회의 메모 작성기로 회의에서 녹음 및 메모하기

영업 허브 프로페셔널 또는 엔터프라이즈 시트를 할당받은 사용자는 Google Meet, Microsoft Teams 또는 Zoom에서 영업 회의 메모 작성기를 사용할 수 있습니다. 이 기능은 자동으로 회의에 참여하고 다음 단계, 회의 노트, 비디오 녹화 및 녹취록을 제공합니다. 영업 회의 노트 작성기는 연결된 캘린더, 일정 페이지, 제안된 시간 또는 기록에서 예약된 모든 회의에 참여합니다.

슈퍼 관리자라면 영업 회의 노트 작성기 베타 버전에 참여하세요. 베타 등록을 관리하는 방법을 알아보세요.

시작하기 전에

이 기능으로 작업을 시작하기 전에 미리 수행해야 할 단계와 기능의 제한 사항 및 기능 사용으로 인한 잠재적 결과를 완전히 이해해야 합니다.

요구 사항 이해

• 캘린더를 연결해야 합니다.
• 통화 녹음을 켜야 합니다.
• 대화 인텔리전스를 켜야 합니다.
• 앱을 설치할 필요가 없습니다.
• Zoom을 사용 중인 경우 Zoom에서 미팅 노트 작성기를 설정하는 방법에 대해 자세히 알아보세요. 계정에 연결된 모든 앱 설정(예: Zoom)은 이 기능을 사용하는 데 적용되지 않습니다.

제한 사항 및 고려 사항 이해

미팅 녹취록은 미팅 소프트웨어 제공업체의 캡션 설정에 따라 달라집니다. 신뢰할 수 있는 녹취록을 얻으려면 그래야 합니다:

• 미팅 소프트웨어에서 캡션/라이브 캡션을 활성화합니다.
• 캡션 언어가 미팅에 사용된 언어와 일치하는지 확인합니다.
• 가능한 경우 보다 안정적인 자막 캡처를 제공할 수 있는 HubSpot의 Microsoft Teams 또는 Zoom 연동을 사용하세요.

참고: Google Meet는 현재 영어로 된 녹취록만 지원합니다. Google Meet, Microsoft Teams 및 Zoom에서 미팅 노트 작성기를 사용할 때 제공업체별 추가 고려 사항을 검토하세요.

영업 미팅 메모 작성기 설정

사용자가 회의에 메모 작성자를 포함하려면 먼저 슈퍼 관리자가 해당 계정의 기능을 사용 설정해야 합니다. 슈퍼 관리자가 계정의 기본 설정을 구성한 후 사용자는 개인 메모 작성기 설정을 조정할 수 있습니다.

참고: 노트 작성자에게 미팅에 참여하라는 안내는 미팅 시작 30분 전에 전송됩니다. 따라서 사용자 설정에 대한 변경 사항은 설정 변경 후 30분 이후에 시작되는 미팅에 반영되지 않을 수 있습니다. 사용자의 판서 권한을 해제하는 경우, 변경 후 30분 이내에 진행되는 모든 미팅에서 해당 판서자를 수동으로 제거하는 것이 좋습니다.

기본 설정 구성하기

슈퍼 관리자인 경우 계정의 영업 미팅 메모 작성자를 설정하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 미팅으로 이동합니다.
3. 회의 노트 작성기 탭을 클릭합니다.
4. 영업 회의 노트 작성기 스위치를 켭니다.
   • 모든 적격 회의에 메모 작성자가 자동으로 참여하도록 하려면 예정된 모든 회의에 메모 작성자 초대 확인란을 선택합니다. (이 확인란은 영업 회의 메모 작성 기능을 켜면 기본적으로 선택되어 있습니다.)
   • 사용자가 직접 회의에 메모 작성자를 초대하도록 하려면 예정된 모든 회의에 메모 작성자 초대 확인란의 선택을 취소합니다.
5. 메모 작성자 액세스 섹션에서 메모 작성자에 대한 액세스 권한을 받을 사용자를 선택합니다.
   • Sales Hub Professional 또는 Enterprise 시트가 할당된 모든 사용자에게 메모 작성자의 액세스 권한을 부여하려면 메모 작성자 액세스 권한 선택 섹션에서 적격 사용자에게 자동으로 메모 작성자 액세스 권한 부여를 선택합니다.
   • 특정 사용자에게 메모 작성자의 액세스 권한을 부여하려면 다음과 같이 하세요:
     • 메모 작성 자 액세스 권한 선택 섹션에서 영업 시트가 있는 사용자에게 수동으로 메모 작성자 액세스 권한 부여를 선택합니다. 그런 다음 하단에서 저장을 클릭합니다.
     • 사용자 선택을 클릭합니다.
     • 오른쪽 패널에서 사용자에 대한 확인란을 선택한 다음 선택 항목 저장을 클릭합니다.
     • 하단에서 저장을 클릭합니다.

