Spela in och anteckna i möten med mötesantecknare

Användare med en tilldelad Sales Hub Professional- eller Enterprise-plats kan använda anteckningsfunktionen för säljmöten i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Den ansluter automatiskt till möten och tillhandahåller nästa steg, mötesanteckningar, en videoinspelning och utskrifter. Sales Meeting Notetaker ansluter till alla möten som bokats från anslutna kalendrar, schemaläggningssidor, föreslagna tider eller i en post.

Om du är superadministratör kan du anmäla dig till betaversionen av Sales Meeting Notetaker. Läs om hur du hanterar beta-registreringar.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med den här funktionen ska du se till att du förstår vilka steg som bör tas i förväg, samt funktionens begränsningar och potentiella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste ansluta din kalender.
• Du måste slå på samtalsinspelning.
• Du måste aktivera Conversation Intelligence.
• Du behöver inte installera några appar.
• Om du använder Zoom kan du läsa mer om hur du konfigurerar din mötesnotetaker med Zoom. Eventuella inställningar för anslutna appar (t.ex. Zoom) på ditt konto gäller inte när du använder den här funktionen.

Förstå begränsningar och överväganden

Mötesutskrifter är beroende av inställningarna för bildtexter hos din leverantör av mötesprogramvara. För att få tillförlitliga utskrifter bör du:

• Aktivera undertexter/live-undertexter i din mötesprogramvara.
• Se till att språket i undertexterna matchar det språk som används i mötet.
• Använd HubSpots Microsoft Teams- eller Zoom-integrationer där det är möjligt, eftersom det kan ge mer stabil transkribering.

Observera: Google Meet stöder för närvarande endast utskrifter på engelska. Granska ytterligare leverantörsspecifika överväganden för att använda mötesnotetaker med Google Meet, Microsoft Teams och Zoom.

Konfigurera notetaker för försäljningsmöten

Innan användare kan inkludera notetaker i sina möten måste superadministratörer aktivera funktionen för kontot. När en superadministratör har konfigurerat standardinställningarna för kontot kan användarna justera sina personliga inställningar för notetaker.

Observera att instruktionen till notetakern att delta i ett möte skickas 30 minuter innan mötet börjar. Därför kan det hända att ändringar som görs i användarinställningarna inte beaktas för möten som startar inom 30 minuter efter ändringen. Om du stänger av notetakeråtkomst för en användare rekommenderar vi att du manuellt tar bort notetakern från alla möten som äger rum under de närmaste 30 minuterna efter att du har gjort ändringen.

Konfigurera standardinställningar

För att ställa in notetaker för försäljningsmöten för kontot, om du är Super Admin:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Möten i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Meeting Notetaker.
4. Slå på knappen Sales Meeting Notetaker.
   • Om du vill att notetakern ska gå med i alla berättigade möten automatiskt markerar du kryssrutan Bjud in notetaker till alla kommande möten. (Denna kryssruta är markerad som standard när du aktiverar Sales Meeting Notetaker).
   • Om du vill att användarna ska bjuda in notetakern till möten manuellt avmarkerar du kryssrutan Bjud in notetakern till alla kommande möten.
5. Under avsnittet Notetaker Access väljer du vilka användare som ska få tillgång till notetakern.
   • Om du vill ge åtkomst till notetaker till alla användare med en tilldelad Sales Hub Professional- eller Enterprise-plats väljer du Automatisk åtkomst till notetaker för berättigade användare under avsnittet Välj åtkomst till notetaker.
   • Om du vill ge åtkomst till notetaker till specifika användare:
     • Under avsnittet Välj notetakeråtkomst väljer du Manuellt ge användare med säljplatser notetakeråtkomst. Klicka sedan på Spara längst ned.
     • Klicka på Välj användare.
     • Markera kryssrutorna för användarna i den högra panelen och klicka sedan på Spara val.
     • Klicka på Spara längst ned.

Konfigurera användarspecifika inställningar

Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub Professional- eller Enterprise-plats och du har beviljats åtkomst till notetaker kan du justera dina individuella notetaker-inställningar.

Om du vill åsidosätta kontots standardinställningar för om notetakern automatiskt ska ansluta till dina möten:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Kalender .
4. Under Inställningar för anslutning av notetaker till säljmöten markerar eller avmarkerar du kryssrutan Bjud in notetaker till dina kommande möten automatiskt.
   • Om kryssrutan är markerad kommer notetakern automatiskt att gå med i alla dina kvalificerade möten.
   • Om kryssrutan är avmarkerad kommer notetakern bara att gå med i dina möten när du manuellt bjuder in den.
5. Klicka på Spara längst ned.

Använd notetaker för säljmöten

Lär dig hur notetakern går med i möten, hur du granskar inspelningar och utskrifter och hur du lägger till eller tar bort notetakern till möten.

