TestversionSpela in och gör anteckningar under möten med Notetaker

Använd Notetaker i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom för att automatiskt få fram nästa steg, mötesanteckningar, videoinspelningar och transkriptioner. Notetaker ansluter sig till alla möten som bokats via anslutna kalendrar, schemaläggningssidor, föreslagna tider eller i en bokning.

Denna funktion använder automatisk språkidentifiering och transkriberar på de språk som identifieras i inspelningen. Läs mer omvilka språk som finns tillgängligaför transkribering av samtal.

Innan du börjar

Innan du börjar använda den här funktionen bör du se till att du fullt ut förstår vilka åtgärder som bör vidtas i förväg, samt funktionens begränsningar och de potentiella konsekvenserna av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste koppla ihop din kalender.
• Du måste aktivera samtalsinspelning samt transkription och analys.
• Du behöver inte installera några appar.
• Om du använder Zoom måste mötesvärden ha lokal inspelning aktiverad. Läs mer om hur du konfigurerar Notetaker med Zoom. Eventuella inställningar för anslutna appar (t.ex.Zoom) i ditt konto gäller inte för din användning av den här funktionen.

• Om du använder Google Meet måste du göra något av följande:
  • Mötesvärden måste vara inloggad på sitt Google-möte för att släppa in Notetaker i mötet.
  • I Google Meet hanterar du åtkomsten till mötet för användare så att mötesdeltagare kan ansluta sig före mötesvärden.
• För att Notetaker ska kunna delta i återkommande möten måste du aktivera beta-versionen av ”Synkronisera återkommande möten till HubSpot” .

Konfigurera Notetaker

Innan användare kan inkludera Notetaker i sina möten måste superadministratörer aktivera funktionen för kontot. När en superadministratör har konfigurerat standardinställningarna för kontot kan användarna justera sina personliga inställningar för Notetaker.

Observera: instruktionen för Notetaker att ansluta sig till ett möte skickas 30 minuter före mötets start. Därför kan eventuella ändringar av användarinställningarna kanske inte beaktas för möten som börjar inom de närmaste 30 minuterna efter inställningsändringen. Om du inaktiverar åtkomsten till Notetaker för en användare rekommenderas det att du manuellt tar bort Notetaker från alla möten som äger rum inom de närmaste 30 minuterna efter att ändringen gjorts.

Konfigurera standardinställningar

Så här konfigurerar du Notetaker för kontot om du är superadministratör:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Möten i menyn till vänster.
3. Klicka på fliken Notant.
4. Aktivera Notetaker-knappen.
   • Om du vill att antecknaren ska ansluta sig automatiskt till alla möten som uppfyller kraven markerar du kryssrutan ”Antecknaren ansluter automatiskt ”. (Denna kryssruta är markerad som standard när du aktiverar antecknaren.)
   • Om du vill att användare ska bjuda in antecknaren till möten manuellt, avmarkera kryssrutan ”Antecknaren ansluter automatiskt”.
   • För att ge åtkomst till alla användare med en tilldelad försäljnings eller Service -licens, väljer du under avsnittetVälj åtkomstmetod för antecknarealternativetBevilja automatiskt behöriga användare åtkomst som antecknare.
   • Så här ger du åtkomst till specifika användare:
     • Under avsnittetVälj åtkomstmetod för antecknareväljer duBevilja användare med försäljnings- eller servicelicenser åtkomst till anteckningsfunktionen manuellt. Klicka sedan längst ned påSpara.
     • Klicka påVälj användare.
     • Markerakryssrutorna för användarna i den högra panelen och klicka sedan påSpara val.
     • Klicka påSpara längst ned. 
5. Under avsnittetInställningar väljer du det namn och den meddelandemetod som Notetaker ska använda när den ansluter till ett möte.
   • Som standard ansluter Notetaker till möten som "[Ditt varumärke]s Notetaker". Om du istället vill använda ett anpassat namn:
     • Under Notetaker-namn väljer duAnpassat Notetaker-namn.
     • Ange ettnamn i textfältet.
     • Klicka påSpara längst ned.
   • Så här gör du för att Notetaker ska använda ett muntligt meddelande och ett chattmeddelande när det ansluter sig till möten:
     • Under Meddelande väljer du Röst- och chattmeddelande.
     • Använd rullgardinsmenyerna Språk och Röst för att välja vilket språk och vilken röst som ska användas.
     • Klicka påuppspelningsknappenför att förhandsgranska det valda språket och rösten.
     • Klicka påSpara längst ned.
   • Om du vill att Notetaker endast ska använda ett chattmeddelande när du ansluter till möten:
     • UnderMeddelande väljer duEndast chattmeddelande.
     • Klicka påSpara längst ned.

