Notuleren en notuleren tijdens vergaderingen met notulist

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise-stoel kunnen de notulist voor verkoopvergaderingen gebruiken in Google Meet, Microsoft Teams of Zoom. Deze sluit zich automatisch aan bij vergaderingen en biedt volgende stappen, aantekeningen, een video-opname en transcripties. De notulist voor verkoopvergaderingen sluit zich aan bij elke vergadering die is geboekt vanuit gekoppelde agenda's, planningspagina's, voorgestelde tijden of in een record.

Als je een Super Admin bent, meld je dan aan voor de bètaversie van Sales Meeting Notetaker. Leer hoe je bèta-inschrijvingen beheert.

Voordat je aan de slag gaat

Voordat je met deze functie aan de slag gaat, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

• Je moet je agenda koppelen.
• Je moet gespreksopname inschakelen.
• Je moet Conversation Intelligence aanzetten.
• Je hoeft geen apps te installeren.
• Als je Zoom gebruikt, lees dan meer over het instellen van je vergadernotulist met Zoom. Eventuele gekoppelde app-instellingen (bijvoorbeeld voor Zoom) in je account zijn niet van toepassing op het gebruik van deze functie.

Begrijp beperkingen & overwegingen

Transcripties van vergaderingen zijn afhankelijk van de ondertitelingsinstellingen van je softwareleverancier. Om betrouwbare transcripties te krijgen, moet je:

• Schakel ondertiteling/live ondertiteling in je vergadersoftware in.
• Zorg ervoor dat de taal van de ondertiteling overeenkomt met de taal die in de vergadering wordt gebruikt.
• Gebruik waar mogelijk HubSpot's Microsoft Teams of Zoom integraties, omdat die stabielere transcripties kunnen bieden.

Let op: Google Meet ondersteunt momenteel alleen transcripties in het Engels. Bekijk aanvullende provider-specifieke overwegingen voor het gebruik van de notulist voor vergaderingen met Google Meet, Microsoft Teams en Zoom.

Verkoopvergadering notulist instellen

Voordat gebruikers de notulist in hun vergaderingen kunnen gebruiken, moeten Superbeheerders de functie inschakelen voor de account. Nadat een Super Admin de standaardinstellingen voor het account heeft geconfigureerd, kunnen gebruikers hun persoonlijke notetakerinstellingen aanpassen.

Let op: de instructie voor de notulist om deel te nemen aan een vergadering wordt 30 minuten voor aanvang van de vergadering verstuurd. Daarom is het mogelijk dat wijzigingen aan gebruikersinstellingen niet worden meegenomen in vergaderingen die beginnen in de volgende 30 minuten na de wijziging van de instelling. Als je de toegang tot de notulist uitschakelt voor een gebruiker, is het aanbevolen dat je de notulist handmatig verwijdert uit elke vergadering die plaatsvindt in de volgende 30 minuten na het aanbrengen van die wijziging.

Standaardinstellingen configureren

Als u een Superbeheerder bent, kunt u de notulist voor verkoopvergaderingen instellen voor het account:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Vergaderingen.
3. Klik op het tabblad Meeting Notetaker.
4. Zet de schakelaar Sales Meeting Notetaker aan.
   • Als je wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan alle vergaderingen die in aanmerking komen, schakel je het selectievakje Notulist uitnodigen voor alle komende vergaderingen in. (Dit selectievakje is standaard ingeschakeld wanneer je notulist verkoopvergadering inschakelt).
   • Als je wilt dat gebruikers de notulist handmatig uitnodigen voor vergaderingen, schakel je het selectievakje Notulist uitnodigen voor alle komende vergaderingen uit.
5. Kies in de sectie Toegang notulist welke gebruikers toegang moeten krijgen tot de notulist.
   • Als je alle gebruikers met een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise-stoel toegang wilt geven tot de notulist, selecteer je in de sectie Toegang tot notulist kiezen de optie Automatisch notulisttoegang verlenen aan in aanmerking komende gebruikers.
   • Om notetaker toegang te geven aan specifieke gebruikers:
     • Selecteer onder de sectie Toegang tot notulist kiezen de optie Gebruikers met een verkoopvestiging handmatig toegang tot de notulist verlenen. Klik vervolgens onderin op Opslaan.
     • Klik op Gebruikers selecteren.
     • Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes voor de gebruikers in en klik vervolgens op Selecties opslaan.
     • Klik onderaan op Opslaan.

