BètaNotuleren en notuleren tijdens vergaderingen met notulist

Gebruik Notetaker in Google Meet, Microsoft Teams of Zoom om automatisch volgende stappen, vergadernotities, video-opnames en transcripties te genereren. Notetaker neemt deel aan elke vergadering die is geboekt via gekoppelde agenda’s, planningspagina’s, voorgestelde tijdstippen of in een archief.

Deze functie maakt gebruik van automatische taaldetectie en transcribeert in de talen die in de opname worden gedetecteerd. Lees meer overde beschikbaretalen voor gesprekstranscriptie.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg ervoor dat u, voordat u met deze functie aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen u van tevoren moet nemen, evenals de beperkingen van de functie en de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan.

Zorg dat u de vereisten begrijpt

• U moet uw agenda koppelen.
• U moet Gespreksopname en Transcriptie en analyse inschakelen .
• U hoeft geen apps te installeren.
• Als u Zoom gebruikt, moet de vergaderhost lokale opname hebben ingeschakeld. Lees meer over het instellen van Notetaker met Zoom. Eventuele instellingen van gekoppelde apps (bijv.Zoom) in uw account zijn niet van toepassing op uw gebruik van deze functie.

• Als u Google Meet gebruikt, moet u een van de volgende handelingen uitvoeren:
  • De vergaderhost moet zijn aangemeld bij zijn Google-vergadering om Notetaker toe te laten tot de vergadering.
  • Beheer in Google Meet de toegang tot de vergadering voor gebruikers, zodat deelnemers aan de vergadering vóór de organisator kunnen deelnemen.
• Om Notetaker deel te laten nemen aan terugkerende vergaderingen, moet u zich aanmelden voor de bèta-versie van 'Terugkerende vergaderingen synchroniseren met HubSpot' .

Notetakerinstellen

Voordat gebruikers de notulist aan hun vergaderingen kunnen toevoegen, moeten superbeheerders de functie voor het account inschakelen. Nadat een superbeheerder de standaardinstellingen voor het account heeft geconfigureerd, kunnen gebruikers hun persoonlijke notulistinstellingen aanpassen.

Let op: de instructie voor de notulist om deel te nemen aan een vergadering wordt 30 minuten voor aanvang van de vergadering verzonden. Daarom wordt er mogelijk geen rekening gehouden met wijzigingen in de gebruikersinstellingen voor vergaderingen die binnen 30 minuten na de wijziging van de instellingen beginnen. Als u de toegang tot de notulist voor een gebruiker uitschakelt, wordt aanbevolen om de notulist handmatig te verwijderen uit alle vergaderingen die binnen 30 minuten na het aanbrengen van die wijziging plaatsvinden.

Standaardinstellingen configureren

Als u een superbeheerder bent, kunt u Notetaker als volgt instellen voor het account:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Vergaderingen.
3. Klik op het tabblad Notulist.
4. Zet de schakelaar Notulist bij vergaderingen aan.
   • Als u wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan alle in aanmerking komende vergaderingen, vink dan het selectievakje 'Notulist automatisch laten deelnemen' aan. (Dit selectievakje is standaard aangevinkt wanneer u 'Notulist' inschakelt.)
   • Als u wilt dat gebruikers de notulist handmatig uitnodigen voor vergaderingen, schakelt u het selectievakje Notulist automatisch deelnemenuit.
   • Om toegang te verlenen aan alle gebruikers met een toegewezen Sales Hub Professional- ofEnterprise- licentie, selecteert u onder het gedeelte'Toegangsmethode voor de notulist kiezen' de optie'In aanmerking komende gebruikers automatisch toegang tot de notulist verlenen'.
   • Om toegang te verlenen aan specifieke gebruikers:
     • Selecteer in het gedeelteToegangsmethode voor notulist kiezende optieHandmatig notulisttoegang verlenen aan gebruikers met sales-licenties. Klik vervolgens onderaan opOpslaan.
     • Klik op'Gebruikers selecteren'.
     • Vink in het rechterpaneel deselectievakjes voor de gebruikers aan en klik vervolgens opSelecties opslaan.
     • Klik onderaan opOpslaan. 
5. Kies in het gedeelte‘Voorkeuren’ de naam en de manier waarop Notetaker zich aankondigt bij het deelnemen aan een vergadering.
   • Standaard neemt Notetaker deel aan vergaderingen als 'Notetaker van [uw merknaam]'. Om in plaats daarvan een aangepaste naam te gebruiken:
     • Selecteer onder Notetaker-naam de optieAangepaste Notetaker-naam.
     • Voer eennaam in het tekstveld in.
     • Klik onderaan op'Opslaan'.
   • Om Notetaker een gesproken en chatmelding te laten gebruiken bij het deelnemen aan vergaderingen:
     • Selecteer onder Aankondiging de optie Mondelinge en chataankondiging.
     • Gebruik de vervolgkeuzemenu's Taal en Stem om de specifieke taal en stem te selecteren die worden gebruikt.
     • Klik op deafspeelknop (play-pictogram) om een voorbeeld van de geselecteerde taal en stem te beluisteren.
     • Klik onderaan op'Opslaan'.
   • Om Notetaker alleen een chataankondiging te laten gebruiken bij het deelnemen aan vergaderingen:
     • Selecteer onderAankondiging de optieAlleen aankondiging via chatbericht.
     • Klik onderaan opOpslaan.

