Notuleren en notuleren tijdens vergaderingen met notulist

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise-stoel kunnen de notulist voor verkoopvergaderingen gebruiken in Google Meet, Microsoft Teams of Zoom. De notulist voor verkoopvergaderingen sluit zich automatisch aan bij vergaderingen en biedt volgende stappen, aantekeningen, een video-opname en transcripties. De notulist voor verkoopvergaderingen sluit zich aan bij elke vergadering die is geboekt vanuit gekoppelde agenda's, planningspagina's, voorgestelde tijden of in een record. Als je een Super Admin bent, lees dan hoe je je account kunt aanmelden voor de bèta.

Voordat je begint

Om verkoopvergadering notulist te gebruiken:

• Je moet je agenda koppelen.
• U moet gespreksopname inschakelen.
• Moet je Conversation Intelligence aanzetten.
• Je hoeft geen apps te installeren.

Als je Zoom gebruikt, lees dan meer over het instellen van je vergadernotetaker met Zoom (artikelwachtwoord: Meetings_208916). Eventuele gekoppelde app-instellingen (bijvoorbeeld voor Zoom) in je account zijn niet van toepassing op je gebruik van deze functie.

HubSpot vergadering notulist instellen

Voordat gebruikers de notulist in hun vergaderingen kunnen gebruiken, moeten Super Admins de functie inschakelen voor het account. Nadat een Super Admin de standaardinstellingen voor het account heeft geconfigureerd, kunnen gebruikers hun persoonlijke notulistinstellingen aanpassen.

Let op: de instructie voor de notulist om deel te nemen aan een vergadering wordt 30 minuten voor aanvang van de vergadering verstuurd. Daarom is het mogelijk dat wijzigingen aan gebruikersinstellingen niet worden meegenomen in vergaderingen die beginnen in de volgende 30 minuten na de wijziging van de instelling. Als je de toegang tot de notulist uitschakelt voor een gebruiker, is het aanbevolen dat je de notulist handmatig verwijdert uit elke vergadering die plaatsvindt in de volgende 30 minuten na het aanbrengen van die wijziging.

Standaardinstellingen configureren

Om de notulist voor verkoopvergaderingen in te stellen voor het account, als je een Superbeheerder bent:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Vergaderingen.
3. Klik op het tabblad Notulist vergadering.
4. Schakel de schakelaar Notulist verkoopvergadering in.
   • Als je wilt dat de notulist automatisch aan alle in aanmerking komende vergaderingen deelneemt, schakel je het selectievakje Notulist uitnodigen voor alle komende vergaderingen in. (Dit selectievakje is standaard ingeschakeld wanneer je notulist verkoopvergadering inschakelt).
   • Als je wilt dat gebruikers de notulist handmatig uitnodigen voor vergaderingen, schakel je het selectievakje Notulist uitnodigen voor alle komende vergaderingen uit.
5. Kies in de sectie Toegang notulist welke gebruikers toegang moeten krijgen tot de notulist.
   • Als je alle gebruikers met een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise-stoel toegang wilt geven tot de notulist, selecteer je in de sectie Toegang tot notulist kiezen de optie Automatisch notulisttoegang verlenen aan in aanmerking komende gebruikers.
   • Om notetaker toegang te geven aan specifieke gebruikers:
     • Selecteer onder de sectie Toegang tot notulist kiezen de optie Gebruikers met een verkoopvestiging handmatig toegang tot de notulist verlenen. Klik vervolgens onderin op Opslaan.
     • Klik op Gebruikers selecteren.
     • Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes voor de gebruikers in en klik vervolgens op Selecties opslaan.
     • Klik onderaan op Opslaan.

Gebruikersspecifieke instellingen configureren

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise-stoel en je hebt toegang gekregen tot de notulist, kun je je individuele notulistinstellingen aanpassen.

Om de standaardinstellingen van de account voor het automatisch deelnemen van de notulist aan uw vergaderingen op te heffen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
3. Klik op het tabblad Agenda .
4. Schakel onder Instellingen voor het automatisch deelnemen aan verkoopvergaderingen het selectievakje Notetaker uitnodigen voor uw komende vergaderingen in of uit.
   • Als je het selectievakje inschakelt, zal de notulist automatisch deelnemen aan al je vergaderingen die in aanmerking komen.
   • Als het selectievakje uitgeschakeld is, zal de notulist alleen deelnemen aan je vergaderingen als je hem handmatig uitnodigt.
5. Klik onderaan op Opslaan.

Notulist voor verkoopvergadering gebruiken

Leer hoe de notulist deelneemt aan vergaderingen, hoe je opnames en transcripties kunt bekijken en hoe je de notulist aan vergaderingen kunt toevoegen of verwijderen.

