拥有指定的Sales HubProfessional 或Enterprise席位的用户可以在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用销售会议记录器。它可以自动加入会议，并提供下一步操作、会议记录、视频录像和记录誊本。销售会议记事本可加入从已连接的日历、日程安排页面、建议时间或记录中预订的任何会议。
如果您是超级管理员，请选择加入销售会议记事本测试版。了解如何管理测试版注册。
开始使用前
在开始使用该功能之前，请确保充分了解应提前采取的步骤，以及该功能的限制和使用该功能的潜在后果。
了解要求
了解限制和注意事项
会议转录依赖于会议软件提供商的字幕设置。要获得可靠的记录誊本，您应该
请注意：Google Meet 目前仅支持英文转录。查看与Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 一起使用会议记录仪时针对特定提供商的其他注意事项。
必要的披露：
- 有关电话录音、会议记录员和转录的法律法规非常复杂。您有责任确定和建立处理通话和会议记录中个人数据的适当法律依据。
- 销售会议记录器由子处理器 Hyperdoc Inc. 支持，该子处理器在美国（北弗吉尼亚）、欧盟（法兰克福）和亚洲（东京）的 AWS 基础设施上托管数据。
设置销售会议记录员
用户在会议中加入记录员之前，超级管理员必须为账户打开该功能。超级管理员为账户配置默认设置后，用户就可以调整个人的记事本设置。
请注意：记录员加入会议的指令会在会议开始前 30 分钟发送。因此，在更改设置后的 30 分钟内开始的会议可能不会考虑对用户设置所做的任何更改。如果关闭了某个用户的记录员访问权限，建议在做出更改后的 30 分钟内手动从任何会议中移除记录员。
配置默认设置
如果您是超级管理员，可为账户设置销售会议记录员：
- 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧边栏菜单中，导航至会议。
- 单击会议记录员选项卡。
- 打开销售会议记录器开关。
- 如果希望记录员自动加入所有符合条件的会议，请选择邀请记录员参加所有即将召开的会议复选框。(该复选框在打开销售会议记事本时被默认选中）。
- 如果希望用户手动邀请记录员参加会议，请清除 "邀请记录员参加所有即将召开的会议"复选框。
- 在"记录员访问权限"部分，选择哪些用户可以访问记录员。
- 若要向所有分配了Sales Hub 专业版或企业版席位的用户授予记录员访问权限，请在 "选择记录员访问权限"部分下选择 "自动授予符合条件的用户记录员访问权限"。
- 向特定用户授予记事本访问权限：
- 在 "选择记录员访问权限"部分，选择 "手动授予拥有销售席位的用户记录员访问权限"。然后在底部单击保存。
- 单击 "选择用户"。
- 在右侧面板中，选择用户的复选框，然后单击保存选择。
- 在底部单击保存。
配置用户特定设置
如果你是已分配Sales Hub专业版 或企业版席位的用户，并已获准使用记事本，你可以调整个人记事本设置。
要覆盖关于记录员是否自动加入会议的账户默认设置，请执行以下操作
- 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧边栏菜单中，导航至常规。
- 单击日历 选项卡。
- 在"销售会议记录员加入设置 "下，选择或清除 "自动邀请记录员参加即将举行的会议"复选框。
- 如果选中复选框，记录员将自动加入所有符合条件的会议。
- 如果清除复选框，则只有在手动邀请时，记录员才会加入会议。
- 在底部单击 "保存"。
使用销售会议记录员
了解记录员如何加入会议、如何查看录音和记录誊本，以及如何添加或删除会议记录员。
了解会议资格和记录员行为
符合以下所有条件的会议才有资格使用记录员：
- 会议将存储在 HubSpot 中。