Gebruikersspecifieke instellingen configureren

Als u een gebruiker bent met eentoegewezenSales-licentie en u toegang hebt gekregen tot de notulist, kunt u uw individuele notulistinstellingen aanpassen.

Om de standaardinstellingen van het account te overschrijven met betrekking tot het automatisch deelnemen van de notulist aan uw vergaderingen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Algemeen.
3. Klik op het tabblad Agenda .
4. Schakel onder 'Notulist automatisch laten deelnemen' het selectievakje'Notulist uitnodigen om automatisch deel te nemen aan al uw aankomende vergaderingen' in of uit.
   • Als het selectievakje is aangevinkt, neemt de notulist automatisch deel aan al uw in aanmerking komende vergaderingen.
   • Als het selectievakje is uitgeschakeld, neemt de notulist alleen deel aan uw vergaderingen wanneer u hem of haar handmatig uitnodigt.
5. Klik onderaan op'Opslaan'.

Notetaker gebruiken

Ontdek hoe de notetaker deelneemt aan vergaderingen, hoe u opnames en transcripties kunt bekijken en hoe u de notetaker aan vergaderingen kunt toevoegen of verwijderen.

Inzicht in de geschiktheid van vergaderingen en het gedrag van de notulist

Een vergadering komt in aanmerking voor de notulist als deze aan alle volgende criteria voldoet:

• De vergadering wordt opgeslagen in HubSpot.
• De vergadering bevat ten minste één CRM-contactpersoon als deelnemer en het e-mailadres van die contactpersoon gebruikt niet hetzelfde domein als het HubSpot-account.
• De locatie van de vergadering is ingesteld op Google Meet, Microsoft Teams of Zoom.

Wanneer de notulist is uitgenodigd voor een vergadering die in aanmerking komt, bij alle aanbieders van videoconferenties:

• De notulist zal op het geplande tijdstip van de vergadering deelnemen.
• Er verschijnt een audiobericht, een chatbericht en een pop-up om aan te geven dat de notulist in de vergadering is en aan het opnemen is. Klik in het dialoogvensterop Goedkeuren om je notulist te blijven gebruiken.
• Als je een wachtkamer hebt ingesteld, moet de gastheer van de videoconferentie de notulist toelaten tot de vergadering. Als de gastheer de toegang weigert, zal de notulist niet deelnemen. Als de notulist langer dan vijf minuten in de wachtkamer zit zonder tot de vergadering te worden toegelaten, zal deze de wachtkamer verlaten.
• De naam van de notulist is de naam van uw bedrijf, gevolgd door "Notulist" (bijv. "[Bedrijf] Notulist"). Als u geen bedrijfsnaam heeft ingesteld voor uw account, krijgt deze de naam "[Bedrijfsdomein] Notulist". Als u geen bedrijfsnaam of domein heeft ingesteld voor uw account, krijgt deze de naam "Notulist".
• Wanneer u de vergadering beëindigt, maakt de notulist een gespreksobjectrecord aan in HubSpot en koppelt dat gesprek aan de bijbehorende vergadering. Door het gespreksrecord aan te maken, hebt u eenvoudig toegang tot de opname, het transcript en de samenvatting van de vergadering. Lees hoe u uw opname en transcripten na de vergadering kunt bekijken.
• Als alle deelnemers de vergadering verlaten zonder deze te beëindigen, blijft de notulist in de vergadering totdat er 10 minuten stilte wordt gedetecteerd. Op dat moment verlaat de notulist de vergadering, maakt het gespreksobjectrecord aan en voegt de opname en het transcript toe aan het vergaderrecord in HubSpot.
• Opnames van vergaderingen worden twee jaar bewaard.

Lees welke specifieke verwachtingen er voor de notulist gelden bij gebruik met Google Meet, Microsoft Teams enZoom.

