测试版使用记录仪记录会议并做笔记

在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用 Notetaker，即可自动生成后续步骤、会议记录、视频录像和文字记录。Notetaker 可加入通过关联日历、日程安排页面、建议时间或 会议记录预订的任何会议。

此功能采用自动语言检测技术，并将根据录音中检测到的语言进行转录。了解有关可用通话转录语言的更多信息。

开始使用前

在开始使用此功能之前，请务必充分了解应提前采取的步骤，以及该功能的限制和使用可能带来的后果。

了解要求

• 您必须连接日历。
• 您必须开启“通话录音”以及“转录与分析”功能。
• 您无需安装任何应用程序。
• 如果您使用的是 Zoom，会议主持人必须开启本地录音功能。了解如何在 Zoom 中设置 Notetaker。您账户中任何已连接应用（例如Zoom）的设置均不适用于此功能。

• 如果您使用的是 Google Meet，则必须执行以下任一操作：
  • 会议主持人必须登录其 Google Meet 账户，才能允许 Notetaker 加入会议。
  • 在 Google Meet 中，管理用户的会议访问权限，允许会议参与者在主持人之前加入会议。
• 若要让 Notetaker 加入定期会议，您必须选择 “将定期会议同步到 HubSpot 测试版。

设置“笔记助手”

在用户将笔记助手加入会议之前，超级管理员必须为该账户启用此功能。超级管理员配置账户的默认设置后，用户即可调整其个人笔记助手设置。

请注意：会议开始前 30 分钟会向笔记助手发送加入会议的指令。因此，对用户设置所做的任何更改，可能不会在设置更改后 30 分钟内开始的会议中生效。如果您关闭了某用户的笔记助手访问权限，建议您手动将该笔记助手从设置更改后 30 分钟内举行的任何会议中移除。

配置默认设置

若您是超级管理员，请按以下步骤为该账户设置记录员：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“会议”。
3. 点击“会议记录员”选项卡。
4. 开启“会议记录员”开关。
   • 若希望记录员自动加入所有符合条件的会议，请勾选“记录员自动加入”复选框。（启用“记录员”功能时，此复选框默认处于勾选状态。）
   • 如果您希望用户手动邀请记录员加入会议，请取消选中“记录员自动加入”复选框。
   • 要授予所有已分配 Sales Hub Professional或Enterprise席位的用户访问权限，请在“选择笔记记录员访问方式”部分下，选择“自动授予符合条件的用户笔记记录员访问权限”。
   • 若要授予特定用户访问权限：
     • 在“选择记录员访问方式”部分，选择“手动授予拥有销售席位的用户记录员访问权限”。然后，在底部点击“保存”。
     • 点击“选择用户”。
     • 在右侧面板中，勾选相应用户的复选框，然后点击“保存选择”。
     • 在底部，点击“保存”。 
5. 在“首选项”部分，选择 Notetaker 加入会议时使用的名称和公告方式。
   • 默认情况下，Notetaker 将以“[您的品牌名称] 的 Notetaker”身份加入会议。若要使用自定义名称：
     • 在“Notetaker名称”下，选择“自定义Notetaker名称”。
     • 在文本框中输入名称。
     • 在底部点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 在加入会议时使用语音和聊天公告：
     • 在“通知”下，选择“语音和聊天通知”。
     • 使用“语言”和“语音”下拉菜单选择具体的语言和语音。
     • 点击播放按钮（playerPlayIcon）预览所选的语言和语音。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 仅在加入会议时使用聊天公告：
     • 在“公告”下，选择“仅聊天消息公告”。
     • 在底部，点击“保存”。

配置用户特定设置

如果您是已分配销售席位的用户，并且已获得笔记记录员的访问权限，您可以调整您的个人笔记记录员设置。

若要覆盖账户默认设置（即笔记记录员是否自动加入您的会议）：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“常规”。
3. 点击“日历 ”选项卡 。
4. 在“会议记录员自动加入”下，选中或取消选中“自动邀请记录员加入您所有即将举行的会议”复选框。
   • 如果选中该复选框，记录员将自动加入您所有符合条件的会议。
   • 如果取消选中该复选框，记录员仅会在您手动邀请时加入您的会议。
5. 在底部，点击“保存”。

使用 Notetaker

了解笔记助手如何加入会议、如何查看录音和文字记录，以及如何在会议中添加或移除笔记助手。

了解会议资格与记录员行为

若会议满足以下所有条件，则符合记录员参与资格：

• 该会议存储在 HubSpot 中。
• 该会议至少包含一名 CRM 联系人作为与会者，且该联系人的电子邮件地址未使用与 HubSpot 账户相同的域名。
• 会议地点设置为 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

当笔记记录员受邀参加符合条件的会议时（适用于所有视频会议服务提供商）：

• 记录员将在预定的会议时间加入。
• 系统将通过语音消息、聊天消息和弹出窗口通知与会者，记录员已进入会议并开始记录。在对话框中，点击“批准”以继续使用记录员。
• 如果您设置了候诊室，视频会议的主办方需要批准记录员进入会议。如果主办方拒绝访问，记录员将无法加入。如果记录员在候诊室等待超过五分钟仍未获准进入会议，它将自动退出。
• 笔记记录器的名称将显示为您的公司名称后跟“笔记记录器”（例如：“[公司] 笔记记录器”）。如果您未在账户中设置公司名称，则显示为“[公司域名] 笔记记录器”。如果您既未设置公司名称也未设置域名，则显示为“笔记记录器”。
• 当您结束会议时，记录员会在 HubSpot 中创建一个通话对象记录，并将该通话与相应的会议关联。创建通话记录后，您可以轻松访问会议的录音、文字记录和摘要。了解如何在会议结束后查看录音和文字记录。
• 如果所有参与者均未结束会议便退出了，记录员将留在会议中，直到检测到 10 分钟的静默。此时，记录员将离开会议，并在 HubSpot 中创建通话对象记录，并将录音和文字记录添加到会议记录中。
• 会议录音将保存两年。

