베타Notetaker로 회의 내용을 기록하고 메모하기

Google Meet, Microsoft Teams 또는 Zoom에서 Notetaker를 사용하면 다음 단계, 회의 메모, 동영상 녹화본 및 대본을 자동으로 확인할 수 있습니다. Notetaker는 연동된 캘린더, 일정 예약 페이지, 제안된 시간 또는 기록에서 예약된 모든 회의에 참여합니다.

이 기능은 자동 언어 감지 기능을 사용하며, 녹화본에서 감지된 언어로 대본을 생성합니다. 사용 가능한통화 대본 언어에 대해 자세히 알아보세요.

시작하기 전에

이 기능을 사용하기 전에, 사전에 수행해야 할 단계와 기능의 제한 사항, 그리고 사용 시 발생할 수 있는 결과를 충분히 숙지하시기 바랍니다.

요구 사항 파악

• 캘린더를 연결해야 합니다.
• 통화 녹음 및 텍스트 변환 및 분석 기능을 활성화해야 합니다 .
• 별도의 앱을 설치할 필요는 없습니다.
• Zoom을 사용하는 경우, 회의 주최자가 로컬 녹화 기능을 켜 놓아야 합니다. Zoom에서 Notetaker를 설정하는 방법에 대해 자세히 알아보세요. 계정 전반에 걸쳐 연결된 앱(예:Zoom)의 설정은 이 기능 사용 시 적용되지 않습니다.

• Google Meet를 사용하는 경우 다음 중 하나를 수행해야 합니다.
  • 회의 주최자가 Google Meet에 로그인되어 있어야 Notetaker가 회의에 참여할 수 있습니다.
  • Google Meet에서 사용자 회의 접근 권한을 관리하여, 주최자보다 먼저 회의 참가자가 참여할 수 있도록 허용해야 합니다.
• Notetaker가 반복 회의에 참여하도록 하려면 '정기 회의와 HubSpot 동기화' 베타 기능을 선택해야 합니다.

Notetaker설정

사용자가 회의에 노트 작성자를 포함시키려면, 슈퍼 관리자가 해당 계정에 대해 이 기능을 활성화해야 합니다. 슈퍼 관리자가 계정의 기본 설정을 구성한 후, 사용자는 개인 노트 작성자 설정을 조정할 수 있습니다.

참고: 노트테이커가 회의에 참여하기 위한 안내는 회의 시작 30분 전에 전송됩니다. 따라서 사용자 설정을 변경한 후 30분 이내에 시작되는 회의에는 변경 사항이 반영되지 않을 수 있습니다. 특정 사용자의 노트테이커 접근 권한을 비활성화한 경우, 해당 변경 후 30분 이내에 진행되는 모든 회의에서 노트테이커를 수동으로 제거하는 것이 좋습니다.

기본 설정 구성

계정에 대해 노트 작성자 기능을 설정하려면( 슈퍼 관리자인 경우):