De notulist handmatig toevoegen of verwijderen bij het plannen van vergaderingen

Wanneer u een vergadering plant in een CRM-record, kunt u de uitnodigingsstatus van de notulist handmatig overschrijven. Nadat u op de knop'Een vergadering plannen' in een CRM-record hebt geklikt en de vergaderdetails hebt ingevoerd:

1. Selecteer of schakel het selectievakjeNotulist uitnodigen voor vergadering uit in het gedeelte Notulist.
2. Klik opOpslaan.

Als u een vergadering boekt namens een andere gebruiker (d.w.z. u selecteert een andere gebruiker als gastheer van de vergadering), kunt u de uitnodiging van de notulist niet aanpassen. In plaats daarvan ziet u onder het gedeelte Notulist het bericht 'Notulist neemt deel op basis van de standaardinstelling van de gastheer'.

De status van de notulist voor aankomende vergaderingen bekijken en bewerken

Om vanuit een CRM-record te zien of de notulist is ingesteld om deel te nemen aan een aankomende vergadering:

1. Ga in je HubSpot-account naarCRM >[object] (bijv. contacten, bedrijven of deals).
2. Klik op denaam van het record.
3. Klik in deactiviteitentijdlijn op de naam van de vergadering om de vergaderactiviteit uit te vouwen.
4. Als de notulist is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering, verschijnt er een groene stip met de naam van de notulist bovenaan de vergaderactiviteit. Als de notulist niet is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering, verschijnt er geen visuele indicator bovenaan de vergaderactiviteit.

Om te wijzigen of de notulist is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering:

1. Ga in je HubSpot-account naarCRM >[object] (bijv. contacten, bedrijven of deals).
2. Klik op denaam van het record.
3. Klik in deactiviteitentijdlijnop denaam van de vergadering om de vergaderactiviteit uit te vouwen.
4. Klik rechtsboven in het activiteitsrecord opActies >Bewerken.
5. Schakel het selectievakje[Bedrijfsnaam] Notulist in of uit.
6. Klik opOpslaan.

Om de notulist uit te nodigen voor een aankomende vergadering vanaf de pagina met vergaderdetails, als u de organisator van de vergadering bent:

1. Klik vervolgens op het tabbladPlanning.
2. Klik links opAankomende vergaderingen.
3. Klik op denaam van de vergadering.
4. Schakel rechtsboven de schakelaarNotulist voor vergadering uitnodigen in. Schakel de schakelaar uit om de notulist uit te nodigen.

Aantekeningen maken in Google Meet

Om de notulist te gebruiken bij Google Meet-vergaderingen, hoeft u de Google Meet-app niet te installeren. U moet echter wel uw agenda koppelen en de algemene installatie-instructies volgen.

Zodra u de notulist hebt ingesteld, kunt u het volgende verwachten wanneer de notulist is ingepland om deel te nemen aan een Google Meet-vergadering:

• De notulist zal op het geplande tijdstip van de vergadering deelnemen.
• De notulist krijgt automatisch opnametoestemming zodra hij of zij aan de vergadering deelneemt. Na enkele seconden wordt er een audiobericht afgespeeld waarin wordt vermeld dat het gesprek wordt opgenomen, en wordt er een chatbericht verzonden om de deelnemers te laten weten dat er wordt opgenomen.
• Het chatbericht wordt slechts één keer verzonden wanneer de notulist begint met opnemen, maar het bericht wordt vastgezet in de chat zodat eventuele extra deelnemers die later toetreden het bericht kunnen zien.
• Als u niet wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan Google Meet-vergaderingen, kunt u ervoor kiezen om een wachtkamer in Google Meet in te stellen. Als u een wachtkamer hebt ingesteld in Google Meet, ziet de gastheer van de Google Meet-vergadering zodra hij of zij deelneemt een bericht waarin staat dat de notulist wacht om deel te nemen aan het gesprek. De host moet op Toelatenklikken naast de notulist die toegang vraagt om deel te nemen. Door de notulist toe te laten tot de vergadering, krijgt deze automatisch toestemming om op te nemen en verschijnen de hierboven beschreven audio- en chatberichten.
• Als de host het opnemen van een vergadering wil stoppen waar de notulist al aan deelneemt en toestemming heeft gekregen om op te nemen, kan hij de notulist uit de vergadering verwijderen door op de tegel van de notulist te klikken en 'Verwijderen' te selecteren. De host kan de notulist ook verwijderen door op de notulist in de deelnemerslijst te klikken en 'Verwijderen' te selecteren.