Gebruikersspecifieke instellingen configureren

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise seat en je hebt toegang gekregen tot de notulist, dan kun je je individuele notulistinstellingen aanpassen.

Om de standaardinstellingen van de account voor het automatisch deelnemen van de notulist aan je vergaderingen op te heffen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
3. Klik op het tabblad Agenda .
4. Schakel onder Instellingen voor het deelnemen aan verkoopvergaderingen het selectievakje Notetaker automatisch uitnodigen voor uw komende vergaderingen in of uit.
   • Als je het selectievakje inschakelt, zal de notulist automatisch deelnemen aan al je vergaderingen die in aanmerking komen.
   • Als het selectievakje uitgeschakeld is, zal de notulist alleen deelnemen aan je vergaderingen als je hem handmatig uitnodigt.
5. Klik onderaan op Opslaan.

Verkoopvergadering notulist gebruiken

Leer hoe de notulist deelneemt aan vergaderingen, hoe je opnames en transcripties kunt bekijken en hoe je de notulist aan vergaderingen kunt toevoegen of verwijderen.

Begrijpen of een vergadering in aanmerking komt en hoe de notulist zich gedraagt

Een vergadering komt in aanmerking voor de notulist als deze aan alle volgende criteria voldoet:

• De vergadering wordt opgeslagen in HubSpot.
• De vergadering bevat ten minste één CRM-contactpersoon als deelnemer en het e-mailadres van die contactpersoon maakt geen gebruik van hetzelfde domein als het HubSpot-account.
• De vergaderlocatie is ingesteld op Google Meet, Microsoft Teams of Zoom.

Wanneer de notulist is uitgenodigd voor een vergadering die in aanmerking komt, bij alle videoconferentie providers:

• De notulist komt twee minuten voor de geplande tijd.
• Een audiobericht, chatbericht en pop-up kondigen aan dat de notulist aan de vergadering deelneemt en opneemt. Klik in het dialoogvenster op Goedkeuren om door te gaan met het gebruik van de notulist.
• Als u een wachtruimte hebt ingesteld, moet de host van de videoconferentie de notulist toelaten tot de vergadering. Als de host de toegang weigert, zal de notulist niet deelnemen. Als de notulist meer dan 10 minuten in de wachtruimte zit zonder te worden toegelaten tot de vergadering, zal deze de vergadering verlaten.
• De naam van de notulist is de naam van je bedrijf gevolgd door "Notetaker" (bijv. "[Bedrijf] Notetaker"). Als je geen bedrijfsnaam hebt ingesteld voor je account, krijgt deze de naam "[Bedrijfsdomein] Notetaker". Als je geen bedrijfsnaam of domein hebt ingesteld voor je account, krijgt deze de naam "Notetaker".
• Wanneer je de vergadering beëindigt, maakt de notulist een gespreksobjectrecord aan in HubSpot en associeert dat gesprek met de bijbehorende vergadering. Door het gespreksrecord aan te maken, heb je eenvoudig toegang tot de opname, het transcript en de samenvatting van de vergadering. Leer hoe je de opname en transcripts na de vergadering kunt bekijken.
• Als alle deelnemers de vergadering verlaten zonder deze te beëindigen, blijft de notulist in de vergadering totdat er 10 minuten stilte wordt waargenomen. Op dat moment zal de notulist de vergadering verlaten en het gespreksobject record aanmaken en de opname en het transcript toevoegen aan het vergaderingsrecord in HubSpot.
• De notulist zal niet in staat zijn om een transcript van de vergadering op te halen als de video conference provider ondertiteling heeft uitgeschakeld voor de account.

Lees over provider-specifieke verwachtingen voor de notulist bij gebruik met Google Meet, Microsoft Teams en Zoom.

Handmatig notulist toevoegen of verwijderen bij het plannen van vergaderingen

Bij het plannen van een vergadering in een CRM record, kunt u handmatig de uitnodigingsstatus van de notulist opheffen. Klik op de knop Plan een vergadering in een CRM-record en voer de details van de vergadering in:

1. Schakel in het gedeelte Notulist verkoopvergadering het selectievakje Notulist uitnodigen voor vergadering in of uit.
2. Klik op Opslaan.

Als u een vergadering boekt namens een andere gebruiker (d.w.z. u selecteert een andere gebruiker als host van de vergadering), kunt u de uitnodiging van de notulist niet aanpassen. In plaats daarvan zie je in het gedeelte Notulist verkoopvergadering het bericht "Notulist wordt uitgenodigd op basis van de standaardinstelling van de host".