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 ‘회의’로 이동합니다.
3. '회의 기록자 ' 탭을 클릭합니다.
4. '회의 필기자' 스위치를 켜세요.
   • 기록자가 모든 해당 회의에 자동으로 참여하도록 하려면 ‘기록자 자동 참여’ 확인란을 선택하세요. (기록자 기능을 켜면 이 확인란은 기본적으로 선택되어 있습니다.)
   • 사용자가 회의 기록자를 수동으로 회의에 초대하도록 하려면 ‘회의 기록자 자동 참여’확인란의 선택을 해제하세요.
   • 할당된 모든 사용자에게 액세스 권한을 부여하려면 Sales Hub Professional 또는Enterprise 라이선스가 할당된 모든 사용자에게 액세스권한을 부여하려면,'노트 테이커 액세스 방법 선택'섹션에서'적격 사용자에게 노트 테이커 액세스 권한을 자동으로 부여'를 선택하십시오.
   • 특정 사용자에게 액세스 권한을 부여하려면:
     • '노트 작성자 액세스 방법 선택'섹션에서'영업 라이선스를 보유한 사용자에게 수동으로 노트 작성자 액세스 권한 부여'를 선택하십시오. 그런 다음 하단의'저장'을 클릭하십시오.
     • '사용자 선택'을 클릭합니다.
     • 오른쪽 패널에서 해당 사용자의확인란을 선택한 다음,'선택 항목 저장'을 클릭합니다.
     • 하단에서‘저장’을 클릭합니다. 
5. ‘환경설정’ 섹션에서 Notetaker가 회의에 참여할 때 사용할 이름과 알림 방식을 선택하세요.
   • 기본적으로 Notetaker는 "[귀사의 브랜드 이름]의 Notetaker"라는 이름으로 회의에 참여합니다. 대신 사용자 지정 이름을 사용하려면:
     • 'Notetaker 이름'에서'사용자 지정 Notetaker 이름'을 선택하세요.
     • 텍스트 필드에이름을 입력하세요.
     • 하단의'저장'을 클릭하십시오.
   • Notetaker가 회의에 참여할 때 음성 및 채팅 알림을 사용하도록 하려면:
     • '알림'에서 '음성 및 채팅 알림'을 선택합니다.
     • '언어' 및 '음성' 드롭다운 메뉴를 사용하여 사용할 특정 언어와 음성을 선택하세요.
     • 재생 아이콘(playerPlayIcon)을 클릭하여 선택한 언어와 음성을 미리 들어보세요.
     • 하단에서‘저장’을 클릭합니다.
   • Notetaker가 회의에 참여할 때 채팅 알림만 사용하도록 하려면:
     • '알림'에서'채팅 메시지 알림만'을 선택하십시오.
     • 하단의‘저장’을 클릭하세요.

사용자별 설정 구성

영업(Sales)라이선스가 할당된 사용자이며 노트테이커에 대한 접근 권한이 부여된 경우, 개인별 노트테이커 설정을 조정할 수 있습니다.

노트테이커가 회의에 자동으로 참여하는지 여부에 대한 계정 기본 설정을 재정의하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 ‘일반’으로 이동합니다.
3. '캘린더' 탭 을 클릭합니다.
4. '회의 필기 담당자 자동 참여' 항목에서'예정된 모든 회의에 필기 담당자를 자동으로 초대' 확인란을 선택하거나 선택 해제하세요.
   • 이 확인란이 선택되어 있으면, 기록 담당자는 자격 요건을 충족하는 모든 회의에 자동으로 참여하게 됩니다.
   • 체크박스가 선택 해제된 경우, 기록자는 귀하가 수동으로 초대할 때만 회의에 참여합니다.
5. 하단에서‘저장’을 클릭합니다.

Notetaker 사용

노트테이커가 회의에 참여하는 방식, 녹화본 및 대본을 검토하는 방법, 회의에 노트테이커를 추가하거나 제거하는 방법을 알아보세요.

회의 참여 자격 및 노트테이커 작동 방식 이해

다음 기준을 모두 충족하는 회의는 노트테이커가 참여할 수 있습니다:

• 회의는 HubSpot에 저장됩니다.
• 회의에는 최소 한 명의 CRM 연락처가 참석자로 포함되어 있으며, 해당 연락처의 이메일 주소는 HubSpot 계정과 동일한 도메인을 사용하지 않습니다.
• 회의 장소가 Google Meet, Microsoft Teams 또는 Zoom으로 설정되어 있습니다.

