회의 메모 작성기로 회의에서 녹음 및 메모하기

영업 허브 프로페셔널 또는 엔터프라이즈 시트를 할당받은 사용자는 Google Meet, Microsoft Teams 또는 Zoom에서 영업 회의 노트 작성기를 사용할 수 있습니다. 영업 회의 메모 작성기는 연결된 캘린더, 일정 페이지, 제안된 시간 또는 기록에서 예약된 모든 회의에 자동으로 참여하여 다음 단계, 회의 노트, 비디오 녹화 및 녹취록을 제공합니다. 슈퍼 관리자라면 계정을 베타 버전으로 전환하는 방법을 알아보세요.

시작하기 전에

영업 회의 노트 작성기를 사용하려면:

• 캘린더를 연결해야 합니다.
• 통화 녹음을 켜야 합니다.
• 대화 인텔리전스를 켜야 합니다.
• 앱을 설치할 필요는 없습니다.

Zoom을 사용 중인 경우 Zoom으로 미팅 메모 작성기 설정에 대해 자세히 알아보세요(문서 비밀번호: Meetings_208916). 계정에 연결된 모든 앱 설정(예: Zoom)은 이 기능을 사용하는 데 적용되지 않습니다.

HubSpot 회의 노트 작성기 설정

사용자가 회의에 노트 작성자를 포함하려면 먼저 슈퍼 관리자가 해당 계정의 기능을 켜야 합니다. 슈퍼 관리자가 계정의 기본 설정을 구성한 후 사용자는 개인 메모 작성기 설정을 조정할 수 있습니다.

참고: 노트 작성자에게 미팅에 참여하라는 안내는 미팅 시작 30분 전에 전송됩니다. 따라서 사용자 설정에 대한 변경 사항은 설정 변경 후 30분 이후에 시작되는 미팅에 반영되지 않을 수 있습니다. 사용자의 판서 권한을 해제하는 경우, 변경 후 30분 이내에 진행되는 모든 미팅에서 해당 판서자를 수동으로 제거하는 것이 좋습니다.

기본 설정 구성하기

슈퍼 관리자인 경우 계정에 대한 영업 미팅 메모 작성자를 설정하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 미팅으로 이동합니다.
3. 회의 노트 작성기 탭을 클릭합니다.
4. 영업 회의 노트 작성기 스위치를 켭니다.
   • 모든 적격 회의에 메모 작성자가 자동으로 참여하도록 하려면 예정된 모든 회의에 메모 작성자 초대 확인란을 선택합니다. (이 확인란은 영업 회의 메모 작성 기능을 켜면 기본적으로 선택되어 있습니다.)
   • 사용자가 직접 회의에 메모 작성자를 초대하도록 하려면 예정된 모든 회의에 메모 작성자 초대 확인란의 선택을 취소합니다.
5. 메모 작성자 액세스 섹션에서 메모 작성자에 대한 액세스 권한을 받을 사용자를 선택합니다.
   • Sales Hub Professional 또는 Enterprise 시트가 할당된 모든 사용자에게 메모 작성자의 액세스 권한을 부여하려면 메모 작성자 액세스 권한 선택 섹션에서 적격 사용자에게 자동으로 메모 작성자 액세스 권한 부여를 선택합니다.
   • 특정 사용자에게 메모 작성자의 액세스 권한을 부여하려면 다음과 같이 하세요:
     • 메모 작성 자 액세스 권한 선택 섹션에서 영업 시트가 있는 사용자에게 수동으로 메모 작성자 액세스 권한 부여를 선택합니다. 그런 다음 하단에서 저장을 클릭합니다.
     • 사용자 선택을 클릭합니다.
     • 오른쪽 패널에서 사용자에 대한 확인란을 선택한 다음 선택 항목 저장을 클릭합니다.
     • 하단에서 저장을 클릭합니다.

사용자별 설정 구성하기

에 Sales Hub Professional 또는 Enterprise 시트가 할당되어 있고 메모 작성자에 대한 액세스 권한이 부여된 사용자라면 개별 메모 작성자 설정을 조정할 수 있습니다.

메모 작성자가 자동으로 미팅에 참여할지 여부에 대한 계정 기본 설정을 재정의하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 일반으로 이동합니다.
3. 캘린더 탭을 클릭합니다.
4. 영업 회의 메모 작성자 참여 설정에서 예정된 회의에 메모 작성자를 자동으로 초대 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다.
   • 이 확인란을 선택하면 해당 메모 작성자가 모든 적격 회의에 자동으로 참여하게 됩니다.
   • 이 확인란의 선택을 취소하면 메모 작성자는 사용자가 수동으로 초대한 경우에만 미팅에 참여하게 됩니다.
5. 하단에서 저장을 클릭합니다.

영업 회의 메모 작성기 사용

메모 작성자가 미팅에 참여하는 방법, 녹화와 녹취록을 검토하는 방법, 메모 작성자를 미팅에 추가하거나 제거하는 방법에 대해 알아보세요.

