测试版使用 Notetaker 在会议中进行录音和做笔记

在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用 Notetaker，即可自动生成后续步骤、会议记录、视频录像和文字转录。Notetaker 可加入通过已连接日历、日程安排页面、建议时间或记录中预订的任何会议。

此功能采用自动语言检测技术，并将根据录音中检测到的语言进行文字转录。了解有关可用通话转录语言的更多信息。

开始

之前 在开始使用此功能之前，请确保您已充分了解需要提前采取的步骤，以及该功能的限制和使用该功能可能带来的后果。

了解要求

• 您必须连接您的日历。
• 您必须开启“通话录音”、“转录”和“分析”功能。
• 您无需安装任何应用程序。
• 如果您使用的是 Zoom，会议主持人必须已开启本地录音功能。了解有关在 Zoom 上设置 Notetaker 的更多信息。您账户中任何已连接应用（例如Zoom）的设置均不适用于您对该功能的使用。

• 如果您使用的是 Google Meet，则必须执行以下任一操作：
  • 会议主持人必须登录其 Google Meet 账户，才能允许 Notetaker 加入会议。
  • 在 Google Meet 中，管理用户的会议访问权限，允许会议参与者在主持人之前加入会议。
• 若要让“笔记记录员”加入定期会议，您必须选择加入 “将定期会议同步到 HubSpot” 测试版。

设置“笔记记录员”

在用户将“笔记记录员”加入会议之前，超级管理员必须先为该账户启用此功能。超级管理员配置完账户的默认设置后，用户即可调整其个人“笔记记录员”设置。

请注意：邀请“笔记记录员”加入会议的指令将在会议开始前 30 分钟发送。 因此，对用户设置所做的任何更改，可能不会在设置更改后30分钟内开始的会议中生效。如果您为某位用户关闭了笔记助手访问权限，建议您手动将该笔记助手从设置更改后30分钟内开始的任何会议中移除。

配置默认设置

若您是超级管理员，请按以下步骤为账户设置笔记助手：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“会议”。
3. 点击“笔记记录员”选项卡。
4. 开启“笔记记录员”开关。
   • 如果您希望记录员自动加入所有符合条件的会议，请勾选“记录员自动加入”复选框。（启用“记录员”功能时，此复选框默认处于勾选状态。）
   • 如果您希望用户手动邀请记录员加入会议，请取消选中“记录员自动加入”复选框。
   • 要授予所有被分配了 销售 或 服务 席位的用户授予访问权限，请在“选择记录员访问方式”部分中，选择“自动授予符合条件的用户记录员访问权限”。
   • 若要向特定用户授予访问权限：
     • 在“选择笔记记录者访问方式”部分，选择“手动授予拥有销售或服务席位的用户笔记记录者访问权限”。然后，在页面底部点击“保存”。
     • 点击“选择用户”。
     • 在右侧面板中，勾选相应用户的复选框，然后点击“保存选择”。
     • 在底部，点击“保存”。 
5. 在“首选项”部分，选择 Notetaker 加入会议时使用的名称和公告方式。
   • 默认情况下，Notetaker 将以“[您的品牌名称] 的 Notetaker”的身份加入会议。若要使用自定义名称：
     • 在“Notetaker 名称”下，选择“自定义 Notetaker 名称”。
     • 在文本框中输入名称。
     • 在页面底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 在加入会议时通过语音和聊天进行公告：
     • 在“公告”下，选择“语音和聊天公告”。
     • 使用“语言”和“语音”下拉菜单选择要使用的具体语言和语音。
     • 点击播放器上的播放按钮，预览所选语言和语音。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 仅在加入会议时使用聊天公告：
     • 在“公告”下，选择“仅聊天消息公告”。
     • 在底部，点击“保存”。

配置用户特定设置

如果您是已分配“销售”席位的用户，并且已被授予“记录员”访问权限，则可以调整您的个人“记录员”设置。

若要覆盖“记录员”是否自动加入您会议的账户默认设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“常规”。
3. 点击“日历 ”选项卡 。
4. 在“会议笔记记录员自动加入”下，选中或取消选中“自动邀请笔记记录员加入您所有即将举行的会议”复选框。
   • 如果勾选了该复选框，记录员将自动加入您所有符合条件的会议。
   • 如果未选中该复选框，记录员仅会在您手动邀请时加入您的会议。
5. 在页面底部，点击“保存”。

