TestversionSpela in och gör anteckningar under möten med Notetaker

Använd Notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom för att automatiskt få fram nästa steg, mötesanteckningar, videoinspelningar och transkriptioner. Notetaker ansluter sig till alla möten som bokats via anslutna kalendrar, schemaläggningssidor, föreslagna tider eller i en inspelning.

Den här funktionen använder automatisk språkidentifiering och transkriberar på de språk som identifieras i inspelningen. Läs mer omvilka språk som finns tillgängligaför transkribering av samtal.

Innan du börjar

Innan du börjar använda den här funktionen bör du se till att du förstår vilka åtgärder som måste vidtas i förväg, samt funktionens begränsningar och de potentiella konsekvenserna av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste koppla ihop din kalender.
• Du måste aktivera samtalsinspelning samt transkription och analys.
• Du behöver inte installera några appar.
• Om du använder Zoom måste mötesvärden ha lokal inspelning aktiverad. Läs mer om hur du konfigurerar Notetaker med Zoom. Eventuella inställningar för anslutna appar (t.ex.Zoom) i ditt konto gäller inte för din användning av den här funktionen.

• Om du använder Google Meet måste du göra något av följande:
  • Mötesvärden måste vara inloggad på sitt Google-möte för att släppa in Notetaker i mötet.
  • I Google Meet hanterar du åtkomsten till mötet för användare så att mötesdeltagare kan ansluta sig före mötesvärden.
• För att Notetaker ska kunna delta i återkommande möten måste du aktivera beta-versionen av ”Synkronisera återkommande möten till HubSpot” .

Konfigurera Notetaker

Innan användare kan inkludera Notetaker i sina möten måste superadministratörer aktivera funktionen för kontot. När en superadministratör har konfigurerat standardinställningarna för kontot kan användarna justera sina personliga inställningar för Notetaker.

Observera: instruktionen för antecknaren att ansluta sig till ett möte skickas 30 minuter före mötets start. Därför kan eventuella ändringar som görs i användarinställningarna kanske inte beaktas för möten som börjar inom de närmaste 30 minuterna efter inställningsändringen. Om du inaktiverar antecknarens åtkomst för en användare rekommenderas det att du manuellt tar bort antecknaren från alla möten som äger rum inom de närmaste 30 minuterna efter att du gjort den ändringen.

Konfigurera standardinställningar

Så här konfigurerar du Notetaker för kontot om du är superadministratör:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Möten i menyn till vänster.
3. Klicka på fliken Mötesantecknare.
4. Aktivera funktionen Mötesantecknare.
   • Om du vill att antecknaren ska ansluta sig automatiskt till alla möten som uppfyller kraven markerar du kryssrutan ”Antecknaren ansluter automatiskt ”. (Denna kryssruta är markerad som standard när du aktiverar ”Antecknare”.)
   • Om du vill att användare ska bjuda in antecknaren till möten manuellt avmarkerar du kryssrutan ”Antecknaren ansluter automatiskt”.
   • För att ge åtkomst till alla användare med en tilldelad Sales Hub Professional- ellerEnterprise-licens, väljer du under avsnittetVälj åtkomstmetod för antecknarenalternativetBevilja automatiskt behöriga användare åtkomst till antecknaren.
   • Så här ger du åtkomst till specifika användare:
     • Under avsnittetVälj åtkomstmetod för antecknareväljer duGe användare med säljlicenser åtkomst till antecknaren manuellt. Klicka sedan längst ned påSpara.
     • Klicka påVälj användare.
     • Markerakryssrutorna för användarna i den högra panelen och klicka sedan påSpara val.
     • Klicka påSpara längst ned. 
5. Under avsnittetInställningar väljer du det namn och den presenteringsmetod som Notetaker ska använda när programmet ansluter till ett möte.
   • Som standard ansluter Notetaker till möten som "[Ditt varumärke]s Notetaker". Om du istället vill använda ett anpassat namn:
     • Under Notetaker-namn väljer duAnpassat Notetaker-namn.
     • Ange ettnamn i textfältet.
     • Klicka påSpara längst ned.
   • Så här gör du för att Notetaker ska använda ett muntligt och ett chattmeddelande när det ansluter till möten:
     • Under Meddelande väljer du Röst- och chattmeddelande.
     • Använd rullgardinsmenyerna Språk och Röst för att välja vilket språk och vilken röst som ska användas.
     • Klicka påuppspelningsknappenför att förhandsgranska det valda språket och rösten.
     • Klicka påSpara längst ned.
   • Om du vill att Notetaker endast ska använda ett chattmeddelande när du ansluter till möten:
     • UnderMeddelande väljer duEndast chattmeddelande.
     • Klicka påSpara längst ned.

