart datainsamling ska godkännas automatiskt eller kräva manuell granskning.
   • Om du vill godkänna förslag för en egenskap automatiskt markerar du kryssrutanAutomatisk bredvid den egenskapen.
   • Om du vill kräva manuell granskning av förslag för en egenskap avmarkerar du kryssrutanAutomatisk bredvid den egenskapen.
   • Som standard är kryssrutan markerad för egenskapernaSamtalsresultat ochMötesresultat. Om du vill kräva manuell godkännande för dessa egenskaper avmarkerar du kryssrutanAutomatisk.

6. Om du vill ta bort en egenskap klickar du påTa bort till höger om egenskapsnamnet.
7. När du har gjort dina ändringar klickar du påSpara längst ned.

Förstå möteskriterier och hur Notetaker fungerar

Ett möte är kvalificerat för Notetaker om det uppfyller alla följande kriterier:

• Mötet sparas i HubSpot.
• Mötet innehåller minst en CRM-kontakt som deltagare, och den kontaktens e-postadress använder inte samma domän som HubSpot-kontot.
• Mötets plats är inställd på Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

När Notetaker har bjudits in till ett möte som uppfyller kraven, oavsett vilken leverantör av videokonferenser som används:

• Notetaker ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Ett ljudmeddelande, ett chattmeddelande och ett popup-fönster meddelar att Notetaker är med i mötet och spelar in. Klicka påGodkänn i dialogrutan för att fortsätta använda Notetaker.
• Om du har ett väntrum inställt måste värden för videokonferensen godkänna Notetaker till mötet. Om värden nekar åtkomst kommer Notetaker inte att ansluta sig. Om Notetaker sitter i väntrummet i mer än fem minuter utan att släppas in i mötet kommer det att lämna väntrummet.
• Om alla deltagare lämnar mötet utan att avsluta det kommer Notetaker också att lämna mötet tre sekunder senare.
• Notetaker kan spela in möten i upp till tre timmar. Om ett möte pågår längre än tre timmar lämnar Notetaker automatiskt mötet. Inspelningen, transkriptet och insikterna som samlats in innan Notetaker lämnar mötet kommer fortfarande att finnas tillgängliga i HubSpot.
• Inspelningarna sparas i två år.

Läs mer om leverantörsspecifika förväntningar på Notetaker.

Använd Notetaker

Lär dig hur du hanterar Notetakers deltagande i enskilda möten och vad du kan förvänta dig när Notetaker deltar i ett möte.

Lägg till eller ta bort Notetaker manuellt när du bokar möten

När du bokar ett möte i en CRM-post kan du manuellt ändra Notetakers inbjudningsstatus. Efter att du har klickat på knappenBoka möte i en CRM-post och angett mötesuppgifterna:

1. I avsnittet Notetaker markerar eller avmarkerar du kryssrutanBjud in Notetaker till mötet.
2. Klicka påSpara.

Om du bokar ett möte å en annan användares vägnar (dvs. du väljer en annan användare som mötesvärd) kan du inte justera inbjudan till Notetaker. Istället visas ett meddelande i avsnittet Notetaker som anger att Notetaker kommer att delta enligt mötesvärdens standardinställning.

Visa och redigera Notetakers status för befintliga möten

Så här kontrollerar du om antecknaren är inställd på att delta i ett kommande möte från en CRM-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du tillCRM >[objekt] (t.ex. Kontakter, Företag osv.).
2. Klicka pånamnet på posten.
3. Iaktivitetslinjen klickar du på mötets namn för att visa mötesaktiviteten.
4. Om Notetaker är inställd på att delta i mötet visas en grön prick med namnet på Notetaker-boten högst upp i mötesaktiviteten. Om Notetaker inte är inställd på att delta i mötet visas ingen visuell indikator högst upp i mötesaktiviteten.

