Spela in och anteckna i möten med mötesantecknare

Användare med en tilldelad Sales Hub Professional- eller Enterprise-plats kan använda säljmötets notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Den ansluter automatiskt till möten och tillhandahåller nästa steg, mötesanteckningar, en videoinspelning och utskrifter. Sales Meeting Notetaker ansluter till alla möten som bokats från anslutna kalendrar, schemaläggningssidor, föreslagna tider eller i ett register. Om du är superadministratör kan du läsa om hur du ansluter ditt konto till betaversionen.

Innan du kommer igång

För att kunna använda Sales Meeting Notetaker:

• Du måste ansluta din kalender.
• Du måste aktivera samtalsinspelning.
• Du måste aktivera Conversation Intelligence.
• Du behöver inte installera några appar.

Om du använder Zoom kan du läsa mer om hur du konfigurerar din mötesnotetaker med Zoom (artikellösenord: Meetings_208916). Eventuella inställningar för anslutna appar (t.ex. Zoom) på ditt konto gäller inte för din användning av den här funktionen.

Ställ in HubSpot-mötets notetaker

Innan användare kan inkludera notetaker i sina möten måste superadministratörer aktivera funktionen för kontot. När en superadministratör har konfigurerat standardinställningarna för kontot kan användarna justera sina personliga inställningar för notetaker.

Observera att instruktionen till notetakern att delta i ett möte skickas 30 minuter innan mötet börjar. Därför kan det hända att ändringar som görs i användarinställningarna inte beaktas för möten som startar inom 30 minuter efter ändringen. Om du stänger av notetakeråtkomst för en användare rekommenderar vi att du manuellt tar bort notetakern från alla möten som äger rum under de närmaste 30 minuterna efter att du har gjort ändringen.

Konfigurera standardinställningar

Om du är superadministratör kan du ställa in notetaker för försäljningsmöten för kontot:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Meetings i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Meeting Notetaker.
4. Slå på knappen Notetaker för säljmöten.
   • Om du vill att notetakern ska gå med i alla berättigade möten automatiskt markerar du kryssrutan Bjud in notetaker till alla kommande möten. (Den här kryssrutan är markerad som standard när du aktiverar notetaker för säljmöten).
   • Om du vill att användarna ska bjuda in notetakern till möten manuellt avmarkerar du kryssrutan Bjud in notetakern till alla kommande möten.
5. Under avsnittet Notetaker Access väljer du vilka användare som ska få tillgång till notetakern.
   • Om du vill ge åtkomst till notetaker till alla användare med en tilldelad Sales Hub Professional- eller Enterprise-plats väljer du Automatisk åtkomst till notetaker för berättigade användare under avsnittet Välj åtkomst till notetaker.
   • Om du vill ge åtkomst till notetaker till specifika användare:
     • Under avsnittet Välj notetakeråtkomst väljer du Manuellt ge användare med säljplatser notetakeråtkomst. Klicka sedan på Spara längst ned.
     • Klicka på Välj användare.
     • Markera kryssrutorna för användarna i den högra panelen och klicka sedan på Spara val.
     • Klicka på Spara längst ned.

Konfigurera användarspecifika inställningar

Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub Professional- eller Enterprise-plats och du har fått tillgång till notetaker kan du justera dina individuella notetakerinställningar.

Om du vill åsidosätta kontots standardinställningar för om notetakern automatiskt ska ansluta till dina möten:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Kalender .
4. Under Inställningar för anslutning av notetaker till försäljningsmöten markerar eller avmarkerar du kryssrutan Bjud in notetaker till dina kommande möten automatiskt.
   • Om kryssrutan är markerad kommer notetakern automatiskt att gå med i alla dina kvalificerade möten.
   • Om kryssrutan är avmarkerad kommer notetakern bara att gå med i dina möten när du manuellt bjuder in den.
5. Klicka på Spara längst ned.

Använd notetaker för säljmöten

Lär dig hur notetakern går med i möten, hur du granskar inspelningar och utskrifter och hur du lägger till eller tar bort notetakern till möten.