Konfigurera användarspecifika inställningar

Om du är en användare med entilldeladSales-licens och har fått åtkomst till Notetaker kan du justera dina individuella inställningar för Notetaker.

Så här åsidosätter du kontots standardinställningar för om Notetaker automatiskt ska ansluta sig till dina möten:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Allmänt i menyn till vänster.
3. Klicka på fliken Kalender .
4. Under Automatisk anslutning av mötesantecknaren markerar eller avmarkerar du kryssrutanBjud in mötesantecknaren att automatiskt ansluta sig till alla dina kommande möten.
   • Om kryssrutan är markerad kommer antecknaren automatiskt att ansluta sig till alla dina möten som uppfyller kraven.
   • Om kryssrutan är avmarkerad kommer antecknaren endast att delta i dina möten när du bjuder in den manuellt.
5. Klicka påSpara längst ned.

Använd antecknaren

Lär dig hur antecknaren ansluter sig till möten, hur du granskar inspelningar och transkriptioner samt hur du lägger till eller tar bort antecknaren från möten.

Förstå möteskriterier och antecknarens beteende

Ett möte är kvalificerat för antecknaren om det uppfyller alla följande kriterier:

• Mötet lagras i HubSpot.
• Mötet innehåller minst en CRM-kontakt som deltagare, och den kontaktens e-postadress använder inte samma domän som HubSpot-kontot.
• Mötesplatsen är inställd på Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.

När antecknaren har bjudits in till ett möte som uppfyller kraven, oavsett vilken videokonferensleverantör som används:

• Kommer antecknaren att ansluta sig vid den schemalagda mötestiden.
• Ett ljudmeddelande, ett chattmeddelande och ett popup-fönster meddelar att antecknaren är med i mötet och spelar in. Klicka påGodkänn i dialogrutan för att fortsätta använda din antecknare.
• Om du har ett väntrum inställt måste värden för videokonferensen godkänna antecknaren till mötet. Om värden nekar åtkomst kommer antecknaren inte att ansluta sig. Om antecknaren sitter i väntrummet i mer än fem minuter utan att släppas in i mötet kommer den att lämna väntrummet.
• När du avslutar mötet skapar antecknaren en samtalspost i HubSpot och kopplar samtalet till motsvarande möte. Genom att skapa samtalsposten får du enkel tillgång till inspelningen, transkriptet och sammanfattningen av mötet. Läs om hur du granskar din inspelning och dina transkript efter mötet.
• Om alla deltagare lämnar mötet utan att avsluta det kommer Notetaker också att lämna mötet tre sekunder senare.
• Notetaker kan spela in möten i upp till tre timmar. Om ett möte pågår längre än tre timmar lämnar Notetaker automatiskt mötet. Inspelningen, transkriptet och insikterna som samlats in innan Notetaker lämnar mötet kommer fortfarande att finnas tillgängliga i HubSpot.
• Mötesinspelningar sparas i två år.

Läs om leverantörsspecifika förväntningar på antecknaren vid användning med Google Meet, Microsoft Teams ochZoom.