Så här ändrar du om antecknaren är inställd på att delta i mötet eller inte:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du tillCRM >[objekt] (t.ex. Kontakter, Företag osv.).
2. Klicka på postensnamn.
3. Iaktivitetslinjenklickar du påmötets namn för att visa mötesaktiviteten.
4. Klicka påÅtgärder längst upp till höger i aktivitetsposten och välj sedanRedigera.
5. Markera eller avmarkera kryssrutanBjud in antecknare till mötet.
6. Klicka påSpara.

Så här bjuder du in antecknaren att delta i ett kommande möte från sidan med mötesinformation, om du är mötesvärd:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Försäljning > Kalender.
2. Klicka påKommande möten till vänster.
3. Klicka påmötets namn.
4. Lägg på strömbrytaren för "Bjud in antecknare " uppe till höger. Stäng av strömbrytaren för att avboka antecknaren.

Styra Notetaker under möten

När du har konfigurerat Notetaker kan du förvänta dig följande när det är schemalagt att delta i ett möte:

• För möten i Google Meet och Microsoft Teams:
  • Notantagaren får automatiskt behörighet att spela in så snart hen ansluter sig till mötet.
  • Efter några sekunder spelas ett ljudmeddelande upp som informerar om att mötet spelas in, och ett chattmeddelande skickas ut för att meddela deltagarna att inspelningen pågår.
  • Chattmeddelandet skickas endast en gång när antecknaren börjar spela in. Om du inte väljer att manuellt fästa meddelandet i chatten kommer deltagare som ansluter sig till mötet efter att meddelandet har skickats inte att se det.
• För Zoom-möten:
  • Så snart Zoom-värden ansluter sig till mötet kommer hen att få ett popup-meddelande med en begäran om att bevilja Notetaker tillstånd att spela in.
  • Värden måste klicka på Godkänn i detta meddelande för att Notetaker ska kunna spela in mötet.
  • När inspelningen har godkänts spelas ett ljudmeddelande upp som informerar om att mötet spelas in.
  • Varje deltagare som ansluter sig till mötet får ett chattmeddelande från Notetaker där det står att Notetaker spelar in mötet och att de ska meddela värden om de inte vill bli inspelade.
• Om du inte vill att Notetaker automatiskt ska ansluta sig till ett möte kan du välja att ställa in ett väntrum.
  • Om du har ställt in ett väntrum kommer mötesvärden, så snart hen ansluter sig till mötet, att se ett meddelande om att Notetaker väntar på att få ansluta sig till mötet.
  • Värden måste klicka på ”Släpp in”bredvid den Notetaker-deltagare som begär tillträde till mötet.
  • Om Notetaker tillåts ansluta sig till mötet beviljas det automatiskt behörighet att spela in och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan kommer att visas.
• Om mötesvärden vill avbryta inspelningen av ett möte som Notetaker redan har anslutit sig till och fått tillstånd att spela in, kan hen ta bort Notetaker från mötet genom att klicka på Notetakers deltagarbricka och välja ”Ta bort”. Mötesvärden kan också ta bort Notetaker genom att klicka på deltagaren i deltagarlistan och välja ”Ta bort”.

Granska konversationer och vidta uppföljningsåtgärder

Efter att ett samtal eller möte har avslutats analyserar Notetaker samtalsutskriften och relaterad affärsinformation för att:

• Skapa en sammanfattning av konversationen.
• Föreslå CRM-uppdateringar för affärer, samtal och möten.
• Lyft fram värdefulla nästa steg.
• Skapa utkast till uppföljningsmejl.

Sammanfattningar och rekommendationer för nästa steg finns tillgängliga kort efter att ett samtal eller möte har avslutats. Du hittar sammanfattningar och uppföljningar i samtals- eller mötesprotokollet, eller i det automatiska meddelandet som skickas när nästa steg är klara för granskning.

Som standard visas samtalssammanfattningar och föreslagna åtgärder på kontots språk. Så här översätter du detta innehåll till ett annat språk:

1. Gå till samtals- eller mötesinspelningen.
2. På fliken Granska klickar du på rullgardinsmenyn för språkval längst upp till höger och väljer ett språk.