Konfigurera användarspecifika inställningar

Om du är en användare med entilldeladSales-licens och har beviljats åtkomst till anteckningsfunktionen kan du justera dina individuella inställningar för anteckningsfunktionen.

Så här åsidosätter du kontots standardinställningar för om anteckningsfunktionen automatiskt ska ansluta till dina möten:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till ”Allmänt” i menyn i vänster sidfält.
3. Klicka på fliken Kalender .
4. Under Automatisk anslutning av mötesantecknare markerar eller avmarkerar du kryssrutanBjud in antecknaren att automatiskt delta i alla dina kommande möten.
   • Om kryssrutan är markerad kommer antecknaren automatiskt att delta i alla dina möten som uppfyller kraven.
   • Om kryssrutan är avmarkerad kommer antecknaren endast att delta i dina möten när du bjuder in den manuellt.
5. Klicka påSpara längst ned.

Använd Notetaker

Lär dig hur Notetaker ansluter sig till möten, hur du granskar inspelningar och transkriptioner samt hur du lägger till eller tar bort Notetaker från möten.

Förstå möteskrav och antecknarens beteende

Ett möte är kvalificerat för anteckningsfunktionen om det uppfyller alla följande kriterier:

• Mötet sparas i HubSpot.
• Mötet innehåller minst en CRM-kontakt som deltagare, och den kontaktens e-postadress använder inte samma domän som HubSpot-kontot.
• Mötesplatsen är inställd på Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

När antecknaren har bjudits in till ett möte som uppfyller kraven, oavsett vilken videokonferensleverantör som används:

• Antecknaren ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Ett ljudmeddelande, ett chattmeddelande och ett popup-fönster meddelar att antecknaren är med i mötet och spelar in. Klicka påGodkänn i dialogrutan för att fortsätta använda din antecknare.
• Om du har ett väntrum inställt måste värden för videokonferensen godkänna antecknaren till mötet. Om värden nekar åtkomst kommer antecknaren inte att ansluta sig. Om antecknaren sitter i väntrummet i mer än fem minuter utan att släppas in i mötet kommer den att lämna väntrummet.
• Antecknarens namn kommer att vara namnet på ditt företag följt av ”Antecknare” (t.ex. ”[Företag] Antecknare”). Om du inte har angett något företagsnamn för ditt konto kommer den att heta ”[Företagsdomän] Antecknare”. Om du inte har angett något företagsnamn eller någon domän för ditt konto kommer den att heta ”Antecknare”.
• När du avslutar mötet skapar antecknaren en samtalspost i HubSpot och kopplar det samtalet till motsvarande möte. Genom att skapa samtalsposten får du enkel tillgång till inspelningen, transkriptet och sammanfattningen av mötet. Läs mer om hur du granskar din inspelning och dina transkript efter mötet.
• Om alla deltagare lämnar mötet utan att avsluta det kommer antecknaren att stanna kvar i mötet tills den upptäcker 10 minuters tystnad. Vid den tidpunkten lämnar antecknaren mötet och skapar en samtalspost samt lägger till inspelningen och transkriptet till mötesposten i HubSpot.
• Mötesinspelningar sparas i två år.