Förstå mötets berättigande och notetakers beteende

Ett möte är berättigat för notetakern om det uppfyller alla följande kriterier:

• Mötet lagras i HubSpot.
• Mötet innehåller minst en CRM-kontakt som deltagare, och den kontaktens e-postadress använder inte samma domän som HubSpot-kontot.
• Mötesplatsen är inställd på Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

När notetakern har bjudits in till ett kvalificerat möte, hos alla videokonferensleverantörer:

• Notetakern ansluter två minuter före den schemalagda tiden.
• Ett ljudmeddelande, chattmeddelande och popup-fönster meddelar att notetagaren är med i mötet och spelar in. Klicka på Godkänn i dialogrutan för att fortsätta använda notetakern.
• Om du har inrättat ett väntrum måste värden för videokonferensen godkänna att notetakern får delta i mötet. Om värden nekar tillträde kommer notetakern inte att ansluta sig. Om notetakern sitter i väntrummet i mer än 10 minuter utan att bli insläppt i mötet kommer den att lämna mötet.
• Notetakers namn kommer att vara namnet på ditt företag följt av "Notetaker" (t.ex. "[Företag] Notetaker"). Om du inte har angett något företagsnamn för ditt konto kommer det att heta "[Företagsdomän] Notetaker". Om du inte har angett ett företagsnamn eller en domän för ditt konto får det namnet "Notetaker".
• När du avslutar mötet skapar notetakern en samtalsobjektpost i HubSpot och associerar det samtalet med motsvarande möte. Genom att skapa samtalsposten kan du enkelt få tillgång till inspelningen, utskriften och sammanfattningen av mötet. Läs om hur du granskar inspelningen och utskrifterna efter mötet.
• Om alla deltagare lämnar mötet utan att avsluta det, kommer notetakern att vara kvar i mötet tills den upptäcker 10 minuters tystnad. Vid den tidpunkten lämnar notetakern mötet och skapar en samtalsobjektpost och lägger till inspelningen och utskriften till mötesposten i HubSpot.
• Notetakern kommer inte att kunna hämta en utskrift av mötet om videokonferensleverantören har inaktiverat bildtexter på kontot.

Läs om leverantörspecifika förväntningar för notetaker när de används med Google Meet, Microsoft Teams och Zoom.

Lägg till eller ta bort notetaker manuellt när du schemalägger möten

När du schemalägger ett möte på en CRM-post kan du manuellt åsidosätta notetakerns inbjudningsstatus. Efter att ha klickat på knappen Schemalägg ett möte på en CRM-post och angett mötesinformationen:

1. Under avsnittet Notetaker för försäljningsmötet markerar eller avmarkerar du kryssrutan Bjud in notetaker till mötet.
2. Klicka på Spara.

Om du bokar ett möte för en annan användares räkning (dvs. om du väljer en annan användare som värd för mötet) kan du inte justera inbjudan till notetaker. Istället ser du meddelandet "Notetaker kommer att gå med baserat på värdens standardinställning" under avsnittet Notetaker för säljmöte.

Visa och redigera notetaker-status för kommande möten

För att se om säljmötets notetaker är inställd på att gå med i ett kommande möte från en CRM-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > [objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka på namnet på posten.
3. I tidslinjen Aktivitet klickar du på mötesnamnet för att expandera mötesaktiviteten.
4. Om notetakern är inställd på att delta i mötet visas en grön punkt med notetakerns namn högst upp i mötesaktiviteten. Om notetakern inte är inställd på att gå med i mötet visas ingen visuell indikator högst upp i mötesaktiviteten.

Ändra om notetakern är inställd på att gå med i mötet eller inte:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > [objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka på namnet på posten.
3. I aktivitetstidslinjen klickar du på mötets namn för att expandera mötesaktiviteten.
4. Klicka på Åtgärder > Redigera längst upp till höger i aktivitetsposten.
5. Markera eller avmarkera kryssrutan [Företagsnamn] Notetaker.
6. Klicka på Spara.

Bjuda in notetakern att gå med i ett kommande möte från sidan med mötesinformation, om du är värd för mötet:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Arbetsyta för försäljning. Klicka sedan på fliken Schema.
2. Klicka på Kommande möten till vänster.
3. Klicka på mötets namn.
4. Längst upp till höger aktiverar du knappen Invite Sales Meeting Notetaker. Stäng av strömbrytaren för att avböja inbjudan till notetakern.

Ta anteckningar i Google Meet

För att använda notetaker med Google Meet-möten behöver du inte installera Google Meet-appen. Du måste dock ansluta din kalender och följa de allmänna installationsinstruktionerna.