Lägg till eller ta bort antecknaren manuellt när du schemalägger möten

När du schemalägger ett möte i en CRM-post kan du manuellt ändra antecknarens inbjudningsstatus. Efter att du har klickat på knappenSchemalägg ett möte i en CRM-post och angett mötesuppgifterna:

1. Markera eller avmarkera kryssrutan”Bjud in antecknaren till mötet ” under avsnittet ”Antecknare ”.
2. Klicka påSpara.

Om du bokar ett möte å en annan användares vägnar (dvs. du väljer en annan användare som mötesvärd) kan du inte ändra inbjudan till antecknaren. Istället visas meddelandet ”Antecknaren kommer att delta enligt mötesvärdens standardinställning” under avsnittet Antecknare.

Visa och redigera antecknarens status för kommande möten

Så här ser du om antecknaren är inställd på att delta i ett kommande möte från en CRM-post:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du tillCRM >[objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka på postensnamn.
3. Iaktivitetslinjen klickar du på mötets namn för att visa mötesaktiviteten.
4. Om antecknaren är inställd på att delta i mötet visas en grön prick med antecknarens namn högst upp i mötesaktiviteten. Om antecknaren inte är inställd på att delta i mötet visas ingen visuell indikator högst upp i mötesaktiviteten.

Så här ändrar du om antecknaren ska delta i mötet eller inte:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du tillCRM >[objekt] (t.ex. kontakter, företag eller affärer).
2. Klicka pånamnet på posten.
3. Iaktivitetslinjenklickar du påmötets namn för att expandera mötesaktiviteten.
4. Klicka påÅtgärder >Redigera längst upp till höger i aktivitetsposten.
5. Markera eller avmarkera kryssrutan[Företagsnamn] antecknare.
6. Klicka påSpara.

Så här bjuder du in antecknaren till ett kommande möte från sidan med mötesinformation, om du är mötesvärd:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Försäljning > Försäljningsarbetsyta. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Försäljning > Försäljningsarbetsyta. Klicka sedan på flikenSchema.
2. Klicka påKommande möten till vänster.
3. Klicka påmötets namn.
4. Aktivera reglagetBjud in mötesantecknare längst upp till höger. Inaktivera reglaget för att avboka mötesantecknaren.

Gör anteckningar i Google Meet

För att använda antecknaren i Google Meet-möten behöver du inte installera Google Meet-appen. Du måste dock koppla ihop din kalender och följa de allmänna inställningsanvisningarna.

När du har ställt in antecknaren kan du förvänta dig följande när antecknaren är schemalagd att delta i ett Google Meet-möte:

• Antecknaren ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Anteckningsfunktionen får automatiskt inspelningsbehörighet så snart den ansluter sig till mötet. Efter några sekunder spelar den upp ett ljudmeddelande om att samtalet spelas in och skickar ett chattmeddelande för att informera deltagarna om att inspelningen pågår.
• Chattmeddelandet skickas endast en gång när antecknaren börjar spela in, men meddelandet fästs i chatten så att eventuella ytterligare deltagare som ansluter sig senare kan se det.
• Om du inte vill att antecknaren automatiskt ska ansluta sig till Google Meet-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Google Meet. Om du har ett väntrum inställt i Google Meet kommer mötesvärden, så snart hen ansluter sig till mötet, att se ett meddelande som informerar om att antecknaren väntar på att få ansluta sig till samtalet. Värden måste klicka på ”Släpp in”bredvid den antecknare som begär tillträde. När antecknaren släpps in i mötet beviljas hen automatiskt behörighet att spela in, och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan visas.
• Om värden vill avbryta inspelningen av ett möte som antecknaren redan har anslutit sig till och fått tillstånd att spela in, kan värden utesluta antecknaren från mötet genom att klicka på antecknarens deltagarruta och välja ”Ta bort”. Värden kan också ta bort antecknaren genom att klicka på deltagaren i deltagarlistan och välja ”Ta bort”.