Lär dig mer om leverantörsspecifika förväntningar på antecknaren när den används med Google Meet, Microsoft Teams ochZoom.

Lägg till eller ta bort antecknaren manuellt när du schemalägger möten

När du bokar ett möte i en CRM-post kan du manuellt ändra antecknarens inbjudningsstatus. Efter att du har klickat på knappenBoka möte i en CRM-post och angett mötesuppgifterna:

1. Under avsnittet Antecknare markerar eller avmarkerar du kryssrutanBjud in antecknare till mötet.
2. Klicka påSpara.

Om du bokar ett möte å en annan användares vägnar (dvs. du väljer en annan användare som mötesvärd) kan du inte ändra inbjudan till antecknaren. Istället visas meddelandet ”Antecknaren kommer att delta enligt mötesvärdens standardinställning” under avsnittet Antecknare.

Visa och redigera antecknarens status för kommande möten

Så här ser du om antecknaren är inställd på att delta i ett kommande möte från en CRM-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du tillCRM >[objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka pånamnet på posten.
3. Iaktivitetslinjen klickar du på mötets namn för att visa mötesaktiviteten.
4. Om antecknaren är inställd på att delta i mötet visas en grön prick med antecknarens namn högst upp i mötesaktiviteten. Om antecknaren inte är inställd på att delta i mötet visas ingen visuell indikator högst upp i mötesaktiviteten.

Så här ändrar du om antecknaren är inställd på att delta i mötet eller inte:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du tillCRM >[objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka på postensnamn.
3. Iaktivitetslinjenklickar du påmötets namn för att expandera mötesaktiviteten.
4. Klicka påÅtgärder >Redigera längst upp till höger i aktivitetsposten.
5. Markera eller avmarkera kryssrutan[Företagsnamn] Antecknare.
6. Klicka påSpara.

Så här bjuder du in antecknaren till ett kommande möte från sidan med mötesinformation, om du är mötesvärd:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Försäljning > Försäljningsarbetsyta. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Försäljning > Försäljningsarbetsyta. Klicka sedan på flikenSchema.
2. Klicka påKommande möten till vänster.
3. Klicka påmötets namn.
4. Aktivera reglaget[Bjud in mötesantecknare ] längst upp till höger. Inaktivera reglaget för att avboka mötesantecknaren.

Gör anteckningar i Google Meet

För att använda antecknaren i Google Meet-möten behöver du inte installera Google Meet-appen. Du måste dock koppla ihop din kalender och följa de allmänna inställningsanvisningarna.

När du har konfigurerat anteckningsfunktionen kan du förvänta dig följande när anteckningsfunktionen är schemalagd att delta i ett Google Meet-möte:

• Protokollföraren ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Protokollföraren får automatiskt behörighet att spela in så snart hen ansluter sig till mötet. Efter några sekunder spelas ett ljudmeddelande upp som informerar om att samtalet spelas in, och ett chattmeddelande skickas ut för att meddela deltagarna att inspelningen pågår.
• Chattmeddelandet skickas endast en gång när antecknaren börjar spela in, men meddelandet fästs i chatten så att eventuella ytterligare deltagare som ansluter sig senare kan se det.
• Om du inte vill att antecknaren automatiskt ska ansluta sig till Google Meet-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Google Meet. Om du har ett väntrum inställt i Google Meet kommer mötesvärden, så snart hen ansluter sig till mötet, att se ett meddelande som informerar om att antecknaren väntar på att få ansluta sig till samtalet. Värden måste klicka på ”Släpp in”bredvid den antecknare som begär tillträde. När antecknaren släpps in i mötet beviljas hen automatiskt behörighet att spela in, och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan visas.
• Om värden vill avbryta inspelningen av ett möte som antecknaren redan har anslutit sig till och fått tillstånd att spela in, kan värden utesluta antecknaren från mötet genom att klicka på antecknarens deltagarbricka och välja ”Ta bort”. Värden kan också ta bort antecknaren genom att klicka på antecknaren i deltagarlistan och välja ”Ta bort”.