Status van de notulist voor komende vergaderingen bekijken en bewerken

Om te zien of de notulist van een verkoopvergadering is ingesteld om deel te nemen aan een komende vergadering vanuit een CRM-record:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > [object] (bijvoorbeeld contactpersonen, bedrijven of deals).
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in de tijdlijn Activiteit op de naam van de vergadering om de activiteit van de vergadering uit te vouwen.
4. Als de notulist is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering, staat er een groene stip met de naam van de notulist bovenaan de activiteit van de vergadering. Als de notulist niet is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering, verschijnt er geen visuele indicator bovenaan de activiteit van de vergadering.

Om te wijzigen of de notulist al dan niet is ingesteld om deel te nemen aan de vergadering:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > [object] (bijvoorbeeld contactpersonen, bedrijven of deals).
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in de activiteitentijdlijn op de vergaderingsnaam om de vergaderingsactiviteit uit te vouwen.
4. Klik rechtsboven in het record van de activiteit op Acties > Bewerken.
5. Schakel het selectievakje [Bedrijfsnaam] Notulist in of uit.
6. Klik op Opslaan.

De notulist uitnodigen om deel te nemen aan een vergadering op de detailpagina van de vergadering, als je de host van de vergadering bent:

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.. Klik vervolgens op het tabblad Agenda.
2. Klik aan de linkerkant op Komende vergaderingen.
3. Klik op de naam van de vergadering.
4. Zet rechtsboven de schakelaar Notulist verkoopvergadering uitnodigen aan. Zet de schakelaar uit om de notulist niet uit te nodigen.

Notities maken in Google Meet

Om de notetaker te gebruiken in Google Meet vergaderingen, hoeft u de Google Meet app niet te installeren. Je moet echter wel je agenda koppelen en de algemene instellingsinstructies volgen.

Zodra je de notetaker hebt ingesteld, kun je het volgende verwachten wanneer de notetaker is ingepland om deel te nemen aan een Google Meet vergadering:

• De notulist ontvangt het transcript alleen in het Engels wanneer hij deelneemt aan Google Meet-vergaderingen. Captions moeten ingeschakeld zijn in Google Meet om een transcriptie te ontvangen.
• De notulist neemt 2 minuten voor de geplande starttijd deel aan de vergadering.
• De notulist krijgt automatisch toestemming om op te nemen zodra hij deelneemt aan de vergadering. Na een paar seconden wordt er een audiobericht afgespeeld waarin staat dat het gesprek wordt opgenomen en wordt er een chatbericht verzonden om de deelnemers te laten weten dat er wordt opgenomen.
• Het chatbericht wordt slechts één keer verzonden wanneer de notetaker begint met opnemen, maar het bericht wordt vastgezet in de chat zodat eventuele andere deelnemers die later deelnemen het bericht kunnen zien.
• Als u niet wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan Google Meet-vergaderingen, kunt u ervoor kiezen om een wachtruimte in te stellen in Google Meet. Als u een wachtruimte hebt ingesteld in Google Meet, ziet de host van de Google Meet-vergadering een bericht zodra hij of zij toetreedt tot het gesprek om te laten weten dat de notulist wacht om deel te nemen aan het gesprek. De host moet op Admit (Toestaan) klikken naast de deelnemer die om toegang tot het gesprek vraagt. Als de notulist wordt toegelaten tot de vergadering, krijgt deze automatisch toestemming om op te nemen en worden de hierboven beschreven audio- en chatberichten weergegeven.
• Als de host wil stoppen met het opnemen van een vergadering die al is bijgewoond en goedgekeurd om op te nemen, kan hij de deelnemer die de notitie heeft opgenomen uit de vergadering schoppen door op de deelnemertegel van de notulist te klikken en Verwijderen te selecteren. De host kan de notulist ook verwijderen door op zijn deelnemer in de deelnemerslijst te klikken en Verwijderen te selecteren.

Notities maken in Microsoft Teams

Om de notetaker te gebruiken in Microsoft Teams vergaderingen, hoef je de Microsoft Teams app niet te installeren. Je moet wel je agenda koppelen en de algemene instellingsinstructies volgen.