Förstå mötesberättigande och notetakers beteende

Ett möte är kvalificerat för notetaker om det uppfyller alla följande kriterier:

• Mötet är lagrat i HubSpot.
• Mötet innehåller minst en CRM-kontakt som deltagare, och den kontaktens e-postadress använder inte samma domän som HubSpot-kontot.
• Mötesplatsen är inställd på Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

När notetakern har bjudits in till ett kvalificerat möte:

• Notetakern ansluter två minuter före den schemalagda tiden.
• Ett ljudmeddelande, ett chattmeddelande och ett popup-fönster meddelar att notetagaren är med i mötet och spelar in. Klicka på Godkänn i dialogrutan för att fortsätta använda notetakern.
• Om du har inrättat ett väntrum måste värden för videokonferensen godkänna att notetakern får delta i mötet. Om värden nekar tillträde kommer notetakern inte att ansluta sig. Om notetakern sitter i väntrummet i mer än 10 minuter utan att bli insläppt i mötet kommer den att lämna mötet.
• Notetakers namn kommer att vara namnet på ditt företag följt av "Notetaker" (t.ex. "[Företag] Notetaker"). Om du inte har angett något företagsnamn för ditt konto kommer det att heta "[Företagsdomän] Notetaker". Om du inte har angett ett företagsnamn eller en domän för ditt konto får det namnet "Notetaker".
• När du avslutar mötet skapar notetakern en samtalsobjektpost i HubSpot och associerar det samtalet med motsvarande möte. Genom att skapa samtalsposten kan du enkelt få tillgång till inspelningen, utskriften och sammanfattningen av mötet. Läs om hur du granskar inspelningen och utskrifterna efter mötet.
• Om alla deltagare lämnar mötet utan att avsluta det, kommer notetakern att vara kvar i mötet tills den upptäcker 10 minuters tystnad. Vid den tidpunkten lämnar notetakern mötet och skapar en samtalsobjektpost och lägger till inspelningen och utskriften till mötesposten i HubSpot.

Lägg till eller ta bort notetaker manuellt när du schemalägger möten

När du schemalägger ett möte på en CRM-post kan du manuellt åsidosätta notetakers inbjudningsstatus. Efter att ha klickat på knappen Schemalägg ett möte på en CRM-post och angett mötesinformationen:

1. Under avsnittet Notetaker för försäljningsmöte markerar eller avmarkerar du kryssrutan Bjud in notetaker till möte.
2. Klicka på Spara.

Om du bokar ett möte för en annan användares räkning (dvs. om du väljer en annan användare som värd för mötet) kan du inte justera inbjudan till notetaker. Istället ser du meddelandet "Notetaker kommer att gå med baserat på värdens standardinställning" under avsnittet Notetaker för säljmöte.

Visa och redigera notetaker-status för kommande möten

För att se om säljmötets notetaker är inställd på att gå med i ett kommande möte från en CRM-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > [objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka på namnet på posten.
3. Klicka på mötesnamnet i aktivitetstidslinjen för att expandera mötesaktiviteten.
4. Om notetakern är inställd på att delta i mötet visas en grön punkt med notetakerns namn högst upp i mötesaktiviteten. Om notetakern inte är inställd på att gå med i mötet visas ingen visuell indikator högst upp i mötesaktiviteten.

Så här ändrar du om notetakern är inställd på att gå med i mötet eller inte:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > [objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka på namnet på posten.
3. I aktivitetstidslinjen klickar du på mötesnamnet för att expandera mötesaktiviteten.
4. Klicka på Åtgärder > Redigera längst upp till höger i aktivitetsposten.
5. Markera eller avmarkera kryssrutan [Företagsnamn] Notetaker.
6. Klicka på Spara.

Så här bjuder du in notetakern till ett kommande möte från sidan med mötesinformation, om du är värd för mötet:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Arbetsyta för försäljning. Klicka sedan på fliken Schema.
2. Klicka på Kommande möten till vänster.
3. Klicka på mötets namn.
4. Längst upp till höger aktiverar du knappen Invite Sales Meeting Notetaker. Stäng av strömbrytaren för att avböja inbjudan till notetaker.