使用会议记录器记录会议并做笔记

拥有指定的Sales Hub Professional 或Enterprise 席位的用户可以在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用销售会议记事本。它可以自动加入会议，并提供下一步操作、会议记录、视频录像和记录誊本。 销售会议记事本可以加入从已连接的日历、日程安排页面、建议时间或记录中预订的任何会议。如果您是超级管理员，请了解如何将您的账户选入测试版。

开始使用前

要使用销售会议记事本：

• 必须连接日历。
• 必须打开通话录音。
• 必须打开会话智能。
• 您无需安装任何应用程序。

如果您正在使用 Zoom，请了解有关使用Zoom设置会议记事本的更多信息（文章密码：Meetings_208916）。您账户中任何已连接的应用程序设置（如Zoom）都不适用于此功能的使用。

设置 HubSpot 会议记录员

用户在会议中加入记事器之前，超级管理员必须为账户打开该功能。超级管理员配置好账户的默认设置后，用户就可以调整个人的记录员设置了。

请注意：记录员加入会议的指令会在会议开始前 30 分钟发送。因此，在更改设置后的 30 分钟内开始的会议可能不会考虑对用户设置所做的任何更改。如果关闭了某个用户的记录员访问权限，建议在做出更改后的 30 分钟内手动从任何会议中移除记录员。

配置默认设置

如果您是超级管理员，可为账户设置销售会议记事员：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至会议。
3. 单击会议记录员选项卡。
4. 打开销售会议记事本开关。
   • 如果希望记录员自动加入所有符合条件的会议，请选择邀请记录员参加所有即将召开的会议复选框。(该复选框在打开销售会议记事本时被默认选中）。
   • 如果希望用户手动邀请记录员参加会议，请清除 "邀请记录员参加所有即将召开的会议"复选框。
5. 在"记录员访问权限"部分，选择哪些用户可以访问记录员。
   • 若要向所有分配了Sales Hub 专业版或企业版席位的用户授予记录员访问权限，请在 "选择记录员访问权限"部分下选择 "自动授予符合条件的用户记录员访问权限"。
   • 向特定用户授予记事本访问权限：
     • 在 "选择记录员访问权限"部分，选择 "手动授予拥有销售席位的用户记录员访问权限"。然后在底部单击保存。
     • 单击 "选择用户"。
     • 在右侧面板中，选择用户的复选框，然后单击保存选择。
     • 在底部单击保存。

配置用户特定设置

如果你是拥有 分配的Sales Hub Professional 或Enterprise 席位的用户，并且你已被授予使用记事本的权限，你可以调整你的个人记事本设置。

要覆盖关于记录员是否自动加入会议的账户默认设置，请执行以下操作

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至常规。
3. 单击日历 选项卡。
4. 在"销售会议记录员加入设置 "下，选择或清除 "自动邀请记录员参加即将举行的会议"复选框。
   • 如果选中复选框，记录员将自动加入所有符合条件的会议。
   • 如果清除复选框，则只有在手动邀请时，记录员才会加入会议。
5. 在底部单击保存。

使用销售会议记录员

了解记录员如何加入会议、如何查看录音和记录誊本，以及如何添加或删除会议记录员。

了解会议资格和记录员行为

符合以下所有条件的会议才有资格使用记录员：

• 会议存储在 HubSpot 中。
• 会议至少包含一名 CRM 联系人作为与会者，且该联系人的电子邮件地址与 HubSpot 帐户使用的域名不同。
• 会议地点设置为 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

当记录员被邀请参加符合条件的会议时：

• 记录员将在预定时间前两分钟加入。
• 音频信息、聊天信息和弹出窗口将宣布记录员已加入会议并正在录音。在对话框中单击 "批准 "继续使用记录员。
• 如果设置了等候室，视频会议的主持人需要接受记录员进入会议。如果主持人拒绝，记录员将无法加入。如果记录员在等候室坐了 10 分钟以上而未被允许进入会议，它就会离开。
• 记录员的名称是公司名称，后跟 "记录员"（例如，"[公司] 记录员"）。如果没有为账户设置公司名称，则会命名为"[公司域] 记录员"。如果没有为账户设置公司名称或域名，则命名为 "Notetaker"。
• 当你结束会议时，记录员会在 HubSpot 中创建一个呼叫对象记录，并将该呼叫与相应的会议关联起来。创建通话记录后，您就可以轻松访问会议的录音、记录和摘要。了解如何在会后查看录音和记录誊本。
• 如果所有与会者都退出而没有结束会议，记录员将继续留在会议中，直到检测到 10 分钟的安静。此时，记录员将离开会议，并在 HubSpot 中创建通话对象记录，将录音和记录誊本添加到会议记录中。

在安排会议时手动添加或删除记录员

在 CRM 记录上安排会议时，可以手动覆盖记录员的邀请状态。单击 CRM 记录上的 "安排会议"按钮并输入会议详细信息后：

1. 在 "销售会议记录员 "部分下，选择或清除 "邀请记录员参加会议"复选框。
2. 单击保存。

如果您代表其他用户预订会议（即选择其他用户作为会议主持人），则不能调整记录员邀请。相反，在 "销售会议记录员"部分，你会看到 "记录员将根据主持人的默认设置加入 "的信息。

查看和编辑即将召开会议的记录员状态

要查看销售会议记录员是否设置为从 CRM 记录加入即将举行的会议，请执行以下操作

1. 在 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如，联系人、公司或交易）。
2. 单击记录名称。
3. 在活动时间轴中，单击会议名称展开会议活动。
4. 如果已设置记录员加入会议，则会议活动顶部会出现一个带有记录员姓名的绿点。如果未设置记录员加入会议，则会议活动顶部不会出现视觉指示。

要更改是否设置记录员加入会议，请执行以下操作

1. 在 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如，联系人、公司或交易）。
2. 单击记录名称。
3. 在活动 时间轴中，单击会议名称展开会议活动。
4. 在活动记录的右上角，单击操作>编辑。
5. 选择或清除[公司名称] 记录员复选框。
6. 单击保存。

如果您是会议主持人，要从会议详细信息页面邀请记录员加入即将举行的会议，请执行以下操作

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 销售工作区。。然后单击日程选项卡。
2. 在左侧单击 "即将举行的会议"。
3. 单击会议名称。
4. 在右上角，打开 "邀请销售会议记录员"开关。关闭开关可取消邀请记录员。