Zodra je de notulist hebt ingesteld, kun je het volgende verwachten wanneer de notulist is ingepland voor een Microsoft Teams vergadering:

• De taal van het transcript van de notulist is afhankelijk van de taal die je gebruikt voor bijschriften in Microsoft Teams. Bijschriften moeten ingeschakeld zijn in Microsoft Teams om een transcript te ontvangen.
• De notulist voegt zich 2 minuten voor de geplande starttijd bij de vergadering.
• De notulist krijgt automatisch toestemming om op te nemen zodra hij deelneemt aan de vergadering. Na een paar seconden wordt er een audiobericht afgespeeld waarin staat dat het gesprek wordt opgenomen en wordt er een chatbericht verzonden om de deelnemers te laten weten dat er wordt opgenomen.
• Het chatbericht wordt slechts eenmaal verzonden wanneer de notetaker begint met opnemen. Tenzij je ervoor kiest om het bericht handmatig in de chat vast te zetten, zullen deelnemers die zich bij de vergadering aansluiten nadat het bericht is verzonden, het bericht niet zien.
• Als je niet wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan Teams-vergaderingen, kun je ervoor kiezen om een wachtruimte in te stellen in Microsoft Teams. Als je een wachtruimte hebt ingesteld in Teams, zal de host van de Teams-vergadering een bericht zien waarin staat dat de notulist wacht om deel te nemen aan het gesprek. De host moet op Toestaan klikken naast de deelnemer die toegang wil tot de notulist. Als de notulist wordt toegelaten tot de vergadering, krijgt deze automatisch toestemming om op te nemen en worden de hierboven beschreven audio- en chatberichten weergegeven.
• Als de host wil stoppen met het opnemen van een vergadering die al is bijgewoond en goedgekeurd om op te nemen, kan hij de deelnemer die de notitie heeft opgenomen uit de vergadering schoppen door op de deelnemertegel van de notulist te klikken en Verwijderen te selecteren. De host kan de notulist ook verwijderen door op zijn deelnemer in de deelnemerslijst te klikken en Verwijderen te selecteren.

Notities maken in Zoom

Om de notetaker te gebruiken in Zoom-vergaderingen hoef je de Zoom-app niet te installeren. Je moet echter wel je agenda verbinden en de algemene instellingsinstructies volgen.

Daarnaast moet de host van de vergadering de volgende instellingen hebben ingeschakeld in zijn Zoom account: Opnemen naar computerbestanden, interne vergaderdeelnemers, externe vergaderdeelnemers.

Zodra je de notulist hebt ingesteld, kun je het volgende verwachten wanneer de notulist is ingepland om deel te nemen aan een Zoom-vergadering:

• De taal van het transcript van de notulist is afhankelijk van de taal die je gebruikt voor ondertiteling in Zoom. Bijschriften moeten ingeschakeld zijn in Zoom om een transcript te ontvangen.
• De notulist voegt zich 2 minuten voor de geplande starttijd bij de vergadering.
• Zodra de Zoom-host zich bij de vergadering aansluit, zal hij een pop-up bericht ontvangen waarin om toestemming wordt gevraagd voor het opnemen door de notulist. De host moet op Goedkeuren klikken. Als je op Weigeren klikt, neemt de notulist niet op. Zodra de opname is goedgekeurd, wordt er een audiobericht afgespeeld waarin staat dat het gesprek wordt opgenomen.
• Elke deelnemer die aan de vergadering deelneemt, ontvangt een chatbericht van de notulist waarin staat dat de notulist opneemt en dat hij/zij de host moet laten weten dat hij/zij niet opgenomen wil worden.
• Als je niet wilt dat de notulist automatisch deelneemt aan Zoom-vergaderingen, kun je ervoor kiezen om een wachtruimte in te stellen in Zoom. Als je een wachtruimte hebt ingesteld in Zoom, dan zal de host van de Zoom-vergadering, zodra hij of zij zich bij de vergadering aansluit, een bericht te zien krijgen dat de notulist wacht om aan het gesprek deel te nemen. De host moet op Admit (Toestaan) klikken naast de deelnemer die toegang wil tot de vergadering. Als de notulist wordt toegelaten tot de vergadering, krijgt deze automatisch toestemming om op te nemen en worden de hierboven beschreven audio- en chatberichten weergegeven.
• Als de host wil stoppen met het opnemen van een vergadering die al is bijgewoond en goedgekeurd om op te nemen, kan hij de deelnemer die de notitie heeft opgenomen uit de vergadering schoppen door op de deelnemertegel van de notulist te klikken en Verwijderen te selecteren. De host kan ook de notulist verwijderen door op zijn deelnemer in de deelnemerslijst te klikken en Verwijderen te selecteren.