사용자별 설정 구성하기

Sales Hub Professional 또는 Enterprise 시트가 배정되어 있고 메모 작성자에 대한 액세스 권한이 부여된 사용자라면 개별 메모 작성기 설정을 조정할 수 있습니다.

메모 작성자가 자동으로 회의에 참여할지 여부에 대한 계정 기본 설정을 재정의하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 일반으로 이동합니다.
3. 캘린더 탭을 클릭합니다.
4. 영업 회의 메모 작성자 참여 설정에서 예정된 회의에 메모 작성자를 자동으로 초대 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다.
   • 이 확인란을 선택하면 해당 메모 작성자가 모든 적격 회의에 자동으로 참여하게 됩니다.
   • 이 확인란의 선택을 취소하면 메모 작성자는 사용자가 수동으로 초대한 경우에만 미팅에 참여하게 됩니다.
5. 하단에서 저장을 클릭합니다.

영업 회의 메모 작성기 사용

메모 작성자가 미팅에 참여하는 방법, 녹화와 녹취록을 검토하는 방법, 메모 작성자를 미팅에 추가하거나 제거하는 방법에 대해 알아보세요.

회의 참가 자격 및 메모 작성자의 행동 이해하기

다음 기준을 모두 충족하는 미팅은 노트 작성자의 자격이 있습니다:

• 회의가 HubSpot에 저장됩니다.
• 회의에 참석자로 CRM 연락처가 하나 이상 포함되어 있고 해당 연락처의 이메일 주소가 HubSpot 계정과 동일한 도메인을 사용하지 않습니다.
• 모임의 위치가 Google Meet, Microsoft Teams 또는 Zoom으로 설정되어 있습니다.

모든 화상 회의 제공자에 걸쳐 메모 작성자가 적격 미팅에 초대된 경우:

• 메모 작성자는 예정된 시간 2분 전에 참여하게 됩니다.
• 오디오 메시지, 채팅 메시지 및 팝업이 표시되어 노트 작성자가 회의에 참석하여 녹화하고 있음을 알립니다. 대화 상자에서 승인을 클릭하여 노트 작성자를 계속 사용합니다.
• 대기실이 설정되어 있는 경우 화상 회의 호스트가 메모 작성자의 회의 참가를 수락해야 합니다. 호스트가 액세스를 거부하면 메모 작성자는 참여할 수 없습니다. 메모 작성자가 회의에 입장하지 않고 대기실에 10분 이상 앉아 있으면 대기실에서 나가게 됩니다.
• 노트 작성자의 이름은 회사 이름 뒤에 '노트 작성자'(예: '[회사] 노트 작성자')가 붙습니다. 계정에 회사 이름을 설정하지 않은 경우에는 "[회사 도메인] Notetaker"로 이름이 지정됩니다. 계정에 회사명이나 도메인이 설정되어 있지 않은 경우에는 "Notetaker"로 이름이 지정됩니다.
• 회의가 종료되면 메모 작성자는 HubSpot에 통화 개체 레코드를 만들고 해당 통화를 해당 회의에 연결합니다. 통화 기록을 만들면 회의의 녹음, 녹취록 및 요약에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 회의가 끝난 후 녹음 및 대화 내용을 검토하는 방법에 대해 알아보세요.
• 모든 참가자가 미팅을 종료하지 않고 퇴장하는 경우, 메모 작성자는 10분의 침묵이 감지될 때까지 미팅에 남아 있습니다. 이 시점에서 메모 작성자는 미팅을 종료하고 통화 개체 레코드를 생성하고 녹음 및 대화 내용을 HubSpot의 미팅 레코드에 추가합니다.
• 화상 회의 제공자가 계정에서 캡션을 비활성화한 경우 메모 작성자는 회의 내용을 검색할 수 없습니다.

Google Meet, Microsoft Teams 및 Zoom과 함께 사용할 때 메모 작성자에 대한 제공자별 기대치를 알아보세요.

미팅을 예약할 때 메모 작성자를 수동으로 추가 또는 제거하기

CRM 레코드에서 미팅을 예약할 때 메모 작성자의 초대 상태를 수동으로 재정의할 수 있습니다. CRM 레코드에서 회의 예약 버튼을 클릭한 후 회의 세부 정보를 입력합니다:

1. 영업 회의 메모 작성자 섹션에서 메모 작성 자를 회의에 초대 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다.
2. 저장을 클릭합니다.

다른 사용자를 대신하여 회의를 예약하는 경우(즉, 다른 사용자를 회의의 호스트로 선택하는 경우), 메모 작성자의 초대를 조정할 수 없습니다. 대신 영업 회의 메모 작성자 섹션 아래에 "메모 작성자는 호스트의 기본 설정에 따라 참여합니다."라는 메시지가 표시됩니다.