모든 화상 회의 서비스 제공업체에서 노트테이커가 대상 회의에 초대된 경우:

• 메모 작성자는 예약된 회의 시간에 회의에 참여합니다.
• 음성 메시지, 채팅 메시지 및 팝업 창을 통해 필기 담당자가 회의에 참여하여 기록 중임을 알립니다. 대화 상자에서'승인'을 클릭하여 필기 담당자를 계속 사용하십시오.
• 대기실이 설정된 경우, 화상 회의 주최자가 노트 테이커의 회의 참여를 승인해야 합니다. 주최자가 접근을 거부하면 노트 테이커는 회의에 참여하지 못합니다. 노트 테이커가 회의에 입장하지 못한 채 대기실에서 5분 이상 머무르면 자동으로 대기실을 떠납니다.
• 노트테이커의 이름은 귀사의 이름 뒤에 "Notetaker"가 붙은 형태(예: "[회사명] Notetaker")로 표시됩니다. 계정에 회사명이 설정되어 있지 않은 경우 "[회사 도메인] Notetaker"로 표시됩니다. 계정에 회사명이나 도메인이 모두 설정되어 있지 않은 경우 "Notetaker"로 표시됩니다.
• 회의를 종료하면 노트 작성자가 HubSpot에 통화 객체 기록을 생성하고 해당 통화를 해당 회의와 연결합니다. 통화 기록을 생성하면 회의 녹음본, 대본 및 요약본에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 회의 후 녹음본과 대본을 확인하는 방법을 알아보세요.
• 모든 참가자가 회의를 종료하지 않고 퇴장하더라도, 노트테이커는 10분 동안 침묵이 지속되는 것을 감지할 때까지 회의에 남아 있습니다. 이때 노트테이커는 회의를 떠나 통화 객체 기록을 생성하고, HubSpot의 회의 기록에 녹음 파일과 대본을 추가합니다.
• 회의 녹음 파일은 2년간 보관됩니다.

Google Meet, Microsoft Teams 및Zoom에서 노트테이커를 사용할 때 각 제공업체별 요구 사항을 확인하세요.

회의 예약 시 필기 담당자를 수동으로 추가하거나 제거하기

CRM 레코드에서 회의를 예약할 때, 필기 담당자의 초대 상태를 수동으로 변경할 수 있습니다. CRM 레코드에서‘회의 예약’ 버튼을 클릭하고 회의 세부 정보를 입력한 후:

1. '노트 작성자' 섹션에서 '노트 작성자를 회의에 초대' 확인란을 선택하거나 선택 해제하세요.
2. '저장'을 클릭합니다.

다른 사용자를 대신하여 회의를 예약하는 경우(즉, 회의 주최자로 다른 사용자를 선택하는 경우), 필기 담당자의 초대 설정을 조정할 수 없습니다. 대신, ‘필기 담당자 ’ 섹션에 “필기 담당자는 주최자의 기본 설정에 따라 회의에 참여합니다.”라는 메시지가 표시됩니다.

예정된 회의의 필기 담당자 상태 확인 및 편집

CRM 레코드에서 예정된 회의에 필기 담당자가 참여하도록 설정되어 있는지 확인하려면:

1. HubSpot 계정에서CRM >[개체] (예: 연락처, 회사 또는 거래)로 이동합니다.
2. 레코드이름을 클릭합니다.
3. 활동 타임라인에서 회의 이름을 클릭하여 회의 활동을 확장합니다.
4. 메모 작성자가 회의에 참여하도록 설정된 경우, 회의 활동 상단에 메모 작성자의 이름이 표시된 녹색 점이 나타납니다. 메모 작성자가 회의에 참여하도록 설정되지 않은 경우, 회의 활동 상단에 시각적 표시가 나타나지 않습니다.

기록 담당자가 회의에 참여하도록 설정되어 있는지 여부를 변경하려면:

1. HubSpot 계정에서CRM >[개체] (예: 연락처, 기업 또는 거래)로 이동합니다.
2. 레코드이름을 클릭합니다.
3. 활동 타임라인에서회의 이름을 클릭하여 회의 활동을 펼치세요.
4. 활동 레코드의 오른쪽 상단에서 [작업 ] > [편집]을 클릭합니다.
5. [회사 이름] 메모 작성자 확인란을 선택하거나 선택 해제합니다.
6. 저장을 클릭합니다.