Gör anteckningar i Microsoft Teams

För att använda antecknaren i Microsoft Teams-möten behöver du inte installera Microsoft Teams-appen. Du måste dock koppla ihop din kalender och följa de allmänna inställningsanvisningarna.

När du har konfigurerat antecknaren kan du förvänta dig följande när antecknaren är schemalagd att ansluta till ett Microsoft Teams-möte:

• Antecknaren ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Anteckningsfunktionen får automatiskt inspelningsbehörighet så snart den ansluter sig till mötet. Efter några sekunder spelar den upp ett ljudmeddelande om att samtalet spelas in och skickar ett chattmeddelande för att informera deltagarna om att inspelningen pågår.
• Chattmeddelandet skickas endast en gång när antecknaren börjar spela in. Om du inte väljer att manuellt fästa meddelandet i chatten kommer deltagare som ansluter sig till mötet efter att meddelandet har skickats inte att se det.
• Om du inte vill att antecknaren automatiskt ska ansluta sig till Teams-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Microsoft Teams. Om du har ett väntrum inställt i Teams kommer mötesvärden, så snart hen ansluter sig till Teams-mötet, att se ett meddelande som informerar om att antecknaren väntar på att få ansluta sig till samtalet. Värden måste klicka på ”Släpp in”bredvid den antecknare som begär tillträde. När antecknaren släpps in i mötet beviljas denne automatiskt behörighet att spela in, och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan visas.
• Om mötesvärden vill avbryta inspelningen av ett möte som antecknaren redan har anslutit sig till och fått tillstånd att spela in, kan hen utesluta antecknaren från mötet genom att klicka på antecknarens deltagarplatta och välja ”Ta bort”. Mötesvärden kan också ta bort antecknaren genom att klicka på hen i deltagarlistan och välja ”Ta bort”.

Gör anteckningar i Zoom

För att använda antecknaren i Zoom-möten behöver du inte installera Zoom-appen. Du måste dock koppla ihop din kalender och följa de allmänna inställningsanvisningarna.

Dessutom måste mötesvärden ha följande inställningar aktiverade i sitt Zoom-konto: Spela in till datorfiler, interna mötesdeltagare, externa mötesdeltagare.

När du har konfigurerat antecknaren kan du förvänta dig följande när antecknaren är schemalagd att ansluta till ett Zoom-möte:

• Anteckningsverktyget ansluter vid den schemalagda mötestiden.
• Så snart Zoom-värden ansluter sig till mötet kommer denne att få ett popup-meddelande där man ber om tillstånd för antecknaren att spela in. Värden måste klicka på ”Godkänn” för detta meddelande. Om man klickar på ”Avvisa” kommer antecknaren inte att spela in. Så snart inspelningen har godkänts spelas ett ljudmeddelande upp som informerar om att samtalet spelas in.
• Varje deltagare som ansluter sig till mötet kommer att få ett chattmeddelande från antecknaren, där denne informerar om att antecknaren spelar in och uppmanar deltagarna att meddela värden om de inte vill bli inspelade.
• Om du inte vill att antecknaren automatiskt ska ansluta sig till Zoom-möten kan du välja att ställa in ett väntrum i Zoom. Om du har ett väntrum inställt i Zoom kommer värden för Zoom-mötet, så snart hen ansluter sig till mötet, att se ett meddelande som informerar om att antecknaren väntar på att få ansluta sig till samtalet. Värden måste klicka på ”Släpp in”bredvid den deltagare som är antecknare och som begär tillträde. När antecknaren släpps in i mötet beviljas denne automatiskt behörighet att spela in, och de ljud- och chattmeddelanden som beskrivs ovan aktiveras.
• Om värden vill avbryta inspelningen av ett möte som redan har anslutits till och godkänts för inspelning kan hen utesluta antecknaren från mötet genom att klicka på antecknarens deltagar ruta och välja ”Ta bort”. Värden kan också ta bort antecknaren genom att klicka på hen i deltagarlistan och välja ”Ta bort”.