使用记录员

了解记录员如何加入会议、如何查看录音和文字记录，以及如何在会议中添加或移除记录员。

了解会议资格和记录员的行为

如果会议满足以下所有条件，则该会议符合记录员的加入资格：

• 会议存储在 HubSpot 中。
• 会议中至少有一位 CRM 联系人作为与会者，且该联系人的电子邮件地址所使用的域名与 HubSpot 账户的域名不同。
• 会议地点设置为 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

当记录员被邀请参加符合条件的会议时（适用于所有视频会议服务提供商）：

• 笔记记录器将在预定的会议时间加入会议。
• 系统将通过语音提示、聊天消息和弹出窗口通知与会者，记录员已进入会议并开始录制。在对话框中，点击“批准”以继续使用记录员服务。
• 如果您设置了候诊室，视频会议的主办方需要批准记录员进入会议。如果主办方拒绝访问，记录员将无法加入。如果记录员在候诊室等待超过五分钟仍未获准进入会议，它将自动退出。
• 当您结束会议时，笔记记录器会在 HubSpot 中创建一个通话对象记录，并将该通话与相应的会议关联起来。创建通话记录后，您可以轻松访问会议的录音、文字记录和摘要。了解如何在会议结束后查看录音和文字记录。
• 如果所有参与者均未结束会议便退出了，Notetaker 也会在三秒后退出会议。
• Notetaker 最多可录制三小时的会议。如果会议持续超过三小时，Notetaker 将自动退出会议。在 Notetaker 退出之前捕获的录音、文字记录和分析数据仍可在 HubSpot 中查看。
• 会议录音将保存两年。

了解在与Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 配合使用时，各服务商对记录员的具体要求。

在

安排会议

时

手动添加或移除记录员

在 CRM 记录上安排会议时，您可以手动覆盖记录员的邀请状态。在 CRM 记录上点击“安排会议”按钮并输入会议详细信息后：

1. 在“记录员”部分，选中或取消选中“邀请记录员参加会议”复选框。
2. 点击“保存”。

如果您是代表其他用户安排会议（即选择其他用户作为会议主持人），则无法调整记录员的邀请设置。此时，在“记录员”部分，您将看到提示信息：“记录员将根据主持人的默认设置加入会议。”

查看和编辑即将举行的会议的记录员状态

要查看记录员是否已设置为从 CRM 记录加入即将举行的会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司或商机）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间轴”中，点击会议名称以展开会议活动。
4. 如果记录员被设置为参加会议，会议活动顶部将显示一个带有记录员姓名的绿色圆点。如果记录员未被设置为参加会议，会议活动顶部不会显示任何视觉指示符。

要更改记录员是否被设置为参加会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司或商机）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间轴”中，点击会议名称以展开该会议活动。
4. 在活动记录的右上角，点击“操作”>“编辑”。
5. 选中或取消选中[公司名称] 记录员复选框。
6. 点击“保存”。

如果您是会议主持人，要从会议详细信息页面邀请记录员参加即将举行的会议，请执行以下操作：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到销售 > 销售工作区。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到销售 > 销售工作区。 然后点击“安排”选项卡。
2. 在左侧，点击“即将举行的会议”。
3. 点击会议名称。
4. 在右上角，打开“邀请会议记录员”开关。关闭该开关即可取消邀请会议记录员。

在 Google Meet 中记录

会议纪要 要在 Google Meet 会议中使用记录员功能，您无需安装 Google Meet 应用。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

完成记录员设置后，当记录员按计划加入 Google Meet 会议时，您将看到以下情况：

• 笔记记录员将在预定的会议时间加入会议。
• 记录员一加入会议，就会自动获得录制权限。几秒钟后，它会播放一条语音提示，说明通话正在录制，并发送一条聊天消息告知参与者正在录制。
• 该聊天消息仅在笔记记录员开始录制时发送一次，但消息会在聊天界面中置顶，以便后续加入的参与者也能看到该消息。
• 如果您不希望记录员自动加入 Google Meet 会议，可以在 Google Meet 中设置候诊室。如果您在 Google Meet 中设置了候诊室，一旦 Google Meet 会议的主办人加入，他们将看到一条消息，告知记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在申请加入的记录员参与者旁边的“允许”按钮。允许记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述音频和聊天消息。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可以点击记录员的参与者图块并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。