예정된 회의의 노트 작성자 상태 보기 및 수정하기

CRM 레코드에서 영업 회의 메모 작성자가 예정된 회의에 참여하도록 설정되어 있는지 확인하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 CRM > [개체] (예: 연락처, 회사 또는 거래)로 이동합니다.
2. 기록의 이름을 클릭합니다.
3. 활동 타임라인에서 회의 이름을 클릭하여 회의 활동을 펼칩니다.
4. 메모 작성자가 회의에 참여하도록 설정되어 있는 경우, 회의 활동 상단에 메모 작성자의 이름이 있는 녹색 점이 표시됩니다. 메모 작성자가 회의에 참여하도록 설정되어 있지 않으면 회의 활동 상단에 시각적 표시기가 나타나지 않습니다.

메모 작성자가 회의에 참여하도록 설정되어 있는지 여부를 변경하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 CRM > [개체] (예: 연락처, 회사 또는 거래)로 이동합니다.
2. 기록의 이름을 클릭합니다.
3. 활동 타임라인에서 회의 이름을 클릭하여 회의 활동을 펼칩니다.
4. 활동 레코드의 오른쪽 상단에서 작업 > 편집을 클릭합니다.
5. 회사명] 노트 작성자 확인란을 선택하거나 선택을 취소합니다.
6. 저장을 클릭합니다.

회의의 호스트인 경우 회의 세부 정보 페이지에서 예정된 회의에 참석하도록 메모 작성자를 초대합니다:

1. HubSpot 계정에서 영업 > 영업 워크스페이스로 이동합니다. 그런 다음 일정 탭을 클릭합니다.
2. 왼쪽에서 예정된 회의를 클릭합니다.
3. 회의 이름을 클릭합니다.
4. 오른쪽 상단에서 영업 회의 노트 작성자 초대 스위치를 켭니다. 스위치를 끄면 메모 작성자의 초대를 취소할 수 있습니다.

Google Meet에서 노트 필기

Google Meet 회의에서 메모 작성기를 사용하려면 Google Meet 앱을 설치할 필요가 없습니다. 하지만 캘린더를 연결하고 일반적인 설정 지침을 따라야 합니다.

메모 작성기를 설정하고 나면 메모 작성기가 Google Meet 모임에 참여하도록 예약된 경우 다음 사항을 예상할 수 있습니다:

• 메모 작성자는 Google Meet 미팅에 참여할 때 영어로만 녹취록을 받게 됩니다. 녹취록을 받으려면 Google Meet에서 캡션을 사용 설정해야 합니다.
• 메모 작성자는 예정된 시작 시간 2분 전에 미팅에 참여하게 됩니다.
• 메모 작성자는 회의에 참여하자마자 자동으로 녹음 권한을 받게 됩니다. 몇 초 후 통화가 녹음 중이라는 오디오 메시지가 재생되고 참가자에게 녹음 중임을 알리는 채팅 메시지가 전송됩니다.
• 채팅 메시지는 노트 작성자가 녹음을 시작할 때 한 번만 전송되지만, 메시지는 채팅에 고정되어 나중에 추가로 참여하는 모든 참가자가 메시지를 볼 수 있습니다.
• 메모 작성자가 Google Meet 미팅에 자동으로 참여하지 않도록 하려면 Google Meet에서 대기실을 설정하도록 선택할 수 있습니다. Google Meet에서 대기실을 설정한 경우, Google Meet 미팅의 호스트가 참여하자마자 메모 작성자가 통화 참여를 기다리고 있음을 알리는 메시지가 표시됩니다. 호스트는 액세스를 요청하는 메모 작성 참가자 옆의 허용을 클릭하여 참여를 허용해야 합니다. 메모 작성자가 미팅에 참여하도록 허용하면 자동으로 녹음 권한이 부여되고 위에 설명된 오디오 및 채팅 메시지가 표시됩니다.
• 호스트가 이미 참가하여 녹화가 승인된 미팅의 녹화를 중단하고 싶은 경우, 메모 작성자의 참가자 타일을 클릭하고 제거를 선택하여 해당 메모 작성자를 미팅에서 쫓아낼 수 있습니다. 호스트도 참가자 목록에서 해당 참가자를 클릭하고 제거를 선택하여 메모 작성자를 제거할 수 있습니다.

Microsoft Teams에서 노트 필기

Microsoft Teams 모임에서 메모 작성기를 사용하려면 Microsoft Teams 앱을 설치할 필요가 없습니다. 하지만 캘린더를 연결하고 일반적인 설정 지침을 따라야 합니다.