Ta anteckningar i Microsoft Teams

För att använda anteckningsfunktionen i Microsoft Teams-möten behöver du inte installera Microsoft Teams-appen. Du måste dock koppla ihop din kalender och följa de allmänna inställningsanvisningarna.

När du har konfigurerat anteckningsfunktionen kan du förvänta dig följande när anteckningsfunktionen är schemalagd att delta i ett Microsoft Teams-möte:

• Antecknaren ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Antecknaren får automatiskt tillstånd att spela in så snart hen ansluter sig till mötet. Efter några sekunder spelas ett ljudmeddelande upp som informerar om att samtalet spelas in, och ett chattmeddelande skickas ut för att meddela deltagarna att inspelningen pågår.
• Chattmeddelandet skickas endast en gång när antecknaren börjar spela in. Om du inte väljer att manuellt fästa meddelandet i chatten kommer deltagare som ansluter sig till mötet efter att meddelandet har skickats inte att se det.
• Om du inte vill att antecknaren automatiskt ska ansluta sig till Teams-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Microsoft Teams. Om du har ett väntrum inställt i Teams kommer mötesvärden, så snart hen ansluter sig till Teams-mötet, att se ett meddelande som informerar om att antecknaren väntar på att få ansluta sig till samtalet. Värden måste klicka på Släpp inbredvid den antecknare som begär tillträde. När antecknaren släpps in i mötet beviljas denne automatiskt behörighet att spela in, och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan visas.
• Om värden vill avbryta inspelningen av ett möte som redan har anslutits till och godkänts för inspelning kan hen utesluta antecknaren från mötet genom att klicka på antecknarens deltagarplatta och välja ”Ta bort”. Värden kan också ta bort antecknaren genom att klicka på deltagaren i deltagarlistan och välja ”Ta bort”.

Gör anteckningar i Zoom

För att använda antecknaren i Zoom-möten behöver du inte installera Zoom-appen. Du måste dock koppla ihop din kalender och följa de allmänna inställningsanvisningarna.

Dessutom måste mötesvärden ha följande inställningar aktiverade i sitt Zoom-konto: Spela in till datorfiler, interna mötesdeltagare, externa mötesdeltagare.

När du har konfigurerat antecknaren kan du förvänta dig följande när antecknaren är schemalagd att delta i ett Zoom-möte:

• Antecknaren ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Så snart Zoom-värden ansluter sig till mötet kommer hen att få ett popup-meddelande där hen ombeds ge tillstånd för antecknaren att spela in. Värden måste klicka på ”Godkänn” för detta meddelande. Om hen klickar på ”Avvisa” kommer antecknaren inte att kunna spela in. Så snart inspelningen har godkänts spelas ett ljudmeddelande upp som informerar om att samtalet spelas in.
• Varje deltagare som ansluter sig till mötet kommer att få ett chattmeddelande från antecknaren, där denne informerar om att antecknaren spelar in och uppmanar deltagaren att meddela värden om de inte vill bli inspelade.
• Om du inte vill att antecknaren automatiskt ska ansluta sig till Zoom-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Zoom. Om du har ett väntrum inställt i Zoom kommer värden för Zoom-mötet, så snart hen ansluter sig till mötet, att se ett meddelande som informerar om att antecknaren väntar på att få ansluta sig till samtalet. Värden måste klicka på ”Släpp in”bredvid den deltagare som är antecknare och som begär tillträde. När antecknaren släpps in i mötet beviljas denne automatiskt behörighet att spela in, och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan aktiveras.
• Om värden vill avbryta inspelningen av ett möte som redan har anslutits till och godkänts för inspelning kan hen utesluta antecknaren från mötet genom att klicka på antecknarens deltagar ruta och välja ”Ta bort”. Värden kan också ta bort antecknaren genom att klicka på deltagaren i deltagarlistan och välja ”Ta bort”.

Nästa steg

Lär dig hur du kan optimera din rutin efter samtalet med råd från HubSpot Academy.