회의 참가 자격 및 메모 작성자의 행동 이해하기

회의가 다음 기준을 모두 충족하는 경우 메모 작성자를 사용할 수 있는 자격이 있습니다:

• 회의가 HubSpot에 저장되어 있습니다.
• 회의에 참석자로 CRM 연락처가 하나 이상 포함되어 있고 해당 연락처의 이메일 주소가 HubSpot 계정과 동일한 도메인을 사용하지 않는 경우.
• 모임의 위치가 Google Meet, Microsoft Teams 또는 Zoom으로 설정되어 있습니다.

메모 작성자가 적격 회의에 초대를 받은 경우:

• 노트 작성자는 예정된 시간 2분 전에 참여하게 됩니다.
• 오디오 메시지, 채팅 메시지 및 팝업이 표시되어 메모 작성자가 회의에 참석하여 녹화하고 있음을 알립니다. 대화 상자에서 승인을 클릭하여 노트 작성자를 계속 사용합니다.
• 대기실이 설정되어 있는 경우 화상 회의 호스트가 메모 작성자의 회의 참가를 수락해야 합니다. 호스트가 액세스를 거부하면 메모 작성자는 참여할 수 없습니다. 메모 작성자가 회의에 입장하지 않고 대기실에 10분 이상 앉아 있으면 대기실에서 나가게 됩니다.
• 노트 작성자의 이름은 회사 이름 뒤에 '노트 작성자'(예: '[회사] 노트 작성자')가 붙습니다. 계정에 회사 이름을 설정하지 않은 경우에는 "[회사 도메인] Notetaker"로 이름이 지정됩니다. 계정에 회사명이나 도메인이 설정되어 있지 않은 경우에는 "Notetaker"로 이름이 지정됩니다.
• 회의가 종료되면 메모 작성자는 HubSpot에 통화 개체 레코드를 만들고 해당 통화를 해당 회의에 연결합니다. 통화 기록을 만들면 회의의 녹음, 녹취록 및 요약에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 회의가 끝난 후 녹음 및 대화 내용을 검토하는 방법에 대해 알아보세요.
• 모든 참가자가 미팅을 종료하지 않고 퇴장하는 경우, 메모 작성자는 10분의 침묵이 감지될 때까지 미팅에 남아 있습니다. 이 시점에서 메모 작성자는 미팅을 종료하고 통화 개체 레코드를 생성하고 녹음 및 대화 내용을 HubSpot의 미팅 레코드에 추가합니다.

회의 예약 시 메모 작성자를 수동으로 추가 또는 제거하기

CRM 레코드에서 미팅을 예약할 때 메모 작성자의 초대 상태를 수동으로 재정의할 수 있습니다. CRM 레코드에서 미팅 예약 버튼을 클릭하고 미팅 세부 정보를 입력합니다:

1. 영업 회의 메모 작성자 섹션에서 메모 작성자를 회의에 초대 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다.
2. 저장을 클릭합니다.

다른 사용자를 대신하여 회의를 예약하는 경우(즉, 다른 사용자를 회의 주최자로 선택하는 경우), 메모 작성자 초대를 조정할 수 없습니다. 대신 영업 회의 메모 작성자 섹션 아래에 "메모 작성자는 호스트의 기본 설정에 따라 참여합니다."라는 메시지가 표시됩니다.

예정된 회의의 노트 작성자 상태 보기 및 수정하기

영업 회의 메모 작성자가 CRM 레코드에서 예정된 회의에 참여하도록 설정되어 있는지 확인하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 CRM > [개체] (예: 연락처, 회사 또는 거래)로 이동합니다.
2. 레코드의 이름을 클릭합니다.
3. 활동 타임라인에서 회의 이름을 클릭하여 회의 활동을 펼칩니다.
4. 메모 작성자가 회의에 참여하도록 설정되어 있는 경우, 회의 활동 상단에 메모 작성자의 이름이 있는 녹색 점이 표시됩니다. 메모 작성자가 모임에 참여하도록 설정되어 있지 않으면 모임 활동 상단에 시각적 표시가 나타나지 않습니다.

메모 작성자가 회의에 참여하도록 설정되어 있는지 여부를 변경하려면 다음과 같이 하세요:

1. HubSpot 계정에서 CRM > [개체] (예: 연락처, 회사 또는 거래)로 이동합니다.
2. 기록의 이름을 클릭합니다.
3. 활동 타임라인에서 회의 이름을 클릭하여 회의 활동을 펼칩니다.
4. 활동 레코드의 오른쪽 상단에서 작업 > 편집을 클릭합니다.
5. 회사명] 노트 작성자 확인란을 선택하거나 선택을 취소합니다.
6. 저장을 클릭합니다.

회의의 호스트인 경우, 회의 세부정보 페이지에서 예정된 회의에 참여하도록 노트 작성자를 초대합니다:

1. HubSpot 계정에서 영업 > 영업 워크스페이스로 이동합니다. 그런 다음 일정 탭을 클릭합니다.
2. 왼쪽에서 예정된 회의를 클릭합니다.
3. 회의 이름을 클릭합니다.
4. 오른쪽 상단에서 영업 회의 노트 작성자 초대 스위치를 켭니다. 메모 작성자를 초대하지 않으려면 스위치를 끕니다.