När du har konfigurerat notetakern kan du förvänta dig följande när notetakern är schemalagd för att delta i ett Google Meet-möte:

• Notetakern kommer endast att få utskriften på engelska när han eller hon deltar i Google Meet-möten. Textning måste vara aktiverad i Google Meet för att få en utskrift.
• Notetakern kommer att ansluta till mötet 2 minuter före den planerade starttiden.
• Notetakern kommer automatiskt att få inspelningstillstånd så snart den ansluter till mötet. Efter några sekunder spelas ett ljudmeddelande upp som anger att samtalet spelas in och ett chattmeddelande skickas för att informera deltagarna om att det spelas in.
• Chattmeddelandet skickas bara en gång när notetakern börjar spela in, men meddelandet fästs i chatten så att alla deltagare som ansluter senare kan se meddelandet.
• Om du inte vill att notetakern automatiskt ska gå med i Google Meet-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Google Meet. Om du har konfigurerat ett väntrum i Google Meet kommer värden för Google Meet-mötet att se ett meddelande så snart han eller hon ansluter sig, med information om att notetakern väntar på att få ansluta till samtalet. Värden måste klicka på Admit bredvid den notetakerdeltagare som begär tillgång till att ansluta. När notetakern tillåts ansluta till mötet får den automatiskt tillstånd att spela in och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan visas.
• Om värden vill sluta spela in ett möte som redan har anslutits och godkänts för inspelning kan han eller hon sparka ut notetakerdeltagaren från mötet genom att klicka på notetakerdeltagarens deltagarkakel och välja Ta bort. Värden kan också ta bort notetakern genom att klicka på dennes deltagare i deltagarlistan och välja Ta bort.

Gör anteckningar i Microsoft Teams

För att använda notetaker med Microsoft Teams-möten behöver du inte installera Microsoft Teams-appen. Du måste dock ansluta din kalender och följa de allmänna installationsinstruktionerna.

När du har konfigurerat notetakern kan du förvänta dig följande när notetakern är schemalagd för att delta i ett Microsoft Teams-möte:

• Språket i notetakers utskrifter beror på vilket språk du använder för undertexter i Microsoft Teams. Bildtexter måste vara aktiverade i Microsoft Teams för att du ska kunna få ett transkript.
• Notetakern ansluter till mötet 2 minuter före den schemalagda starttiden.
• Notetakern får automatiskt inspelningsbehörighet så snart den ansluter till mötet. Efter några sekunder spelas ett ljudmeddelande upp som anger att samtalet spelas in och ett chattmeddelande skickas för att informera deltagarna om att inspelning pågår.
• Chattmeddelandet skickas bara en gång när notetaker startar inspelningen. Om du inte väljer att manuellt fästa meddelandet i chatten kommer deltagare som ansluter till mötet efter att meddelandet har skickats inte att se det.
• Om du inte vill att notetakern automatiskt ska ansluta till Teams-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Microsoft Teams. Om du har konfigurerat ett väntrum i Teams kommer värden för Teams-mötet att se ett meddelande så snart han eller hon ansluter sig och meddelar att notetakern väntar på att få ansluta till samtalet. Värden måste klicka på Admit bredvid den notetakerdeltagare som begär åtkomst för att ansluta. När notetakern tillåts ansluta till mötet får den automatiskt tillstånd att spela in och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan visas.
• Om värden vill sluta spela in ett möte som redan har anslutits och godkänts för inspelning kan han eller hon sparka ut notetakerdeltagaren från mötet genom att klicka på notetakerdeltagarens deltagarkakel och välja Ta bort. Värden kan också ta bort notetakern genom att klicka på dennes deltagare i deltagarlistan och välja Ta bort.

Gör anteckningar i Zoom

För att använda notetaker med Zoom-möten behöver du inte installera Zoom-appen. Du måste dock ansluta din kalender och följa de allmänna installationsinstruktionerna.

Dessutom måste värden för mötet ha följande inställningar aktiverade i sitt Zoom-konto: Spela in till datafiler, interna mötesdeltagare, externa mötesdeltagare.

När du har konfigurerat notetaker bör du förvänta dig följande när notetaker är schemalagd för att gå med i ett Zoom-möte:

• Språket i notetakers utskrifter beror på vilket språk du använder för undertexter i Zoom. Textning måste vara påslagen i Zoom för att du ska kunna få en utskrift.
• Notetakern ansluter till mötet 2 minuter före den schemalagda starttiden.
• Så snart Zoom-värden ansluter till mötet kommer de att få ett popup-meddelande som ber om tillstånd för notetaker att spela in. Värden måste klicka på Godkänn på det här meddelandet. Om du klickar på Avvisa kommer notetakern inte att spela in. Så snart inspelningen har godkänts spelas ett ljudmeddelande upp som anger att samtalet spelas in.
• Alla deltagare som ansluter till mötet får ett chattmeddelande från notetakern där de informeras om att notetakern spelar in och att de ska meddela värden om de inte vill bli inspelade.
• Om du inte vill att notetakern automatiskt ska ansluta sig till Zoom-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Zoom. Om du har konfigurerat ett väntrum i Zoom kommer värden för Zoom-mötet att se ett meddelande så snart han eller hon ansluter sig till mötet och meddelar att notetakern väntar på att ansluta sig till samtalet. Värden måste klicka på Admit bredvid den notetakerdeltagare som begär åtkomst för att ansluta. Om notetakern tillåts ansluta till mötet får den automatiskt tillstånd att spela in och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan visas.
• Om värden vill sluta spela in ett möte som redan har anslutits och godkänts för inspelning kan han eller hon sparka ut notetakerdeltagaren från mötet genom att klicka på notetakerdeltagarens deltagarkakel och välja Ta bort. Värden kan också ta bort notetakern genom att klicka på dennes deltagare i deltagarlistan och välja Ta bort.