在 Microsoft Teams 中记录

会议 要在 Microsoft Teams 会议中使用记录员功能，您无需安装 Microsoft Teams 应用。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

完成记录员设置后，当记录员按计划加入 Microsoft Teams 会议时，您将看到以下情况：

• 记录员将在预定的会议时间加入会议。
• 笔记助手一加入会议，就会自动获得录音权限。几秒钟后，它会播放一条语音提示，说明通话正在录音，并发送一条聊天消息告知参与者正在录音。
• 该聊天消息仅在笔记记录员开始录音时发送一次。除非您选择手动将该消息置顶，否则在消息发送后加入会议的参与者将无法看到该消息。
• 如果您不希望记录员自动加入 Teams 会议，可以在 Microsoft Teams 中设置候诊室。如果您在 Teams 中设置了候诊室，一旦 Teams 会议的主办人加入，他们将看到一条消息，告知记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在请求加入的记录员参与者旁边的“允许”按钮。允许记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述音频和聊天消息。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可以点击记录员的参与者磁贴并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。

在 Zoom 中记录

会议 要在 Zoom 会议中使用记录员功能，您无需安装 Zoom 应用程序。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

此外，会议主持人必须在其 Zoom 账户中开启以下设置：“录制到计算机文件”、“内部会议参与者”和“外部会议参与者”。

完成笔记记录员的设置后，当笔记记录员按计划加入 Zoom 会议时，您将看到以下情况：

• 笔记助手将在预定的会议时间加入会议。
• Zoom 主持人一加入会议，就会收到一条弹出消息，请求允许记录员进行录制。主持人必须点击“批准”此消息。点击“拒绝”将导致记录员无法录制。录制一经批准，系统将播放一条语音提示，说明通话正在被录制。
• 每位加入会议的参与者都会收到笔记员发送的聊天消息，告知他们笔记员正在录音，并提醒若不希望被录音，请告知主持人。
• 如果您不希望记录员自动加入 Zoom 会议，可以选择在 Zoom 中设置候诊室。如果您在 Zoom 中设置了候诊室，一旦 Zoom 会议的主办方加入会议，他们就会看到一条消息，告知记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在申请加入的笔记记录员参与者旁边的“允许进入”。允许笔记记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述所述的音频和聊天消息提示。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可以点击记录员的参与者图块并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。

会后

查看建议的后续步骤

会议结束后，Notetaker 会生成建议，帮助您更高效地推动交易在销售管道中推进。Notetaker 会分析会议和通话记录以及相关的交易信息，从而建议 CRM 更新、起草跟进邮件，并突出显示高价值的后续步骤。用户随后可以查看并应用这些建议，从而更轻松地推动交易在销售管道中推进。

请注意：请避免在启用的 AI 功能数据输入中分享任何敏感信息，包括您的提示语。管理员可在账户管理设置中配置生成式 AI 功能。有关 HubSpot AI 如何利用您的数据提供值得信赖的 AI 服务（同时由您掌控数据）的详细信息，请参阅我们的

HubSpot AI 信任与安全》指南。

HubSpot 积分

自 2026 年 4 月 14 日起，您在智能数据捕获设置中的自定义属性，每次运行转录时，每个自定义属性将消耗 10 个积分（由 Data Agent 提供支持）。例如：

• 如果一个转录任务运行于一个自定义属性上，则消耗 10 个积分。
• 如果五个转录任务分别针对五个自定义属性运行，则消耗 250 个积分。

智能数据捕获设置中使用的标准属性不会消耗积分。

配置自动推荐设置

超级管理员可以设置哪些属性有资格获得 CRM 属性更新建议。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。 然后，在左侧边栏的“数据管理”下，点击“数据捕获”。
2. 选中“使用智能数据捕获”复选框。
3. 要添加或移除符合条件的属性，请使用下拉菜单选择所需的对象类型。