Begrijpen of een vergadering in aanmerking komt en hoe de notulist zich gedraagt

Een vergadering komt in aanmerking voor de notulist als deze aan alle volgende criteria voldoet:

• De vergadering is opgeslagen in HubSpot.
• De vergadering bevat ten minste één CRM contactpersoon als deelnemer en het e-mailadres van die contactpersoon maakt geen gebruik van hetzelfde domein als het HubSpot account.
• De vergaderlocatie is ingesteld op Google Meet, Microsoft Teams of Zoom.

Wanneer de notulist is uitgenodigd voor een vergadering die hiervoor in aanmerking komt:

• De notulist wordt twee minuten voor de geplande tijd uitgenodigd.
• Een audiobericht, chatbericht en pop-up kondigen aan dat de notulist in de vergadering is en opneemt. Klik in het dialoogvenster op Goedkeuren om door te gaan met het gebruik van je notulist.
• Als u een wachtruimte hebt ingesteld, moet de host van de videoconferentie de notulist toelaten tot de vergadering. Als de host de toegang weigert, zal de notulist niet deelnemen. Als de notulist meer dan 10 minuten in de wachtruimte zit zonder te worden toegelaten tot de vergadering, zal deze de vergadering verlaten.
• De naam van de notulist is de naam van je bedrijf gevolgd door "Notetaker" (bijv. "[Bedrijf] Notetaker"). Als je geen bedrijfsnaam hebt ingesteld voor je account, krijgt deze de naam "[Bedrijfsdomein] Notetaker". Als je geen bedrijfsnaam of domein hebt ingesteld voor je account, krijgt deze de naam "Notetaker".
• Wanneer je de vergadering beëindigt, maakt de notulist een gespreksobjectrecord aan in HubSpot en associeert dat gesprek met de bijbehorende vergadering. Door het gespreksrecord aan te maken, heb je eenvoudig toegang tot de opname, het transcript en de samenvatting van de vergadering. Leer hoe je de opname en transcripts na de vergadering kunt bekijken.
• Als alle deelnemers de vergadering verlaten zonder deze te beëindigen, blijft de notulist in de vergadering totdat er 10 minuten stilte wordt waargenomen. Op dat moment zal de notulist de vergadering verlaten en het gespreksobject record aanmaken en de opname en het transcript toevoegen aan het vergaderrecord in HubSpot.

Handmatig notulist toevoegen of verwijderen bij het plannen van vergaderingen

Als je een vergadering plant in een CRM-record, kun je de uitnodigingsstatus van de notulist handmatig opheffen. Nadat je op de knop Plan een vergadering hebt geklikt in een CRM-record en de details van de vergadering hebt ingevoerd:

1. Schakel in het gedeelte Notulist voor verkoopvergadering het selectievakje Notulist uitnodigen voor vergadering in of uit.
2. Klik op Opslaan.

Als u een vergadering boekt namens een andere gebruiker (d.w.z. u selecteert een andere gebruiker als host van de vergadering), kunt u de uitnodiging van de notulist niet aanpassen. In plaats daarvan zie je in het gedeelte Notulist verkoopvergadering het bericht "Notulist wordt uitgenodigd op basis van de standaardinstelling van de host".

Status van de notulist voor komende vergaderingen bekijken en bewerken

Om te zien of de notulist van een verkoopvergadering is ingesteld om deel te nemen aan een komende vergadering vanuit een CRM-record:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > [object] (bijvoorbeeld contactpersonen, bedrijven of deals).
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in de tijdlijn Activiteit op de naam van de vergadering om de activiteit van de vergadering uit te vouwen.
4. Als de notulist is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering, staat er een groene stip met de naam van de notulist bovenaan de activiteit van de vergadering. Als de notulist niet is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering, verschijnt er geen visuele indicator bovenaan de activiteit van de vergadering.

Om te wijzigen of de notulist is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > [object] (bijvoorbeeld contactpersonen, bedrijven of deals).
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in de tijdlijn Activiteit op de naam van de vergadering om de activiteit van de vergadering uit te vouwen.
4. Klik rechtsboven in het record van de activiteit op Acties > Bewerken.
5. Schakel het selectievakje [Bedrijfsnaam] Notulist in of uit.
6. Klik op Opslaan.

Om de notulist uit te nodigen om deel te nemen aan een komende vergadering vanaf de pagina Vergaderingsdetails, als u de gastheer van de vergadering bent:

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.. Klik dan op het tabblad Agenda.
2. Klik aan de linkerkant op Komende vergaderingen.
3. Klik op de naam van de vergadering.
4. Schakel rechtsboven de schakelaar Notulist verkoopvergadering uitnodigen in. Schakel de schakelaar uit om de notulist niet uit te nodigen.