- 会议至少包含一名 CRM 联系人作为与会者，且该联系人的电子邮件地址与 HubSpot 帐户使用的域名不同。
- 会议地点设置为 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。
当所有视频会议提供商都邀请记录员参加符合条件的会议时：
- 记录员将在预定时间两分钟前加入。
- 音频信息、聊天信息和弹出窗口将宣布记录员正在会议中并进行记录。在对话框中，单击 "批准"继续使用记录员。
- 如果设置了等候室，视频会议的主持人需要接受记录员进入会议。如果主持人拒绝，记录员将无法加入。如果记录员在等候室坐了 10 分钟以上而未被允许进入会议，它就会离开。
- 记录员的名称是公司名称，后跟 "记录员"（例如，"[公司] 记录员"）。如果没有为账户设置公司名称，则会命名为"[公司域] 记录员"。如果没有为账户设置公司名称或域名，则命名为 "Notetaker"。
- 当你结束会议时，记录员会在 HubSpot 中创建一个呼叫对象记录，并将该呼叫与相应的会议关联起来。创建通话记录后，您就可以轻松访问会议的录音、记录和摘要。了解如何在会后查看录音和记录誊本。
- 如果所有与会者都退出而没有结束会议，记录员将继续留在会议中，直到检测到 10 分钟的安静。此时，记录员将离开会议，并在 HubSpot 中创建通话对象记录，将录音和记录誊本添加到会议记录中。
- 如果视频会议提供商禁用了账户上的字幕，记录员将无法检索会议副本。
在使用Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 时，了解特定提供商对记录员的期望。
在安排会议时手动添加或移除记录员
在 CRM 记录上安排会议时，可以手动覆盖记录员的邀请状态。单击 CRM 记录上的 "安排会议"按钮并输入会议详细信息后：
- 在 "销售会议记录员"部分，选择或清除 "邀请记录员参加会议"复选框。
- 单击保存。
如果是代表其他用户预订会议（即选择其他用户作为会议主持人），则不能调整记录员邀请。相反，在 "销售会议记录员"部分，你会看到 "记录员将根据主持人的默认设置加入 "的信息。
查看和编辑即将召开会议的记录员状态
从 CRM 记录查看销售会议记录员是否已设置为加入即将召开的会议：
- 在 HubSpot 帐户中，导航到CRM>[对象]（例如，联系人、公司或交易）。
- 单击记录名称。
- 在活动时间轴中，单击会议名称展开会议活动。
- 如果已设置记录员加入会议，则会议活动顶部会出现一个带有记录员姓名的绿点。如果记录员未设置为加入会议，则会议活动顶部不会出现视觉指示。
更改记录员是否设置为加入会议：
- 在 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如，联系人、公司或交易）。
- 单击记录名称。
- 在活动 时间轴中，单击会议名称展开会议活动。
- 在活动记录的右上角，单击操作>编辑。
- 选择或清除[公司名称] 记录员复选框。
- 单击保存。
从会议详细信息页面邀请记录员加入即将召开的会议（如果您是会议主持人）：
- 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 销售工作区。 然后单击日程选项卡。然后单击日程选项卡。
- 在左侧单击 "即将举行的会议"。
- 单击会议名称。
- 在右上角，打开"邀请销售会议记录员"开关。关闭开关可取消邀请记录员。
在 Google Meet 中记笔记
要在 Google Meet 会议中使用记事本，无需安装 Google Meet 应用程序。不过，你需要连接你的日历，并按照一般设置说明进行操作。
设置好记事本后，当记事本被安排加入 Google Meet 会议时，就会出现以下情况：
- 参加 Google Meet 会议时，记录员只会收到英文版的记录稿。要接收记录稿，必须在 Google Meet 中打开字幕。
- 记录员将在预定开始时间前 2 分钟加入会议。