了解在Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 中使用笔记记录员时，各服务商的具体要求。

在安排会议时手动添加或移除记录员

在 CRM 记录中安排会议时，您可以手动覆盖记录员的邀请状态。在 CRM 记录上点击“安排会议”按钮并输入会议详情后：

1. 在“记录员”部分，勾选或取消勾选“邀请记录员参加会议”复选框。
2. 点击“保存”。

如果您是代表其他用户预订会议（即选择其他用户作为会议主持人），则无法调整记录员的邀请状态。此时，在“记录员”部分，您将看到提示信息：“记录员将根据主持人的默认设置加入会议。”

查看和编辑即将举行的会议的记录员状态

要查看记录中是否已设置记录员加入即将举行的会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如，联系人、公司或交易）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间线”中，点击会议名称以展开会议活动。
4. 如果记录员被设置为加入会议，会议活动顶部将显示一个带有记录员姓名的绿色圆点。如果记录员未被设置为加入会议，会议活动顶部将不会显示任何视觉指示符。

更改记录员是否已设置为加入会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司或商机）。
2. 点击记录名称。
3. 在“活动时间轴”中，点击会议名称以展开会议活动。
4. 在活动记录的右上角，点击“操作”>“编辑”。
5. 选中或取消选中[公司名称] 记录员复选框。
6. 点击“保存”。

若您是会议主持人，请从会议详情页面邀请记录员加入即将举行的会议：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 销售工作区。 然后单击“日程安排”选项卡。
2. 在左侧，点击“即将举行的会议”。
3. 点击会议名称。
4. 在右上角，打开“邀请会议记录员”开关。关闭该开关可取消邀请记录员。

在 Google Meet 中记录笔记

要在 Google Meet 会议中使用记录员功能，您无需安装 Google Meet 应用。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

完成笔记助手设置后，当笔记助手被安排加入 Google Meet 会议时，您将看到以下情况：

• 记录员将在预定的会议时间加入。
• 记录员一加入会议，就会自动获得录音权限。几秒钟后，系统会播放一条语音消息，说明通话正在录音，并发送一条聊天消息，告知参与者正在录音。
• 该聊天消息仅在记录员开始录音时发送一次，但消息会在聊天中置顶，以便后续加入的参与者也能看到该消息。
• 如果您不希望记录员自动加入 Google Meet 会议，可以在 Google Meet 中设置候补室。若已设置候补室，Google Meet 会议的主办方一加入会议，就会看到一条提示信息，告知记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在申请加入的记录员参与者旁边的“允许”按钮。允许记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述音频和聊天消息。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可通过点击记录员的参与者图块并选择“移除”将其踢出会议。主持人也可以通过在参与者列表中点击该记录员并选择“移除”来将其移除。

在 Microsoft Teams 中记录笔记

要在 Microsoft Teams 会议中使用笔记助手，您无需安装 Microsoft Teams 应用。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

完成笔记助手设置后，当笔记助手按计划加入 Microsoft Teams 会议时，您将看到以下内容：

• 记录员将在预定的会议时间加入。
• 记录员一加入会议，即自动获得录制权限。几秒钟后，系统将播放语音提示，说明通话正在录制，并发送聊天消息告知与会者正在录制。
• 该聊天消息仅在记录员开始录音时发送一次。除非您选择手动将该消息固定在聊天窗口中，否则在消息发送后加入会议的参与者将无法看到该消息。
• 如果您不希望记录员自动加入 Teams 会议，可以在 Microsoft Teams 中设置候补室。若 Teams 中已设置候补室，一旦会议主持人加入，系统将显示提示信息，告知其记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在请求加入的记录员参与者旁边的“允许”按钮。允许记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述音频和聊天消息。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可通过点击记录员的参与者磁贴并选择“移除”将其踢出会议。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。

在 Zoom 中记录笔记

要在 Zoom 会议中使用笔记记录功能，您无需安装 Zoom 应用。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

此外，会议主持人必须在其 Zoom 账户中开启以下设置：录制到计算机文件、内部会议参与者、外部会议参与者。

完成笔记记录员的设置后，当笔记记录员按计划加入 Zoom 会议时，您应注意以下事项：

• 记录员将在预定的会议时间加入。
• Zoom 主持人一加入会议，就会收到一个弹出消息，询问是否允许记录员进行录制。主持人必须点击“批准”此消息。点击“拒绝”将导致记录员无法录制。一旦录制获得批准，系统将播放一条语音提示，说明通话正在被录制。
• 每位加入会议的参与者都会收到记录员发送的聊天消息，告知他们记录员正在录音，并提醒若不希望被录音请告知主持人。
• 如果您不希望记录员自动加入 Zoom 会议，可以在 Zoom 中设置候补室。若已设置候补室，当 Zoom 会议主持人加入会议时，系统会立即显示提示信息，告知主持人记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在申请加入的笔记记录员参与者旁边的“允许”按钮。允许笔记记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述音频和聊天提示。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可通过点击记录员的参与者图块并选择“移除”将其踢出会议。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。