4. 要添加属性，请点击右上角的“添加 [对象] 属性”下拉菜单，然后选择该属性。
5. 对于每个属性，您可以选择自动批准智能数据捕获建议，或者要求手动审核后批准。
   • 要自动批准某个属性的建议，请选中该属性旁边的“自动”复选框。
   • 若要要求对某个属性的建议进行人工审核，请取消选中该属性旁边的“自动”复选框。

6. • 默认情况下，“通话结果”和“会议结果”属性旁边的“自动”复选框处于选中状态。若要要求对这些属性进行手动审批，请取消选中“自动”复选框。

6. 要删除某个属性，请单击属性名称右侧的“删除”。
7. 完成更改后，请在页面底部点击“保存”。

查看下一步建议

会议或通话结束后不久，系统会提供下一步建议。您可以通过自动通知或导航至相关交易来查看这些建议。

当通话或会议满足以下所有条件时，会显示 CRM 属性建议：

• 录音不是语音信箱。

• 录音时长至少为 60 秒。（不适用于面对面的移动设备录音。）

• 录音中至少有两名发言者。（不适用于面对面移动录音。）

当通话或会议时长至少为 30 秒时，将显示待办事项（面对面移动录音除外，其时长不限）。

接收建议通知

HubSpot 会自动向活动所有者发送以下包含建议后续步骤的通知：

要查看这些通知中的建议：

• 在通知邮件中，点击“查看后续步骤”。
• 从应用内通知中：
  • 在账户界面的右上角，点击通知图标。
  • 在通知列表中，点击该通知。
  • 在弹出框中，点击“查看后续步骤”或“查看更新”。

在交易索引页面查看推荐

• 要批量查看建议：
  • 在交易索引页面的右上角，点击“操作”。
  • 然后，点击“查看 X 条数据建议”。
• 要查看特定交易的推荐：
• 在交易索引页面上，将鼠标悬停在交易名称旁边的breezeSingleStarBreeze AI 图标上。
• 在弹出框中，点击“查看记录和录音”。

在

交易

记录中查看建议

如果某个交易记录有新的建议，您会在左上角的记录高亮卡片中看到一条消息，提示“发现 由人工智能增强的 X 数据变更”。要查看这些变更，请点击“查看”。

查看与交易中单个活动相关的建议：

• 在交易记录顶部，点击“活动”选项卡。
• 在活动时间轴中，点击活动名称下方的breezeSingleStar “查看记录和后续步骤”。

审查并应用建议

对于会议，建议会显示在会议记录的“录音与文字记录”选项卡中，“后续步骤”部分下：

对于电话，建议仅限于CRM 更新建议。

会后审查待办事项

在“审查待办事项”部分，您可以审查、编辑、批准或拒绝建议的待办事项。

对于每个建议的待办事项：

• 将鼠标悬停在“来源”上，可查看记录中触发该建议操作的具体时刻。
• 点击编辑 图标可编辑该事项的文本。
• 点击“添加 任务”图标，为该事项创建任务。
• 点击“ 删除”图标以拒绝该建议。

若要将所有待办事项保存为单个任务，请点击“保存为一个任务”。

会议后发送跟进邮件

要生成跟进邮件：

1. 在“审查待办事项”下，点击“生成跟进邮件”。
2. 在右侧弹出的邮件编辑器窗口中，您可以查看生成的邮件，并对以下内容进行必要的修改：
   
   • 收件人地址
   • 抄送（CC）和密送（BCC）地址
   • 主题行
   • 正文内容
3. 若要将该电子邮件与更多记录关联：
   • 在邮件编辑器的底部，点击“关联到 [x] 条记录”下拉菜单。
   • 勾选其他记录旁边的复选框。
4. 在检查并根据需要调整内容后，点击breezeSingleStar “发送” 按钮以发送电子邮件。

批准 CRM 更新建议

会议或通话结束后，您可以查看、编辑、批准或拒绝针对 CRM 字段的更新建议。

• 将鼠标悬停在“来源”上，即可查看引发该更新建议的对话记录片段。
• 要接受建议，请点击“成功 批准”图标。
• 若要拒绝建议，请点击“移除 /拒绝”图标。
• 若要在批准前编辑字段值，请点击字段名称下方的输入框并输入所需值。

后续步骤

参考 HubSpot 学院的建议，了解如何最大限度地优化通话后的跟进流程。