Granska rekommenderade nästa steg efter möten

När ett möte är avslutat genererar Notetaker rekommendationer som hjälper dig att driva affärer genom din pipeline mer effektivt. Notetaker analyserar mötes- och samtalsutskrifter samt relaterad affärsinformation för att föreslå CRM-uppdateringar, utkast till uppföljningsmejl och lyfta fram värdefulla nästa steg. Användare kan sedan granska och tillämpa dessa rekommendationer, vilket underlättar hanteringen av affärer genom deras pipeline.

Observera: Undvik att dela känslig information i dina aktiverade datainmatningar för AI-funktioner, inklusive dina inmatningsuppmaningar. Administratörer kan konfigurera generativa AI-funktioner i inställningarna för kontohantering. För information om hur HubSpot AI använder dina data för att tillhandahålla tillförlitlig AI, där du har kontroll över dina data, kan du läsa vår information om HubSpot AI:s integritet och säkerhet.

HubSpot-krediter

Från och med den 14 april 2026 förbrukar anpassade egenskaper i dina inställningar för smart datainsamling 10 krediter per anpassad egenskap per transkriptkörning, med stöd av Data Agent. Till exempel:

• Om en transkription körs på en anpassad egenskap förbrukas 10 krediter.
• Om fem transkriptioner körs på vardera en anpassad egenskap förbrukas 250 krediter.

Standardegenskaper som används i inställningarna för smart datainsamling förbrukar inga krediter.

Konfigurera inställningar för automatiska rekommendationer

Superadministratörer kan ställa in vilka egenskaper som är berättigade till förslag på uppdateringar av CRM-egenskaper.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. Klicka sedan påDatainsamling i vänster sidomeny under Datahantering.
2. Markera kryssrutanAnvänd smart datainsamling.
3. För att lägga till eller ta bort egenskaper som är berättigade använder du rullgardinsmenyn för att välja önskad objekttyp.

4. För att lägga till en egenskap klickar du på rullgardinsmenynLägg till [objekt]-egenskap längst upp till höger och väljer sedanegenskapen.
5. För varje egenskap kan du välja att låta förslag från smart datainsamling godkännas automatiskt eller kräva manuell granskning för godkännande.
   • För att automatiskt godkänna förslag för en egenskap markerar du kryssrutanAutomatisk bredvid den egenskapen.
   • Om du vill kräva manuell granskning av förslag för en egenskap avmarkerar du kryssrutan”Automatisk” bredvid den egenskapen.

6. • Som standard är kryssrutan Automatisk markerad för egenskapernaSamtalsresultat ochMötesresultat. Om du vill kräva manuellt godkännande för dessa egenskaper avmarkerar du kryssrutanAutomatisk.

6. Om du vill ta bort en egenskap klickar du på”Ta bort” till höger om egenskapsnamnet.
7. När du har gjort dina ändringar klickar du påSpara längst ned.

Visa rekommendationer

för

nästa steg

Rekommendationer för nästa steg blir tillgängliga strax efter att ett möte eller samtal har avslutats. Du hittar dessa rekommendationer i automatiska meddelanden eller genom att gå till den tillhörande affären.

Förslag på CRM-egenskaper visas när ett samtal eller möte uppfyller alla följande kriterier:

• Inspelningen är inte ett röstmeddelande.

• Inspelningen är minst 60 sekunder lång. (Gäller inte mobilinspelningar vid personliga möten.)

• Det finns minst två talare i inspelningen. (Gäller inte inspelningar med mobil vid personliga möten.)

Åtgärdsförslag visas när ett samtal eller möte har en längd på minst 30 sekunder (med undantag för mobilinspelningar vid personliga möten, som kan ha valfri längd).