Notities maken in Microsoft Teams

Om de notulist te gebruiken bij Microsoft Teams-vergaderingen, hoeft u de Microsoft Teams-app niet te installeren. U moet echter wel uw agenda koppelen en de algemene installatie-instructies volgen.

Zodra u de notulist hebt ingesteld, kunt u het volgende verwachten wanneer de notulist is ingepland om deel te nemen aan een Microsoft Teams-vergadering:

• De notulist zal op het geplande tijdstip van de vergadering deelnemen.
• De notulist krijgt automatisch toestemming om op te nemen zodra hij of zij aan de vergadering deelneemt. Na enkele seconden wordt er een audiobericht afgespeeld waarin wordt vermeld dat het gesprek wordt opgenomen, en wordt er een chatbericht verzonden om de deelnemers te laten weten dat er wordt opgenomen.
• Het chatbericht wordt slechts één keer verzonden wanneer de notulist begint met opnemen. Tenzij u ervoor kiest om het bericht handmatig vast te zetten in de chat, zullen deelnemers die na het verzenden van het bericht aan de vergadering deelnemen, het niet zien.
• Als u niet wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan Teams-vergaderingen, kunt u ervoor kiezen om een wachtkamer in Microsoft Teams in te stellen. Als u een wachtkamer in Teams hebt ingesteld, ziet de gastheer van de Teams-vergadering zodra hij of zij deelneemt een bericht waarin staat dat de notulist wacht om deel te nemen aan het gesprek. De host moet op Toelatenklikken naast de notulist die toegang vraagt om deel te nemen. Door de notulist toe te laten tot de vergadering, krijgt deze automatisch toestemming om op te nemen en worden de hierboven beschreven audio- en chatberichten weergegeven.
• Als de host het opnemen van een vergadering wil stoppen waar de notulist al aan deelneemt en toestemming heeft gekregen om op te nemen, kan hij de notulist uit de vergadering verwijderen door op de tegel van de notulist te klikken en 'Verwijderen' te selecteren. De host kan de notulist ook verwijderen door op de notulist in de deelnemerslijst te klikken en 'Verwijderen' te selecteren.

Notities maken in Zoom

Om de notulist te gebruiken bij Zoom-vergaderingen, hoeft u de Zoom-app niet te installeren. U moet echter wel uw agenda koppelen en de algemene installatie-instructies volgen.

Bovendien moet de gastheer van de vergadering de volgende instellingen in zijn Zoom-account hebben ingeschakeld: Opnemen naar computerbestanden, interne deelnemers aan de vergadering, externe deelnemers aan de vergadering.

Zodra je de notulist hebt ingesteld, kun je het volgende verwachten wanneer de notulist is ingepland om deel te nemen aan een Zoom-vergadering:

• De notulist zal op het geplande tijdstip van de vergadering deelnemen.
• Zodra de Zoom-host de vergadering betreedt, ontvangt hij of zij een pop-upbericht waarin toestemming wordt gevraagd voor de notulist om op te nemen. De host moet op Goedkeuren klikken bij dit bericht. Als er op Weigeren wordt geklikt, zal de notulist niet opnemen. Zodra de opname is goedgekeurd, wordt er een audiobericht afgespeeld waarin wordt vermeld dat het gesprek wordt opgenomen.
• Elke deelnemer die aan de vergadering deelneemt, ontvangt een chatbericht van de notulist waarin staat dat de notulist aan het opnemen is en dat men de host moet laten weten als men niet opgenomen wil worden.
• Als u niet wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan Zoom-vergaderingen, kunt u ervoor kiezen om een wachtkamer in Zoom in te stellen. Als u een wachtkamer in Zoom hebt ingesteld, ziet de gastheer van de Zoom-vergadering, zodra hij of zij de vergadering betreedt, een bericht waarin staat dat de notulist wacht om deel te nemen aan het gesprek. De gastheer of -vrouw moet op Toelatenklikken naast de notulist die toegang vraagt om deel te nemen. Door de notulist toe te laten tot de vergadering, krijgt deze automatisch toestemming om op te nemen en verschijnen de hierboven beschreven audio- en chatberichten.
• Als de gastheer de opname van een vergadering wil stoppen waar de notulist al aan deelneemt en waarvoor toestemming is gegeven om op te nemen, kan hij de notulist uit de vergadering verwijderen door op de tegel van de notulist te klikken en 'Verwijderen' te selecteren. De gastheer kan de notulist ook verwijderen door op de notulist in de deelnemerslijst te klikken en 'Verwijderen' te selecteren.