Gå till en samtals- eller mötesrapport

Så här navigerar du direkt till en samtals- eller mötesrapport:

1. I ditt HubSpot-konto går du till CRM > Samtal eller CRM > Möten.
2. Klicka på namnet på samtalet eller mötet på indexsidan.

Så här navigerar du till en samtals- eller mötesrapport från en kopplad CRM-post (t.ex. en kontakt som deltog i mötet):

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > [Objekttyp] (t.ex. Kontakter, Affärer osv.).
2. Klicka på Aktiviteter högst upp på sidan.
3. Klicka på Granska inspelning och följ upp i aktiviteten för samtalet eller mötet.

Granska sammanfattningar av konversationer

När Notetaker har bearbetat en inspelning genererar programmet en sammanfattning av samtalet eller mötet. Sammanfattningen innehåller viktiga diskussionspunkter, ämnen som diskuterats, beslut som fattats och nästa steg.

1. Gå till samtals- eller mötesposten. Bläddra sedan till avsnittet Sammanfattning och anteckningar längst ned till vänster.
2. För att välja en specifik mall för din sammanfattning klickar du på rullgardinsmenyn Auto och väljer sedanSupportmedarbetare eller Säljare.
   • Supportmedarbetare: sammanfattningarna fokuserar på ärendelösning och ger insikt i det aktuella ärendet, grundorsaker/diagnostik, vidtagna åtgärder, resultatet och kundens inställning.
   • Säljare: sammanfattningarna fokuserar på insikter om affären/prospektet och ger en översikt över försäljningsmål och diskussionspunkter, coachningsråd samt invändningar/farhågor.

3. För att redigera sammanfattningen klickar du var som helst i sammanfattningen och skriver in text. Ändringarna sparas automatiskt.
4. För att kopiera sammanfattningstexten klickar du på Kopiera allt längst upp till höger.
5. För att lägga till interna anteckningar, klicka på ”Anteckningar” högst upp och skriv sedan in text. Ändringarna sparas automatiskt.
6. Så här ber du Breeze Assistant om mer information om konversationen:
   • Klicka längst ned på textrutan ”Fråga mig vad som helst... ”.
   • Skriv in text(t.ex. ”Nämnde kunden något om budget?”) och tryck sedan på Enter-tangenten på tangentbordet.
   • Fortsätt konversationen i Breeze Assistant-chattfönstret.

Granska förslag på uppdateringar av CRM-egenskaper

Förslag på uppdateringar av CRM-egenskaper visas när ett samtal eller möte uppfyller alla följande kriterier (gäller inte inspelningar gjorda med Mobile Notetaker):

• Inspelningen är inte ett röstmeddelande.
• Inspelningen är minst 60 sekunder lång.
• Det finns minst två talare på inspelningen.

Så här granskar och tillämpar du rekommendationer för uppdatering av CRM-egenskaper för en samtals- eller mötespost:

1. Gå till samtals- eller mötesinspelningen.
2. I avsnittet Uppföljningar, för varje förslag under Uppdatera CRM-egenskaper:
   • Håll muspekaren över Källa för att se det ställe i transkriptet som utlöste den rekommenderade uppdateringen.
   • För att godkänna ett förslag klickar du på godkännandeikonen .
   • För att avvisa ett förslag klickar du på avvisningsikonen.
   • För att redigera värdet på en egenskap innan du godkänner, klicka påfältet under egenskapsnamnet och ange önskatvärde.