회의 주최자인 경우, 회의 세부 정보 페이지에서 예정된 회의에 필기 담당자를 초대하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 영업 > 영업 워크스페이스로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 영업 > 영업 워크스페이스로 이동하세요. 그런 다음일정 탭을 클릭합니다.
2. 왼쪽에서'예정된 회의'를 클릭합니다.
3. 회의 이름을 클릭합니다.
4. 오른쪽 상단에서'회의 필기자 초대' 스위치를 켭니다. 스위치를 끄면 필기자의 초대를 취소할 수 있습니다.

Google Meet에서 메모 작성하기

Google Meet 회의에서 필기 담당자 기능을 사용하려면 Google Meet 앱을 설치할 필요는 없습니다. 다만, 캘린더를 연결하고 일반적인 설정 지침을 따라야 합니다.

노트 작성자 기능을 설정하면, 노트 작성자가 Google Meet 회의에 참여하도록 예약된 경우 다음과 같은 동작이 나타납니다:

• 기록 담당자는 예정된 회의 시간에 회의에 참여합니다.
• 기록 담당자는 회의에 참여하자마자 자동으로 녹음 권한을 받게 됩니다. 몇 초 후, 통화가 녹음 중임을 알리는 음성 메시지가 재생되고, 참가자들에게 녹음 중임을 알리는 채팅 메시지가 전송됩니다.
• 채팅 메시지는 필기 담당자가 녹음을 시작할 때 한 번만 전송되지만, 나중에 참여하는 다른 참가자들도 메시지를 볼 수 있도록 채팅에 고정됩니다.
• 메모 작성자가 Google Meet 회의에 자동으로 참여하지 않도록 하려면 Google Meet에서 대기실을 설정할 수 있습니다. Google Meet에 대기실이 설정되어 있는 경우, Google Meet 회의 주최자가 회의에 참여하자마자 메모 작성자가 회의 참여를 대기 중이라는 알림 메시지를 보게 됩니다. 호스트는 참여를 요청하는 필기 담당자 참가자 옆의 [허용]을클릭해야 합니다. 필기 담당자의 회의 참여를 허용하면 자동으로 녹화 권한이 부여되며, 앞서 설명한 오디오 및 채팅 메시지가 표시됩니다.
• 호스트가 이미 회의에 참여하고 녹화 승인을 받은 회의의 녹화를 중지하고자 하는 경우, 필기 담당자 참가자의 타일을 클릭하고 ‘제거’를 선택하여 해당 참가자를 회의에서 퇴장시킬 수 있습니다. 또한 호스트는 참가자 목록에서 필기 담당자를 클릭하고 ‘제거’를 선택하여 해당 참가자를 제거할 수도 있습니다.

Microsoft Teams에서 메모 작성하기

Microsoft Teams 회의에서 노트 테이커를 사용하려면 Microsoft Teams 앱을 설치할 필요는 없습니다. 하지만 캘린더를 연결하고 일반적인 설정 지침을 따라야 합니다.

노트테이커를 설정하면, 노트테이커가 Microsoft Teams 회의에 참여하도록 예약되었을 때 다음과 같은 동작이 예상됩니다:

• 메모 작성자는 예정된 회의 시간에 회의에 참여합니다.
• 메모 작성자는 회의에 참여하자마자 자동으로 녹화 권한을 부여받습니다. 몇 초 후, 통화가 녹음 중임을 알리는 음성 메시지가 재생되고, 참가자들에게 녹음 중임을 알리는 채팅 메시지가 전송됩니다.
• 채팅 메시지는 필기 담당자가 녹음을 시작할 때 한 번만 전송됩니다. 채팅에서 해당 메시지를 수동으로 고정하지 않는 한, 메시지가 전송된 후 회의에 참여하는 참가자들은 이 메시지를 볼 수 없습니다.
• 메모 작성자가 Teams 회의에 자동으로 참여하지 않도록 하려면 Microsoft Teams에서 대기실을 설정할 수 있습니다. Teams에 대기실이 설정되어 있는 경우, Teams 회의 주최자가 회의에 참여하자마자 메모 작성자가 통화 참여를 대기 중이라는 알림 메시지를 보게 됩니다. 호스트는 회의 참여를 요청하는 필기 담당자 참가자 옆의 [허용]을클릭해야 합니다. 필기 담당자의 회의 참여를 허용하면 자동으로 녹화 권한이 부여되며, 앞서 설명한 오디오 및 채팅 메시지가 표시됩니다.
• 호스트가 이미 회의에 참여하고 녹화가 승인된 상태에서 녹화를 중지하고자 하는 경우, 필기 담당자 참가자의 타일을 클릭하고 ‘제거’를 선택하여 해당 참가자를 회의에서 퇴장시킬 수 있습니다. 또한 호스트는 참가자 목록에서 필기 담당자를 클릭하고 ‘제거’를 선택하여 필기 담당자를 제거할 수도 있습니다.

Zoom에서 메모 작성

Zoom 회의에서 노트 테이커를 사용하려면 Zoom 앱을 설치할 필요는 없습니다. 다만, 캘린더를 연결하고 일반적인 설정 지침을 따라야 합니다.

또한, 회의 주최자는 Zoom 계정에서 ‘컴퓨터 파일에 녹화’, ‘내부 회의 참가자’, ‘외부 회의 참가자’ 설정을 활성화해야 합니다.

노트 작성자를 설정한 후, 노트 작성자가 Zoom 회의에 참여하도록 예약되어 있을 때 다음과 같은 사항을 예상해야 합니다:

• 메모 작성자는 예정된 회의 시간에 회의에 참여합니다.
• Zoom 호스트가 회의에 참여하자마자, 필기 담당자의 녹음 허가를 요청하는 팝업 메시지가 표시됩니다. 호스트는 이 메시지에서 ‘승인’을 클릭해야 합니다. ‘거절’을 클릭하면 필기 담당자는 녹음을 할 수 없습니다. 녹음이 승인되는 즉시, 통화가 녹음 중임을 알리는 음성 메시지가 재생됩니다.
• 회의에 참여하는 각 참가자는 필기 담당자로부터 채팅 메시지를 받게 되며, 이 메시지를 통해 필기 담당자가 녹화 중임을 알리고, 녹화되기를 원하지 않는 경우 주최자에게 알려달라는 안내를 받게 됩니다.
• 메모 작성자가 Zoom 회의에 자동으로 참여하지 못하게 하려면 Zoom에서 대기실을 설정할 수 있습니다. Zoom에 대기실이 설정되어 있는 경우, Zoom 회의 주최자가 회의에 참여하자마자 메모 작성자가 통화 참여를 대기 중이라는 알림 메시지가 표시됩니다. 호스트는 참여를 요청하는 필기 담당자 참가자 옆의 ‘허용’을클릭해야 합니다. 필기 담당자의 회의 참여를 허용하면 자동으로 녹화 권한이 부여되며, 앞서 설명한 오디오 및 채팅 메시지가 표시됩니다.
• 호스트가 이미 회의에 참여하여 녹화 승인을 받은 회의의 녹화를 중지하고자 하는 경우, 필기 담당자 참가자의 타일을 클릭하고 ‘제거’를 선택하여 해당 참가자를 회의에서 퇴장시킬 수 있습니다. 또한 호스트는 참가자 목록에서 필기 담당자를 클릭하고 ‘제거’를 선택하여 해당 참가자를 제거할 수도 있습니다.

다음 단계

HubSpot Academy의 조언을 통해 회의 후 루틴을 최대한 활용하는 방법을 알아보세요.