- 记录员加入会议后将自动获得录音权限。几秒钟后，它会播放一条音频信息，说明通话正在录音，并发送一条聊天信息，让与会者知道正在录音。
- 聊天信息只会在记录员开始录音时发送一次，但信息会固定在聊天中，以便后来加入的其他与会者可以看到。
- 如果不想让记录员自动加入 Google Meet 会议，可以选择在 Google Meet 中设置等候室。如果在 Google Meet 中设置了等候室，一旦 Google Meet 会议的主持人加入，他们就会看到一条信息，告知他们记录员正在等待加入通话。主持人必须点击请求加入的记录员旁边的 "允许"。允许记录员加入会议将自动授予其录音权限，并提示上述音频和聊天信息。
- 如果主持人想停止录制已加入并获准录制的会议，可以单击记录员的与会者磁贴并选择删除，将记录员踢出会议。主持人也可以通过点击与会者列表中的与会者并选择移除来移除记录员。
在 Microsoft Teams 中记笔记
要在 Microsoft Teams 会议中使用记事本，无需安装 Microsoft Teams 应用程序。不过，您需要连接日历，并按照一般设置说明进行操作。
设置好记事本后，当记事本被安排加入 Microsoft Teams 会议时，就会出现以下情况：
- 记录员记录的语言取决于您在 Microsoft Teams 中使用的字幕语言。必须在 Microsoft Teams 中打开字幕才能接收记录誊本。
- 记录员将在预定开始时间前 2 分钟加入会议。
- 记录员一加入会议就会自动获得录音权限。几秒钟后，它会播放一条音频信息，说明通话正在录音，并发送一条聊天信息，让与会者知道正在录音。
- 聊天信息只会在记录员开始录音时发送一次。除非你选择在聊天中手动固定该信息，否则在信息发送后加入会议的与会者将看不到该信息。
- 如果不想让记录员自动加入团队会议，可以选择在 Microsoft Teams 中设置等待室。如果在 Teams 中设置了等待室，Teams 会议的主持人一加入，就会看到一条消息，让他们知道记录员正在等待加入通话。主持人必须单击请求加入的记录员旁边的 "允许"。允许记录员加入会议将自动授予其录音权限，并提示上述音频和聊天信息。
- 如果主持人想停止录制已加入并获准录制的会议，可以单击记录员的与会者磁贴并选择删除，将记录员踢出会议。主持人也可以通过点击与会者列表中的与会者并选择移除来移除记录员。
在 Zoom 中记笔记
要在 Zoom 会议中使用记事本，您不需要安装 Zoom 应用程序。不过，您确实需要连接您的日历，并遵循一般设置说明。
此外，会议主持人必须在其 Zoom 账户中打开以下设置：记录到电脑文件、内部会议与会者、外部会议与会者。
一旦你设置了记录员，当记录员被安排加入 Zoom 会议时，你应该预料到以下情况：
- 记录员记录的语言取决于你在 Zoom 中使用的字幕语言。要接收记录誊本，必须在 Zoom 中打开字幕。
- 记录员将在预定开始时间前 2 分钟加入会议。
- Zoom 主持人一加入会议，就会收到一条弹出消息，请求允许记录员录音。主持人必须点击批准。单击 "拒绝 "将导致记录员无法录音。一旦批准录音，就会播放一条音频信息，说明正在进行通话录音。
- 每个加入会议的与会者都会收到来自记录员的聊天信息，让他们知道记录员正在录音，如果他们不想被录音，请告诉主持人。
- 如果不想让记录员自动加入 Zoom 会议，可以选择在 Zoom 中设置等候室。如果你在 Zoom 中设置了等待室，Zoom 会议的主持人一加入会议，就会看到一条信息，让他们知道记录员正在等待加入通话。主持人必须单击请求加入的记录员旁边的 "允许"。允许记录员加入会议将自动授予其录音权限，并提示上述音频和聊天信息。
- 如果主持人想停止录制已加入并获准录制的会议，可以单击记录员的与会者磁贴并选择删除，将记录员踢出会议。主持人也可以通过点击与会者列表中的与会者并选择移除来移除记录员。
Meetings
BETA