메모 작성기를 설정한 후에는 메모 작성기가 Microsoft Teams 모임에 참여하도록 예약된 경우 다음 사항을 기대할 수 있습니다:

• 메모 작성자의 기록 언어는 Microsoft Teams에서 캡션에 사용하는 언어에 따라 달라집니다. 대화 내용을 받으려면 Microsoft Teams에서 캡션을 사용 설정해야 합니다.
• 메모 작성자는 예정된 시작 시간 2분 전에 모임에 참여합니다.
• 메모 작성자는 모임에 참여하자마자 자동으로 녹음 권한을 받습니다. 몇 초 후 통화가 녹음 중이라는 오디오 메시지가 재생되고 참가자에게 녹음 중임을 알리는 채팅 메시지가 전송됩니다.
• 채팅 메시지는 노트 작성자가 녹음을 시작할 때 한 번만 전송됩니다. 채팅에서 메시지를 수동으로 고정하도록 선택하지 않는 한, 메시지가 전송된 후 미팅에 참여하는 참가자에게는 메시지가 표시되지 않습니다.
• 메모 작성자가 자동으로 Teams 모임에 참여하지 못하게 하려면 Microsoft Teams에서 대기실을 설정하도록 선택할 수 있습니다. Teams에서 대기실을 설정한 경우 Teams 모임의 호스트가 참가하는 즉시 메모 작성자가 통화에 참가하기 위해 대기 중임을 알리는 메시지가 표시됩니다. 호스트는 액세스를 요청하는 메모 작성 참가자 옆의 허용을 클릭해야 참가할 수 있습니다. 메모 작성자가 미팅에 참여하도록 허용하면 자동으로 녹음 권한이 부여되고 위에 설명된 오디오 및 채팅 메시지가 표시됩니다.
• 호스트가 이미 참가하여 녹화가 승인된 미팅의 녹화를 중단하고 싶은 경우, 메모 작성자의 참가자 타일을 클릭하고 제거를 선택하여 해당 메모 작성자를 미팅에서 쫓아낼 수 있습니다. 호스트도 참가자 목록에서 해당 참가자를 클릭하고 제거를 선택하여 메모 작성자를 제거할 수 있습니다.

Zoom에서 노트 필기

Zoom 모임에서 메모 작성기를 사용하려면 Zoom 앱을 설치할 필요가 없습니다. 하지만 캘린더를 연결하고 일반적인 설정 지침을 따라야 합니다.

또한 미팅 호스트의 Zoom 계정에서 다음 설정이 켜져 있어야 합니다: 컴퓨터 파일에 녹화, 내부 미팅 참가자, 외부 미팅 참가자.

노트 작성자를 설정한 후에는 노트 작성자가 Zoom 미팅에 참여하도록 예약된 경우 다음 사항을 예상해야 합니다:

• 메모 작성자의 트랜스크립트 언어는 Zoom에서 캡션에 사용 중인 언어에 따라 달라집니다. 자막을 받으려면 Zoom에서 캡션이 켜져 있어야 합니다.
• 노트 작성자는 예정된 시작 시간 2분 전에 미팅에 참여합니다.
• Zoom 호스트가 미팅에 참여하자마자 노트 작성자의 녹음을 허용할지 묻는 팝업 메시지가 표시됩니다. 호스트는 이 메시지에 대해 승인을 클릭해야 합니다. 거절을 클릭하면 노트 작성자가 녹화할 수 없습니다. 녹음이 승인되는 즉시 통화가 녹음 중이라는 오디오 메시지가 재생됩니다.
• 미팅에 참여한 각 참가자는 메모 작성자로부터 채팅 메시지를 받아 메모 작성자가 녹음 중임을 알리고 녹음을 원하지 않는 경우 호스트에게 알려줄 수 있습니다.
• 메모 작성자가 Zoom 미팅에 자동으로 참여하지 않도록 하려면 Zoom에서 대기실을 설정하도록 선택할 수 있습니다. Zoom에서 대기실을 설정한 경우 Zoom 미팅의 호스트가 미팅에 참여하면 바로 메모 작성자가 통화 참여를 기다리고 있음을 알리는 메시지가 표시됩니다. 호스트는 액세스를 요청하는 메모 작성 참가자 옆의 허용을 클릭하여 참여를 허용해야 합니다. 메모 작성자가 미팅에 참여하도록 허용하면 자동으로 녹음 권한이 부여되고 위에 설명된 오디오 및 채팅 메시지가 표시됩니다.
• 호스트가 이미 참가하여 녹화가 승인된 미팅의 녹화를 중단하고 싶은 경우, 메모 작성자의 참가자 타일을 클릭하고 제거를 선택하여 해당 메모 작성자를 미팅에서 쫓아낼 수 있습니다. 호스트도 참가자 목록에서 해당 참가자를 클릭하고 제거를 선택하여 메모 작성자를 제거할 수 있습니다.