Du kan också granska och tillämpa rekommendationer för uppdatering av CRM-egenskaper i bulk från de associerade affärsposterna.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
2. Så här visar du alla aktuella rekommendationer för alla dina erbjudanden:
   • På indexsidan för erbjudanden klickar du på ikonen med de tre vertikala punkterna längst upp till höger.
   • Klicka sedan på Granska [X] dataförslag.
3. Så här visar du alla rekommendationer för en specifik affärspost:
   • På indexsidan för affärer klickar du på affärens namn.
   • I det markerade kortet längst upp till vänster klickar du på Granska bredvid meddelandet [X] dataändringar hittades.
4. På sidan Granska insamlade data:
   • Håll muspekaren över ”Källa” bredvid det föreslagna värdet för att se det ställe i transkriptet som utlöste den rekommenderade uppdateringen.
   • För att godkänna en rekommenderad egenskapsuppdatering klickar du på -ikonen för godkännande.
   • För att avvisa ett förslag på uppdatering av en egenskap klickar du på -ikonen för avvisning.
   • För att redigera ett föreslaget värde innan du godkänner det, klicka på redigeringsikonen bredvid förslaget och redigera värdet efter behov.
   • För att godkänna alla rekommenderade egenskapsuppdateringar för en specifik affär, klicka på ”Godkänn alla” längst upp till höger.

Granska åtgärdspunkter

Efter ett samtal föreslår Notetaker möjliga åtgärder som hjälper dig att följa upp. Dessa föreslagna åtgärder kan omvandlas till HubSpot-uppgifter. Åtgärder visas när ett samtal eller möte har en varaktighet på minst 30 sekunder (med undantag för inspelningar gjorda med Mobile Notetaker, som kan ha valfri varaktighet).

1. Gå till samtals- eller mötesprotokollet.
2. I avsnittet Uppföljningar visas förslagen under Granska åtgärdspunkter.
3. Håll muspekaren över Källa bredvid åtgärdsposten för att se det ställe i transkriptet som ledde till förslaget.
4. För att skapa en uppgift för en åtgärd, håll muspekaren över åtgärden och klicka på Skapa uppgift. Redigera sedan uppgiften efter behov i höger sidofält.
5. För att kopiera texten i en åtgärd, håll muspekaren över åtgärden och klicka på kopieringsikonen .
6. För att avvisa en föreslagen åtgärd, håll muspekaren över åtgärden och klicka på -ikonen för borttagning.
7. Så här skapar du en enda uppgift för flera föreslagna åtgärdspunkter:
   • Klicka på Spara som en uppgift längst ned.
   • Markera kryssrutorna för de åtgärdspunkter du vill inkludera i uppgiften i dialogrutan.
   • Klicka på Spara.

Skicka uppföljningsmejl

Från samtals- eller mötesposten kan du skapa ett uppföljningsmejl.

1. Gå till samtals- eller mötesprotokollet.
2. Klicka påSkapa uppföljningsmejl längst upp till höger.
3. I popup-fönstret för e-postredigeraren granskar du det genererade e-postmeddelandet och gör eventuella ändringar av:
   • Mottagare
   • CC- och BCC-adresser
   • Ämnesraden
   • Innehållet
4. Klicka på Infoga längst ned i e-posttexten för att infoga det genererade e-postinnehållet i skrivfönstret.
5. Om du vill kan du klicka på knappen Fråga igen, ange text och sedan klicka på Generera om för att göra ändringar och generera om e-postmeddelandet.

6. Så här kopplar du e-postmeddelandet till ytterligare poster:
   • Klicka på rullgardinsmenynKopplat till [X] poster längst ned i e-postredigeraren.
   • Markerakryssrutorna bredvid ytterligare poster.
7. När du har granskat och justerat innehållet efter behov klickar du på breezeSingleStar Skicka för att skicka e-postmeddelandet.

Ta emot meddelanden om rekommendationer

När ett samtal har spelats in med Notetaker skickar HubSpot automatiskt följande meddelanden till aktivitetsägaren:

Så här granskar du rekommendationerna från dessa meddelanden:

• I meddelandet klickar du på Granska inspelningen och nästa steg.
• Från meddelandet i appen:
  • Klicka på notification ikonen längst upp till höger på ditt konto.
  • Klicka på meddelandet i din lista över meddelanden.
  • Klickapå Granska nästa steg i popup-rutan.

Nästa steg

Lär dig hur du kan optimera din rutin efter samtalet med hjälp av råd från HubSpot Academy.