Få meddelanden om rekommendationer

HubSpot skickar automatiskt följande meddelanden till aktivitetsägaren med rekommenderade nästa steg:

Så här granskar du rekommendationerna från dessa aviseringar:

• Klicka på Granska nästa steg i e-postmeddelandet.
• Från meddelandet i appen:
  • Klicka på meddelandeikonen längst upp till höger på ditt konto.
  • Klicka på meddelandet i din lista över meddelanden.
  • Klicka påGranska nästa steg ellerGranska uppdateringar i popup-rutan.

Visa rekommendationer på sidan med affärsöversikten

• Så här visar du rekommendationer i bulk:
  • Klicka på Åtgärder längst upp till höger på affärsindexsidan.
  • Klicka sedan på Granska X dataförslag.
• Så här visar du rekommendationer för specifika affärer:
• På indexsidan för affärer, håll muspekaren över breezeSingleStar Breeze AI-ikonen bredvid affärens namn.
• Klicka på Granska transkript och inspelning i popup-rutan.

Visa rekommendationer i affärsregistret

Om det finns nya rekommendationer relaterade till en affärspost kan du se ett meddelande i det övre vänstra kortet med utvalda poster, där det står att artificiell intelligens har upptäckt ändringar i X-data. Klicka på Granska för att granska dessa ändringar.

Så här visar du rekommendationer som gäller en enskild aktivitet i en affär:

• Klicka på fliken Aktiviteter högst upp i affärsposterna.
• I aktivitetslinjen, under aktivitetsnamnet, klickar du på breezeSingleStar Granska transkript och nästa steg.

Granska och tillämpa rekommendationer

För möten visas rekommendationerna på flikenInspelning och transkript i mötesposten, under avsnittet Nästa steg:

För samtal är rekommendationerna begränsade till förslag på CRM-uppdateringar.

Granska åtgärdspunkter efter möten

I avsnittetGranska åtgärdspunkter kan du granska, redigera, godkänna eller avvisa de rekommenderade åtgärdspunkterna.

För varje rekommenderad åtgärdspunkt:

• Håll muspekaren över”Källa” för att se det ställe i transkriptet som ledde till den rekommenderade åtgärden.
• Klicka på redigeringsikonenför att redigera texten för den åtgärden.
• Klicka på ikonen Lägg till uppgift för att skapa en uppgift för åtgärden.
• Klicka på ikonen ”Ta bort” för att avvisa en rekommendation.

För att spara alla åtgärdspunkter som en enda uppgift, klicka påSpara som en uppgift.

Skicka uppföljningsmejl efter möten

Så här skapar du ett uppföljningsmejl:

1. Under”Granska åtgärdspunkter” klickar du på”Skapa uppföljningsmejl”.
2. I popup-fönstret för e-postredigeraren till höger kan du granska det genererade e-postmeddelandet och göra nödvändiga ändringar av:
   
   • Mottagaradress
   • CC- och BCC-adresser
   • Ämnesraden
   • Innehållet
3. Så här kopplar du e-postmeddelandet till ytterligare poster:
   • Längst ner i e-postredigeraren klickar du på rullgardinsmenynKopplad till [x] poster.
   • Markerakryssrutorna bredvid ytterligare poster.
4. När du har granskat och justerat innehållet efter behov klickar du på breezeSingleStar Skicka för att skicka e-postmeddelandet.

Godkänn förslag på CRM-uppdateringar

Efter ett möte eller samtal kan du granska, redigera, godkänna eller avvisa de föreslagna uppdateringarna av CRM-egenskaper.

• Håll muspekaren över Källa för att se det ställe i transkriptet som ledde till den rekommenderade uppdateringen.
• För att godkänna ett förslag klickar du på ikonen för godkännande.
• För att avvisa ett förslag klickar du på ikonen för avvisning.
• För att redigera värdet på en egenskap innan du godkänner den, klicka påfältet under egenskapsnamnet och ange önskatvärde.

Nästa steg

Lär dig hur du kan optimera din rutin efter samtalet med hjälp av råd från HubSpot Academy.